Devis facturier Utilisation du Devis facturier

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1 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Utilisation du Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 1 sur 38

2 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Table des matières Utilisation client ère connexion... 5 Accueil... 5 Profil... 6 Commun... 7 Structure individuelle... 7 Structure sociétaire... 7 Modèle... 8 Exonération de TVA... 8 Logo... 8 Paramétrage... 8 Clients... 8 Articles Modèles Documents type Moyen de paiement Taux de TVA Factures Factures modifiables Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 2 sur 38

3 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Création d une facture Factures émises Factures archivées Avoirs Création d un avoir Avoir total Avoir libre Avoir modifiable Avoir émis Avoir archivés Devis Devis modifiable Création d un devis Devis archivés Bon de livraison Bons de livraison en cours Création d un bon de livraison Bons de livraison facturés Bons de livraison archivés Journal des livraisons Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 3 sur 38

4 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Descriptif du tableau Journal des ventes Descriptif du tableau Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 4 sur 38

5 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Utilisation client 1 ère connexion L utilisateur est invité à initialiser la numérotation de ses factures. Cette action est définitive, il ne sera pas possible de revenir en arrière Accueil 6 onglets pour accéder aux fonctionnalités Factures Devis Bon de livraison Journal des livraisons Journal des ventes Profil Paramétrage Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 5 sur 38

6 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Profil La fiche profil remonte automatiquement des informations issues de la fiche client. Cette fiche est également personnalisable par l utilisateur dans le cas où les informations manqueraient. Ces informations sont organisées dans plusieurs dossiers. Commun Structure individuelle Structure sociétaire Modèle Exonération TVA Logo Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 6 sur 38

7 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Commun Renseigner toutes les informations liées à votre structure. Structure individuelle Renseigner les informations liées à votre structure dans le cas d une structure individuelle. Structure sociétaire Renseigner les informations liées à votre structure dans le cas d une structure sociétaire. Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 7 sur 38

8 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Modèle Choisir les modèles de devis, facture et bon de livraison qui seront utilisés par défaut Exonération de TVA Masquer le champ TVA de tous les documents qui seront édités Paramétrage Logo Importer le logo de la structure qui sera intégré à l ensemble des documents qui seront édités Paramétrer toutes les informations concernant les clients, les articles, les modèles, les documents types, les moyens de paiement et les taux de tva. Clients Affichage de la liste des clients dans des dossiers Si vous n ajoutez pas de dossier tous les clients seront ajoutés dans le dossier par défaut (vous pouvez renommer ce dossier en cliquant sur à gauche du libellé du dossier) Utiliser le filtre de recherche par auto complétion pour retrouver facilement les clients Saisissez les premiers caractères du nom que vous recherchez afin de le retrouver facilement Ajouter un dossier client en cliquant sur Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 8 sur 38

9 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Saisir un libellé et cliquer sur Enregistrer pour Ajouter le dossier à la liste Pour supprimer un dossier, cliquer sur à gauche du libellé du dossier et cliquer sur A noter : Il n est pas possible de supprimer un dossier contenant des clients Ajouter un client en cliquant sur Dans la fenêtre qui s ouvre, renseignez les champs du formulaire. Les données saisies permettront de paramétrer les informations présentes dans les factures, devis et bon de Livraison Ce formulaire contient les champs spécifiques suivant : - Code comptable Saisir ou choisir un code comptable présent dans la liste. Ce code ne doit pas être saisi au hasard, il permettra au comptable de d importer les écritures dans la chaîne comptable du Cerfrance sans ressaisie - Mémo Champ de saisie non visible sur les documents édités - Champ Libre Champ de saisie libre visible dans l en tête des documents - Dossier Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter votre client Le fichier doit être au format csv avec les valeurs séparées par des «;» Chaque ligne doit contenir un client et doit être au format : numero interne; compte client; structure; nom; prenom; adresse; adresse2; cp; ville; tel; mob; fax; mail; tva; memo; champ libre; dossier Gestion de la liste des clients par import de fichier CSV Si une liste de client existe déjà dans un autre outil que le devis facturier Cerfrance Connect permet de récupérer des données compilée dans un fichier d import dont le format est décrit ci-contre A noter : Si le dossier n'existe pas, il sera créé automatiquement. Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 9 sur 38

10 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Pour importer un fichier client, cliquer le bouton importer situé en haut à droite de l écran et sélectionner le fichier que vous souhaitez importer sur votre disque dur. A noter, il est également possible de récupérer le fichier client présent dans Cerfrance Connect au format CSV Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 10 sur 38

11 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Le fichier doit être au format csv avec les valeurs séparées par des «;» Chaque ligne doit contenir un article et doit être au format : numéro article; code comptable; nom; commentaire; tarif; unite; nombre de décimales; code tva; mémo; ttc/ht Articles Affichage de la liste des articles Pour ajouter un article cliquer sur Code comptable Il sera intégré dans le fichier d export qui alimentera la chaîne comptable Article Libellé de l article Taux de TVA Sélectionner un taux de TVA dans la liste déroulante Commentaire Champ de saisie libre qui sera visible dans le tableau de la liste des articles Tarif HT Prix Hors taxe Tarif TTC Prix TTC Unité Zone de saisie libre Nombre de décimales Saisir le nombre de décimale souhaité, la donnée sera intégrée dans le fichier PDF Mémo Zone de saisie libre non visible pour l utilisateur Cliquer sur Enregistrer pour ajouter l article à la liste. Pour modifier un article, cliquer sur Pour supprimer un article, cliquer sur Gestion de la liste des articles par import de fichier CSV Si une liste d article existe déjà dans un autre outil que le devis facturier, Cerfrance Connect permet de récupérer des données compilées dans un fichier d import dont le format est décrit ci-contre Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 11 sur 38

12 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Attention de bien indiquer si le prix est HT ou TTC en indiquant "TTC" ou "HT" comme dernière valeur pour chaque ligne. Le prix TTC ou HT sera utilisé pour calculer automatiquement le prix TTC/HT correspondant. Pour importer une liste d articles, cliquer le bouton importer situé en haut à droite de l écran et sélectionnez sur votre disque dur, le fichier que vous souhaitez importer. A noter, il est également possible de récupérer le fichier client présent dans Cerfrance Connect au format CSV Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 12 sur 38

13 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Modèles Affichage de la liste des modèles de devis, factures et bons de livraison 4 modèles nationaux sont disponibles. L utilisateur à la possibilité de les modifier ou ajouter ses propres modèles Pour ajouter un modèle, cliquer sur Nom du modèle Saisir un nom pour le modèle Dossier sélectionner le type de modèle (Devis, factures ou bon de livraison) Type Sélectionner le type de structure (Société ou individuel) Le type sélectionné conditionne l affichage de certaines données dans «Votre identité» Votre identité Sélectionner les données de votre structure que vous souhaitez afficher en tête de facture Le client Sélectionner les données clients que vous souhaitez afficher en tête de facture Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 13 sur 38

14 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Paramètre Saisie en TTC Si la case est activée (verte) le calcul HT / TTC ne sera pas effectué Pied de page Sélectionner les commentaires qui seront affiché en pied de facture. Vous pouvez ajouter de commentaire en le saisissant dans l éditeur de texte A noter : - si vous utilisez le modèle national les commentaires obligatoires légaux sont intégrés par défaut. - Les mentions présentes en pied de factures sont obligatoires, en cas de désactivation vous engagez votre responsabilité Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 14 sur 38

15 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Documents type Si l utilisateur a besoin d éditer des Factures mensuelles par exemple, il peut ajouter les articles qui sont appelés de manière redondante. Ce document pourra être appelé lors de l édition de chacune des factures et les articles prédéfinis seront intégrés automatiquement. Pour ajouter un document type, cliquer sur Saisir un nom Ajouter des articles et Enregistrer Le document type est ajouté à la liste pour le modifier, cliquer sur. Pour le supprimer cliquer sur Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 15 sur 38

16 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Moyen de paiement La liste des moyens de paiement est une liste nationale. L utilisateur n a pas la possibilité d ajouter ou de modifier les libellés. Il peut uniquement modifier le code comptable. Pour modifier un code, cliquer sur Saisir le code et cliquer sur enregistrer Taux de TVA La liste des taux de TVA est présente à titre indicatif elle n est pas modifiable par l utilisateur. Seul un administrateur Cerfrance Connect peut gérer les taux et modifier le code comptable. Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 16 sur 38

17 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Factures Factures modifiables La liste des factures modifiables contient plusieurs filtres d affichage Filtre sur une période de saisie Filtre par client Tri par référence (croissante / décroissante) Tri par client (ordre alphabétique) Tri par date (croissante / décroissante) Des boutons d action en bout de ligne permettent de : Modifier une facture Ouvrir la facture au format PDF A noter : Le PDF d une facture modifiable porte la mention «PROFORMA» en filigrane Envoyer une facture par mail A noter : Tant qu une facture n est pas émise elle reste modifiable par l utilisateur Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 17 sur 38

18 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Création d une facture Pour créer une nouvelle facture cliquer sur Initialisation - Sélectionner Facture - Sélectionner un modèle existant - Sélectionner un document type existant - Ou créer une facture à partir d un devis existant - Sélectionner un client existant ou ajouter un client en cliquant sur - Si vous avez un bon de livraison existant pour le client sélectionné, il apparaitra automatiquement - Cliquer sur Le formulaire est actualisé, 3 nouveaux onglets sont visibles En-tête - Saisir une date de facturation - Choisir le délai de paiement - Exonéré de TVA - Saisie en TTC Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 18 sur 38

19 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Articles - Ajouter un titre permet de «rubriquer» les factures - Ajouter un article permet d ajouter des articles à la facture A noter : 1. il est possible de créer des articles qui seront ajouté à la liste des articles favoris. 2. Il est possible de modifier des articles faisant partie de la liste des articles favoris, mais ces modifications ne seront pas enregistrées dans les favoris - Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 19 sur 38

20 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Pied de page - Gérer les mentions légales et les commentaires visibles en pied de page en activant ou en désactivant - Ajouter des commentaires personnalisés - Ajouter une note (mémo) : cette zone apparait au-dessus du tableau de la liste des articles Les actions disponibles Envoi par mail Envoyer par mail la facture au format pdf A noter : A ce stade, il s agit d une facture non finalisée, le document portera la mention Proforma en filigrane - Générer le PDF Création d un fichier au format PDF téléchargeable - Enregistrer Enregistrement de la facture non finalisée. Le document reste modifiable - Supprimer Suppression du document - Emettre Emission de la facture. La facture est ajoutée à la liste des factures émises A noter : Le document n est plus modifiable Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 20 sur 38

21 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Factures émises Lorsqu une facture est émise l utilisateur ne peut plus la modifier ou la supprimer. Les boutons d action situés à droite de la ligne dans la gestion des factures: Visualiser une facture Affichage de la facture au format PDF Envoyer la facture par mail Relancer le client Archiver le document A noter : ce bouton est visible dans le cas où la facture est payée Factures archivées Visualiser toutes les factures archivées. Elles sont affichées par mois et triées de la plus récente à la plus ancienne. Affichage de la facture au format PDF Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 21 sur 38

22 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Avoirs Création d un avoir Pour créer un Avoir, cliquer sur Initialisation - Sélectionner Avoir et choisir : o Avoir total Effectuer un avoir du montant total d une facture émise - Sélectionner une facture émise - Choisir une date - Cliquer sur A noter : Un Avoir total est directement émis lorsqu il est créé par l utilisateur. o Avoir libre Effectuer un avoir libre à partir d un modèle prédéfini - Sélectionner un modèle existant - Sélectionner un client existant ou ajouter un client en cliquant sur - Cliquer sur A noter : Un avoir libre reprend le même principe de création qu une facture. Il reste modifiable tant qu il n est pas émis. Avoir total Le formulaire est actualisé, 3 nouveaux onglets sont visibles En-tête - Saisir une date de facturation - Choisir le délai de paiement - Exonéré de TVA - Saisie en TTC Articles - Consulter la liste des articles qui seront intégrés à l avoir Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 22 sur 38

23 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Pied de page - Consulter les mentions qui seront visibles dans le pied de page Cliquer sur Avoir libre Le formulaire est actualisé, 3 nouveaux onglets sont visibles En-tête - Saisir une date de facturation - Choisir le délai de paiement - Exonéré de TVA - Saisie en TTC Articles - Ajouter des articles à l avoir Pied de page - Consulter les mentions qui seront visibles dans le pied de page du document Liste des actions disponibles pour un avoir libre - Envoi par mail Envoyer par mail l avoir au format pdf A noter : A ce stade, il s agit d un avoir non finalisé. - Générer le PDF Création d un fichier au format PDF téléchargeable - Enregistrer Enregistrement de l avoir non finalisée. Le document reste modifiable - Supprimer Suppression du document - Emettre Emission de l avoir. Le document est ajouté à la liste des avoirs émis A noter : Le document n est plus modifiable Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 23 sur 38

24 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Avoir modifiable Tant qu il n a pas été émis un avoir reste modifiable. Les actions possibles dans la liste des avoirs modifiables Modifier le document Afficher le document au format PDF Envoyer le document par mail (PDF en pièce jointe du mail) Avoir émis Un avoir émis n est plus modifiable. La liste des actions possibles dans la liste des avoirs émis Visualiser une facture Affichage de l avoir au format PDF Envoyer l avoir par mail Archiver le document Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 24 sur 38

25 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Avoir archivés Visualiser toutes les avoirs archivés. Ils sont affichés par mois et triés du plus récent au plus ancien. Affichage de l avoir au format PDF Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 25 sur 38

26 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Devis Devis modifiable En cliquant sur l onglet devis, l utilisateur arrive dans la liste des devis modifiables, les boutons d actions situés à droite des lignes du tableau permettent de : Modifier le document Afficher le document au format PDF Envoyer le document par mail Dupliquer le document Archiver le document Création d un devis Pour créer un nouveau devis cliquer sur Initialisation - Sélectionner un modèle existant - Sélectionner un document type existant - Ou créer un devis à partir d un devis déjà existant - Sélectionner un client existant ou ajouter un client en cliquant sur - Cliquer sur Le formulaire est actualisé, 3 nouveaux onglets sont visibles Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 26 sur 38

27 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - En-tête - Saisir une date - Choisir la durée de validité - Exonéré de TVA - Saisie en TTC Articles - Ajouter un titre permet de «rubriquer» les devis en créant des lignes sans prix - Ajouter un article permet d ajouter des articles au devis A noter : - il est possible de créer des articles qui seront ajoutés à la liste des articles favoris. - Il est possible de modifier des articles faisant partie de la liste des articles favoris, mais ces modifications ne seront pas enregistrées dans les favoris Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 27 sur 38

28 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Pied de page - Gérer les mentions légales et les commentaires visibles en pied de page en activant ou en désactivant - Ajouter des commentaires personnalisés - Ajouter une note (mémo) : cette zone apparait au-dessus du tableau de la liste des articles Les actions disponibles - Passer en facturation Transformer un devis en facture - Envoi par mail Envoyer le document en pièce jointe d un mail - Générer le PDF Création d un fichier au format PDF téléchargeable - Enregistrer - Supprimer Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 28 sur 38

29 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Devis archivés En cliquant sur l onglet devis archivés, l utilisateur affiche une liste contenant les documents archivés, les boutons d actions situés à droite des lignes du tableau permettent de : Modifier le document Afficher le document au format PDF Envoyer le document par mail Dupliquer le document Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 29 sur 38

30 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Bon de livraison Bons de livraison en cours En cliquant sur l onglet Bons de livraison, l utilisateur arrive dans la liste des bon de livraison en cours, les boutons d actions situés à droite des lignes du tableau permettent de : Modifier le document Afficher le document au format PDF Envoyer le document par mail Dupliquer le document Création d un bon de livraison Pour créer un nouveau bon de livraison cliquer sur Initialisation - Sélectionner un modèle existant (valorisé ou non) A noter : Valorisé intègre la liste des articles avec leur prix, non valorisé intègre la liste des articles sans le prix. - Sélectionner un document type - Sélectionner un client existant ou ajouter un client en cliquant sur - Sélectionner une adresse de livraison - Cliquer sur Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 30 sur 38

31 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Le formulaire est actualisé, 3 nouveaux onglets sont visibles En-tête - Saisir un titre (facultatif) - Saisir une date - Choisir la date de livraison - Exonéré de TVA - Saisie en TTC - Valorisé Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 31 sur 38

32 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Articles - Ajouter un titre permet de «rubriquer» les devis en créant des lignes sans prix - Ajouter un article permet d ajouter des articles au devis A noter : - il est possible de créer des articles qui seront ajoutés à la liste des articles favoris. - Il est possible de modifier des articles faisant partie de la liste des articles favoris, mais ces modifications ne seront pas enregistrées dans les favoris Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 32 sur 38

33 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Pied de page - Gérer les mentions légales et les commentaires visibles en pied de page en activant ou en désactivant - Ajouter des commentaires personnalisés - Ajouter une note (mémo) : cette zone apparait au-dessus du tableau de la liste des articles Les actions disponibles - Passer en facturation Transformer un devis en facture - Envoi par mail Envoyer le document en pièce jointe d un mail - Générer le PDF Création d un fichier au format PDF téléchargeable - Enregistrer - Supprimer Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 33 sur 38

34 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Bons de livraison facturés En cliquant sur l onglet Bons de livraison facturés, l utilisateur affiche une liste contenant les documents facturés, les boutons d actions situés à droite des lignes du tableau permettent de : Consulter le document Afficher le document au format PDF Envoyer le document par mail Archiver le document Bons de livraison archivés Les bons de livraisons qui sont archivés sont stockés dans cet onglet. Le seule action possible : Afficher le document au format PDF Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 34 sur 38

35 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Journal des livraisons Descriptif du tableau Moteur de recherche par auto complétion dans les en-têtes de colonnes du tableau Saisir dans le champ correspondant au moins un caractère de l occurrence recherchée. Pour filtrer automatiquement sur les lignes contenant les caractères correspondant à votre recherche Référence Client Adresse de livraison Titre Montant HT Montant TTC Date de livraison Facturé o Activer ce champ pour passer un bon de livraison en facturation o Une fenêtre permettant de saisir la date de facturation s affiche o L utilisateur peut choisir d émettre la facture en activant le champ. La facture sera stockée dans la liste des factures émises et ne sera plus modifiable o Si ce champ n est pas activé la facture sera stockée dans la liste des factures modifiables Archives o Activer ce champ pour archiver les bons de livraison. Ils seront stockés dans la liste des bons de livraison archivés Afficher le PDF Afficher le détail Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 35 sur 38

36 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Les cases à cocher situées à gauche du tableau permettent de sélectionner plusieurs éléments Journal des ventes Descriptif du tableau Moteur de recherche par auto complétion dans les en-têtes de colonnes du tableau Saisir dans le champ correspondant au moins un caractère de l occurrence recherchée. Pour filtrer automatiquement sur les lignes contenant les caractères correspondant à votre recherche Référence Client Titre Montant HT Montant TTC Émis-le Envoyé le (possibilité de renseigner si l action a été effectuée par mail, courrier ou main propre) Relancé le (possibilité de renseigner si l action a été effectuée par mail, courrier ou main propre) Payé Date d échéance Date de paiement Moyen de paiement Archivé Exporté Afficher la facture au format PDF Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 36 sur 38

37 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Afficher le contenu détaillé de la liste des articles Relancer L utilisateur a la possibilité de relancer une facture impayée. En cliquant sur ce bouton il ouvre la fenêtre suivante : L adresse mail du client est renseignée par défaut (E mail de la fiche client) Le message contenu dans l éditeur de texte est modifiable. L utilisateur a également la possibilité d ajouter des fichiers qui seront transmis par mail en pièce jointe. Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 37 sur 38

38 Référence : RESOTIC support Cerfrance Connect - Paramétrage du journal des ventes Toutes les colonnes du journal des ventes sont affichées par défaut lors du premier affichage. En cliquant sur l utilisateur va pouvoir choisir les colonnes qu il va afficher en activant ces cases à cocher Les colonnes visibles par défaut sont les suivantes : Référence Payé Archivé Support [documentation CFC ] Dernière mise à jour : le 09/02/ :51 Pages 38 sur 38