Création d'un Portail partagé sur l'offre de formation en région Languedoc-Roussillon

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1 Création d'un Portail partagé sur l'offre de formation en région Languedoc-Roussillon Retours des entretiens téléphoniques 1. Présentation du contexte : Atout Métiers LR Offre de formation L association Atout Métiers LR, financée par l Etat et la Région et gouvernée par les partenaires sociaux, s organise autour de trois missions : Eclairer les choix des pouvoir publics régionaux en matière de formation professionnelle Outiller les réseaux des acteurs de l orientation, de la formation et de l emploi Informer les publics sur la formation : c est le Pôle de sécurisation des parcours qui assure cette mission d information du grand public et porte la responsabilité des espaces Web. C est dans ce cadre que s inscrit le Portail partagé. Actuellement, l offre de formation se trouve sur le site d Atout Métiers LR, et la partie financée par la Région est également consultable sur le site de la Région. Le Portail partagé va se substituer à ces deux outils existants afin de centraliser toute l offre de formation en un seul site. Le moteur du site de la Région sera donc remplacé par un lien vers le Portail partagé, et le lien «Trouver une formation» présent sur la page d accueil d Atout Métiers LR renverra également sur le Portail. 2. Objectifs et cibles du Portail partagé Portail unique qui porte l offre de formation et remplace l espace offre actuel du site d Atout Métiers LR. Au catalogue de formation qui existait se substitue un parcours vers la formation et l emploi, dans lequel la formation s articule avec les perspectives de recrutement et les ressources supports. 3 mots clés : accessibilité / lisibilité / utilité S insérer dans le cadre de la nouvelle loi sur la formation professionnelle : rendre l utilisateur acteur de son parcours. Pour le rendre acteur, lui donner les étapes. Donner un 1 er niveau d information complet sur la formation professionnelle à l utilisateur final. Donner un accès facilité à l information : redirection efficace, claire et lisible vers d autres sources d information. Attention, les nombreux renvois vers des sites extérieurs peuvent perdre l internaute ou le faire sortir du parcours. Atout Métiers LR est en attente de propositions pour pouvoir retenir l internaute ou le faire revenir facilement sur le parcours. Le Portail partagé se base sur deux outils : i. Une idée forte du parcours ii. Le moteur de recherche de l offre de formation La nouveauté de ce Portail est de toucher le grand public. Atout Métiers LR Page 1 24/07/2014

2 L utilisateur peut être : i. Un particulier (demandeur d emploi / salarié, mais aussi jeune / chef d entreprise) qui cherche une formation ii. Un prescripteur, personne qui accompagne : le Portail partagé doit également être un outil pour le conseiller 3. Articulation Portail partagé / Site Atout Métiers LR Initialement, le public d Atout Métiers LR est plus un public professionnel. Le Portail partagé en est la partie grand public. Ce Portail doit être une clé d entrée qui permette d accéder à l existant et qui s inclut dans l existant. Le lien entre le Portail partagé et les différents espaces du site d Atout Métiers doit être visible et évident. La mise en œuvre du Portail partagé est une première étape, la seconde étape sera une refonte du site d Atout Métiers afin d y apporter plus de cohérence et ergonomie, et de renforcer le lien avec le Portail partagé. 4. Passeport formation Idée du Passeport Le passeport a pour vocation de repositionner internaute en tant qu acteur. Le Passeport doit permettre de répertorier à chaque étape les informations retenues par l internaute, afin de pouvoir tout éditer ensuite (cf. fonctionnement «bloc note» / panier de recherche). Intégrer un lien renvoyant vers le site de la Caisse des Dépôts (qui gèrera le Compte Personnel de Formation). Création d un compte pour l internaute Pas forcément nécessaire, à étudier en fonction de ce que cela rapporte à l internaute. Possibilité d utilisation de création de compte : - Enregistrer les critères de recherche - Mettre en place une alerte (mail/sms) si les données concernées par ces critères évoluent. Il faut offrir la possibilité de stocker dans le passeport les résultats de la navigation même sans identification (même si ces données seront perdues en fin de session de navigation). 5. Moteur de recherche Alimentation La base de données formation est actuellement gérée par un outil existant qui est voué à évoluer. La saisie des formations se fait via une saisie sur site internet ou via un import de fichier au format.xls. Le Portail partagé n a pas vocation à gérer la saisie et la gestion des formations et organismes de formation. Le portail doit se plugger sur la base de données pour interroger et récupérer les données sur les formations et organismes de formations. Atout Métiers LR Page 2 24/07/2014

3 Fonctionnement attendu Le moteur doit proposer la recherche de formations et organismes. Le fonctionnement attendu du moteur (critères de recherche, informations affichées dans la liste de résultats, fiche de formation) est en cours de finalisation. Les informations affichées et utilisées pour la recherche sont contenues dans la base de données des formations. Les propositions des prestataires doivent donc porter sur - Fonctionnement (mise en place de thesaurus, auto-complétion, etc.), - Ergonomie, - Habillage Prévoir de pouvoir intégrer des documents (images ou documents.pdf) dans le moteur de recherche. Le développement du moteur de recherche peut être traité ou non dans le devis proposé, ce développement pouvant être traité par des prestataires spécialistes dans ce domaine. 6. Campagnes de questionnaire / Tests utilisateurs Prévoir un module permettant de réaliser des questionnaires / campagnes ciblées : Mise en place en direct sur le site : système de notation / «votre avis nous intéresse» Possibilité de mettre en place des questions ouvertes ou des formulaires dynamiques. Mise en place d une boite mail pour récolter les réponses. Un module de gestion des contacts et d ing peut également être proposé en devis complémentaire. 7. Charte graphique Une charte graphique peut être proposée. Cette charte doit proposer une identité propre et nouvelle, mais doit permettre d accorder les identités visuelles d Atout Métiers LR, de la Région LR et de l Etat. Il peut sinon être possible d intégrer des rappels dans cette charte. 8. Evolutivité Le Portail partagé doit être évolutif afin d intégrer les modifications à venir de la loi sur la formation professionnelle. Ces évolutions pourront porter sur les contenus et l habillage, mais également sur la mise en place d accès réservés complémentaires et liens avec d autres sites, rajout de fonctionnalités. Il faut donc prévoir un site qui puisse facilement évoluer au niveau de la charte graphique, des contenus, ainsi que par l ajout de nouveaux modules. 9. Agenda Prévoir un agenda des manifestations, qui peut prendre la forme d un calendrier ou bien d une liste. Atout Métiers LR Page 3 24/07/2014

4 Cet agenda doit permettre de remonter les évènements à destination du grand public, pour chaque évènement une fiche peut s ouvrir avec le détail de l évènement. Prévoir que dans un second temps un module d inscription pourrait être rajouté. L alimentation de l agenda reste à déterminer : via des flux RSS ou via un back-office. Au module «Agenda» se rajoute un module «Actualités» consistant en une liste d informations. 10. Livrable attendu Le livrable attendu n est pas uniquement une proposition de prix, mais une proposition globale de stratégie : conseil et développement du site, associée à un planning et un tarif qui peuvent être affinés dans un second temps. Atout Métiers LR attend donc une offre complète en termes techniques, fonctionnels, tarifaires et de planning. Une certaine souplesse sera observée au niveau du planning et du tarif. Le prestataire doit intégrer une proposition de planning la plus réaliste possible, dans une limite de temps a minima cohérente avec janvier La proposition du prestataire peut intégrer des modules complémentaires non attendus spécifiquement dans le cahier des charges, mais apportant un plus et/ou anticipant sur des évolutions futures. Ces modules devront être identifiés clairement et isolés dans le devis proposé afin de ne pas alourdir le budget prévu pour le projet Portail partagé initial. 11. Jury / sélection des candidats 2 grilles de sélection seront utilisées : Une grille qui permettra une 1 ère évaluation conduisant à la sélection des trois candidats retenus pour la soutenance Une seconde grille utilisée au cours de la soutenance qui permettra aux membres du Comité de pilotage du projet de sélectionner le candidat retenu. Ces grilles permettent d évaluer la compréhension du projet, la solidité de la proposition définie ainsi que sa pertinence (cf. annexe 3 du cahier des charges). 12. Référencement Un premier travail de référencement doit être délivré avec le site : Travail sur les contenus Travail de mapping avec les anciens sites et sites existants Un travail complémentaire de référencement peut être proposé : Ajustements trimestriels : vérification des positions dans les moteurs de recherche une fois que le site a été lancé et utilisé. Ou Fournir à Atout Métiers LR les moyens d optimiser de manière autonome ce référencement. Atout Métiers LR Page 4 24/07/2014

5 13. Lancement du site / communication Un appui au lancement et à la mise en place de la stratégie de communication peut être un plus et peut être intégré au planning proposé. 14. Contenus à prévoir Prévoir des vidéos, témoignages, documents.pdf, images. Les vidéos seront partagées sur des plateformes de type youtube. Pas d hébergement vidéo sur notre serveur. 15. Carte des structures d accompagnement La carte des structures d accompagnement (étape 1 du Parcours) est un développement qui sera fourni par la Région et qui devra être encapsulé dans le site Portail partagé. 16. Applications mobiles Le site doit être responsive design, le développement d une application mobile n est pas attendu spécifiquement. La proposition d une application mobile peut être un plus dans la mesure où elle apporte une réelle plus-value au projet. 17. Français / anglais La traduction en anglais du site n est pas particulièrement attendue, si elle est proposée attention à la prise en compte du coût technologique mais également au coût du travail à réaliser sur les contenus. Atout Métiers LR Page 5 24/07/2014

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