1. L EQUIPE D ORGANISATION DU SALON MEDNAT & AGROBIO EXPO

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1 Guide de l exposant

2 TABLE DES MATIERES 1. L équipe d organisation du salon Mednat & Agrobio Expo 2 2. Calendrier Règlement des factures Service center et horaires du salon Installation des stands Raccordements électriques Sécurtité feu Ravitaillement pendant le salon Nettoyage Assurance Invitations et bons de réduction Cartes d exposants Parking exposants Formalités douanières.. 8 Bon de commande N 1 Stand 9 Bon de commande N 2 Electricité / Eau.. 10 Bon de commande N 3 Parking.. 11 Bon de commande N 4 Nettoyage Bon de commande N 5 Cartes d exposant

3 1. L EQUIPE D ORGANISATION DU SALON MEDNAT & AGROBIO EXPO Karelle Geyer, event manager Tél : kgeyer@mednatexpo.com Exposants français et internationaux Vadhana Khath, Chef de Projet Tél : vkhat@mednatexpo.com Exposants suisses Susanne Jerne, Cheffe de projet suisse M : +41 (0) sjerne@mednatexpo.com Geneviève Koch, attachée commerciale M : +41 (0) gkoch@mednatexpo.com Loïc Le Men, directeur technique Tél : llemen@spas-expo.com 2

4 2. CALENDRIER 5 mars Début des envois des invitations 20 mars Dernier délai pour les commandes des prestations techniques ( raccordements électriques, places de parking, cartes d exposants supplémentaires 2 avril Début du montage des structures de stands, montage des stands montés par 2019 des décorateurs 3 avril Accueil des exposants pour installation des stands à partir de 08h Distribution des badges à partir de 10h00. 4 avril Ouverture du salon à 09h avril Fermeture du salon à 18h00, début du démontage avril Fin du démontage exposant à 22h REGLEMENT DES FACTURES La facture d acompte doit impérativement être payée net et sans escompte dans les délais fixés. La direction du salon doit être en possession du paiement ou d une pièce justificative de paiement au plus tard à la date officielle du début d aménagement des stands, soit le 3 avril Faute de quoi, l organisation du salon sera autorisée à interdire à l exposant l accès aux locaux ou à faire évacuer le stand sans délai aux frais de l exposant. 4. SERVICE CENTER et HORAIRES du SALON Le service center est disponible pendant la période de montage pour répondre à toutes les demandes techniques liées aux stands (éelctricité, eau, nettoyage, etc ). Il se trouve dans le fond de la halle 36 et est joignable par téléphone au numéro suivant : Les macarons de parking pour les exposants étrangers seront à retirer au service center le 3 avril Voir bon de commande N 3 3

5 Horaires du salon Montage Salon Démontage Mercredi 3 avril h30 20h00 Jeudi 4 avril h30 09h00 09h30 19h00 Vendredi 5 avril h30 19h00 Samedi 6 avril h30 19h00 Dimanche 7 avril h30 18h00 18h00 22h00 5. INSTALLATION DES STANDS 1. Respecter la surface attribuée, ne pas déborder dans les couloirs ou les stands voisins 2. Respecter les locaux (interdiction d utiliser les parois de la halle ou les structures du plafond pour fixer quoi que ce soit. 3. Interdiction de faire des trous dans le sol ou dans les murs 4. Ne pas oublier dans la décoration du stand de faire figurer au moins une fois la raison sociale du stand afin de renseigner le visiteur 5. Rendre la surface attribuée, propre et en bon état, telle que reçue. Toute détérioration fera l objet d une facturation 6. RACCORDEMENTS TECHNIQUES Pour tout raccordements techniques commandées (électricité, eau, internet) il est impératif de faire parvenir un shéma de stand au service technique du salon. (Loïc Le Men : llemen@spas-expo.com) voir bon de commande N 2 page SECURITE FEU Extrait des directives de construction de stands : Inflammabilité des matériaux de construction de stand et d aménagement intérieur / décoration. Les matériaux utilisés sur le stand doivent satisfaire aux exigences minimales de protection contre l incendie suivantes : AEAI indice d incendie 5.2 (RF2) et/ou EN B-s2, d0 (difficilement inflammable) pour tous les éléments sollicités statistiquement tels que piliers, poutres, sols, murs, plafonds, escaliers, parapets, garde-corps, etc Seul l emploi de matériaux difficilement inflammables classe 5.2 (RF2) et ne produisant pas de goutte incandescente lorsqu ils brûlent sont autorisés pour les décorations indépendantes dans ou à l extérieur des constructions de stands. 4

6 L utilisation d attaches de câbles doit supporter la charge maintenue et résister aux contraintes incendies. Feuillus et conifères en pot ne peuvent être utilisées qu avec une motte humide. Bambous, roseaux, foin, paille, mulch d écorce, tourbe ou matériaux analogues ne sont pas autorisés, sauf traitement contre le feu : ignifugation. Les matériaux ne doivent produire, ni gouttes incandescentes, ni gaz toxiques ou brûlant. Un certificat de contrôle mentionnant la classe du matériau et les caractéristiques exigées du matériau peut être demandé à tout moment. L utilisation de matériaux qui ne répondent pas aux exigences ci dessus est soumise à autorisation de l organisation. 8. RAVITAILLEMENT PENDANT LE SALON Ravitaillement Toute les halles sont verrouillées et sous surveillance de 19h00 à 09h00. Pour accéder au salon en dehors des heures d ouverture, veuillez adresser votre demande par courriel à la direction technique du salon : (loic le men, llemen@spas-expo.com). Seuls les véhicules, en possession d un macaron de livraison pourront accéder au parking supérieur (extérieur). A commander avec le formulaire PLACE DE PARKING, page 11 Circulation Prohibée dans l enceinte du salon. Autorisée en périphérie de hall pour livraison le matin entre 7h30 et 9h00 Parking Accès pour les exposants dès 8h00 souterrain Entrée des Dès 8h30, Halle 36 par les jardins. exposant 9. NETTOYAGE ET STOCKAGE Le nettoyage de stands incombe à chaque exposant, les emballages vides et autres déchêts doivent être placés dans les containers mis à disposition. Tout dépôt dans les allées est strictement interdit. Le formulaire de commande pour le nettoyage est page 12. Pour tous les besoins de stockages divers (dont emballages vides), location de matériel de manutention, de manutentionnaires, veuillez contacter Madame Sabine Annen-Henchoz de la société FRIDERICI au ou bien par courriel : beaulieu@friderici.com 5

7 10. ASSURANCE L assurance de tous les biens d exposition et des aménagements de stand contre les dommages et les pertes pendant un salon et pendant le transport, ainsi que la souscription d une assurance responsablilité civile, sont obligatoires pour tous les exposants. Sur demande, l exposant peut être assuré contre ces risques dans le contrat collectif de la société SPAS, organisatrice du salon. Dans ce cas, l exposant doit remplir le formulaire «demande d assurance» et le faire parvenir à la direction du salon au plus tard deux semaines avant le début du salon. L exposant fixe lui même le montant de la somme assurée. Une attestation d assurance lui sera remise ensuite. Les primes sont avancées à la compagnie d assurance par la SPAS et facturées à l exposant sur la facture finale. Les exposants qui sont déjà suffisement assurés sont tenus de présenter à la direction du salon une déclaration de renonciation à l assurance au plus tard deux semaines avant le salon, faute de quoi, ils seront automatiquement assurés contre les risques mentionnés cidessus. 11. INVITATIONS ET BONS DE REDUCTION Prix de l invitation 100 invitations gratuites sont incluses dans la taxe d inscription Pour toute commande d invitations supplémentaires, merci de contacter le service commercial : sjerne@mednatexpo.ch 100 invitation supplémentaire : CHF (+7.7% TVA) Gratuit Prix du bon de réduction Commande Par mail à sjerne@mednatexpo.ch avant le 25 mars 2019 Remarque : passé ce délai, d autres invitations seront disponibles, mais nous ne garantissons pas la personnalisation 6

8 12. CARTES D EXPOSANTS Ces cartes vous seront émises gratuitement et distribuées au SERVICE CENTER selon le barème suivant : < à 4 m2 2 cartes De 5 à 9 m2 3 cartes De 10 à 18 m2 5 cartes > à 19 m2 10 cartes Ces cartes sont incluses dans votre location et elles vous seront envoyées automatiquement. Il n est pas nécessaire de les commander. Des cartes supplémentaires peuvent être commandées grâce au bon de commande N 5 page 13. Elles seront facturées 27.- CHF, l unité (+7.7% TVA). 13. PARKING EXPOSANTS Il est interdit de rentrer dans les halles avec un véhicule à moteur ou une remorque. Parking extérieur P42 est uniquement réservé aux camions et véhicule de plus de 1.90 m de hauteur uniquement. Accès en surface en prenant un ticket aux barrières à payer aux caisses du parking situées à l'extérieur ou à l'entrée piéton lors de votre départ. L accès en surface extérieur est sous réserve du nombre de places disponibles, merci de respecter les consignes de l'agent de circulation SECURITAS sur place. Sortie par la sortie indiquée par les panneaux SORTIE Parking extérieur ENTREE Parking extérieur 7

9 Carte parking souterrain (pour le véhicule de moins de 1.90 m de hauteur), valable 1 jour pendant le montage, si vous dépassez 9h de parcage. Parking : Souterrain Fondation de Beaulieu Prix : HT CHF 25.- (+7.7% de TVA) En-dessous du temps de parcage de 9h, nous vous recommandons de prendre un ticket à la borne et de payer aux caisses du parking situées à l'extérieur ou à l'entrée pieton. Les commandes de cartes de parking se font grâce au bon de commande page 11. Le site ne propose qu un nombre limité de places. Pour cette raison, nous vous prions de commander votre macaron le plus tôt possible. Il vous sera remis en même temps que vos cartes d exposant au SERVICE CENTER. Le parking BEAULIEU nous propose 200 places au maximum. Une alternative existe au parking du Vélodrome. 1. FORMALITÉS DOUANIERES La fondation Beaulieu ne dispose plus de bureaux de douanes, ni de transitaire sur sont site. Toutes les formalités douanières doivent être raitées entièrement et impérativement en frontière. Nous vous prions de bien vouloir consulter les horaires des bureaux douaniers les plus proches : Vallorbe : 720&lang=2 centrale.lausanne-pogfr@ezv.admin.ch Tél : Bardonnex : 322&lang=2 centrale.bardonnex-pdf@ezv.admin.ch Tél : Il est également possible de faire une auto déclaration écrite, vous trouverez plus d informations en cliquant sur le lien ci-dessous : Pour garantir des formalités aux normes, nous vous suggérons de prendre contact avec un transitaire afin de préparer au mieux votre venue et votre départ en Suisse. 8

10 BON DE COMMANDE N 1 PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES STAND Un supplément de 300 CHF sera perçu pour toute commande passée après le 26 mars 2019 Nom ou Raison Sociale : Responsable : Adresse : Code Postal : Ville : Pays : Stand N : DESCRIPTIF QUANTITÉ TARIF UNITAIRE TOTAL Cloison supplémentaire * (1m large x 2,40m haut) Réserve personnelle de 1m 2 prise sur le stand * (0,95m x 0,95m avec porte fermant à clé) Enseigne supplémentaire (commande possible jusqu au 26 mars maximum Spot supplémentaire (Compteur obligatoire cf. formulaire) Rail de 3 spots (Compteur obligatoire cf. formulaire) Table (dimensions 1,23m x 0,83m) Chaise 85 CHF 305 CHF 55 CHF 55 CHF 165 CHF 80 CHF 42 CHF TOTAL HT * PLAN D IMPLANTATION OBLIGATOIRE CROQUIS DE VOTRE STAND avec localisation précise du matériel commandé TVA 7 % TOTAL TTC L ordre de virement à SPAS Organisation doit être joint à la commande. Fait à, le Signature et Cachet A ENVOYER PAR MAIL à : llemen@spas-expo.com 9

11 BON DE COMMANDE N 2 ÉLÉCTRICITÉ / EAU / INTERNET Un supplément de 300 CHF sera perçu pour toute commande passée après le 26 mars 2019 Nom ou Raison Sociale : Responsable : Adresse : Code Postal : Ville : Pays : Stand N : RAPPEL : Un branchement électrique ne peut alimenter qu un seul stand. Tout déplacement est facturé. DESCRIPTIF QUANTITÉ TARIF TOTAL BRANCHEMENT ELECTRIQUE PRINCIPAL CONSOMMATION INCLUSE Compteur 3 kw Compteur 6 kw Compteur 10 kw 506 CHF 656 CHF 931 CHF BRANCHEMENT D EAU Raccordement à un appareil 662 CHF INTERNET sur devis TOTAL HT Croquis du stand avec localisation du compteur. Tout déplacement de compteur sera facturé 100 CHF TVA 7,7% TOTAL TTC L ordre de virement à SPAS Organisation doit être joint à la commande. Fait à, le Signature et Cachet A ENVOYER PAR MAIL à : llemen@spas-expo.com 10

12 BON DE COMMANDE N 3 PARKING Nom ou Raison Sociale : Responsable : Adresse : Code Postal : Ville : Pays : Stand N : Si vous ne venez que pour votre déchargement, vous pouvez opter pour la solution de prendre un ticket à la borne (valable pour le parking souterrain mais également pour les espaces extérieurs) et le payer après déchargement du matériel. La première heure est gratuite. C est une solution idéale quand on ne reste pas longtemps, notmment pour les périodes de montage et de démontage. DESCRIPTIF QUANTITÉ TARIF TOTAL SORTIE UNIQUE Ticket valable une seule fois 25 CHF 4 jours du 04 au 07 mars inclus 100 CHF 5 jours du 03 au 07 mars inclus 125 CHF TOTAL HT TVA 7,7% TOTAL TTC L ordre de virement à SPAS Organisation doit être joint à la commande. Fait à, le Signature et Cachet A ENVOYER PAR MAIL à : llemen@spas-expo.com 11

13 BON DE COMMANDE N 4 NETTOYAGE Un supplément de 300 CHF sera perçu pour toute commande passée après le 26 mars 2019 Nom ou Raison Sociale : Responsable : Adresse : Code Postal : Ville : Pays : Stand N : DESCRIPTIF QUANTITÉ nombre de m2 TARIF TOTAL Nettoyage avant ouverture Nettoyage quotidien du stand Nettoyage avant ouverture et quotidien 5 CHF / m2 10 CHF / m2 15 CHF / m2 TOTAL HT TVA 7,7% TOTAL TTC L ordre de virement à SPAS Organisation doit être joint à la commande. Fait à, le Signature et Cachet A ENVOYER PAR MAIL à : llemen@spas-expo.com 12

14 BON DE COMMANDE N 5 CARTES D EXPOSANT Nom ou Raison Sociale : Responsable : Adresse : Code Postal : Ville : Pays : Stand N : QUANTITE TARIF UNITAIRE TARIF TOTAL CARTE EXPOSANT (BADGE) 27 CHF TOTAL HT TVA 7,7% TOTAL TTC L ordre de virement à SPAS Organisation doit être joint à la commande. Fait à, le Signature et Cachet A ENVOYER PAR MAIL à : llemen@spas-expo.com 13

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