Rapport Revue Direction 2013

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1 Version : 2013-v Objet La revue a pour but Rapport Revue Direction d analyser la mise en place de la politique Qualité, - de valider le fonctionnement des, - de prendre les actions nécessaires à l amélioration continue des activités au sein des, - de prendre en compte les actions d amélioration liées aux Revues de Direction, - de définir les objectifs et cibles 2013 par. 2- Domaine d application Tous les de l école. 3- Suivi Version Version Description Commentaires et évolutions Auteur 1.1 Revue Direction 2013 Version initiale GC 4- Responsable Auteur Nom Gilles Corberand Responsable Qualité Date 23/01/2013 Validation Alain Ayache Directeur de l INP-ENSEEIHT 5- Diffusion Directeur Porteur des Tout acteur de l INP-ENSEEIHT 1 / 23

2 1. Revue de Direction Ce rapport est la synthèse de l état des exprimé durant la Revue de Direction de Janvier Les objectifs de cette revue ont été rappelés. Chaque «Porteur de Processus», ayant préparé auparavant la revue, a présenté son. Les actions d amélioration ont été notées dans le tableau associé au. 2. Synthèse des actions de la Revue Bilan des Syma 47 SymA² ont été ouverts en dont 18 sont fermés 71 SymA² actifs dans la base Actions RD précédente # Statut Process Sujet Assigné à RD FINANCE : Optimisation des tableurs 336 Fermé Finance utilisés Géraldine Alkan 335 Nouveau RI RD RI : Critères Aides mobilité Bénédicte Delafosse 334 Nouveau RI RD RI : Politique des missions RI Alain AYACHE 330 Nouveau Scolarité RD SCO : Salles servant aux inscriptions Philippe BERGER 329 Fermé Scolarité RD SCO : maquette des masters spécialisés Philippe BERGER 328 Fermé Scolarité RD SCO : Structure des PV des jurys Philippe BERGER 327 Fermé Scolarité RD SCO : Manuel de réinscription Philippe BERGER 326 Nouveau RIC RD RIC : Outil de gestion des Mini-forums Sylvie Soler 325 Projet RIC RD RIC : TA Sylvie Soler 324 Fermé Stages RD Stage : Tableau Stage à lâ à tranger Elisabeth Rey 323 Fermé Stages RD Stage : Brochure récapitulative des stages Philippe BERGER 322 Fermé Stages RD Stage : Portail n7 Gilles Corberand 321 Projet Service Langues RD LANG : tutorat langues Alexandra HULL 320 Résolu Service Langues RD LANG : Espace langues Pascal Tannou 319 Analyse Service Informatique RD ENS : "Solutions Impression" école Alain AYACHE 318 Nouveau Formation RD ENS : Secrétariat Philippe BERGER 317 Analyse Direction RD ENS : Gestion Masters Internationaux Alain AYACHE 316 Fermé Revue de Direction RD DIR : Suivi Projet Alain AYACHE Enseignement Langues Réflexion sur le niveau en FLE pour les élèves ingénieurs étrangers (diplômés) (entrée et sortie) : voir recommandation CTI (Juin 2013) Alexandra Hull Enseignement Langues Réflexion sur l espace Langues Alexandra Hull RIC Clarifier l organisation RIC (coordination) Sylvie Soler RIC Réflexion sur l outil de gestion «relations industrielles» pour prise de décision en Juin 2013 Sylvie Soler RI Réflexion sur la politique (et objectifs) de mobilité des étudiants : durée de la mobilité moyenne, Danielle Andreu Gestion site Rédaction Procédure Accès zone recherche Pascal Tannou SI Cartographie des services DSI (Qui fait quoi) Rémi Goudin 2 / 23

3 3. Objectif Qualité Formation Notre mission dans le périmètre de certification Concevoir, réaliser et assurer des formations diplômantes d ingénieurs. Nos objectifs stratégiques Pour remplir cette mission, les objectifs suivants seront poursuivis activement : La contribution au développement de l INP de Toulouse : synergie et mutualisation sur la politique de site. Développement de l innovation pédagogique : approche compétence, Diversification des recrutements étudiants et enseignants-chercheurs : Schéma 1+2, recrutement international niveau M1 et diversification niveau L3. Structuration de l école en 2 axes : Energie/environnement et TIC/Numérique, Développement du patrimoine : Learning center, surface pédagogique La pérennité et le développement de l école par l adéquation entre les attentes des étudiants et les besoins du monde socio-économique La satisfaction des étudiants et du monde socio-économique, L engagement et l épanouissement du personnel dans une logique d amélioration et de progrès. Notre plan de marche Dans un contexte de concurrence internationale et de très forte évolution des domaines scientifiques et de la structuration de l enseignement supérieur l INP-ENSEEIHT se donne un plan ambitieux sur la période : Confirmer et développer la reconnaissance de la qualité de nos formations par le monde socioprofessionnel, Former des ingénieurs généralistes d une spécialité, de haut niveau technique et scientifique capables d occuper des fonctions de direction, Former des ingénieurs aptes à exercer leurs responsabilités dans un contexte de concurrence internationale, Renforcer la coopération avec les formations «Grandes Ecoles» tant au niveau national que international, Développer notre image auprès des étudiants pour maintenir la qualité de recrutement, Assurer l efficacité de notre fonctionnement interne, Construire une image d école responsable et citoyenne, Renforcer nos coopérations avec les autres composantes actuelles et futures de l INP de Toulouse, Concevoir, réaliser et assurer des formations diplômantes d ingénieurs adapté aux besoins du monde socio-économique. Pour remplir cette mission, les objectifs suivants seront poursuivis activement : La pérennité et le développement de l école par l adéquation entre les attentes des étudiants et les besoins du monde socio-économique Objectif Outil Cible Taux d embauche à 4 mois 90% à 4 mois 90% Assurer la pérennité et le développement de l école par l adéquation entre les attentes des étudiants et les besoins du monde socio-économique Mobilité internationale Attractivité de l école : niveau des derniers admis au concours avec le taux de remplissage Diversification des recrutements : % étudiants hors classe préparatoire Réflexion sur la structuration de l école en 2 pôles 100 % de mobilité étudiants réalisées 95 % (en cohérence avec l INP) 95% 96% 30 % (2014) 25% () Présentation en Juin au CA Réalisé. Etude lancée. Décision du CA de Juin / 23

4 4. Présentation des 4.1. PROCESSUS DIRECTION Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Fiches RNCP (7 ingénieurs + Master) Processus de Bologne (suite) Démarrage des études du projet CPER 2007/2013 Aménagement de la Tour Radio (décision CA juin 2010) Plan communication «recrutement étudiants» Fiches Organisation en semestre, 2A Projet CPER Réalisation du Plan définit par la Maîtrise d ouvrage SACIM Mise en place du plan «recrutement étudiants» Fiches rédigées Début de mise en place en Projet CPER Plan Plan Non à jour OK OK : Fiches en cours de rédaction Non à jour : Retard du à l appel d offre OK : Premier résultats sur concours positifs PF : Implication de la direction PF : Les deux autres écoles «historiques» de l INP vont être certifiées en Cela devrait améliorer les interfaces entre INP et n7 notamment l efficacité de certains supports pilotés par l INP. PS : La valeur à atteindre liée à l objectif fixé par la direction relatif au plan de communication lors de la précédente revue de direction, ne permet pas d évaluer la réelle efficacité du RIC. Remarque : Mettre à jour la procédure Direction en réactualisant les noms des instances de décision. - Réseaux Télécom - - Premiers jurys dans le cadre du de Bologne réalisés - Mise en place du de bologne pour les 2A - Réflexion sur la mise en place d une nouvelle structuration de l école en 2 pôles - Mise en place semestrialisation/ue Sept SymA Projets o Projets Parking n7 o RD DIR 2 : Mettre en place un plan de maintenance et investissements Obj. 1 Processus de Bologne (suite) Organisation en UE, 3A Début de mise en place en 2013 Obj. 2 Fiches RNCP (7 ingénieurs + Master) Fiches Fiches rédigées Obj. 3 Aménagement de la Tour Radio Réalisation du Plan définit par la (décision CA juin 2010) Maîtrise d ouvrage SACIM Plan Obj. 4 Projet Structuration de l école en 2 pôles Décision par le CE en Juin 2013 Décision Direction Pas d action spécifique RD / 23

5 4.2. PROCESSUS ENSEIGNEMENT La finalité est de faire acquérir aux étudiants les compétences nécessaires à leur mission de futur ingénieur attendu par le monde socio-économique. Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Mise en place «BOLOGNE» semestre/ue Modification Règlement école Rentrée Taux de satisfaction Enseignements Statistique Evaluation Enseignement > 70 % (notes > 3) En cours - atteint 84% % en Processus Formation: PS : L évaluation de l efficacité du (valeurs réelles en 2011) n est pas renseignée au sein de la dernière revue de direction. PS : La création de nouvelles formations doit faire l objet d une revue de conception et développement, d une vérification et d une validation. Des enregistrements pour chacune de ces étapes sont exigés. N ayant pu contrôler que ces enregistrements (nouvelle formation par apprentissage) étaient établis et maitrisés, l organisme devra réaliser une vérification du respect de ces exigences. PP : Une amélioration du système de gestion informatisé de la scolarité (gestion des notes ) pourrait être apportée car actuellement non intégration des outils logiciels. PP : Dans le cadre de l écoute client et l évaluation de la qualité de l enseignement et de son adéquation avec les besoins du monde professionnel, l intégration d un indicateur sur l évaluation faite par les professionnels pourrait être envisagé. - - COFOR mis en place mais non utilisée (pas de réunion régulière) - Pas de pilotage «avec les outils qualité» dans chaque département - Pas de responsable et d action d amélioration en SHSJ - Positionnement de l apprentissage (responsabilité département) - Suivi des gestions de la scolarité (pas de calendrier) SymA Obj. 1 Mise en place «BOLOGNE» Modification Règlement école Rentrée 2013 semestre/ue Obj. 2 Taux de satisfaction Enseignements Statistique Evaluation Enseignement > 80 % (notes > 3) Obj. 3 Saisie des notes par les enseignants % d examens rentrés par web- 50 % au 1 er semestre web-apogee Apogee / nbre examen total 2013/2014 Enseignement Pas d action spécifique RD / 23

6 4.3. PROCESSUS ENSEIGNEMENT LANGUES La finalité du est de faire acquérir un niveau de compétence d utilisation de langues étrangères aux étudiants Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Niveau d Anglais Niveau LV2 Taux de satisfaction interne Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues (validation interne par nos enseignants) TOEIC (indicateur externe) Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues (validation interne par nos enseignants) (ex BULATS (indicateur externe) Sondage à l attention des étudiants B2+ (785 points TOEIC) Maintenir à 30% le taux de progression entre score d entrée et de sortie Niveau en sortie : (recommandation de la CTI) A2 pour les débutants B1 pour les autres 75% LV1 ; maintenir 80% LV2 B2+ (864 points TOEIC) +33,5% de taux de progression Validation interne*: A2 pour les débutants (>50%, ) B1 pour les autres (>75%, ) *analyse incomplète des langues MoDiME, AOC 78% LV1 82% LV2 PF : Mesure de l évolution du niveau TOEIC depuis plusieurs années. Ecart : L objectif cible n ayant pas été atteint en 2011 (Maintenir à 30% le taux de progression entre score d entrée et de sortie, taux de 26% en 2011), aucune action corrective n a été entreprise (exigence surveillance des ). PS : Pas d action au sein du SYMA² sur l étude de la définition du niveau à obtenir pour validation du diplôme en PS : La gestion administrative d une partie des activités de ce est pilotée par des vacataires par manque de ressources internes. Risque de perte d efficacité de ce si départ d un ou plusieurs vacataires. Audits de certification Mars : Enquête Evaluation des enseignements : - Sondage fin d année (tous les étudiants) : 80 % de satisfaction - Enquête LV dans l évaluation des enseignements des départements - Enquête semaine intensive Sept. Enquête externe LV2 en cours - Stabilité équipe enseignante (anglais) - Nouveau logiciel de gestion du service Langues GEEV en production SymA Espace langues : faire une planification des bureaux et salles disponibles suites à la libération de bureaux et aux nouveaux travaux - Réflexion tutorat langues - Aménagement zone langue : voir SymA 347 : - Stabilité équipe enseignante : 6 / 23

7 Obj. 1 Obj. 2 Niveau d Anglais Niveau LV2 Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues (validation interne par nos enseignants) TOEIC (indicateur externe) Cadre Européen Commun de Référence pour les Langues (validation interne par nos enseignants) (ex BULATS (indicateur externe) Obj. 3 Taux de satisfaction interne Sondage à l attention des étudiants B2+ (785 points TOEIC) Maintenir à 30% le taux de progression entre score d entrée et de sortie Niveau en sortie : (recommandation de la CTI) A2 pour les débutants B1 pour les autres 75% LV1 ; maintenir 80% LV2 Enseignement Réflexion sur le niveau en FLE pour les élèves ingénieurs étrangers (diplômés) AH Langues (entrée et sortie) : voir recommandation CTI (Juin 2013) Enseignement Réflexion sur l espace Langues AH Langues 7 / 23

8 4.4. PROCESSUS STAGE Sa finalité est de définir les activités permettant de rendre le meilleur service aux étudiants ainsi que d assurer la responsabilité de l école à travers la convention de stage. Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Offre de stage pour les 1A : Faciliter les contacts 1 action avec l Ain7 1 action Offre de stage pour les 2A Nbre des offres de stage 2A 50 stages Améliorer le calendrier : Convention, retour rapport de stage Calendrier Mise en place du calendrier pour les 5 départements Non atteint > 50 Non atteint Audits de certification Mars : - Arrivée de Mélanie Frayssinet - Outil offre de stage : utilisation par le département IMA SymA Départ sans convention Obj. 1 Offre de stage pour les 2A Nbre des offres de stage 2A 50 stages Obj. 2 Améliorer le calendrier : Convention, retour rapport de stage Calendrier Mise en place du calendrier pour les 5 départements Stage Clarifier l organisation des offres de stage avec le département (valorisation des offres de partenaire) Service Stage Stage Clarifier la procédure «fiche de stage» Service Stage Stage Stage 1A sans rédaction d une fiche de stage Service Stage Stage Enquête satisfaction service des stages Service Stage 8 / 23

9 4.5. PROCESSUS Relations Industrielles et Communication La finalité du est de faire rayonner l école auprès du monde socio-économique en utilisant les outils de communication et en organisant des manifestations Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Plan de communication Taux d exécution du plan de communication 80 % Nouveau site internet Mise en place du site Site en place 100 % du plan + Actions non prévues Site en place (1 ère phase) TA TA perçue Stabilisation / % Processus Relations Industrielles et Communication PS : Pas de valeur réelle de l efficacité du en 2011 PS : L atteinte des objectifs sur le plan d action (80%) n a pu être précisée par le pilote, PS : Le site internet en anglais n est toujours pas en place, objectif fixé non atteint, PS : Les actions décidées lors de la dernière revue de direction n ont pas été intégrées au sein de l outil SYMA² ce qui pénalise leur suivi et l évaluation de leur efficacité (ex : pas d action au sein du SYMA² sur la réorganisation des services et communication relations industrielles). PP : Revoir les objectifs du et ses indicateurs lors de la prochaine revue de direction afin que pilote et direction s accordent sur les outils de mesure d efficacité de ce et les nouvelles valeurs à atteindre (possibilité de distinguer plan de communication récurrent et nouvelles actions). Audits de certification Mars : - Arrivée de Margueritte Boulle - coordination entre stage et RIC non aboutie - SymA suivi de la TA Obj. 1 Taux d exécution du plan de 100 % du plan Plan de communication communication + Actions non prévues Obj. 2 Finaliser le site internet Niveau de finalisation du site Site complet en place Obj. 3 TA TA perçue Stabilisation / RIC Clarifier l organisation RIC (coordination) SyS RIC Réflexion sur l outil de gestion «relations industrielles» pour prise de décision en Juin 2013 SyS 9 / 23

10 4.6. PROCESSUS SCOLARITE Sa finalité est de proposer le meilleur service rendu aux étudiants ainsi qu aux départements d enseignement, en maintenant une organisation structurée et une communication adéquate entre les différents acteurs Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Améliorer la communication avec les usagers Meilleure utilisation des fonctionnalités de l environnement Apogée Enquête (avec questions - Reformuler) Quel est le manque en information et mode de communication (réseaux sociaux, SMS ) Nombre de fonctionnalités utilisées Temps passé sur le renouvellement des Inscriptions Administratives (2010 : 390h/h) Mettre en place le mode de communication adéquat - Positive - Gain au moins 10% / 2011 Non atteint, pas d action prévue en Positive (inscription web, ) - 20 % /2011 Audits de certification Mars : - Mise en place des Jurys dans le cadre du de Bologne - Arrivée de Justine Maunier, Scolarité des Masters SymA Obj. 1 Obj. 2 Meilleure utilisation des fonctionnalités de l environnement Apogée Augmentation le nombre de diplôme ayant le supplément - Nombre de fonctionnalités utilisées - Temps passé sur le renouvellement des Inscriptions Administratives (2010 : 390h/h) Nombre de diplôme ayant le supplément - Positive - Gain au moins 10% / >= 7 (5 départements + 2 Apprentissages + Master) Scolarité Pas d action spécifique RD / 23

11 4.7. PROCESSUS RELATIONS INTERNATIONALES La finalité est d offrir à l école un rayonnement à l étranger, en permettant aux étudiants la possibilité d effectuer un semestre à l étranger et aux personnels de participer aux relations avec les établissements étrangers. Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Augmenter la mobilité (Envoi des étudiants) Stabiliser le nombre étudiants étrangers accueillis en échange Développement des conventions actives (échanges effectifs) Statistiques 95% 94.5% Statistiques Nbre de conventions actives (échanges effectifs) Nbre de conventions actives (échanges effectifs) Stable : quel nombre? Politique RI N7 Audits de certification Mars : - : Arrivée d Isabelle Thébault : Départ de Majid et arrivée de Danielle - Nouveau programme ERASMUS prévu en septembre Manque la Politique RI des départements SymA RD RI : Mobilité apprentis pour fin Obj. 1 Obj. 2 Stabiliser le nombre étudiants étrangers accueillis en échange (équilibre entre capacité accueil et politique d échange) Développement des conventions actives (échanges effectifs) Statistiques 90 Nbre de conventions actives (échanges effectifs) Nbre de conventions actives (échanges effectifs) RI Réflexion sur la politique (et objectifs) de mobilité des étudiants : durée de la mobilité moyenne, DA 11 / 23

12 4.8. PROCESSUS FINANCE La finalité du est d assurer une maitrise financière des activités/service de l école Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Budgets réalisés à date SIFAC / Budgets Budgets et DBM Budget et DBM réalisés à date Réalisation des budgets SIFAC : Taux de réalisation > 85 % 93% Audits de certification Mars : les retours d information des usagers, monde socioprofessionnel ; l état des actions Enquête 2013 prévue - Pas de modification au cours de l année - Contrat de Cyril Pouzac se termine fin août 2013 SymA Obj. 1 Budgets réalisés à date SIFAC / Budgets Budgets et DBM Obj. 2 Réalisation des budgets SIFAC : Taux de réalisation > 85 % Satisfaction des usagers internes - Enquête satisfaction : % de > 70% Obj. 3 personnes de satisfaites Finance Pas d action spécifique RD / 23

13 4.9. PROCESSUS RH Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Assurer le service RH local INP- ENSEEIHT Formalisation offre de service local Service local Formalisation ok Suivi des formations INP-ENSEEIHT Plan de formation Plan Plan : ok Audits de certification Mars : - Arrivée de Magali Lermite - Missions de la GRH Locale : fichier des missions RH INP mis en place SymA Rédaction entrée/sortie dans le système RH Obj. 1 Suivi des formations INP-ENSEEIHT Plan de formation Plan de formation 2013 RH Pas d action spécifique RD / 23

14 4.10. PROCESSUS REPROGRAPHIE La finalité est de rendre le meilleur service aux personnels et aux étudiants pour les activités de reprographie et de polycopiés. Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Assurer le service reprographie / polycopié Satisfaction usager Suivant enquête 1 fois tous les 3 ans Enquête prévue en 2013 Audits de certification Mars : les retours d information des usagers, monde socioprofessionnel ; L état des actions - Analyse à mener pour 2014 sur l utilisation de polycopiés dans la formation : (EC, étudiants, SI). SymA Obj. 1 Assurer le service reprographie / polycopié Satisfaction usager Suivant enquête 1 fois tous les 3 ans Reprographie Pas d action spécifique RD / 23

15 4.11. PROCESSUS GESTION SITE La finalité est de rendre le meilleur service aux personnels et aux étudiants pour les activités d accueil. Assurer le service Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre SymA² Tous les SymA² résolus 0 Syma² Audits de certification Mars : - Gestion du parking : Réflexion menée par le Codir à mettre en place : procédure et communication/sensibilisation des personnels - Signalétique : projet mis en place - Procédure Accès zone recherche en cours de rédaction SymA Obj. 1 Assurer le service SymA² Tous les SymA² résolus Gestion site Rédaction Procédure Accès zone recherche Pascal Tannou 15 / 23

16 4.12. PROCESSUS SERVICES INFORMATIQUES Sa finalité est d assurer des services d infrastructure réseau, des postes informatiques d enseignement et des personnels administratifs, de conseil et de support utilisateur Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Satisfaction Enquête de satisfaction Diminuer le nombre d'incidents (augmenter la qualité initiale ou de prévention / maintenance) Gestionnaire de tickets 75 % de satisfaction (> 3) -10% incidents 91 % (noté 3, 4 ou 5) 72 % (noté 4 ou 5) +8 % Voir tableau ci dessous Nombre de Nombre de Analyse des demande/incidents 2011/ Pourcentage tickets 2011 tickets Demande % Incident % Les demandes ont augmenté de 16%, cela souligne un regain d'activité par rapport à 2011 Les incidents ont augmenté de 8 % - les éléments d'explication sont : logiciels / poste de travail (+16 %) Bug client messagerie (thunderbird + piece jointe) quasi insoluble Bug corrigé avec la toute dernière version 17 (mise à jour à faire) Mise au point configuration commune salles TP bat B Mise en exploitation trop rapide ou manque de test préalable.(corrigé) Pbs postes consultation bibliothèque Pannes proxy dédié, traitements à effectuer sur comptes INP (corrigé) Mise à jour Flash calamiteuse sous Windows, retour arrière impossible Passage à la version 11 + Firefox à la version 15 (passage en Firefox 17 ESR à faire) pannes matérielles (+15%) Web (+167%) sur 10 incidents impressions (-21%) Beaucoup de petites pannes cette année : alimentations électriques, souris, claviers, Migration serveur «sites persos» Mieux que l'an passé, car migration du serveur d'impressions Windows terminé, mais encore beaucoup trop d'incidents Migration lourde car de nombreux sites hébergés (terminé) => amélioration de la fiabilité et du délai de remise en service en cas de panne matérielle Il faut, à minima, remplacer les "petites imprimantes" en enseignement par de plus grosses moins nombreuses (budget demandé pour 2013) + cf. pb impression SymA Audits de certification Mars : Enquête usager Pb impression : coût de l impression en formation - politique commune dans les 3 écoles (mêmes pratiques) puis une solution commune aux 3 écoles. - Participation financière des étudiants - Délégation de service publique : société externe : installation matérielle + suivi - Quota (par étudiant et par an) fixe => Discussion et décision en Codir n7 SymA / 23

17 Obj. 1 Obj. 2 Assurer le service d infrastructure réseau Limiter le nombre d'incidents (assurer la qualité initiale ou de prévention / maintenance) Temps de disponibilité des matériels réseaux > 99 % Gestionnaire de tickets Equivalent nombre d incidents SI Cartographie des services DSI (Qui fait quoi) Rémi Goudin 17 / 23

18 4.13. PROCESSUS STI Sa finalité est de définir les activités permettant de rendre le meilleur service aux personnels et aux étudiants ainsi que d assurer la sécurité des infrastructures à travers les opérations de maintenance et de réparations. Nbre d'incidents Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Gestionnaire de la GMAO Mise en place en 2011 pour évolution en Satisfaction des usagers Enquête Première mesure du nombre d incidents 60 % de satisfaction (> 3) Pas atteint GMAO en cours d'évaluation à l'ensat 91 % (noté 3, 4 ou 5) 78 % (noté 4 ou 5) PF : Document géré en interne spécifiant aux clients (enseignants, étudiants ) les modalités de demande d intervention. PF : Enquête satisfaction réalisée auprès des usagers en et dépassant la cible fixée. Ecart : Les valeurs cibles évaluant l efficacité du ne sont pas atteintes en Aucune action corrective n a été entreprise (exigence surveillance des ). Audits de certification Mars : Enquête - Analyse de la solution GMAO de PEPITO - Investissement Onduleur SymA Obj. 1 Diminuer nombre d'incidents nombre d'incidents Première mesure du nombre d incidents STI Pas d action spécifique RD / 23

19 4.14. PROCESSUS BIBLIOTHEQUE Sa finalité est d assurer les activités nécessaires au bon déroulement du service proposé aux étudiants et aux personnels de l école. Objectifs Outil de Mesure Valeur à atteindre Offre de formation HMF Diagnostic du fond documentaire Développement de l offre des livres numériques Développement d un fonds spécifique TICE Offre de formation : projet long Plan de développement pour le secteur langue et informatique (Tableau statistique) Outil de suivi des emprunts Nombre d ouvrage TICE Mise en place de la charte Marianne Mise en place de la charte Marianne Intégration dans SUPEB (prêt entre bibliothèque) Mettre en ligne une partie des thèses de l INP et publications scientifiques Mise en place de la Plateforme Ethesis (serveur des thèses en ligne de l INP) et OATAO Recherche documentaire dans la formation HMF Réalisation du plan de développement + x% Utilisation des livres numériques (voir avec plan SCD) Fond d ouvrage TICE disponible à la bibliothèque Mise en place de la charte Marianne Mise en place de la Plateforme 3 thèses / mois et publications Enseignement mis en place dans la formation HMF Plan mis en place, Objectif récurrent chaque année selon les domaines abonnement plateforme livres numériques pris via SCD après test + enquête Création d'une cote spécifique et premiers achats effectués Non atteint. En cours de finalisation Objectif atteint Objectif atteint PF : Nouveaux locaux prochainement prévus pour accueillir la bibliothèque permettant une future amélioration du service rendu aux étudiants. PF : En 2013 une enquête satisfaction sur l ensemble des services de le bibliothèque est prévue. Ecart : L objectif d efficacité «mise en place des manifestations culturelles» du est non atteint en 2011 et abandonné en. Aucune justification trouvée au sein du SYMA² (8.2.3 de la norme). PS : L objectif d intégration de la recherche documentaire au sein de la formation n est pas atteint (amélioration 248). PS : La procédure validée et figurant dans l intranet n'est pas à jour (rajout du prêt des manuels de cours et refonte de la procédure). Audits de certification Mars : Enquête prévue en 2013 Projet learning centre : Blog et demande de retour usagers - SymA / 23

20 Obj. 1 Satisfaction des usagers - Enquête diffusée via courriel - Etudiants et enseignants de l INPT Obj. 2 Engagement qualité service public : charte Marianne - Mise en ligne sur portail documentaire - Usagers des bibliothèques de l INPT Obj. 3 Maintien des formations 1 er année, - Totalité des premières années - Réalisation effective HMF à la recherche documentaire et des BEI hydro Obj. 4 Terminer diagnostic fonds thématique Langue et informatique Obj. 5 Mise en ligne 3 thèses + 6 publications numériques/mois - Réalisation d une fiche Plan de développement des collections pour chaque thématique - Mise en ligne effective dans Ethesis et OATAO - Personnel, usagers - Doctorants et chercheurs Bibliothèque Pas d action spécifique RD / 23

21 4.15. PROCESSUS SMQ La finalité est de préciser les activités qualité permettant d atteindre les objectifs de l école définis dans la politique stratégique et la charte qualité. Objectifs Outil / Indicateurs Cible ISO 9001 Certificat Suivi de Certification en Suivi Certification Mai Suivi Actions SymA² Suivi des SymA² : 100% Avancement des SymA² : - 70 % réalisé 100 % 6 nouveaux / 75 ouverts : 80 % Actions Revue de Direction les retours d'information des usagers,, les changements affectant correctives et préventives (outil gestion anomalie) - Processus SMQ: PF : Outil de suivi des NC, AC, AP et projets est centralisé et accessible via l intranet (SYMA²). PS : Cet outil n est pas encore pleinement maitrisé par certains pilotes audités (localisation sur l intranet, recherche des actions dont ils sont responsables ). PP : L évaluation de l efficacité des du SMQ lors de la revue de direction gagnerait en cohérence si la période d évaluation du système qualité (actuellement année civile) correspondait à la campagne scolaire. OBJECTIFS - Equipe d Auditeurs internes (formation réalisée) SymA² Obj. 1 Certification ISO 9001 Certificat Certification en 2013 Obj. 2 Suivi Actions SymA² Obj. 3 Enquêtes usagers Limesurvey, nbre de services proposée à l enquête Suivi des SymA² : 100% Avancement des SymA² : - 70 % réalisé 1 enquête par service Ecole SMQ Pas d action spécifique RD / 23

22 5. CONCLUSION SUR LE SMQ Conclusion par 1. Direction 2. Enseignement Département 3. Enseignement Langues L école lance la réflexion de la mise en place d une structuration en 2 pôles, en relation possible avec le réseau des écoles télécom. L école garde une bonne visibilité en France, et doit être plus présent à l international. Les départements d enseignement participent à des modifications d organisation pour être en accord avec les principes de Bologne (UE, compétences ) pour la 3 ème année L organisation actuelle permet le maintien d une formation de qualité aux élèves. Un logiciel de gestion et d édition de l offre de formation est mis en place L organisation des SHS est en cours pour une meilleure offre et une meilleure organisation Le niveau d anglais se maintient à 30% Le logiciel AGL de gestion des groupes de langues est en mis en place 4. Stage Travail sur l organisation du service avec les départements est en cours 5. Relations Industrielles & communications 6. Scolarité 7. Relations Internationales 8. Finance & Comptabilité 9. Ressources Humaines La nouvelle version du site internet est mis en place Le RIC organise les Minis-forums (rencontres industriels/élèves), afin d augmenter les répercussions ENSEEIHT/Industriels, une réflexion sur l organisation est mis en place entre le RIC et les départements Le service de scolarité remplit sa mission, et prévoit de s améliorer dans la chaîne d inscription et dans l utilisation des fonctionnalités d APOGEE Les relations internationales fonctionnent correctement, l objectif est d augmenter le nombre d étudiant en mobilité en semestre D, avec la participation active des départements L enquête de satisfaction auprès des utilisateurs du service finance a montré un haut niveau de satisfaction Magali LERMITTE est opérationnelle au poste de RH local de l ENSEEIHT La mise en place des flashs RH INP est appréciée par les utilisateurs 10. Reprographie La mission de l équipe reprographie s effectue normalement. 11. Gestion Site 12. Service Informatique 13. Service Technique & Immobilier 14. Bibliothèque La mission de l équipe de gestion du site s effectue normalement, une procédure d accès aux nouveaux bâtiments est en place. Le Service informatique a changé d outil de gestion des tickets de la DSI (INP). L enquête (Avril ) SI et STI a monté un bon niveau de satisfaction des utilisateurs. Réflexion sur la mise en place auprès des usagers de l outil de gestion des demandes via l intranet (prévu initialement en 2010). L enquête (Avril ) SI et STI a monté un bon niveau de satisfaction des utilisateurs. La bibliothèque va proposer des modules d enseignement sur la recherche d information via les nouveaux systèmes d information 15. SMQ Le déploiement du SMQ est effectif. 22 / 23

23 Conclusion Générale du SMQ Le Système de Management Qualité proposé dans l école permet d atteindre les objectifs généraux et les objectifs par, l organisation mise en place permet de satisfaire les principes exprimés dans la norme ISO 9001 : Relation usagers (étudiants et monde socio-économique) Un conseil de perfectionnement a eu lieu en Mai, voir compte rendu (intarn7) Les étudiants font partie des différents conseils CEVU, CA. Des enquêtes des services support sont effectuées auprès des utilisateurs (RI, RIC, STI et SI, Scolarité ). Responsabilité, autorité Les missions sont bien définies dans l organisation, un responsable qualité participe au codir et au la vie de l école. Les différents organes de décisions sont opérationnels L organigramme nominatif est tenu à jour. Communication interne L intranet N7 est tenu à jour afin de fédérer les informations présentes dans différents supports. Mise à disposition des ressources La mutualisation de missions (comptabilité, stage, ) a permis d harmoniser les ressources. Les ressources sont discutées en codir et fonction des besoins et des départs prévus et en concertation INP (exemple : RH) Infrastructures Le niveau des moyens mis en place permet à la formation de se dérouler dans de bonnes conditions, Un programme de mise à jour des salles de formation en vidéos-projection est en finalisé. Un programme de «signalétique» a été mis en place avec la disposition des écrans d informations dans l école. Environnement du travail Des travaux de réhabilitation de salles de cours et de bureaux a été mené courant Conception et développement des offres de formation Une réflexion est lancée au sein de l école sur l aménagement des cursus selon 2 axes, plus visible et plus cohérent pour les étudiants. Planification et réalisation du service de formation Les enseignements sont planifiées de manière annuelle et les formations sont réalisées et évaluées. Les nouvelles formations sont bien intégrées dans l organisation de l école. Maîtrise des dispositifs de surveillance et de mesure du service de formation Les élèves sont évalués pour chaque Unité d enseignement (1 ère et la 2 ème année) et matière/année pour la 3 ème année, les matières/ue et semestre sont évalués chaque année. Les jurys prennent en compte l ensemble du dossier de l étudiant pour la prise de décision concernant le passage en année supérieure et pour l obtention du diplôme. Amélioration continue Une direction de l Innovation pédagogique est mise en place au niveau de l INP, qui proposera des axes d amélioration de la pédagogie dans les écoles. Les formations sont améliorées chaque année, afin de prendre en compte les besoins externes du monde socioéconomique. L outil «SymA²» a été mis en place afin de prendre en compte les dysfonctionnements d organisation. La revue de direction permet à l ensemble des pilotes de proposer des améliorations systèmes sur le SMQ. 23 / 23