Cahier des charges des stands CNR du 6 février 2016

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1 Cahier des charges des stands CNR du 6 février 2016 La soirée du Comité des Saveurs se déroulera au Parc des Exposition de Reims, avenue Henri Farman à Reims, hall Maryse Bastié Chacune des 17 Régions 41 bénéficiera d un stand de 6 m sur 3 m constitué de tables et de parois pleines sur lesquelles les Régions pourront communiquer et s exprimer de diverses façons en respectant les conditions imposées par Reims Evènements, propriétaire des lieux. Pour ne pas endommager les stands (dont vous êtes responsables, voir la charte des stands de Reims Evènements), il est fortement conseillé de ne pas utiliser des moyens de fixation qui laisseraient une trace tels que clous, vices, agrafes, colles Chaque stand est éclairé par 3 spots halogènes, et dispose d une arrivée en électricité, en annexe vous nous préciserez vos besoins en termes de puissance nécessaire. Un camion frigorifique sera mis à disposition dès le vendredi à partir de 10 h pour y déposer les victuailles et autres produits périssables. Ce camion stationnera sur le parking du Novotel de Reims Tinqueux le vendredi et à partir du samedi 15 h 00 dans les locaux du parc des Expositions. L aménagement des stands se fera à partir du samedi 6 février 2016 de 15 h 00 à 19 h 00 L ouverture des portes de la Soirée des Saveurs aura lieu à 20 h 00 Un large parking dans l enceinte du parc pourra accueillir les participants. A leur arrivée les participants trouveront un vestiaire à l accueil. Le champagne offert à l arrivée à tous les participants sera aussi disponible auprès du producteur et un stand vendant ce champagne sera à la disposition de ceux qui désireraient en acquérir pour remporter dans leur Région. C est aussi le champagne proposé en annexe du bulletin d inscription avec les verres commémoratifs.

2 Informations sur le timing de la soirée. A leur arrivée, les participants trouveront un vestiaire à l accueil. Le Champagne sera offert à tous les participants et pour ceux qui n auraient pas commandé leur verre lors de l inscription, des verres seront en vente à l accueil. Le champagne sera aussi disponible auprès du producteur pour ceux qui désireraient en acquérir pour remporter dans leur Région. Ce champagne est proposé en annexe du bulletin d inscription avec les verres commémoratifs. L apéritif sera animé par la fanfare des Veilles Boules, Street Band des étudiants en médecine. A l issue de l apéritif vers 21 heures, les Présidents de la 15ième Région et de l organisation du Comité des Saveurs accueilleront les Officiels. Le Président National, Alain Milcendeau, prendra la parole et à l issue de son intervention ouvrira la Soirée des Saveurs. Le Maire de Reims et Catherine Vautrin, présidente de Reims Métropole, prendront également la parole dans l éventualité de leur présence. A ce moment seulement, les Régions pourront ouvrir leur stand. La soirée sera aminée par l orchestre Seventy Miles au rythme de rocks and roll endiablés à partir de 22 h 00 jusqu à 2 h 00. La soirée prendra fin impérativement à 02 heures et les Régions devront avoir nettoyé et quitté leur stand pour 03 heures dernier délai.

3 Besoins et demandes des exposants Promotion d un futur événement (CN, AG, Trophée, anniversaire ) Animation sur le podium de quel type, (danse, chorale ).... Pour combien de minutes : Besoin d un micro :..oui non.. D une bande son :.oui non Autres besoins :... Eventuelles autres informations à transmettre par les organisateurs :.. Information sur la puissance électrique nécessaire : Four électrique en kw Micro-onde..en kw Pompe à bière..en kw Plaques électriques en kw Bouilloire électrique en kw Autre appareil : nom puissance en kw Fourniture par les organisateurs de : Pain : indiquez le nombre de baguettes:. Eau minérale plate (bouteille de 1,5 l ): Sacs poubelles100 litres Balais & pelles, éponges, Signalétique A retourner avec la charte des exposants signées à : Monsieur Paul-Martin WILHELEM 17 grande rue Combles en Barrois. Ce document et son chèque doivent nous parvenir avant le 31 décembre 2015 impérativement, pour être pris en compte.

4 Charte des Stands Exposants Article 1 : objet de la Charte Cette présente charte est conclue dans le cadre du CNR 2016 organisé par la Région 15 du Club 41 Français et a pour but de présenter une Région 41 au cours de la soirée du samedi 6 février Elle s inspire largement de la charte appliquée par la Table Ronde française. Chaque stand devra avoir un responsable unique et désigne plus bas. Ce responsable se verra remettre une accréditation lui permettant avec une seule voiture par Région d accéder au parking pour le montage et le démontage du stand ainsi qu à l accès au camion frigorifique pour y déposer ses victuailles. Article 2 : lieu de la manifestation La Soirée des Saveurs organisée par les diverses Région 41 aura lieu au Parc des Exposition de Reims, avenue Henri Farman, hall Maryse Bastié, entrée B. Article 3 : Répartition des Stands La répartition des stands est décidée par les organisateurs, après avis du Président de la 15ième Région, du Président de l ACN2R et du Président National. Toute demande particulière devra être formulée avant le 31 décembre 2015 Chaque stand sera signalé par un élément graphique indiquant le numéro de la Région et chaque Région devra s identifier aux yeux des participants par des panneaux, bannières, étendards d affichage et autres fanions Article 4 : Horaires d accès L accès à la salle pour l installation du stand se fera le samedi 6 février 2016 à partir de 15 h 00 et jusqu à 19 h 00. Après 19 h 00 seul le responsable du stand sera autorisé à rester dans la salle du Comité des Saveurs et il sera responsable de l ouverture de son stand après le coup d envoi donné par le Président National.

5 Article 5 : Responsabilité Les stands seront rendus propres et non dégradés. Une caution de 500 euros non encaissée sera demandée à chaque Région et le responsable du stand se porte garant du remboursement aux organisateurs des frais éventuels de remise en état ou de nettoyage s il y a lieu. Article 6 : les contraintes Toute installation en dehors des limites du stand devra faire l objet d une demande par mail en précisant la nature de cette installation. Voir fiche des besoins et demandes des exposants. Les stands mesurent 6 m par 3 m et pourront évoluer suivant les possibilités et contraintes formulées par Reims Evénements. Les stands sont équipés de quatre tables de 1.40 m x.080 m disposées en façade et séparés par des cloisons opaques sur le fond et les côtés du stand et de 4 chaises. Les stands peuvent recevoir des habillages de décors personnalisés à fixer sur les panneaux. La sécurité oblige à l emploi des matériaux constitutifs des décors à être non-inflammables, classés M1. La fixation de ces éléments de décors devra se faire sans avoir recours à des clous, vices, agrafes ou colles qui pourraient endommager les parois des stands ou de la salle elle-même. Tout moyen non destructeur tel que la ficelle, la patafix seront recherchés. Sont formellement interdits les appareils électriques tels que friteuses, grill électrique, barbecue et tout appareil au gaz. Il ne doit pas y avoir de dégagements de fumée ni d odeurs de friture. Les sonos individuelles sont aussi interdites. Sont autorisés les appareils suivants : four électrique, micro-onde, pompe à bière, planques électriques. L usage d autres postes de distribution d électricité que celui attribué à chaque Région est interdit. Il est formellement interdit de boucler ou d obstruer les issues de secours et de bloquer les postes d incendie. Toute personne présentant des signes d imprégnation alcoolique pourra faire l objet par les agents de sécurité d une expulsion. Le responsable de chaque stand veillera à ne pas délivrer de boissons au-delà du raisonnable.

6 Article 7 : Fin de Stand Les stands devront être débarrassés avant 03 h 00. Les stands devront être rendus propres et nettoyés. Dans le cas contraire, la caution en partie ou en totalité pourra être conservée par les organisateurs pour pallier à la carence des Régions défaillantes. Et le coût réel du nettoyage et de la remise en état seront supportés par la Région défaillante. Des poubelles seront prévues et mises à disposition. Les cartons, papiers, assiettes, gobelets, nourriture non consommable, boissons entamées, autocollants et tout autre objet devront être débarrassés. La nourriture consommable et non entamées fera l objet de redistribution auprès d organisme ad hoc, des containers seront mis à disposition pour cela. Les décors et matériels utilisés par les Régions seront débarrassés. Article 8 : bonne conduite Les organisateur se réservent le droit de demander aux agents de sécurité de mettre dehors toute personne dont le comportement ne correspondrait pas à une conduite relevant de la plus simple dignité ou toute personne ivre qui ne saurait plus contenir son agressivité envers les personnes ou le matériel. Avant d en arriver à ces extrémités nous comptons sur les membres de chaque Club ou Région pour être attentif à de tels égarements.

7 Engagement à cette charte Nom et numéro de la Région et ou du club prenant possession du stand Nom du Responsable du stand.. Je m engage à indemniser la Région 15 organisatrice du CNR 2016 si mon stand n est pas rendu propre et sans dégradation. J accepte les conditions de la convention signée par les organisateurs avec Reims Evénement, propriétaire des locaux, consultables sur le site Le responsable de Stand (signature, nom et prénom) A retourner avec la fiche besoins et demandes des exposants à : Monsieur Paul-Martin WILHELEM 17 grande rue Combles en Barrois. Ce document ainsi que les «besoins et demandes des exposants» doivent nous parvenir avant le 31 décembre 2015 impérativement, pour être pris en compte. Le chèque de caution de 500 Euros à l ordre de ACN2R CLUB 41 doit être joint (non debité).