SEMINAIRE DES CHARGES DE FORMATION - JEUDI 16 OCTOBRE

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1 SEMINAIRE DES CHARGES DE FORMATION - JEUDI 16 OCTOBRE

2 l évolution des règles relatives à la gestion des fonds les travaux de simplification administrative et de sécurisation des fonds menés par la délégation régionale 2013: Analyse des flux des paiements: Constat: en moyenne, 40% des paiements effectués en fin d année (décembre et janvier N+1) 2014: 1ères propositions de fluidification et de simplification de la gestion des fonds portant sur : déploiement des SI et notamment de GESPLAN pour les petites structures validation des demandes de prises en charge au fil de l eau mais avec des dates limites pour l envoi des plans complémentaires assouplissement de l analyse de l imputabilité sur certains thèmes (plus de réclamation des programmes pour les congrès, plus de blocage des DPC pour les organismes indépendants dans l attente de l attestation de vigilance, suivi des codes décisions exclusivement par mail avec le CFC) évolution des règles sur les demandes de remboursement: frais de pédagogie: plus de convention mais demande systématique des attestations de présence avec la DR frais de déplacement: plus de justificatifs à transmettre 2015: création d outils de communication et analyses complémentaires réalisation d une réglette présentant les principales échéances de la délégation et des établissements sur 1 an réalisation en cours d un document de synthèse présentant l ensemble des règles relatives à la gestion des fonds précisions/zoom sur certains points: les UIF, les FD, les règles d archivages suite aux questions posées par les CFC prévisions 2016: envoi du document de synthèse présentant les règles de gestion des fonds mise en place du contrôle aléatoire sur les dépenses où l ES garde par devers lui les justificatifs Signature pour chaque établissement d une convention de simplification et de sécurisation des fonds réalisation de documents type de référence pour des documents internes validés par le service juridique de l ANFH (Idée FM)

3 Les règles d archivage des documents administratifs Durée d utilité administrative (DUA) requise par la réglementation applicable aux établissements est également de 10 ans en ce qui concerne les dossiers et documents comptables. (loi n du 30 décembre 2004 de finances rectificative pour 2004 et reprise dans les instructions de la direction des archives de France (DPACI/RES/2006/012 du 2 octobre 2006), (DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008) et (DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009)) Forme de conservation : pas de distinction entre les documents archivés sous la forme de papier et les données dématérialisées. la copie des justificatifs est admise (décret n du 1 er octobre 2001 portant abrogation des dispositions réglementaires relatives à la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives) Les documents à conserver: Le dispositif de simplification proposé par l ANFH consiste à ne pas vous demander de produire certains justificatifs. S ils ne sont plus demandés; vous devez cependant les avoir archiver, notamment en cas de contrôle aléatoire de la délégation. tous les justificatifs, sans distinction, relatifs aux frais de déplacement d hébergement : repas, hébergement, billet de train d avion 1 ère et seconde classes, taxi, ticket de métro, de bus convention de formation attestation de vigilance (selon les cas) ordre de mission En cas de valorisation des frais de traitement pour remplacement de l agent: bulletin de paie de l agent du mois précédent la formation ou indication sur autre mode de calcul retenu par l établissement s il s agit de traitement sur le plan de formation (salaire médian par grade..)

4 les remboursements des frais de déplacement Fondements juridiques Décret du 25 juin 92 fixant les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des fonctionnaires et agents relevant de la FHP sur le territoire métropolitain de la France Décret n du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'etat Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l article 3 du décret de 2006 Arrêté du 18 septembre 2013 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n du 3 juillet 2006 Analyse juridique de l ANFH: Il convient de distinguer le régime à appliquer pour le personnel médical et non médical Pour le personnel médical: Suite à un arrêt du Conseil d Etat de 2010, il convient d appliquer aux PM les dispositions applicables aux fonctionnaires d Etat: (Décret et arrêté de 2006): Frais de transport sur production des justificatifs (décret 2006) Mission en métropole: taux forfaitaire de 15,25 par repas. Taux maximal des frais d hébergement fixé à 60 (arrêté 2006) Mission outre-mer: Taux maximal de l indemnité de mission à 90 sauf pour Nouvelle Calédonie, Wallis et Futuna et Polynésie Française ou le taux est de 120 (arrêté 2006) Mission à l étranger: indemnité de mission forfaitaire variable selon les pays (arrêté du 18/09/2013) Article 7 du décret de 2006 «lorsque l intérêt de service l exige et pour tenir compte de situations particulières, la CA de l établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés qui ne pourront en aucun cas conduire à rembourser une somme > à celle effectivement engagée

5 les remboursements des frais de déplacement Pour le personnel non médical: Application du Décret de 92 et pour les taux de l indemnité de mission, application des arrêtés de 2006 mentionnés dans le décret de 2006 pour les taux de l indemnité de mission Frais de transport : a. Déplacement en véhicule personnel : Arrêté du 26 août 2008 modifiant l arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l article 10 du décret n Utilisation du véhicule personnel sur autorisation de l'autorité administrative et sous réserve que les intéressés satisfassent aux conditions prévues en matière d'assurances. Les autorisations ne sont délivrées que si l'utilisation du véhicule personnel entraîne une économie ou un gain de temps ou lorsqu'elle est rendue nécessaire Remboursement des frais de péage d'autoroute sur présentation des pièces justificatives. Indemnité de frais de transport sur la base des indemnités kilométriques. Les kilomètres sont décomptés du 1 er janvier au 31 décembre de chaque année. b. Déplacement par voie ferrée: Généralement effectuée sur la base du tarif de 2ème classe. Cependant, le remboursement au tarif de la 1èreclasse est possible sur autorisation et sur production du titre de transport. De plus, l'agent peut être remboursé, sur présentation des pièces justificatives : - d'un supplément de prix lorsqu il conditionne l accès au train - du prix de la réservation de sa place. - les frais d'utilisation des parcs de stationnement à proximité des gares peuvent être pris en charge à l'occasion de missions n'excédant pas quarante-huit heures. c. Déplacement par voie maritime, bus, voix aériennes, location de véhicule Prise en charge des frais sur présentation des pièces justificatives et sur la base du tarif de la classe la plus économique. L'autorité qui ordonne le déplacement peut autoriser cette prise en charge sur la base du tarif d'une classe supérieure.

6 les remboursements des frais de déplacement Compléments d information sur le délai pour accéder au lieu de départ du transport en commun Le décret n du 25 juin 1992 (art 10) prévoit uniquement pour l agent en mission hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale un délai pour se rendre au lieu de départ du transport en commun utilisé : ½ heure avant l heure de départe et ½ après l heure de retours des transports en commun Ce délai peut être porté à 1 heure en cas d'utilisation de l'avion ou du bateau Les frais d hébergement et de restauration Taux de remboursement Base En collectivité Repas Maximum 7.62 Frais d hébergement Hors centre En centre d hébergement Du 1 er au 10 ème jour Du 11 ème au 30 ème jour Du 31 ème au 60 ème jour A partir du 61 ème jour Prise en charge des frais de déplacement à l étranger les indemnités allouées ne peuvent en aucun cas dépasser celles que l Etat attribue à ses fonctionnaires Arrêté du 18 septembre 2013 Remboursement dans le cadre de concours ou examens professionnels L'agent appelé à se présenter aux épreuves d'admission d'un concours, d'une sélection ou d'un examen professionnel organisé par l'administration, hors de ses résidences administrative et familiale, peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport aller-retour entre l'une de ces résidences et le lieu où se déroulent les épreuves. Remboursement d'un seul voyage aller-retour au cours d'une période de douze mois consécutifs. Frais de transport pris en charge dans la limite du prix du billet de train en 2e classe.