Allocation de circonscription

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1 Allocation de circonscription Admissibilité Tous les députés ont droit à un remboursement des frais autorisés afin d assurer la représentation apolitique de leur circonscription. Vous trouverez ci-dessous une définition du terme apolitique. Un député a droit à une allocation de circonscription à partir de son élection jusqu à sa démission ou à la dissolution de l Assemblée. Le député doit être déclaré élu par Élections Manitoba avant de présenter une demande de remboursement des frais autorisés. Pour en savoir plus long sur les incidences de la dissolution sur l allocation de circonscription, veuillez consulter la partie du Guide qui y est consacrée. Allocation Chaque député a droit à un remboursement des frais liés à la circonscription jusqu à concurrence du montant maximal annuel établi pour les députés de Winnipeg, du sud ou du nord du Manitoba. Ce montant annuel est alloué pour les frais engagés pendant l exercice financier allant du 1 er avril au 31 mars. Les frais admissibles qui sont remboursés aux députés au titre de l allocation de circonscription se divisent en quatre catégories : frais liés aux locaux du bureau, frais de fonctionnement du bureau, frais de représentation et frais liés à la rémunération du personnel. La partie du présent chapitre intitulée Frais autorisés liés à la circonscription dresse la liste des frais liés aux locaux du bureau, des frais de fonctionnement du bureau, des frais de représentation et des frais liés à la rémunération du personnel qui sont autorisés. Cette distinction est requise aux fins de déclaration des frais liés à la circonscription dans les Comptes publics du Manitoba et les rapports mensuels et annuels des députés. Veuillez consulter le chapitre 2, Allocation pour adjoints de circonscription, pour connaître les frais liés à la rémunération du personnel autorisés pouvant être remboursés au titre de l allocation de circonscription et de l allocation pour adjoints de circonscription. Guide sur les allocations des députés 1-1

2 Un tableau intitulé «Allocations admissibles pour l exercice financier» se trouve au début du Guide et indique les montants maximaux annuels et les limites par catégorie se rapportant à l allocation de circonscription. Définition du mot apolitique Apolitique s entend des activités : dans le cadre desquelles n apparaît aucun nom de parti, logo ou toute autre chose permettant d identifier un parti politique, même un autre parti, et aucune couleur utilisée en conjonction avec le nom, le logo ou toute autre chose permettant d identifier un parti, la seule exception étant le nom, la couleur et le logo apparaissant sur les cartes de visite, le papier à en-tête, les enveloppes avec l adresse de l expéditeur et les communications par Internet (comme la création et le maintien d une page d accueil), en tenant pour acquis qu une enveloppe peut être une enveloppe utilisée pour l expédition ou une enveloppe-réponse incluse dans des documents imprimés; qui ne visent pas à persuader des électeurs de voter pour un parti ou de lui verser une contribution, et qui ne visent pas à dissuader des électeurs de voter pour un parti ou de lui verser une contribution; qui ne visent pas à persuader ou à dissuader quiconque de devenir ou de demeurer député d un parti politique. Calcul des montants Montants calculés le 1 er avril Le montant de l allocation de circonscription des députés est établi le 1 er avril de chaque nouvel exercice financier. Rajustement en fonction du coût de la vie Un rajustement en fonction du coût de la vie s applique au montant maximal annuel de l allocation de circonscription, au prix d achat qui détermine si un élément est un bien en immobilisation et au montant additionnel pour les biens en immobilisation consenti aux nouveaux députés le 1 er avril de chaque exercice financier. Le rajustement se fait en fonction de l'augmentation ou de la diminution en pourcentage de l'indice des prix à la consommation au Manitoba au cours de l'année civile précédente. Le montant rajusté est arrondi au dollar près. Guide sur les allocations des députés 1-2

3 Calcul au prorata Lorsque des nouveaux députés sont élus à une élection partielle ou générale, le montant de leur allocation de circonscription est calculé au prorata à partir du jour de l élection jusqu à la fin de l exercice financier. Les députés réélus sont considérés comme étant demeurés députés tout au long de la période électorale et n ont droit qu au solde de leur allocation de circonscription jusqu à la fin de l exercice financier. Supplément au loyer Un député peut demander un supplément pour son bureau de circonscription dont le loyer s élève à plus de 20 % du loyer moyen des bureaux de circonscription situés dans la même région (Winnipeg, sud ou nord du Manitoba). La Commission de régie de l'assemblée législative (la Commission) a déterminé que le montant du loyer à considérer doit être celui obtenu après déduction des services publics inclus dans le prix du loyer. La Commission a délégué à son personnel l étude des demandes de supplément au loyer. Les députés dont le montant du loyer s élève à plus de 20 % du loyer moyen dans leur région recevront une demande de supplément au loyer à remplir et à retourner au Bureau des allocations des députés. Le supplément approuvé peut aller d un minimum de 25 $ par mois à un maximum de 500 $ par mois. Les députés seront avisés de tout montant de supplément au loyer approuvé, qui s ajoutera à leur allocation de circonscription tous les trimestres. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Frais autorisés liés à la circonscription 1) Frais liés aux locaux du bureau Les frais ci-dessous sont des frais liés aux locaux de bureau autorisés engagés afin d assurer la représentation apolitique de votre circonscription jusqu à concurrence du montant maximal annuel de l allocation : Le loyer des locaux du bureau de circonscription. Assurez-vous d avoir une clause de résiliation avec préavis d au plus deux mois. Si vous démissionnez ou n êtes pas réélu, vous (ou votre succession) devenez responsable du paiement du loyer au bout des deux mois suivant celui Guide sur les allocations des députés 1-3

4 au cours duquel vous avez cessé d être député. Les dépôts de garantie ne sont pas admissibles à un remboursement. Le permis d occupation pour des rénovations à l intérieur ou une nouvelle occupation des locaux de votre bureau de circonscription. Les affiches apolitiques pour le bureau de circonscription, notamment les frais d installation, d enlèvement, d entretien et de déplacement des affiches en question. Le stationnement s il n est pas compris dans le loyer. L entretien ménager, les services d entretien de tapis, le nettoyage des fenêtres, les services de recyclage, l enlèvement de la neige et l entretien paysager. Les services publics, y compris l électricité, l eau, le gaz et la câblodistribution, et les autres services liés aux locaux du bureau. La rénovation, la réparation et le réaménagement des locaux du bureau de circonscription, y compris l installation de stores et de draperies. Les extincteurs et leur entretien annuel. Le coût du permis d alarme de sécurité, du système de sécurité, de son installation et de la surveillance des locaux du bureau de circonscription. 2) Frais de fonctionnement du bureau Les frais ci-dessous sont des frais de fonctionnement du bureau autorisés engagés afin d assurer la représentation apolitique de votre circonscription jusqu à concurrence du montant maximal annuel de l allocation : Les fournitures de bureau, telles que stylos, papier, agrafes, brocheuses, feuillets autocollants, règles, ciseaux, chemises de classement, étiquettes et toute autre fourniture du genre. Les accessoires pour boissons consommées habituellement au bureau, comme le thé et le café. Les cartes de visite, le papier à en-tête, les enveloppes et autres fournitures semblables. Ces articles de papeterie ne peuvent avoir de déclaration partisane, mais peuvent porter le nom, la couleur et le logo du parti. Guide sur les allocations des députés 1-4

5 La publicité* sous forme d une affiche ou d un message inscrit sur une affiche dans un abribus, sur un bac de recyclage, sur le mur d un club communautaire ou ailleurs, ou encore d un message imprimé sur papier, affiché sur Internet, diffusé à la radio ou à la télévision ou lu dans un message téléphonique, si : - l affiche ou le message indique le nom du député et de la circonscription ainsi que les coordonnées du bureau de circonscription (p. ex., numéro de téléphone, adresse et courriel); - l affiche se trouve dans la circonscription du député. *La publicité doit être apolitique et viser à renseigner les électeurs au sujet de l emplacement et des heures d ouverture du bureau de circonscription, de vos coordonnées ou de la date et du lieu des réunions et des activités publiques dans la circonscription. La publicité peut aussi contenir un message apolitique qui convient dans les circonstances. Par exemple, la publicité dans le cahier d activités d un club communautaire peut contenir le message «Bon succès au Festival», celle se trouvant dans une publication parue en juin peut comprendre les mots «Joyeuses fêtes des Pères» ou «Félicitations à tous les diplômés», et on pourrait inscrire sur un bac de recyclage les mots «Recyclez SVP». Les cartes de Noël. Les livres servant au fonctionnement du bureau, comme un dictionnaire, un thésaurus, etc. L abonnement annuel aux journaux et aux magazines. Les logiciels et les manuels de traitement de texte et de tableur. Les services de traduction des documents apolitiques. Les services de poste, d expédition et de messagerie ainsi que d autres services semblables, y compris les timbres et la location de boîte postale. Les frais postaux admissibles comprennent les frais d envoi connexes, dont les envois en petite quantité et les envois particuliers adressés à une personne. Cela ne comprend pas les envois en nombre sans adresse particulière aux électeurs. Les frais bancaires tels que les frais d administration annuels ou mensuels, les frais de découvert et les frais d émission de chèques. Un seul compte bancaire est autorisé, mais il peut être utilisé pour toutes Guide sur les allocations des députés 1-5

6 les allocations. Il ne peut toutefois servir aux dépenses personnelles. Des frais bancaires pouvant aller jusqu à 100 $ par mois peuvent faire l objet d une demande de remboursement au titre de l allocation de circonscription. Les services professionnels, comme la tenue des livres et la comptabilité. Cela ne comprend pas les services occasionnels fournis par un particulier si, dans les circonstances, il peut être considéré comme un employé du député. Les primes d assurance du bureau de circonscription et la franchise du régime d assurance. Le mobilier, les accessoires et le matériel de bureau courants établis par la Commission. Cela comprend les bureaux, les bureaux pour ordinateur, les chaises de bureau, les fauteuils de réception, la table et les chaises de conférence, les classeurs, les armoires de rangement, les appareils photo, les ordinateurs et les imprimantes. Les meubles construits sur demande sont exclus. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la partie sur les biens en immobilisation qui suit la présente liste des frais de fonctionnement du bureau autorisés. La location de matériel de bureau et d ameublement, comme la location d ordinateurs, de photocopieurs et de refroidisseurs d eau. Le soutien et l entretien liés au matériel de bureau et aux logiciels. L équipement de communications,* y compris les appareils suivants : - téléphone cellulaire aux termes du forfait de l Assemblée législative s y rapportant; - BlackBerry aux termes du forfait de l Assemblée législative s y rapportant; - amplificateur de signal requis pour un endroit où le signal est faible; - matériel requis pour les conférences téléphoniques; - appareil permettant l utilisation mains libres d un téléphone cellulaire, comme un appareil équipé de la technologie Bluetooth. Les modalités relatives à l utilisation des téléphones cellulaires et des BlackBerry doivent être fixées avec le Bureau des allocations des députés. Ces appareils appartiennent à l Assemblée législative et doivent lui être retournés lorsqu ils ne sont plus utilisés ou lorsque le député cesse d occuper ses fonctions. Guide sur les allocations des députés 1-6

7 *Le nombre d appareils de communication et de services connexes énumérés ci-dessus se limite comme suit : a) député un téléphone cellulaire, un BlackBerry, un téléphone de voiture (doit être installé en permanence, p. ex., OnStar); b) bureau de circonscription une ligne téléphonique, une ligne de télécopieur et un service Internet; c) adjoint de circonscription (dont le salaire est payé à même l allocation pour adjoints de circonscription) un téléphone cellulaire ou un BlackBerry; d) résidence du député (seulement si cela est nécessaire à des fins ayant trait à la circonscription et il est obligatoire de surveiller ces frais) une ligne téléphonique, une ligne de télécopieur et un service Internet. Les services téléphoniques, y compris : - l installation; - la location du téléphone; - l inscription dans l annuaire; - le service de réponse téléphonique; - le service d appels sans frais (service 800); - les interurbains; - les frais d utilisation des téléphones cellulaires, des BlackBerry, des PDA ou d autres appareils de communication mobiles; - les services d appel téléphonique automatisé, qui sont toutefois soumis aux exigences relatives au contenu d un message ou d une publicité. Les communications par Internet,* y compris les frais liés : - à l établissement et au maintien d une page d accueil; - au blogage et aux réseaux sociaux (p. ex., Facebook, Twitter, etc.); - à la communication avec d autres personnes au moyen d Internet. *La communication par Internet ne peut avoir de déclaration partisane, mais peut porter le nom, la couleur et le logo du parti. Les frais d encadrement du serment d entrée en fonction (certificat d élection du député), de la photographie des députés à l Assemblée législative, du portrait de la Reine et des cartes de circonscription sont considérés comme des frais de bureau. Les frais d encadrement d œuvres d art ou autres ne sont pas considérés comme des frais admissibles et ne peuvent être remboursés. Guide sur les allocations des députés 1-7

8 Les photographies pour la publicité, les calendriers de Noël, le papier à en-tête, les cartes de visite, etc. L impression de documents connexes à des fins de distribution aux électeurs. Ces documents connexes doivent être apolitiques et l impression doit être faite de manière individuelle ou en petites quantités, sauf en cas de dépassement des frais au titre de l allocation d impression à des fins apolitiques. La location de salles pour la tenue de réunions apolitiques. Les frais de déménagement du contenu du bureau de circonscription. Les frais d inscription à des conférences et à des cours suivis par le député. Le remboursement des frais d inscription à des conférences et à des cours donnés à l extérieur de la province se limite au montant maximal annuel admissible pour les déplacements à l extérieur de la province. Veuillez consulter le tableau intitulé Allocations admissibles pour l exercice financier se trouvant au début du Guide pour connaître le montant maximal actuel se rapportant aux frais de déplacement à l extérieur de la province. Vous devez communiquer avec le Bureau des allocations des députés pour déterminer l admissibilité d un cours ou d une conférence. Les frais de déplacement lorsque l allocation de déplacement du député est épuisée. Les frais de déplacement autorisés sont énumérés au chapitre 3, Allocation de déplacement. Biens en immobilisation Les biens en immobilisation comprennent le mobilier, les accessoires et le matériel du bureau de circonscription, y compris le matériel informatique, acquis à l unité ou dans leur ensemble, à un prix correspondant au seuil établi pour ce type de biens. Veuillez consulter le tableau intitulé Allocations admissibles pour l exercice financier se trouvant au début du guide pour connaître le seuil actuel. Le Bureau des allocations des députés maintient un registre de stock de biens en immobilisation. La date d achat, le coût, l emplacement et la description de chaque bien en immobilisation sont inscrits dans ce registre. La description comprend des renseignements comme la marque, le modèle et le numéro de série des biens. Un numéro d étiquette est attribué à chaque bien en immobilisation et vous est envoyé afin que vous le fixiez à l article. Chaque année, un rapport sur le stock des biens en immobilisation vous est envoyé, qui dresse la liste des biens qui vous sont assignés. Des Guide sur les allocations des députés 1-8

9 vérifications périodiques inopinées des biens en immobilisation de tous les députés sont effectuées au moins une fois tous les quatre ans. Les biens en immobilisation appartiennent à l Assemblée législative. Le Règlement sur les allocations des députés stipule ceci : «Il ne peut être disposé d aucun bien en immobilisation sans l approbation du Bureau des allocations des députés». La Commission a demandé au Bureau des allocations des députés de veiller au déchiquetage des disques durs et faire ainsi en sorte qu aucun renseignement confidentiel ne se trouve sur des biens appartenant à l Assemblée législative jetés au rebut. Lorsqu un bien en immobilisation est brisé, usé, obsolète ou autrement inutilisable, un député doit communiquer avec le Bureau des allocations des députés pour discuter de la disposition du bien. Si vous cessez d être député, vous devez soit laisser les biens en immobilisation à la disposition du nouveau député, soit les retourner au Bureau des allocations des députés. Le Bureau s arrangera avec vous en ce qui concerne le retour, l entreposage ou la disposition de vos biens en immobilisation. Les biens en immobilisation qui sont retournés peuvent être offerts à d autres députés ou disposés de la manière habituelle prescrite au sein du gouvernement. Report des frais d immobilisation - Les députés peuvent demander un remboursement des frais d immobilisation réparti sur deux exercices financiers. Ce qui signifie que la partie des frais non remboursés pendant l exercice financier au cours duquel vous avez acheté le bien en immobilisation pourra être remboursée pendant l exercice financier suivant, jusqu à concurrence du montant maximal des frais d immobilisation ou de l allocation pour cet exercice. Des frais d immobilisation déjà reportés ne peuvent être reportés de nouveau. Toute demande de report des frais d immobilisation devrait être présentée au Bureau des allocations des députés avant le 15 mai, de façon à ce que les frais liés à l allocation de circonscription soient dûment inscrits dans le rapport annuel du député déposé le 30 juin. Les nouveaux députés ont droit à un montant additionnel pour les biens en immobilisation requis pendant le premier exercice financier pour l établissement initial de leur bureau. Veuillez consulter le tableau intitulé Allocations admissibles pour l exercice financier se trouvant au début du Guide pour connaître le montant actuel. Programme d assurance des biens en immobilisation de l Assemblée législative - Les biens en immobilisation de l Assemblée législative sont assurés par le programme d assurance des biens en immobilisation de l Assemblée législative. En cas de perte ou de vol, signalez l incident au Bureau des allocations des députés. Les téléphones cellulaires et les Guide sur les allocations des députés 1-9

10 BlackBerry ne sont pas considérés comme des biens en immobilisation, donc exclus de ce programme d assurance. 3) Frais de représentation Les frais ci-dessous sont des frais de représentation autorisés jusqu à la limite maximale annuelle établie à 15 % de l allocation de circonscription pour un député de Winnipeg. Veuillez consulter le tableau intitulé Allocations admissibles pour l exercice financier se trouvant au début de ce guide pour connaître la limite actuelle. A. Frais autorisés afin d assurer la représentation apolitique de votre circonscription : Les cartes de souhaits, les diplômes encadrés, les plaques, les drapeaux, les paniers de fruits, les couronnes de fleurs ou les bouquets remis à un électeur ou à un organisme pour souligner une occasion spéciale, y compris les poinsettias donnés à Noël. Le prix de chaque article ne doit pas dépasser 150 $, taxes comprises. Les repas, à l exclusion des boissons alcoolisées et des pourboires, pris pour la conduite des affaires de la circonscription (p. ex., réunion avec un maire et des échevins). Les aliments, les boissons non alcoolisées et le nécessaire pour pouvoir les servir, à l occasion d une activité communautaire dans la circonscription organisée et tenue par le député, comme une journée portes ouvertes ou le barbecue de la circonscription. Cette activité ne peut se dérouler en même temps qu une activité ou une réunion d un autre organisme. Les frais encourus pour le divertissement ou des conférenciers ne sont pas admissibles. Les bourses d études versées directement à une école ou à une division scolaire. Les dons de livres faits à une école, à un organisme sans but non lucratif ou à une organisation caritative (p. ex., le mois «Plaisir de lire»). Les articles de souvenir en vue de leur distribution aux électeurs, comme les épingles de revers, les stylos, les aimants et d autres articles considérés comme des souvenirs, jusqu à concurrence de 30 $, taxes comprises. Un billet permettant au député d assister à une activité communautaire sans but lucratif ou de bienfaisance*. La présence Guide sur les allocations des députés 1-10

11 du député n est pas obligatoire, mais le billet ne peut être utilisé par une autre personne. Un billet permettant à l adjoint de circonscription du député, à son chef de cabinet, à son recherchiste ou à son stagiaire d assister à une activité communautaire sans but lucratif ou de bienfaisance*. La présence du député n est pas obligatoire. *activité Sont exclus les tournois de golf et autres manifestations sportives du genre, les réunions sociales ou les réunions des clubs philanthropiques (sauf si la réunion est ouverte au grand public). Les frais relatifs à la participation à un défilé, comme les droits d entrée, le coût des bonbons, des chapeaux et des décorations, mais pas les frais liés à la location d un véhicule (voiture, camion, tracteur, remorque, flotteur, etc.). B. Un député peut demander le remboursement des frais de repas, à l exclusion des boissons alcoolisées et des pourboires, pour lui ou d autres personnes lors d une réunion d affaires à laquelle le député participait dans le cadre de ses fonctions à l Assemblée législative (p. ex., réunion du caucus, rôle de critique). Parrainage Le parrainage n entre dans aucune des catégories de frais autorisés. 4) Rémunération du personnel La rémunération des adjoints de circonscription fait partie des frais admissibles à une allocation pour adjoints de circonscription et à une allocation de circonscription. La rémunération des adjoints de circonscription est d abord imputée à l allocation pour adjoints de circonscription, jusqu à concurrence d un montant maximal aux deux semaines, puis à l allocation de circonscription. Les frais liés aux avantages sociaux des adjoints de circonscription sont pris en compte dans l allocation pour adjoints de circonscription. Veuillez consulter le chapitre 2, Allocation pour adjoints de circonscription, pour connaître les frais liés à la rémunération du personnel autorisés pouvant être remboursés au titre de l allocation de circonscription et de l allocation pour adjoints de circonscription. Guide sur les allocations des députés 1-11

12 Demande de remboursement Date limite de fin d exercice Les demandes de remboursement de tous les frais engagés au cours d un exercice financier doivent être déposées au plus tard le 30 juin suivant l exercice qui a pris fin. Types de paiement des frais 1. Remboursement des frais Vous devrez fournir une preuve de paiement et toutes les pièces justificatives. Vous pouvez inclure des frais multiples dans une même demande de remboursement. Comme vous payez ces frais au fur et à mesure, vous devrez présenter ces demandes sur une base régulière. Vous pouvez payer ces frais avec vos fonds personnels, une carte de crédit ou une marge de crédit, puis renflouer ces sources de fonds par la suite. 2. Paiement direct à un tiers Si des frais liés à la circonscription dépassent 100 $, vous pouvez demander à ce qu ils soient payés directement à la personne ou au fournisseur à qui ils sont dus. Vous devrez fournir une facture, un contrat ou un autre document original démontrant que les frais sont dus et toutes les pièces justificatives. Chaque demande de paiement direct doit être présentée sur une demande de remboursement distincte. Le loyer des locaux du bureau de circonscription doit être payé directement, conformément au Règlement sur les allocations des députés. Afin d assurer le paiement direct du loyer au propriétaire, douze demandes de remboursement visant l allocation de circonscription sont envoyées chaque année aux députés, pour qu ils les signent et les renvoient au Bureau des allocations des députés. Le bail du bureau de circonscription doit être déposé au Bureau des allocations des députés. La rémunération du personnel doit être payée directement, conformément au Règlement sur les allocations des députés. Toute demande de remboursement des frais liés à la rémunération du personnel doit se faire sur la feuille de présence des adjoints de circonscription. Veuillez consulter le chapitre 2, Allocation pour adjoints de circonscription, pour connaître les frais liés à la rémunération du personnel pouvant être remboursés au titre de Guide sur les allocations des députés 1-12

13 l allocation de circonscription et de l allocation pour adjoints de circonscription. 3. Paiement anticipé des frais Les frais normalement payés à l avance, comme le montant du dernier loyer mensuel, les frais d assurance et les abonnements, peuvent faire l objet d une demande de remboursement lorsque le paiement est dû. Si, pour quelque raison que ce soit, des frais payés à l avance deviennent inadmissibles (p. ex., parce que vous cessez d être député), tout solde des frais payés d avance devient une créance envers la Province. 4. Frais remboursés par d autres sources Les frais remboursés par d autres sources, dont une autre allocation, ne sont pas remboursables au titre de l allocation de circonscription. Il est recommandé de tenir un carnet des frais précisant s ils étaient engagés relativement à la conduite des affaires dans votre circonscription ou à l Assemblée législative, ou encore dans l exercice de vos fonctions à titre de ministre, chef de l opposition, adjoint législatif, etc. Ce carnet vous aidera à déterminer quelle partie des frais est remboursable ou payable par d autres sources, dont une autre allocation. 5. Taxes fédérales et provinciales Les députés ne sont pas exonérés des taxes fédérales et provinciales. Demande de remboursement visant l allocation de circonscription et pièces justificatives Demande de remboursement visant l allocation de circonscription Pour faire une demande de remboursement des frais liés à la circonscription autres que les frais liés à la rémunération du personnel, vous devez remplir la demande de remboursement visant l allocation de circonscription. La demande doit inclure une déclaration faisant état de l objet des frais. Elle doit être aussi accompagnée d une preuve de paiement avec toutes les pièces justificatives nécessaires. Vous devez signer la demande de remboursement et conserver une copie pour vos dossiers. Veuillez remettre la demande originale dûment signée avec les renseignements précisés ci-dessous au Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Guide sur les allocations des députés 1-13

14 Si vous désirez obtenir copie de la demande de remboursement électronique, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés. Les demandes de remboursement visant l allocation de circonscription pour des frais de déplacement engagés lorsque l allocation de déplacement du député est épuisée doivent être formulées sur la demande de remboursement visant l allocation de déplacement. Veuillez consulter le Chapitre 3, Allocation de déplacement, pour connaître les frais de déplacement admissibles et la façon de présenter une demande de remboursement à ce titre. Déclaration de l objet La demande de remboursement visant l allocation de circonscription prévoit un espace pour que le député y inscrive le nom du fournisseur ainsi qu une description ou la raison de chaque frais. En voici quelques exemples : Staples fournitures de bureau Éditions ABC publicité XYZ Trust frais bancaires MTS services Internet Preuve de paiement À moins d absence de reçu, la preuve de paiement est toujours : - le reçu original faisant état du paiement des frais. Si aucun reçu ne peut être produit, la preuve de paiement peut être : - une copie d un relevé bancaire ou d un extrait de relevé bancaire qui indique que les frais ont été payés et à qui; - une image du chèque oblitéré ayant servi à payer les frais; - une facture faisant état des frais sur laquelle le fournisseur a inscrit le mot «payé»; - s il s agit d un billet d entrée à une activité, le billet original faisant état de la date de l activité et du prix du billet. Si le paiement doit être fait directement à un tiers plutôt qu être remboursé à un député : - au lieu d une preuve de paiement, le député doit produire une facture, un contrat ou un autre document original démontrant que les frais sont dus. Guide sur les allocations des députés 1-14

15 Autres pièces justificatives Les demandes de remboursement de certains frais admissibles au titre de l allocation de circonscription doivent être accompagnées d autres pièces justificatives. Voici la liste de ces frais et des pièces justificatives requises : La publicité sous forme d une affiche ou d un message imprimé sur papier, affiché sur Internet, diffusé à la radio ou à la télévision ou parlé dans un service d appel téléphonique automatisé une copie de la publicité doit accompagner la demande de remboursement, y compris une copie audio dans le cas d un appel téléphonique automatisé. Les frais bancaires tels que les frais d administration annuels ou mensuels, les frais de découvert et les frais d émission de chèques une copie du relevé bancaire mensuel ainsi qu une copie ou une image de chaque chèque oblitéré mentionné dans le relevé doivent accompagner la demande de remboursement. Les dons de livres faits à une école, à un organisme sans but non lucratif ou à une organisation caritative (p. ex., le mois «Plaisir de lire») le nom du bénéficiaire ainsi que son statut (école, organisme sans but lucratif) doivent être indiqués au recto de la demande de remboursement. Les bourses d études versées directement à une école ou à une division scolaire un reçu du même montant est exigé de l école ou de la division scolaire. Les cartes de visite, le papier à en-tête, les enveloppes et autres fournitures semblables une copie de l article de papeterie doit accompagner la demande de remboursement. Les aliments, les boissons non alcoolisées et le nécessaire pour pouvoir les servir, à l occasion d une activité communautaire dans la circonscription organisée et tenue par le député, comme une journée portes ouvertes ou le barbecue de la circonscription la raison de l activité doit être indiquée au recto de la demande de remboursement. Les cartes de souhaits, les diplômes encadrés, les plaques, les drapeaux, les paniers de fruits, les couronnes de fleurs ou les bouquets remis à un électeur ou à un organisme pour souligner une occasion spéciale le nom du destinataire de chacun de ces articles, à l exception des cartes de souhaits, doit être indiqué au recto de la demande de remboursement. L impression de documents connexes à des fins de distribution aux Guide sur les allocations des députés 1-15

16 électeurs une copie du matériel imprimé doit accompagner la demande de remboursement. Les repas, à l exclusion des boissons alcoolisées et des pourboires, pour le député ou d autres personnes lors d une réunion d affaires à laquelle le député participait dans le cadre de ses fonctions à l Assemblée législative (p. ex., réunion du caucus, rôle de critique) la date, le lieu (ville, cité ou village), le nom du restaurant et la raison de la réunion doivent être indiqués au recto de la demande de remboursement. Les noms des personnes présentes à la réunion dont les repas ont été payés doivent être indiqués au recto de la demande de remboursement ou sur une page séparée. Les repas pris pour la conduite des affaires de la circonscription (p. ex., réunion avec un maire et des échevins) la date, le lieu (ville, cité ou village), le nom du restaurant et la raison de la réunion doivent être indiqués au recto de la demande de remboursement. Les noms des personnes présentes à la réunion dont les repas ont été payés doivent être indiqués au recto de la demande de remboursement ou sur une page séparée. Les affiches apolitiques pour le bureau de circonscription le libellé de l affiche doit être indiqué sur le reçu au moment de demander un remboursement pour la production d une affiche apolitique. Le mobilier, les accessoires et le matériel de bureau des renseignements comme la marque, le modèle et le numéro de série de l article doivent apparaître sur le reçu qui accompagne la demande de remboursement s y rapportant. Il faut aussi indiquer le lieu où se trouve l article. Le loyer des locaux du bureau de circonscription le bail du bureau de circonscription doit être déposé au Bureau des allocations des députés. Les services téléphoniques (considérés comme des frais de fonctionnement du bureau). Les demandes de remboursement visant les services téléphoniques ou les appareils de communication mobiles (téléphone cellulaire, BlackBerry) doivent inclure une facture détaillée avec les relevés d appel et tous les frais. Les relevés d appel ne sont pas communiqués au public (veuillez consulter la partie du Guide consacrée à la déclaration et à la communication), mais peuvent faire l objet d une vérification. Un billet permettant au député d assister à une activité communautaire sans but lucratif ou de bienfaisance le reçu doit indiquer que le billet est au nom du député. Guide sur les allocations des députés 1-16

17 Un billet permettant à l adjoint de circonscription du député, à son chef de cabinet, à son recherchiste ou à son stagiaire d assister à une activité communautaire sans but lucratif ou de bienfaisance le nom de la personne qui a accompagné le député ou qui l a remplacé pour la conduite des affaires de la circonscription doit être indiqué sur le reçu. Appel Les députés ont droit d interjeter appel de toute décision rendue en vertu du Règlement sur les allocations des députés auprès d une personne nommée par la Commission de régie de l Assemblée législative, dont la décision est définitive. L appel doit être déposé par écrit et présenter les arguments du député. Pour en savoir plus sur la procédure d appel, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés. Situation de conflit d intérêts Les frais liés à la circonscription ne sont pas considérés comme des frais admissibles à un remboursement si vous, votre conjoint ou conjoint de fait, ou un de vos parents ou parents de votre conjoint ou conjoint de fait, un autre député, conjoint ou conjoint de fait d un autre député, ou tout autre parent des personnes susmentionnées a un intérêt financier direct ou un lien d appartenance avec l entreprise qui fournit un service, et que vous connaissez ou devriez connaître l existence de cet intérêt financier ou de ce lien d appartenance. Vous trouverez dans la partie du Guide consacrée aux définitions une description détaillée des situations de conflits d intérêts et les définitions de conjoint de fait et de parent. Veuillez consulter l annexe 4 Diagramme des liens de parenté définis par le terme «parent», dans la liste des annexes du Guide, qui illustre les liens précités. Déclaration et communication La partie du Guide consacrée à la déclaration et à la communication fournit des renseignements au sujet des rapports afférents aux allocations des députés, comme les rapports mensuels et les rapports annuels que les députés doivent déposer, ainsi que des exigences relatives à la communication des renseignements au public, dont celles se rapportant aux publications sur le site Web de l Assemblée législative. Guide sur les allocations des députés 1-17

18 Incidences de la dissolution sur l allocation de circonscription Définitions La partie du Guide consacrée aux incidences de la dissolution fournit des renseignements au sujet des incidences de la dissolution sur l allocation de circonscription. Les termes ci-dessous sont définis dans la partie du Guide consacrée aux définitions : «apolitique» «biens en immobilisation» «Commission» «conjoint de fait» «députés de Winnipeg, du Sud et du Nord» «frais autorisés» «intérêt financier direct» «parent» Liste des annexes Veuillez consulter la liste des annexes du Guide qui énumère et reproduit toutes les annexes mentionnées dans le chapitre portant sur l allocation de circonscription. Guide sur les allocations des députés 1-18

19 Guide sur les allocations des députés 1-17

Bureaux. Table des matières

Bureaux. Table des matières Table des matières 1. Introduction 2 2. Principes généraux régissant l achat et la gestion des biens 3 3. Bureau parlementaire 4 4. Bureau de circonscription 7 4.1 Emplacement des bureaux 7 4.2 Baux 8

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