Le personnel. Guide de l utilisateur

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1 Guide Reference Livre 10 Gestion des ressources humaines Sécurité, contrôle des accès Vidéo surveillance via Internet Gestion d activités, Affichage d informations Distribution d heure synchronisée Audit, Conseil, Formation Développement d applications Assistance logicielle et technique Les Cheminots Lorrains 6 rue César Franck VANDOEUVRE LES NANCY Tél +33 (0) Fax +33 (0) Logiciel Référence Gestion des Temps de Présence et Absentéisme Guide de l utilisateur Le personnel Reference - Livre 10 Page 1 / 11

2 Guide Reference Livre 10 Table des matières Le personnel Le personnel Généralités Création d une Nouvelle Personne La Fiche du Personnel Les Contrats de Présence Les Paramètres d activation Le Cycle Reference - Livre 10 Page 2 / 11

3 10. Le personnel Généralités La table du personnel de Reference est une table pré formatée selon un nombre de fiches déclaré lors de l installation de l application, ou des mises à jour ultérieures. Cette notion de «Nombre de Fiches» est intégrée et codée dans le Code Licence attribué au client. Ce principe de table pré formaté exclue toute possibilité de création de nouvelle fiche à la demande, mais implique un principe d utilisation ou de réutilisation de fiches disponibles. L accès aux fiches disponibles passera par la désactivation du choix «Masquer le Personnel en Sommeil» mis à disposition dans le menu «Affichage» ou sur un clic droit puis «Masquer personnel en sommeil». Il est effet possible et conseillé de déclarer les fiches inutilisées «En Sommeil». Outre les 5 critères du personnel, la Notion de Fiche «En Sommeil» constitue un vrai critère de filtre dans les écrans et dans les éditions. Dans la barre de menu, cliquer sur Les Fichiers / Personnel La liste du personnel apparaît et affiche quelques éléments des informations saisies dans les fiches individuelles. Un clic droit fait apparaître le menu contextuel permettant d accéder aux choix «Modifier», «Historique», «Evènements», «Planning», ou «Anomalies». Sélectionner le choix «Modifier» ou effectuer un double clic sur le fiche sélectionner pour l ouvrir et ainsi permettre toute modification. Fiche Active (vert) : Personnel géré dans Reference Fiche Inactive (orange) : Personnel pas encore entré dans Reference Fiche Inactive (rouge) : Personnel sorti de Reference Fiche en Sommeil (jaune) : Personnel non géré dans Reference Le bandeau supérieur de la fenêtre fait apparaître le nombre de fiches actives et le nombre total des fiches générées dans l application. Reference - Livre 10 Page 3 / 11

4 10.2. Création d une Nouvelle Personne Création d une nouvelle personne Décocher la rubrique «Masquer le Personnel en Sommeil» dans le menu «Affichage» + Sélectionner une Fiche Disponible (en général déclarée en sommeil) dans la liste du Personnel Renseignements Généraux Liste des Contrats de Présence Fiche identité Affectation Début de Contrat Fin de Contrat Paramètres d Activation Badge En Sommeil? Gestion des Anomalies? Mot de Passe Individuel Autorisation Et Affichage Génération Planning Les Terminaux Groupe des Terminaux Autorisés Type d Affichage en Retour d Information Gestion des Anomalies? Mot de Passe Individuel Le Cycle Le Code Cycle La Semaine ou Le Jour de Départ La Date de Départ du Planning La Date de Fin de Planning Si Gestion des Compteurs Individuels Activation Individuelle des Compteurs Les Compteurs de l Application Activation Individuelle Les Champs Supplémentaires Libellés dans paramètres généraux Paramètres individuels Reference - Livre 10 Page 4 / 11

5 10.3. La Fiche du Personnel Ecran de saisie des informations associées à l individu. Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Photo de la personne, clic droit pour sélectionner l image Accès directe à l historique présence & absence de la personne Accès à la saisie des Evénements Accès directe au planning annuel Visualisation des anomalies de pointage Définition des accès autorisés (option) Reference - Livre 10 Page 5 / 11

6 Etape 6 Etape Les Contrats de Présence Un clic droit fait apparaître le menu contextuel permettant d accéder aux choix «Modifier un Contrat», «Ajouter un Contrat», ou «Supprimer un Contrat». Les choix «Modifier» ou «Ajouter» font apparaître l écran suivant :. Reference - Livre 10 Page 6 / 11

7 Matricule (Facultatif) Entrer ici un identifiant unique (30 caractères) qui permettra de mettre en place des liens avec des applications extérieures (interfaces paies). Nom Entrer ici le nom et prénom (50 caractères) de la personne associée à cette fiche Service : Critère 1 Sélectionner ici le service (Critère 1) auquel doit être affecté la personne. Catégorie : Critère 2 Sélectionner ici la catégorie (Critère 2) à associer à la personne. Statut : critère 3 Sélectionner ici le statut à associer à la personne. Département : critère 4 Sélectionner ici le département à associer à la personne. Mail Resp : critère 5 Sélectionner ici l adresse du responsable à associer à la personne. Début Entrer ici la date d entrée de la personne (Date du 1er Badgeage ou 1ère Date de Gestion) Fin Entrer ici la date de fin de contrat Les dates de Début et de Fin de contrat sont des vraies dates de Début et de Fin de Gestion : Aucun calcul ne sera effectué en dehors de la période de présence définie par ces dates. La Date de Début constitue une date d initialisation à zéro pour l ensemble des compteurs. Reference - Livre 10 Page 7 / 11

8 Les Paramètres d activation Le Type d Affichage La Date d Ancienneté Le Mot de Passe Individuel Le Badge Le Badge Saisie du badge en HEX Le Groupe de Terminaux Le Groupe de Terminaux Le type d affichage Le type d affichage est une combinaison constituée de 2 ou 4 compteurs qui, téléchargée sur le terminal, sera visible par le salarié lors des badgeages «Entrée/Sortie», ou lors des badgeages «Interrogation» effectués à l aide d une touche de fonction. En Sommeil Cette case à cocher permet d inactiver (de façon temporaire ou définitive) la fiche en cours. Une fiche en sommeil ne sera plus visible dans les écrans et éditions dès lors que les filtres concernant cette rubrique auront été activés («Masquer le personnel en sommeil» dans le menu affichage, ou encore «Exclure le personnel en sommeil» dans les écrans de filtre des éditions). De plus, tant qu une fiche sera déclarée en sommeil, elle ne subira aucun recalcule, et ce, quelques soient les dates d entrée et sortie déclarées dans le contrat en cours. Gestion des anomalies Cette rubrique, individuelle, permet de définir si oui ou non, et pour la fiche en cours, le système doit détecter et déclencher les anomalies gérées par l application. Ex : Pour des besoins de gestion d absentéisme, Une personne, peut très bien être affectée à une fiche active (Paramètre «En Sommeil» non coché) dans Reference et ne pas badger. Dans ce but et afin de ne pas déclencher des anomalies intempestives, il y aura lieu de décocher la case «Gestion des Anomalies». La Date d Ancienneté Cette rubrique n a aucune influence sur les calculs et les automatismes de gestion. Ce n est ni plus ni moins qu une zone d information à disposition pour les extractions et états par requête. Le Mot de Passe Individuelle Cette rubrique constitue une clé personnelle permettant d accéder à certains états standards ou spécifiques tels que l Etat détaillé des badgeages de Reference. En effet, lorsque cet état est lancé à l aide d un paramètre particulier, il peut être utilisé comme écran de consultation individuel accessible par mot de passe. Reference - Livre 10 Page 8 / 11

9 Ce mot de passe permet également d accéder au module de demande d absences RefCP. Le groupe «Les Terminaux» concerne les lecteurs de badges de type Captor, Kronos et Pyrescom. Le groupe «Les Terminaux UGT» concerne les terminaux de type UGT. 10. Le personnel Le Badge Il constitue l identifiant unique pour le terminal de badgeage. Cette zone alpha numérique peut recevoir 12 caractères maximum, et doit contenir la séquence exacte encodée sur la badge. Dans la plupart des cas, les badges sont encodés avec des codes alpha numériques de longueur identique, utilisant des «0» (Zéros) pour les caractères situés devant le N significatif, et ainsi arriver au nombre de caractères désirés. Ex : Pour une longueur de 5 caractères Le badge «10» sera encodé «00010», et Le badge «1» sera encodé «00001» Cette information vous sera transmise par notre service technique, ou si le système fonctionne déjà, consulter un badge déjà en service, et utiliser la même syntaxe. Le Groupe de Terminaux La notion de «Groupe de Terminaux» est paramétrée dans l application de communication «RefComme.exe», et permet de définir des listes de terminaux de badgeage sur lesquels le badge est autorisé à badger. C est donc ce «groupe» qui affecté au badge et donc à la fiche, autorisera ou non la personne a badger sur tel ou tel terminal. Reference - Livre 10 Page 9 / 11

10 Le Cycle Un cycle est la plus petite partie répétitive, définissable pour un rythme de travail donné. Ce cycle sera affecté à une personne, à partir d une date donnée, et pour une durée déterminée ou indéterminée. La date de départ devra être associée à une position de départ dans le cycle (Semaine ou Jour). La date de fin déterminera la fin de planification de la personne sur ce cycle. Enfin et Après positionnement des différents paramètres, le planning sera généré lors du clic sur le bouton Le Code Cycle La Semaine de départ du cycle La génération du planning La Date de Départ d Application du Cycle La Date de Fin d application du cycle Le Jour de départ du cycle Le Code Cycle Le code cycle déclaré ici correspond à l un des cycles paramétrés dans le fichier des cycles(vu précédemment dans ce document). Les Dates de Départ et de Fin Déterminent l amplitude de génération du planning lors de l appui sur le bouton. Dans la mesure où le planning doit être généré à l infini (Date de fin non prévisible), la date de fin ne sera pas renseignée, et conservera donc la valeur mise en place par défaut (Date correspondante à la fin de l historique formaté pour l année en cours ou l année suivante). La Semaine de Départ Les cycles sont généralement définis sur un nombre de jours multiples de 7. Pour une personne ayant un rythme de travail répétitif de semaine en semaine, le cycle sera défini sur 7 jours. Pour une personne travaillant selon un rythme 1 la première semaine, et un rythme 2 la deuxième semaine, le cycle sera défini sur 14 jours. Dans le cas d un cycle défini sur 14 jours, la semaine N 1 correspondra au 7 premiers jours du cycle, alors que la semaine N 2 correspondra aux 7 derniers jours du cycle. Reference - Livre 10 Page 10 / 11

11 La règle consistera à associer; et en fonction de la façon dont la personne doit travailler lors de sa première semaine ; la date de départ du cycle à l une ou l autre des deux semaines représentées dans le cycle (Semaine 1 ou Semaine 2). Ex : Semaine 1 Semaine 2 - Date de Départ = Mardi 01/06/2004 Si la personne travaille en Equipe Matin dans la semaine du 01/06/2004, la semaine de départ sera la «Semaine 1» Si Elle travaille en Equipe Après-Midi dans la semaine du 01/06/2004, la semaine de départ sera la «Semaine 2» Le Jour de Départ Si le cycle n est pas définis sur un nombre de jours multiples de 7, et que la notion de cycle ne plus être associée à une ou plusieurs semaines, il faudra donc redescendre au niveau de la journée, et ainsi associer la date de départ à un N de Jour dans le Cycle. Utiliser alors la zone d option correspondante pour permettre la sélection du N de Jour. La génération du planning Lorsque tous les paramètres de cycle auront été positionnés, il faudra alors cliquer sur le bouton. Dès la modification d un des paramètres du cycle, le bouton de génération clignotera afin d attirer l attention sur le fait que le planning doit être généré ou re-généré. La visualisation du planning individuel ainsi généré, sera possible par le biais du bouton/raccourci disponible en bas de la fiche du personnel. Important : Comme dans tous les écrans de Reference, Toutes les informations saisies dans cet écran seront réellement enregistrées après un clic sur le bouton. Reference - Livre 10 Page 11 / 11

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