MODE DE PARTICIPATION CALENDRIER SALONS GRAND PUBLIC Lorraine Tourisme

Transcription

1 MODE DE PARTICIPATION CALENDRIER SALONS GRAND PUBLIC 2018 Lorraine Tourisme

2 Lorraine Tourisme Calendrier prévisionnel des salons 2018 Dates Intitulé du salon Ville Pays SALONS COORDONNES PAR LORRAINE TOURISME 26 au Tourissima Lille France 8 au Vert Bleu Soleil Liège Belgique 15 au Mondial du Tourisme Paris France Parallèlement à ces salons, Lorraine Tourisme est susceptible de participer à d autres salons tels que le CMT à Stuttgart du 13 au 21/01 (à travers le Massif des Vosges). Liste susceptible d être complétée! 1

3 MODE DE PARTICIPATION AUX SALONS grand public 2018 organisés par Lorraine Tourisme PROGRAMMATION Ce document concerne avant tout les salons et manifestations grand public. Concernant la promotion commerciale, Lorraine Tourisme prévoit la participation à des événements professionnels du type soirées d informations, workshops, éductours. Les partenaires privilégiés seront contactés le moment venu pour une éventuelle participation. N hésitez pas à prendre contact, si vous êtes d ores et déjà intéressés par ce type de manifestations, auprès de olga.frolova@tourisme-lorraine.fr Tél Outre les salons mentionnés, Lorraine Tourisme est susceptible de participer seul à d autres manifestations. MODALITES DE PARTICIPATION Présence sur le stand Lorraine : Une consultation a été lancée début septembre pour la location d un nouveau stand en 2018 avec un espace spécifique dédié à la réalité augmentée. Comme par le passé, les places seront attribuées suivant la disponibilité et selon l adéquation de l offre de l organisme demandeur à la demande. Le stand Lorraine sera mis en place sur au moins 3 manifestations parmi Lille, Liège et Paris. Le bulletin de commande sont contractuels. La signature du bon de commande d'un salon engage en effet immédiatement l'organisme signataire. Tout changement postérieur à la date de signature entraîne ainsi un surcoût. Certains partenaires institutionnels souhaitent parfois inviter des prestataires privés (hôteliers, musées ) sur leurs modules/comptoirs. Cette possibilité est toujours offerte en La proposition et la facturation seront faites directement par les institutionnels qui en auront fait la demande à Lorraine Tourisme. Tout prestataire privé souhaitant participer à un salon devra d'abord prendre contact directement avec l'office de Tourisme ou le département lié à son secteur. Concernant les locations, l'hôtellerie classique et l'hôtellerie de plein air, les groupements (Logis, clubs hôteliers) et organismes fédérateurs (ex. Relais des Gîtes de France, Clés Vacances, fédérations de campings) seront prioritaires pour réserver un comptoir sur les salons grand public gérés par Lorraine Tourisme. Un prestataire ne faisant partie d aucun groupement pourra néanmoins soumettre une demande de participation en direct, en particulier s il est membre de l une de nos campagnes partenariales. Celle-ci sera alors étudiée par Lorraine Tourisme. Type de brochures à prévoir DOCUMENTATION Concernant le type de brochures à envoyer sur les salons, les partenaires devront respecter les recommandations suivantes : 2

4 - Pour le marché allemand : prévoir des brochures uniquement en allemand. - Pour le marché belge flamand (néerlandophone) : privilégier les brochures en néerlandais. Les brochures en français sont tolérées mais mal appréciées par le public. - Pour le marché belge wallon (francophone) : privilégier à l'inverse les brochures en français. - Pour le marché néerlandais : prévoir des brochures en néerlandais. Les brochures en anglais (et non pas en allemand!) sont simplement tolérées. Livraison de la documentation Tous les partenaires présents sur les stands se chargent eux-mêmes de leurs envois de documents. Les conditions d envoi sont transmises par Lorraine Tourisme dans le dossier technique envoyé plusieurs semaines avant la manifestation. Documents distribués par Lorraine Tourisme Outre ses propres éditions, lors de sa présence sur des salons à l'étranger, Lorraine Tourisme peut remettre, sur demande du public, la documentation transmise par les départements absents de la manifestation, dans la langue imposée par le marché. Le type de documents ainsi que les quantités à prévoir seront communiqués par Lorraine Tourisme courant décembre La règle sera maintenue sous condition que les départements s'engagent à diffuser à l'inverse la documentation de Lorraine Tourisme sur les salons qu'ils coordonnent. Les brochures des départements ou d autres partenaires seront remises sur demande expresse des visiteurs mais n'apparaîtront pas sur les comptoirs de Lorraine Tourisme, ceci afin de privilégier et respecter l'investissement personnel des exposants présents sur le salon. En dehors de cette diffusion, Lorraine Tourisme peut diffuser sur son comptoir les éditions de toute institution fédératrice à l'échelon de toute la Lorraine (Campings Qualité Lorraine, Gites Lorraine ). COMMUNICATION Depuis plusieurs années une réflexion a été menée pour assurer un meilleur rendement des salons et une meilleure fréquentation sur le stand Lorraine. Cela peut se traduire selon les cas par la mise en place d'insertions publicitaires et de (e)mailings associés parfois à des opérations de couponing. Ces (e)mailings sont réalisés sur divers salons, à partir de la base de données de Lorraine Tourisme. Un mode opératoire de ce type pourra être réétudié pour Afin de jouer la synergie, Lorraine Tourisme vous serait reconnaissant de bien vouloir l'informer, pour chaque salon, du type de communication que vous souhaitez vous-même mettre en place. Ceci permettrait par exemple de mettre en commun l'ensemble des contacts respectifs et d assurer une opération de plus grande envergure. ANIMATIONS Depuis plusieurs années, afin de dynamiser le stand et retenir l'attention du public, Lorraine Tourisme encourage la mise en place d animations (démonstrations d'artisanat, de cuisine, etc.). En 2018 une attention particulière sera portée au caractère esthétique et dynamique des animations proposées. Comme ces dernières années, 2 types d aides aux animations seront proposés : l un pour les organismes touristiques, l autre pour les animations d artisanat et de musique. 3

5 Organismes touristiques Nous entendons par là les organismes institutionnels, sites touristiques, groupements hôteliers, groupements de campings et locations. Ces organismes touristiques devront mettre en place une réelle animation autre qu'une simple dégustation pour bénéficier d'une aide logistique et/ou financière. Toute animation demandera une validation de la part de Lorraine Tourisme. 3 possibilités leurs sont offertes : Réservation d un grand module payant + espace animation offert Réservation d un petit module payant + espace animation offert Réservation d un espace animation seul, facturé au tiers environ du prix d un grand module Le nombre de personnes présentes à la fois sur l espace animation devra se limiter à 3 au total. Groupements hôteliers : Sur les salons où le stand Lorraine est mis en place, les groupements hôteliers souhaitant bénéficier de conditions privilégiées devront impérativement assurer des démonstrations de cuisine. Pour ce faire, les hôteliers qui sont également restaurateurs seront privilégiés, la présence de chefs de cuisine étant vivement recommandée. Coûts de participation : Afin de responsabiliser les participants, en cas d absence d animation ou de désistement, une pénalité au prorata temporis avec pour base le coût réel du stand sera facturé en sus. Ex. Tourissima Lille : si absence d animation ou désistement durant 1 journée, celle-ci sera facturée (en sus du coût d inscription de ). Merci de confirmer vos souhaits d animation en renvoyant le bulletin de préinscription joint au bon de commande du salon concerné. Animation musicale, artisanat : Un artisan souhaitant participer seul (indépendamment de tout organisme de tourisme) bénéficie de la gratuité de la surface dédiée à l animation. Par ailleurs, en raison des frais de déplacement élevés et des retombées économiques limitées, Lorraine Tourisme peut selon les cas prendre en charge une partie des frais de déplacement. Cette prise en charge complémentaire concerne les artisans (hors représentants de produits de bouche) et toute animation musicale. Quiz Afin d animer le stand, Lorraine Tourisme organise sur la plupart de ses salons des quiz (questions réponses posées au micro). Des petits lots sont remis aux gagnants sans demande de coordonnées. Les partenaires offrant des lots pour ces jeux communs voient leur offre mise en avant à travers des questions portant sur celle-ci. DECORATION STAND Des informations vous seront communiquées ultérieurement selon le projet retenu pour le nouveau stand. POINTS FINANCIERS 4

6 Toutes les factures sont émises par Lorraine Tourisme pour les partenaires ayant réservé directement auprès de celui-ci. Tout office de tourisme ou organisme institutionnel, souhaitant faire venir l'un de ses sites sur son espace, doit se charger du suivi technique et de la facturation avec celui-ci. Lorraine Tourisme facture les prestations liées au stand soit au coût réel, souvent même bien audessous. Afin de respecter cette règle, selon le nombre de participants les tarifs annoncés peuvent parfois être revus à la baisse. Rappel : Lorraine Tourisme ne récupérant pas la TVA, il n'est pas possible d'établir des factures la faisant ressortir. Les montants seront donc obligatoirement libellés en TTC. Les coûts de participation indiqués sur le bulletin de préinscription ne comprennent pas les frais de transport, restauration et hébergement. Ces frais annexes ne sont pas à minimiser. Voici quelques indications qui vous aideront à mieux estimer vos budgets salons. VILLE 1 REPAS AU RESTAURANT (1 plat 1 dessert 1 soda) 1 NUIT D'HOTEL (pdj. inclus) LIEGE LILLE PARIS