éditorial La lettre des ressources humaines dans les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux Mensuel - DÉCEMBRE N 78 Juridique

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1 La lettre des ressources humaines dans les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux Mensuel - - N 78 éditorial Réforme du statut des agents contractuels non titulaires au sein de la fonction publique hospitalière : volonté de rendre permanent un statut par essence temporaire? Au sein de la fonction publique, il est un principe selon lequel l ensemble des postes et des emplois budgétés ont vocation à être pourvu par des agents fonctionnaires titulaires. Malgré tout, des dérogations existent et la masse des agents contractuels non titulaires n a cessé de grossir ces dernières années. Au 31 mai dernier, la FPH ne dénombrait que mises en stage et titularisations, loin des agents éligibles annoncés par la DGOS à la publication de la loi du 12 mars 2012 relative à l accès à l emploi titulaire et à l amélioration des conditions d emploi des contractuels. Par décret en date du 7 novembre, le statut de ces agents non titulaires de la fonction publique hospitalière vient d être profondément remanié et ce alors que le projet de décret avait fait l objet de nombreuses réactions négatives de la part des syndicats lors de sa présentation devant le Conseil Supérieur de la FPH. De nombreuses dispositions, à première vue positives pour les agents en situation de contractuel au sein de la fonction publique, figurent dans ce décret : obligation de l entretien annuel d évaluation à tous les agents contractuels recrutés par contrat à durée déterminée de plus d 1 an, obligation de délivrance par l administration d un certificat administratif attestant de la durée des services effectifs, portabilité des droits des agents liés à des conditions d ancienneté (droits à congés, droits à formation, évolution des rémunérations, conditions d ancienneté pour passer des concours internes, calcul du montant de l indemnité de licenciement) à l occasion d une mobilité, encadrement de la durée de la période d essai qui est fixée en fonction de la durée du contrat, fixation de critères de rémunération des contractuels couplée à des règles de réévaluation périodique de leur rémunération. Ces dispositions sont porteuses de droits pour les agents, mais sont le signe pour les organisations syndicales que l on souhaite créer un statut de contractuel à titre permanent et non d utiliser ce statut qu à titre temporaire avant la phase de titularisation. Ce qui irait à l encontre de la philosophie de l emploi au sein de la fonction publique. Signe pour les syndicats de cette volonté d instaurer un statut contractuel permanent, la création par le décret, au sein des établissements de la FPH, de commissions consultatives paritaires spécialement dédiées aux contractuels avec en leur sein un nombre égal de représentants de l administration et des personnels non titulaires. Cette contestation syndicale concernant ce décret doit également s analyser en lien avec le projet de loi relatif à la déontologie et aux droits et obligations des fonctionnaires, voté début octobre en première lecture par l Assemblée Nationale, et qui propose de prolonger de deux ans le plan de titularisation des contractuels, ce qui ferait passer la date butoir du 12 mars 2016 à celle du 12 mars Carène PONTE SOMMAIRE Juridique Veille Réglementaire...page 2 Jurisprudence Une mise en garde quant à une nontitularisation en fin de stage n'est pas une décision de non titularisation...page 5 Un véritable droit à réparation de l agent irrégulièrement évincé du service...page 7 Focus La révision du décret du 6 février 1991 relatif aux agents contractuels...page 10 Pilotage RH IPAQ RH : expérimentation d'une démarche qualité pour le dossier administratif des agents à l'hôpital....page 15 management Se préparer à mettre en place le télétravail à l'hôpital...page 20 Agenda Parution Bulletin d abonnement...page 20 ISSN

2 Juridique Veille réglementaire Estelle PLAN Directrice d hôpital Les hôpitaux parisiens ont pris en charge plus de 400 personnes suite aux attaques terroristes survenues dans la capitale dans la nuit du vendredi 13 novembre. L ensemble du personnel s est mobilisé de façon courageuse et exemplaire pour faire face à l afflux massif de victimes en pré-hospitalier, aux urgences et dans les blocs opératoires. Cet événement tragique invite à réévaluer et optimiser les conditions de mise en œuvre du Plan Blanc qui permet une mobilisation graduée des moyens hospitaliers, et notamment des moyens humains, en fonction de la gravité et de la durée de la menace sanitaire. Au delà de la mobilisation spontanée des hospitaliers qui a prévalu dans l urgence de l événement, le Plan Blanc doit également envisager un scenario possible de crise chronique s installant dans la durée. L objectif est de pouvoir sensibiliser l ensemble du personnel potentiellement concerné sur les conduites à tenir face à une situation de crise. La performance de la mobilisation est en effet directement corrélée au niveau de la préparation, elle-même liée à la pratique régulière d exercices, à la qualité et l actualisation des listes de rappel des personnels, à la sensibilisation des personnels au thème de la gestion de crise, à la formation mise en œuvre tant sur le thème général de la crise que sur celui des risques NRBC, à la connaissance des fiches-réflexes individuelles. Par définition, le plan blanc n est pas un plan «tous risques» mais simplement une stratégie réaliste et adaptable à des situations évolutives de crise sanitaire. La formation des tous les personnels (médicaux, soignants, administratifs) reste indispensable tant sur la connaissance des circuits que des procédures. Le problème n est pas de prévoir l imprévisible mais de s entraîner à lui faire face. PERSONNEL NON MEDICAL Arrêté du 12 novembre 2015 relatif à la deuxième partie du deuxième cycle des études médicales Cet arrêté vient modifier l article 8 de l arrêté du 18 juin 2009 relatif au financement du stage réalisé par l étudiant hospitalier chez un médecin généraliste (maître de stage agréé). Le stage est désormais financé sur le budget de l assurance maladie. Le montant forfaitaire des honoraires du maitre de stage agréé est fixé à 600 euros bruts par mois de stage et par étudiant. Une convention est signée entre l agence régionale de santé, l université le CHU de rattachement. Elle prévoit le versement au CHU des crédits visés au 2 et 3 de l article 8, ainsi que les modalités de remboursement de l unité de formation et de recherche médicale par le CHU. Décret du 5 novembre 2015 fixant les conditions d inscription des candidats aux concours d accès à la fonction publique de l Etat par voie électronique et son extension à la fonction publique hospitalière. Ce décret étend à la fonction publique hospitalière la possibilité de prévoir une procédure d inscription par voie électronique des candidats aux recrutements organisés par voie de concours. Ce texte mentionne également que le système d information et de gestion des concours peut permettre aux candidats de transmettre tout document utile à l autorité organisatrice, au-delà de la date de clôture des inscriptions aux fins de faciliter l instruction des dossiers de candidature. Ce texte entre en vigueur le 7 novembre

3 La lettre des ressources humaines dans les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux Décret du 3 novembre 2015 relatif aux modalités de calcul du capital décès servi aux ayants droit des fonctionnaires, des magistrats et des militaires. L article 72 de la Loi n du 22 décembre 2014 a forfaitisé le capital décès des assurés relevant du régime général de la sécurité sociale. En conséquence, ce décret vient fixer les modalités de calcul du capital décès versé aux ayants droits des fonctionnaires. Ainsi, en cas de décès d un fonctionnaire à compter du 6 novembre 2015, le montant du capital décès correspond à quatre fois le montant forfaitaire mentionné à l article D du code de la sécurité sociale, soit actuellement A noter que la réglementation n est pas modifiée, pour les fonctionnaires : décédés à la suite d un accident de service ou d une maladie professionnelle : le capital décès, augmenté le cas échéant de la majoration pour enfant, est égal à douze fois le montant du dernier traitement indiciaire brut mensuel perçu par le fonctionnaire décédé, décédés à la suite d un attentat, d une lutte dans l exercice de leurs fonctions ou d un acte de dévouement dans un intérêt public ou pour sauver la vie d une ou plusieurs personnes : le capital décès, augmenté le cas échéant de la majoration pour enfant, est égal à douze fois le montant du dernier traitement indiciaire brut mensuel perçu par le fonctionnaire décédé. Ce capital est versé trois années de suite, le premier versement intervient au décès du fonctionnaire et les deux autres au jour anniversaire de cet évènement. Décret du 3 novembre 2015 portant attribution de la nouvelle bonification indiciaire à certains personnels de la fonction publique hospitalière. Ce texte procède à la mise à jour du décret du 6 novembre 1990, suite au statut particulier des ergothérapeutes institué par le décret du 21 août Ce décret, qui porte création d un nouveau corps des ergothérapeutes, classé en catégorie A, entre en vigueur au 1er septembre Les personnels relevant du corps actuel des ergothérapeutes sont intégrés au 1er septembre 2015 dans le nouveau corps des ergothérapeutes, à l exception de ceux qui choisissent le maintien dans le corps actuel, au titre du droit d option. Le droit d option, ouvert pour une durée de six mois, concerne les ergothérapeutes pouvant faire valoir, à la date d ouverture du droit d option, soit au 1er septembre 2015, une durée de services effectifs dans un emploi classé dans la catégorie active, telle que prévue dans le décret du 30 décembre Le droit d option est exercé de façon expresse par l agent. L absence de choix exprès de la part de l agent dans le délai imparti, maintient l agent dans son corps d origine. Le choix de l agent, exprès ou tacite, est définitif. Décret du 26 octobre 2015 relatif à l encadrement du recours aux stagiaires par les organismes d accueil. En application de la loi du 10 juillet 2014, ce décret détermine le nombre maximal de stagiaires pouvant être accueillis simultanément : 15 % de l effectif arrondis à l entier supérieur lorsque celui-ci est égal ou supérieur à 20, 3 stagiaires lorsque l effectif est inférieur à 20. Le décret fixe également les modalités de dérogations à ce plafond concernant l accueil des élèves des établissements d enseignement secondaire au titre des périodes de formation en milieu professionnel : L autorité académique peut fixer par arrêté un nombre de stagiaire supérieur à ce plafond, dans la limite de 20 % de l effectif lorsque celui-ci est supérieur ou égal à 30 et dans la limite de 5 stagiaires lorsque l effectif est inférieur à 30. JURIDIQUE 3

4 Juridique Veille réglementaire Le nombre de stagiaires pouvant être encadrés par un même tuteur, soit 3 stagiaires. Ces dispositions s appliquent aux conventions de stage conclues à compter du 29 octobre Sur leur demande, l établissement d accueil transmet une copie des conventions de stage aux agents de contrôle de l inspection du travail. GESTION DU DU PERSONNEL MEDICAL Arrêté du 12 novembre 2015 relatif à la deuxième partie du deuxième cycle des études médicales Cet arrêté vient modifier l arrêté du 18 juin 2009 relatif au financement du stage réalisé par l étudiant hospitalier chez un médecin généraliste (maître de stage agréé). Le stage est désormais financé sur le budget de l assurance maladie. Le montant forfaitaire des honoraires du maitre de stage agréé est fixé à 600 bruts par mois de stage et par étudiant. Une convention est signée entre l agence régionale de santé, l université le CHU de rattachement. Elle prévoit le versement au CHU des crédits visés au 2 et 3 de l article 8, ainsi que les modalités de remboursement de l unité de formation et de recherche médicale par le CHU. Arrêté du 20 octobre 2015 relatif aux modalités de réalisation des stages et des gardes des étudiants en médecine Cet arrêté ajoute un article 7bis à l arrêté du 17 juin 2013 relatif aux stages et gardes des étudiants en médecine. Cet article précise les règles applicables pour les gardes et les stages accomplis par les élèves médecins des écoles du service de santé des armées. Ces derniers doivent accomplir 36 mois de stage durant leur cursus avant leur nomination en qualité d interne. Ils sont également tenus d accomplir 25 gardes. Leur temps de présence est fixé à 5 demi-journées par semaine en moyenne sur 12 mois. Ils bénéficient d un repos de sécurité à l issue de chaque garde. Seules les autorités militaires, si les nécessités de service le justifient, peuvent décider de déroger à l application de ces dispositions. Les élèves médecins des écoles du service de santé des armées, lorsqu ils ne sont pas en service dans des organismes du service de santé des armées, bénéficient de l indemnité liée au service de garde ainsi que de l indemnité pour garde supplémentaire en sus des fonctions hospitalières FRAIS D EXPERTISE CHSCT : : QPC Le Conseil constitutionnel a été récemment saisi d une question prioritaire de constitutionnalité (QPC) : le juge constitutionnel est interrogé sur la constitutionnalité de l obligation de l employeur, prévue par l article L du code du travail, de payer les frais d une expertise CHSCT quand celle-ci a été annulée par le juge judiciaire. Le code du travail met en effet à la charge de l employeur les frais des expertises du CHSCT, ce dernier ne disposant pas de budget propre. La Cour de cassation a eu l occasion de se positionner sur l interprétation de cette disposition. Dans un arrêt du 5mai 2013, la Chambre sociale précise que les honoraires de l expert doivent être supportés par l employeur, malgré l annulation par la cour d appel de la délibération de recourir à un expert, dès lorsqu aucun abus du CHSCT n est établi Dans cette affaire, le Tribunal de Grande Instance a débouté l employeur de sa contestation de la nécessité du recours à l expertise. En juillet 2009 la Cour d appel a annulé la délibération du CHSCT et condamné l employeur au paiement des frais en l absence d abus du CHSCT. Le juge judiciaire fait une application stricte des dispositions du code du travail qui prévoient que l expert accomplissant sa mission dans les délais impar- 4

5 La lettre des ressources humaines dans les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux JURIDIQUE tis est fondé à percevoir des honoraires indépendamment de la décision judiciaire d annulation de l expertise. Prévue à l article 62 de la constitution, la question prioritaire de constitutionnalité (QPC) est le droit reconnu à toute personne qui est partie à un procès ou à une instance de soutenir qu une disposition législative porte atteinte aux droits et libertés que la Constitution garantit. Il appartient au Conseil constitutionnel de se prononcer et le cas échéant d abroger la disposition législative. La QPC en l espèce a été posée en ces termes «les dispositions du code du travail et l interprétation jurisprudentielle constante y afférente sont-elles contraires aux principes constitutionnels de liberté d entreprendre et/ ou de droit à un procès équitable lorsqu elles imposent à l employeur de prendre en charge les honoraires d expertise du CHSCT notamment au titre d un risque grave alors même que la décision de recours à l expert a été judiciairement et définitivement annulée?». Le recours ouvert à l employeur par le Code du travail se trouve ainsi privé d effet si in fine les frais d expertise CHSCT sont à sa charge alors même que celle-ci a été annulée par le juge judiciaire. Il apparaît que cet élément aille à l encontre du principe constitutionnel du droit à un procès équitable. Si le juge constitutionnel rend une décision de non-conformité à la constitution, celle-ci aura pour effet d abroger l article L du code du travail. Cette disposition disparaitrait donc de l ordre juridique français. Le conseil constitutionnel doit statuer dans un délai de trois mois. La décision devrait donc être connue avant la fin de l année. jurisprudence Fonctionnaire stagiaire Une mise en garde quant à une non-titularisation en fin de stage n est pas une décision de non titularisation L autorité investie du pouvoir de nomination peut mettre en garde le fonctionnaire stagiaire sur sa manière de servir jugée comme défaillante en annonçant à l intéressé qu elle aboutira à une non titularisation sans pour autant que cela ne soit considéré comme une décision de non titularisation prise avant l échéance normal du stage et faisant grief. CE 1er octobre 2015, Mme CE 1er B. n octobre 206 Le Conseil d Etat juge de manière constante que tout fonctionnaire stagiaire est en droit de pouvoir «accomplir son stage dans des conditions lui permettant d acquérir une expérience professionnelle et de faire la preuve de ses capacités pour les fonctions auxquelles il est destiné» 1. Par cet arrêt, il a donné une précision utile quant au déroulement du stage en jugeant que l autorité investie du pouvoir de nomination pouvait mettre en garde l agent stagiaire avant la fin du stage que sa titularisation était compromise au regard de sa manière de servir sans pour autant que cette information ne se traduise par une décision de non titularisation avant l heure et donc entachée d illégalité. «Considérant qu il résulte de la combinaison de ces dispositions que, sous réserve d un licenciement intervenant en cours de stage et motivé par ses insuffisances ou manquements professionnels, tout fonctionnaire stagiaire a le droit d accomplir son stage dans des conditions lui permettant d acquérir une expérience professionnelle et de Guillaume CHAMPENOIS Avocat au Barreau de Paris Houdart & associés (1) En ce sens, CE 1er février 2012 n

6 Juridique JURISPRUDENCE faire la preuve de ses capacités pour les fonctions auxquelles il est destiné ; que la collectivité employeur ne peut, avant l issue de la période probatoire, prendre d autre décision que celle de licencier son stagiaire pour insuffisance professionnelle dans les conditions limitativement définies à l article 9 du décret du 12 mai 1997 ; que ces principes ne font pas obstacle à ce que l autorité administrative mette en garde, le cas échéant, le stagiaire afin qu il sache, dès avant la fin du stage, que sa titularisation peut être refusée si l appréciation défavorable de l administration sur sa manière de servir se confirme à l issue de cette période, ni à ce qu elle l informe, dans un délai raisonnable avant la fin du stage, de son intention de ne pas le titulariser ; Considérant qu il ressort des pièces du dossier soumis aux juges du fond que Mme B...A...a été nommée le 27 juin 2011 en tant qu agent des services hospitaliers qualifié stagiaire au sein de l établissement d hébergement pour personnes âgées dépendantes Léonce Bajard de Caudry à compter du 1er juillet 2011 ; que par une décision du 25 juin 2012, le directeur du centre hospitalier Le Quesnoy, dont dépend cet établissement, a mis fin à son stage et l a radiée des cadres du personnel du centre hospitalier à compter du 1er juillet 2012 ; que, pour confirmer, par l arrêt attaqué du 10 décembre 2013 le jugement du tribunal administratif de Lille du 17 avril 2013 annulant cette décision, la cour administrative d appel de Douai a relevé que la directrice adjointe du centre hospitalier avait, par un rapport établi le 5 mai 2012 à la suite d incidents survenus au cours des mois de mars et d avril précédents, informé Mme A...qu en raison de ses aptitudes professionnelles jugées insuffisantes et des nombreux éléments et incidents l impliquant, il ne serait pas donné suite à son stage après le 30 juin 2012 et en a déduit l existence d une décision, prise dès le 5 mai, de ne pas titulariser l intéressée ; Considérant qu en statuant ainsi, alors qu il ressort des pièces du dossier qui lui était soumis que ce rapport, dont l auteur n aurait pas eu qualité pour prendre une telle décision, avait pour objet d informer l intéressée de la suite susceptible d être donnée au stage qui prenait fin le mois suivant, la cour a entaché son arrêt d une erreur de qualification juridique ; que, par suite et sans qu il soit besoin d examiner les autres moyens du pourvoi, le centre hospitalier Le Quesnoy est fondé à demander l annulation de l arrêt qu il attaque ;» Cet arrêt est fort utile car il permet à l autorité investie du pouvoir de nomination de sécuriser juridiquement les mises en garde qu elle peut opérer à l encontre des fonctionnaires stagiaires dont la qualité de service ne laisse pas présager une titularisation à l issue du stage. Le Conseil d Etat a ici jugé que la décision de non titularisation n était pas encore prise malgré le fait que la directrice de l établissement employeur informait l agent stagiaire qu il ne serait pas donné suite au stage. Nonobstant les faits de l espèce, il est préférable que l autorité investie du pouvoir de nomination prenne le soin d utiliser le conditionnel quant à l information délivrée sur une absence de titularisation quand bien même le stage doit prendre fin dans un délai relativement court. En effet, utiliser le présent de l indicatif traduit une décision immédiate et utiliser le futur traduit une décision qui sera prise certes dans un avenir déterminé mais qui peut s interpréter comme déjà entérinée, une sorte de pré-décision. Pour éviter tout débat en cas de recours pour excès de pouvoir contre la décision de non titularisation, il est préférable de conserver le conditionnel dans la rédaction des mises en garde à l attention du fonctionnaire stagiaire. 6

7 La lettre des ressources humaines dans les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux JURIDIQUE non renouvellement Un véritable droit à réparation de l agent irrégulièrement évincé du service L éviction illégale du service ne conduit pas uniquement au versement d une indemnité correspondant à ce que l agent aurait du percevoir au titre de son traitement soustraction faite des salaires et autres indemnités qu il a pu percevoir durant le temps de son éviction mais à la réparation de ses préjudices tenant compte notamment de la nature et de la gravité de l illégalité, de l ancienneté de l intéressé, de sa rémunération antérieure et des troubles dans ses conditions d existence. CE, du 10 juillet 2015, M B. CE, n du jui4157 Le Conseil d Etat rappelle que si un agent public qui a été recruté par un contrat à durée déterminée ne bénéficie ni d un droit au renouvellement de son contrat ni, à plus forte raison, d un droit au maintien de ses clauses, l administration employeur ne peut légalement décider, au terme de son contrat, de ne pas le renouveler ou de proposer à l agent, sans son accord, un nouveau contrat substantiellement différent du précédent que pour un motif tiré de l intérêt du service et que si la décision de non renouvellement n est pas motivée par l intérêt du service, l agent contractuel est en droit d obtenir le versement d une indemnité tenant compte de la nature et de la gravité de l illégalité, de l ancienneté de l intéressé, de sa rémunération antérieure, et des troubles dans ses conditions d existence. «Considérant qu un agent public qui a été recruté par un contrat à durée déterminée ne bénéficie ni d un droit au renouvellement de son contrat ni, à plus forte raison, d un droit au maintien de ses clauses, si l administration envisage de procéder à son renouvellement ; que, toutefois, l administration ne peut légalement décider, au terme de son contrat, de ne pas le renouveler ou de proposer à l agent, sans son accord, un nouveau contrat substantiellement différent du précédent, que pour un motif tiré de l intérêt du service ; Considérant que la cour a relevé que le département de la Haute-Corse avait proposé à M. B...de renouveler son contrat pour une durée d un an seulement et que l intéressé avait refusé cette proposition ; qu en jugeant que la modification apportée au contrat initial, qui prévoyait une durée de trois ans, revêtait un caractère substantiel, la cour n a commis aucune erreur de droit et a porté sur les faits qui lui étaient soumis une appréciation souveraine, exempte de toute dénaturation ; qu il résulte de ce qui a été dit au point 2 ci-dessus, qu en jugeant qu aucun motif tiré de l intérêt du service ne justifiait légalement la décision du département et que celui-ci avait dès lors commis une faute de nature à engager sa responsabilité, la cour n a pas commis d erreur de droit et a suffisamment motivé son arrêt ; Considérant, toutefois, que lorsqu un agent public sollicite le versement d une indemnité en réparation du préjudice subi du fait de l illégalité de la décision de ne pas renouveler son contrat ou de le modifier substantiellement sans son accord, sans demander l annulation de cette décision, il appartient au juge de plein contentieux, forgeant sa conviction au vu de l ensemble des éléments produits par les parties, de lui accorder une indemnité versée pour solde de tout compte et déterminée en tenant compte notamment de la nature et de la gravité de l illégalité, de l ancienneté de l intéressé, de sa rémunération antérieure et des troubles dans ses conditions d existence ; Considérant que, pour évaluer le préjudice financier subi par M.B..., la cour administrative d appel de Marseille a jugé que la faute commise par le 7

8 Juridique JURISPRUDENCE département de la Haute-Corse avait eu pour effet de le priver de la rémunération à laquelle il pouvait prétendre jusqu en décembre 2005, correspondant au terme d un contrat renouvelé pour une durée de trois ans, et a jugé que le préjudice indemnisable devait être évalué à hauteur de la différence entre les traitements nets perçus, exclusion faite des primes liées à l exercice effectif des fonctions, et les rémunérations d activité ou de remplacement perçues pendant la même période ; qu en statuant ainsi, la cour a méconnu les principes exposés au point 4 ci-dessus et commis une erreur de droit ;.../.. Considérant que la décision de ne pas renouveler le contrat de l intéressé à son terme échu ne constitue pas une mesure de licenciement ; que les conclusions présentées par l intéressé tendant au paiement d une indemnité de licenciement sur le fondement des dispositions du décret du 15 février 1988 pris pour l application de l article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif aux agents non titulaires de la fonction publique territoriale doivent, par suite, être rejetées ; Considérant, en revanche, qu il résulte de ce qui a été dit au point 3 ci-dessus que le département de la Haute-Corse a commis une faute de nature à engager sa responsabilité ; que l indemnisation des préjudices doit être déterminée conformément aux règles énoncées au point 4 ; qu il résulte de l instruction que M.B..., qui avait 53 ans au terme de son premier contrat avec le département, a exercé ses fonctions au sein du département pendant une durée de trois ans, après avoir été employé par la chambre d agriculture pour les mêmes fonctions, et qu il percevait un revenu net mensuel d environ euros ; que, compte tenu de l ensemble des circonstances de l espèce, notamment de la nature et de la gravité de l illégalité commise, il sera fait une juste appréciation du préjudice subi par M. B...en l évaluant à la somme de euros, tous préjudices et intérêts compris au jour de la présente décision ;» Cet arrêt est riche d enseignement et de précisions. Au-delà du rappel des principes bien établis selon lesquels l agent contractuel n a aucun droit au renouvellement de son contrat et que le non renouvellement de son contrat doit être motivé par des considérations liées à l intérêt du service, le Conseil d Etat rappelle également par cet arrêt que le non renouvellement d un contrat entaché d illégalité car non justifié par l intérêt du service n est pas un licenciement et ne peut emporter en tant que tel le versement d une indemnité de licenciement. En effet, il n y a pas ici transformation du contrat à durée déterminée en un contrat à durée indéterminée de sorte que le versement d une indemnité de licenciement n a pas lieu d être. L agent a en revanche le droit d être pleinement indemnisé de ses préjudices qui sont aujourd hui mieux pris en compte par le juge administratif. Cet arrêt illustre en réalité l évolution de la jurisprudence du Conseil d Etat depuis quelques années quant à l émergence d un vrai droit à réparation de l agent irrégulièrement évincé, qu il soit titulaire comme contractuel dans la continuité d un arrêt du 22 septembre 2014 rendu sous le numéro Rappelons qu il ne suffit pas d invoquer l intérêt du service pour que celui-ci soit démontré. Si le non renouvellement du contrat n a pas à être motivé par l administration employeur, le juge administratif veille à ce que l administration démontre de manière rigoureuse la réalité de l existence d un motif de non renouvellement et veille à ce que ce motif soit bien l intérêt du service. 8

9 Juridique Contractuels La révision du décret du 6 février 1991 relatif aux agents contractuels Avec la publication du décret n du 5 novembre , le décret du 6 février 1991 relatif aux agents contractuels de la fonction publique hospitalière 2 connait une nouvelle modification, la précédente révision significative datant du 6 janvier Le régime des agents contractuels hospitaliers bénéficie de précisions aux différents stades de la gestion du contrat, que ce soit dans son élaboration, son exécution ou sa cessation. L élaboration du contrat Les modifications principales apportées par le décret de novembre 2015 concernent le contenu du contrat, la période d essai, les critères de rémunération et le recrutement de contractuels étrangers qui font l objet de compléments réglementaires. Le contrat doit contenir désormais un certain nombre de mentions obligatoires. L article 4 du décret de 1991 précisait déjà la nécessité d un contrat écrit. Désormais, le contrat doit également préciser «sa date d effet, sa durée, le poste occupé ainsi que la catégorie hiérarchique». Il doit également mentionner «la durée de la période d essai et la possibilité de la renouveler». De plus, l article 5 du décret du 6 février 1991 énonce désormais que lorsqu il s agit d un recrutement sur un poste de remplacement, «une définition précise du motif de recrutement» devra être mentionnée, avec, en annexe du contrat, un «descriptif précis du poste vacant à pourvoir». Il est prévu qu un contrat type sera élaboré par le ministère de la santé. L employeur devra tenir compte de l encadrement de la période d essai. L article 7 nouveau du décret de 1991 a été notablement réécrit. Cette période «permet à l administration d évaluer les compétences de l agent dans son travail et à ce dernier d apprécier si les fonctions occupées lui conviennent». Elle ne peut intervenir à l occasion d un renouvellement de contrat pour exercer les mêmes fonctions ou le même emploi et elle bénéficie d une modulation au vu de la durée du contrat (de trois semaines à quatre mois). L article 7 ajoute que la période d essai peut être renouvelée une fois pour une durée au plus égale à sa durée initiale. Le licenciement en cours ou au terme de la période d essai ne peut intervenir qu à l issue d un entretien préalable. Il peut intervenir sans préavis, mais doit être motivé et ne donne pas lieu à indemnité de licenciement. Les règles de détermination de la rémunération n étaient pas énoncées réglementairement. Désormais, l employeur devra fixer la rémunération au regard des dispositions de l article 1-2 du décret de 1991 qui prévoit qu elle prend en compte, notamment, les «fonctions occupées, la qualification requise pour leur exercice, la qualification détenue par l agent ainsi que son expérience». Enfin, le recrutement des agents contractuels étrangers est précisé par l article 3 du décret de Ceux-ci ne devront pas avoir subi «une condamnation incompatible avec l exercice des fonctions» et ils ne peuvent être recrutés pour pourvoir des emplois de souveraineté ou donnant lieu à des prérogatives de puissance publique. L exécution du contrat L agent contractuel est évalué à l occasion d un entretien professionnel dont le contenu a été précisé, qui peut donner lieu à des réévaluations salariales. Par ailleurs, une gestion collective est également assurée par la création de commissions consultatives paritaires et le régime des positions administratives et des congés est amélioré. Depuis 2010, l entretien professionnel était déjà prévu par l article 1-3 du décret Fabrice DION Directeur d hôpital, Docteur en droit FOCUS (1) Décret n du 5 novembre 2015 portant diverses dispositions relatives aux agents non titulaires de la fonction publique hospitalière (2) Vu le décret n du 6 février 1991 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels des établissements mentionnés à l article 2 de la loi n du 9 janvier 1986 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière 9

10 Juridique FOCUS Contractuels de 1991 pour les agents en contrat à durée indéterminée. Désormais, cet entretien s applique également aux agents en contrats pour une durée déterminée supérieure à un an et il donne lieu à un compte rendu. L article 1-3 a été entièrement réécrit avec de nouvelles dispositions. Il précise la procédure de l entretien (il est conduit par le supérieur hiérarchique direct qui en fixe la date) et son contenu. Il doit porter sur les points suivants : résultats professionnels au vu des objectifs n-1 ; définition des objectifs pour l année à venir ; manière de servir ; acquis de l expérience ; capacité d encadrement ; besoins de formation ; perspectives d évolution professionnelle. Le compte rendu comporte une appréciation générale qui exprime la valeur professionnelle de l agent. Il est communiqué à l agent qui le complète le cas échéant de ses observations. Une demande de révision du compte-rendu par l agent est autorisée et donne lieu à réponse de l autorité hiérarchique. Le cas échéant, la commission consultative paritaire peut être consultée sur ce compte-rendu sous réserve de l exercice préalable du recours hiérarchique. L organisation de l entretien professionnel et ses critères sont fixés par décision de l autorité investie du pouvoir de nomination après avis du comité technique d établissement. Dans sa précédente version, l article 1-2 du décret de 1991 mentionnait que la rémunération des agents employés à durée indéterminée faisait l objet d un réexamen au minimum tous les trois ans. Désormais, il s agira d une «réévaluation» au vu des résultats de «l entretien professionnel» ou de «l évolution des fonctions» et pourra également concerner les agents en CDD sous réserve que cette durée ait été effectuée de manière continue. Une nouveauté importante de la révision de 2015 concerne les commissions consultatives paritaires (CCP) créées par l article 2-1 nouveau du décret de Une CCP est instituée dans chaque département par arrêté du directeur général de l agence régionale de santé et sa gestion est confiée à l un des établissements publics de santé dont le siège se trouve dans le département. Inspirées des commissions administratives paritaires, les CCP comprennent en nombre égal, des représentants de l administration et des représentants des personnels. Elles sont consultées sur les décisions individuelles relatives : aux licenciements intervenant postérieurement à la période d essai ; au non-renouvellement du contrat des personnes investies d un mandat syndical ; aux sanctions disciplinaires autres que l avertissement et le blâme. Elles sont saisies pour avis, à la demande de l agent, en matière de : refus d autorisation d accomplir un service à temps partiel ; refus de certains congés ; refus d autorisation d absence pour suivre une action de préparation à un concours ou de formation continue. Le régime des positions administratives est amélioré. En matière de mobilité, la mise à disposition instituée en 2010 par l article 31-1 du décret de 1991, est étendue aux administrations de l Etat et aux collectivités territoriales et à leurs établissements publics et elle peut désormais durer 10 ans (et non plus six). Le congé de mobilité de l article 31-2 prévoit désormais la démission de l agent de son emploi d origine s il accepte un emploi dans son administration d accueil. L article 31-3 prévoit quant à lui un congé sans rémunération en vue de suivre une préparation à un concours. Une clause protectrice est prévue. Si l agent n est pas admis au concours, à l issue du cycle préparatoire, ou n est pas titularisé à l issue du stage, il est réemployé dans son établissement. Pour les agents recrutés par contrat à durée déterminée, ce réemploi s applique pour la durée de l engagement restant à courir. Certains congés bénéficient de garanties renforcées. Ainsi, le congé non rémunéré pour convenances personnelles peut désormais être accordé dans la limite d une durée totale de dix années (et non plus de six) aux agents en CDI (art. 21 du décret de 1991). 10

11 La lettre des ressources humaines dans les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux Contractuels La durée du congé parental était prise en compte pour moitié dans la détermination des avantages liés à l ancienneté. Désormais, aux termes de l article 18 du décret de 1991, la durée du congé parental est prise en compte dans sa totalité la première année, puis pour moitié les années suivantes, pour le calcul de l ancienneté ou de la durée de services effectifs exigées en matière de rémunération, pour l ouverture des droits à congés et à la formation, pour le recrutement par concours et pour la détermination du classement d échelon des lauréats de ces concours dans les corps de fonctionnaires hospitaliers. Il en est d ailleurs de même, désormais, pour la durée de la plupart des congés (art nouveau). Enfin, le service à temps partiel est également mieux pris en compte. Il l était pour le calcul de l ancienneté exigée pour la détermination des droits à formation, les périodes pendant lesquelles les agents ont exercé leurs fonctions à temps partiel. Désormais, en vertu de l article 36 nouveau du décret de 1991, il le sera également pour les nouveaux cas cités supra. La cessation du contrat La cessation du contrat peut intervenir pour différentes hypothèses qui ont fait l objet d aménagement sensibles, principalement dans une perspective protectrice des droits des agents contractuels. Des modifications significatives sont apportées en cas de licenciement et de démission et la procédure de fin de contrat est précisée. Le licenciement De l ensemble des modifications réglementaires affectant le décret de 1991, celles relatives au licenciement sont sans doute les plus importantes. Elles concernent tant les motifs que le reclassement et la procédure, qui constituent autant de dispositions nouvelles insérées au décret de 1991 par les articles 41-2 à Au regard des motifs, l agent contractuel peut être licencié pour un motif d insuffisance professionnelle (art. 41-2). Il peut également être licencié pour d autres motifs énoncés à l article Celui-ci dispose qu outre les cas de licenciement pour faute disciplinaire, insuffisance professionnelle ou inaptitude physique, le licenciement d un agent contractuel recruté pour répondre à un besoin permanent doit être justifié par l un des motifs suivants : la suppression du besoin ou de l emploi ; la transformation du besoin ou de l emploi, lorsque l adaptation de l agent au nouveau besoin n est pas possible 3 ; le recrutement d un fonctionnaire ; le refus par l agent d une modification d un élément substantiel du contrat ; l impossibilité de réemploi de l agent à l issue d un congé sans rémunération. Les règles de reclassement sont également précisées. L article 41-5 nouveau prévoit que lorsque le licenciement est envisagé pour un des motifs de l article 41-3, il ne peut être prononcé que lorsque le reclassement de l agent n est pas possible. L emploi proposé doit relever de la «même catégorie hiérarchique ou à défaut, et sous réserve de l accord exprès de l agent, d un emploi relevant d une catégorie inférieure». L offre de reclassement proposée est écrite et précise et compatible avec ses compétences professionnelles. L article 41-6 nouveau précise les règles de procédure pour les licenciements prévus pour les motifs de l article L administration convoque l agent à un entretien préalable. A l issue de la consultation de la commission consultative paritaire, elle lui notifie sa décision par lettre recommandée. Cette lettre précise les motifs du licenciement et la date à laquelle il doit intervenir. Cette lettre invite également l intéressé à présenter une demande écrite de reclassement, et indique les conditions dans lesquelles les offres de reclassement sont susceptibles de lui être adressées. L article 41-7 prévoit qu en cas de refus de l emploi proposé par l administration ou en cas d impossibilité de reclassement, l agent est licencié. Les modalités de l entretien préalable ont été redéfinies à l article 43 du décret de JURIDIQUE (3) L article 41-4 nouveau prévoit qu en cas de transformation du besoin ou de l emploi, l administration peut proposer la modification d un élément substantiel du contrat de travail (quotité de temps de travail, changement de lieu de travail, modification des fonctions de l agent). 11

12 Juridique FOCUS (4) Dans le même esprit, les règles de calcul du montant de l indemnité de licenciement prévues à l article 51 ont été réécrites. Le montant est désormais décompté «à partir de la date à laquelle le contrat a été initialement conclu jusqu à la date d effet du licenciement (...). Lorsque plusieurs contrats à durée déterminée ou indéterminée se sont succédé auprès du même établissement sans interruption ou avec une interruption n excédant pas deux mois et que celle-ci n est pas due à une démission de l agent, la date initiale à prendre en compte est la date à laquelle le premier contrat a été conclu» Le licenciement ne peut intervenir qu à l issue d un entretien préalable. L intéressé est convoqué à cet entretien par lettre recommandée. L agent peut se faire accompagner par la ou les personnes de son choix. Au cours de cet entretien, l administration indique à l agent les motifs du licenciement et le cas échéant le délai pendant lequel l agent doit présenter sa demande écrite de reclassement ainsi que les conditions dans lesquelles les offres de reclassement sont présentées. Les règles de durée de préavis de licenciement énoncées à l article 42 du décret de 1991 ont également été réécrites s agissant de la computation des délais 4. Désormais, l ancienneté est «calculée compte tenu de l ensemble des contrats conclus avec l agent licencié, y compris ceux conclus avant une interruption de fonctions sous réserve que cette interruption n excède pas quatre mois et qu elle ne soit pas due à une démission de l agent». Il est enfin prévu une intervention obligatoire de la CCP, avant l entretien préalable, dans les cas de licenciement affectant un agent : siégeant au sein d un organisme consultatif (CTE, CHSCT...) ; ayant obtenu une autorisation spéciale d absence pour activité syndicale ; bénéficiant d une décharge de service pour activité syndicale. Le licenciement pour inaptitude physique à l emploi est également prévu par un article 17-1 nouveau qui prévoit, dans cette hypothèse, la convocation à un entretien préalable, la consultation de la CCP et la nécessité de proposer à l agent de solliciter un reclassement. L emploi proposé doit être «adapté à l état de santé de l agent et compatible avec ses compétences professionnelles». En cas d échec ou d impossibilité de procéder à cette proposition de reclassement l agent est licencié après avoir été «mis à même de demander la communication de son dossier médical et de son dossier individuel». Contractuels La démission Les règles de la démission sont précisées par un article 45-1 nouveau inséré au décret de 1991 qui oblige les agents contractuels à informer l employeur de leur intention de démissionner par lettre recommandée avec demande d avis de réception. Ils doivent respecter le délai de préavis prévu pour les cas de licenciement. Les règles de fin de contrat Les règles de procédure à l issue du contrat ont également été précisées. Elles concernent principalement la remise d un certificat tout comme le respect de délais et d entretien. Un article 40-1 nouveau prévoit qu à l expiration du contrat, l employeur délivre à l agent un certificat qui contient : la date de recrutement de l agent et celle de sa sortie ; les fonctions occupées par l agent, leur catégorie hiérarchique et leur durée ; le cas échéant, les périodes de congés non assimilées à des périodes de travail effectif. Les délais et entretiens de l article 41 sont précisés afin d éviter toute ambigüité dans la formulation. Ils interviennent entre huit jours et trois mois avant le terme de l engagement selon la durée du contrat. La computation des délais est plus favorable à l agent. Les durées d engagement «sont décomptées compte tenu de l ensemble des contrats conclus avec l agent, y compris ceux conclus avant une interruption de fonctions, sous réserve que cette interruption n excède pas quatre mois et qu elle ne soit pas due à une démission de l agent». Un entretien préalable est désormais prévu «lorsque le contrat est susceptible d être reconduit pour une durée indéterminée ou lorsque la durée du contrat ou de l ensemble des contrats conclus pour répondre à un besoin permanent est supérieure ou égale à trois ans». L économie des dispositions nouvelles ainsi intégrées au décret de 1991 par le décret de 2015 conduit à un régime de garanties renforcées aux agents contractuels hospitaliers aux différents stades de leur gestion. 12

13 Pilotage RH Qualité IPAQ RH : expérimentation d une démarche qualité pour le dossier administratif des agents à l hôpital. Yohann MOURIER Ex Directeur en charge de la Qualité au CH Les Murets Directeur en charge des Ressources Humaines CHI R.BALLANGER L hôpital est garant de la qualité de la tenue et du contenu de deux types de dossiers : le dossier médical des patients et le dossier administratif des agents. Si le dossier médical du patient bénéficie depuis 2008 (IPAQH) d indicateurs pour l amélioration de la qualité et de la sécurité des soins (IPAQSS à partir de 2009), il n en est pas de même pour la qualité du dossier administratif de l agent. Les enjeux juridiques du dossier administratif ne sont toutefois guère moindres pour l agent comme pour l hôpital, et la mise en place d indicateurs de qualité du dossier n est pas étrangère à la performance de l organisation du service des ressources humaines. Contenu et tenue du dossier administratif de l agent : une obligation qui se précise et s actualise A bien des égards, le dossier médical du patient et le dossier administratif du patient partagent des objectifs, des obligations et des contraintes similaires, bien que différentes par la nature de leur contenu : accès limité, conservation, responsabilité institutionnelle, retranscription d un parcours, continuité, partage, tenue, transmission, etc. La loi Le Pors de pose en quelques lignes les premiers fondements légaux du contenu et de la tenue du dossier administratif de l agent : «le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces interessant la situation administrative de l intéressé, enregistrées, numérotées, et classées sans discontinuité 2». La même loi pose les limites de la nature des informations qui peuvent y être enregistrées (les informations concernant les opinions politiques, syndicales et religieuses ne peuvent s y trouver) ou encore les conditions de transmission du dossier en cas de procédure disciplinaire. Pour le reste, et à l exception d une décision du Conseil d Etat de 2003 sur la possibilité de retirer certains documents du dossier, ce n est qu avec l informatisation du dossier administratif et l arrêté (tardif?) du 21 décembre 2012 qu un cadre règlementaire plus précis du contenu des données administratives et de suivi de carrière obligatoires est enfin dressé. Pour autant, la jurisprudence des trois dernières années s est enrichie de nombreux avis ou décisions de la CADA, des cours d appel ou du Conseil d Etat 3 rappelant les obligations posées par la loi de Sans bouleversement majeur sur les obligations et contraintes vis-à-vis des agents ou de l administration, cette judiciarisation illustre néanmoins la nécessité de s assurer pour le moins du respect des ces obligations, en prenant en compte la multiplicité des supports ou moyens de communication : papier et électronique. IPAQSS, IPAQ RH : mêmes ambitions d amélioration de la qualité pour les Certifications La qualité de prise en charge des patients s articule depuis la V2010 autour d une démarche processus («parcours») et de l outil de traçabilité («dossier médical»). Nul doute que les secteurs d activité admi- (3) Arret CE 25 juillet 2013, Avis CADA 25 juillet 2013, Arrêt CE 31 janvier 2014, décision 11PA05306 CAA Paris 2 avril 2014 ou arrêt CE 2 avril (1) Loi du 13 juillet 1983 (2) Articles 18 et 19 de la loi 13

14 Pilotage RH Qualité nistratifs, techniques et logistiques s orientent (si ce n est déjà fait sur certains établissements) vers une démarche qualité de même nature. Et pourquoi pas? Prestataire de service auprès des agents, le service de la DRH, comme d autres, peut s inscrire dans une même démarche : des processus de parcours professionnel et un support : le dossier administratif. La Direction des Ressources Humaines s était engagé en 2011, et dans le cadre de certification, dans une démarche processus de type soins avec un Manuel Qualité (MAQ) décrivant les principaux processus «agents» en lien avec leur parcours professionnel (recrutement, CAPL, absentéisme, paie...). Une démarche similaire est en cours sur les circuits comptables du cycle RH depuis 2014 (Fiabilisation et certification des comptes). Forts de la démarche nationale sur le dossier médicale, la Direction des ressources humaines et la Direction de la Qualité et de la patientèle ont imaginé expérimenter une démarche d amélioration du dossier administratif des agents. Au Centre Hospitalier R.BALLANGER, dans un contexte de judiciarisation croissante des processus RH, d évolution nécessaire du système d information du dossier administratif, et de réorganisation interne, la démarche qualité sur le dossier administratif, se veut garante des droits et obligations, des agents comme de l établissement, et porteuse d une réflexion sur l organisation et l efficience du service. Les critères retenus pour l expérimentation IPAQ RH Les critères d évaluation ont été choisis à partir des obligations posées par la loi de 1983 et l arrêté du 21 septembre 2012, ainsi que les objets de recours juridiques fréquemment rencontrés concernant la tenue ou le contenu du dossier administratif des agents. La grille d évaluation distingue l évaluation du dossier papier et du dossier informatisé mais les critères retenus sont identiques, et permettent une évaluation de l adéquation des informations contenues dans les deux supports. L évaluation porte par ailleurs sur deux natures d information tant sur les informations administratives que sur les informations relatives à la carrière. Enfin, les critères sont dits de tenue documentaire (TD) et concernent 7 thèmes. Pour les éléments relatifs à la carrière : recrutement et documents de recrutement, organisation documentaire (numérotation et complétude des documents), documents du déroulement de carrière (changements de service, avancements..), situations particulières (temps partiel, congés bonifiés..), aptitude médicale. Pour les éléments relatifs aux informations administratives : coordonnées de l agent, modes de transport et justificatifs. La méthode IPAQSS : une méthode applicable à IPAQ RH La méthode est identique à celle du recueil IPAQSS. Les 80 dossiers sont sélectionnés par tirage au sort. Le recueil des données est effectué par les agents de la Direction des Ressources Humaines, formés à l utilisation de la grille. L ensemble des données est ensuite transmis au service qualité qui a la charge de réaliser l étude des résultats. Un «guide de remplissage IPAQ RH», expliquant l usage de la grille, a été formalisé. Le résultat final est rendu pour chaque critère sous forme de pourcentages ; avec un objectif minimal fixé à 80% pour chaque item. Lorsqu un critère n est pas applicable à un élément du dossier de l agent, il est rendu «NA» (Non Applicable). 14

15 La lettre des ressources humaines dans les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux Les critères n ayant pas atteints un minimum de 80% ouvrent des actions correctives qui peuvent venir nourrir le plan d action d amélioration de la qualité du service et de l établissement. Premiers symptômes Le premier recueil, temps de formation inclus, a été réalisé en 3 mois. Indépendamment des résultats relatifs aux dossiers administratifs CHI R.BALLANGER, deux critères semblent devoir être interrogés car non applicables sur les 80 dossiers tirés au sort : les éléments relatifs aux congés longue maladie et longue durée, et la concordance avec le dossier informatisé actuel. Concernant le premier critère non applicable : la faible probabilité de tirer au sort un dossier concernant un agent en CLM ou CLD explique l échec de ce critère. Néanmoins, l inapplicabilité de la concordance entre le dossier papier et le dossier informatisé sur les éléments du dossier de recrutement interroge sur la pertinence de l outil ou bien son usage ; question qui nécessitera une réflexion plus précise au sein du service. Pilotage RH Intitulé Indicateur Taux de conformité des dossiers TD1 : Eléments du dossier d embauche 81% TD2 : Organisation documentaire 67% TD3 : Documents au cours de la carrière 91% TD4A: Demandes de temps partiel 100% TD4B : Demande de disponibilité ou de détachement 100% TD4C : Demande de congés bonifiés 100% TD4D : Agent en congé longue maladie ou longue durée NA TD5 : Aptitude annuelle à occuper le poste (délivrée par la médecine du travail) 61% TD6 : Gestion des absences 93% TD7 : Éléments administratifs 98% TD8 : Modalités de transport 78% TD9 reprend les questions TD1 mais la concordance avec le dossier informatique est regardée NA TD 10 reprend les questions TD2 mais la concordance avec le dossier informatique est regardée 96% Et après... Selon les mêmes modalités que l IPA- QSS, les points faibles relevés font l objet d un plan d action priorisé qui sera intégré au plan d action qualité gestion des risques RH, puis au PAQ général de l établissement. Dès 2014, des actions avaient été conduites sur le recrutement d un médecin du travail, sur le dossier de recrutement, et sur un contrôle des modalités et justificatifs de transport. Les résultats de l IPAQ RH viennent conforter ces axes d amélioration, d abord choisis de manière empirique. En revanche, l organisation documentaire, critère le plus faiblement conforme, n avait fait l objet d aucune action particulière jusqu ici. Il a été convenu avec le service qualité gestion des risques que le recueil sera renouvelé tous les deux ans. TD7 TD8 TD6 Indicateurs du dossier agent TD10 TD5 TD1 100% 80% 60% 40% 20% 0% TD4C TD2 TD4B TD3 TD4A 15

16 Pilotage RH Qualité TD1 TD1.1 TD1.2 TD1.3 TD1.4 TD1.5 Un document d état civil Le bulletin N 2 du casier judiciaire L état signalétique du service militaire Le certificat médical d aptitude à l embauche Une copie de la carte vitale le dossier d'embauche contient-il Organisation documentaire oui/ non TD2 TD3 TD4 TD2 TD6 TD7 TD8 TD9 TD10 TD2.1 TD2.2 TD2.3 TD3.1 TD3.2 TD3.3 TD3.4 TD3.5 TD4A TD4A.1 TD4A.2 TD4A.3 TD4B TD4B.1 TD4C TD4C.1 TD4C.2 TD4D TD4D.1 TD5 TD6 TD6.1 TD6.2 TD7.1 TD7.2 TD7.3 TD7.4 TD8 TD8.1 TD9.1 TD9.2 TD9.3 TD9.4 TD9.5 TD10.1 TD10.2 TD10.3 TD10.4 Toutes les pièces sont-elles numérotées La numérotation respecte l ordre chronologique Les documents figurant dans le dossier sont tous achevés (absence de documents en cours de signature ou d élaboration) Documents au cours de la carrière Le dossier contient : Les documents originaux concernant les changements de service de l agent Les documents originaux concernant l avancement d échelon Les documents originaux concernant le non avancement d échelon motivé Les feuilles de notes ou appréciations pour les agents non titulaires Ampliation des diplômes obtenus ou VAE en lien avec la fonction Cas des demandes particulières S agit-il d un agent à temps partiel Si oui, a-t-il exercé auparavant à temps plein Si oui, retrouve-t-on la correspondance de l agent adressé à la DRH Si oui, retrouve-t-on la correspondance adressé à l agent L'agent a-t-il fait une demande de disponibilité ou de détachement auprès de la DRH Si oui retrouve t on les courriers entre l'agent et la DRH dans le dossier l'agent benéficie t il de congés bonifiés Si oui retrouve t on la date du dernier congé bonifié Le délai entre deux congés bonifiés est il respecté L'agent est il en congé longue maladie ou longue durée Si oui retrouve t on le courrier de réforme de l'agent Retrouve-t-on les avis d aptitude annuelle de la médecine du travail ou les courriers de la DRH demandant à l'agent de prendre RDV avec un médecin du travail extérieur au CHIRB Gestion des absences L'agent a-t-il été absent au cours des 12 derniers mois Si oui retrouve t on dans le dossier un justificatif d'absence (arrêt de travail) envoyé dans le délai légal En cas d'absence injustifiée,,retrouve t on un courrier signé par le DRH Eléments administratifs Le dossier contient : L'adresse postale de l'agent Le numéro de téléphone de l'agent Le statut d'état civil de l'agent Le nombre d'enfants à charge Modalité de transport L'agent utilise-t-il les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail Si oui retrouve-t-on les justificatifs des titres de transport ( au moins un par an) le dossier d'embauche contient-il Un document d état civil Le bulletin N 2 du casier judiciaire L état signalétique du service militaire Le certificat médical d aptitude à l embauche Une copie de la carte vitale Eléments administratifs Le dossier contient : L'adresse postale de l'agent Le numéro de téléphone de l'agent Le statut d'état civil de l'agent le nombre d'enfants à charge

17 management Télétravail Se préparer à mettre en place le télétravail à l hôpital Marie-Gabrielle VAISSIERE Directeur d hôpital Le télétravail réservé à quelques personnes lors d expérimentations ou pour tenir compte de situations d inaptitude ou de handicap risque de se généraliser lors de la parution du décret l autorisant dans la fonction publique. Il concerne aujourd hui moins d un pour cent des fonctionnaires hospitaliers alors que 1 salarié sur 8 pratique le télétravail en France. «..., le télétravail présente des avantages, à la fois pour les agents et pour les employeurs publics. Il entraîne ainsi, pour les agents, une réduction de la fatigue générée par les transports, une augmentation du pouvoir d achat (liée à une moindre utilisation des transports, à une diminution du temps partiel...) et permet une meilleure conciliation entre vie professionnelle et familiale. Du côté des employeurs, les gains consistent notamment dans la réduction de l absentéisme et la hausse de la productivité (de 10 à 20 %)» 1 Outil du PDE, de RSE et de QVT, le télétravail est plébiscité par les professionnels des hôpitaux. Les secrétaires médicales peuvent ainsi assurer la frappe de comptes rendus ou la saisie de données sans être interrompues, les médecins peuvent réaliser des taches administratives, les cadres peuvent travailler à la rédaction d un projet ou mettre à jour les plannings... Toutes les activités de back-office, celles qui ne nécessitent pas un contact humain direct peuvent être concernées : facturation, PMSI, saisie et traitement de données... Le télétravail va-t-il devenir un droit? Le télétravail n est pas à proprement parler un droit pour le fonctionnaire. Toutefois si le fonctionnaire volontaire en fait la demande, et que celle-ci est refusée, il peut faire valoir un recours en Commissions Administratives Paritaires ou en Commissions Consultatives Paritaires (créées par le décret n du 5 novembre 2015 portant diverses dispositions relatives aux agents non titulaires de la fonction publique hospitalière qui seront prochainement élues pour les contractuels). Le refus devra donc être dûment motivé et formalisé par un écrit. Des demandes en nombre sont prévisibles. Cela mérite que l on s y prépare en amont de la parution du décret sur les modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique (projet de décret disponible sur le site internet de la gazette des communes) Définition du télétravail Sa définition est commune au secteur privé et au secteur public. En effet la définition du décret (art 2 du Projet de décret) applicable à la fonction publique est celle du code du Travail (art L ) : «forme d organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l employeur est effectué par un agent hors de ces locaux de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l information et de la communication». Le télétravail n est pas un travail nomade ou mobile (comme l HAD), un travail en dépassement des bornes horaires, un travail à distance (ce n est pas de la télémédecine!), une période d astreinte, une modalité de pré-retraite ou de congé de maternité! (1) Ministère de la Fonction publique JO du Sénat page

18 management Télétravail Les actions préalables définir les activités télétravaillables (liste limitative pouvant être révisée). A l hôpital, toutes les tâches administratives sont concernées. Les activités administratives exercées par les agents de cette filière (soit plus de 12% de l effectif total des établissements publics de santé) mais également les tâches administratives exercées par les autres professionnels, médecins compris. définir des critères d autorisation du télétravail (ou éligibilité au télétravail) : par exemple, avoir au moins 2 ans d expérience à temps plein dans le poste, autonomie, implication, aptitude... L encadrement est naturellement éligible au télétravail (l AP-HP propose 12 jours par an de télétravail à ses cadres) ; poser préalablement des limites au télétravail : nombre de jours par semaine, jours fixes ou flottants, suspension du télétravail si absence dans l équipe ou pendant la période estivale ; fixer des interdits : aller faire une course pendant le temps défini de télétravail, aller chercher les enfants à l école si pendant les horaires...(sauf cas de force majeure) ; définir les modalités de contrôle (objectifs/résultats chiffrés ou mesurables, horaires pendant lesquels le professionnel qui est en télétravail doit répondre... délais pour réaliser un travail) ; planifier des temps collectifs formalisés / réunions d équipe ; disposer des moyens notamment informatiques de travail à distance, garantissant la sécurité et la confidentialité des données ; faire réaliser un diagnostic de conformité électrique du domicile (le cout est pris en charge par l employeur en général) ; fixer les indicateurs d évaluations et les conditions de renouvellement annuel. Les avantages du télétravail réduction des accidents de trajet et de travail, de l absentéisme, de la fatigue et du stress lié aux transports ou dans certains cas le stress lié aux tensions avec ses collègues ou sa hiérarchie ; amélioration de la capacité de travail grâce à un meilleur niveau de concentration (comparé à un bureau collectif, bruyant), et l absence d interruption de tâches, de moins de distractions/ sollicitations ou de perturbations, à plus d autonomie, à l absence de «réunionite» ; amélioration de la motivation, le télétravailleur responsabilisé se sentant «digne» de confiance ; les bénéfices pour l environnement (moindre pollution si réduction des trajets en voiture), parfois amélioration du pouvoir d achat (si transport individuel). Faute de littérature et de retours d expérience suffisants, il est difficile de mesurer les impacts réels et les bénéfices sont parfois sous ou surestimés. Les risques du télétravail Il conviendra d actualiser le DUERP! passage à temps plein (ce risque est limité et ne s est pas réalisé lors de la mise en place de la RTT) ; changement de résidence (pour une installation dans sa résidence secondaire parfois plus éloignée à titre principal ou déménagement dans une ville où le cout de l immobilier est moindre) ; rupture d égalité : présenté comme un avantage accordé à certains ; difficultés d accéder aux informations ; risque de porosité entre vie personnelle et vie professionnelle (notamment si usage du même matériel ou de la même messagerie) ou d oubli de «déconnexion» ; isolement par rapport au collectif de travail. 18

19 La lettre des ressources humaines dans les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux MANAGEMENT La mise en œuvre du télétravail correspond à une aspiration des professionnels notamment des secteurs administratifs des établissements de santé, il s agit aussi d une modalité de reconnaissance et de valorisation de cette catégorie de personnel. Toutefois, le télétravail est un véritable projet de Ressources humaines et de management. Sa mise en œuvre doit être anticipée en mode projet : définir les objectifs recherchés, revoir les procédures et l organisation du travail, définir les préalables, communiquer... Un tel projet permet de réaliser un des volets du PDE (plan de déplacement établissement), une démarche de RSE (responsabilité sociale et environnementale) et de répondre aux exigences de QVT (qualité de vie au travail)! Il permet de «revisiter» certaines pratiques managériales (contrôler sans être intrusif, partager les informations avec le bon usage des messageries électroniques, définir et suivre les objectifs). Cette modalité de travail sera certainement particulièrement intéressante lors de la mise en place des GHT (le télétravail s effectuant alors en télécentre ou à domicile) et de la mutualisation de certaines fonctions administratives. Les GHT forceront peut-être au télétravail collectif selon une modalité de co-working avec le regroupement des fonctions achat, DIM, formation. Les questions à se poser : 1. Quelle tâche peut être effectuée à distance? 2. Qui peut télétravailler / qui a les qualités du télétravailleur? (implication, expérience, prise d initiative) 3. Quelles sont les dispositifs environnants à mettre en place? Faisabilité technique, logiciels métiers à distance 4. Comment préserver le lien social et managérial? Points réguliers, suivi de l activité à distance 5. Combien cela coûte? équipements portables et connexion (environ 1000 euros en moyenne) Les principaux points du projet de décret Autorisation individuelle réversible (annuelle) Ouvert aux titulaires et contractuels de droit public (pas aux emplois d avenir ou apprentis) Volontariat exprimé 3 jours par semaine maximum appréciés sur une base mensuelle (dérogation possible si l état de santé de l agent le justifie) Arrêté pour l établissement listant les activités et décision individuelle pour chaque télétravailleur (après avis de l encadrement) Avis et bilan annuel CTE /CHSCT Recours CAP (et futures CCP pour les contractuels) ouvert en cas de refus d autorisation. 19

20 parutions Les professions de santé Les tribunes de la santé 2015/3 Le million et demi de professionnels de santé en France fait face à des exigences croissantes de réglementations et de jurisprudences qui peuvent être mal ressenties. Le dossier de ce numéro tente de répondre à diverses questions telles que la définition d'une profession de santé au regard des législations des différents pays européens, la portée de la déontologie médicale, l'avenir de l exercice libéral dans les cliniques, les régulations qui s exercent sur les professionnels de santé ou encore les enjeux de la régionalisation des conventions régissant les professions de santé. État des lieux de l'égalité à l'hôpital Rapport d'enquête de l'association des directeurs d'hôpital Organisée par le groupe de travail «Egalité des chances» de l'adh, l'enquête, qui a recueilli plus de 450 réponses, révèle les tendances et les ressentis qui traversent l hôpital et son management en matière d égalité. L ADH en tire dix «enseignements clés», notamment que la moitié des directeurs indique avoir constaté des faits de discrimination envers des tiers, qu un tiers des directeurs a été victime de discrimination, que les situations de discrimination sont plus fortement ressenties chez les femmes, que dans deux tiers des cas, l auteur du harcèlement est le supérieur hiérarchique. Fonctions Publiques : une approche pluridisciplinaire de la santé au travail Alain Dômont - Editions DOCIS - Octobre 2015 Le livre pour objet d'aider les médecins de prévention et les médecins du travail du personnel hospitalier à mieux cerner leur rôle médical et leur rôle de préventeur en milieu du travail. Cet ouvrage vise aussi à mieux faire connaître aux médecins agréés la «santé au travail» exercée dans le secteur public. Il aidera les gestionnaires de ressources humaines et les gestionnaires des services à se situer dans la problématique évolutive de la santé, de l'hygiène et de la sécurité au travail dans ce secteur d activité, à mieux remplir leurs obligations d emploi des personnes en situation de handicap, ainsi qu à mieux situer les rôles respectifs du médecin de prévention et du médecin du travail du personnel hospitalier, notamment dans la gestion de l aptitude médicale. AGENDA Date Événement Lieu Contact Vendredi 22 janvier 2016 Agents contractuels de la fonction publique hospitalière: gestion réglementaire ou politiques managériales? Université Paris Dauphine ADRHESS RH est une publication mensuelle éditée par - SAS au capital de euros - Siret : Paris B , avenue des Ternes Paris - tél. : Fax : contact@infodium.fr - Président, directeur de la publication et de la rédaction : Laurent Queinnec - Conception graphique et maquette : Mo A, moa@noos.fr - Mise en page : Yohann Roy, Publiatis - Abonnement et publicité : Nadine Giraud 11 numéros par an - Abonnement 290,00 euros par an Prix au numéro : 31,25 euros - n de CPPAP 0116 I ISSN Dépôt légal à date de parution - Imprimerie Corlet Z.I - route de Vire, Condé-sur-Noireau Infodium Reproduction interdite pour tout pays sauf autorisation de l éditeur. BULLETIN D ABONNEMENT A compléter et renvoyer à : RH - Infodium - 69, avenue des Ternes Paris TEL : FAX : W78 1 an : 11 numéros + l accès au site (consultation de la base de données) au prix de 290 TTC Ci-joint mon règlement par : Chèque à l ordre d INFODIUM Je souhaite une facture justificative Mandat administratif/à réception de facture Conformément à la loi «Informatique et Libertés», vous disposez d un droit d accés et de rectification aux informations vous concernant. Infodium - SAS au capital de euros - Siret : Paris B , avenue des Ternes Paris - tél : Tarif applicable du 1 er Janvier au 31 Décembre Raison sociale :... Nom :... Prénom :... Fonction :... Adresse : Code Postal :... Ville :... Téléphone :... Fax :... (Obligatoire):... Adresse de facturation si différent : Code Postal :... Ville :... Cachet /Date Signature

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