Locataire Bailleur. Demande de Visa. Recherche de Logement. Situation d impayés. Demande. traitement adapté

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1 Recouvrement mise en jeu caution cautionnement Marché d intégration d un progiciel de gestion financière au sein de l application informatique Visale Annexe fonctionnelle PERIMETRE VISE Le dispositif Visale couvre le Cautionnement du, la Mise en jeu de la caution et son traitement, le Recouvrement. La modélisation d ensemble peut se matérialiser ainsi : Action Logement Communication et Promotion Locataire APAGL Structure B Certification Instruction demande Paiement Visa Certifié demande Recouvrement de Visa Recherche de Logement Situation d impayés traitement Visa Certifié caution par le Déclaration Pilotage / Gestion des Fonds / Communication Institutionnelle Procédure contentieuse Traitement / Recouvrement amiable Chacun des principaux processus métiers sus représentés (Cautionnement, Mise en jeu, Recouvrement) sont décrits de façon plus détaillée dans les chapitres qui suivent. APAGL /0/20 /6

2 . CAUTIONNEMENT Le processus Cautionnement peut se modéliser ainsi : Locataire / DR / Structure dédiée de Visa 2 Validation de la demande Certification de la demande Information et identification du cautionnnement Module indépendant de recherche d un visa certifié de Visa Permet d informer le locataire des caractéristiques de l aide. Permet d affecter un identifiant unique à la demande et au demandeur. Permet d affecter la demande à un gestionnaire. Permet au locataire de fournir les éléments nécessaires à la détermination de son éligibilité et de son loyer théorique minimum et/ou maximum possible. Locataire Avant ou au moment de la recherche d un logement 2 Validation de la demande de visa Permet de déterminer l éligibilité du locataire au regard des informations fournies. Permet de déterminer le loyer minimum et/ou maximum possible pour les locataires éligibles. Après la demande d un visa par un locataire Certification de la demande de visa Permet à un gestionnaire de contrôler la conformité des informations renseignées et fournies par le locataire lors de la demande de visa. Permet de délivrer au locataire une certification de son éligibilité et de son loyer minimum et/ou maximum possible. Dans les 8 heures après la validation de la demande de par le locataire APAGL /0/20 2/6

3 Contestations Information et identification du Permet d informer le sur ses droits et obligations. Permet au de créer un espace personnel. Avant ou au moment de la signature du bail cautionnement de Permet au de fournir les éléments nécessaires pour demander le cautionnement. Permet au valider les conditions de cautionnement, les conditions de mise en jeu, les conditions de son éligibilité et celles de son logement. Permet de croiser les co-titulaires du bail avec les titulaires du visa certifié. Permet au de faire des contrôles de cohérence. Permet au d obtenir un contrat de cautionnement. Permet au la gestion de plusieurs logements. Avant ou au moment de la signature du bail Module indépendant de recherche d un visa certifié Permet au de faire une recherche de visa certifié sans faire une demande de contrat de cautionnement. Après création d un espace personnel.2 MISE EN JEU Le processus Mise en jeu peut se modéliser ainsi : Locataire 6 0 Relance Locataire 2 Déclarations Instruction Mise en paiement Calcul garantie Gestion trop-perçus Comptabilité / Recouvrement Suivi financier dette - Recouvrement locataire - Remboursement tropperçus Clôture 0 Relance locataire Permet au de réaliser les actions de relance auprès du locataire conformément aux conditions du contrat de cautionnement. Selon les délais et conditions contractuels APAGL /0/20 /6

4 Déclarations Permet au de déclarer des impayés. Permet de faire connaître un événement administratif concernant le, le bail ou le départ des lieux du locataire. Permet au d historiser les déclarations. Permet au de délivrer au un AR de fin de déclaration. Selon les délais et conditions contractuels pour fournir une déclaration complète 2 Instruction - mise en paiement Permet au gestionnaire d ouvrir le dossier et de le compléter. Permet au gestionnaire de contrôler le respect des règles d éligibilité du et du logement, des délais déclaratifs, et des règles de constitution de l impayé. Permet au gestionnaire d appliquer des sanctions définitives (nullité, déchéance totale) ou partielles (franchise des montants non déclarés dans les délais) Permet au gestionnaire d émettre une quittance subrogative (QS) globale incluant le dernier versement à recevoir. Permet au de valider ou contester la QS. Permet au d être informé des versements effectués. Permet au d enclencher le processus recouvrement. Selon délais contractuels et après AR d une déclaration complète Calcul garantie Permet au gestionnaire de déterminer les montants à verser au. Permet au gestionnaire de valider la mise en paiement au, validation qui informe concomitamment la comptabilité des fonds à débloquer. Selon les délais et conditions contractuels, et une fois la garantie acquise Gestion trop-perçus Permet au de notifier au gestionnaire les dossiers pour lesquels une demande de trop-perçus doit être effectuée auprès du. Permet au gestionnaire de prendre en charge la demande de trop-perçus conformément aux règles de gestion. Tout au long de la gestion du dossier Clôture Permet au de clôturer automatiquement les dossiers en cas de solde de la dette. Permet au gestionnaire d acter la finalisation des processus de gestion et la fin de la garantie. Permet de prendre position sur le sort des créances non recouvrées partiellement ou totalement Instances Une fois le cycle de gestion achevé (instruction, paiement, recouvrement, gestion des frais contentieux) 6 Réclamations Contestations Permet au d affecter les réclamations à un gestionnaire (Niveau /Gestion- Niveau 2/Service réclamation ou Service qualité). Permet au gestionnaire de traiter les réclamations des locataires et des s., Instance indépendante Tout au long de la gestion du dossier APAGL /0/20 /6

5 DEMANDE MISE EN JEU CAUTION. RECOUVREMENT Le processus Recouvrement peut se modéliser ainsi : Locataire DR/structure dédiée Déclaration Paiement 2 Accès traitement Délivrance CDP - mise en demeure Sous-processus: Accès traitement traitement OK Contractualisation locataire Mise en place traitement OK KO Suspension CTX 7 Informations procédures Suivi dette et traitement OK KO 6 Assignation - IP Information Suivi dette Procédures CTX Délivrance CDP Mise en demeure Permet à Action Logement de faire délivrer un commandement de payer visant la clause résolutoire, en son nom à compter de la première mise en jeu de la caution (locataire occupants), si dette > 200. En cas de dette <200, la procédure contentieuse est suspendue (>Etape N 2). Permet à Action Logement de faire délivrer une mise en demeure en son nom pour les locataires sortis à compter de la première mise en jeu de la caution. DR//huis siers J+ après le paiement N de la mise en jeu 2 Accès traitement Permet d informer le locataire des modalités d accès au traitement pour la recherche d une solution amiable : accès en ligne via, accès par contact DR et des conditions de la démarche en matière de reprise du loyer courant. Permet d informer le locataire de la date à laquelle l accès au traitement ne sera plus possible (Date délivrance CDP + 60jours). Permet de notifier cette «mise à disposition» dans l espace locataire du. J+ après intégration date délivrance CDP dans APAGL /0/20 /6

6 traitement Permet au locataire de rembourser sa dette totalement ou partiellement via un paiement en ligne. Permet au locataire de proposer un échéancier de remboursement en ligne à partir de l espace locataire du. Permet au locataire de contacter la DR pour faire une demande de «traitement». DR/ délivrance CDP Contractualisation locataire Action Logement Permet au locataire de signer en ligne un plan d apurement. Permet au locataire de contractualiser avec le gestionnaire pour la mise en place de la «solution e». Permet de responsabiliser le locataire sur l impératif de reprise partielle ou totale du loyer courant. DR/ délivrance CDP Suivi dette et procédures 6 Assignation - IP 7 Informations remboursement et procédures Permet au d identifier les dossiers pour lesquels la procédure contentieuse peut être suspendue, selon critères de gestion. Permet au gestionnaire, selon les règles de gestion, de faire délivrer une assignation à des fins de constat de l acquisition de la clause résolutoire (locataires occupants). Permet au gestionnaire, selon les règles de gestion, de faire délivrer une injonction de payer (locataires sortis). Permet de transmettre à l huissier les pièces nécessaires à l avancement des procédures. Permet au d être informé via son espace personnel de l état d avancement de la procédure contentieuse et des remboursements effectués par le locataire. Permet au gestionnaire d informer l huissier de l évolution de la dette et des évènements de gestion. DR/huissier s / Huissier délivrance CDP puis mensuellement délivrance CDP en l absence de suspension de la procédure Au fil de l eau selon avancement dossier (a minima mensuel) APAGL /0/20 6/6