Handicap International - Séminaire des Missions Sociales - juin ACTES

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Rémi Couture
il y a 8 ans
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1 Les retours du terrain peuvent se faire par l'intermédiaire du desk au «manager de l alliance», par l'intermédiaire du RASTA, ou encore la collecte de données de bénéficiaires (noms des principaux partenaires dont les relations pourraient potentiellement être augmentées). Les fiches d'information doivent être explicites sur l objectif de l alliance et doivent être communiquées en interne. Il est important de mettre en place une communication interne plus efficiente. Il est nécessaire de développer un système/cadre commun de responsabilité. b- Atelier 2 : Redevabilité et gestion des risques : nos priorités Les partenariats Les participants font les observations suivantes, et identifient les contraintes et difficultés rencontrées pour respecter des cadres contractuels avec les partenaires. Les conditions/politiques d établissement des partenariats Maîtrise insuffisante de la politique partenariale de Handicap : le Guide Partenariat (2009) est insuffisamment connu et utilisé Difficultés à définir les responsabilités (et cadre de gestion) en matière de sécurité avec les partenaires Définition du partenaire/bénéficiaire : plus contextualiser les politiques de Handicap - Trop grand nombre de partenaires/ diversité des partenariats (pas de stratégies à long terme, besoin d accompagnement diversifié) - Montage tardif des partenariats Contraintes bailleurs excessives Différents types de gestion entre partenariats avec des ONG et partenariats institutionnels Formaliser, actualiser une doctrine «maison» afin de développer des outils et la formation adaptée - Etablir une définition claire de la «responsabilité» de Handicap envers les partenaires - Inclusion des responsabilités et d un cadre de gestion sécurisé dans l accord cadre Etablir une définition large mais partagée S engager avec des partenaires sur le moyen terme : - meilleure implication dans le montage de projets, - impact plus fort sur la structure du partenaire (pour une meilleure autonomie). Mettre en place des réunions de coordination Aide pour les particularités et les différents modes de gestion 37

Il est important de mettre en place une communication interne plus efficiente. Il est nécessaire de développer un système/cadre commun de responsabilité.

2 Le statut, l organisation du partenaire, sa performance - Niveau d organisation des partenaires, compréhension des attentes (complexité de mise en œuvre, rapports financiers et narratifs ) - Les capacités et le niveau de maîtrise des partenaires sont souvent insuffisants, alors même que le suivi par Handicap est difficile ou limité. - Compréhension des dépenses éligibles et visibilité - La compréhension et l application des règles sont difficiles (règles bailleurs, règles de Handicap : politiques institutionnelles/ Sécurité/ Finance-Comptabilité/ Logistique) - Complexité et lourdeur des contraintes Handicap (mauvaise connaissance des règles de gestion) - Règles de gestion différentes des partenaires (justification des dépenses, obtention des pièces comptables, suivi financier) - Respect des délais dans l élaboration des rapports, Respect des obligations financières - L appropriation des règles (différences culturelles, règles locales ) - Formation des partenaires (information sur les règles du bailleur de Handicap ) - Ajustement des procédures pour partenaires - Le suivi et l appui aux partenaires doivent faire l objet d un volet de la programmation + liens avec les Programmes annuels (COP). - Revue trimestrielle ou mensuelle, bilan pour un recadrage, séances de restitution - Allègement des procédures et contraintes administratives - Développer le contrôle avec des règles simplifiées - Recours à des services consultants externes pour un appui et un contrôle - Etablir des accords de partenariat «standards» - Guide de formation pour les partenaires sur les règles Handicap / bailleurs - Attestation/Audit du partenaire - Exposer directement le partenaire aux exigences de redevabilité du bailleur 38

- Compréhension des dépenses éligibles et visibilité - La compréhension et l application des règles sont difficiles (règles bailleurs, règles de Handicap : politiques institutionnelles/ Sécurité/

3 Les capacités de Handicap pour un suivi/ un accompagnement/ un contrôle - Guide de Handicap arrêté depuis 2008, procédures très cadrées et uniquement administratives (pour les finances et la logistique) - Problème de suivi : les factures de moins de 1000 euros n ont pas besoin d être justifiées - Contrôles internes : trop de temps passé à la validation de dossiers pour Handicap Cadrer les rôles et responsabilités de chaque partenaire : - durée trop longue pour arriver à la validation de MoU par le siège - lourdeur des outils de Handicap (notamment les contrôles à mettre en œuvre), - considération des partenaires comme fournisseur d activité. - Assurer des procédures communes pour les administrateurs et la logistique : présentation de dépenses identiques à plusieurs bailleurs - Cadrage des communications conjointes et séparées : implication à un niveau d image, politisation Pour une AN les problèmes sont : - le manque d information : sur les contrats de partenariat, feedback sur les difficultés et solutions trouvées au cours du cycle de vie du partenariat - la prise en compte des contraintes pour certains bailleurs dans les conventions partenariales. - Création d outils simplifiés : support pour contextualiser les outils et les diffuser - Intégrer les administrateurs de programme et chefs de mission dans les comités de réflexion - Place du COP dans la gestion des partenaires - Poste dédié à l accompagnement des partenaires (administration, financement ) - Harmonisation des procédures, ou application des procédures d un partenaire - Collecte des pièces justificatives originales lors du rapport, ou imposition d un tampon «Handicap» sur les justificatifs acceptés - Appui institutionnel pour le renforcement des procédures d approvisionnement - Suivi des communications média des partenaires (inclusion de régulation dans le cadre d accord) - Remontée systématique des informations - Mise en lien avec un guide bailleurs, contextualisation du partenariat 39

les rôles et responsabilités de chaque partenaire : - durée trop longue pour arriver à la validation de MoU par le siège - lourdeur des outils de Handicap (notamment les contrôles à mettre en œuvre),

4 Fraude et Corruption Exemples de situations concrètes et de solutions mises en œuvre rencontrés Ententes illégales (commissions, rétrocommissions, obtention de contrats ) Ex : Accord entre un logisticien/administrateur de Handicap et un fournisseur (devis, factures ) Faux documents, fausses informations - Factures arrangées, surfacturation - Partenariat de mise en œuvre d activité : elles sont déclarées complètes alors que les activités n ont pas encore été faites - Devis faits après achat/facturation pour répondre aux règles Vols de matériel - Dossier d achat complet et finalisé, mais stock reçu n est pas le même ou il manque du matériel - Vols de pièces du moteur et remplacement par d autres plus vieilles Détournement de véhicule et d équipement (usage illégal) Douanes (commission illégales, demande de paiement pour réduire les délais, rôle des intermédiaires professionnels, autorisation pour la circulation ou l importation...) Salaires et salariés fictifs (Liste de présence des participants à un atelier avec participants fictifs) Pression à l embauche, népotisme - Embauche des amis du gouverneur sinon pas d autorisation de travail Solutions possibles - Suspension du salarié, licenciement - Commission d enquête, rapport d enquête et recommandations - Appels d offres - Fin du partenariat (sans demande de restitution des fonds pour la sécurité du personnel) - Contrôles inopinés sur place et vérifications téléphoniques - Annulation du contrat, demande de l envoi des devis impérativement avant une date - Mesures disciplinaires - Handicap a porté plainte auprès de la police locale, qui a continué l enquête - Mesures disciplinaires - Refus de paiement - Lettre aux autorités - Communication sur l éthique de l association - Contrôles physiques - Séparation des tâches - Politique de recrutement formalisé - Communication sur l éthique de l association Abus de pouvoir (chantage sur les bénéficiaires) - Prévention, affichage et possibilité d alerte 40

sont déclarées complètes alors que les activités n ont pas encore été faites - Devis faits après achat/facturation pour répondre aux règles Vols de matériel - Dossier d achat complet et finalisé,

5 L inventaire des problèmes rencontrés et des solutions mises en place ou envisageables a été suivi d un échange sur la mise en œuvre de la politique anti-corruption. Reconnaître le problème, et appliquer la politique anti-corruption de Handicap Il est important de reconnaître l existence du problème pour pouvoir l affronter collectivement. Handicap encadre et appuie, avec sa politique anti-corruption, les employés qui se trouvent ou pourraient se trouver - face à des situations sensibles. Rappel du but et des limites de cette politique L objectif de la lutte anti-corruption est double : protéger l organisation et ses ressources ; assurer que l aide soit bien délivrée aux populations destinataires, sans accaparement par des tiers. L approche est d abord préventive, il s agit de limiter au maximum les risques. Outre la publication de la politique, un plan d action a été conçu dont le déploiement complet sera réalisé avant la fin Il prévoit la mobilisation des différentes directions et services, sièges et terrains. Le but est donc de sensibiliser, lutter et agir contre la corruption au sein de la structure et de ses activités, tout comme dans les relations avec les partenaires, les fournisseurs et les bénéficiaires. Handicap n a pas pour ambition de réformer, de moraliser ou «d assainir» les pays d intervention. Pour cette raison, l organisation se concentre sur ses enjeux propres et prend des mesures adaptées. c- Atelier 3 : Monitoring and Evaluation Premier temps Réflexions sur les recommandations de la méta-analyse 2011 Sous format world café 1 (3 groupes de discussion tournant sur 3 tableaux), les participants de l atelier ont du réagir sur 11 recommandations issues de la méta-analyse 2011, regroupées en 3 familles. 1 Format d animation intéressant, mais nécessite un temps plus long. 41

Handicap encadre et appuie, avec sa politique anti-corruption, les employés qui se trouvent ou pourraient se trouver - face à des situations sensibles.

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