Impression de documents avec Optymo

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1 Impression de documents avec Optymo Notes de lecture : dans ce document, les textes soulignés font référence aux libellés des fenêtres ou aux libellés associés à des boutons d Optymo. Les textes en caractères gras à des informations contenues dans les copies d écran. Sommaire Introduction... 2 La fenêtre d impression... 2 Le bandeau d icones... 3 Onglet Adresse... 4 Section Adresse... 4 Onglet Imprimer... 4 Onglet Formatage... 5 Format d adresse générique... 5 Format d adresse spécifique pour un client ou un fournisseur... 6 Onglet Position et style... 6 Onglet Titre... 7 Onglet Informations... 7 Onglet Commentaires... 8 Onglet Tableau... 8 Onglet Colonnes... 9 Onglet Ordre des colonnes... 9 Onglet Lignes Onglet Options Onglet Marges Onglet Fond Onglet Pagination Onglet Informations Onglets Haut de page/bas de page Paramètres et mots clés

2 Introduction Optymo intègre dans plusieurs fenêtres la possibilité d imprimer des documents. Ceci peut concerner des listes dans la fenêtre nomenclature ou Bon de travail, ou encore des bons de livraison ou des factures dans les fenêtres commandes client L accès aux options d impression se fait par le menu contextuel qui comporte une option Imprimer si des impressions sont possibles. L option Imprimer ouvre un sous menu avec les différents types de documents pouvant être imprimés dans cette fenêtre. Cette liste est contextuelle, et dépend de la fenêtre courante et de l onglet affiché. Ainsi, pour imprimer un bon de réception ou une facture, vous devez être dans l onglet correspondant. Dans tous les cas, Optymo ouvre ensuite la fenêtre d impression que nous allons détailler dans la suite de cette note. La fenêtre d impression Il y a 2 types de fenêtres d impression, permettant principalement de générer des listes (à partir des nomenclatures et bons de travail) ou des documents plus formatés tels que des bons de commande, des factures, des bons de retour (à partir des commandes clients et fournisseurs). Ce type de fenêtre d impression comporte un onglet Adresse en plus des autres onglets. Dans tous les cas, la structure de la fenêtre d impression sera similaire. Le titre de la fenêtre indique le type de document qui sera imprimé (ici un bon de commande) et la configuration d impression (ici la configuration de base). Optymo est installé avec des configurations standard qui pourront être personnalisées et étendues par l utilisateur. Il est recommandé de partir d une configuration existante pour l adapter à son besoin plutôt que de démarrer d une feuille blanche, surtout pour la création des premiers documents personnalisés. Une série d onglets donne accès aux différentes sections pouvant être imprimées sur le document. Les onglets de Adresse (si présent) à Tableau correspondent aux zones successives du document. Chaque onglet propose différentes sélections possibles, et éventuellement des onglets spécifiques à cette section. Ces onglets et choix permettent de paramétrer l impression, en définissant la structure du document qui sera imprimé et les informations de la base Optymo qui seront insérées. Pour chaque type d impression, il est possible de sauvegarder la configuration définie afin de garder une cohérence dans les documents imprimés. Il est bien sûr possible de définir plusieurs configurations pour chaque type de document. Enfin, un bandeau d icônes permet de gérer l impression et la configuration d impression. Au centre du bandeau inférieur, l imprimante courante est indiquée. 2

3 Document à imprimer et configuration Onglets de défintion des sections Données à paramétrer et impirmer dans la section Imprimante sélectionnée Icones d impression et de configuration Le bandeau d icones Les 5 icones permettent de (de gauche à droite) : Configurer l imprimante : choix de l imprimante destination, et configuration de l impression (taille du papier, orientation, source ) Obtenir un aperçu avant impression Lancer l impression du document Charger une configuration d impression du document : La configuration inclut aussi le choix de l imprimante. En cliquant sur cette icône, le bandeau inférieur change et permet de choisir une configuration parmi celles définies, cliquez OK pour la sélectionner Sauvegarder une configuration d impression : Tous les paramètres définis sont sauvegardés pour constituer un nouveau type de document. En cliquant sur cette icône, le bandeau inférieur change et permet de choisir une configuration parmi celles définies pour modifier une configuration existante, ou entrer le nom d une nouvelle configuration. Cliquez OK pour la sauvegarder. Le passage de la souris sur l icône affiche une vignette rappelant la commande. 3

4 Lorsque vous cliquez le bouton OK de la fenêtre d impression, ceci sauvegarde automatiquement dans la configuration courante les modifications faites dans le gabarit d impression. Il est donc important de sauvegarder dans une nouvelle configuration si on ne veut pas modifier sa configuration de départ. Onglet Adresse Cet onglet se trouve sur les fenêtres d impression liées à des commandes client et fournisseur, et permet de définir le contenu et le format des adresses figurant sur le document. Section Adresse Cette section permet de sélectionner une adresse personnelle d expéditeur parmi 2 options. L adresse personnelle 1 peut être vue comme l adresse d expédition standard, tandis que l adresse personnelle 2 permet de choisir une seconde adresse, ou un formatage différent (par exemple une version dans une autre langue). La case Imprime permet de chois les adresses à imprimer, et en principe ne doit être cochée que pour une seule des adresse personnelles. L adresse Autre est typiquement une adresse du destinataire. La section à onglets n est affichée que si la case Imprimer est cochée pour l adresse sélectionnée. Onglet Imprimer Cet onglet permet de choisir l adresse correspondant à la sélection de la section Adresse. Pour l adresse personnelle 1, une partie de la sélection est grisée, et on ne peut choisir pour le champ Adresse à utiliser que parmi les adresses définies dans la fiche fournisseur pour votre compagnie. De même la sélection Avec ce contact offre le choix entre les contacts définis pour cette adresse dans la fiche fournisseur. Vous pouvez ajouter d autres informations en cochant la sélection en bas de section. 4

5 Onglet Formatage Cet onglet permet de choisir les éléments qui seront utilisés pour constituer l adresse. La Codification des informations affiche les éléments disponibles et leur code, tandis que la zone Format d impression permet de sélectionner les éléments et l ordre d affichage. Il suffit de taper l indicateur souhaité dans cette zone. Si 2 indicateurs sont mis sur la même ligne, les informations correspondantes seront affichées sur la même ligne. Ne pas oublier le séparateur (espace par exemple) si nécessaire. In code ne peut être utilisé qu une seule fois. 0 la seconde utilisation dans un même format, il sera affiché comme un texte %lettre. Format d adresse générique On peut définir un (ou plusieurs) format d adresse générique pour utiliser ce format dans les impressions d adresse, et avoir une présentation constante. Pour cela, il faut 1. Créer un champ utilisateur pour le format d adresse (ici le champ s appelle Format Adresse FR) et lui associer un mot clé (ici AdrFormFR). On peut créer plusieurs champs pour disposer de plusieurs formats accessibles par mots clés. 5

6 2. Dans l enregistrement de fournisseur votre compagnie (1 er enregistrement de fournisseur), ajoutez un champ utilisateur et définissez le format de l adresse, en utilisant les paramètres de codification d adresse, et en ajoutant éventuellement des textes complémentaires. Ceci associe automatiquement le format défini au mot clé du champ utilisateur. 3. Il faut ensuite ajouter le champ utilisateur à la fiche client ou fournisseur, et associer le mot clé correspondant au format d adresse choisi pour le client ou le fournisseur. 4. Enfin, dans le formatage de l adresse du client ou du fournisseur dans la fenêtre d impression des documents, on utilisera simplement le mot clé correspondant au format choisi Format d adresse spécifique pour un client ou un fournisseur On peut à l inverse vouloir définir un format spécifique à un client ou un fournisseur, et utiliser toujours le même format pour ce client ou ce fournisseur. Dans ce cas, il faut définir le format souhaité, toujours avec les paramètres de codification d adresse, comme valeur pour le champ utilisateur de ce fournisseur ou client. Note : dans les 2 cas, il est possible de définir un formatage différent pour 2 adresses du fournisseur ou du client, par exemple avec ou sans Etat, ou dans un ordre différent en fonction du pays. Pour cela, il faut choisi l association pour le champ utilisateur dans la liste Type, puis l adresse ou le contact souhaité dans la liste Détail. Onglet Position et style Cet onglet permet de définir la position de l adresse sélectionnée, la distance par rapport aux marges, les largeur et hauteur, ainsi que le style pour chaque élément à afficher. Pour définir le style 6

7 de l élément, sélectionnez le dans la liste déroulante Style, puis utilisez les icones de Police et de couleur de fond pour définir le style de chaque élément. Onglet Titre Cet onglet permet de définir et imprimer un titre pour le document, avec ou sans cadre, et de définir le format d impression. Entrez le libellé du titre dans le champ prévu à cet effet, composé de texte libre et/ou de paramètres extraits de la base de données mis entre accolades. Ici, il s agit du numéro de commande {PONum}. Pour activer les icones de style, cliquez dans le champ contenant le libellé. Onglet Informations Cet onglet correspond à la zone suivante du document, présentée sous forme d un tableau. Le Nombre de colonnes du tableau est défini dans le champ correspondant. Ensuite, il faut sélectionner les informations à afficher dans chaque cellule du tableau. L index dans la liste N permet de définir les données imprimées, de la gauche vers la droite et de haut en bas du tableau. Sur un tableau à 4 colonnes, la donnée N 1 sera la plus à gauche sur la 1 ère ligne, la donnée N 8 sera la plus à droite sur la 2 ème ligne. Optymo ajuste le nombre de lignes en fonction des données à afficher et du nombre de colonnes défini. Si la case Imprimer n est pas cochée pour une donnée, elle ne sera pas imprimée et ne sera pas comptée dans l ordre des cellules. Le champ Type permet de choisir dans la liste déroulante un élément disponible. Le champ Libellé permet de définir un libellé en texte libre et/ou paramètres, tandis que la Valeur est celle correspondant au Type pour l enregistrement en cours. 7

8 Pour activer les icones de style, cliquez dans les champs contenant Libellé et Valeur, les styles pouvant être différents pour chaque élément. Onglet Commentaires La zone suivante du document est une zone de commentaires, renseignée dans cet onglet. Les commentaires peuvent être du texte libre ou des données de l enregistrement courant (dans ce cas entre {]). Les cases à cocher permettent d imprimer ou pas les commentaires, et de centrer le texte. Si le texte n est pas centré, il sera justifié à gauche. Le mot clé {comments} permet de reprendre les commentaires qui ont été définis dans l onglet Commentaires de l enregistrement courant. Notez que selon le niveau auquel le commentaire est associé, il pourra naturellement être utilisé pour différents éléments du document imprimé, par exemple dans une zone de commentaire ou pour un article du tableau. Onglet Tableau Le tableau constitue la zone principale d informations du document. Cet onglet va permettre de définir les informations affichées, l ordre et le format de présentation. Le paramétrage se fait à l aide 8

9 de 3 onglets pour toutes les fenêtres d impression plus un onglet Options pour les impressions liées aux commandes client et fournisseur. Optymo gère la séparation éventuelle du tableau sur plus d une page suivant le nombre de lignes à afficher et l espace disponible laissé par l ensemble des autres zones du document. Onglet Colonnes Cet onglet définit les colonnes de la table courante qui seront affichées dans le document. La liste déroulante Nom propose l ensemble des colonnes de la table, et pour chaque colonne, un choix d impression à faire dans le liste déroulante correspondante. L impression peut éventuellement se faire sur plusieurs lignes en cochant l option. Le champ Libellé définit le titre de la colonne, et en cliquant dans ce champ on peut en définir le style, chaque champ pouvant avoir un style différent. On peut aussi définir la Largeur de la colonne. Enfin, on peut sélectionner des opérations de calcul qui s appliqueront lorsque ce sera approprié. Onglet Ordre des colonnes Le tableau à gauche de l onglet liste les colonnes qui ont été sélectionnées dans l onglet Colonnes, et permet d en modifier l ordre par les flèches à droite du tableau. La section Style n est pas active dans cet onglet. 9

10 Onglet Lignes La liste Cas de la section Style associe un style de présentation à un type de données. Par exemple, les données incorrectes d une table pourront être présentées en rouge. La section Report/totaux est active quand elle est pertinente. Par exemple, pour des commandes ou des factures, elle permet de sélectinner les éléments à afficher dans la liste Nom. Ceux- ci sont liés aux libellés qui ont été choisis dans les préférences et tels qu ils apparaissent dans les lignes de la table courante. Pour chaque élément, on sélectionne le choix d impression et le libellé (texte ou paramètre). Le champ à droite du libellé indique le format de l élément choisi. On peut ensuite définir le style (texte et fond) pour le libellé et la valeur associée en cliquant préalablement dans le champ concerné. Onglet Options Cet onglet (uniquement dans les impressions liées aux commandes) permet de sélectionner des informations optionnelles liées au contexte 10

11 La section Style n est pas active dans cet onglet. Onglet Marges Cet onglet présente 4 sections de paramétrage permettant de définir l Unité de mesure, l Orientation, les Marges (éventuellement différentes pour la 1 ère page) et les Décalages (espace en hauteur) entre les différentes sections du document. Onglet Fond Cet onglet permet de positionner des images de fond, comme un logo d entreprise, ou encore un cadre dans lequel sera imprimée une adresse, ou encore un bas de page avec les références légales. Le N permet de sélectionner les images à utiliser dans la liste déroulante Image. Cette liste propose les images disponibles dans le répertoire Configuration de votre installation Optymo. Le cadre suivant permet de choisir les règles d affichage de l image sélectionnée par apport à la page. Il suffit de cocher la case devant la condition. Suivent les données de positionnement de l image. 11

12 Onglet Pagination Ce dernier onglet permet de gérer les fonctions liées à la pagination, et comprend 3 onglets de paramétrage. Onglet Informations Le N permet de sélectionner une information à utiliser dans la liste déroulante Type. Ensuite, une autre liste dans le cadre inférieur permet de choisir les règles d affichage suivant la page, puis de définir le positionnement. Le champ Libellé permet de définir un libellé en texte libre et/ou paramètres, tandis que la Valeur est celle courante correspondant au Type pour l enregistrement en cours. Pour activer les icones de style, cliquez dans les champs contenant Libellé et Valeur, les styles pouvant être différents pour chaque élément. 12

13 Onglets Haut de page/bas de page Ces 2 onglets permettent de d ajouter (éventuellement) des traits liés aux informations de pagination présentes en haut ou en bas de page. Ceci permet de définir un cadre pour ces informations. Les icones de style permettent de choisir une couleur pour les traits (même couleur pour tous les traits du cadre) et une couleur de fond. Les valeurs de décalage définissent l espace entre les traits et les textes. Paramètres et mots clés Les paramètres et mots clés utilisés dans la préparation des documents à imprimer sont définis entre accolades {mot clé}. Ces mots peuvent être clés liés à des champs utilisateur (voir note d application correspondante) ou internes à Optymo. Les mots clés Optymo sont disponibles dans les documents techniques spécifiques. Si vous ne les avez pas, contactez le support. Vous pouvez aussi trouver un grand nombre des mots clefs spécifiques au type de document que vous imprimez dans la liste déroulante Type, à l onglet Informations de la fenêtre d impression Le paramètre à utiliser pour l information se trouve entre parenthèses dans cette liste. Ainsi, pour afficher le numéro de la commande client en cours, le mot clé sera CPONum et sera donc entré entre {}. Dès lors, ce paramètre est dynamique et peut faire partie du gabarit d impression. 13

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