TABLEUR. Présentation

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1 Principes de base FORMATION TABLEUR - Espace Libre /02/08 p.1/9 TABLEUR On ouvre Calc en passant par le menu K Bureautique Contrairement aux tableaux réalisés avec un traitement de texte, le tableur Calc permet d'effectuer des calculs. Cliquer dans la case choisie, par exemple C3. Écrire dans la cellule puis valider avec la touche Entrée. On se retrouve dans la case du dessous. Pour passer dans la cellule de droite, utiliser la touche TAB. Pour revenir en arrière: Touches SHIFT + TAB. (Note: SHIFT est aussi appelée MAJ en français) Pour sélectionner une colonne, cliquer sur sa lettre, en haut ; pour une ligne, sur le chiffre, à gauche. Déplacement dans les cellules Le raccourci clavier CTRL + permet d'aller dans la première cellule du tableau CTRL + Fin va dans la dernière cellule. Note: CTRL + SHIFT + Fin sélectionne le tableau. Présentation La mise en forme des caractères se fait de la même manière que sous un Traitement de texte, grâce aux boutons de formatage. Ne pas oublier de sélectionner les caractères ou les cellules pour agir dessus. Le quadrillage visible à l'écran est virtuel. Par défaut, les tableaux n'ont pas de bordures. Sélectionner les cellules concernées. (Pour sélectionner une colonne, cliquer sur sa lettre, en haut) Menu Format > Cellule onglet Bordure Activer toutes les bordures Bordures différentes pour le contour et l'intérieur Choix du style de bordure Aperçu Ombre portée Fusion de cellule Sélectionner les cellules à fusionner. VALIDER Cliquer sur le bouton La cellule du haut est fusionnée à partir de 2 cellules Si le titre du tableau est une cellule fusionnée sur toutes les colonnes du tableau, on peut sélectionner tout le tableau en cliquant-glissant vers le bas depuis la cellule fusionnée.

2 FORMATION TABLEUR - Espace Libre /02/08 p.2/9 Angle et alignement du texte Pour changer l'angle du texte: Menu Format > Cellules - Onglet Alignement Cliquer sur le petit rond bleu à côté de ABCD et changer la valeur d'angle. Valider par OK. Élargir une colonne 2 méthodes 1. Dans la barre du haut comprenant les lettres des colonnes, se placer à cheval entre la colonne à élargir et la suivante. Quand une double flèche apparaît, cliquerglisser jusqu'à la largeur désirée (idem pour une ligne, dans la barre de gauche comprenant les chiffres) L'alignement vertical peut être changé dans la partie Alignement du texte, juste au-dessus, à droite. Par défaut, le texte est en bas. On peut ici le mettre au milieu ou en haut en déroulant le petit menu. 2. Menu Format > Colonne > Largeur Changer la valeur indiquée Cliquer sur OK. (Pour les lignes: Format > Ligne > Hauteur) Format de la page Le menu Fichier > Aperçu permet de visualiser l'aspect de la page avant l'impression. Un bouton Fermer l'aperçu permet de sortir de ce mode de visualisation. Lorsque l'on a un tableau très large, se rendre dans le menu Format > Page Onglet Page. Mettre en format Paysage en cliquant dans la bouton radio adéquat. Pour adapter à la taille de la page, dans l'onglet Classeur, changer le Mode Échelle, comme ici. En-tête 1. Dans le menu Format > Page Onglet En-tête, l'en-tête est activé par défaut. 2. Pour le changer, cliquer sur le bouton Éditer. 3. Remplacer Feuille 2 par l'intitulé désiré. Taper simplement sur Entrée pour passer à la ligne. Ajouter au besoin des champs comme la date, par exemple. 4. Valider par OK.

3 Autoformat FORMATION TABLEUR - Espace Libre /02/08 p.3/9 Sélectionner le tableau. Menu Format > Autoformat Sélectionner le modèle. Cliquer sur OK. Feuilles En cliquant sur l'onglet Feuille 2, en bas à gauche, on peut réaliser un nouveau tableau dans le même fichier. La barre d'état, en dessous, permet de savoir sur quelle feuille on est, entre autres. On peut renommer la feuille en double-cliquant sur son nom. Donner le nouveau nom dans la boite de dialogue et cliquer sur OK. On peut changer l'ordre des feuilles en les glissant-déplaçant vers la gauche ou vers la droite. Pour supprimer une feuille, faire un clic droit sur son nom puis confirmer avec le bouton OUI. Blocage de lignes et de colonnes Sur un grand tableau, on peut bloquer les lignes et les colonnes contenant les titres du tableau et permettre au reste de défiler. Se placer dans une cellule, juste à côté des cases qu'on veut bloquer. Menu Fenêtres > Fixer. Pour revenir à l'affichage classique, recliquer sur le même menu pour le décocher. Format de cellule On peut attribuer un format spécifique à une ou plusieurs cellules. Par exemple, si l'on veut mettre des valeurs en, on cliquera sur l'icône Format numérique: monnaie: Pour d'autres formats Se rendre dans le menu Format > Cellules Onglet Nombres Choisir la Catégorie (ici: Monétaire) Dérouler la liste des différents formats (ici: Français) en cliquant sur le petit triangle.

4 FORMATION TABLEUR - Espace Libre /02/08 p.4/9 Calculs Incrémentation L'incrémentation permet de reproduire une fonction (une somme ou une date, par exemple) sur les cellules suivantes, soit verticalement, soit horizontalement. 1. Cliquer-glisser le petit carré noir vers la droite (ou vers le bas) quand le curseur prend la forme d'une croix. 2. Un cadre rouge indique la zone incrémentée. Lâcher le bouton de la souris. C'est fait! On peut interrompre et reprendre une incrémentation. Cas d'une fonction: Faire le calcul dans la première case uniquement (voir plus loin). Incrémenter pour que le mode de calcul soit répercuté dans les cases suivantes, avec les autres valeurs de chaque ligne. Somme automatique Se positionner à l'endroit où doit se situer le total, en dessous des chiffres à additionner par exemple. Cliquer sur le bouton La plage de cellules concernées est choisie automatiquement (en bleu) Taper sur la touche Entrée pour obtenir le résultat. Somme + choix d'une plage de cellule 1. Cliquer dans la cellule du total. 2. Ecrire = 3. Dérouler le menu des 4. Cliquer sur SOMME. La fonction s'affiche sans choisir de plage de cellules. 5. Cliquer-glisser autour de la plage de cellules désirée. La plage choisie s'affiche. 6. Valider par Entrée. fonctions. Le même processus s'applique aux fonctions MOYENNE, MIN (valeur minimum), MAX (valeur maximum).

5 FORMATION TABLEUR - Espace Libre /02/08 p.5/9 Opérations manuelles Les opérations de soustraction, de multiplication et de division n'existent pas automatiquement. Il faut les préparer manuellement. 1. Se positionner dans la cellule du total. 2. Taper le signe = sur le clavier 3. Cliquer dans la première case. 4. Taper le signe sur le pavé numérique. 5. Cliquer dans la 2 ème case. 6. Taper sur la touche Entrée pour obtenir le résultat. Faire de même pour d'autres opérations: Utiliser le signe * pour la multiplication et / pour la division Note: Lorsqu'un tableau nécessite plusieurs opérations identiques sur une colonne ou une ligne, il suffit d'effectuer l'opération manuelle dans la première case puis d'incrémenter pour obtenir les autres totaux. Pourcentages et TVA Le bouton permet de mettre une colonne en pourcentage, si elle est sélectionnée (Cliquer sur sa lettre) Le calcul du prix TTC se fait par une opération manuelle (voir ci-dessus): = Prix HT + Prix HT * TVA. Taper Entrée pour obtenir le résultat, et au besoin, incrémentez-le. Note: Pour incrémenter un pourcentage, écrire le même taux dans les 2 premières cases, sinon ça ne marche pas. Valeur absolue Par défaut, l'incrémentation ajoute 1 à tous les éléments d'une opération, comme dans le tableau ci-contre. C4*C1 C5*C2 C6*C3 Si l'on incrémente la multiplication du prix HT avec le taux de TVA, on obtient donc un mauvais résultat (penser à taper Entrée auparavant!). Lorsque dans un calcul, un des éléments doit conserver toujours la même valeur lorsque l'on incrémente, on doit le transformer en valeur absolue. Une fois le taux de TVA (ici: A2) tapé, appuyer sur les touches SHIFT + F4. Le taux de TVA se transforme en valeur absolue (= valeur bloquée), indiquée par le signe $. Cette fois, l'incrémentation donne le bon résultat. Si l'on change le taux de TVA (dans la case A2), la nouvelle valeur est répercutée dans tous les calculs utilisant cette valeur absolue.

6 FORMATION TABLEUR - Espace Libre /02/08 p.6/9 Tri des données Les boutons de tri des données permettent de trier selon la première colonne, par ordre croissant ou décroissant. Le menu Données > Trier permet de trier les données de n'importe quelle colonne: 1. Sélectionner quelques-unes des colonnes et appeler le menu Données > Trier. 2. Dérouler le petit menu et cliquer sur le champ à trier (Sur l'exemple, les noms) 3. Ici, les noms sont triés par ordre alphabétique. Auto Filtre Si l'on veut afficher seulement certaines lignes en fonction de critères précis (dans notre exemple, seulement les personnes qui habitent le département 75), on sélectionne les colonnes à filtrer (à l'exception des cellules fusionnées), puis Menu Données > Filtre > Autofiltre. Une petite flèche apparaît à droite du champ à filtrer. On déroule le menu depuis cette flèche et on clique sur les données qui nous intéresse. Seuls s'affichent les lignes correspondant aux données choisies. Pour retrouver toutes les données, cliquer sur la flèche (qui est devenue bleue) puis sur Tout. Pour supprimer l'autofiltre, resélectionner les colonnes puis utiliser le menu Données > Filtres > Masquer l'autofiltre. Filtre standard En cliquant sur la flèche de l'autofiltre puis sur Standard (ou en passant par le menu Données > Filtre > Filtre standard si vous n'avez pas utilisé l'autofiltre) s'affiche la boite suivante, qui permet de trier avec 2 filtres: Choisir entre ET et OU selon les besoins. A la fin, VALIDER Choisir les champs Ecrire les valeurs désirées Dans notre exemple, on cherche les personnes qui habitent dans le 75 et dans le 92. Comme elles ne peuvent habiter à la fois dans le 75 et dans le 92, c'est le lien OU qui a été choisi.

7 FORMATION TABLEUR - Espace Libre /02/08 p.7/9 Validité et protection Validité Dans un tableau que l'on change fréquemment en particulier, pour limiter les risques d'erreur, on peut indiquer une limite supérieure que ne doit pas dépasser la valeur tapée. Sélectionner la plage de cellules concernées. Menu Données > Validité Onglet Critères 1. Choisir Nombre entier 2. Les données autorisées seront inférieures ou égales au chiffre indiqué. 3. Limite supérieure à ne pas dépasser 4. Dans l'onglet Message d'erreur, cocher la 1 ère ligne. 5. Lorsque l'on entre un chiffre supérieur à 20 et qu'on tape Entrée, ce message d'erreur apparaît. Cliquer sur OK remet le chiffre original. Protection des cellules Lorsque plusieurs personnes utilisent un fichier, on peut protéger un tableau tout en autorisant la saisie dans certaines cellules. Par défaut, les cellules sont verrouillées. Pour les déverrouiller, les sélectionner, puis aller dans le menu Format > Cellules Onglet Protection. Décocher Verrouiller. Cela signifie qu'on pourra ensuite changer cette plage de cellules mais pas le reste. Menu Outils > Protection > Feuille Écrire 2 fois le mot de passe. Cliquer sur OK. Si l'on veut supprimer ou modifier une autre cellule que celles que l'on a autorisées, cela ne marche pas. Pour pouvoir de nouveau effectuer des modifications ou des suppressions, aller de nouveau dans le menu Outils > Protection > Feuille. Taper le mot de passe puis OK. Il est maintenant possible de changer n'importe quelle cellule.

8 FORMATION TABLEUR - Espace Libre /02/08 p.8/9 Test logique Le test logique permet de vérifier si une condition est vraie. Si elle est vraie, on effectuera une action; si elle est fausse, une autre. Par exemple, on souhaite donner une prime de 1000 euros aux vendeurs qui ont vendu plus de 6 produits. Se placer dans la première cellule de la colonne des primes (dans notre exercice: C3) - Ecrire: =SI( C3>=6 ; 1000 ; 0 ) test logique ou évènement vrai faux >= signifie Supérieur ou égal. Il remplace Si on souhaite écrire du texte, le mettre entre guillemets. Exemple: =SI(C3>=6; «bravo»; «nul») Appuyer sur Entrée puis incrémenter Condition double Dans notre exemple, on veut donner 1000 euros de prime à ceux qui ont vendu plus de 6 produits et 2000 euros à ceux qui en ont vendu plus de 10. La formule sera la suivante: =SI(C3> = 6; SI(C3> = 10;2000;1000) ; 0 ) 2 conditions différentes vrai faux Cette fois, on veut donner 2000 euros à ceux qui ont vendu plus de 10 produits (quantité: colonne C) et qui habitent le département 93 (Dept: colonne A). La formule est alors: =SI(ET(C3>=10;C1=93);2000;0) On pourrait dans certains cas utiliser de la même façon la fonction OU. Cocher Condition 2 Choisir le style approprié à la condition. Mise en forme conditionnelle On veut mettre dans une couleur certains résultats (par exemple en rouge ceux qui n'ont pas obtenu de prime) et dans une autre couleur d'autres résultats (en vert ceux qui ont 2000 euros ou +) Menu Format > Style et formatage Clic droit sur Résultat Modifier Onglet Arrière-plan Cliquer sur du vert. On l'associera à la prime 2000 ou + Même processus sur Résultat 2. Cliquer sur un carré rouge. On l'associera à de 1000 euros. Valeur mini ou maximum Menu Format > Formatage conditionnel. Suivre le modèle: Une fois tous les champs remplis, valider avec OK

9 FORMATION TABLEUR - Espace Libre /02/08 p.9/9 Tableaux croisés dynamiques Cela consiste à faire une extraction de certaines données dans un tableau complexe. Par exemple, on souhaite faire une répartition des salaires par sexe, puis par fonction. 1. Sélectionner le tableau - Menu Données > Pilote de données > Démarrer. 2. Cocher Sélection active puis OK. 3. Glisser les intitulés dans les champs en fonction de l'extraction recherchée. 4. Valider par OK. Un petit tableau apparaît en dessous du premier, avec seulement les critères choisis. Note: Placer des données dans le champ de page permet de séparer les différentes données par page (par exemple une profession par page). Pour masquer une colonne du tableau, cliquer sur le cellule de titre puis Menu Format > Colonne > Masquer. Pour la réafficher: Format > Colonne > Afficher. Diagrammes et graphiques Sélectionner les colonnes. Le bouton ouvre une boite de dialogue en plusieurs étapes: 1. Choisir diagramme camembert (=Secteur) ou graphique baton (= Colonne) Cliquer sur Suivant. 2. Cocher disposition en lignes ou en colonnes - Suivant 3. Cliquer sur Suivant. 4. Mettre un titre. Clic sur Terminer. Agrandir ou rétrécir le graphique grâce aux petits carrés noirs - Déplacer le graphique en cliquant-glissant depuis son centre Effacer: Sélectionner (des poignées vertes apparaissent) puis touche SUPPR.