Comment utiliser le carnet d adresses

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1 Comment utiliser le carnet d adresses Sommaire - composer un nouveau message - faire apparaître l adresse d un contact présent dans le carnet - envoyer le message à ce contact - faire apparaître les adresses des membres d un groupe préalablement créé dans le carnet d adresses - envoyer le même message aux différents membres du groupe Remarque préalable Pour gérer son courriel, il faut utiliser un programme. Nous avons choisi MS OUTLOOK EXPRESS 5.5. Il faut bien reconnaître que c est le meilleur programme actuellement Il convient donc d abord d ouvrir OUTLOOK. On peut, à ce moment, rester déconnecté. Si vous disposez d une version de Outlook Express antérieure, vous constaterez de petites différences. Vous ne devriez cependant pas rencontrer de difficultés majeures dans l utilisation des fonctions ci-dessous décrites. 1. Cliquer dans la barre d outils sur «Nouveau m» 2. Commencer la rédaction d un nouveau message (voir d autres détails dans le module «Comment composer et envoyer un message») au lieu d écrire l adresse en toutes lettres, cliquer sur l icône «À:» Module «comment utiliser le carnet d'adresses.doc» 27/01/2003 page 1

2 Rappel : si vous avez parcouru le module «comment se constituer un carnet d adresses» vous vous rappelez que nous avions enregistré plusieurs contacts dans notre carnet d adresses. nous avions rassemblé les membres de «La Roseraie» dans un groupe nous avions encodé divers «contacts» dans notre carnet. Par «contacts», Outlook entend en fait les noms, adresses et autres coordonnées de nos futurs interlocuteurs. Et le groupe des membres de La Roseraie était constitué des données suivantes : le carnet d adresses se présente alors comme ci-dessous remarquez l icône représentant un groupe le nom donné au carnet d adresses en début de procédure Les noms et adresses des contacts successivement sélectionnés apparaissent ici Module «comment utiliser le carnet d'adresses.doc» 27/01/2003 page 2

3 3. Comment faire apparaître une (ou plusieurs) adresses du carnet? Pour éviter d encoder en toutes lettres une adresse préalablement stockée dans le carnet d adresses, il suffit de cliquer sur l icône présentant l image d un petit répertoire ouvert, à gauche soit de «À:», soit de «Cc:», ou encore «Cci:» (voir ci-après les différences entre ces 3 sortes d adresses) On obtient alors la boîte de dialogue suivante : dans laquelle on sélectionne le premier contact à qui on veut envoyer le courriel puis on clique, par exemple, sur A: et la fenêtre de droite commence à se compléter comme ci-dessus on sélectionne ensuite le second contact à qui on veut envoyer le courriel et la fenêtre de droite continue à se compléter comme ci-dessus ne pas oublier de terminer par OK. Module «comment utiliser le carnet d'adresses.doc» 27/01/2003 page 3

4 La boîte de dialogue du nouveau message se présent alors comme suit : les noms des deux contacts «s affichent» ici on n a pas écrit l objet. Ce n est pas indispensable mais conseillé on peut envoyer le message : il arrivera aux 2 adresses. Les interlocuteurs sont informés que l envoi leur est adressé à tous deux. 4. Comment envoyer un message à l ensemble des membres d un groupe donné? on fait ici aussi appel au répertoire de fiches dans lesquelles sont préalablement encodés les contacts mais ici on clique sur l icône qui permet la sélection du groupe Module «comment utiliser le carnet d'adresses.doc» 27/01/2003 page 4

5 le nom du groupe s affiche ici : toutes les adresses y sont sélectionner, comme ici le nom du groupe et «clic droit», puis «propriétés», et on peut aisément vérifier comment est constitué le groupe Module «comment utiliser le carnet d'adresses.doc» 27/01/2003 page 5

6 À propos d adresses et de destinaires : - il y a ceux à qui l on s adresse : on s adresse À: - il y a ceux à qui on adresse le même message qu aux interlocuteurs précités, mais «pour information». On leur envoie une «copie conforme» ( Cc: ). Ceux qui reçoivent ce message, savent qu ils n en sont pas les destinataires «principaux» mais que l émetteur les informe qu il a adressé le même message à un ou plusieurs destinataires, - il y a ceux à qui on envoie l information «aussi» mais dont on cache aux autres l existence On leur envoie une «copie conforme invisible» ( Cci: ) sur cette ligne vous placerez les adresses des contacts à qui vous destinez le message sur cette ligne vous placerez les adresses des contacts à qui vous en voyez le message «pour information» (Copie conforme) sur cette ligne vous placerez les adresses des contacts à qui vous destinez le message. Mais ces contacts sont cachés aux yeux des destinaires mentionnés sur les autres lignes (Copie conforme invisible) ces lignes peuvent être complétées toutes 3 à partir du carnet d adresses Module «comment utiliser le carnet d'adresses.doc» 27/01/2003 page 6

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