LES STAGES EN ENTREPRISE

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1 LES STAGES EN ENTREPRISE 1. Quelles sont les stages concernés par les dispositions des articles L à L du code de l éducation? 2. Existe-t-il une exception à l obligation de gratification des stages? 3. Quel est le montant de la gratification versée aux stagiaires? 4. Quel est le régime social et fiscal de la gratification? 5. Quelles sont les modalités de prise en charge du risque accident du travail des stagiaires? 6. Quelle est la durée maximum du stage? 7. Quelles sont les modalités administratives pour accueillir un stagiaire? 8. quel est le statut du stagiaire dans l entreprise d accueil? 9. En cas d embauche, la durée de stage diminue t elle la durée de la période d essai? ne relevant ni de l article L du code du travail ni de la formation professionnelle tout au long de la vie telle que définie par le code du travail couramment appelés «stages étudiants en entreprise» font l objet entre le stagiaire, l entreprise d accueil et l établissement d enseignement d une convention tripartite et doivent être intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire. Lorsque leur durée au sein d une même entreprise est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages font l objet d une gratification versée mensuellement. Les dispositions applicables, auparavant prévues à l article 9 de la loi du 31 mars 2006 «pour l égalité des chances», ont été modifiées en dernier lieu par la loi du 28 juillet 2011 citée en référence et sont désormais intégrées au code de l éducation. 1 1

2 1. Quelles sont les stages concernés par les dispositions des articles L à L du code de l éducation? Décret n du 31 janvier 2008 Loi n du 24 novembre 2009 Loi n du 28 juillet 2011 Tous les stages en entreprise sont concernés, qu'ils soient obligatoires ou non, à l'exception : - des stages de la formation professionnelle continue; - des stages ou séquences d'observation en entreprise réalisés par des jeunes de moins de 16 ans. Sont concernés, par la réglementation, les stages effectués en entreprise, à titre obligatoire ou optionnel, par des étudiants inscrits dans des établissements d enseignement dispensant une formation supérieure diplômante ou non diplômante. Le Décret n du 31 janvier 2008 élargit le champ d application aux stages effectués au sein d une association, d une entreprise publique ou d un établissement public à caractère industriel et commercial. Ces stages doivent être intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire, selon les modalités actuellement définies par le décret n du 25 août En aucun cas, ils ne peuvent avoir pour objet l exécution d une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l entreprise. Lorsque la durée de stage au sein d une même entreprise est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages font l objet d une gratification. Cette disposition est applicable aux conventions de stage conclues à compter du 30 juillet 2011, date d entrée en vigueur de la loi n du 28 juillet 2011 (JO du 29) Pour apprécier la durée du stage, deux méthodes de décompte sont possibles : calendaire ou critère formaliste (computation de date à date) ou prorata temporis ou critère matériel (computation par jours de présence effectifs du stagiaire au sein de l organisme d accueil), «Dans le secteur privé : l article L du code de l éducation issu de l article 27 de la loi n du 28 juillet 2011 pour le développement de l alternance et la sécurisation des parcours professionnels retient le principe de fractionnement des stages, en acceptant d additionner plusieurs séquences de stage. La logique de ce dispositif, déclinable en mois, semaines ou jours, met en valeur le critère matériel, pour calculer de manière très précise les périodes de présence effective du stagiaire dans l entreprise.» Cependant, aux termes de cette lettre, «L interprétation des textes laisse une marge d appréciation suffisante pour autoriser l usage alternatif des deux méthodes de computation» dans certaines situations.» 2. Existe-t-il une exception à l obligation de gratification des stages? Loi n du 21 juillet 2009 Circulaire DGOS/RH1/2012/41 du 26 janvier 2012 relatives aux stages des étudiants paramédicaux Lettre circulaire Acoss n du 5 avril

3 La loi n du 21 juillet 2009 «portant réforme de l'hôpital et relatif aux patients, à la santé et aux territoires», prévoit (en son article 59) la non gratification des auxiliaires médicaux. Dès lors, l'article L du code de la santé publique tel qu'issu de la loi HPST s applique aussi bien dans le secteur public que dans le secteur privé. C est d ailleurs ce que vient préciser la circulaire DGOS relatives aux stages des étudiants paramédicaux. Les auxiliaires médicaux répertoriés par le code de la santé publique sont : - les infirmiers, - les masseur-kinésithérapeute - les pédicure-podologue - les ergothérapeutes - les psychomotriciens - les orthophonistes - les orthoptistes - les manipulateurs d'électroradiologie médicale - les techniciens de laboratoire médical - les audioprothésistes, - les d'opticien-lunetier, - les prothésistes et d'orthésiste pour l'appareillage des personnes handicapées - les diététiciens De même, les étudiants en médecine participant à l activité hospitalière appelés étudiants hospitaliers rémunérés par le groupe hospitalier auquel l'université est rattachée ne bénéficient pas de la gratification. Ils sont salariés sous contrat à durée déterminée, rattachés à une caisse de sécurité sociale non étudiante, et cotisent pour la retraite. Les stages d internat sont également exclus des dispositions relatives aux stages en entreprises. Par ailleurs, l intégration des dispositions relatives aux stages en entreprise dans le chapitre «déroulement des études supérieures» permet de considérer que seuls les stagiaires effectuant un stage dans le cadre d une formation post-baccalauréat sont concernés par la gratification. Ce qui exclut de fait les diplômes d Etat de niveau V et IV de l enseignement technologique et professionnel tels les Diplômes d Etat d AMP, de Moniteur Educateur, d Aide Soignant, d auxiliaire de puériculture ou encore d Auxiliaire de vie sociale. 3. Quel est le montant de la gratification versée aux stagiaires? Lorsque la durée des stages est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le stagiaire perçoit au minimum une gratification de stage dont le montant peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu, ou, à défaut, par décret. A ce jour, aucun accord de branche ou accord professionnel étendu n a été conclu à ce sujet. La gratification minimum de stage versée par les établissements de la branche aux stagiaires correspond donc au montant horaire fixé par le décret n du 31 janvier 2008 soit 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale. Le plafond de la sécurité sociale est réévalué chaque année et arrêté par le ministre chargé de la sécurité sociale. Pour 2013, le plafond horaire de la sécurité sociale est fixé à 23. La gratification minimum versée mensuellement à un stagiaire à temps plein est donc de 436,05 (151,67 x 12,5 % x 23 = 436,05). Cette gratification est réduite proportionnellement en cas de stage en temps partiel. Le versement de la gratification se fait selon les modalités suivantes : - la durée de stage s apprécie compte tenu de la convention de stage et des éventuels avenants qui ont pour effet de prolonger le stage ; 3 3

4 - la gratification est due sans préjudice du remboursement des frais engagés pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l hébergement et le transport ; - la gratification de stage est due au premier jour du premier mois de stage ; - la gratification de stage est versée mensuellement au stagiaire ; - en cas de suspension ou de résiliation de la convention de stage, le montant de la gratification due au stagiaire est proratisé en fonction de la durée du stage effectuée. 4. Quel est le régime social de la gratification? Art L du Code de la sécurité sociale Les sommes versées aux stagiaires ne donnent pas lieu à assujettissement dans la limite de 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale. Lorsque la gratification mensuelle du stagiaire est inférieure ou égale à 436,05 euros, aucune cotisation et aucune contribution de sécurité sociale n'est due (y compris les cotisations AT-MP), ni par l'entreprise d'accueil, ni par le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues dans ce cas). Au-delà de ce montant, la gratification a le caractère d'un salaire au sens de l'article L du Code de la sécurité sociale. Les cotisations et contributions de sécurité sociale sont alors calculées sur le différentiel entre le montant de la gratification et 436,05 euros. 5. Quelles sont les modalités de prise en charge du risque accident du travail des stagiaires? Les stagiaires sont couverts contre le risque lié aux accidents du travail et aux maladies professionnelles. Ils sont rattachés au régime général de la sécurité sociale. La prise en charge du risque dépend du montant de la gratification versée. 1- Lorsque la gratification est inférieure ou égale au seuil d exonération de charges sociales, c est l établissement d enseignement qui assure la couverture du stagiaire. Lorsque l accident survient par le fait ou à l occasion du stage, l obligation de déclaration incombe à l entreprise dans laquelle est effectué le stage. 2- Lorsque la gratification versée est supérieure au seuil d exonération de charges sociales, c est l entreprise d accueil qui assure la couverture du stagiaire. A noter que l entreprise d accueil va alors cotiser sur la part de la gratification dépassant les 436,05. L établissement d enseignement cotise quant à lui dans la limite des 436,05. Lorsque l accident survient du fait ou à l occasion de l enseignement dispensé par l établissement, l obligation de déclaration incombe à l établissement d enseignement. 6. Quelle est la durée maximum du stage? Article L du code de l éducation Circulaire DGOS/RH1/2012/41 du 26 janvier 2012 relatives aux stages des étudiants paramédicaux La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise ne peut excéder six mois par année d enseignement. Un décret à paraître fixera les conditions dans lesquelles il pourra être dérogé à cette règle au bénéfice des stagiaires qui interrompront momentanément leur formation afin d exercer des activités visant exclusivement l acquisition de compétences en liaison avec cette 4 4

5 formation, ainsi que dans le cas des stages qui seront prévus dans le cadre d un cursus pluriannuel de l enseignement supérieur. L accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n est possible qu à l expiration d un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (ex. : deux mois si le stage précédent était d une durée de six mois). Cette disposition n est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l initiative du stagiaire. Par ailleurs la circulaire DGOS du 26 janvier 2012 relatives aux stages des étudiants paramédicaux vient préciser que étudiants paramédicaux en stage ne sont pas soumis au respect du délai de carence entre deux stages. 7. Quelles sont les modalités administratives pour accueillir un stagiaire? Les stages, obligatoires ou non, doivent faire l'objet d'une convention conclue entre le stagiaire, l'entreprise d'accueil et l'établissement d'enseignement. L entreprise doit établir et tenir à jour dans un registre des conventions de stage, la liste des conventions de stages qu elle a conclues. Cette obligation ne concerne que les conventions de stage des étudiants en formation supérieure, toutefois nous vous conseillons d établir une registre pour l ensemble des stagiaires accueillis (sans distinction de niveau d étude) et ce, notamment au vu de l obligation d information du CE sur les stagiaires accueillis. En effet, l employeur, doit informer le CE du nombre de stagiaires et des conditions d accueil : information trimestrielle dans les entreprise d au moins 300 salariés, annuelle dans les entreprises de moins de 300 salariés, via le rapport sur la situation économique de l entreprise. Les modalités et le contenu de la convention de stage ont été définis dans un décret du 29 août Néanmoins, la charge de l élaboration d un modèle de convention de stage revient aux établissements d enseignement supérieur. Il s agira pour eux d élaborer des conventions types devant être rendues publiques, notamment en les diffusant sur leur site internet. A cette convention de stage, doit être annexée la Charte des stages étudiants, établie le 26 avril 2006 par le Ministère de l Emploi et de l Education Nationale ( 5 5

6 CONTENU DES CONVENTIONS DE STAGE Les conventions types précisent les clauses que doivent impérativement comporter les conventions de stage (Décret n du 29 août 2006) : - La définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ; - Les dates de début et de fin du stage ; - La durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l entreprise ; - Le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement ; - La liste des avantages offerts par l entreprise au stagiaire ; - Le régime de protection sociale du stagiaire ; - Les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l un représentant l établissement, l autre l entreprise, assurent l encadrement du stagiaire ; - Les conditions de délivrance d une attestation de stage, et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l obtention du diplôme préparé ; - Les modalités de suspension et de résiliation du stage ; - Les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s absenter ; - Les clauses du règlement intérieur de l entreprise applicables au stagiaire, lorsqu il existe ; En l absence de convention de stage type, les conventions de stages doivent comporter les clauses précitées. Aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste permanent, pour faire face à un accroissement temporaire d activité de l entreprise, pour occuper un emploi saisonnier. Il ne peut donc être fait appel à un stagiaire, même sous couvert d une convention de stage pour remplacer un salarié. 8. quel est le statut du stagiaire dans l entreprise d accueil? Le stagiaire n est pas lié par un contrat de travail à l entreprise qui l accueille et n a pas le statut de salarié. Son passage en entreprise n a qu un but pédagogique et de formation : même s il peut être tenu d exécuter des tâches à caractère professionnel, il est dans l entreprise pour apprendre et/ou observer et n a donc pas d obligation de production comme les salariés. Son stage ne peut pas avoir pour objet l exécution d une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l entreprise. Ainsi, comme le précise la Charte des stages étudiants en entreprise : «La finalité du stage s inscrit dans un projet pédagogique et n a de sens que par rapport à ce projet. Dès lors le stage : - permet la mise en pratique des connaissances en milieu professionnel ; - facilite le passage du monde de l enseignement supérieur à celui de l entreprise». Tout stagiaire est tenu de se conformer aux règles internes de l entreprise : horaires, discipline, règles de sécurité, d hygiène et ce afin de maintenir le bon fonctionnement des services. Si l entreprise est dotée d un règlement intérieur (ce qui doit être le cas des entreprises comptant au moins 20 salariés), la convention de stage doit préciser les clauses de ce règlement qui sont applicables au stagiaire. Les stagiaires accèdent aux activités sociales et culturelles du comité d entreprise dans les mêmes conditions que les salariés. Cette disposition issue de la loi du 28 juillet 2011 ne s applique que pour les stagiaires inscris dans un cursus de l enseignement supérieur. 6 6

7 9. En cas d embauche, la durée de stage diminue-t-elle la durée de la période d essai? Article L du code du travail. En cas d embauche dans l entreprise dans les trois mois suivant l issue du stage, la durée de celui-ci est déduite de la période d essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette durée de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des situations plus favorables. La durée est même réduite intégralement de la durée de la période d essai si le stagiaire est embauché sur un emploi correspondant aux activités effectuées pendant son stage. Lorsque la durée du stage est supérieure à deux mois, sa durée est prise en compte pour l ouverture et le calcul des droits liés à l ancienneté. 7 7