Acquisition, Déploiement, Hébergement, Intégration et Maintenance d'une solution de Gestion du Temps Médical

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1 CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE BESANÇON Hôpital St Jacques 2 place St Jacques Besançon Cedex Affaire suivie par : Edith Toitot Tél : n Fax : n etoitot@chu-besancon.fr DESCRIPTIF SUCCINCT (D. S.) Acquisition, Déploiement, Hébergement, Intégration et Maintenance d'une solution de Gestion du Temps Médical DATE DE RÉCEPTION DES OFFRES : Réponse souhaitée pour le jeudi 17 février 2005 à 12 h 30. Le présent document comporte 5 pages numérotées de 1 à 5 C:\Mes Documents\Marches Publics\RTT Medicale\Descriptif succinct.frm page n 1

2 OBJET DU MARCHE ARTICLE 1 - OBJET ET CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES DE LA CONSULTATION La présente consultation porte sur l'acquisition, le déploiement, l'hébergement, l'intégration et la maintenance d'une solution de gestion du temps médical. Le déploiement de cette application doit permettre : - de garantir l'application stricte des textes réglementaires concernant la gestion du temps du personnel médical. - d'offrir une ergonomie adaptée à cette catégorie professionnelle. - d'aider les équipes médicales à prévoir et suivre leurs effectifs selon le type et les plages d'activités. - de faciliter de façon fiable les procédures et circuits administratifs de la Direction des Affaires Médicales. - d'assurer une bonne gestion des flux de cette application vis-à-vis de différents processus et notamment la liaison avec le logiciel de paie.? Un cahier des charges techniques sera adressé sur demande. Le marché sera conclu pour une période de déploiement d'environ 6 mois, précédée d'une période de paramétrage et de formation des médecins et de la Direction des Affaires Médicales. Une durée est à prévoir pour satisfaire les exigences d'intégration des différents flux. L'offre devra comprendre une proposition de maintenance annuelle après la première année de garantie. ARTICLE 2 - NOMBRE, NATURE ET MODALITÉS D'ATTRIBUTION DES LOTS La présente consultation comporte les 2 lots suivants : - Lot principal : solution informatique de gestion du temps médical (lien avec le logiciel de paie pour le paiement des plages additionnelles inclus). L'offre distinguera la mise à disposition de l'application, le coût de l'hébergement, le coût de la formation et du paramétrage, le coût de la maintenance évolutive. Le calcul de ce coût (forfait ou fonction de l'effectif médical) sera clairement expliqué.. - Lot additionnel visant l'optimisation des processus en demandant aux candidats de suggérer les contributions applicatives ou organisationnelles qui peuvent être tirées de la ressource informationnelle sur le temps médical. A titre d'exemple, la connaissance du temps médical peut être utilisée pour la programmation de la prise en charge des patients de façon programmée et de façon urgente ; elle peut aussi être utilisée pour la prévision budgétaire en se centrant sur les activités facturables. Ce lot additionnel amènerait les candidats à prévoir un travail en collaboration avec la maîtrise d'ouvrage, l'intégrateur EAI (Software Ag) et l'assistance maîtrise d'ouvrage sur l'approche processus (Apotegm). Ce lot additionnel présente un caractère facultatif autant pour les candidats que pour le CHU puisqu'il est basé sur l'existence de suggestions sous forme d'analyses de processus déjà conçues. L'offre en nombre de jours d'exécution et de déploiement. ARTICLE 3 - DOCUMENTS CONTRACTUELS Le marché est constitué des documents contractuels suivants énumérés par ordre de priorité décroissant C:\Mes Documents\Marches Publics\RTT Medicale\Descriptif succinct.frm page n 2

3 : 1 - La proposition reprenant totalement ou partiellement le descriptif (dans ce cas, la proposition détaillera les différences avec le descriptif initial) qui sera annexée au bon de commande correspondant émis par le CHU. 2 - le cahier des clauses administratives générales (CCAG) applicables aux marchés publics des fournitures courantes et de services. DÉROULEMENT DE LA CONSULTATION ARTICLE 4 - DATE DE RÉCEPTION DES OFFRES Réponse souhaitée pour le jeudi 17 février 2005 à 12h30. ARTICLE 5 - MODALITÉS DE PRÉSENTATION ET DE TRANSMISSION DES OFFRES Les offres seront adressées sous enveloppe et devront parvenir avant les dates fixées à l'article 4 cidessus et seront envoyées au CHU. :? soit par courrier portant la mention, dans le coin supérieur gauche : "Gestion du temps médical" Monsieur Serge Adam Centre Hospitalier Universitaire 2 Place Saint Jacques Besançon Cedex?soit par Fax : ?soit déposées contre récépissé à la du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 13h 45 à 17h45. auprès de l'une des personnes désignées à l'article 12 ARTICLE 6 - GROUPEMENTS ET SOUS-TRAITANCE Le groupement des entreprises candidates est autorisé. Il peut prendre la forme d'un groupement conjoint ou solidaire. La sous-traitance n'est autorisée que pour le lot additionnel d'analyse et de déploiement des processus et n'est pas exclusive d'une cotraitance. ARTICLE 7 - MODALITÉS D'ORGANISATION DES TESTS ET DE LA RECEPTION En ce qui concerne le lot principal, il sera distingué des phases se terminant par : - La mise en ordre de marche (dans le cas où l'application n'est pas téléhébergée). C:\Mes Documents\Marches Publics\RTT Medicale\Descriptif succinct.frm page n 3

4 - La vérification d'aptitude portant sur les principales fonctionnalités s'adressant aux utilisateurs médecins et à la Direction des Affaires Médicales. - La vérification de service régulier après mise en production auprès d'un effectif d'au moins 400 utilisateurs. En ce qui concerne le lot additionnel, celui-ci se concrétise par des livrables concernant la qualification et la modélisation des processus et un dossier de connectabilité au bus EAI (EntireX de SoftwareAg) avec exécution d'un prototype sur un serveur test. ARTICLE 8 - JUGEMENT DES OFFRES Le choix sera effectué selon les critères de sélection suivants, classés par ordre décroissant d'importance (facultatif) : " la couverture fonctionnelle de l'application principale proposée, " l'architecture technique proposée (préférence pour les solutions webisées), " l'ergonomie et l'adaptation aux usages du corps médical, " le prix de la mise à disposition de l'application et le coût d'hébergement et de maintenance sur 5 ans et les conditions de révision de ce prix au terme des 5 ans ainsi que les conditions de facturation de l'usage d'une hot-line, " les références hospitalières de gestion du temps médical et l'existence d'un club utilisateurs hospitalier, " les compétences en terme d'intégration, " les facilités d'accès et de déploiement, " la performance et les temps de réponses sur la base de tests officialisés du fournisseur. Au vu de ces critères, l'offre économiquement la plus avantageuse sera retenue. ARTICLE 9 : COMMUNICATION DES RÉSULTATS Tous les candidats, retenus ou non, seront avisés des résultats de la consultation. PRIX ET RÈGLEMENT ARTICLE 10 - DÉTERMINATION DES PRIX Les prix sont réputés comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres, frappant obligatoirement la prestation. Ils sont formulés en faisant bien apparaître les parties forfaitaires et éventuellement le prix unitaire de journée-homme ou de journée-groupe en formation. Le marché sera libellé en euros. ARTICLE 11 - MODE DE RÈGLEMENT DU MARCHÉ Le mode de règlement du CHU est le virement administratif. Le délai de paiement est de 50 jours. C:\Mes Documents\Marches Publics\RTT Medicale\Descriptif succinct.frm page n 4

5 En cas de dépassement, le taux des intérêts moratoires applicables sera le taux légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts ont commencé à courir. ARTICLE 12 : RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES Pour obtenir tout renseignement complémentaire qui leur serait nécessaire en vue de répondre à la présente consultation, les candidats pourront contacter : Serge Adam, directeur du système d'information ou Daniel Jeannoutot, analyste programmeur Centre Hospitalier Universitaire 2 place Saint Jacques BESANÇON CEDEX Téléphone : ou Télécopie : Messagerie électronique : serge-adam@chu-besancon.fr ou djeannoutot@chu-besancon.fr Fait à le Fait à le Nom et signature du titulaire du marché Nom et signature du Directeur du Système d'information C:\Mes Documents\Marches Publics\RTT Medicale\Descriptif succinct.frm page n 5