Formaeva. Un survol des fonctionnalités. Dernière modification : 03/01/12-14:53:54. Survol de Formaeva 1. Formaeva
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- Robin Lavoie
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1 Formaeva Un survol des fonctionnalités Dernière modification : 03/01/12-14:53:54 Survol de Formaeva 1
2 Table des matières Fondements théoriques...3 Options de paramétrage...4 Personnalisation de l'espace...4 Gestion des utilisateurs et des droits d'accès...4 Multilinguisme...8 Partage des outils d'évaluation et des résultats...9 Interfaçage avec le SIRH/LMS...10 Questionnaires...12 Les questions d'évaluation...12 Les questions d'évaluation des connaissances...16 Les questions de sondage...17 Options des questions...19 Modèles d'évaluation...21 Évaluation pré-formation...21 Évaluation post-formation...24 Évaluation de l'impact opérationnel...26 Pilotage des évaluations...27 Suivi des activités...27 Suivi des taux de retour...27 Suivi des absences...28 Suivi des alertes...28 Exploitation et communication des résultats...29 Contenu du rapport d'évaluation...29 Partager le rapport d'évaluation...33 Télécharger le rapport d'évaluation...33 Exporter les données d'évaluation...33 Envoi automatique des rapports d'évaluation...33 Rapports d'évaluation globaux...34 Types de rapports...34 Envois automatiques...35 Survol de Formaeva 2
3 Fondements théoriques La solution Formaeva a été conçue de façon à permettre l'évaluation de l'efficacité des formations sur les quatre niveaux du modèle d'évaluation des formations de Kirkpatrick. Voici une rapide description de chacun de ces niveaux d'évaluation : Niveau 1 Réactions : les participants sont-ils satisfaits de la formation dispensée? Niveau 2 Apprentissage : qu'ont appris les participants au cours de la formation? Niveau 3 Comportements (ou transfert) : ce qui a été appris est-il utilisé au travail? Niveau 4 Résultats : quel est l'impact de la formation sur les résultats opérationnels? Toutes les formations peuvent être évaluées à l'aide de ce modèle, mais pas nécessairement jusqu'au niveau le plus élevé (par exemple, certaines formations ne visent que la modification de comportements en situation de travail sans pour autant viser un impact opérationnel au niveau 4). A noter : il est fréquent, en France, de parler d'évaluation «à chaud» pour désigner le niveau 1 et d'évaluation «à froid» pour désigner le niveau 3. Survol de Formaeva 3
4 Options de paramétrage Afin de s'adapter aux besoins de chaque organisation, différentes options de paramétrage de la solution Formaeva vous sont proposées. Personnalisation de l'espace Toute organisation cliente de Formaeva a la possibilité de personnaliser son espace, ceci afin que les utilisateurs identifient rapidement les «couleurs» de l'entreprise ou de l'organisme de formation. En particulier, il est possible : D'ajouter le logo de votre entreprise (qui sera alors situé en haut à gauche de votre espace) ; De personnaliser intégralement les courriels qui serviront à contacter les différents utilisateurs, tant sur le fond (contenu des messages) que sur la forme (logo, couleurs, etc.) ; D'informer les participants de l'existence d'une déclaration CNIL, ceci par l'ajout d'un lien «CNIL» en bas de l'écran qui redirigera les participants vers un texte explicatif comprenant le numéro de votre déclaration. Gestion des utilisateurs et des droits d'accès Formaeva est avant tout un outil de communication entre le service formation d'une organisation, l'organisme de formation et les collaborateurs. Tous ont un intérêt différent et Formaeva leur fournit à chacun une information qui les concerne particulièrement. R ô l e s Formaeva permet aux utilisateurs d'endosser un ou plusieurs rôles parmi les suivants : Les superviseurs ont généralement accès à toutes les informations. Ils peuvent créer de nouvelles évaluations, de nouveaux utilisateurs, de nouveaux questionnaires. L'équipe Formaeva assume généralement ce rôle afin de décharger les équipes «formation» de nos clients. Les formateurs ont accès aux évaluations des sessions qu'ils ou elles ont animées. Ils peuvent recevoir les évaluations de manière automatique, par courriel, dès leur clôture. Les managers ont accès aux évaluations de leurs collaborateurs et sont avertis de la clôture de leurs évaluations. Grâce aux évaluations archi- Survol de Formaeva 4
5 vées, ils peuvent préparer leurs entretiens annuels de manière plus complète. Les commanditaires ont accès aux résultats d'évaluation selon un périmètre restreint. Il peut s'agir de directeurs régionaux, de directeurs de domaine, de correspondants formation au sein d'unités d'affaire, etc. Le périmètre est fixé en fonction de la structure de l'organisation. Les participants répondent aux questionnaires et peuvent garder une trace de leurs évaluations passées au sein de leur espace personnel. Formaeva est conçu de manière à ce qu'un participant est identifié uniquement et peut garder un accès à son évaluation tout au long de son parcours professionnel ; ils peuvent ainsi construire leur propre passeport formation (historique des formations suivies et de leurs évaluations) et le réutiliser dans les organisations dans lesquelles il a été, est ou sera actif. H i é r a r c h i e Une hiérarchie d'organisation peut être intégrée à Formaeva, afin de faciliter les protocoles d'évaluation incluant les collaborateurs (managers, pairs, subordonnés) d'un participant. P é r i m è t r e e t a c c è s a u x i n f o r m a t i o n s Le périmètre est fixé facilement, en fonction des axes d'analyse définis par l'organisation. Par exemple, si tout collaborateur est attaché à une région particulière, on pourra fixer le périmètre d'une directrice régionale aux collaborateurs de sa région, afin qu'elle puisse avoir accès à leurs évaluations. Survol de Formaeva 5
6 Ainsi, en accédant à Formaeva, chaque utilisateur ne voit ce qu'il est censé voir (en fonction des droits d'accès que vous lui aurez octroyés). Il est possible de créer autant d'axes d'analyse que nécessaires (qu'ils soient liés aux utilisateurs, aux formations, aux sessions, etc.). La confidentialité des données est ainsi assurée et les utilisateurs ne voient que ce qui les intéressent, renforçant leur adhésion au processus d'évaluation des formations. De plus, Formaeva dispose d'un système de gestion des notifications qui permet de paramétrer l'envoi automatique de celles-ci. Ainsi, tout ou partie des utilisateurs (participants, managers, formateurs, etc.) peuvent être avertis dès qu'un questionnaire a été complétée, qu'une alerte a été déclenchée ou qu'une évaluation a été clôturée. Survol de Formaeva 6
7 Cas d'utilisation Un client de Formaeva a décidé de systématiser l'envoi de certaines informations. Par exemple, après chaque évaluation : - Le participant reçoit automatiquement un rapport d'évaluation synthétique ainsi qu'une attestation de formation comprenant le résultat de l'évaluation des acquis (en réponse à l'obligation légale. - Le manager reçoit automatiquement un rapport d'évaluation de la formation suivies par son ou ses collaborateurs. - Le formateur reçoit un rapport d'évaluation synthétique ne comprenant que les résultats liés aux réactions des formés (niveau 1) et à leur apprentissage (niveau 2), ceci afin de bénéficier d'un retour concret sur sa prestation. - Les commanditaires (ici les responsables formation régionaux) reçoivent, tous les mois, un rapport synthétique des résultats de l'ensemble des sessions de formation dispensées dans leur région ainsi qu'un rapport des taux de retour par établissement. Cela les aide notamment à identifier les établissements où les taux de retour aux évaluations sont les plus faibles et à envisager des actions de communication. R é c e p t i o n d e c o u r r i e l s Tout utilisateur peut s'inscrire à la réception de courriers électroniques envoyés lors d'événements particuliers. Survol de Formaeva 7
8 Multilinguisme La solution Formaeva a été entièrement développée en pensant à une utilisation internationale. Ainsi, l'interface est disponible en plusieurs langues. Les questionnaires sont également envoyés dans la langue qui conviendra le mieux au participant à la formation. Quelle que soit la langue du questionnaire, les analyses et les rapports pourront être faits en toute langue. Survol de Formaeva 8
9 Cas d'utilisation Un client de Formaeva organise régulièrement des séminaires à destination des cadres de l'entreprise de toutes nationalités. Les questionnaires d'évaluation sont donc traduits en plusieurs langues et envoyés aux participants qui le verront dans leur langue de préférence. Chaque participant peut ensuite se connecter à son espace personnel et retrouver un rapport d'évaluation de la session de formation qu'il a suivie (toujours traduit dans sa langue de préférence). Partage des outils d'évaluation et des résultats Votre entreprise fait partie d'un Groupe et vous souhaitez pouvoir partager vos outils d'évaluation entre entités? La solution Formaeva vous permet de partager les questions et les questionnaires avec les organisations avec lesquelles vous êtes liées. Cas d'utilisation Un client de Formaeva (grande entreprise multi-établissements) utilise cette fonctionnalité de partage régulièrement. Notamment, le siège social de l'entreprise a mis à disposition de l'ensemble des établissements plusieurs milliers de questions d'évaluation des connaissances. Ainsi, chaque établissement est libre de «piocher» dans cette base de questions pour élaborer ses propres quiz, selon ses besoins. Si un établissement crée ses propres outils, il a aussi la possibilité d'en faire bénéficier la communauté (= organisations liées). Le partage des outils d'évaluation est donc bilatéral : une organisation peut bénéficier du partage et partager à son tour. Également, il est possible de partager tout ou partie des résultats issus des évaluations des sessions et formations. Cela est notamment très utile pour faciliter le partage d'informations entre entreprises et organismes de formation. Survol de Formaeva 9
10 Cas d'utilisation Un client de Formaeva, organisme de formation, utilise cette fonctionnalité de partage des résultats avec plusieurs de ses clients, également utilisateurs de la solution Formaeva. Ainsi, lorsque l'entreprise prend la main sur l'évaluation, les résultats sont automatiquement téléversés dans l'espace Formaeva de l'organisme de formation, qui peut alors exploiter ceux-ci pour réaliser ses statistiques. À l'inverse, l'organisme de formation peut aussi partager ses résultats avec ses entreprises clientes, lorsque c'est lui qui en prend en charge toute ou partie de l'évaluation de la formation. Bien sûr, le partage des résultats est complètement anonyme et ne permet en rien l'identification des répondants. Interfaçage avec le SIRH/LMS Formaeva est une solution ouverte : il est possible d'exporter vos données vers des formats standards mais aussi d'importer depuis des fichiers de type Excel. L'équipe Formaeva a réalisé pour certains de ses clients des systèmes automatisés d'import des informations. Survol de Formaeva 10
11 Cas d'utilisation Pour l'un de nos clients, toutes les semaines, les sessions de formation à évaluer sont exportées de leur logiciel de gestion de la formation pour ensuite être réimportées dans Formaeva. Pour un autre client, un outil de requêtage extrait une fois par mois de leur SIRH l'ensemble des informations nécessaires aux évaluations (ex : liste du personnel, liens hiérarchiques, sessions de formation, etc.). Ces fichiers sont ensuite réimportés directement dans Formaeva. Survol de Formaeva 11
12 Questionnaires Formaeva permet de créer autant de questionnaires d'évaluation que nécessaires pour donner vie aux évaluations que vous souhaitez mettre en oeuvre. Vous pouvez ainsi créer votre propre bibliothèque de questions. Cette bibliothèque est interrogeable par l'intermédiaire d'un moteur de recherche avancée. Ainsi, en fonction des critères choisis pour classer vos questions (ex : auteur, thèmes, sous-thèmes, mots clés, etc.), il vous est très facile de construire un quiz d'évaluation des connaissances sur mesure, par exemple. Les questions proposées par Formaeva sont classées en trois catégories : les questions d'évaluation, les questions d'évaluation des connaissances et les questions de sondage. Les questions d'évaluation Ces questions, qui servent à évaluer l'efficacité de la formation à différents niveaux (réactions, apprentissage, transfert et/ou résultats), permettent de donner un poids différent à chacune des réponses, de manière à construire un score sur 100 (quelle que soit l'échelle de réponse utilisée). Par exemple, les échelles à cinq niveaux auront des poids de 0, 25, 50, 75 et 100. Survol de Formaeva 12
13 Q u e s t i o n à é c h e l l e d ' é v a l u a t i o n s i m p l e Le participant est invité à répondre à une question dont les réponses s'inscrivent sur une échelle de valeur (échelle de Likert). Il cochera donc la réponse qui correspond le mieux à sa perception. Q u e s t i o n à é c h e l l e d ' é v a l u a t i o n a v a n t - a p r è s Les questions avant-après permettent au participant d'auto-évaluer, après la formation, sa progression pour chacun des objectifs de la formation. Cela permet de calculer un «gain d'apprentissage relatif» qui sera une mesure approximative de l'efficacité de la formation sur le plan de l'apprentissage. Q u e s t i o n p o r t a n t s u r d e s o b j e c t i f s d é f i n i s e n a m o n t En évaluation de formation, il peut être intéressant de reprendre les réponses d'un participant (ou de son manager) à une question afin de les lui rappeler avant de lui poser une autre question. Par exemple, à l'occasion d'une évaluation immédiate («à chaud»), il sera possible de demander au participant quels objectifs personnels d'application il s'est fixés, puis, à l'occasion d'une évaluation différée («à froid»), de reprendre ces éléments pour lui demander que est le degré d'atteinte de chacun d'eux. Survol de Formaeva 13
14 4 types de liens sont possibles dans le cadre de ce type de question : Le participant peut répondre à une question concernant ses propres réponses. Le participant peut répondre à une question concernant les réponses de son manager (N+1). Le manager peut répondre à une question concernant les réponses du participant (N-1). Le manager peut répondre à une question concernant ses propres réponses. Q u e s t i o n p o r t a n t s u r [ O b j e c t i f s, T h è m e s, e t c. ] À chaque formation, il peut être attaché des objectifs propres à chaque formation. Ces objectifs pourront être intégrés dans une partie du questionnaire sans que le questionnaire lui-même ne soit changé. Ainsi, il est possible de conserver un questionnaire pour toute une gamme de formation, dont la section «objectifs» sera automatiquement modifiée en fonction de la formation. Il est à noter que ce type de question peut aussi être utilisé pour d'autres éléments de la formation (ex : les thèmes). Survol de Formaeva 14
15 Q u e s t i o n p o r t a n t s u r p l u s i e u r s f o r m a t e u r s Une session de formation (et/ou une séquence de formation) peut être animée par plusieurs formateurs et il peut être important de bien séparer les appréciations de chacun d'entre eux. Plutôt que de créer un questionnaire différent pour chaque formateur, il est possible de créer une question qui se répètera autant de fois qu'il existe de formateurs. Q u e s t i o n t a u x d e r e c o m m a n d a t i o n Cette question invite le participant à indiquer à quel point il recommanderait la formation qu'il vient de suivre à un(e) ami(e) et/ou à un(e) collègue. Placée obligatoirement en début de questionnaire (afin que la réponse du participant ne soit pas biaisée par les questions suivantes), cette question permet d'obtenir une note globale de satisfaction vis-à-vis du «produit» formation. De ce fait, les réponses à celles-ci sont exploitées anonymement dans le cadre de palmarès inter-formations et inter-organismes de formation auxquels ont accès les clients de Formaeva qui ont inséré cette question dans leur(s) questionnaire(s). Elle ne peut donc être modifiée. Survol de Formaeva 15
16 Les questions d'évaluation des connaissances Ces questions servent à évaluer les connaissances des participants, soit dans le cadre d'un auto-diagnostic/test de positionnement, soit dans le cadre d'un quiz (administré avant formation ou avant-après formation). Elles sont donc utilisées exclusivement pour évaluer l'apprentissage (niveau 2 de Kirkpatrick). Q u e s t i o n à c h o i x m u l t i p l e s ( b o n n e s e t m a u v a i s e s r é p o n s e s ) Le participant est ici invité à sélectionner la ou les bonnes réponses aux questions. Il s'agit du type de question le plus fréquemment utilisé dans les quiz d'évaluation des connaissances. Il peut y avoir une ou plusieurs bonnes réponses (ici, le transfert est la seule bonne réponse possible). Pour obtenir l'ensemble des points, le participant devra avoir coché toutes les bonnes réponses et n'avoir coché aucune des mauvaises. Q u e s t i o n à r é p o n s e o r d o n n é e Le participant doit replacer les réponses dans le bon ordre (les réponses étant présentées de façon aléatoire). Le fait de trouver l'ordre correct correspond à une «bonne réponse». Survol de Formaeva 16
17 Q u e s t i o n o u v e r t e à r é p o n s e u n i q u e Cette question affiche un texte avec un ou plusieurs mots manquant. Le répondant est donc chargé de trouver le(s) mot(s) manquant(s). Par exemple, dans la phrase : «Le ciel est de couleur [...]», le créateur de la question peut avoir prévu comme bonnes réponses : «bleu» et «bleue». L'erreur orthographique peut donc être prévue et acceptée. Q u e s t i o n s à a s s o c i a t i o n Cette question propose deux listes d'éléments en colonnes. Le répondant doit associer chaque élément listé dans la colonne de gauche à un élément listé dans la colonne de droite. Il s'agit donc d'associer correctement les éléments entre eux. G r o u p e d e q u e s t i o n s ( s é l e c t i o n a l é a t o i r e d e q u e s t i o n s ) Cette fonctionnalité permet de générer de façon aléatoire un ensemble de questions, en fonction de critères bien définis (ex : toutes les formations du thème «Produits») et du nombre maximum souhaité (ex : 15 questions). En plus d'être sélectionnées de façon aléatoire dans la bibliothèque de questions de l'organisation, il est possible de décider de les afficher aléatoirement pour les répondants. Les questions de sondage Ces questions servent à questionner le participant (ou son manager, ou le formateur, etc.) sur des éléments liés ou non à la formation sans que ses réponses ne se traduisent en scores ou en bonnes ou mauvaises réponses. Il s'agit donc essentiellement de collecter des informations complémentaires notamment pour mieux connaître le participant, apporter un éclairage complémentaire aux résultats, comprendre comment seront utilisés les acquis de la formation, etc. Ces questions peuvent donc aussi servir dans le cadre d'enquêtes plus globales (ex : identification des besoins de formation, sondage sur la qualité de service du département formation, etc.). Q u e s t i o n à c h o i x u n i q u e Le participant doit ici cocher une seule réponse parmi toutes celles proposées. Survol de Formaeva 17
18 Ce type de question peut être utile pour mieux connaître le participant ou pour mieux l'accompagner après la formation. Q u e s t i o n à c h o i x m u l t i p l e s Le participant peut cocher plusieurs réponses parmi toutes celles proposées. Ce type de question est notamment utile pour identifier les leviers et les freins au transfert des acquis de la formation (ex : «Le cas échéant, quels ont été les obstacles au transfert des acquis de la formation?»). Q u e s t i o n à é c h e l l e d e c l a s s e m e n t Le participant doit ici classer les réponses par ordre de préférence. Il n'y a pas ici de «bon» ordre. Seul compte l'avis du participant, totalement libre de ses réponses. Q u e s t i o n o u v e r t e ( z o n e d e c o m m e n t a i r e ) Les questions ouvertes complètent avantageusement les questions fermées décrites plus haut et permettent d'éclairer les réponses. Le participant a toute la- Survol de Formaeva 18
19 titude pour s'exprimer (à l'inverse des questions fermées). Q u e s t i o n à r é p o n s e s p o n d é r é e s Le participant doit ici cocher une ou plusieurs réponses et attribuer à chacune d'elles un nombre de points. Ce nombre de points, paramétrable, est indiqué en haut de la question. Options des questions C o m m e n t a i r e s Toutes les questions fermées peuvent accueillir un commentaire de la part du participant. En cochant l'option correspondante lors de l'édition d'une question, un lien apparaîtra en dessous de la question, qui permettra d'ouvrir une case permettant de commenter la réponse donnée précédemment. P o s s i b i l i t é d e n e p a s r é p o n d r e De la même manière que précédemment, le créateur du questionnaire peut donner aux répondants la possibilité de ne pas répondre à la question. Dans ce cas, le répondant ne sera pas pris en compte dans les calculs de scores dans le reporting. Survol de Formaeva 19
20 A l e r t e s À chaque question peut être attachée une alerte, qui se déclenchera si un participant donne une réponse en dessous d'un seuil spécifié. Les utilisateurs qui se seront inscrits pour recevoir les alertes seront alors avertis par courriel. Les alertes sont très utiles pour la détection rapide et le traitement des insatisfactions. Survol de Formaeva 20
21 Modèles d'évaluation Évaluer toutes les formations de la même manière n'est pas nécessairement judicieux. En effet, en fonction des caractéristiques de l'organisation, de la formation, du public formé, etc., il peut être nécessaire d'adapter l'évaluation. L'évaluation d'une formation peut ainsi se faire de plusieurs façons : A différents moments : avant, après, avant-après, «à chaud», «à froid», etc. Avec un ou plusieurs évaluateurs : le participant, le manager, le formateur, etc. Avec un ou plusieurs questionnaires : avec ou sans quiz, avec ou sans plan d'actions, etc. Avec ou sans relances personnalisées : des relances pour accroître le taux de retour des évaluations pré-formation (ex : J-15, J-10, J-5), des relances pour accroître le taux de retour des évaluations post-formation, «à chaud» (ex : J+2, J+4, J+8) comme «à froid» (ex : J+90, J+92, J+96). Etc. Nous appelons l'ensemble de ces caractéristiques le modèle d'évaluation. La solution Formaeva ayant été conçue de manière à exploiter au mieux le modèle de Kirkpatrick et ses 4 niveaux d'évaluation, il est possible de mettre en œuvre n'importe quel type d'évaluation. Voici quelques exemples d'évaluations régulièrement mises en œuvre par nos clients. Évaluation pré-formation En amont des actions de formation, Formaeva permet d'identifier précisément les besoins de formation des participants. Plusieurs méthodes sont proposées par la solution. A u t o - d i a g n o s t i c / T e s t d e p o s i t i o n n e m e n t Indépendamment de toute action de formation et, le cas échéant, pour déterminer si une formation est nécessaire, il est possible d'administrer un quiz d'évaluation des connaissances à une population de participants afin de connaître leurs niveaux. A partir des résultats, il sera possible de constituer des groupes de niveaux. Survol de Formaeva 21
22 Cas d'utilisation 1. Un client de Formaeva utilise cette fonctionnalité afin de déterminer le style de management des participants (à l'aide d'un questionnaire spécifique). Une fois qu'il a complété son questionnaire, le participant reçoit un courriel lui indiquant quel est son style de management et la formation qu'il lui est conseillée de suivre. 2. Un autre client utilise ce type de test afin d'évaluer les connaissances «produits» des participants et, le cas échéant, de prescrire des modules de formation en ligne («e-learning»). Q u i z p r é - f o r m a t i o n Afin d'évaluer l'apprentissage (niveau 2 de Kirkpatrick), il est possible d'utiliser des quiz d'évaluation des connaissances. Lorsqu'ils sont utilisés dans ce cadre, les quiz peuvent être utilisés «après» la formation uniquement (nous y viendrons plus loin) ou «avant-après» la formation. Cette seconde manière de faire permet de constater une éventuelle progression des connaissances. Par exemple, un participant pourra avoir obtenu 40 % de bonnes réponses suite à un quiz administré avant la formation, puis obtenir 90 % de bonnes réponses à ce même quiz administré après la formation. Le gain sera alors de + 50 points. Cas d'utilisation Un client de Formaeva, organisme de formation, fait passer un quiz d'évaluation des connaissances aux futurs participants, quelques jours avant le début de la formation. Les résultats n'ont pas alors connaissance de leurs résultats (bonnes et mauvaises réponses), mais ils sont communiqués au(x) formateur(s) afin qu'il prenne des connaissance des points sur lesquels il devra davantage insister. Ce même quiz leur est soumis à nouveau soumis dans le cadre d'une évaluation post-formation. Le résultat de chaque participant (score final et progression) est indiqué sur l'attestation de formation accessible en ligne dès que le questionnaire est complété. Cette attestation est aussi directement envoyée par courriel au participant dès le lendemain matin. Cet organisme de formation satisfait donc à l'obligation légale relative à la remise au participant d'une attestation de formation Survol de Formaeva 22
23 indiquant le résultat de l'évaluation des acquis (loi du 24 novembre 2009). R e c u e i l d e s a t t e n t e s Avant que la formation n'ait lieu, il est possible d'interroger les collaborateurs sur leurs attentes concernant la formation qu'ils vont suivre. Ces informations pourront être transmises automatiquement au formateur, quelques jours avant la formation, afin de lui permettre d'adapter sa formation en fonction de ces attentes. Après la formation, lors de l'évaluation immédiate, Formaeva permet de reprendre automatiquement les attentes formulées par un participant et de lui demander si elles ont été satisfaites. Cas d'utilisation Un client de Formaeva a prévu, dans son modèle d'évaluation, une rencontre entre le collaborateur (futur participant à une formation) et son manager, afin que ceux-ci discutent du contenu de la formation, de ses objectifs (qui leur sont rappelés à cette occasion), précisent le besoin ayant induit cette formation et de leurs attentes. Cette pratique permet d'impliquer le manager dès l'amont de la formation, tout en permettant à son collaborateur et lui-même de faire part de leurs attentes. Les formateurs reçoivent automatiquement une synthèse anonyme des réponses de ces binômes, quelques jours avant le début de la formation. Cela leur permet d'identifier les points critiques sur lesquels il faudra insister et de mieux comprendre dans quel contexte les participants utiliseront leurs acquis de leur formation. Cette pratique est donc, aussi, favorable au transfert des acquis de la formation. Survol de Formaeva 23
24 Évaluation post-formation É v a l u a t i o n i m m é d i a t e L'évaluation immédiate (ou «à chaud») concerne généralement les participants à la formation. Elle intervient à la fin d'une session de formation (généralement dans les 24 ou 48 heures), voire après chaque séquence de formation (une session pouvant être subdivisée en plusieurs séquences). Elle peut comporter des questions sur l'animation de la formation, son contenu, son organisation, etc. Cas d'utilisation Certains clients de Formaeva prévoient aussi à ce stade une évaluation par le formateur. Le fait de disposer de son point de vue donne un éclairage complémentaire très utile sur le déroulement de la session de formation (ex : sur l'organisation, sur la composition du groupe de participants, sur la pertinence des objectifs, etc.). D'autres clients profitent de cette évaluation pour inclure un quiz d'évaluation des connaissances. Celui-ci peut être administré «après» la formation ou «avant-après» celle-ci (voir la section «Évaluation pré-formation»). Ainsi, en une seule évaluation, il est à la fois possible d'évaluer les réactions des participants et leur apprentissage (niveaux 1 et 2 de Kirkpatrick). É v a l u a t i o n d i f f é r é e L'évaluation différée (ou «à froid») peut concerner plusieurs publics : les participants eux-mêmes, invités à se prononcer sur l'utilisation des acquis de la formation), les managers (si ceux-ci sont en mesure de constater les modifications comportementales post-formation), les pairs, leurs subordonnés, des clients, des clients-mystères, etc. Elle intervient quelques semaines ou mois après la fin Survol de Formaeva 24
25 de la formation (selon le domaine de la formation), sachant que le moment de l'évaluation est entièrement paramétrable dans Formaeva. Elle comporte généralement des questions sur la mise en œuvre de ce qui a été vu en formation. Cas d'utilisation Le transfert des acquis de la formation est utilisée différemment par nos clients. Trois méthodes se démarquent en particulier. Certains clients utilisent un questionnaire générique comprenant des questions fermées (ex : «J'utilise souvent ce que j'ai appris en formation») et/ou des questions ouvertes (ex : «De ce que vous avez appris en formation, qu'avez-vous l'occasion d'utiliser fréquemment?»). Ce n'est pas nécessairement la meilleure option. D'autres souhaitent que les participants se fixent, à l'issue de la formation (lors de l'évaluation immédiate), des objectifs personnels d'application (ex : «Dans les 3 mois, je m'engage à utiliser ceci ou cela à telle fréquence»). Le contenu de ces objectifs sera alors repris automatiquement par Formaeva et affiché dans le questionnaire d'évaluation différée du participant quelques semaines ou mois après (ex : «Il y a 3 mois, à l'issue de votre formation, vous vous étiez fixé(e) les objectifs suivants. Merci de vous prononcer sur le degré d'atteinte de chacun d'entre eux»). Ces objectifs personnels d'application peuvent aussi être définis en collaboration avec le manager à l'occasion d'un entretien post-formation (ils sont alors généralement nommés «plan de progrès», «plan d'actions», etc.). Enfin, certains clients formulent leurs objectifs de formation à ce qu'ils soient bien observables et mesurables en situation de travail (ex : «A l'issue de la formation, le participant sera capable en situation de travail de...»). Il s'agit donc d'objectifs comportementaux. L'évaluation portera alors sur la fréquence d'application des comportements visés par la formation, telle qu'elle est observée par le ou les évaluateurs (ex : Jamais, Rarement, Parfois, Souvent, Très souvent). Il s'agit assurément de la méthode la plus valide. Il est à noter que ces méthodes peuvent être combinées (ex : avoir des objectifs comportementaux par groupe de formation + des objectifs personnels d'application propres à chaque participant). Survol de Formaeva 25
26 Évaluation de l'impact opérationnel À la suite d'une formation, il est également possible d'évaluer l'impact de celleci sur un ou plusieurs indicateurs de résultats. Il s'agira donc d'évaluer le degré d'atteinte des objectifs opérationnels de la formation. Cas d'utilisation Comme pour l'évaluation du transfert des acquis (niveau 3), différentes méthodes existent pour évaluer l'impact de la formation sur les résultats (niveau 4). Voici les deux plus fréquemment utilisées par nos clients, fonction du degré de centralisation/décentralisation des objectifs opérationnels de la formation. Certains clients fixent des objectifs opérationnels en amont de la formation qui sont les mêmes pour tous les participants (ex : «Diminuer le taux d'accidents du travail de 10 %», suite à une formation sécurité). Ce sont alors les commanditaires de la formation qui fixent ces objectifs (ex : Directeur de la Production, Directeur Commercial, etc.) et qui sont également chargés d'apprécier les résultats de la formation à la lumière des données collectées. D'autres confient la fixation des objectifs opérationnels aux managers, en amont de la formation ou juste après celle-ci (ex : à l'occasion d'un entretien post-formation visant à définir un plan de progrès). Les objectifs sont donc nécessairement spécifiques à chaque participant (ex : «Accroître le chiffre d'affaires du rayon X de 12 % dans les 6 mois»). C'est aussi l'occasion pour le participant de faire part de ses besoins à son manager pour atteindre les objectifs qui lui ont été assignés (ex : besoin d'informations, de temps, de suivi, etc.). Survol de Formaeva 26
27 Pilotage des évaluations Une fois que les questionnaires et les modèles d'évaluation ont été créés et que les évaluations ont débuté, il est important de suivre le déroulement des évaluations. Plusieurs modules sont proposés par Formaeva pour ce faire. Suivi des activités Le premier module permet de suivre en temps réel les activités d'évaluation. Il montre ainsi, à chaque instant, les connexions, les questionnaires renseignés, les courriels envoyés, etc. Suivi des taux de retour Un second module vous permet de connaître les taux de retour des évaluations en cours. Le cas échéant, si les évaluations sont nominatives, il est facile d'identifier les Survol de Formaeva 27
28 personnes ayant répondu ou non afin de faire des relances ciblées. Suivi des absences Le courriel d'invitation à évaluer une formation peut intégrer un lien que les absents à la session de formation pourront cliquer, afin de se déclarer «absent» (et ne plus recevoir de relances par courriel pour cette session) et, le cas échéant, indiquer le motif de leur absence, s'ils souhaitent suivre cette formation plus tard, etc. De cette manière, il est également possible de suivre l'absentéisme en formation via Formaeva. Suivi des alertes Si vous avez paramétré des alertes, un module dédié vous permettra d'accéder directement au rapport d'évaluation du participant ayant manifesté une insatisfaction. Survol de Formaeva 28
29 Exploitation et communication des résultats Au fur et à mesure du déroulement des évaluations, le rapport d'évaluation de chaque session de formation se construit progressivement et est consultable en temps réel. La solution Formaeva propose ainsi un même format pour chaque type de rapport : Un rapport d'évaluation par formation (résultats agglomérés de l'ensemble des sessions de cette formation) ; Un rapport d'évaluation par session de formation (regroupant, le cas échéant, les résultats de l'ensemble des séquences de cette formation) ; Un rapport d'évaluation par participant (évaluation individuelle). Contenu du rapport d'évaluation Le rapport d'évaluation des formations de Formaeva est le fruit de nos expériences avec des clients de tous horizons (grandes et moyennes entreprises, organismes de formation, OPCA, etc.). Il a été jugé par nos clients comme étant particulièrement clair et pertinent. Voici une brève présentation des éléments qui le composent (qu'il s'agisse du rapport d'une session en particulier ou de la formation dans son ensemble). R é c a p i t u l a t i f Cette section comporte les informations relatives à la session ou formation (ex : intitulé de la formation, période, taux de retour, formateur(s), etc.) ainsi qu'une représentation graphique du modèle de Kirkpatrick affichant les scores de chaque niveau évalué (en %). Sous ce graphique figure également une frise chronologique indiquant à quelle date a débuté l'évaluation de chaque niveau. Survol de Formaeva 29
30 S y n t h è s e d e s r é s u l t a t s Les résultats de la session (ou de la formation) sont présentés par niveaux et sous-niveaux (toujours sous la forme de moyennes en %). La barre rouge sur chaque graphique (niveau ou sous-niveau) indique la moyenne des réponses de la formation (donc la moyenne pour l'ensemble des sessions). C a r a c t é r i s t i q u e s d e s p a r t i c i p a n t s Si certains axes d'analyse attachés aux participants ont été créés (ex : fonction, région, ancienneté, etc.), cette section optionnelle proposera des graphiques synthétisant ces informations. Survol de Formaeva 30
31 A n a l y s e d e s r é s u l t a t s Dans cette section, plusieurs modules facilitant l'analyse des résultats vous sont proposés. Le premier d'entre eux est un tableau qui récapitule les 3 points forts et les 3 axes de progrès de la session (ou formation) pour l'ensemble des questions fermées (tous niveaux d'évaluation confondus). Un second tableau liste, lui, les 3 points forts et les 3 axes de progrès parmi les conditions d'efficacité (par sous-niveau), qui sont des éléments extérieurs à la formation mais pouvant en influencer l'efficacité (ex : motivation à se former, motivation à transférer les acquis, soutien du management, etc.). D é t a i l d e s r é p o n s e s a u x q u e s t i o n s f e r m é e s Les réponses aux questions fermées sont ensuite présentées en détails, toujours par niveaux et sous-niveaux. Le cas échéant, les commentaires ajoutés volontairement par les répondants apparaissent sous chacune des questions concernées. Survol de Formaeva 31
32 D é t a i l d e s r é p o n s e s a u x q u e s t i o n s o u v e r t e s Les réponses aux questions ouvertes collectées dans le cadre de l'évaluation sont également présentées en détails. Le cas échéant, elles sont distinguées par évaluateur (ex : participant, manager, etc.). P o i n t d e v u e f o r m a t e u r ( s ) Lorsqu'un ou plusieurs formateurs sont impliqués dans l'évaluation de la formation, ses réponses seront indiquées à la fin du rapport, qu'il s'agisse des réponses aux questions fermées (traduites en scores) : Ou des réponses aux questions ouvertes : Survol de Formaeva 32
33 Partager le rapport d'évaluation Les rapports d'évaluation peuvent être facilement communiqués dans votre organisation au format HTML : vous pourrez copier un lien Internet pointant vers le rapport et le joindre à un courriel ou l'envoyer directement depuis Formaeva. Télécharger le rapport d'évaluation Les rapports d'évaluation peuvent aussi être téléchargés directement au format PDF afin d'être imprimés ou archivés sur votre disque-dur, par exemple. Cela peut être utile en vue de répondre à des obligations légales et/ou normatives (ex : ISO 9001, ISO 29990). Exporter les données d'évaluation Les données d'évaluation (ex : réponses des participants) peuvent aussi être exportées au format Excel (XLS ou CSV), notamment pour être réimportées dans un SIRH/LMS. Envoi automatique des rapports d'évaluation À l'aide du système de gestion des notifications (présenté dans la section «Options de paramétrage»), il est possible de décider de l'envoi automatique des rapports d'évaluation à tout ou partie des acteurs de la formation (participants, managers, formateurs, commanditaires, etc.). Survol de Formaeva 33
34 Rapports d'évaluation globaux En plus des rapports d'évaluation par session ou formation, il est possible de créer des rapports d'évaluation globaux en fonction des critères d'analyse que vous aurez définis (par domaine de formation, par région, etc.). Ces axes d'analyse sont entièrement paramétrables. Types de rapports La liste des types de rapports disponibles dans Formaeva s'enrichit régulièrement. En voici quelques exemples : Des rapports multi-sessions (agrégeant les résultats d'un ensemble de sessions de formation pour une période donnée), Des palmarès (par session, par formateur, par région, etc.), Des palmarès des taux de retour (par session, formateur, région, etc.), Des rapports de notifications (permettant, notamment, de lister l'ensemble des alertes déclenchées sur une période), Des groupes de documents individuels (permettant, par exemple, de générer les attestations de formation d'un ensemble de participants), Etc. Exemple de palmarès des formateurs : Survol de Formaeva 34
35 Envois automatiques Vous pouvez vous faire envoyer régulièrement les rapports synthétiques qui vous intéressent. Formaeva se chargera de les construire et de vous les faire parvenir par courrier électronique à la fréquence que vous désirez (hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement, etc.). Vous pouvez également faire transmettre ce genre de synthèses à d'autres collaborateurs de votre organisation : directeur régional, correspondant formation, etc. Survol de Formaeva 35
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