ARCHIVES COMMERCIALES

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1 ARCHIVES COMMERCIALES 26/04/2013 L'exercice d une activité commerciale génère un nombre important de documents (registres, correspondances, factures, bordereaux, quittances, talons de chèques, relevés bancaires, etc. ) dont la conservation peut poser un problème de place et représenter un certain coût financier. De plus, la question de l archivage des écrits électroniques se pose de plus en plus fréquemment. Aussi est-il tentant de chercher à supprimer des documents dont la conservation peut paraître inutile à première vue. Attention, avant d évacuer tel ou tel document, il faut impérativement s interroger au préalable sur l'intérêt que peut présenter sa conservation et sur le mode et la durée éventuelle de celle-ci. Cette note d'information a pour objet de répondre à ces différentes questions. 1/10

2 I. POURQUOI CONSTITUER DES ARCHIVES? II. SOUS QUELLE FORME CONSERVER LES ARCHIVES? III. COMBIEN DE TEMPS CONSERVER LES DIFFÉRENTS DOCUMENTS? I. POURQUOI CONSTITUER DES ARCHIVES? La constitution d'archives est nécessaire : A. Pour apporter la preuve d éventuels droits Si une partie à un contrat (fournisseur ou client) conteste les termes de l accord, il est préférable pour les deux parties au contrat de disposer d'un écrit permettant d'établir le contenu de cet accord (contrat, bon de commande, lettres). 2/10

3 A défaut, les parties perdent un moyen de défense et la possibilité de faire la preuve d'une manière certaine de leurs droits. B. Pour apporter la preuve d'un paiement Si un créancier réclame une somme déjà réglée, c'est en général au débiteur qu'incombe la preuve de ce paiement (article 1315 du Code civil). D où l intérêt de conserver la preuve écrite du paiement (quittances, factures acquittées). C. Pour satisfaire à un contrôle administratif Différentes administrations sont amenées à contrôler les entreprises au regard des lois ou des règlements. Elles disposent d'un droit de communication auquel les entreprises doivent se soumettre sous peine de sanctions pénales ou d'amendes fiscales. II. SOUS QUELLE FORME CONSERVER LES ARCHIVES? Il convient d opérer une distinction selon les documents à conserver. 3/10

4 A. Les documents comptables et commerciaux 1. Les livres comptables obligatoires (Livre Journal, Grand livre, Livre d inventaire) Traditionnellement établis sous forme de registre à feuillets mobiles ou brochés, ils doivent être obligatoirement côtés et paraphés par le greffier du tribunal de commerce (du T.G.I. en Alsace-Moselle) et conservés sous la forme originale. Ils peuvent également être conservés sur support informatique et édités sur support papier. Dans ce cas, il est indispensable que les documents informatiques soient identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve (article 2 du décret du 29 novembre 1983). En outre, toute modification ou suppression des données saisies et validées doit être rendue impossible par un procédé inviolable. Par ailleurs, le logiciel de comptabilité doit être accompagné d une notice de programmation, à produire en cas de contrôle fiscal. En effet, aux termes de l article L13 du Livre des Procédures fiscales, «lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contrôle porte [ ] sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements». 2. Les autres documents comptables Les textes étant silencieux, ils pourraient être conservés sous la forme de copies. Mais la force probante de ces documents est faible et ceux-ci doivent pouvoir être restitués sous forme écrite. 3. Les pièces justificatives Elles peuvent être classées et conservées sur tout support. 4/10

5 Les factures peuvent être conservées en copie si elles sont la reproduction fidèle et durable des originaux. Les factures établies et transmises par voie télématique sont admises par l administration fiscale à condition d utiliser un système de transmission conforme aux normes fixées par l administration et moyennant une déclaration préalable des données techniques du système. 4. Les correspondances Les copies de lettres envoyées peuvent être archivées sur microfilms ou microfiches, avec la même force probatoire qu un commencement de preuve par écrit obtenu par des reproductions traditionnelles, comme le papier carbone. B. Les documents sociaux Les procès verbaux d assemblée des sociétés commerciales sont consignés sur un registre spécial tenu au siège social, coté et paraphé par un juge du tribunal de commerce, soit par un juge du tribunal d instance, soit par le maire de la commune du siège social. C. Les documents relatifs au droit du travail et de la sécurité sociale L évolution rapide des technologies impose que les modalités d archivage évoluent également afin de permettre la lecture du document dans le futur. Des offres d archivage existent sur le marché et le recours à un tiers archiveur est une solution intéressante. Le registre du personnel et les bulletins de paye peuvent être établis et conservés sur support 5/10

6 informatique sous réserve de déclaration à la CNIL (cf. déclaration des traitements automatisés de données nominatives article D du Code du travail) et à condition que le support utilisé, notamment en matière de paye, permettent d obtenir toutes les mentions obligatoires sans difficultés et sans risque d altération (article D du Code du travail). D. Les documents électroniques Le développement des échanges et des transactions en ligne implique que l entreprise procède à l archivage des écrits numériques. Le caractère immatériel des documents rend les modalités d archivage complexes. En effet, les documents doivent pouvoir être conservés en toute sécurité et être restitués dans leur environnement d origine. L archivage de certains documents fait l objet de réglementations. Ainsi, le décret du 18 juillet 2003 pose des exigences en matière d archivage des factures électroniques (aujourd hui codifié à l article 96 F (I, 3) de l annexe 3 au Code Général des Impôts). Plus récemment, la loi pour la confiance dans l économie numérique du 21 juin 2004 a introduit l obligation pour le professionnel d archiver le contrat électronique conclu avec un consommateur dont le montant est supérieur à 120 euros et d en permettre la production suite à une demande émanant du consommateur (article L du Code de la consommation). La durée minimum de cet archivage est fixée à 10 ans à compter de la conclusion du contrat lorsque la livraison du bien ou l'exécution de la prestation est immédiate. Dans le cas contraire, le délai court à compter de la conclusion du contrat jusqu'à la date de livraison du bien ou de l'exécution de la prestation et pendant une durée de dix ans à compter de celle-ci (article 2 du Décret n du 16 février 2005 pris pour l'application de l'article L du code de la consommation). Même si cette obligation ne s applique que dans les relations professionnelles à consommateur, il est conseillé de procéder dans tous les cas à l archivage des contrats passés par voie électronique. Concernant les modalités de l archivage, les textes sont muets. Les parties peuvent toutefois se référer à la norme AFNOR NF Z qui porte sur la conservation et l intégrité des documents stockés dans les systèmes informatiques. Cette norme prône le stockage sur des supports non-réinscriptibles type WORM. En outre, des offres d archivage existent sur le marché et le recours à un tiers archiveur peut être une solution intéressante. 6/10

7 III. COMBIEN DE TEMPS CONSERVER LES DIFFÉRENTS DOCUMENTS? Les délais de conservation des différents documents ne sont pas uniformes. Ils varient suivant que l on appréhende la question sous l angle social, fiscal ou commercial. Dans le souci de fournir une information pratique et complète, le tableau ci-dessous mentionne parfois des délais de conservation plus longs que les délais légaux minimaux, ceci afin de tenir compte des délais plus longs de prescription qu il est conseillé de prendre en compte pour faire valoir des droits ou pour établir des preuves. 7/10

8 8/10

9 1. A compter de la clôture du livre ou registre 2. A compter de la date à laquelle le salarié a quitté l établissement 3. Les délais de conservation ne sont pas harmonisés: 5 ans en matière sociale, 6 ans en matière fiscale, 10 ans en matière commerciale. Il faut parfois même revenir plus de 10 ans en arrière quand il s agit d établir une attestation de travail à un salarié voulant faire valoir ses droits à la retraite 4. 3 ans pour les employés liés par une convention de forfait-jour 5. A compter du jour où le titulaire d un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l exercer 9/10

10 CCI de Strasbourg et du Bas-Rhin 10, place Gutenberg Strasbourg cedex CCI de Colmar et du Centre-Alsace 1, place de la Gare - BP Colmar cedex CCI Sud-Alsace Mulhouse 8, rue du 17 Novembre BP Mulhouse cedex /10

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