Programme MED Séminaire Chefs de file. Aspects financiers. Marseille, 3 mars 2009

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1 Programme MED Séminaire Chefs de file Aspects financiers Marseille, 3 mars 2009

2 Plan de présentation Période d éligibilité des dépenses Eligibilité des dépenses Lignes budgétaires Justificatifs Dépenses inéligibles TVA Revenus Frais partagés Taux d échange Désengagement Obligations Circuit financier Modifications du budget Piste d audit

3 Période d éligibilité des dépenses [1] Frais de préparation paration Engagés and facturés entre: 1er janvier 2007 date de dépôt de la candidature finale Paiements effectués dans un délai de: 1 mois après la date de dépôt de la candidature finale Lien avec la préparation: direct et démontrable Limite: A valider par le Contrôle de 1 er niveau national Réclamer: par un rapport spécifique soumis au STC pour le 20 septembre 2009 Complétez les documents à soumettre au Contrôle de 1 er niveau le plus tôt possible

4 Période d éligibilité des dépenses [2] Coûts de mise en œuvre Toutes les dépenses doivent être engagées, facturées et payées entre: Le jour après le dépôt de la candidature complète Date de fin du projet Si les coûts ne peuvent pas être payés pour la date de fin de projet: Doivent être payés dans les deux mois qui suivent la date de clôture du projet Frais administratifs de clôture (Contrôle de 1 er niveau et frais de personnel): Peuvent être engagés et payés dans les deux mois qui suivent la date de clôture du projet

5 Eligibilité des dépenses [1] Nécessaires pour conduire les activités du projet et atteindre ses objectifs Directement liées aux activités prévues dans le formulaire de candidature approuvé Contractées pendant les périodes éligibles Raisonnable, justifiées, cohérentes, rapport qualité/prix Justifiées par un document attestant des procédures administratives adoptées (appel d offres, contrat, ) Justifiées par des documents comptables certifiant la réalité des dépenses (factures, fiches de paie.) Payées effectivement: justifiées par des documents certifiant des paiements effectués (relevés de banque, preuves de paiement ) Respect des règles de marchés publiques Respect des règles UE/nationales/Programme en rapport

6 Eligibilité des dépenses [2] Sources REGLEMENT UE: Council Regulation (EC) No 1083/2006 General Regulation - Art. 56 Council Regulation (EC) No 1080/2006 ERDF Regulation - Art. 7 Commission Regulation (EC) No 1828/2006 Implementing Regulation - Art. 48 to Art. 53 Directive 2004/18/EC Public works contracts, public supply contracts and public service contracts REGLEMENTS NATIONAUX REGLEMENT DU PROGRAMME Cadre général Document de Mise en Œuvre Guide de Contrôle de 1 er niveau

7 Lignes budgétaires Frais de personnel Biens durables Biens consommables Voyage et logement Services (autres qu expertise externe) Expertise externe Promotion, information et publications Frais généraux Autre

8 PERSONNEL [1] Coût du temps réellement consacré au projet par le personnel directement employé 100% Partiellement Directement employé par le partenaire du projet suivant les règles nationales de contrat d emploi personnel permanent Engagé pour les besoins du projet Coût d audit de contrôleurs internes indépendants Coûts: Salaire brut, taxes, cotisation sociale de l employeur en vigueur avec la législation nationale Basés sur le nombre d heures de travail effective par mois sur le projet

9 PERSONNEL [2] Justificatifs Liste du personnel travaillant sur le projet Nom Qualité et fonction Contrats d embauche ou ordre de service interne Tâches Partage réaliste du temps/mois travaillé sur le projet Fiche de travail pour chaque employé Heures/mois travaillées sur les activités du projet Signée par l employé et son superviseur Preuve de méthode de calcul pour déterminer la valeur du coût horaire Preuves de paiement Salaire Taxes Sécurité sociale

10 PERSONNEL [3] Attention! Limites nationales d attribution du budget total aux frais de personnel Chaque état définit des critères spécifiques pour identifier les dépenses qui peuvent être compatibilitées dans les frais de personnel en fonction de la législation nationale

11 PERSONNEL [4] Exemple de calcul du coût horaire

12 PERSONNEL [5] Exemple time sheet

13 BIENS DURABLES [1] Bien donc la durée de vie ne dépasse pas 1 an et sujet à amortissement Absolument nécessaire pour la mise en œuvre correcte des activités et objectifs du projet Prévu dans le formulaire de candidature approuvé Ne peut pas être financé complètement par un autre instrument de financement (européen, national ou régional) Respecte les règles en matière de marchés publics

14 BIENS DURABLES [2] A. A usage exclusif du projet facturé 100 %: si la période entre l achat et la date de clôture du projet est plus longue que la période d amortissement amortissement suivant les règles nationales en vigueur Les états décident des possibilités qui s appliquent B. Pas à usage exclusif pour le projet: Amortissement suivant les règles nationales en vigueur Seule une partie de l amortissement correspondant à l usage réel pour le projet Partie calculée suivant une méthode justifiée et équitable

15 BIENS DURABLES [3] Occasion Eligible pour autant que: Le vendeur fournisse une déclaration que l équipement n a pas été acheté avec une aide de financement public Le prix ne doit pas excéder la valeur du marché et doit être moindre que le coût d un nouvel équipement du même type L équipement doit avoir les caractéristiques nécessaires pour les besoins du projet et doit répondre aux normes et standards en vigueur

16 BIENS DURABLES [4] Justificatifs Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques aux niveaux européen et national Preuve de la procédure de sélection pièces justificatives Contrats Factures liées à l achat des biens durables avec leur prix total Preuve du plan d amortissement appliqué pour chaque élément Bien seulement partiellement utilisé pour les besoins du projet Calcul de la méthode d attribution d une partie de l amortissement au projet Preuves de paiement

17 BIENS CONSOMMABLES Bien à durée de vie de moins d un an (valeur faible) Coût de cet équipement n est pas sujet à amortissement Essentiel pour la mise en œuvre du projet Justificatifs Preuve de la procédure de sélection pièces justificatives Contrats Factures ou autre document comptable équivalent Preuves de paiement

18 VOYAGE & LOGEMENT [1] Directement lié et essentiel à la mise en œuvre du projet Entrepris par personnel directement employé par le partenaire du projet (PERSONNEL) Voyage Règle générale: le moyen de transport le plus économique doit être utilisé (classe économique, transports publiques) Logement Dans les limites nationales Frais de subsistance Ne doit pas excéder les allocations de frais de subsistance des autorités publiques du pays du partenaire du projet Respecte les règles applicables dans le pays Les taux des autorités publiques doivent être suivis, quelque soit le statut légal du partenaire du projet

19 VOYAGE & LOGEMENT [2] Les dépenses de V & L contractés par les individus autres que les employés directs du partenaire du projet doivent être déclarées sous la ligne budgétaire expertise externe Les coûts de voyage pour des déplacement hors de l espace MED sont sujets à l approbation préliminaire du STC et AUG

20 VOYAGE & LOGEMENT [3] Justificatifs Agenda/programme de la rencontre/évènement Ordre de mission/autorisation: nom, date/durée, place et objectif de la mission Factures du voyage payées directement par l institution Tickets originaux et tout autre preuve originale (ex. Carte d embarquement, factures/autre document équivalent, en cas de ticket électronique sans billet de vol standard, un avec le numéro de réservation sert de preuve, etc.) Demande de remboursement Document suffisant selon les règles nationales et les procédures institutionnelles Preuve de paiement Preuve de remboursement effectif Utilisation de voiture personnelle: demande de remboursement via un formulaire de relevé du kilométrage, suivant les procédures nationales et les valeurs autorisées Rapport de voyage ou document équivalent

21 SERVICES [1] Coûts pour fournisseurs de services et biens (traductions, interprétariat, organisation de réunions, traiteurs, etc.) Lois des marchés publiques à respecter Même sous la limite nationale et communautaire pour les appels d offres, une procédure de sélection doit être mise en œuvre Quand ces services ont un lien direct avec les coûts de promotion, il est possible de choisir entre la ligne budgétaire service et la ligne budgétaire «promotion, information et publications» suivant les besoins de budgétisation

22 SERVICES [2] Justificatifs Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques aux niveaux européen et national: preuve de la procédure de sélection pièces justificatives Contrats Factures des services/biens Preuves de paiement

23 EXPERTISE EXTERNE [1] Travail de consultants et experts indépendants éligible si le travail est essentiel et si le travail spécifique ne peut être effectué par le personnel du partenaire du projet Coûts pour: Études et enquêtes, traduction, construction de site, gestion de l opération si sous-traitée, etc. Dépenses de voyage et de logement d experts externes Coûts de contrôle de 1 er niveau: quand il est effectué par les contrôleurs externes Expertises externes liées à des actions spécifiques telles que développement de site Web ou communications devraient être déclarées sous la ligne Promotion, information et publications

24 EXPERTISE EXTERNE [2] Justificatifs Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques aux niveaux européen et national: preuve de procédure de sélection pièces justificatives Même sous la limite nationale ou communautaire pour les offres d appel, une procédure de sélection doit être mise en œuvre Contrats pour services externes expliquant le type de tâches/activités à développer, la durée et la rémunération Factures Preuves de paiement

25 Promotion, information et publications [1] Coûts directement liés à la promotion du projet Articles de presse, annonces dans les journaux Sites Internet Organisation d évènements Impression de publications: flyers, brochures, newsletters, etc... Les règles des marchés publiques doivent être respectées pour la sélection de l entreprise/personne Même en dessous de la limite nationale ou communautaire pour les appels d offres, une procédure de sélection doit être mise en œuvre

26 Promotion, information et publications [2] Justificatifs Preuve de conformité avec les règles de marchés publiques aux niveaux UE et national: preuve de procédure de sélection pièces justificatives Contrats Documents complémentaires tels que programmes, compte-rendu, copies de brochures, brochures, newsletters, etc Factures Preuves de paiement

27 Frais généraux [1] Limite: 7% du budget total éligible Basé sur les coûts réels et en lien direct avec la mise en œuvre du projet Règle générale 100% directement imputable au projet Partiellement imputable sur la base d un calcul au prorata suivant une méthode juste, équitable et dûment justifiée Les états décident si les deux solutions sont éligibles PAS éligible: Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés

28 FRAIS GENERAUX [2] Les Frais généraux incluent les coûts d articles tels que: Location de lieux Electricité, chauffage Frais de poste Photocopies Postage Téléphone, fax and coûts d Internet Fournitures de bureau Coût financier des transactions financières transnationales Frais bancaires pour l ouverture et la gestion du compte du projet

29 OVERHEADS [3] Justificatifs Preuve que les frais sont réels et liés au projet Explication de la méthode de calcul au prorata Liste du coût des articles qui ont été inclus dans le calcul des frais généraux Factures Preuves de paiement

30 AUTRE Dépenses autres que celles mentionnées précédemment pour autant qu elles soient: Inhérentes au projet Indiquées de manière détaillée dans le budget Justifiée de manière analytique et conforme aux règles européennes et nationales Travail bénévole non rémunéré comme sorte de contribution pour autant que : La valeur équivalente puisse être calculée suivant le tarif horaire d un travail équivalent Inclus dans le formulaire de candidature approuvé Règles nationales d éligibilité

31 DEPENSES INELIGIBLE Frais de représentation (ex. cadeaux, fleurs, etc.) Intérêts débiteurs Amendes Pénalités financières Dépenses résultant de conflits légaux Pertes de change Dépenses contractées en dehors de la période d éligibilité Sommes arrondies, estimations générales, calculs non justifiés TVA récupérable Non justifiées par les activités/objectifs du projet Non justifiées par des documents probants

32 TVA La TVA ne constitue pas une dépense éligible sauf si véritablement et entièrement supportée par le partenaire et ne peut être récupérée La TVA qui est récupérable d une quelconque manière ne peut être considérée comme éligible Les contrôleurs de 1 er niveau devront confirmer si la TVA a bien été supportée par le partenaire du projet contrôlé

33 Exemples: Vente de produits Vente de marchandises Frais d inscription Inscription à conférence Services contre paiement REVENUS Contrôle: La génération de revenus sera sujette à un contrôle pendant la certification des dépenses Déduction: Si un projet génère des revenus, le revenu net généré devra être déduit des coûts éligibles dans sa totalité ou au prorata défini en fonction de la part d attribution des revenus à l opération cofinancée

34 Problèmes: COÛTS PARTAGES Double prise en compte Inéligibilité à la source: perte de fonds de la part de tous les partenaires Coûts nécessitent le double investissement des contrôleurs: par ceux des partenaires également Principes à garder à l esprit: A appliquer seulement si les coûts communs ne peuvent être évités: vérifier avec les CPN et les organismes nationaux Accord entre partenaires: prévoir une méthode transparente, juste et équitable des frais communs Limiter les coûts partagés aux lignes budgétaires expertise externe et services La procédure pour partager et reporter les coûts doit être vérifiée avec les CPN de chaque partenaire concerné Des preuves que les coûts partagés sont éligibles et certifiés par les contrôleurs des partenaires impliqués doivent être fournies au CPN des partenaires

35 TAUX DE CHANGE Un système de conversion doit faire l objet d un accord avant la soumission du premier rapport d avancement. Reste en place jusqu à la fin du projet Les CF informent le STC de l option choisie Les partenaires du projet convertissent les dépenses en : Moyenne mensuelle du taux d échange de la CE du mois pendant lequel la dépense a été payée ou du mois lorsque les coûts ont été reportés Les partenaires du projet envoient leurs chiffres au Chef de file dans leur monnaie nationale et les CF les convertissent en : Moyenne mensuelle du taux d échange de la CE du dernier mois de la période de rapport ou le taux d échange du marché du dernier jour de la période de rapport Taux d échange mensuel à utiliser

36 DESENGAGEMENT L Union européenne désengagera automatiquement toute part du budget d un Programme Opérationnel qui n aurait pas été utilisée pour le 31 décembre De la troisième année suivant l année d engagement du budget jusqu en 2010 De la seconde année suivant l année d engagement à partir de 2010 S applique au niveau du Programme mais puisque le Programme relève de projets, toute perte résultant de l incapacité de projets à atteindre leur objectif de dépenses annuelles se répercutera sur ces projets Projet: objectif annuel de dépenses à respecter Ex.: Respecter l objectif de dépense pour 2009 pour fin 2009 etc.

37 OBLIGATIONS Contrat de subvention Art. 3.3 Objectifs de dépenses annuelles à respecter Art. 3.7 Un an après la signature du contrat de subvention, et si le total des dépenses certifiées pendant l année écoulée n atteint pas au moins 10% du budget FEDER du projet, l Autorité de Gestion se réserve la possibilité d étudier la déprogrammation du Projet.

38 CIRCUIT FINANCIER Autorité de certification STC AUG Paiement aux CF 5. AC vérifie et initie le paiement aux CF 4. Recommandation de l AUG au AC pour le paiement 3. Rapport d avancement vérifié par le STC CPN national Chef de file (CF) 2. CF compile RA, collecte des déclarations de dépenses validées auprès des PP Partenaire projet CPN national Partenaire projet CPN national 6. CF initie les paiements aux PP 1. Les dépenses sont contrôlées par CPN. Déclarations de dépenses validées Partenaire projet CPN national

39 MODIFICATIONS DU BUDGET Jusqu à 10 % entre les lignes budgétaires et les composantes du budget total éligible Communication à l AUG et au STC Dûment justifié Au-delà de 10 % Approbation du Comité de Sélection Limite: 30% Les modifications du budget sont cumulatives Le % total des modifications du budget pendant toute la période du projet est calculé à partir du formulaire de candidature approuvé. Parmi les PP: approbation par le Comité de Sélection

40 PISTE D AUDIT [1] Le CF pour tout le projet Chaque partenaire du projet Doit permettre une traçabilité claire et objective de: toutes les dépenses déclarées et validées aux factures originales (ou documents probants de valeur égale), preuves de paiements Justificatifs (appel d offres, contrats, procédures administratives) Procédures: CS (modifications), AP (modifications), correspondance judicieuse, RA, etc. Vérification du transfer de fonds aux bénéficiaires finaux Le Chef de file doit s assurer que tous les partenaires gardent les documents liés au projet archivés jusqu au 31 décembre 2021

41 PISTE D AUDIT [2] Les conditions obligatoires suivantes doivent être remplies pour assurer une identification claire des dépenses: Compte bancaire spécifique au projet pour les paiements (ou code projet différent); Codification analytique des pièces comptables pour retrouver clairement les coûts par ligne budgétaire, activité et paiement/période de rapport dans le système de comptabilité; Noter le titre du projet/numéro de réf. directement sur les factures et les documents équivalents, sur tous les justificatifs

42 MERCI POUR VOTRE ATTENTION Patrizia Busolini Financial monitoring officer Phone: Iglesias, Maitena. «Contrôle de Premier Niveau» World Trade Center, Marseille, France. 3 mars 2009

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