GestionBad. Explications des fonctionnalités. Association de Badminton de GENILAC

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1 Association de Badminton de GENILAC L application GestionBad a été développée pour aider à la gestion de l association, dans un but non lucratif. L application peut être donnée à titre gratuit à n importe quelle autre association, en particulier de Badminton. Application développée par Guillaume Vigne membre de l association ABG42. Pour toute question ou amélioration, n hésitez pas à m envoyer un mail. GestionBad Explications des fonctionnalités

2 Table des matières 1 GENERALITES Description Pré requis Utilisateurs 1 2 FONCTIONNALITES Adhérents Créneaux Horaires Liste des adhérents Ajout / Modification d un adhérent Options Exportation Fournisseurs Liste des fournisseurs Ajout / Modification d un fournisseur Commandes Liste des commandes Ajouter / Modifier une commande Ajouter / Modifier une ligne de commande Tournois Liste des tournois Ajout / Modification d un tournoi Ajout d un participant à un tournoi Liste des tournois d un adhérent Participations aux tournois restant à payer Participations des clubs au Tournoi Annuel Comptes Les différents Comptes Détails d une opération Exportation des opérations Exportations Impayés Chèques à encaisser Bilan de l exercice Bilan d un domaine 19 3 DICTIONNAIRE 21 Page ii

3 1 Généralités 1.1 Description 1.2 Pré requis 1.3 Utilisateurs Ce logiciel a principalement été développé pour simplifier la gestion de la trésorerie. Pour fonctionner correctement, cette application a besoin de : - Microsoft Windows - Framework.Net 3.5 ou + - Microsoft Excel 2007 (nécessaire pour les exportations de fichier) Les trésoriers des associations de Badminton seront les premiers intéressés par cette application, mais d autres personnes comme les présidents ou secrétaires peuvent y trouver des fonctionnalités intéressantes. Des associations d autres sports et activités peuvent également l utiliser, mais certaines parties de l application seront peut-être moins appropriées voire inexploitables. 2 Fonctionnalités 2.1 Adhérents Créneaux Horaires Menu : Affichage Adhérents Afficher les créneaux horaires Chaque adhérent ne s inscrit que pour un créneau horaire. Vous avez donc la possibilité de gérer les créneaux horaires comme bon vous semble. Page 1 sur 21

4 Gestion des créneaux horaires 1. Liste des créneaux horaires, aucune limite. 2. Supprimer un créneau, sélectionner au préalable un créneau à supprimer. Pour supprimer un créneau, aucun adhérent ne doit être positionné sur ce créneau (voir Ajout / Modifications des adhérents). 3. Saisie d un nouveau créneau. 4. Valider l ajout du nouveau créneau saisi dans le champ Liste des adhérents Menu : Affichage Adhérents Afficher les adhérents Gestion des adhérents 1. Liste des adhérents : affiche la liste complète des adhérents avec toutes les informations saisies 2. Double-clic sur un adhérent : ouvre la fenêtre de modification de l adhérent 3. Bouton ajouter : affiche une nouvelle fenêtre de saisie d ajout d adhérent 4. Bouton modifier : affiche une nouvelle fenêtre de modification d adhérent 5. Bouton supprimer : supprime l adhérent sélectionné (surligné en bleu dans la liste 1) 6. Cocher / Decocher Tous : coche toutes les cases de la 1 ère colonne de la liste 1 7. Envoyer un mail : copie les adresses (dont les cases de la 1 ère colonne sont cochées), dans le presse-papier, il suffit de faire «Coller» ou Control+V dans un mail par exemple. Page 2 sur 21

5 8. Case Adhésions (voir le paragraphe Adhérents Options) 9. Case Tournois (voir le paragraphe Adhérents Options) 10. Case Commandes (voir le paragraphe Adhérents Options) Ajout / Modification d un adhérent Ajout / modification d un adhérent 1. Saisie du nom de l adhérent. 2. Saisie du prénom. 3. Sélection de la date, jour, mois, puis année, soit à la souris via le bouton en bout de champ. 4. Saisie de l adresse Postale. 5. Saisie de l adresse Saisie du n de téléphone, sur 10 chiffres. 7. Sélection du créneau horaire (un seul choix possible). 8. Bouton de gestion des créneaux horaires : ouvre la fenêtre de gestion des créneaux. 9. Saisie du montant de la cotisation (obligatoire). 10. Case du certificat médical : dès que l adhérent a fourni son certificat, il faut cocher cette case. 11. Saisie du n de carte M RA : carte attribuée par la région Rhône-Alpes aux étudiants, offrant ainsi une réduction (ce numéro est nécessaire pour que la Région nous verse la participation). 12. Saisie de commentaires : saisie libre pour toute remarque particulière. 13. Bouton Annuler : ferme la fenêtre sans enregistrer les modifications. 14. Bouton Enregistrer : enregistre le nouvel adhérent, ou la modification de l adhérent existant, puis ferme la fenêtre. Page 3 sur 21

6 2.1.4 Options Les 3 cases à cocher (Adhésions, Tournois, Commandes) présentes en haut de la liste des adhérents permettent de mettre en surbrillance (rouge) les adhérents n ayant pas réglé leur cotisations, leurs participations aux tournois, leurs matériels commandés via le club Exportation Dans le menu «Export», l option «Liste des adhérents» permet de fabriquer un fichier Excel. Ce fichier comprend l ensemble des adhérents et leurs données : - Nom - Prénom - Date de naissance - Adresse - Mail - Téléphone - Créneau horaire - Montant de l adhésion - N Carte M RA - Adhésion payée? (Oui / Non) - Certificat médical fourni (Oui / Non) - Commentaires Ce fichier peut parfaitement être communiqué aux membres du bureau de l association qui pourront avoir toutes les données nécessaires. 2.2 Fournisseurs Liste des fournisseurs Menu : Affichage Fournisseurs Affichage des fournisseurs Page 4 sur 21

7 1. Liste des fournisseurs (un double-clique sur un fournisseur dans la liste ouvre la fenêtre de modification de fournisseur). 2. Bouton Ajouter : ouvre la fenêtre d ajout de fournisseur. 3. Bouton Modifier : ouvre la fenêtre de modification de fournisseur (après avoir sélectionner sur la liste un fournisseur). 4. Bouton Supprimer : supprime le fournisseur sélectionné dans la liste Ajout / Modification d un fournisseur Ajout / Modification d un fournisseur 2.3 Commandes 1. Saisie du libellé du fournisseur. 2. Saisie de commentaires. 3. Saisie de l adresse postale. 4. Saisie de l adresse mail. 5. Saisie du téléphone (10 chiffres). 6. Bouton Annuler : ferme la fenêtre sans enregistrer. 7. Bouton Enregistrer : enregistre les données saisies et ferme la fenêtre Liste des commandes Menu : Affichage Commandes Page 5 sur 21

8 Affichage des commandes 1. Liste des commandes : a. Nom du fournisseur b. Libellé de la commande c. Date de la commande d. Montant total de la commande 2. Liste des éléments de la commande. 3. Bouton Ajouter une commande : ouvre une fenêtre d ajout de commande. 4. Bouton Modifier une commande : ouvre la fenêtre de modification de la commande sélectionnée dans la liste (cette fonctionnalité est également disponible en doublecliquant sur une commande dans la liste). 5. Bouton Supprimer commande : supprime la commande sélectionnée dans la liste. 6. Bouton Ajouter ligne : ouvre une fenêtre d ajout d un élément à la commande. 7. Bouton Modifier ligne : ouvre la fenêtre de modification de la ligne de commande sélectionnée dans la liste (cette fonctionnalité est également disponible en doublecliquant sur une ligne de commande dans la liste). 8. Bouton Supprimer ligne : supprime l élément de commande sélectionné. 9. Affichage de l adhérent ayant commandé le matériel. 10. Affichage du détail de l élément de la commande. Un clic sur une commande met à jour la liste des éléments de la commande. Page 6 sur 21

9 2.3.2 Ajouter / Modifier une commande Ajout / modification de commande 1. Sélection du fournisseur (parmi les fournisseurs existants). 2. Bouton : ouvre la fenêtre de gestion des fournisseurs. 3. Saisie du libellé de la commande. 4. Saisie des commentaires. 5. Sélection de la date de commande. 6. Bouton Annuler : ferme la fenêtre sans enregistrer. 7. Bouton Enregistrer : enregistre les données et ferme la fenêtre Ajouter / Modifier une ligne de commande Ajouter / Modifier une ligne de commande 1. Sélection de la commande (parmi les commandes existantes). Page 7 sur 21

10 2.4 Tournois 2. Sélection de l adhérent ayant commandé le matériel. 3. Bouton : ouvre la liste des adhérents. 4. Saisie du libellé de la ligne de commande. 5. Saisie des commentaires (quantité en général). 6. Saisie du montant en de la ligne de commande. 7. Bouton Annuler : ferme la fenêtre sans enregistrer. 8. Bouton Enregistrer : enregistre les données et ferme la fenêtre Liste des tournois Menu : Affichage Tournois Gestion Liste des tournois 1. Liste des tournois (un clic sur un tournoi affiche ses participants dans la liste 2). 2. Liste des participants du tournoi sélectionné (Nom, prénom, participation de l adhérent, coût de l inscription). 3. Bouton Ajouter : ouvre une fenêtre d ajout de tournoi. 4. Bouton Modifier : ouvre la fenêtre de modification de tournoi. 5. Bouton Supprimer : supprime le tournoi sélectionné. 6. Bouton Ajouter : ouvre une fenêtre d ajout de participant. 7. Bouton Modifier : ouvre la fenêtre de modification de participant. 8. Bouton Supprimer : supprime le participant sélectionné. Page 8 sur 21

11 2.4.2 Ajout / Modification d un tournoi Ajout / Modification d un tournoi 1. Libellé du tournoi (Ville en général). 2. Sélection de la date du tournoi. 3. Bouton Annuler : ferme la fenêtre sans enregistrer. 4. Bouton Enregistrer : enregistre les données et ferme la fenêtre Ajout d un participant à un tournoi Nouveau participant à un tournoi 1. Liste des adhérents. 2. Montant de l inscription à un tournoi. 3. Montant de la participation de l adhérent (peut être inférieure ou égale à l inscription). 4. Bouton Sélectionner : ajoute l adhérent au tournoi sélectionné précédemment Liste des tournois d un adhérent Menu : Affichage Tournois Liste des participations aux tournois Page 9 sur 21

12 Liste des participations à un tournoi 1. Sélection d un adhérent existant (ou tous) 2. Sélection d un tournoi existant (ou tous) 3. Affichage de la liste des participations répondants aux critères de sélection a. Tournoi (Libellé et date) b. Nom et prénom de l adhérent c. Montant de l inscription au tournoi d. Montant de la participation de l adhérent 4. Bouton Afficher : affiche les résultats dans la liste Participations aux tournois restant à payer Menu : Affichage Tournois Participations aux tournois non payées Page 10 sur 21

13 Liste des participations non payées La liste présente les colonnes suivantes : Tournoi (Libellé et date) Nom et prénom de l adhérent Montant de la participation de l adhérent Montant de l inscription au tournoi Participations des clubs au Tournoi Annuel Menu : Affichage Tournois Règlement des clubs pour le Genibad42 Page 11 sur 21

14 Liste des clubs participants au tournoi 2.5 Comptes 1. Liste des clubs 2. Bouton Ajouter : autorise la saisie des champs pour l ajout d un club 3. Bouton Modifier : autorise la modification des informations du club 4. Bouton Supprimer : supprime la participation du club au Genibad42 5. Bouton Afficher les paiements de ce club : ouvre la fenêtre des opérations bancaires concernant le règlement de ce club 6. Nom de club 7. Adresse mail du club 8. Montant total des inscriptions 9. Téléphone du club 10. Adresse postale 11. Bouton Annuler : annule les modifications 12. Bouton Valider : valide les modifications saisies Les différents Comptes Menu : Affichage Comptes Toutes les opérations d un compte Page 12 sur 21

15 Liste des comptes 1. Liste des comptes (un double-clique ouvre la liste des opérations bancaires du compte sélectionné) 2. Libellé du compte 3. Commentaires du compte 4. Bouton Supprimer : supprime le compte sélectionné 5. Bouton Ajouter : crée un nouveau compte avec les informations saisies Détails d une opération Les opérations sont disponibles en double-cliquant sur un compte précis. Page 13 sur 21

16 Caractéristiques d une opération Liste des opérations 1. Liste des opérations 2. Bouton Ajouter : autorise la saisie des champs pour ajouter une opération 3. Bouton Modifier : autorise la modification des données de l opération 4. Bouton Encaisser : marque comme «encaissée» l opération sélectionnée (chèque déposé en banque) 5. Bouton Rapprocher : marque comme «rapprochée» l opération sélectionnée (opération confirmée et vue sur un relevé bancaire 6. Bouton Supprimer : supprime l opération sélectionnée 7. Bouton Excel : exporte les opérations en fichier Excel 8. Bouton Filtre : ouvre une fenêtre permettant de réduire le nombre d opérations affichées selon des critères définis 9. Sélection de la date de l opération 10. Sélection du compte 11. Sélection du type d opération 12. Saisie du n de chèque 13. Saisie de la banque du chèque 14. Sélection Débit ou Crédit 15. Saisie du montant de l opération 16. Saisie du n de reçu (facultatif) 17. Saisie de l émetteur ou du destinataire 18. Saisie des commentaires Page 14 sur 21

17 19. Case Encaissée 20. Case Rapprochée 21. Bouton Annuler : annule les modifications 22. Bouton Valider : enregistre les modifications Domaines comptables d une opération Liste des domaines d une opération Une opération est affectée à un domaine particulier : cotisation, nourriture, timbre Cela permet de faire des cumuls par domaine comptable pour les bilans de fin d année. Cette affectation à un domaine comptable est effectuée dans la fenêtre des opérations. Une opération peut regrouper plusieurs domaines, par exemple un adhérent peut régler en même temps (sur un même chèque) une commande de matériel et une participation à un tournoi. Si une somme a été versée à l adhérent, le montant doit être négatif. Par exemple, un adhérent fait un règlement de 120 pour 1 raquette de 150 et un trop perçu de cotisation de 30, les domaines seront donc : - Cotisation : Matériel : Liaison avec une cotisation d adhérent Opération liée à une cotisation Page 15 sur 21

18 Tous les adhérents doivent régler leur cotisation. Si un règlement est effectué pour une cotisation, il faut faire le lien de l opération vers l adhérent. Cela permet, pour la suite, d avoir un tableau avec tous les adhérents n ayant pas réglé leur cotisation. Cliquer sur le + pour ajouter un lien vers une cotisation, sur le pour le supprimer Liaison avec une participation à un tournoi Liste des participations aux tournois Si un règlement est effectué pour une participation à un tournoi, il faut faire le lien de l opération vers la participation au tournoi. Cela permet, pour la suite, d avoir un tableau avec tous les adhérents n ayant pas réglé leurs participations. Cliquer sur le + pour ajouter un lien vers une cotisation, sur le pour le supprimer Liaison avec une commande de matériel Liste des règlements de matériel Si un règlement est effectué pour du matériel, il faut faire le lien de l opération vers le matériel commandé. Cela permet, pour la suite, d avoir un tableau avec tous les adhérents n ayant pas réglé leurs commandes de matériel. Cliquer sur le + pour ajouter un lien vers une cotisation, sur le pour le supprimer. Page 16 sur 21

19 Liaison avec le paiement d un club Liste des clubs liés à l opération Si un club règle sa participation au Genibad42 (tournoi annuel), il faut faire le lien de l opération vers ce club. Cela permet, pour la suite, d avoir un tableau avec tous les clubs n ayant pas réglé leur participation. Cliquer sur le + pour ajouter un lien vers une cotisation, sur le pour le supprimer Exportation des opérations Menu : Export Liste des opérations Cela permet d extraire toutes les opérations dans un fichier texte. Les liaisons ne sont pas exportées via ce menu, seules les données comme la date, le montant, le destinataire sont exportées. 2.6 Exportations Impayés Menu : Export Impayés Cette fonctionnalité permet de créer un fichier Excel avec tout ce qu il reste à percevoir par le club : Les cotisations non réglées par les adhérents Les participations aux tournois non réglées par les adhérents Les commandes de matériel non réglées par les adhérents Les inscriptions au Genibad42 non réglées par les clubs Page 17 sur 21

20 Exemple d export des impayés Une colonne «Subv» est également visible, il s agit du nombre de tournois déjà subventionnés par le club pour cet adhérent Chèques à encaisser Menu : Export Chèques à encaisser Cette fonctionnalité permet de préparer la feuille (sous format Excel) à remettre à la Banque pour déposer les chèques. Les informations du compte sont présentes, la date du jour et tous les chèques à encaisser. Un chèque apparaitra dans la liste si l opération correspondante : est un crédit est de type chèque n a pas la case «encaissé» cochée Une fois la feuille Excel prête, on peut l imprimer (en mode recto-verso par exemple), et elle tiendra sur une feuille A4 au format portrait. On peut l imprimer en 2 exemplaires afin d en conserver une dans les justificatifs de trésorerie. Une fois les chèques encaissés, on peut passer en revue toutes les opérations correspondantes et cocher la case «encaissé» (clic sur le bouton «E» dans la liste des opérations). Page 18 sur 21

21 Exemple de chèques à encaisser Bilan de l exercice Menu : Export Bilan de l exercice Cette fonctionnalité permet d imprimer un bilan comptable (peu détaillé mais suffisant) sur un fichier Excel, à partir de tous les domaines renseignés sur les opérations. Les montants sont alors regroupés par domaine et par débit / crédit Bilan d un domaine Menu : Export Bilan par domaine Le menu ouvre une fenêtre afin de choisir le domaine concerné : Page 19 sur 21

22 Fenêtre de sélection d un domaine Une fois le domaine choisi, l application crée un fichier Excel avec les dépenses d un côté et les recettes de l autres. Un montant total sera affiché en bas de chaque partie, et un bilan sera également calculé. Exemple de Bilan par domaine Sur les 2 nde et 3 ème feuille, on trouvera également un camembert de répartition pour les dépenses et un camembert pour les recettes. Page 20 sur 21

23 3 Dictionnaire Adhérent Personne physique ayant rempli sa fiche d inscription pour l année en cours. Créneau horaire Plage horaire choisie par un adhérent pour jouer au badminton. Fournisseur Particulier ou Entreprise auprès de laquelle le club effectue une commande. Ligne de commande Elément de commande destiné à un adhérent (ou au club) Page 21 sur 21

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