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1 PROVINCE DE QUÉBEC COMMISSION SCOLAIRE DU LAC-SAINT-JEAN 85 e Séance (ordinaire) Procès-verbal de la séance ordinaire du comité exécutif du conseil des s de la Commission scolaire du Lac-Saint-Jean tenue le 21 juin 2011 à 17 h, au 350, boulevard Champlain Sud à Alma, à laquelle il y avait quorum. Sont présents les s suivants : Madame Sylvie Charest Monsieur Alain Gauthier Madame Marjolaine Girard Madame Roxanne Thibeault Madame Nathalie Savard Madame Andrée Verreault Monsieur Michel Friolet -parent Absences : Madame Nathalie Côté, et madame Nancy Verreault, parent Aussi présents : Monsieur Eric Blackburn, directeur général, madame Christine Fortin, directrice générale adjointe, madame Christine Flaherty, secrétaire générale et directrice des communications et madame Ginette Martel, secrétaire de gestion au secrétariat général. 1.1 Ordre du jour/acceptation CE Sur proposition de madame Sylvie Charest, il est résolu à l unanimité d adopter l ordre du jour de la séance. 1.2 Procès-verbaux/Acceptation CE CE Sur proposition de madame Nathalie Savard, il est résolu à l unanimité de dispenser la secrétaire générale de lire le procès-verbal de la séance du 24 mai 2011 (82 e réunion) puisque chaque membre du comité exécutif en a reçu une copie au moins 6 heures avant le début de la séance; et d accepter ce procès-verbal. Sur proposition de madame Marjolaine Girard, il est résolu à l unanimité de dispenser la secrétaire générale de lire le procès-verbal de la séance du 31 mai 2011 (84 e réunion) puisque chaque membre du comité exécutif en a reçu une copie au moins 6 heures avant le début de la séance; et d accepter ce procès-verbal.

2 2. DÉPÔT DE DOCUMENTS/PRÉSENTATIONS Aucun 3. OBJETS DE DÉCISIONS 3.1 Assurances complémentaires Considérant l appel d offres pour les assurances complémentaires de la Commission scolaire pour l année ; Considérant l ouverture des soumissions le 20 mai 2011, à 11 h; Considérant que trois entreprises ont déposé des offres; Considérant que la soumission de BFL Canada risques et assurances inc. a dû être rejetée pour non-conformité aux exigences de l appel d offres; Considérant les soumissions déposées par les deux autres soumissionnaires : Aon Parizeau inc. : $ plus taxes; Lemieux, Ryan & associés : $ plus taxes; Considérant que les deux propositions sont conformes en ce qui concerne les garanties principales demandées et que chacune d elles comporte des dérogations comparables sur des éléments accessoires; CE En conséquence, sur proposition de madame Sylvie Charest, il est résolu à l unanimité d accepter la soumission de Lemieux, Ryan & associés pour la couverture d assurances complémentaires de la Commission scolaire pour la période du 1 er juillet 2011 au 1 er juillet 2012, au coût de $ plus les taxes applicables. 3.2 Remplacement des portes et fenêtres de l école Notre-Dame-du-Rosaire : choix de l entrepreneur Considérant l appel d offres pour le projet de remplacement des fenêtres et portes extérieures de l école Notre-Dame-du-Rosaire; Considérant l ouverture des soumissions le 14 juin 2011 à 10 h; Considérant que trois (3) entreprises ont déposé des offres : 2

3 Amec Construction inc. Isofor inc. Vitrerie A.E. Fortin inc. Considérant que l entreprise Isofor a déposé la soumission conforme la plus basse; CE En conséquence, sur proposition de madame Marjolaine Girard, il est résolu à l unanimité : de retenir la soumission de l entreprise Isofor inc. pour le remplacement des fenêtres et portes extérieures de l école Notre-Dame-du Rosaire, au prix de $ (taxes exclues); 3.3 Réfection de la toiture de l école Notre-Dame-du-Rosaire : choix de l entrepreneur Considérant l appel d offres pour le projet de réfection de la toiture et des gouttières de l école Notre-Dame-du-Rosaire située à Lamarche; Considérant l ouverture des soumissions le 20 juin 2011 à 10 h; Considérant que cinq (5) entreprises ont déposé des offres : Toiture F.G.inc. Toitures St-Louis inc. Caouette Construction enr. AR Construction inc. Construction NOMAT inc. Considérant que l entreprise Toiture F.G. a déposé la soumission conforme la plus basse; CE En conséquence, sur proposition de madame Nathalie Savard, il est résolu à l unanimité : 3

4 de retenir la soumission de l entreprise Toiture F.G. inc. en vue des travaux de construction pour la réfection de la toiture et des gouttières à l école Notre- Dame-du Rosaire située à Lamarche, au prix de $ (taxes exclues); 3.4 Remplacement des portes et fenêtres de l école Maria : choix de l entrepreneur Considérant l appel d offres pour le projet de remplacement des fenêtres et portes extérieures (phase 2) de l école Maria d Alma; Considérant l ouverture des soumissions le 20 juin 2011 à 13 h 30; Considérant que trois (3) entreprises ont déposé des offres : Amec Construction inc. Vitrerie A.E. Fortin inc. Isofor inc. Considérant que l entreprise Isofor a déposé la soumission conforme la plus basse; CE En conséquence, sur proposition de madame Marjolaine Girard, il est résolu à l unanimité : de retenir la soumission de l entreprise Isofor inc. pour le remplacement des fenêtres et portes extérieures (phase 2) de l école Maria d Alma, au prix de $ (taxes exclues); 3.5 Frais de déplacements : approbation Considérant la recommandation de Samson, Bélair, Deloitte & Touche, vérificateurs externes de la commission scolaire, concernant la mise en place de mesures de contrôle additionnelles au sein de la structure financière de la commission scolaire (décision CC ); 4

5 Considérant qu en application de ces recommandations, les demandes de remboursement des membres du conseil des s et de la Direction générale pour les frais de déplacement encourus dans le cadre de leurs fonctions doivent être approuvés par le comité exécutif; Considérant les demandes de remboursement de dépenses produites par les s et la Direction générale entre le 24 mai 2011 et le 20 juin 2011 soumises au comité exécutif pour approbation; Considérant que ces demandes de remboursement ont fait l objet d une vérification de conformité par rapport à la politique en vigueur à la commission scolaire; Considérant que ces demandes sont raisonnables; CE En conséquence, sur proposition de madame Andrée Verreault, il est résolu à l unanimité d approuver les demandes de remboursement de dépenses produites par les s et la Direction générale entre le 24 mai 2011 et le 20 juin INFORMATION 4.1 Travaux d été Monsieur Eric Blackburn, directeur général, présente la liste des contrats qui seront accordés au cours de l été pour des travaux qui seront effectués dans différents établissements de la commission scolaire. 5. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE CE La séance est levée à 17 h 10 sur une proposition de monsieur Alain Gauthier, laquelle est adoptée à l unanimité. Roxanne Thibeault Présidente Me Christine Flaherty Secrétaire générale et directrice des communications 5

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