CHARGE(E) DE COMMUNICATION DE PROJET1

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1 DOSSIER D APPEL A CANDIDATURE No : BIODIVERSITE/AC/2014/005 CHARGE(E) DE COMMUNICATION DE PROJET1 ENGLISH VERSION BELOW 1. Contexte Le «Programme biodiversité» financé par l'ue («gestion de la biodiversité spécifique côtière, marine et insulaire dans les États côtiers AOA-OI») couvre six pays (Comores, Madagascar, Maurice, Seychelles, Kenya et Tanzanie). Il est mis en œuvre par la Commission de l'océan Indien. La zone couverte par le programme inclut les États insulaires et côtiers au littoral très étendu, avec des îles éloignées et des zones économiques exclusives riches en ressources naturelles. Il vise à renforcer les outils existants ou à développer de nouveaux outils appropriés pour améliorer la conservation de la biodiversité et l'utilisation des ressources biologiques côtières, marines et insulaires spécifiques aux niveaux régionaux, national et communautaire. Il favorisera des politiques sociales et économiques ainsi que des mécanismes liés qui contribuent au développement durable et à la lutte contre la pauvreté ; et renforcera les capacités institutionnelles nationales et régionales pour la gestion durable des ressources biologiques conformément aux priorités énoncées dans les stratégies et politiques régionales existantes et à venir. Objectif global du programme : contribuer à l'intégration régionale en assurant une gestion plus efficace, cohérente, coordonnée et adaptative de la biodiversité conformément aux accords et aux priorités internationales et régionales pour le développement durable et l amélioration des moyens d existence. Objectif spécifique du programme : développer et renforcer les capacités nationales et régionales pour gérer l'utilisation directe et indirecte des écosystèmes côtiers, marins et insulaires spécifiques en vue de la conservation durable de la biodiversité. Résultats attendus aux niveaux régional, national et communautaire : Résultat 1 : des politiques améliorées et harmonisées ainsi que des cadres juridiques et institutionnels pour l'utilisation durable de la biodiversité sont développées dans toute la région. Résultat 2 : des outils d éducation, de sensibilisation, de communication et d'information pour la gestion de la biodiversité sont développés, améliorés et appliqués pour soutenir les décideurs aux niveaux régionaux, national et communautaire. Résultat 3 : des systèmes améliorés pour la mise en réseau et l'échange de données, de statistiques et d autres informations relatives à la biodiversité sont établis. Résultat 4 : des Centres thématiques de la biodiversité sont créés (ou améliorés) en tant que mécanismes pour l'échange d'informations, d'expériences et de bonnes pratiques en matière d'utilisation durable de la biodiversité. 1 Tous les postes dans le cadre du projet sont ouverts à tout candidat sans distinction de sexe. BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 1 1

2 Résultat 5 : La contribution de la biodiversité au développement d une économie durable et des moyens d existence durables est soutenue ou renforcée. Le résultat 5 sera réalisé au moyen d appels à propositions (AAP) visant à promouvoir la participation active des acteurs non étatiques, y compris les communautés locales, dans la gestion durable de la biodiversité dans la région AOA-OI. La composante AAP est gérée par un expert à long terme assisté d un chargé d appels à propositions. 2. Les responsabilités et les fonctions du chargé de communication du projet Le chargé de communication du projet sera responsable de la mise en œuvre de la stratégie et du plan de communication du projet. Une des principales responsabilités du chargé de communication sera de superviser une campagne de communication axée sur l'appel à propositions et s assurer que l'information atteint les groupes cibles dans les six pays participants. Ce qui impliquera une assistance aux chargés de projets du pays et d'autres partenaires dans la mise en œuvre d'une stratégie de communication ciblant spécifiquement les communautés côtières, la NSA, les ONG, mais également le gouvernement et le secteur privé, ainsi que le grand public. Le chargé de communication du projet sera basé au sein du service de gestion du projet et travaillera sous la supervision du chef d'équipe / coordonnateur pour la communication globale du projet, et avec l expert en appel à propositions (AAP) pour toutes les questions relatives à la communication AAP. Le chargé de communication du projet sera en liaison étroite avec le département de la communication de la COI, afin de coordonner la campagne de communication et renforcer les capacités. Ses fonctions comprennent (mais ne sont pas limitatives) : Identifier les besoins des parties prenantes en matière d information (services / produits) Développer, gérer et tenir à jour la page Programme sur le site Internet de la COI en publiant régulièrement des nouvelles et des renseignements Développer une gamme de publications (dont une brochure du programme et un bulletin d information) et d'autres produits d'information d intérêt pour les parties prenantes Développer divers produits pour les médias et pour la visibilité dans le but de mobiliser les parties prenantes autour des actions du programme ; des produits tels que des clips vidéo promotionnels, des spots radio, des affiches, des panneaux pour l'affichage BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 2 2

3 communautaire, des autocollants, des articles de journaux et des publicités, ainsi que divers autres supports S assurer d une couverture régulière du programme par les journalistes, les chaînes de radio et les programmes de télévision Maximiser l'exposition du programme aux médias, par exemple à travers la rédaction de communiqués de presse qui seront transmis par le département de la communication de la COI Superviser la traduction en français ou en anglais de tous les documents importants du programme Gardez trace de tous les résultats du programme pour s assurer que les enseignements pertinents tirés de l'expérience acquise à travers la mise en œuvre soient enregistrés et communiqués de manière précise aux parties prenantes, y compris les organes d'élaboration de politiques nationales Mettre en place un mécanisme de réactions pour permettre aux parties prenantes de communiquer leurs points de vue et leurs résultats à l UCR ainsi qu aux autres parties prenantes de la région Préparer un rapport trimestriel sur la communication et la visibilité, destiné à la COI et à l'ue Contribuer à toutes les publications institutionnelles de la COI sur les composantes de la biodiversité Pourvoir des éléments de langage relatifs aux questions de biodiversité pour les discours prononcés par le Secrétaire général de la COI Garder trace des activités des réseaux liés à la biodiversité de la COI (IAS, la résilience des récifs) 3. Conditions requises Minimum des conditions requises : Un diplôme universitaire dans un domaine pertinent : que ce soit dans le journalisme, la communication avec des qualifications supplémentaires en matière d'environnement et de la biodiversité ou l'environnement / la biodiversité avec des qualifications supplémentaires en communication Une expérience professionnelle appropriée d'au moins trois ans, comprenant le traitement de campagnes de communication liées aux thèmes de l'environnement / la conservation / la biodiversité. Capacité démontrée à communiquer efficacement avec les leaders d'opinion et les décideurs ainsi qu avec le grand public Maîtrise du français et de l anglais (parlé et écrit) BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 3 3

4 Connaissances en informatique, y compris MS Word, Excel et PowerPoint Compétences organisationnelles et interpersonnelles : Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles Être ponctuel et volontaire à travailler en heures supplémentaires (le cas échéant) et de voyager dans des pays de la région du Sud-ouest de l'océan Indien en cas de besoin Haut niveau de prise d'initiatives et de créativité Capacité à travailler sous supervision minime et sous forte pression pour respecter les délais de soumission de comptes-rendus Capacité démontrée à travailler dans une équipe multiculturelle Énergique, très motivé, axé sur les résultats Autres avantages : Familier avec la politique de visibilité de l'ue Familiarisation avec le secteur international et le secteur régional des ONG / NSA 4. Durée du contrat Le chargé de communication de projet travaillera dans le cadre du projet «gestion de la biodiversité spécifique côtière, marine et insulaire dans les États côtiers AOA-OI» financé par l'ue. L affectation au poste commencera au plus tard 30 jours après la notification de l'attribution du contrat. Le projet sera mis en œuvre à travers deux devis-programmes (DP) successifs d environ 17 mois chacun. Le contrat sera à durée déterminée sous DP1, renouvelable sous DP2, sous réserve d une disponibilité de fonds. Le transfert du contrat de DP1 à DP2 est soumis à l'approbation préalable du DP2 par la délégation de l'ue. La durée totale du contrat ne peut excéder la période de mise en œuvre du projet, c.-à-d. le 14 novembre Évaluation de la performance La performance du chargé de communication du projet fera l'objet d'un suivi permanent du coordonnateur du programme et de l'expert AAP. Le candidat retenu sera soumis à une période d essai de trois mois. 6. Rémunération BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 4 4

5 La rémunération sera conforme à l'échelle de rémunération de la COI pour un «cadre intermédiaire». 7. Processus de candidature et de sélection Le dossier de candidature comportera un CV en anglais ou en français, copies des diplômes & attestations d emplois avec référence du superviseur direct et sera envoyé ou remis en main propre au bureau du projet (Projet Biodiversité - COI Blue Tower, 4th Floor, Ebène), ou envoyé par à l adresse suivante: Attn. Projet Biodiversité Project Management /unit cfp.biodiversity@coi-ioc.org Date ultime de remise des candidatures: 05 décembre 2014 avant 16h00. Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées. Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes doivent figurer sur l'enveloppe extérieure: - l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises; - la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en l'occurrence BIODIVERSITE/AC/2014/005); - le nom du candidat. Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message du candidat avec objet : Recrutement de «CHARGE(E) DE COMMUNICATION DE PROJET» Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront rejetés. Nous vous prions d utiliser le modèle de CV joint. BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 5 5

6 No : BIODIVERSITE/AC/2014/005 Communication OFFICER2 1. Background The EU-funded Bio-diversity Programme ( Coastal, Marine and Island Specific Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States ) covers six countries (Comoros, Madagascar, Mauritius, Seychelles, Kenya and Tanzania) and is implemented by the Indian Ocean Commission. The area covered by the programme includes island and coastal States with extensive coastlines, offshore islands and Exclusive Economic Zones which are rich in natural resources. It aims at building on existing tools, or developing new tools that are appropriate for enhancing biodiversity conservation and the use of coastal, marine and island specific biological resources at regional, national and community levels. It will promote social and economic policies and associated mechanisms contributing towards sustainable development and poverty alleviation; and strengthen national and regional institutional capacities for sustainable management of biological resources in line with priorities set in the existing and future regional strategies' and policies. The Overall Objective of the Programme is : To contribute to regional integration by ensuring more effective, coherent, coordinated and adaptive biodiversity management in line with international and regional agreements and priorities for sustainable development and to improve livelihood. The Specific Objective of the Programme is: To develop and strengthen national and regional capacity to manage the direct and indirect use of coastal, marine and islandspecific eco-systems towards the sustainable conservation of bio-diversity. The Expected Results at regional, national and community levels are: Result 1: Improved and harmonised policies, and legal and institutional frameworks for the sustainable use of bio-diversity are developed across the region. Result 2: Education, sensitisation, communication and information tools for the management of the use of bio-diversity are developed, enhanced and applied in support of decision-makers at regional, national and community levels. Result 3: Improved systems for networking and exchange of data, statistics and other biodiversity-related information are established. Result 4: Bio-diversity Thematic Centres, are created (or enhanced) as mechanisms for exchanging information, and experience and best practice in, the sustainable use of biodiversity. Result 5: The contribution of bio-diversity to sustainable economic development and sustainable livelihoods is supported or enhanced. Result 5 will be achieved through the launching of Calls for Proposals CFP) aiming at 2 The post is open to all candidates without any gender discrimination. BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 6 6

7 promoting active involvement of Non States Actors including Local communities, in the sustainable management of Biodiversity in ESA-IO region. The CFP component is managed by a Long Term Expert assisted by a Call for Proposals Officer. 2. Responsibilities and functions of the Project Communication Officer The Project Communication Officer will be responsible for the implementation of the project s communication strategy and plan. A key responsibility of the Communication Officer will be to oversee a communication campaign focused on the Call for Proposals and ensure that the information reaches the target groups in the six participating countries. This will entail assisting the Project Country Officers and other partners in implementing a communication strategy targeting specifically the coastal communities, NSA, NGO but also Government and the private sector, and the public at large. The Project Communication Officer will be based within the Project Management Unit and work under the supervision of the Team Leader /Coordinator for overall project communication and with the Call for Proposals (CfP) expert for all matters pertaining to CfP communication. The Project Communication Officer will liaise closely with the communication department of the IOC in order to coordinate communication campaign and build up capacities. His/her functions include (but are not restricted to): Identify information needs (services/products) of stakeholders Develop, manage and keep updated the Programme page on the IOC website through regular posting of news and information Develop a range of publications (including a programme leaflet and newsletter) and other information products of value to stakeholders Develop various media and visibility products to mobilize stakeholders around programme actions, such as promotional video clips, radio spots, posters, billboards for community display, stickers, newspaper articles and advertisements, and various others Ensure regular coverage of the programme by journalists, radio channels and television programmes Maximise programme exposure to media e.g. through drafting press releases which will be sent by the IOC communication department Oversee the translation of all significant programme documentation in French or English Keep track of all programme results to ensure that relevant lessons learned through implementation are captured and accurately communicated to stakeholders including national policy-making bodies BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 7 7

8 Develop a feedback mechanism to enable stakeholders to communicate their views and results to the PMU and other stakeholders in the region Prepare a quarterly report on communication and visibility for the IOC and EU Contribute to all IOC institutional publications on biodiversity components Provide language elements for speeches delivered by the IOC Secretary General pertaining to biodiversity issues Keeping track of activities of IOC biodiversity-related networks (IAS, Reef resilience) 3. Requirements Minimum requirements: A relevant university degree in relevant field: whether journalism, communication with additional qualifications in environment and biodiversity or environment/biodiversity with additional qualifications in communication. Relevant professional experience of at least three years including handling communication campaigns related to environmental / conservation / biodiversity themes. Proven ability to communicate effectively with opinion leaders and decision makers as well as to the general public Fluency (spoken and written) in French and English Computer literate including MS Word, Excel and PowerPoint Organisational and inter-personal skills: Excellent communication skills and interpersonal skills Punctuality and willingness to work over-time (when required) and to travel to countries of the South West Indian Ocean region as and when required High level of initiative and creativity Ability to work with minimal supervision and under high pressure to meet reporting deadlines. Proven ability to work in a multicultural team Energetic, highly motivated, results-oriented Additional advantages: Acquaintance with the EU Visibility Policy Acquaintance with the international and regional NGO / NSA sector BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 8 8

9 4. Duration of the appointment The Communication Officer will work within the framework of the EU-funded «Coastal, Marine and Island Specific Biodiversity Management in ESA-I0 Coastal States» project. The assignment will start no later than 30 days after notification of the award of contract. The project will be implemented through two successive programme-estimates (PE) of about 18 months each. The contract will be a fixed duration contract under PE1, renewable under PE2 subject to availability of funds. Transfer of the contract from PE 1 to PE 2 is subject to prior approval of PE2 by the EU Delegation. The total duration of the assignment cannot exceed the implementation period of the project i.e. 14 th November Evaluation of performance The performance of the Project Communication Officer will be subject to a permanent monitoring by the Programme Coordinator and the CFP Expert. The selected candidate will undergo a 3 months-probation period. 6. Remuneration The remuneration package will be conformant to IOC remuneration IOC scale for cadre intermediaire. 7. Application and selection process The application will include a resume with three references, a covering letter, copies of diplomas & certificates of employment with reference from the direct supervisor) and will be sent or filed in person at the office of the project (Biodiversity Project IOC Blue Tower, 4 th Floor, Ébène), or sent by to the following address: Attn. Biodiversity Project Project Management Unit cfp.biodiversity@coi-ioc.org The envelope (or ) must be marked "Biodiversity Project Recruitment Communication officer" or BIODIVERSITE/AC/2014/005. Deadline for submission of applications: before 5 th December 2014 at 16:00 hours (Mauritius hour) Only applicants deemed eligible will be contacted for an interview. Kindly use the CV template below BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 9 9

10 MODELE DE CURRICULUM VITAE 1. Nom de famille: 2. Prénoms: 3. Date de naissance: 4. Nationalité: 5. État civil: 6. Sexe : 7. No de Carte D identité No de Passeport : 8. Adresse : 9. Téléphone (Domicile): Portable : Education Photo Institution Date début Date Fin certificat(s) obtenu(s): 12. Diplôme: Institution Date début Date Fin Diplôme(s) obtenu(s): 13. Connaissances Linguistiques Langue Lu Parlé Écrit Commentaires BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 10 10

11 N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire) 14. Expérience Professionnelle Date Debut Date Fin Position Organisation/ Compagnie Brève Description du poste N/B : A indiquer également votre situation actuelle 15. Références Nom Prénom Position Organisation/ Compagnie coordonnées de contact Justification : N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence.si vous êtes dans l impossibilité de fournir cette référence, veuillez apporter une justification 16. Affiliation à une organisation professionnelle: Date Debut Nom Adresse Domaine (Mgt- Recherche-RH etc ) Apport a votre personne BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 11 11

12 17. Autres compétences: Domaine (Ex : Connaissances informatiques-formateurgestion de projets etc...) Détails 18. Expérience spécifique dans la région: Date début Date fin Pays Actions 19. Autres informations pertinentes Items (Ref de publication etc ) Details BIODIVERSITE/AC/2014/005 Page 12 12