Comment. contrôler vos dépenses? Comprendre vos habitudes de dépenses. Créer un plan de réduction des coûts

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1 Comment contrôler vos dépenses? Comprendre vos habitudes de dépenses Créer un plan de réduction des coûts 5 astuces pour faire de véritables économies

2 Reprendre le contrôle de vos dépenses Reprendre le contrôle de vos coûts peut se faire rapidement et facilement. Votre entreprise pourra ainsi retrouver une bien meilleure position. Tout patron rusé tente de limiter au maximum ses dépenses quand il lance sa propre entreprise. Il peut ainsi engendrer facilement des bénéfices et restreindre les pertes. Au début, il contrôle les coûts à tous les niveaux. Mais, au fur et à mesure, son attention se relâche déjà au bout de quelques années seulement, surtout si l activité se développe et si du personnel est embauché. Les tâches à mener en parallèle commencent à s accumuler et se couplent à un manque d efficacité. L entrepreneur ne peut plus suivre toutes les dépenses. Résultat : l entreprise perd de l argent souvent des sommes importantes en dépensant trop et en achetant des produits dont elle n a pas besoin. L inertie est un autre facteur. En effet, quand l'entrepreneur démarre une activité, il compare les prix afin de trouver la meilleure affaire. Mais, avec le temps, il ne le fait plus et se repose sur ses fournisseurs habituels. S en tenir aux offres courantes et aux relations habituelles pourrait sembler sage c est moins pénible et moins risqué, mais que faire si vous constatez que les prix sont plus avantageux ailleurs? Ne pas réussir à contrôler vos coûts peut engendrer une pression sur votre trésorerie, qui peut finalement entrainer la fin de votre activité. Cette dernière n aura pas été aussi rentable qu elle aurait pu l être. Vous auriez pu tout aussi bien jeter votre argent au lieu de l'avoir utilisé pour développer votre entreprise. Heureusement, reprendre le contrôle de ses dépenses peut se faire rapidement et facilement. Votre entreprise pourra ainsi retrouver une bien meilleure position. Notre guide vous montrera comment vous y prendre. Comment garder vos dépenses sous contrôle? Évaluez vos dépenses actuelles Observez attentivement toutes vos dépenses n en oubliez aucune. Les dépenses majeures peuvent concerner les salaires, les locaux, les fournisseurs, le matériel/stock, les déplacements, les transports, l équipement, l IT, le marketing, la télécommunication, voire la R&D et les finances. Analysez chacune d elles afin de mieux les comprendre. Par exemple, les fournisseurs reprennent l eau, l électricité et éventuellement le gaz. Découvrez quels frais sont les moins évidents. Voyez exactement la manière et la fréquence à laquelle vous dépensez, ce que vous acquérez et la personne à qui vous vous adressez. Détaillez vos dépenses dans un tableur ou un logiciel comptable, il rendra votre analyse plus aisée. Comprenez vos habitudes de dépenses et vos tendances Comparez vos dépenses actuelles avec celles des douze derniers mois et avec celles de l année antérieure. Vos dépenses ont-elles augmenté? Pourquoi? Si nécessaire, interrogez les autres membres de votre équipe. Avez-vous des dépenses en baisse? Quelle en est la raison? Découvrez pourquoi ces changements sont survenus, soit dans les prix, soit dans les habitudes de consommation. La loi du 80/20 : Généralement, 80% de vos frais proviennent de 20% de votre consommation en produits ou services. Rappelez-vous vos objectifs Cela vous aidera à juger si une dépense est justifiée ainsi qu à déterminer les secteurs pour lesquels la dépense n est pas en adéquation avec vos objectifs. Seriez-vous peut-être trop ambitieux? Si vous n êtes pas un fournisseur de premier plan, devriez-vous être moins payé pour du matériel? Dépensez-vous trop dans des produits qui ne profitent pas à votre marché? 1

3 Impliquez votre personnel Vous ne pourrez pas apporter toutes les solutions un contrôle efficace des coûts est aussi un jeu d équipe. Si vous employez du personnel, demandez-lui comment l entreprise pourrait réduire ses frais. Découvrez quels problèmes il rencontre, qui lui font perdre du temps ou des ressources. Récompensez ceux qui apportent les meilleures idées d économie. Vous devez obtenir l adhésion complète de votre équipe. Si vous envisagez de faire des licenciements, assurez-vous que votre communication avec les employés soit bonne et qu ils comprennent que votre démarche est vitale pour le bien-être de votre entreprise. Parlez à vos clients Fournissez-vous à vos clients des choses dont ils n ont pas vraiment besoin? La meilleure façon de le savoir est de leur demander. Présentez cela comme un moyen de s assurer qu ils sont satisfaits de ce qu ils ont acquis. Pourquoi payer pour un excès d emballage que le client ne veut ou ne désire pas, par exemple? Pourquoi servir une salade ou des frites à des gens qui ne les mangeront pas? Pourquoi envoyer aux clients des brochures coûteuses par voie postale alors qu ils ne les liront pas? Réduisez d abord votre consommation N écartez rien quand vous faites votre estimation initiale, car vous pouvez perdre de l argent à tous les niveaux certains plus évidents que d autres. Et une économie peut être réalisée rapidement et facilement sans affecter nécessairement la qualité et la performance de votre entreprise. Si vos dépenses dépassent de loin votre budget, regardez d abord là où l'épargne est la plus évidente. Parfois, réduire simplement sa consommation peut engendrer des changements significatifs. L énergie est un bon exemple : être certain que vos locaux ne sont pas éclairés ou chauffés pour rien peut engendrer d importantes économies. Des voyages inutiles (comme des livraisons ou des rendez-vous avec des clients) peuvent augmenter significativement vos frais de déplacement. Cherchez ensuite à économiser là où c est le moins évident Il y a certaines dépenses auxquelles on ne peut pas échapper ; néanmoins, ne considérez pas que tout a un «prix fixe». Essayez aussi de trouver des façons de rendre vos processus plus efficaces et voyez si une meilleure utilisation de la technologie peut aider. Demandez également à votre banque comment vous pouvez réduire les charges que vous lui payez. Vérifiez les factures de vos fournisseurs afin d être certain que vous ne payez pas trop cher. Investir dans des logiciels qui suppléeraient aux tâches que vous réalisez manuellement peut aussi vous faire gagner du temps et de l argent. Des achats en gros peuvent également réduire considérablement vos dépenses. 2

4 Épargner de l argent N écartez rien quand vous faites votre estimation initiale, car vous pouvez perdre de l argent à tous les niveaux. Concentrez-vous sur les ressources humaines Première chose importante à considérer : voir si des suppressions d emplois sont nécessaires, décision qui n est jamais facile à prendre. Rappelez-vous, ce sont les missions qui sont redondantes, pas les gens; vous devez uniquement prendre cette décision si vous n avez pas d autre choix (à savoir, l emploi n est plus viable). Externaliser certaines fonctions de votre entreprise (par exemple, la comptabilité, le recrutement ou la rémunération des salariés) constitueraient une solution moins coûteuse. Utiliser des freelances pourrait être la solution la plus rentable. Permettre au personnel de travailler de chez lui quand c est possible pourrait aussi réduire vos frais tout en assurant un rendement. Évitez de prendre des décisions difficiles ou mal vues Réduire ses coûts implique souvent de prendre des décisions pénibles, qui ne seront pas bien accueillies, surtout si cela signifie des licenciements, une diminution des heures, etc. Cela ne veut pas dire que vous pouvez vous décharger de vos responsabilités envers votre entreprise. Changer la manière de faire les choses est difficile et prend du temps, d'autant plus que vous devrez faire face à des résistances. Parlez avec vos fournisseurs Dites à vos fournisseurs que vous avez besoin de faire des économies et demandez-leur s ils peuvent améliorer leurs prix ou fournir un meilleur rapport qualité-prix. Si non, même si vous estimez vos relations avec eux, explorez d autres options. La prudence est de mise, bien sûr. Vous pourriez obtenir des prix plus bas, mais surtout une qualité et des services bien inférieurs. Ne vous focalisez donc pas juste sur le prix, concentrez-vous sur le rapport qualité/prix. Négocier trop fortement avec les fournisseurs existants peut avoir un effet contreproductif. Vous pourriez faire une meilleure affaire, simplement en laissant votre fournisseur récupérer des revenus perdus sur d autres commandes. Quand vous négociez avec des fournisseurs, les deux côtés doivent se sentir raisonnablement satisfaits, si la relation doit durer. Construire une relation forte et personnelle peut vous permettre de faire de bonnes affaires sur le long terme. Une autre option pour économiser : acheter des produits auprès d un nombre limité de fournisseurs. 10% Vous pourriez réduire votre consommation d énergie de 10% en introduisant des mesures d économie d énergie simples Moins de la moitié des petites entreprises sont ouvertes à d autres tarifs offerts par leur fournisseur d énergie Source : FSB 2014 Energy Survey Utiliser la fonction «économie d énergie» sur votre écran peut vous faire économiser 60 par écran par an 3

5 Pensez au futur Les dangers des économies inconsidérées Établissez de nouveaux budgets Épargner trop drastiquement ou à mauvais escient peut mettre votre entreprise dans une mauvaise position. La qualité de vos produits ou services peut en souffrir, ce qui pourrait se répercuter sur vos ventes. Le moral des «troupes» pourrait également s en ressentir, surtout si vous avez fait des licenciements ou des réductions dans les heures et les bonus. Prendre conscience que vous prenez des décisions difficiles pour le bien de l'entreprise peut certainement vous aider et votre communication avec les employés doit être bonne à tout moment. Dans le cas contraire, vous risquez de perdre de bons éléments. Certains propriétaires d entreprise réduisent tout de suite considérablement les budgets marketing quand il s agit de faire des économies. Mais, si c est fait imprudemment, cela peut sévèrement nuire à vos ventes et menacer la santé à long terme de votre entreprise. Avant de faire des économies, pensez minutieusement à toutes les implications que cela engendrera. 69% des propriétaires d entreprise ont vu une augmentation du coût des matières premières en % se sont plaints d'une baisse de la rentabilité en raison des coûts Prenez connaissance du chiffre d affaires prévu pour les 12 prochains mois et voyez la somme que vous pouvez utiliser pour faire fonctionner votre entreprise. Vos coûts d exploitation devraient être divisés en des budgets séparés afin que vous soyez capable de revoir aisément les prévisions précédentes. Dans le cas contraire, réfléchissez attentivement à la somme d argent dont vous avez besoin pour apporter aux fonctions de votre entreprise tout le nécessaire. Quand vous établissez des budgets, il n y a aucune raison d être avare ou trop généreux. Dès que des budgets réalistes ont été établis, vous devez les respecter si vous voulez contrôler vos dépenses. Créez un plan de réduction des coûts Maintenant, vous savez comment vous y prendre pour faire des économies, si vous voulez que votre entreprise reparte d'un bon pied. Fixez-vous des objectifs ; après, vous pourrez observer le résultat de vos efforts. Pour prévenir la réapparition de l'inefficacité, effectuez des contrôles réguliers de vos coûts (au moins chaque trimestre). Afin que vos finances restent au top, travaillez plus étroitement avec votre logiciel de comptabilité il peut vraiment vous aider à réduire vos coûts et à faire marcher votre entreprise plus efficacement. 63% ont signalé que l augmentation des coûts faisait stagner leurs ambitions de croissance Source: Forum of Private Business,

6 Cinq astuces pour faire de véritables économies : 01. Profitez de la gratuité dès que possible. Que pouvez-vous avoir gratuitement? Obtenez du mobilier gratuitement en les récupérant sur «La Donnerie» ou sur des entreprises de troc. Cherchez sur Internet des versions gratuites de logiciels qui sont normalement très onéreux. Voyez si des sociétés avec lesquelles vous traitez peuvent sponsoriser vos activités en offrant des biens en échange d une promotion de votre part. 02. Externalisez dès que possible. Chaque membre d une équipe a un coût élevé, peu importe le salaire que vous lui versez. Dès que possible, recourez à des freelances ou à des sociétés externes pour des fonctions comme l IT, la publicité, la comptabilité ou même l administration. 04. Gardez un œil quotidiennement sur l argent entrant et sortant. Vous ne devez pas être votre propre comptable, mais vous avez besoin de savoir, au centime près si nécessaire, quel argent entre et, surtout, sort chaque jour. Interrogez toutes vos dépenses ainsi que votre équipe particulièrement votre comptable afin de questionner vos dépenses et d'aller encore plus loin. 05. Comparez les prix au moins une fois par an et économisez. Cherchez à changer votre système de téléphone pour une technologie voip, utilisez un comparateur de services pour obtenir le gaz et l électricité à prix réduit, choisir la meilleure assurance, se débarrasser des produits d entretien et faire le job que vous et votre équipe faites. Peu importe ce que vous dépensez, obtenez-le pour moins cher! 03. Recourez au homeworking. Dans le même ordre d idée, envisagez sérieusement d'abandonner le bureau pour travailler de chez vous et contactez votre équipe par Skype, ou messagerie instantanée. Occasionnellement, louez un bureau pour un jour ou deux dans une société de location de bureaux temporaires. Pour en savoir plus : sage.be/business-advice Sage (UK) Limited KW 06/14 Paper from well managed forests 5

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