Manuel d'utilisateur LMS Formateur CET

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1 Manuel d'utilisateur LMS Formateur CET Générer des Rapports LMS ELMG v1.0 Juillet

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3 Table des matières Connexion... 4 Connexion au système... 4 L onglet Analyse Vue d ensemble... 5 Créer une sélection d utilisateurs Le pas à pas... 6 Le sous-onglet «Création d une sélection d utilisateurs»... 6 Critères administratifs... 8 Critères pédagogiques Critères courriel Critères sélection existante Mixer les critères de sélection Utiliser les Sélections enregistrées Configuration des données d un rapport Générer des rapports Création Simplifié Création à partir de données préconfigurées Statistiques

4 Connexion Connexion au système Rendez-vous à l adresse puis entrez votre login et le mot de passe que vous avez reçu par courriel. 4

5 L onglet Analyse Vue d ensemble Dans la section «Résultats», cliquez sur l onglet «Analyse» pour afficher vos différentes options d analyse de la plateforme. 5 Sections sont disponibles : Sélectionner des utilisateurs : Créer et sauvegarder des sélections d apprenants. Générer des rapports : Utiliser vos modèles de rapport et vos sélections d utilisateurs afin de générer un rapport. Administration des modèles : Créer un modèles de rapport, un modèle de mail, et rendez-le disponible sur la plateforme. Planifier les évènements : Créer et gérer des actions automatiques sur la plateforme. Statistiques : Consulter certaines statistiques. 5

6 Créer une sélection d utilisateurs Le pas à pas Le sous-onglet «Création d une sélection d utilisateurs» La sélection des utilisateurs de la plateforme permet de créer des listes d'utilisateurs en fonction de critères prédéfinis. Vous pouvez donc effectuer une recherche approfondie parmi vos utilisateurs selon des critères pédagogiques, administratifs (selon des champs classiques ou personnalisés), selon des critères d'envoi et réception de messages, selon le rattachement à un métier ou une compétence. Le fait de faire une sélection des utilisateurs ou d enregistrer une sélection permet de déterminer le QUI dans le cadre de l exploitation de cette liste d utilisateurs. Le but ici est de créer UNE fois la sélection puis de l enregistrer afin de pouvoir y faire appel sans avoir à refaire les prochaines étapes. Création d une sélection d utilisateurs Exemples de recherches possibles: Je recherche les apprenants du site alpha n ayant pas encore commencé la formation Initiation à MS Office Je recherche les apprenants du service commercial qui ont obtenu un score supérieur à 90% sur le Parcours les techniques de vente Je recherche les formateurs inscrits à toutes les sessions concernant la sécurité (sécurité incendie, électrique, informatique ) Je recherche les apprenants qui ont reçu plus de 3 messages du 1er janvier au 3 février. Les critères disponibles de sélection sont les suivants : 6

7 Critère Administratif Critère Pédagogique Critère Courriel Sélection existante 7

8 Critères administratifs Vous pouvez effectuer des recherches sur de nombreux critères, et ainsi sélectionner une population très précise parmi les utilisateurs de la plateforme, en vous basant sur des critères administratifs. 8

9 Choisissez les critères désirés. Ici, nous allons sélectionner les apprenants Actif appartenant au groupe Ellicom Quebec et dont la première connexion s est faite le 1 er janvier 2015 et après. Une fois vos critères remplis, cliquez sur «Ajouter». 9

10 Vous obtenez l écran ci-dessous. Les différentes options proposées seront expliqué plus loin dans ce document. 10

11 Critères pédagogiques Vous pouvez effectuer des recherches sur de nombreux critères, et ainsi sélectionner une population très précise parmi les utilisateurs de la plateforme, en vous basant sur des critères pédagogiques. Choisissez les critères désirés. Ici, nous allons sélectionner les apprenants ayant validé leurs formations avec un score supérieur ou égal à 90%. 11

12 Une fois vos critères remplis, cliquez sur «Ajouter». Vous obtenez l écran ci-dessous. Les différentes options proposées seront expliquées plus loin. 12

13 Critères courriel Vous pouvez effectuer des recherches sur les courriels envoyés depuis la plateforme aux apprenants. Nous choisissons ici les apprenants ayant reçu au moins un courriel entre le 1 er janvier 2015 inclus et le 1 er mai 2015 inclus. 13

14 Une fois vos critères remplis, cliquez sur «Ajouter». Vous obtenez l écran ci-dessous. Les différentes options proposées seront expliquées plus loin. Critères sélection existante Vous pouvez effectuer votre sélection d utilisateurs en partant d une sélection déjà enregistré. Cette option n offre rien de plus que le sous-onglet «Voir les sélections enregistrées» de la page «Résultats», mais son grand intérêt est que vous pouvez partir d une sélection enregistré pour y ajouter un nouveau critère. 14

15 Mixer les critères de sélection Vous pouvez effectivement mixer les critères de sélections. Cela vous permettra d affiner au maximum vos critères de sélection de population. Pour cela nous allons commencer par choisir une «Sélection existante». Cliquez sur «Valider». Vous obtenez tous de suite votre sélection prête avec différentes options proposés. Vous avez déjà remarqué que peu importe le type de critères choisis au départ, vous arrivez toujours à ce type d écrans qui vous propose différentes actions. 15

16 Effectuer la recherche : Valide vos critères de recherches. Vous pouvez ensuite exporter la sélection comme expliqué dans le chapitre 2 de ce document. Ajouter un critère : Vous permet de rajouter un critère de sélection. Il vous suffit de suivre les étapes comme expliqué dans les chapitres précédents à chaque fois que vous désirez ajouter un critère. C est cette option qui vous permet de «Mixer» des critères de sélection. Faites seulement attention à la liaison des critères. En effet, vous pouvez choisir entre «ET», «OU», «ET NON» et «OU NON». Ainsi, pour deux critères identiques, vous pouvez obtenir une liste très différente d apprenants. Enregistrer la sélection : Vous permet d enregistrer la sélection. C est une option très utile pour pouvoir travailler sur le même échantillon d apprenant régulièrement (vérification mensuelle des apprenants ayant terminé la formation par exemple). Définir une action : Cette option n est pas disponible dans la définition du compte «Formateur». Annuler : Vous permet d annuler toutes les sélections faites et de revenir à l écran résultats. 16

17 Utiliser les Sélections enregistrées Plusieurs sélections d utilisateurs sont déjà disponibles. Cliquez sur «Exécuter la sélection» de Apprenant - Atelier 1 - validé hier 17

18 Votre sélection d utilisateurs apparaît. Cliquez sur «Exporter». 18

19 On vous demande maintenant de choisir un type de rapport. Cliquez sur «Choisir une configuration de rapport existante». Choisissez «Rapport Formateur Questions réponses» puis cliquez sur choisir. 19

20 Vous obtenez votre Rapport Formateur. Il contient les résultats et les questions réponses de chaque apprenant de la sélection. Il ne vous reste plus qu à cliquer sur «Télécharger le fichier» si vous le désirez. Une fenêtre pop-up apparait. Choisissez «Enregistrer le fichier» puis cliquez sur «Ok». Votre fichier se trouve maintenant dans votre dossier téléchargement (Si c est votre dossier de réception par défaut). 20

21 Notez que ce document est en format CSV. Pour travailler sur ces données, ou les classer, vous devez l enregistrer sous format Excel (soit.xls et ses dérivées). 21

22 Configuration des données d un rapport Dans «Analyse» choisissez «Configuration des données d un rapport». Les rapports que nous avons déjà configurés sont disponibles. Cette section n est utile que si vous avez déjà créé un rapport, et que vous avez maintenant besoin de le rendre disponible sur la plateforme. Plusieurs options disponibles pour chaque rapport : Type de rapport : identique à modifier. Attribuer : Rendez disponible l utilisation de ce rapport aux types de comptes choisis. Modifier : modifier le modèle du rapport choisi, les sessions parcours ou UA sur lesquels s exécute ce rapport (préférez définir une bonne sélection d utilisateurs plutôt que d utiliser cette option). Supprimer : supprimer définitivement votre configuration. 22

23 Générer des rapports Toute l exploration et les configurations faites dans les chapitres précédents prennent tous leurs sens dans cette section «Générer des rapports». En créant préalablement des sélections d utilisateurs et des modèles de mails, vous allez pouvoir générer les rapports en quelques clics. En effet, il vous suffit maintenant de choisir le rapport (modèle), et sur qui (sélection) vous allez l appliquer. Création Simplifié Dans «Analyse», choisissez «Création simplifiée». 23

24 Choisissez le modèle de rapport que vous allez utiliser et déterminer la sélection utilisateurs sur laquelle vous allez l appliquer en remplissant les champs à l écran. Vous pouvez choisir de limiter les résultats à une période. Cliquer sur «Valider», et vous obtenez le rapport CSV ou PDF désiré. Création à partir de données préconfigurées Dans «Analyse», choisissez «Création à partir de données préconfigurées». De manière encore plus simple qu au chapitre précédent, et grâce au travail que vous avez effectué précédemment, vous devez seulement choisir ici la sélection d utilisateurs et le rapport que vous désirez utiliser. Cliquer sur «Valider», et votre rapport est généré comme ci-dessous. Vous pouvez le consulter ou le télécharger. 24

25 Statistiques 25

26 Je ne détaillerai pas cette section car elle est, comme la précédente, purement informative. Vous pouvez explorer librement ces différentes options. Elles vous renseigneront sur des données générales de la plateforme ou sur des données d utilisateurs précis, à conditions que vous utilisiez la barre de recherche. Merci 26