Comité provisoire de la CMPQ. Procès-verbal de la réunion virtuelle no. 5

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1 Jeudi 16 février 2012 Comité provisoire de la CMPQ Procès-verbal de la réunion virtuelle no Ouverture de la réunion : Quorum : Adoption de l ordre du jour : Adoption du procès-verbal de la dernière réunion : Congrès 2012 : Inscriptions : Budget : Gratuités pour les juges : Gratuité pour le CA : Résolution par courriels : Proposition des privilèges et gratuités pour 2012 : Paiement de la facture no du 30 novembre 2011 des Avocats-Notaires Décarie-Fortin : Paiement de la facture no du 19 octobre 2011 à Leger et Roy comptables c.a. Inc Trésorerie : Fin de la réunion :... 5 Annexe 1 : Résolutions pour paiement à Avocats-Notaires Décarie-Fortin... 5 Annexe 2 : Résolution pour paiement à Léger et Roy comptables c.c. Inc Annexe 3 : Contrat de location... 5 Procès-verbal - réunion no.4 du comité provisoire, le 6 février 2012 Page 1

2 Jeudi 16 février 2012 Procès-verbal de la réunion virtuelle no Ouverture de la réunion : La réunion est ouverte à 08 :37 2. Quorum : Présences : Michaël drapeau Invités : Nathalie Mathieu Absence motivée : Christine Giroux 3. Adoption de l ordre du jour : L ordre du jour est acceptée tel que présentée Appuyé par : Claude 4. Adoption du procès-verbal de la dernière réunion : Le procès-verbal de la réunion no. 4 est acceptée tel que modifié (art. 11 et 12). Proposé par : Claude Appuyé par : Renay 5. Congrès 2012 : 5.1. Inscriptions : À ce jour : 44 inscriptions, incluant les conjoints et à la carte Budget : En cours de préparation selon les informations connues. Dépenses actuelles : $ (non final) Revenus : $ (à ce jour au 13 février 2012). Inclus commanditaires, inscriptions Solde : $ Autres dépenses à venir : Son : 2 000$ ± Décors : $ ± Commandites à venir : Lozeau et Studio Gosselin Gratuités pour les juges : Demi-chambres (2 nuitées), repas de la journée et frais de transport (allerretour). Procès-verbal - réunion no.4 du comité provisoire, le 6 février 2012 Page 2

3 5.4. Gratuité pour le CA : Coûts des services : $ (Renay et Christine exclus) 6. Résolution par courriels : 6.1. Proposition des privilèges et gratuités pour 2012 : Proposition no. 1 : Ce tableau remplace celui voté à la réunion no. 4 Photographes de l année et Formations gratuites pour l année en cours, spécialiste de l année Cotisation annuelle gratuite de l année suivante. Inscription gratuite au jugement photo pour l année Membres du comité congrès (responsable conférenciers, Trade Show, commanditaires, publicités, Web, inscriptions, suite hospitalité, banquet, accueil nouveaux membres) Coordonnateur du congrès et président provincial. Membre du CA (provincial) Membre du CA (régional) Directeur jugement photo Bénévoles jugement photo : Bénévoles du congrès : Juges compétition photo : Frais d utilisation de véhicule personnel des administrateurs dans l exercice de leurs fonctions, sauf au congrès. Proposé par : Claude Secondé par : Alain suivante. Congrès gratuit + 50% frais hôtel + allocations de repas (Déj : 10 $, Dîner : 15 $, Souper : 20 $) ou sur présentation de facture détaillée d un montant raisonnable. Les boissons alcoolisées ne sont pas remboursables. Même que pour les membres du comité congrès, sauf 100% des frais d hôtel. Inscription gratuite au congrès + 50 % frais d hôtel. Repas à payer. Pour le congrès : aucun privilège, ni gratuité. Les organisateurs d activités de régions ne paient pas l inscription de leurs activités. Même que pour les membres du comité congrès, sauf 100% des frais d hôtel. Frais de repas + 50% hôtel (si requis) Frais de repas + Suite hospitalité (gratuités) Frais de déplacement + 50% frais d hôtel (2 nuitées) + repas de la journée. Remboursement de 0,36 $ / km Procès-verbal - réunion no.4 du comité provisoire, le 6 février 2012 Page 3

4 Départ de Nathalie Paiement de la facture no du 30 novembre 2011 des Avocats-Notaires Décarie-Fortin : Pas d avis que la recherche fut faîtes au moment de la consultation, Pas de rapport à la réunion du 27 novembre 2011, Aucune personne désignée pour faire rapport, Pas d autorisation préalable pour effectuer ces dépenses. Pas de compte-rendu, pas de support de la firme d avocats. Proposition no. 2 : Concernant le paiement de la facture no du 30 novembre 2011 d Avocats- Notaires Décarie-Fortin, au montant de 381,37 $ + intérêts, il est convenu par les membres du CA de payer les frais de la facture + intérêts à la condition que les régions de l Outaouais et celle de l Estrie acceptent de rembourser à la trésorerie de la CMPQ le montant de la facture, sans les taxes et les intérêts. abstention 6.3. Paiement de la facture no du 19 octobre 2011 à Leger et Roy comptables c.a. Inc. Les membres expriment leur déception de ne pas obtenir les documents comptables avant le paiement. Proposition no. 3 : Il est proposé que les membres du CA autorisent le paiement de la facture no du 19 octobre 2011 de Léger et Roy c.a.inc. au montant de 2 278,50 $ en échange de la réception des documents comptables signés et authentifiés de M. Léger. Procès-verbal - réunion no.4 du comité provisoire, le 6 février 2012 Page 4

5 7. Trésorerie : Documents des années 2005 à 2010 : Nous convenons d atteindre la réception des documents comptables avant d entreprendre la démarche de tri des factures. Proposition no. 4 : Les anciens membres ayant payés leur pleine cotisation avant l annonce des cotisations annuelles à 150$ auront leur congrès à 150 $ + taxes. Proposé par : Michaël 8. Fin de la réunion : La réunion prend fin à 10 :40 Annexe 1 : Résolutions pour paiement à Avocats-Notaires Décarie-Fortin Annexe 2 : Résolution pour paiement à Léger et Roy comptables c.c. Inc. Annexe 3 : Contrat de location Procès-verbal - réunion no.4 du comité provisoire, le 6 février 2012 Page 5