Guide d administration du logiciel Place au jeu

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1 Guide d administration du logiciel Place au jeu L apprentissage des jeunes enfants à la portée de tous dès aujourd hui prévoit la compilation des profils individuels d apprentissage et de développement établis d après le Continuum du développement (par exemple, grâce aux observations, aux exemples d apprentissage, aux créations et au travail des enfants) afin de créer un portrait global des expériences de vie et d apprentissage de chacun. L'apprentissage des jeunes enfants à la portée de tous dès aujourd hui, (2006) p. 82 Version 3.1, juillet 2012

2 Table des matières Rôle de l administration Guide de démarrage Étape 1 : Ouverture de session en tant qu administratrice ou administrateur Étape 2 : Étape 3 : Étape 4 : Saisie du nom du programme Ajout des noms d utilisateur/de groupe Saisie des renseignements sur les enfants Maintenance Sauvegarde Importation et exportation FAQ Guide d administration du logiciel PAJ 2

3 Administration Rôle de l administration 1. Configuration initiale : entrer le ou les noms du programme ou du centre, entrer le ou les noms des groupes d utilisateurs du programme ou du centre, entrer les noms des groupes de chaque programme ou centre, ajouter les noms des enfants au programme ou au centre. 2. Maintenance : ajouter un ou des noms aux groupes d utilisateurs du programme ou du centre, attribuer l état «inactif» à des enfants du programme ou du centre, ajouter ou supprimer les groupes ayant fait l objet d une documentation, exporter ou importer les données des enfants, transférer les enfants au sein d une même organisation Guide d administration du logiciel PAJ 3

4 Démarrage Étape 1 : Ouverture de session Ouvrez une session dans le logiciel Place au jeu : 1. Cliquez sur l icône Place au jeu se trouvant sur votre bureau. 2. Cliquez sur le bouton Nom d utilisateur de l administration. 3. Entrez le mot de passe de l administration qui vous a été fourni par votre mentor. Cliquez sur la porte de sortie pour fermer la boîte de dialogue du processus d ouverture de session. 4. Vous avez maintenant ouvert une session. Guide d administration du logiciel PAJ 4

5 5. La barre d outils de l administration apparaîtra à l écran. 6. Passez au programme ou au centre. Guide d administration du logiciel PAJ 5

6 Étape 2 : Saisie du programme ou du centre Nouveau programme ou centre, ou emplacement unique 1. Cliquez sur le bouton Configuration dans le menu de l administration. 2. Le formulaire de configuration du programme ou du centre apparaîtra à l écran. 3. Entrez le nom de votre programme ou centre. Assurez-vous d être devant un nouvel enregistrement. Les champs du nom du programme ou du centre, des groupes d utilisateurs et des groupes seront vierges. Si c est la première fois que vous ouvrez le logiciel Place au jeu après l avoir installé, vous vous retrouverez devant un enregistrement vierge. Le mot Nouveau apparaîtra après la configuration du programme ou du centre et sous Identificateur. Entrez le nom de votre programme ou centre dans l espace réservé à cette fin, sous l article 2a. Guide d administration du logiciel PAJ 6

7 Exploitants de plusieurs emplacements 1. Entrez le nom de votre premier emplacement en suivant les étapes 1 à 3 cidessus pour ajouter un nouveau programme ou centre ou un emplacement unique et pour remplir les champs Noms d utilisateur et Groupes du programme ou du centre et Enfants. 2. Pour entrer le nom de votre deuxième emplacement, cliquez sur Ajouter un programme. 3. Un nouvel écran vierge de configuration de programme ou de centre apparaîtra. 4. Suivez les étapes 1 à 3 de la section 1 précédente afin d ajouter un nouveau programme ou centre ou un emplacement unique et de remplir les champs Noms d utilisateur et Groupes du programme ou du centre et Enfants. Guide d administration du logiciel PAJ 7

8 Modification de la configuration d un programme ou d un centre existant 1. Pour repérer un programme ou un centre existant, cliquez sur la flèche vers le bas située à côté de l outil de recherche de programmes et choisissez le programme ou le centre parmi cette liste. Ou cliquez sur les boutons des flèches vers la gauche ou vers la droite. Guide d administration du logiciel PAJ 8

9 Étape 3 : Ajout des noms d utilisateur/de groupe Création de noms d utilisateur et de groupes pour un programme ou un centre Déterminez les noms d utilisateur pour chaque classe. N utilisez pas des noms de personnes. Utilisez plutôt des noms désignant une classe, comme Nourrissons, Préscolaire ou Bambins. 1. Entrez le nom d utilisateur de ce programme ou centre. 2. Cliquez sur le symbole «+» dans la colonne de l extrême gauche. Cela vous fournira un espace pour entrer les noms des groupes correspondant à chaque nom d utilisateur, p. ex. préscolaire1 et préscolaire2. 3. Le nom du programme ou du centre, les noms d utilisateur et les noms des groupes doivent être entrés avant que vous puissiez ajouter des noms d enfants. Une fois que le nom du programme ou du centre, les noms d utilisateur et les noms des groupes ont été entrés, vous pouvez commencer à ajouter tous les noms d enfants. 4. Passez à la section Enfants. Guide d administration du logiciel PAJ 9

10 Étape 4 : Saisie des renseignements sur les enfants Ajout d enfants au programme Cet écran est l endroit où vous devez taper les noms de tous les enfants du programme ou du centre. Ayez à portée de main une liste de tous les enfants du programme ou du centre ainsi que leurs dates de naissance et les classes ou les groupes auxquels ils seront associés. 1. Cliquez sur le bouton Enfants du menu. 2. Cliquez sur le bouton Oui. 3. Tapez le prénom de l enfant dans le champ Prénom, son nom de famille dans le champ Nom de famille et sa date de naissance dans le champ Date de naissance. L âge de l enfant sera automatiquement calculé pour vous dans la colonne des âges. Nota : Si deux enfants ou plus portent le même nom, ajoutez l initiale du deuxième prénom après le premier prénom ou entrez un indicateur unique à côté du nom de famille de l enfant (p. ex. Jean M Smith ou Jean Smith1). 4. Pour ajouter le nom de l enfant aux groupes, cliquez sur la flèche située à côté du mot Groupes. Cliquez sur la case à cocher située à côté du nom du groupe auquel vous désirez associer l enfant. Vous pouvez cliquer sur plusieurs groupes. Guide d administration du logiciel PAJ 10

11 Les enfants qui ne font pas partie du programme ou du centre peuvent être considérés comme «inactifs». Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton Actif situé à côté de leur nom. Ainsi, les noms des enfants inactifs ne figurent plus à l écran «Enfants actifs». Le fait de considérer un enfant comme «inactif» ne supprimera pas son nom des documents existants. Par contre, son nom n apparaîtra plus dans les menus déroulants parmi les enfants actifs disponibles des groupes. Pour visualiser les noms des enfants dont l état est inactif, cliquez sur le bouton radio inactif. Cliquez sur le bouton Appliquer un filtre. Pour visualiser les noms des enfants dont l état est actif, cliquez sur le bouton radio actif. Cliquez sur le bouton Appliquer un filtre. Vous ne pouvez supprimer le nom d un enfant que si cet enfant ne fait pas partie d un document ou d un groupe. Vous obtiendrez un message indiquant que des documents ou groupes existent. Vous devrez d abord supprimer ceux-ci avant de pouvoir supprimer le nom de l enfant. Pour supprimer le nom d un enfant, cliquez sur Supprimer le nom d un enfant situé à côté du nom de l enfant. Cliquez sur le bouton Oui pour supprimer le nom de l enfant. 5. Cliquez sur la porte de sortie pour fermer l écran des programmes de la petite enfance. Guide d administration du logiciel PAJ 11

12 6. La configuration initiale est maintenant terminée. Les praticiennes et praticiens de la petite enfance peuvent maintenant commencer à documenter les expériences et le travail des enfants. 7. Cliquez sur le bouton de fermeture de session. Cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue «Désirez-vous fermer la session?» Guide d administration du logiciel PAJ 12

13 Maintenance Sauvegarde Copies de sauvegarde 1. Copie de sauvegarde quotidienne Une copie de sauvegarde de vos données est automatiquement créée tous les jours dès que le logiciel Place au jeu est ouvert. Le fichier de sauvegarde est situé dans le sous-répertoire appelé Backup (copie de sauvegarde), là où se situe votre programme secondaire. S il s agit d une installation locale, le fichier de sauvegarde se trouve alors dans c:\programfiles\savethedayforplay\backup\savethedayforplay _be.accde. S il s agit d une version de réseau, le fichier de sauvegarde se trouve sur votre serveur de fichiers. Veuillez consulter votre administratrice ou votre administrateur pour connaître tous les détails. Le fichier de sauvegarde sera remplacé tous les jours par la nouvelle copie de sauvegarde. Lorsque le logiciel Place au jeu s ouvrira, vous verrez le message suivant : Si vous êtes la toute première personne de la journée à faire démarrer le logiciel Place au jeu, vous obtiendrez un message confirmant que la copie de sauvegarde a été effectuée avec succès. Autrement, la boîte de dialogue Copie de sauvegarde quotidienne se fermera automatiquement. Guide d administration du logiciel PAJ 13

14 2. Sauvegarde manuelle Nous vous recommandons d effectuer des copies de sauvegarde manuelles toutes les semaines et tous les mois. Les fichiers sauvegardés devraient être conservés hors site. Pour ce faire, cliquez sur l icône Copie de sauvegarde manuelle du menu. L utilitaire de copie de sauvegarde du logiciel PAJ apparaîtra à l écran avec le chemin par défaut du fichier «SavetheDayforPlay_be.accde» et la destination par défaut du fichier de sauvegarde. Cliquez sur le bouton Effectuer une copie de sauvegarde maintenant. La boîte du message Copie de sauvegarde terminée apparaîtra lorsque la copie de sauvegarde sera terminée. Lorsque le fichier sera sauvegardé, la date et l heure seront ajoutées au nom du fichier pour faciliter la recherche du fichier aux fins de restauration. Guide d administration du logiciel PAJ 14

15 Restauration de données Pour restaurer un fichier de sauvegarde, cliquez sur le bouton Restaurer. L écran de l utilitaire de copie de sauvegarde du logiciel PAJ s ouvrira et affichera la date et l heure de la dernière copie de sauvegarde. Cliquez sur Oui en réponse au message d avertissement affiché. Le fichier sera restauré à son emplacement d origine, selon l emplacement de la sauvegarde du fichier au départ. Lorsque le fichier aura été restauré correctement, un message sera affiché. Guide d administration du logiciel PAJ 15

16 Pour sélectionner un autre fichier à restaurer, cliquez sur le bouton Sélectionner un autre fichier à restaurer. Un écran de recherche s ouvrira pour vous permettre de sélectionner un autre fichier à restaurer. Guide d administration du logiciel PAJ 16

17 Exportation, importation ou transfert des données de l enfant Exportation/importation, transfert de noms d enfants et copies de sauvegarde 1. Exportation/importation (emplacement unique seulement) Pour exporter ou importer de la documentation d un enfant d un programme ou d un centre de la petite enfance à un autre, cliquez sur le bouton Exportation/importation. Cliquez sur Oui à l affirmation «la fonction d exportation ou d importation ne doit pas être utilisée dans le même ordinateur». Pour exporter les données d un enfant, choisissez le programme ou le centre dans le menu déroulant Programme/centre. Choisissez ensuite le nom de l enfant dans le menu déroulant Enfant. Cliquez sur le bouton Exporter le nom de l enfant pour créer un fichier sous c:\programfiles\savethedayforplay\childexport accdb. Copiez ce fichier sur une clé USB afin de pouvoir importer les données de l enfant à un autre programme ou centre. Nota : N importez pas les données de l enfant dans un même ordinateur! Pour importer les données de l enfant, choisissez dans le menu déroulant le nom du programme ou du centre où vous désirez importer ces données. Guide d administration du logiciel PAJ 17

18 Choisissez dans le menu déroulant Ouverture de session le nom du groupe d utilisateurs où vous aimeriez importer le nom de l enfant. Choisissez dans le menu déroulant Groupe le groupe dans lequel vous désirez importer les données de l enfant. Cliquez sur l icône du fichier pour parcourir les fichiers de votre clé USB et choisissez «childexport.accdb». Cliquez sur le bouton Importer le nom de l enfant. Cliquez sur le bouton OK. Guide d administration du logiciel PAJ 18

19 Transfert de nom d enfant (exploitants de plusieurs emplacements) Servez-vous de cet utilitaire pour transférer un enfant à un autre emplacement au sein de votre organisation. 1. Cliquez sur l icône de Transfert de nom d enfant du menu. 2. Cliquez sur le bouton Oui pour répondre à la question «La fonction de transfert de nom d enfant à un autre emplacement transférera le nom de cet enfant à un autre emplacement de la même organisation. Continuer?» 3. L écran Transfert de nom d enfant à un autre emplacement s ouvrira. Guide d administration du logiciel PAJ 19

20 4. Provenance : Choisissez le programme ou le centre dans le menu déroulant Programme/centre. Choisissez le nom du groupe d utilisateurs dans le menu déroulant Ouverture de session. Choisissez le nom de l enfant dans le menu déroulant Enfants. 5. Destination : Choisissez le programme ou le centre dans le menu déroulant Programme/centre. Choisissez le nom du groupe d utilisateurs dans le menu déroulant Ouverture de session. Choisissez le groupe dans le menu déroulant Groupe. Cliquez sur le bouton Transférer le nom de l enfant. Guide d administration du logiciel PAJ 20

21 Foire aux questions 1. Puis-je installer le logiciel Place au jeu sur plus d un ordinateur? Si la licence qui vous a été octroyée est une licence individuelle, elle ne s applique qu à un seul ordinateur. S il s agit d une licence réseau, une licence sera donc requise pour chaque client se branchant au programme secondaire. Pour obtenir d autres licences, veuillez communiquer avec le service de soutien d ASCY à l adresse 2. J éprouve toujours de la difficulté à installer ou à faire fonctionner le logiciel Place au jeu. Où puis-je obtenir de l aide? Demandez de l assistance auprès du personnel responsable de la TI de votre organisme ou organisation afin de déterminer si le problème est lié au système d exploitation, au matériel, au stockage des fichiers, etc. Si vous avez éliminé tous les autres problèmes et que vous continuez d éprouver des difficultés, veuillez communiquer avec le service de soutien d ASCY à l adresse 3. Où dois-je sauvegarder mes images et mes photos? Vos photos doivent être sauvegardées dans un répertoire commun : c:\program Files\SavetheDayforPlay\Images (si vous avez un système d exploitation à 32 bits) ou c:\program Files (x86)\ SavetheDayforPlay\ Images (si vous avez un système d exploitation à 64 bits). 4. J obtiens une erreur de macro Qu est-ce que cela signifie? Veuillez vous assurer qu aucun fichier n a été supprimé sous c:\program Files\SavetheDayforPlay ou c:\program Files (x86)\savethedayforplay. En aucun cas vous ne devez supprimer les fichiers suivants : SavetheDayforPlayV31.accdr (logiciel frontal) SavetheDayforPlay_be.accde (programme secondaire pour les installations locales seulement; dans le cas d une installation réseau, ils devraient se trouver sur le serveur de fichiers) childexport.accdb (fichier d exportation/d importation) \ images (répertoire d imagerie) \ backups (sauvegarde) 5. Les fichiers Démarrage et Aide ne s ouvrent pas. Assurez-vous que les fichiers suivants existent sous c:\program Files\SavetheDayforPlay ou c:\program Files (x86) \ SavetheDayforPlay : SDP31b.chm SDP31c.chm Guide d administration du logiciel PAJ 21

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