LOCATION DE LOCAUX. L article 93 et 110,4 de la Loi sur l instruction publique qui stipule :

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1 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE 1.0 Cadre juridique L article 93 et 110,4 de la Loi sur l instruction publique qui stipule : Le conseil d établissement approuve l utilisation des locaux ou immeubles mis à la disposition de l école proposée par le directeur de l école, sous réserve des obligations imposées par la loi pour l utilisation des locaux de l école à des fins électorales et des ententes d utilisation conclues par la commission scolaire avant la délivrance de l établissement de l école. Entente de plus d un an autorisée Toute entente du conseil d établissement doit être préalablement autorisée par la commission scolaire si l entente est faite pour plus d un an. Utilisation par la commission scolaire Le conseil d établissement approuve l organisation par la commission scolaire, dans les locaux de l école, de services qu elle fournit à des fins culturelles, sociales, sportives, scientifiques ou communautaires. Article 96,23 et 110,4 de la Loi sur l instruction publique stipule : Le directeur de l école gère les ressources matérielles de l école en appliquant, le cas échéant, les normes et décisions de la commission scolaire; il en rend compte à la commission scolaire. Article 266,4 o de la Loi sur l instruction publique stipule : La commission scolaire a pour fonctions, dans le respect d un accord intergouvernemental de libéralisation du commerce : 4 o de favoriser l utilisation de ses immeubles par les organismes publics ou communautaires de son territoire ou de donner en location ses meubles et ses immeubles, sous réserve du droit de ses établissements d enseignement à l utilisation des locaux ou immeubles mis à leur disposition. 2.0 Encadrement commission 1. L établissement se dote d une politique de location. 2. L établissement peut louer à tous les organismes et particulier. 3. Les locations de plus d une année sont soumises à la commission scolaire.

2 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE 4. Un bail est conclu avec le locataire. 5. Les lois, règlements, politiques en vigueur sont respectés; la sécurité des personnes et du bâtiment doit être une préoccupation constante. 6. Le coût de location reflète les frais de location déterminé par l établissement, les frais administratifs et les taxes en vigueur. 7. La facturation est effectuée par le service des ressources financières de la commission scolaire selon les indications et les documents fournis par l établissement. 8. L établissement est sans fumée (Loi 444). 9. L établissement a priorité pour l utilisation des locaux à des fins éducatives. Les dépenses et revenus, à l exception des frais administratifs et d entretien physique sont imputés, à l établissement. 3.0 Guide d élaboration Qui sont les locataires (organismes publics, parapublics, sociaux, particuliers, autres). En fonction du milieu socio-économique, préciser qui seront les locataires potentiels. Attention à la compétition avec le secteur privé. Quels services l établissement offre-il : - Téléphonie - Matériel (tables, chaises, etc.) - Gymnase - alle de toilette - Auditorium - Cafétéria - Bibliothèque - alles de classe 3.1 Engagement du locataire - Quels sont vos exigences? Respect des règlements en vigueur; Les bris aux équipements, sont-ils acquittés par le locataire; Personne responsable, représentant de l organisme; Quelle surveillance exigez-vous; ignature d un bail; Durée de la location (début / fin); Nombre d ouverture et de fermeture nécessaires; Assurance responsabilité; Permis de consommation remis à l établissement;

3 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE Motif de la location (compatible avec la mission de l établissement); Matériel et locaux requis; Diffusion musicale (droits d auteur); Besoin en entretien, si plus d un jour de location. 3.2 Engagement de l établissement État des locaux et du matériel loué; Visite des lieux (avant / après); Coût de location; 3.3 Approbation du conseil d établissement Conformité à l article 93 pour assurer l utilisation des locaux en location. 3.4 Tarification (coûts qui pourraient être facturés) Le coût d un contrat de location peut se composer des différents éléments cidessous : - Entretien ménager : Il peut s établir à partir du coût du personnel (annexe III) ou du coût du contrat d entretien; Droits d auteur OCAN; Ouverture et fermeture des lieux; Coût énergétique et entretien physique de l immeuble : 18 %; Frais administratifs : 15 %; Taxes (TP / TCQ); Bris; Coût du service par l établissement; Autres. 3.5 Modèle de bail Nous avons joint en annexe I et II un modèle de bail qui pourrait vous aider à définir le vôtre. 3.6 Code de paiement du personnel En annexe III, vous retrouverez les différentes variables liées à l ouverture, la fermeture, l entretien des locaux loués. 3.7 Normes et règlements en vigueur Certains règlements et normes nous obligent à prendre des mesures nécessaires à la location et à en informer le locataire.

4 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE Droits d auteur (OCAN) : Musique et danse : 57,55 $ Musique (sans danse) : 28,74 $ Loi 444 (Loi sur le tabac) RACJ (Régie des alcools, des courses et des jeux) : Le locataire voulant utiliser le local loué à des fins de bar doit posséder un permis temporaire et le remettre à l établissement pour affichage. Les heures de fermeture indiquées doivent être respectées. ACNOR : Norme visant les décorations qu un locataire pourrait vouloir installer lors de la location. Il peut le faire, mais ses décorations doivent respecter la norme ACNOR. ouvenez-vous de l incendie de Chapais. Aucun arbre naturel n est permis à l intérieur. écurité-incendie : Vos plans d évacuation doivent être bien en vue. Assurance-responsabilité : Notre assureur recommande que le locataire soit muni d une police responsabilité civile / incendie équivalente à la valeur des locaux loués. 4.0 Contrôle Le directeur est responsable de l application et du contrôle de cette politique. 5.0 Entrée en vigueur Le présent encadrement entre en vigueur à compter de ce jour et le demeure jusqu à sa révision ou son rappel.

5 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE Entente intervenue entre : Annexe I BAIL DE LOCATION et La Commission scolaire de l Estuaire, 771, boulevard Joliet, Baie-Comeau, dûment représentée par : responsable de l établissement (Nom de l établissement) BAR LUCRATIF NON LUCRATIF (Nom et adresse de l organisme) Dûment représenté par : Nom Adresse Téléphone Date de début : Espace loué : Date de fin : Activité prévue Le locataire s engage à utiliser, aux dates convenues, les locaux demandés, aux conditions suivantes :

6 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE CONDITION 1. euls les organismes publics, para-publics et sociaux reconnus pourront se prévaloir de ce droit de location. 2. Toutes les dépenses occasionnées par de telles locations seront à la charge du locataire qui devra les rembourser sur réception d une facture émise par les services financiers. 3. Tout bris au mobilier ou à la bâtisse sera facturé au locataire, au coût de réparation ou de remplacement. 4. Les organismes utilisant régulièrement et de façon répétitive, dans un même établissement, un même local, dans lequel ils laissent du mobilier ou toute autre propriété, devront posséder une assurance responsabilité de locataire et en faire la preuve au responsable de l établissement. 5. Les locations où il y aura usage de boissons alcoolisées doivent faire la preuve qu ils détiennent un permis. 6. En aucun cas, la commission ne sera tenue responsable du matériel laissé volontairement ou involontairement dans les locaux de la commission par le locataire. 7. La commission scolaire se réserve le droit d exiger une caution avant toute location. 8. La commission scolaire se réserve le droit d exiger la présence de gardiens d ordre lorsqu elle le jugera nécessaire et conserve son droit de regard quant au choix et au nombre de gardiens. 9. Pour toute annulation, le locataire devra informer la responsable de l établissement, au moins quarante-huit (48) heures avant l heure prévue; dans le cas contraire, les frais encourus seront à la charge du locataire. 10. Tout bail de location sera valide pour la période indiquée précédemment. La commission scolaire se réserve le droit d annuler toute location en tout ou en partie, et ce, en tout temps. 11. La commission scolaire se réserve le droit de refuser la location à un organisme qui accuserait de graves retards à acquitter ses factures de location, ou encore ne respecterait pas le bail. J ai pris connaissance et je comprends la portée de l engagement. Le locataire Autres références : F , F , Politique P-03.

7 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE Annexe II LOCATION DE CHAIE, TABLE ET MATELA 1.0 Principe La location de chaises, tables et matelas doit se faire selon une procédure uniforme pour tous les établissements. Cette location est permise par la commission en vue de rendre service dans des circonstances bien particulières, à des groupes, organismes, individus et au public en général. 2.0 Définition La présente procédure s applique chaque fois qu une école acceptera de louer des chaises, tables ou matelas pour des activités qui se déroulent à l extérieur de l école. 3.0 Conditions L organisme ou l individu qui désire se prévaloir de ce droit de location doit s adresser à l établissement de son choix. La location de chaises, tables ou matelas relève de la compétence de l établissement. Le responsable de l établissement qui loue prépare un formulaire de location et le fait signer par le requérant (formulaire F ). Le responsable de l établissement indique le nombre de chaises, tables ou matelas qu il consent à louer au locataire. Une copie du formulaire est remise au locataire. Une copie est transmise aux services administratifs pour facturation. Une copie est conservée à l école. Le locataire s engage à venir chercher et à ramener, à la date convenue, le matériel loué. Le formulaire de location contiendra les informations suivantes : nom et adresse du locataire; nom et adresse de la personne qui signe le formulaire;

8 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE la date de location; le nombre de chaises, tables, matelas loués; la date de retour; le nom de l école; le contrôle de retour; les coûts. 4.0 Facturation Par événement - chaises 0,50 $ l unité - tables jusqu à 130 cm 1,00 $ l unité - tables 130 cm et + 2,00 $ l unité - matelas de gymnastique 3,00 $ l unité Les services administratifs sont responsables de la facturation. Les revenus sont crédités à l école et pourront servir à l acquisition de chaises, tables et matelas pour fins de remplacement. 5.0 Contrôle Le directeur des services des ressources financières, matérielles, transport et secrétaire général est responsable de l application et du contrôle de cet encadrement.

9 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE FORMULAIRE DE LOCATION DE CHAIE, TABLE ET MATELA ÉCOLE : Nom Téléphone : Adresse Responsable : Nom Téléphone Adresse Contrôle de départ Contrôle de retour Quantité Quantité Coût Chaises Table (30 x 30) Table (30 x 60) Matelas Retour prévu le Heure x 0,50 $ x 1,00 $ x 2,00 $ x 3,00 $ Retour effectué le Heure Emprunteur ignature Contrôleur ignature ignature ignature Remarques du contrôleur au retour :

10 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE Annexe III BAIL DE LOCATION CONTRAT ENTRE LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE ET LE LOCATAIRE 1. Locataire Raison sociale : Adresse : Téléphone : Responsable de la location : urveillant(e)(s) : Brève description de l activité 2. Documents à fournir 2.1 Preuve d assurabilité 2.2 Copie du permis de la régie 2.3 Chèque visé ou mandat 3. Réservation du local 3.1 Établissement Gymnase : Classe : Bibliothèque : 3.2 Local Gymnase(s) - douches Auditorium (max. 240 personnes) alle d accueil (max. 300 personnes) Cafétéria (max. 200 personnes) Cuisine Local - classe numéro Autres - numéro

11 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE (La location du gymnase, auditorium, salle d accueil, cafétéria, cuisine, inclus une salle de toilettes) 3.3 Date requise de la location Date du début : Heure : Date de fin : Heure : i le locataire détient un permis d alcool, le service se fait selon les règles et l horaire autorisés. Les temps indiqués incluent toutes les activités de location (mise en place, activité, libération du local) Coût Nombre d heures : Les coûts incluent 1 ouverture, 1 fermeture, l entretien ménager, le mobilier existant dans le local. Les autres recours au personnel sont en sus, selon le prix en vigueur. 3.4 Réservation des équipements (s il y a lieu) Mobilier Nombre Coût (tarif horaire) - Téléphone - Tables - Chaises - Vestiaire (cintres pour linge) Appareil audiovisuel Nombre Coût (par jour de location par appareil) - Projecteur bande vidéo - Rétroprojecteur - Magnétoscope - Téléviseur - Tourne-disques - Autres Équipements sportifs Nombre Coût (par activité / jour) (10,00 $) - Gouret de salon - Hockey cosom - Ballons Cuisine (équipements disponibles avec la location de la cuisine) Nombre - Tranche-viande - Four - Réfrigérateur(s) - Autres - Chambre froide - Four à micro-ondes TOTAL

12 Page LA COMMIION COLAIRE DE L ETUAIRE J ai pris connaissance de la présente et de la politique et au nom de l organisme que je représente je m engage à en assumer la pleine et entière responsabilité Le locataire reconnaît qu il comprend la portée de toutes les clauses du présent contrat et qu il a reçu, à sa demande, des explications adéquates sur celles-ci. Il reconnaît de plus, connaître toutes les clauses des documents auxquels réfère le présent contrat. Pour l établissement Pour l organisme

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