MMA. Processus de sauvegarde NOVAXEL pour les agents MMA Projet GED AGENT

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1 MMA Processus de sauvegarde NOVAXEL pour les agents MMA Projet GED AGENT Date 26 Juin 2015 Auteur(s) Henri Pierre Cubizolles / Sébastien Viozat Version 1.3 Référence Procédures de sauvegarde 28, rue Benoît Bennier Charbonnières-les-Bains - France Tél : +33 (0) Fax : +33 (0)

2 Sommaire 1. Objectif du document Sauvegarde des données Principe de fonctionnement Préconisation Organisation Restauration des données Préconisations et procédure Particularités Sauvegarde directe du répertoire de production Cas de la gestion multi bibliothèque / 8

3 1. Objectif du document Expliquer l organisation du programme Novaxel et de ses bases de données. Permettre la sauvegarde des bases de données Novaxel par l agent sur un support amovible (disque dur USB) Permettre la restauration des données suite à un incident grave. 3 / 8

4 2. Sauvegarde des données 2.1 Principe de fonctionnement Chaque bibliothèque Novaxel stocke ses données dans les bases suivantes : Novaxel.fdb est la base qui contient tous les critères de classement, ainsi que les éléments de configuration (utilisateurs, etc ) Volxxxxx.fdb (xxxxx est une valeur comprise entre et 99999) sont les fichiers contenant les documents compressés. Leur taille unitaire maximum livrée en standard est de 600 mo environ. Le fichier Novaxel.fdb, de par sa nature, est modifié à chaque utilisation. Il doit donc être sauvegardé tous les jours. Les fichiers volumes, eux, sont alimentés de la manière suivante : Au début, seul le Vol00001.fdb existe. Il est alimenté jusqu à concurrence des 600 mo indiqués dans la configuration. Lorsque cette taille limite est atteinte, un fichier Vol00002.fdb est créé et commence à être alimenté. Le volume Vol00001.fdb n est alors plus modifié par l applicatif. Il n est donc plus nécessaire de continuer à le sauvegarder. Il suffit de conserver une sauvegarde de ce fichier et de continuer à sauvegarder les fichiers Novaxel.fdb et vol00002.fdb. 2.2 Préconisation Un script est installé sur votre serveur qui, toutes les nuits, effectue une duplication du fichier Novaxel.fdb et des deux derniers volumes dans le répertorie F:\novaxel\sauvegarde\AGENCE MMA Cette opération nécessite d avoir une place disponible égale à la taille des bases sauvegardées. Elle permet, en fait, d effectuer : Une sauvegarde même si des personnes restent connectées Une vérification de l intégrité des bases avec ré indexation des données. Ceci permet une sauvegarde fiable des bases de données sur un support externe de votre choix. Vous pouvez vérifier la bonne exécution de celle-ci directement dans Novaxel : 4 / 8

5 Exemple : Votre base se nomme AGENCE MMA. Le répertoire F:\novaxel\bases\AGENCE MMA\ contient le fichier Novaxel.fdb qui sera réactualisé tous les jours ainsi que les deux derniers volumes. Au fur et à mesure de l évolution de la taille des bases, ce répertoire contiendra tous les volumes clos et archivés. Répertoire de production le 1 er mois : Novaxel.fdb en cours Vol00001.fdb en cours Répertoire de sauvegarde : Novaxel.fdb Vol00001.fdb A ce stade les deux fichiers présents sont réactualisés quotidiennement Répertoire de production le 6 ème mois : Novaxel.fdb en cours Vol00001.fdb clos/lecture seule Vol00002.fdb clos/lecture seule Vol00003.fdb clos/lecture seule Vol00004.fdb en cours Répertoire de sauvegarde : Novaxel.fdb sauvegardé tous les jours Vol00001.fdb ne change plus Vol00002.fdb ne change plus Vol00003.fdb ne change plus Vol00004.fdb sauvegardé tous les jours Les sauvegardes sur bandes ou sur autre support sont faites à partir du répertoire de réplication. Il s agit dans le cas d une sauvegarde sur disque, d une simple copie de fichiers du répertoire de réplication vers le disque de votre choix. Nb : Dans la mesure où vous conservez une sauvegarde des volumes clos, (dans notre exemple les trois premiers volumes) vous pouvez ne sauvegarder quotidiennement que le fichier Novaxel.fdb et les deux derniers volumes. 5 / 8

6 2.3 Organisation Il est nécessaire de sauvegarder les données sur des supports amovibles dont une copie est systématiquement conservée à l extérieur de l entreprise. Pour ceci sur le serveur vous trouverez dans F:\novaxel\script\ un script nommé : sauvegarde_novaxel_amovible.bat qu il vous faut copier sur le disque de sauvegarde USB en votre possession pour accueillir la sauvegarde de Novaxel. Attention vous devez disposer de suffisamment d espace disque sur celui-ci. Un simple double clique lance la copie sur cette unité. Comme pour toute sauvegarde, la multiplication des supports garantit la qualité des données : si un support est détérioré ou détruit, les supports restants permettront de conserver l intégrité des données sauvegardées. 6 / 8

7 3. Restauration des données 3.1 Préconisations et procédure Nous conseillons de ne restaurer les données uniquement que sur demande expresse du service assistance. Dans tous les cas, il est important de nous contacter pour tout dysfonctionnement observé lors de l utilisation du produit. La restauration de données est une manipulation simple qui permet de retrouver la situation exacte qui est celle de la date de la sauvegarde : toutes les données saisies depuis cette sauvegarde seront perdues. Pour restaurer des données, il suffit de recopier le contenu de la dernière sauvegarde dans le répertoire de production Novaxel F:\novaxel\bases\AGENCE MMA\ 7 / 8

8 4. Particularités 4.1 Sauvegarde directe du répertoire de production Dans le cas où la capacité du disque ne permet pas la conservation d une copie complète de la base de données, il est possible de sauvegarder directement le dossier de production. Pour cela il est nécessaire de déconnecter tous les utilisateurs de la base de données, puis d effectuer l opération de copie à partir du répertoire F:\novaxel\bases\AGENCE MMA\ Cette opération doit être effectuée le matin, après les opérations de maintenance et vérifications de la nuit. 4.2 Cas de la gestion multi bibliothèque Dans le cas où un audit est réalisé, il est possible que plusieurs bases de données, bibliothèques soient créées. Dans ce cas, le principe est le même, la différence résidant uniquement dans le fait que plusieurs répertoires existent dans le chemin F:\novaxel\bases\. 8 / 8

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