Groupe Eyrolles, 2006, pour la présente édition, ISBN :

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1 Groupe Eyrolles, 2006, pour la présente édition, ISBN :

2 chapitre 1 Élaboration de votre première base de données Une base de données FileMaker Pro peut être aussi simple qu un répertoire téléphonique ou aussi complexe qu un système de grande entreprise intégrant achats, ventes, stocks, factures, fiches d expédition et suivis de clientèle. Cependant, toutes les bases de données présentent des aspects similaires et fonctionnent essentiellement de la même manière. Ce chapitre propose une visite guidée des principales fonctionnalités de FileMaker pour vous aider à être opérationnel rapidement et à créer votre première base de données. Une fenêtre FileMaker contient de nombreux outils et options, ce qui la fait parfois ressembler à une cabine de pilotage, mais les commandes, boîtes de dialogues, raccourcis clavier et autres fonctionnalités sont les mêmes pour toutes les bases de données, de la plus simple à la plus complexe. Cela signifie que presque tout ce que vous allez apprendre dans ce chapitre vous servira par la suite. Info : Dans la mesure où une base de données permet généralement de résoudre un problème précis, les experts FileMaker emploient parfois le terme «solution». En général, base de données et solution sont synonymes, bien que ce dernier terme implique parfois l existence de plusieurs bases liées entre elles (pour plus de détails, voir le chapitre 3). Visite guidée rapide Toutes les bases de données FileMaker Pro présentent deux points communs : d une part, elles renferment une grande quantité d informations et d autre part, elles contiennent les outils qui vous permettent de manipuler celles-ci. Que la base soit issue d un Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 3

3 Visite guidée rapide modèle FileMaker (voir l encadré «Aperçu des modèles», plus loin dans ce chapitre) ou créée de toute pièce (voir la section «Création d une nouvelle base de données»), elle est affichée sans aucune information. Vous devez saisir vous-même les données. Au départ, la fenêtre affiche uniquement les outils (boutons, indicateurs et menus locaux) qui vous permettront d entrer les informations. Figure 1-1 Toutes les bases de données ont la même fenêtre dotée de différents outils dans la partie gauche. Les informations que vous entrez s affichent dans la partie droite. Comparez cette fenêtre avec celles de la figure 1-2. Elles comportent toutes une zone d état, des icônes de zoom et un menu local Mode. Elles ne diffèrent que par leur contenu. Zone d état Indicateurs de zoom Icône de zone d état Menu local Mode Zone de contenu Bandes de défilement 4 Contenu des fenêtres Alors que les éléments tels que la zone d état, les icônes de zoom et le menu local Mode restent inchangés quelle que soit la base utilisée, le contenu de la fenêtre varie selon les données traitées. Lorsque vous créez une nouvelle base de données, vous démarrez à partir d une fenêtre toute simple semblable à celle de la figure 1-1. Elle ne contient encore aucune donnée et changera d aspect une fois que vous y aurez entré des informations, comme illustré à la figure 1-2. Les différents outils décrits ci-après vous permettent de contrôler la présentation des données dans la fenêtre. Menu local Mode Ce menu local n occupe pas beaucoup de place, mais son rôle est fondamental. FileMaker propose quatre modes de fonctionnement qui sont autant d environnements de travail conçus pour la visualisation, la modification, l organisation et la présentation des données. Utilisez ce menu local pour choisir le mode de travail souhaité. Le mode Utilisation permet d ajouter, de modifier et de visualiser les données de votre base, comme illustré à la figure 1-2. Il sera utilisé pour pratiquement toutes les étapes de ce chapitre. Partie I : Introduction à FileMaker Pro

4 Il est généralement fastidieux de passer en revue une grande quantité d informations, c est pourquoi FileMaker propose un mode Recherche qui permet de retrouver les données qui vous intéressent. Il vous suffit de préciser ce que vous recherchez dans ce mode, puis FileMaker passe automatiquement en mode Utilisation une fois les données trouvées et affichées. Le mode Recherche est détaillé à la section «Recherche d enregistrements», plus loin dans ce chapitre. Visite guidée rapide Figure 1-2 À la différence de la figure 1-1, la base de données présentée ici est bien avancée, comme le montre la partie droite de la fenêtre qui affiche son contenu. Dans la figure de gauche, vous distinguez la zone d état commune à toutes les bases de données, quelles que soient les informations qu elles renferment. En revanche, à droite, la zone d état a été masquée par un simple clic sur son icône afin d agrandir le contenu de la fenêtre. Outre la visualisation, la recherche, le tri, l ajout et la modification des informations, FileMaker vous permet de construire des bases de données. C est en mode Modèle que vous concevez les masques ou modèles de présentation des données qui sauront mettre ces dernières en valeur. Nous reviendrons sur les modèles dans la partie II de cet ouvrage. Bien que les ordinateurs facilitent la gestion et la manipulation d importantes quantités de données, vous n échapperez pas ici non plus au tirage papier. Vous aurez forcément besoin à un moment donné d imprimer des étiquettes d adresses ou une copie papier des enregistrements. Pour savoir comment les données seront imprimées, passez en mode Prévisualisation. Vous verrez les données exactement telles qu elles seront imprimées page par page. Pour utiliser le menu local Mode, cliquez dessus et choisissez un des quatre modes. La fenêtre FileMaker adopte instantanément la présentation correspondante. Le nom du mode activé apparaît comme titre du menu local, vous permettant ainsi de vérifier rapidement l environnement utilisé. Le menu local Mode est l une des méthodes les plus courantes pour changer d environnement mais il en existe plusieurs autres, comme expliqué dans l encadré «Changement de mode». Zone d état et icône de zone d état Quel que soit le mode utilisé, la zone d état est le panneau de commandes principal. Elle indique le nombre d enregistrements de la base et celui actuellement activé. Elle contient par ailleurs les commandes les plus employées qui permettent d ajouter des données où d y accéder par la suite. Certains utilisateurs estiment que la zone d état Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 5

5 Visite guidée rapide occupe trop de place à l écran, même si elle fait moins de deux centimètres. Il est heureusement facile de la masquer lorsque vous n en avez pas besoin, comme illustré à la figure 1-2. Les modèles fournis en standard avec FileMaker Pro permettent d exécuter efficacement les tâches de routine que vous accomplissez au bureau, à l école ou à la maison. Il suffit de choisir un modèle, puis de commencer à travailler. Parmi les 40 modèles proposés, vous trouverez sans aucun doute celui qui conviendra au type de données traitées, ce qui vous fera gagner du temps. Voici un aperçu des neuf catégories de modèles intégrés. Le modèle Pro - Finance assure le suivi des notes de frais, des heures travaillées (facturables ou non) et permet de générer des bons de commande. La catégorie Pro - Général regroupe différents modèles de gestion qui permettent de gérer des documents, de créer un catalogue produits dont vous pourrez rechercher et imprimer le contenu, etc. Pour la gestion des actifs et des personnes (stocks, clients, etc.), utilisez la catégorie Pro - Gestion Contacts & Actifs. Les responsables de projets trouveront dans la catégorie Pro - Projets les modèles qui leur serviront à organiser des événements, définir l emploi du temps des ressources, gérer les tâches et les projets, et assurer le suivi des anomalies. Les modèles de Didacticiel - Activités permettent d organiser des déplacements ou tout événement qui exige un suivi des participants et de leur contribution éventuelle. MIEUX COMPRENDRE Aperçu des modèles La catégorie Didacticiel - Administration vous aide à gérer des élèves. Vous pouvez envoyer des courriers électroniques à des groupes de personnes, stocker des notes sur une enquête concernant la léthargie des étudiants après le déjeuner, ou simplement répertorier les noms et adresses des élèves, ainsi que les coordonnées de la personne à joindre en cas d école buissonnière. Didacticiel - Ressources s adresse aux collectionneurs, ainsi qu à tous ceux qui gèrent de grandes quantités d éléments. Les bibliothécaires pourront gérer les prêts, les responsables de services informatiques, leur parc de machines et les gros consommateurs de fichiers, les dossiers d images et PDF. Les modèles de la catégorie Accueil - Collections proposent une base permettant de répertorier les personnes à qui vous avez prêté des disques compact, ainsi que le nombre de copies de vos films en tenant compte des différents formats, VHS et DVD. FileMaker est la base de données la plus appréciée du grand public, il n est donc pas surprenant que ce programme intègre des modèles destinés à gérer les détails de la vie quotidienne. Ils sont regroupés dans la catégorie Accueil - Généralités et vous permettent de noter les recettes de tartes de votre grand-mère, les invitations au pique-nique familial, les allergies des divers membres de la famille, etc. 6 Indicateurs de zoom Les indicateurs de zoom de FileMaker sont particulièrement pratiques. Vous pouvez à tout moment agrandir un détail dans la fenêtre ou, au contraire, afficher une vue d ensemble de votre travail. Les indicateurs de zoom sont disponibles dans tous les modes, même lorsque vous formatez une base pour l impression. Pour utiliser les indicateurs, cliquez sur l icône de Zoom avant afin d obtenir une vue détaillée (chaque clic agrandit le contenu de la fenêtre). Le taux d agrandissement maximal est de 400 %, soit quatre fois plus grand que la taille d affichage standard. Lorsque vous cliquez sur l icône de Zoom arrière, au contraire, vous réduisez la taille de l affichage jusqu à 25 %, soit le quart de l affichage normal. La case de pourcentage de zoom indique le facteur sélectionné. Si vous cliquez dessus, vous passez en 100 % ; si vous cliquez à nouveau dessus, vous revenez à la taille d affichage précédente (figure 1-3). Partie I : Introduction à FileMaker Pro

6 Info : Le zoom Arrière n est généralement pas très utile en cours de saisie (il affiche le texte et les chiffres en minuscule), mais il vous aidera en mode Prévisualisation à obtenir une vue d ensemble de la page ou bien à régler au mieux le facteur d affichage en fonction de la résolution du moniteur afin d obtenir la meilleur lisibilité possible. Visite guidée rapide Figure 1-3 La case de pourcentage de zoom permet de basculer entre 100 % et la taille d affichage précédemment utilisée (200 % dans la fenêtre représentée à droite). Cliquez sur l icône de Zoom avant pour agrandir l affichage et sur celle de Zoom arrière pour le réduire. Essayez différents réglages jusqu à trouver celui qui vous convient le mieux. Bandes de défilement Chaque fenêtre est dotée de bandes de défilement horizontal et vertical. Celles-ci apparaissent dès que le contenu de la fenêtre ne peut être affiché en entier (voir la figure 1-3). Lorsque le contenu de la fenêtre peut être visualisé en totalité, les bandes de défilement sont masquées car elles ne sont alors d aucune utilité. Les bandes de défilement de Le passage d un mode à l autre est une opération tellement courante dans FileMaker que vous pouvez le faire de quatre façons différentes. Le menu local Mode (à droite) figure parmi les solutions proposées, comme les indicateurs de mode placés en haut de la zone d état (au centre), ou encore le menu Affichage (à gauche). Mode Utilisation Les raccourcis clavier sont Mode Recherche les plus rapides : Ctrl+B ( -B) passe en mode Utilisation. Ctrl+F ( -F) passe en mode Recherche. Ctrl+L ( -L) passe en mode Modèle. Ctrl+U ( -U) passe en mode Prévisualisation. MIEUX COMPRENDRE Changement de mode Menu Affichage Onglets de mode Menu local Mode Ces raccourcis sont indiqués à droite des commandes correspondantes dans le menu Mode Prévisualisation Mode Modèle Affichage. FileMaker fournit également différentes indications sur le mode actif. Le menu local Mode affiche systématiquement le mode courant ; il vous aidera donc à savoir où vous en êtes puisqu il est toujours visible. Les indicateurs de mode signalent également le mode actif, au même titre que le menu Affichage (la commande correspondante y est cochée). Ainsi, lorsque vous repassez à FileMaker une fois vos courriers électroniques envoyés, vous savez en un clin d œil quel mode est activé. Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 7

7 Création d une nouvelle base de données FileMaker fonctionnent de la même manière que dans les autres programmes et vous pouvez également utiliser le clavier pour les manipuler. Appuyez sur la touche Page Up pour faire défiler la fenêtre vers le haut, écran par écran. Page Down fonctionne de la même manière, mais dans l autre sens. Pour aller directement tout en haut ou en complètement en bas du document, appuyez respectivement sur la touche Home ou End. Cependant, le clavier ne permet pas un défilement vers la droite ou la gauche. Si votre souris est équipée d une molette de défilement, vous constaterez qu elle fonctionne un peu différemment dans FileMaker par rapport aux autres programmes. La molette fait défiler la section sur laquelle pointe la souris, c est pourquoi le défilement est qualifié de contextuel. La molette fait défiler le contenu de la fenêtre lorsque le curseur se trouve sur cette dernière, ou les enregistrements de la base si le curseur pointe sur le Répertoire de la zone d état (voir la section «Zone d état et icône de zone d état», plus haut). Si vous pointez sur une rubrique dotée d une bande de défilement (voir le chapitre 4), c est son texte qui défile lorsque vous manipulez la molette. Info : Ne vous étonnez pas si les titres des menus en haut de l écran changent lorsque vous passez à un autre mode. Dans la mesure où certaines commandes ne servent qu avec certains modes, FileMaker les masque ou les désactive afin d éviter d encombrer l écran inutilement. Par exemple, le menu Requêtes apparaît uniquement en mode Recherche. Création d une nouvelle base de données La meilleure façon de comprendre les concepts évoqués dans ce chapitre est encore de passer à la pratique. FileMaker permet de créer une nouvelle base de données en un tournemain. Une base de données offre un nombre considérable de fonctions, bien que la plupart des utilisateurs effectuent toujours les mêmes tâches, par exemple, le suivi de leurs contacts. FileMaker Pro est livré avec des dizaines de modèles prédéfinis dans lesquels vous pourrez entrer directement vos données et les adapter à vos besoins, s il y a lieu. Un modèle est une base de données structurée vierge de toute information. Il permet d élaborer rapidement une base que vous pourrez par la suite compléter et organiser à votre convenance. Pratiquement n importe quel type de base de données peut être généré à partir des modèles fournis en standard. L encadré «Aperçu des modèles», plus haut, donne la liste des différents modèles à votre disposition. Astuce : Si vous préférez élaborer vos propres modèles, voyez le chapitre 3 pour savoir comment les créer totalement. 8 Que ce soit dans une optique professionnelle ou personnelle, la gestion des contacts est une tâche tout à fait banale. Vous allez démarrer dans FileMaker avec la base de données Gestion de contacts. Elle est conçue pour stocker les numéros de téléphone et adresses de personnes. Vous pouvez l utiliser, par exemple, pour répertorier les membres de votre club de théâtre. Lorsque vous aurez entré toutes les coordonnées dans la base, vous pourrez l utiliser pour imprimer la liste des membres que vous leur Partie I : Introduction à FileMaker Pro

8 remettrez, afin que les répétitions puissent s organiser facilement en vue du spectacle de fin d année. Création d une nouvelle base de données Choix d un modèle Pour créer une base à partir d un modèle, vous devez commencer par ouvrir ce dernier. Lancez FileMaker Pro (sous Windows Démarrage>Programmes ou cliquez sur l icône de l application dans la barre du bureau sous Macintosh), puis choisissez Fichier>Nouvelle base de données. La boîte de dialogue du même nom apparaît, comme le montre la figure 1-4. Figure 1-4 Pour choisir un des modèles intégrés de FileMaker Pro, cliquez sur le menu déroulant et choisissez la catégorie voulue (certains modèles apparaissent sous plusieurs catégories). Si vous ne souhaitez pas utiliser un modèle prédéfini, cliquez sur l option Créer un fichier vide, puis sur OK. Si vous n avez pas l intention d exploiter les modèles prédéfinis par la suite, cochez la case Ne plus afficher cet écran. Vous pourrez toujours l afficher à nouveau si vous changez d avis plus tard (voir l encadré «Aperçu des modèles», plus haut). Info : Attention si vous êtes habitué à taper des raccourcis clavier, car Ctrl+N ( -N) ne crée pas de nouveau document dans FileMaker, mais un nouvel enregistrement. Pour créer une nouvelle base, vous êtes obligé de recourir au menu Fichier et à la souris. Pour ouvrir le modèle Gestion de contacts : 1. Dans la boîte de dialogue Nouvelle base de données, sélectionnez Pro Gestion Contacts & Actifs dans le menu déroulant des catégories. La liste affiche tous les modèles appartenant à la catégorie sélectionnée. Vous pouvez bien sûr choisir un autre modèle mieux adapté à vos besoins mais, dans le cadre de cet exercice, nous allons utiliser Gestion de contacts. 2. Dans la liste de la catégorie Pro Gestion Contacts & Actifs, sélectionnez Gestion de contacts, puis cliquez sur OK. Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 9

9 Ouverture et fermeture d une base de données FileMaker affiche une boîte de dialogue Enregistrer classique intitulée Nom de la copie. 3. Donnez un nom à la nouvelle base de données et enregistrez-la où vous le souhaitez sur le disque. La fenêtre de la nouvelle base de données s affiche, comme illustré à la figure 1-5. Figure 1-5 La base de données Gestion de contacts permet de répertorier facilement les coordonnées d une série de personnes : noms, adresses, numéros de téléphone, s, etc. La base propose deux zones d adresses, ainsi qu un emplacement pour la photo du contact si elle est disponible (très utile si vous avez du mal à associer noms et visages). Ouverture et fermeture d une base de données Chaque base créée dans FileMaker est stockée dans un fichier sur le disque dur, au même titre que vos autres documents, comme les textes Word, feuilles Excel et présentations PowerPoint. Ce fichier contient les informations structurelles de la base, ainsi que toutes les données que vous y avez stockées. Cela signifie que vous pouvez ouvrir, fermer, copier ou sauvegarder une base de donnée comme n importe quel autre fichier. Si vous souhaitez en savoir plus, lisez la section suivante, riche en trucs et astuces. 10 Ouverture d une base de données Pour ouvrir une base existante, choisissez Fichier>Ouvrir. Sélectionnez le fichier qui vous intéresse (figure 1-6). Vous pouvez aussi ouvrir la base de données directement depuis le bureau de Windows ou de Macintosh en faisant un double-clic sur son icône. Lorsque vous ouvrez une base de données, une ou plusieurs fenêtres s affichent à l écran. La base de Gestion de contacts créée plus tôt contient une seule fenêtre. Partie I : Introduction à FileMaker Pro

10 Fermeture d une base de données Pour refermer une base de données, ainsi que toutes ses fenêtres, choisissez Fichier>Fermer ou bien tapez Ctrl+W ( -W). Lorsque plusieurs bases sont ouvertes, il n est pas toujours facile de savoir à quelle fenêtre chacune d entre elles correspond. Enregistrement d une base de données Figure 1-6 Lorsque vous choisissez Fichier>Ouvrir, le programme affiche une boîte de dialogue d ouverture standard dans laquelle vous sélectionnez le fichier voulu. Le menu déroulant placé au bas de celle-ci permet de préciser le type de fichier recherché. Vous pouvez constater que FileMaker gère de nombreux autres formats, outre le sien. Pour en savoir plus, consultez le chapitre 14. Si vous n êtes pas sûr de la fenêtre à fermer, un raccourci permet de fermer toutes les fenêtres à la fois. Enfoncez la touche Alt (Windows) ou Option (Macintosh), puis cliquez sur le titre de menu Fichier. La commande Tout fermer apparaît. Elle permet de fermer en une seule opération toutes les fenêtres FileMaker ouvertes. Enregistrement d une base de données Toutes les personnes qui utilisent un ordinateur savent qu il est important d enregistrer un document peu après sa création, et aussi souvent que possible en cours de travail. Le raccourci clavier quasi universel pour enregistrer un document est Ctrl+S sous Windows et -S sous Macintosh, mais il se trouve que cette combinaison de touches sous FileMaker lance le tri des données et non la sauvegarde de la base. Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 11

11 Enregistrement d une base de données En fait, FileMaker enregistre automatiquement votre travail dans une mémoire cache (une partie de la mémoire vive de l ordinateur) et la recopie à intervalles réguliers sur le disque dur afin de garantir la sauvegarde de vos données. Si la boîte de dialogue représentée à la figure 1-4 ne s affiche pas lorsque vous choisissez Fichier>Nouvelle base de données, c est que vous avez dû cocher l option Ne plus afficher cet écran la dernière fois que vous l avez utilisée. Pour afficher à nouveau cette boîte de dialogue, procédez comme suit : 1. Cliquez sur Annuler dans la boîte qui s est affichée à la place. Celle-ci disparaît. 2. Sous Mac OS X, choisissez FileMaker Pro>Préférences. Sous Windows, choisissez Édition>Préférences. La boîte de dialogue des préférences de l application s affiche. Le contenu de l onglet Général apparaît au premier plan. Vous pouvez y spécifier plusieurs réglages qui s appliqueront au programme lui-même. MIEUX COMPRENDRE L autre boîte de dialogue Nouvelle base de données Activez l option Modèles sur l écran Nouvelle base de données. 1. Cliquez sur OK. La fenêtre des préférences disparaît. 2. Choisissez Fichier>Nouvelle base de données. Cette foisci, elle contient la liste complète des modèles. Au contraire, si vous trouvez que la boîte de dialogue Nouvelle base de données est plutôt gênante car vous devez cliquer sur l option Créer un fichier vide, puis sur OK chaque fois que vous souhaitez générer une nouvelle base, suivez les instructions ci-dessus, mais décochez l option Modèles sur l écran Nouvelle base de données. La boîte de dialogue Nom du fichier à créer s affichera désormais sans proposer la liste de modèles. Vous pouvez définir la quantité de données maximale pouvant être stockée en mémoire cache avant d être sauvegardée sur le disque. La boîte de dialogue correspondante est représentée à la figure 1-7. Sous Windows, choisissez Édition>Préférences, puis cliquez sur l onglet Mémoire. Sous Macintosh, sélectionnez FileMaker Pro>Préférences, puis cliquez sur l onglet Mémoire. 12 Enregistrement d une copie de la base Les données de votre base sont certainement très importantes et, bien que FileMaker les enregistre automatiquement, il est préférable d effectuer régulièrement une copie de sauvegarde. Ainsi, en cas de perte de l original ou de tout autre problème, vous disposerez toujours de la copie. Pour réaliser une sauvegarde, vous pouvez simplement copier la base, par exemple sur un disque compact, l envoyer sur votre messagerie électronique, ou encore la dupliquer dans un autre dossier. Pour créer une copie d une base de données, la méthode la plus facile consiste à choisir Fichier>Enregistrer une copie. Une boîte de dialogue d enregistrement s affiche alors. Assurez-vous que l option Copie conforme est bien sélectionnée dans le menu déroulant Enregistrer sous. Lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer, FileMaker génère la copie en arrière-plan et vous pouvez continuer à travailler sur le fichier original. Partie I : Introduction à FileMaker Pro

12 Toutefois, si vous souhaitez exploiter immédiatement la copie qui vient d être créée, cochez l option Ouverture automatique du fichier avant de cliquer sur Enregistrer. File- Maker génère une copie et ouvre sa fenêtre au premier plan, sans pour autant fermer la base originale. Pour éviter toute confusion, si vous avez fini de travailler avec cette dernière, choisissez son nom dans le menu Fenêtre, puis refermez-la. À présent, seule la copie est ouverte. Enregistrement d une base de données Figure 1-7 Indiquez la taille de la mémoire cache de FileMaker, ainsi que l intervalle selon lequel son contenu doit être transféré sur le disque dur. Un cache important améliore les performances de la base, mais laisse davantage de données en mémoire. Si vous travaillez sur un ordinateur portable, prévoyez de sauvegarder moins souvent le contenu du cache pour économiser la batterie. En cas de coupure de courant ou de tout autre problème, seules les données vraiment stockées sur le disque sont protégées. Pour créer une copie de votre base dans le but de l envoyer à un collaborateur d une autre filiale, cochez l option Créer un courrier électronique avec le fichier joint. Dans ce cas, FileMaker génère une sauvegarde de votre fichier, ouvre votre logiciel de messagerie, crée un nouveau courrier et place la copie en pièce jointe. Il ne vous reste plus qu à taper l adresse du destinataire et le contenu du message, puis à cliquer sur Envoyer. Reportez-vous au chapitre 14 pour savoir comment envoyer à votre collaborateur une base dans un autre format, par exemple Excel ou PDF, à l aide d options similaires. Attention : Vous devez toujours vous assurer que la base de données est bien fermée si vous comptez la recopier sur le bureau (par exemple, à l aide de la commande Édition>Copier du bureau). En effet, si vous tentez de recopier depuis le bureau une base ouverte, la copie obtenue risque d être incomplète ou endommagée. Enregistrement d un clone de la base Dans FileMaker, vous avez également la possibilité de produire un clone d une base de données. Un clone est une copie exacte de la structure de la base qui ne contient aucune donnée. Ceci vous permet, par exemple, de distribuer une base de ventes au détail à tous vos franchisés, sans pour autant leur communiquer les chiffres de la société. Pour créer un clone, choisissez Fichier>Enregistrer une copie et sélectionnez la commande Clone sans enregistrement dans le menu local Enregistrer sous. Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 13

13 Ajout d enregistrements à la base Ajout d enregistrements à la base Lorsque vous ouvrez une nouvelle base FileMaker (soit Gestion de contacts dans notre exemple), elle a une structure, mais ne contient aucune donnée. Maintenant que vous avez une meilleure idée des différents composants d une base FileMaker, vous êtes prêt à entrer des données. Quel que soit le contenu d une base FileMaker (contacts, objets, images, insectes, etc.), le programme structure celui-ci sous forme d enregistrements. Chaque enregistrement renferme l ensemble des données d un seul contact, objet, image, insecte, etc. Comme il est nécessaire de stocker de nombreuses données individuelles pour chaque enregistrement, par exemple, les nom, adresse et numéro de téléphone d un contact, FileMaker est capable de gérer autant de rubriques correspondantes que nécessaire. Par exemple, dans une base d abonnés à un magazine, chaque personne fait l objet d un enregistrement séparé. Vous pouvez avoir des rubriques pour les informations suivantes : prénom, nom, adresse, numéro de téléphone, adresse, code postal, ville et date d expiration de l abonnement. Les techniques expliquées ci-après s appliquent aussi bien à une nouvelle base (par exemple, à partir du modèle Gestion de contacts) ou à une base existante. Info : Dans une base de données, tous les enregistrements contiennent les mêmes rubriques, ce qui ne veut pas dire que vous ayez à les remplir toutes. Par exemple, si vous n avez pas réussi à obtenir le numéro de téléphone portable de votre notaire, vous pouvez laisser vide la rubrique correspondante. 14 Lorsque vous effectuez une recherche dans FileMaker, le programme retrouve les enregistrements correspondant exactement aux critères de la requête. Par exemple, si vous entrez Jean dans la rubrique Prénom et Dupont dans Nom, FileMaker retrouve uniquement Jean Dupont, mais certainement pas Jean Martin ni Alain Dupont. Dans une requête, FileMaker ignore les rubriques laissées en blanc et le poste occupé par Jean n est pas déterminant car il n a pas été spécifié. Bien que FileMaker recherche une correspondance entre les données contenues dans chaque rubrique renseignée des différents enregistrements, celles-ci n ont pas à être identiques en tout point. Le chapitre suivant explique comment FileMaker décide si la correspondance est assez proche et dans quelle mesure vous pouvez contrôler le processus. La recherche d informations pertinentes est une question de «dosage», car si vous spécifiez trop de critères, vous risquez de ne rien trouver. De la même manière, s ils ne sont pas suffisamment précis, vous obtiendrez plus de correspondances qu il n en faut. MIEUX COMPRENDRE Pertinence des critères de recherche Partie I : Introduction à FileMaker Pro Voici quelques points à considérer pour définir vos premiers critères : FileMaker autorise une certaine souplesse au niveau du contenu des rubriques, et vous pouvez gagner en précision sans avoir à entrer les informations en entier. Par exemple, si vous recherchez Jacques Beczkowski, entrez simplement jac dans la rubrique Prénom et bec dans Nom. De cette façon vous retrouverez la personne dans la base sans avoir à vous préoccuper de l orthographe du nom propre. Entrez uniquement des données dans les rubriques vraiment nécessaires. Par exemple, même si vous savez que Jacques habite Marseille, il n est pas utile de le préciser. Si vous obtenez trop de correspondances, retournez en mode Recherche et entrez davantage de critères dans les rubriques pour affiner la recherche. Pour en savoir plus, lisez le chapitre 2 qui détaille les puissantes fonctions de recherche disponibles dans FileMaker.

14 Création d un enregistrement Lorsque vous avez créé une base à partir du modèle Gestion de contacts, celui-ci ne contenait aucune donnée, ni aucun enregistrement. Votre première tâche consiste donc à créer un enregistrement. La procédure est très simple : il suffit de choisir Enregistrements>Nouvel enregistrement, ou de taper Ctrl+N ( -N). Comme vous serez amené à créer de nombreux enregistrements par la suite, essayez de mémoriser ce raccourci, vous en aurez souvent besoin. Ajout d enregistrements à la base Info : Pour créer des enregistrements, vous devez vous trouver en mode Utilisation (voir la section «Menu local Mode»). Modification d un enregistrement Maintenant que vous avez créé un enregistrement, vous pouvez y entrer les coordonnées de la première personne. Les données sont saisies dans les rubriques. Pointez sur celle de votre choix, cliquez et tapez. Quelle information devez-vous entrer? Comme l illustre la figure 1-8, chaque rubrique de la base a un intitulé à sa gauche qui indique le type de données contenues. Chaque rubrique est également entourée d un cadre gris clair. Figure 1-8 L apparence des rubriques peut varier grandement, mais celles-ci sont relativement simples dans la base Gestion de contacts. Lorsque vous cliquez dans la partie contenu de la fenêtre, les rubriques susceptibles d être modifiées sont entourées de pointillés. La rubrique activée est, quant à elle, encadrée d un mince filet noir. Navigation entre les rubriques Pour passer de la rubrique activée à une autre rubrique afin d entrer du texte ou de le modifier, vous pouvez bien sûr pointer dessus et cliquer. Il existe cependant une méthode plus rapide. La touche Tabulation permet de passer d une rubrique à la suivante. Si aucune rubrique n est activée, elle vous envoie à la première. Enfoncez la touche Majuscule et appuyez sur Tabulation pour passer à la rubrique précédente. Si aucune rubrique n est activée, vous passez à la dernière. Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 15

15 Ajout d enregistrements à la base Info : Vous vous demandez peut-être ce que signifie suivante ou précédente dans le contexte des rubriques. En fait, lorsque vous concevez une base de données, vous devez définir l ordre de tabulation, c est-à-dire celui que FileMaker va suivre pour déplacer le pointeur d une rubrique à l autre lorsque vous utiliserez les touches Tabulation ou Majuscule-Tabulation. Consultez le chapitre 6 pour en savoir plus. Les rubriques se trouvent dans la partie contenu de la fenêtre de la base (voir la section «Contenu des fenêtres», plus haut). Elles sont peuvent être affichées sous différentes formes. Vous pouvez laisser libre cours à votre créativité dans cette zone (contrairement à la zone d état) et vous avez la possibilité de créer des rubriques exactement comme vous l entendez. Ainsi, vous pouvez par exemple placer un titre audessus, à droite, au-dessous, ou bien ne pas utiliser de titre du tout, etc. Une rubrique peut adopter n importe quelle couleur, blanc, bleu, vert, etc. Il en va de même pour son contour. Vous pouvez même la rendre invisible, sans titre, ni contour ni couleur. Toutefois si la base est destinée à d autres personnes, il MIEUX COMPRENDRE Aspect des rubriques est préférable que les rubriques soient directement identifiables, ainsi que les données qu elles sont censées contenir. En général, si vous cliquez à un endroit vide de la zone de contenu de la base, toutes les rubriques apparaissent entourées de pointillés, comme le montre la figure Cependant, cela n est pas toujours le cas car cette option peut être désactivée, comme vous le verrez au chapitre 4. Voici un exemple de rubriques parmi tant d autres. Pour plus de détails sur la personnalisation et l habillage des rubriques de la base, voyez le chapitre 3. Pour qu aucune rubrique ne soit activée, appuyez sur la touche Entrée ou cliquez à un endroit vide de la fenêtre de la base. Cette opération valide l enregistrement, c est-à-dire que les modifications apportées sont conservées. Si vous ne souhaitez pas valider vos changements, choisissez Enregistrements>Rétablir l enregistrement pour désactiver les rubriques et annuler les modifications (cette commande est expliquée plus loin). MIEUX COMPRENDRE Enregistrement activé Lorsque vous cliquez pour la première fois sur une rubrique, vous activez l enregistrement. Imaginez simplement que vous avez ouvert un dossier pris dans une armoire classeur : vous êtes obligé d ouvrir le dossier pour pouvoir changer son contenu. Tant qu un enregistrement est activé, vous pouvez le modifier. Il ne peut y avoir qu un seul enregistrement activé à la fois. Par contre, une fois que vous avez validé un enregistrement, ce dernier reste visible bien qu il ne soit plus activé. 16 Ajout d enregistrements Une fois toutes les rubriques de l enregistrement renseignées, vous pouvez passer à l étape suivante, c est-à-dire à la création d un nouvel enregistrement, puisque chacun d entre eux ne peut contenir que les coordonnées d une seule personne. Vous avez déjà dû comprendre que la commande Enregistrements>Nouvel enregistrement permet de créer un nouvel enregistrement vide que vous pouvez remplir. Comme vous allez créer de nombreux enregistrements pour y stocker les coordonnées de tous les abonnés, notez le raccourci qui vous permettra de gagner du temps : Ctrl+N ( -N). Partie I : Introduction à FileMaker Pro

16 Duplication d un enregistrement Bien que chaque personne soit unique, il est fréquent que plusieurs contacts d une même base partagent des données communes, par exemple, lorsqu ils travaillent dans la même société. Ajout d enregistrements à la base Le modèle de base sur lequel vous travaillez dans ce chapitre contient un certain nombre de boutons qui sont identifiés dans la figure ci-dessous. Ils peuvent présenter la forme d un onglet, d un lien de texte ou Icônes cliquables même d un bouton classique. Si vous cliquez sur l un d eux, vous risquez de vous retrouver dans un environnement qui, pour l instant, ne vous sera pas familier. Pour valider un enregistrement, cliquez bien sur une zone vide de la partie contenu de la fenêtre de la base et non sur un bouton (voir la figure ci-dessous). Si vous avez déjà cliqué sur un bouton et que vous vous sentez un peu perdu, voici comment vous retrouver à votre Zone vide où cliquer sans risque point MIEUX COMPRENDRE Points de repère de départ. Vous verrez que ce n est pas compliqué. Voici comment procéder, dans l ordre : Si la zone d état contient un bouton libellé Continuer, cliquez Onglets Liens Boutons dessus. Si vous ne voyez pas ce bouton, ne vous en faites pas, passez au point suivant. Si le menu local Mode n affiche pas la commande Utilisation, cliquez dessus et choisissez Utilisation dans la liste déroulante. Dans la zone d état, assurez-vous que la commande Formulaire est bien choisie dans le menu local Modèle placé sous les indicateurs de mode. Voilà, vous devez vous trouver à votre point de départ. Il est possible que les rubriques et Téléphone diffèrent légèrement selon les configurations, mais cela n a aucune importance. À présent, au lieu de créer un nouvel enregistrement et de retaper les données, choisissez Enregistrements>Dupliquer l enregistrement. FileMaker crée alors un enregistrement contenant les mêmes données que le précédent. Le logiciel a en fait recopié dans les rubriques d un nouvel enregistrement toutes les données du précédent. Vous pouvez ainsi modifier uniquement les informations qui sont différentes. Astuce : Assurez-vous de ne pas laisser l ni le numéro de téléphone de la première personne et de bien entrer les informations correspondant au nouveau contact. Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 17

17 Ajout d enregistrements à la base Suppression d enregistrements Il est très facile de supprimer un enregistrement dont vous n avez plus besoin. FileMaker met trois commandes à votre disposition pour ce faire : vous pouvez supprimer un seul enregistrement, un groupe d enregistrements ou bien tous les enregistrements de la base. Figure 1-9 Si vous recherchez par la suite le duplicata de l enregistrement, ne vous étonnez pas si vous ne le trouvez pas juste après l original qui vous a servi à le créer. En effet, FileMaker place tout nouvel enregistrement en dernière position dans la base. Par conséquent, si la base contient 125 enregistrements et que vous avez dupliqué le 77 e, le duplicata figurera en 126 e position. 18 Partie I : Introduction à FileMaker Pro

18 Attention : La suppression des enregistrements ne peut être annulée. Il n existe pas de commande Annuler, puisque FileMaker sauvegarde automatiquement les modifications (comme l indique la section «Enregistrement d une base de données», précédemment). Par conséquent, lorsque vous demandez la suppression d un seul ou de tous les enregistrements, sachez que vous ne pourrez plus les récupérer par la suite. Ajout d enregistrements à la base MIEUX COMPRENDRE Messages d erreur Lorsque vous créez une nouvelle base de données, FileMaker génère automatiquement un premier enregistrement et vous pouvez commencer à travailler directement. Ce n est pas le cas si vous concevez une base à partir d un modèle. Si vous essayez de cliquer sur une rubrique pour y entrer des données, un message d erreur s affiche vous demandant de commencer par créer un enregistrement : choisissez Enregistrements>Nouvel enregistrement. Ce message d erreur n est pas gênant, mais FileMaker en affiche un autre qui est un peu plus encombrant lorsque vous commencez à saisir du texte avant d avoir cliqué sur une rubrique. Autrement dit, même si vous appuyez par erreur sur une touche du clavier, vous déclencherez aussi ce message. Pour éviter qu il n apparaisse (il ne peut pas être désactivé), n oubliez pas d activer une rubrique avant de commencer à taper. Un seul enregistrement Choisissez Enregistrements>Supprimer l enregistrement pour effacer l enregistrement activé. FileMaker vous demande de confirmer la suppression : cliquez sur Supprimer ou bien sur Annuler si vous revenez sur votre décision. Plusieurs enregistrements FileMaker propose une commande très pratique, Enregistrements>Supprimer les enregistrements trouvés, qui permet d éliminer un groupe d enregistrements préalablement isolé. Pour que cette commande soit disponible, vous devez rechercher les enregistrements qui vous intéressent, comme l explique la section «Lancement d une recherche», plus loin dans ce chapitre. Ainsi, vous devez commencer par rechercher les enregistrements avant de les supprimer. Tous les enregistrements Dans certains cas, vous aurez besoin d éliminer tous les enregistrements de la base, par exemple pour créer une nouvelle base prête à l emploi destinée à un collègue, ou bien parce que vous n avez plus besoin des informations qu elle contient. La suppression de l ensemble de tous les enregistrements d une base est très facile et fait appel à deux commandes. Choisissez Enregistrements>Afficher tous les enregistrements, puis Enregistrements>Supprimer tous les enregistrements. Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 19

19 Navigation au sein de la base de données Astuce : Si vous êtes sûr de vouloir éliminer définitivement un enregistrement, vous pouvez éviter de passer par le message de confirmation de FileMaker en maintenant la touche Majuscule (Option) enfoncée tout en choisissant la commande Enregistrements>Supprimer l enregistrement. Rétablissement de la version précédente d un enregistrement Vous savez à présent comment modifier un enregistrement et vous vous êtes familiarisé avec la signification du terme «activé»(voir l encadré «Enregistrement activé», précédemment dans ce chapitre). Vous allez maintenant apprendre à utiliser la commande Rétablir l enregistrement, qui est souvent ignorée des utilisateurs. Son effet est simple : elle annule toutes les modifications apportées à l enregistrement depuis que vous l avez activé. Utilisez cette commande si vous avez modifié une rubrique en appuyant par erreur sur le clavier ou si vous avez saisi les coordonnées d une personne dans l enregistrement de quelqu un d autre. N oubliez pas que la commande Rétablir l enregistrement n est disponible que lorsque vous avez activé un enregistrement et que vous l avez modifié. Si aucun enregistrement n est activé ou si vous n avez entré aucun changement, cette commande est grisée dans le menu. Info : La validation d un enregistrement ne présente aucune difficulté. Il suffit d appuyer sur la touche Entrée ou de cliquer à un endroit vide de la fenêtre. Une fois l enregistrement validé, vous ne pouvez plus revenir en arrière et choisir la commande Rétablir l enregistrement. Si vous préférez confirmer vos modifications avant de valider un enregistrement, vous pouvez le paramétrer dans FileMaker, comme expliqué au chapitre 4. À l aide des outils étudiés jusqu ici, qui permettent d ajouter, de supprimer et de modifier des enregistrements, vous allez certainement créer un grand nombre d enregistrements. La section suivante vous explique donc comment naviguer au milieu de cette masse de données. Navigation au sein de la base de données Si vous entrez des données dans une base, c est que vous comptez bien évidemment les consulter plus tard. Il est important de savoir naviguer dans une base pour accéder aisément aux enregistrements voulus. Il est facile de naviguer dans un fichier FileMaker et vous pouvez passer sans peine d un enregistrement à l autre, tout en sachant toujours où vous vous trouvez dans la base. 20 Astuce : Pour mieux comprendre la section ci-après consacrée à la navigation, il est préférable d avoir une base de données ouverte devant vous. Vous pourrez ainsi mettre en pratique les techniques évoquées. À ce stade, vous avez sans doute peu d enregistrements dans votre base Gestion de contacts, vous pouvez télécharger une base d exemple en anglais depuis la page Missing CD du site Partie I : Introduction à FileMaker Pro

20 Navigation d un enregistrement à l autre Dans la base de données Gestion de contacts, vous pouvez ajouter autant d enregistrements que vous le souhaitez, mais en visualiser un seul à la fois dans la fenêtre FileMaker. L enregistrement désiré peut être affiché de trois façons : L icône Répertoire de la zone d état permet de passer d un enregistrement à l autre. Le Répertoire fonctionne comme un livre dont vous tourneriez les pages une à une. Pour aller à l enregistrement suivant, vous cliquez sur la page de droite du Répertoire. De la même manière, pour passer à l enregistrement précédent, vous cliquez sur la page de gauche. Lorsqu il n est plus possible d avancer dans un sens ou dans un autre, la page correspondante du Répertoire change d aspect, comme le montre la figure Navigation au sein de la base de données Figure 1-10 La zone d état contrôle la navigation au sein de la base. Outre l icône du Répertoire, elle affiche des indications vous permettant de savoir où vous vous trouvez dans la base. Dans le cas présent, vous pouvez voir la zone d état où les indications changent en fonction de l enregistrement affiché. Dans l image de gauche, c est le premier enregistrement qui est affiché ; dans celle du milieu, c est le deuxième ; et dans celle de droite, le troisième et dernier. Remarquez l aspect du Répertoire et la position de son curseur dans les trois images. Indicateurs de mode Icône Répertoire Curseur Enregistrement courant Nombre total d enregistrements Le curseur permet un défilement plus rapide des enregistrements que le Répertoire. Au lieu de cliquer sur les pages de ce dernier, il suffit de faire glisser le curseur pour avancer de plusieurs enregistrements à la fois. Si vous savez à peu près où se trouve l enregistrement qui vous intéresse (par exemple, au deux tiers de la base) le curseur permettra d y accéder rapidement. Il vous aide également à atteindre aisément le début ou la fin de la base. Le cas échéant, il suffit en effet de faire glisser le curseur vers la droite ou la gauche jusqu au point où vous ne pourrez plus avancer. L indicateur d enregistrement courant a deux fonctions. D une part, il fournit le numéro de l enregistrement courant et d autre part, il vous permet de saisir le numéro de l enregistrement recherché si vous savez où il se trouve dans la base. Dans ce cas, vous y allez directement. Au-dessous de cet indicateur est affiché le nombre total d enregistrements de la base. Raccourcis clavier FileMaker propose également un certain nombre de raccourcis clavier pour faciliter la navigation dans une base. Si c est la première fois que vous utilisez une base de données, vous constaterez que certaines touches du clavier n ont pas le comportement Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 21

21 Navigation au sein de la base de données habituel, comme la touche Entrée décrite ci-après. Cependant si vous mémorisez dès à présent les raccourcis ci-dessous, vous gagnerez énormément de temps par la suite : Pour passer à l enregistrement suivant, maintenez enfoncées les touches Ctrl+Flèche bas. Pour passer à l enregistrement précédent, maintenez enfoncées les touches Ctrl+Flèche haut. Si vous appuyez sur la touche Escape, vous activez le champ Enregistrement de la zone d état de façon à saisir le numéro de l enregistrement recherché. Ceci est uniquement possible si aucun enregistrement n est activé dans la base (comme expliqué précédemment dans l encadré «Enregistrement activé»). L appui sur la touche Entrée valide l enregistrement et ne fait pas passer le point d insertion à la ligne dans la rubrique courante, comme avec les autres programmes. Pour insérer une nouvelle ligne dans FileMaker, appuyez sur la touche Retour. Info : Sur certains claviers, vous trouverez deux touches libellées Entrée. Dans ce cas, celle du pavé numérique valide un enregistrement, tandis que l autre correspond au retour chariot qui permet de passer à la ligne dans une rubrique. 22 Appuyez sur la touche Tabulation pour vous déplacer d une rubrique à l autre. Pour décaler le texte dans une rubrique, vous devez y taper un caractère de tabulation en maintenant enfoncées les touches Ctrl+Tabulation (Option-Tabulation). Notez par ailleurs que vous pourrez modifier ces paramètres pour chaque rubrique au moment de créer une nouvelle base de données, comme expliqué au chapitre 3. Par exemple, FileMaker vous permet de spécifier la touche Retour (et non Tabulation) pour vous déplacer entre les rubriques. Dans ce cas, la touche Tabulation insérera une tabulation dans une rubrique et la touche Retour ne passera pas à la ligne. Rien ne signale a priori le comportement des touches au niveau des rubriques, il est donc conseillé de faire quelques tests par vous-même pour vous familiariser avec leur fonctionnement. Recherche d enregistrements Lorsqu une base de données commence à prendre du volume, vous verrez que même les raccourcis clavier ne sont d aucune utilité pour retrouver rapidement un enregistrement. Dans ce cas, il est alors préférable de demander à FileMaker de le chercher à votre place. Par exemple, vous venez de recevoir le chèque de renouvellement d abonnement à votre magazine de M. Dumont et vous voulez mettre son enregistrement à jour, sans pour autant passer des heures à explorer toute la base. Par exemple, si votre base Gestion de contacts contient 126 enregistrements, il est pratiquement impossible de la parcourir en cliquant sur chaque page du Répertoire. Dans ce cas, vous devez passer en mode Recherche et spécifier l information recherchée : FileMaker effectuera ainsi les recherches à votre place. Cette section explique le fonctionnement du mode Recherche et les méthodes de modifications Partie I : Introduction à FileMaker Pro

22 d une requête si le résultat obtenu ne vous satisfait pas. Si vous avez téléchargé le fichier d exemple mentionné à la section précédente, vous pouvez l ouvrir et l utiliser en mode Recherche pour les besoins de l exercice. Vous pouvez accéder au mode Recherche de quatre façons différentes : En sélectionnant Recherche dans le menu local Mode. En choisissant Affichage>Mode Recherche. En cliquant sur l indicateur de mode dans la zone d état. En maintenant enfoncées les touches Ctrl+F ( -F). Le menu local Mode, les indicateurs de mode de la zone d état et le menu Affichage signalent le mode actif. En mode Recherche, la fenêtre de la base est similaire à celle de la figure 1-11 : Navigation au sein de la base de données Figure 1-11 L indicateur de mode de la zone d état signale que le mode Recherche est en vigueur. Les rubriques sont à présent vides et pratiquement tout le reste ressemble à ce que vous avez vu jusqu à maintenant. Vous pouvez taper des informations dans les rubriques comme en mode Utilisation. Vous pouvez même définir des requêtes : elles auront l aspect des enregistrements. La zone d état diffère légèrement : le nombre d enregistrements n est plus indiqué et elle contient un nouveau bouton nommé Rechercher. Le mode Recherche ressemble au mode Utilisation dans lequel vous avez travaillé jusqu à présent. Pour savoir si ce mode est actif, vérifiez l aspect de la zone d état et le contenu du menu local Mode. En mode Recherche, vous pouvez modifier le contenu des rubriques, ajouter, supprimer et faire défiler les enregistrements. Mais le mode Recherche est bien différent du mode Utilisation. Info : Le mode Recherche se distingue également par l apparition d un contour hachuré autour des rubriques de l enregistrement activé (au lieu des pointillés du mode Utilisation). Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 23

23 Navigation au sein de la base de données Même si vous avez l impression de pouvoir modifier des enregistrements en mode Recherche, il n en est rien : vous modifiez en fait des requêtes. Une requête est l endroit où vous entrez les informations recherchées afin que FileMaker les trouve à votre place. Lorsque vous créez une base de données, FileMaker numérote les enregistrements à mesure de leur création. Ce chiffre apparaît au-dessous du Répertoire dans la zone d état (figure 1-10). Ne pensez pas pour autant qu il soit possible de repérer les enregistrements par leur numéro (vous vous rappelez que le numéro 54 contient les coordonnées de votre cousin dont c est probablement l anniversaire aujourd hui et vous souhaitez vérifier). En effet, le numéro d un enregistrement n est pas absolu, il varie en fonction de ceux qui sont MIEUX COMPRENDRE Chiffres trompeurs ajoutés ou supprimés par la suite ; ce n est donc pas un repère fiable. Par exemple, si vous supprimez le premier enregistrement de la base, tous ceux qui suivent remontent d un niveau, le second prenant la place du premier, le troisième celle du second, etc. Si vous comptez sur les numéros pour retrouver l enregistrement de votre cousin, cela risque de prendre un certain temps. Vous pouvez, en revanche, attribuer un nombre fixe aux enregistrements en spécifiant un numéro de série. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre 3. Il suffit d entrer suffisamment de détails pour permettre à FileMaker de retrouver ce que vous cherchez. Le programme examine tous les enregistrements et isole ceux qui contiennent les informations spécifiées. La recherche fonctionne donc selon une méthode similaire à celle des autres logiciels. Lancement d une recherche Supposons que vous souhaitez retrouver dans la base Gestion de contact toutes les personnes appelées Durand. Voici comment procéder : 1. Choisissez Affichage>Mode Recherche (ou l une des trois autres méthodes étudiées plus haut). La fenêtre passe en mode Recherche, comme l indique le titre du menu local Mode. 2. Tapez Durand dans la rubrique Nom. La saisie fonctionne comme en mode Utilisation : cliquez dans la rubrique pour y placer le point d insertion et tapez. Attention, n oubliez pas que vous ne modifiez pas un enregistrement, mais que vous définissez une requête. 3. Cliquez sur le bouton Rechercher dans la zone d état. Vous pouvez aussi choisir Requêtes>Exécuter la recherche ou bien appuyer sur la touche Entrée. 24 FileMaker recherche les enregistrements contenant Durand dans la rubrique Nom. Si aucun enregistrement n est trouvé, le message de la figure 1-12 apparaît. Dans le cas contraire, FileMaker passe en mode Utilisation et affiche les enregistrements trouvés. Techniquement, ces derniers constituent l ensemble trouvé. Reportez-vous au chapitre 2 pour plus de détails. Après une recherche, FileMaker affiche l ensemble des enregistrements correspondant aux critères de recherche (dans notre exemple, tous les contacts appelés Durand). Le Partie I : Introduction à FileMaker Pro

24 nombre d enregistrements trouvés est indiqué dans la zone d état comme le montre la figure Bien que vous soyez revenu en mode Utilisation, vous n avez pas à passer en revue tous les enregistrements, mais seulement ceux qui ont été trouvés par FileMaker. Navigation au sein de la base de données Figure 1-12 Si FileMaker ne retrouve aucun enregistrement correspondant à vos critères de recherche, il affiche le message représenté ici. Si c est tout ce que vous vouliez savoir, cliquez sur Annuler pour repasser en mode Utilisation, comme si vous n aviez jamais effectué de recherche. En revanche, si vous vous rendez compte que vous avez mal orthographié un mot ou que vous avez spécifié trop de critères, cliquez sur Autre requête pour modifier la requête, puis cliquez de nouveau sur Rechercher. Figure 1-13 Après une recherche, le nombre d enregistrements correspondant aux critères de la requête est indiqué dans la zone d état. Ici, FileMaker n en a trouvé qu un seul. Astuce : Si le résultat de la recherche ne vous satisfait pas, ne retournez pas en mode Recherche où vous devrez remplir une nouvelle requête vide. Choisissez plutôt Enregistrements>Modifier la requête qui vous renvoie à la requête précédemment définie, en activant à nouveau le mode Recherche. Vous pouvez ainsi simplement la modifier et relancer la recherche. Recherche rapide Dans l exemple précédent, vous avez spécifié ce que vous recherchiez. Il arrive parfois que l enregistrement affiché contienne déjà les informations qui vous intéressent et que vous souhaitiez simplement trouver d autres enregistrements similaires. Supposons maintenant que vous recherchez dans la base Gestion de contacts toutes les personnes ayant l adresse de l entreprise où vous travailliez avant : Maboite.fr. Sélectionnez Maboite.fr en faisant glisser le pointeur dessus. Vous pouvez sélectionner uniquement Maboite. Faites ensuite un clic droit sur le texte sélectionné (Ctrl+clic sous Macintosh). Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 25

25 Navigation au sein de la base de données Dans le menu contextuel qui apparaît, choisissez Rechercher les enregistrements correspondants, comme illustré à la figure FileMaker affiche l ensemble des enregistrements trouvés correspondant au critère Maboite. Figure 1-14 La recherche rapide permet de sélectionner une information dans l enregistrement affiché (dans le cas de notre exemple, Maboite dans la rubrique ) afin de l utiliser comme critère de recherche, sans avoir à passer en mode Recherche, et de retrouver tous les enregistrements qui contiennent cette même donnée. 26 Le mode Recherche ressemble tellement au mode Utilisation que vous pouvez facilement vous tromper. Ce n est pas grave, bien sûr, mais si vous pensez que vous êtes en mode Utilisation et que vous entrez des données pensant que vous intervenez sur des enregistrements (les requêtes leur ressemblent beaucoup), vous allez vite comprendre qu il est impossible de convertir des requêtes en enregistrements et que tout ce que vous venez de taper sera perdu. Vous devrez entrer ces informations à nouveau en mode Utilisation. MIEUX COMPRENDRE Mode Recherche ou mode Utilisation? Partie I : Introduction à FileMaker Pro Heureusement, FileMaker affiche le message ci-dessous si vous créez plus de dix requêtes en mode Recherche pour s assurer que ce sont bien des requêtes que vous voulez ajouter, et non des enregistrements. Si vous avez effectivement entré par erreur toutes ces données dans des requêtes (heureusement que vous n y avez pas passé plusieurs heures de travail), cliquez sur Non, repassez en mode Utilisation et entrez à nouveau les données. Si vous vouliez effectivement définir des requêtes en mode Recherche, cliquez sur Oui. FileMaker n affichera plus le message.

26 Base unique, fenêtres multiples Jusqu'à présent, vous avez travaillé uniquement dans la fenêtre de la base Gestion de contacts. Dans FileMaker, vous pouvez à tout moment ouvrir une autre fenêtre de la même base en choisissant Fenêtre>Nouvelle fenêtre. Celle-ci est une réplique exacte de celle qui était affichée. L intérêt de cette nouvelle fenêtre est que vous pouvez y afficher un autre enregistrement ou réaliser pratiquement n importe quelle opération sans changer le contenu de la fenêtre de départ. Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, vous pouvez définir des réglages différents pour chacune d elles. Vous avez aussi la possibilité, par exemple, de comparer deux contacts en les affichant côte à côte dans chaque fenêtre. Il est possible d augmenter la taille d affichage dans l une et de la réduire dans l autre, ou bien de masquer la zone d état dans l une et pas dans l autre. L affichage de plusieurs fenêtres s avère particulièrement utile lorsque vous travaillez sur un ensemble trouvé et que vous souhaitez lancer une nouvelle recherche sans pour autant modifier la fenêtre de départ. Supposons que vous avez retrouvé en mode Recherche tous les contacts habitant Marseille, et que vous avez besoin du numéro de téléphone d un de vos collègues vivant à Strasbourg. Créez une nouvelle fenêtre et recherchez-y le numéro de téléphone de votre collègue (voir la figure 1-15). L ensemble trouvé contenant vos contacts de Marseille reste inchangé. Base unique, fenêtres multiples Info : Si deux fenêtres provenant de la même base sont ouvertes, elles sont forcément liées d une manière ou d une autre. Si vous apportez des modifications dans l une, elles seront répercutées dans l autre (ou dans toutes les autres s il y en a plusieurs). Une fenêtre supplémentaire est simplement une autre façon de présenter les mêmes enregistrements et vous ne disposez en aucun cas d une seconde base de données, il s agit bien d une autre vue des mêmes informations. Figure 1-15 Dans cet exemple, la fenêtre à l arrière-plan contient l ensemble trouvé des contacts de Marseille, alors que celle au premier plan affiche un autre groupe d enregistrements, ceux de Strasbourg. Répartition automatique des fenêtres Si plusieurs fenêtres sont affichées en même temps et que vous n avez pas envie de les déplacer à la main, FileMaker propose différentes commandes dans le menu Fenêtre Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 27

27 Base unique, fenêtres multiples afin de les répartir à l écran. Juxtaposition horizontale, Juxtaposition verticale et Superposer modifient la position des fenêtres de façon précise, comme le montre la figure Figure 1-16 FileMaker propose trois types de dispositions pour les fenêtres. Les deux premières commandes permettent de réduire au minimum les fenêtres de façon qu elles soient toutes visibles en même temps et sans se chevaucher (l orientation horizontale agit sur la largeur des fenêtres et la verticale sur leur hauteur). La commande Superposer, en revanche, attribue la même taille à toutes les fenêtres et les présente légèrement décalées l une par rapport à l autre. La fenêtre qui était activée lorsque vous avez choisi cette commande apparaît au premier plan. Orientation horizontale Orientation verticale Fenêtre #1 Fenêtre #2 Fenêtre #3 Fenêtre #1 Fenêtre #2 Fenêtre #3 Superposer Fenêtre #1 Fenêtre #2 Fenêtre #3 Le menu Fenêtre est particulièrement utile lorsque de nombreuses fenêtres sont affichées. Toutefois, la répartition automatique ne sera pas toujours adaptée à votre situation et vous devrez parfois redimensionner certaines fenêtres ou les déplacer à la main pour obtenir la disposition qui vous convient le mieux Masquage des fenêtres Si vous avez à l écran une fenêtre qui contient exactement les informations recherchées (par exemple, la liste des invités au pique-nique de fin d année de votre club de tennis), mais qu elle vous gêne temporairement, vous pouvez la masquer au lieu de la fermer. Lorsque vous refermez une fenêtre après avoir lancé une recherche, vous perdez les résultats qu elle contient. Le masquage, au contraire, fait disparaître ponctuellement une fenêtre, tout en laissant ses données à portée de main. Vous pouvez l afficher par la suite autant de fois que vous le souhaitez. Le masquage permet ainsi de gagner du temps si votre écran est encombré et de garder à l abri des regards indiscrets vos précieuses données. Pour masquer la fenêtre affichée au premier plan, choisissez Fenêtre>Masquer la fenêtre. Pour la faire réapparaître, choisissez Fenêtre>Afficher la fenêtre, puis son nom dans le sous-menu qui se déroule. Bien sûr, vous devez mémoriser le nom des fenêtres masquées (leur nom est toujours indiqué dans leur barre de titre). 28 Attention : Vous avez certainement l habitude de manipuler les fenêtres conformément aux règles d usage de votre système d exploitation, par exemple, à l aide du bouton de réduction sous Macintosh OS X. Toutes ces techniques fonctionnent très bien, mais elles peuvent créer des conflits dans le cas de fenêtres gérées par des scripts FileMaker. Si vous utilisez des scripts pour automatiser certaines tâches, comme vous le verrez au chapitre 13, il est préférable de vous en tenir aux commandes de gestion des fenêtres de FileMaker. Partie I : Introduction à FileMaker Pro

28 Fermeture des fenêtres masquées À la section «Fermeture d une base de données», vous avez appris à refermer une base en fermant simplement sa fenêtre. Toutefois, vous pouvez refermer toutes les fenêtres affichées alors que la base demeure ouverte de manière invisible parce que vous l avez masquée au préalable. La méthode la plus simple pour refermer toutes les fenêtres, y compris celles qui sont masquées, consiste à maintenir enfoncée la touche Alt (Option) tout en choisissant la commande Fichier>Tout fermer (la commande Fermer devient Tout fermer lorsque vous maintenez cette touche enfoncée). Base unique, fenêtres multiples MIEUX COMPRENDRE Verrouillage des enregistrements Si vous tentez de modifier un enregistrement dans une fenêtre alors qu il est également affiché dans une autre, vous constaterez que les changements n apparaissent pas dans cette dernière. Pour que ceux-ci y soient également visibles, vous devez tout d abord valider l enregistrement (voir l encadré «Enregistrement activé», précédemment dans ce chapitre). Une fois un enregistrement validé, il apparaît dans sa dernière version dans toutes les fenêtres. Voici un exemple. Supposons que vous mettez à jour les coordonnées de votre comptable et que vous êtes interrompu par un coup de téléphone. La personne au bout du fil vous demande un renseignement que vous devez retrouver dans la base de données. Comme vous avez lu les sections précédentes, vous savez qu en affichant une nouvelle fenêtre vous pourrez rechercher l information sans perdre les modifications que vous étiez en train d apporter à l enregistrement du comptable. Malheureusement, le coup de téléphone vous a déconcentré et vous avez complètement oublié que vous aviez déjà commencé à modifier cet enregistrement. Et vous entrez dans la nouvelle fenêtre pour modifier l enregistrement du comptable (n oubliez pas qu il est déjà à moitié modifié, mais non validé dans la fenêtre de départ.) Que se passe-t-il si vous entrez les changements dans la nouvelle fenêtre, lesquels seront pris en compte? Pour éviter ce genre de situation, FileMaker verrouille l enregistrement en cours de modification. Par conséquent, si vous tentez de le modifier dans une autre fenêtre, le message d erreur suivant s affiche. Ce n est pas forcément agréable d être rappelé à l ordre, mais vous éviterez au moins tout problème majeur. Ceci est d autant plus important que les bases peuvent être exploitées par plusieurs utilisateurs en même temps. Chapitre 1 Élaboration de votre première base de données 29