MOORE, Mme France, secrétaire d assemblée. FRENETTE, Mme Marjorie VACHON, M. Michel

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1 PROCÈS-VERBAL DE LA CINQUANTE-SEPTIÈME (57 E ) RÉUNION RÉGULIÈRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DES ETCHEMINS, TENUE LE 20 NOVEMBRE 2012, À 19 HEURES, AU CENTRE ADMINISTRATIF (SALLE MULTIFONCTIONNELLE, 1 ER ÉTAGE) Présences : BAILLARGEON, M. Nelson BÉLANGER, Mme Gaétane BERNARD, Mme Catherine BOILARD, Mme Nancy CHABOT, Mme Nathalie GAGNON, M. Harold GAGNON, M. Hervé GOUDREAU, Mme Pascale GUAY, M. Jean-Marc LABBÉ, Dre Paule LAFLAMME, Mme Lucie PLANTE, M. Serge POULIOT, M. Pierre VAILLANCOURT, M. Jean-Claude MOORE, Mme France, secrétaire d assemblée Absences motivées: FORTIER, Mme Sherley FRENETTE, Mme Marjorie VACHON, M. Michel 1. OUVERTURE DE L ASSEMBLÉE La présidente souhaite la bienvenue aux administrateurs et aux administratrices, constate le quorum et déclare l assemblée ouverte. Résolution # ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Il est proposé, appuyé et résolu à l unanimité d adopter l ordre du jour du 20 novembre 2012 avec l ajout suivant : 10.2 Rendez-vous des dirigeants de la santé et des services sociaux. L ordre du jour ainsi modifié est adopté à l unanimité. 3. PROCÈS-VERBAL ADOPTION Résolution # Adoption du procès-verbal de la 56 e réunion régulière tenue le 16 octobre Suivi Il est proposé, appuyé et résolu à l unanimité d adopter le procès-verbal du 16 octobre 2012 sans modification. Aucun. 4. AFFAIRES PROFESSIONNELLES Aucune. 5. AFFAIRES CLINIQUES Aucune.

2 6. AFFAIRES ADMINISTRATIVES 6.1 Qualité des soins et services Gestion des risques Tableau de bord Période 7 (20 octobre 2012) La présidente invite Mme Isabelle Jacques, conseillère en prévention et contrôle des infections et conseillère clinicienne en soins infirmiers. Mme Jacques salue l assemblée. Elle présente les données pour la période 7, soit du 1 er avril au 20 octobre 2012, concernant les infections nosocomiales : SARM (Staphylococcus Aureus Résistant à la Méthicilline), ERV (Entérocoques Résistants à la Vancomycine) et Clostridium difficile. Elle donne des explications en lien avec les commentaires associés aux données présentées. Il n y a eu aucune éclosion d influenza, de gastro-entérite et de Clostridium difficile pendant cette période. Elle mentionne que la campagne de vaccination antigrippale est présentement en cours et elle recommande le vaccin. À ce jour, il y a environ 26% des employés qui ont été vaccinés, légère hausse comparativement à l an dernier. Chez la population, le pourcentage de vaccination est égal ou supérieur à celui de l an dernier. Les données réelles seront disponibles lors de la fin de la campagne de vaccination. Elle donne des explications concernant les plaies de pressions acquises en cours de séjour, à l admission ou lors d un retour d hospitalisation et les commentaires associés aux données. Il y a eu 35 contentions en centre d hébergement physique, soit 20 usagers sur 103, ce qui représente 19%. Il y a eu une diminution de 11% par rapport à la même période de l année Il n y a pas utilisation de contentions dans les autres installations du CSSSE. La présidente remercie Mme Jacques pour ces informations et invite Mme Catherine Bernard, gestionnaire des risques. Mme Bernard salue l assemblée et mentionne qu il y a deux tableaux comparatifs, année et , pour la même période. La légende de couleurs explique les événements où il y a eu amélioration, détérioration ou stabilité. Elle mentionne que le nombre total d événements est en augmentation. Au niveau des chutes, c est stable. Par contre, il y a eu deux chutes de gravité I qui ont entrainé deux décès. Les erreurs de médicaments sont en hausse malgré toutes les mesures qui ont été mises en place et la sensibilisation qui a été faite auprès du personnel. Il y a également une hausse quant aux erreurs de test diagnostique. La directrice générale demande à Mme Bernard d informer les administrateurs et les administratrices des nouvelles mesures qui seront mises en application le 3 décembre prochain concernant les erreurs de médicaments. Mme Bernard mentionne qu il y a un comité opérationnel de gestion des risques qui a un sous-comité d évaluation des événements indésirables liés aux médicaments qui évalue les erreurs de médicaments et qui a constaté que les erreurs de médicaments sont souvent répétées par les mêmes employés. Le sous-comité d évaluation a proposé des mesures administratives qui ont été acceptées par le comité de gestion des risques. En voici les grandes lignes : lors de la première erreur de médicament, l employé concerné sera rencontré par le gestionnaire responsable qui lui fera des recommandations; lors de la deuxième erreur, l employé sera rencontré une deuxième fois par le gestionnaire qui lui remettra une lettre rappelant les faits et recommandations antérieurs, dont une copie sera déposée au dossier de l employé; lors de la troisième erreur, l employé fera l objet de mesures administratives et selon la gravité, cela pourrait aller jusqu à la suspension et un avis à son ordre professionnel; pour toute situation jugée majeure ou inacceptable, il pourrait y avoir suspension dès la première erreur. Mme Bernard répond aux questions des administrateurs et des administratrices. La présidente remercie Mme Bernard. Etchemins tenue le 20 novembre 2012, à 19 heures, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 2

3 7. AFFAIRES FINANCIÈRES ET SERVICES TECHNIQUES Résolution # Ratification des actes des administrateurs du comité de vérification pour la rencontre du 14 juin 2012 la rencontre du comité de vérification tenue le 14 juin 2012; le règlement du comité de vérification qui stipule que le comité doit rendre compte du contenu de chaque rencontre du comité de vérification au conseil d administration; que pour ce faire, tous les procès-verbaux du comité de vérification sont déposés au conseil d administration pour ratification; de ratifier les actes des administrateurs de la rencontre du comité de vérification tenue le 14 juin AFFAIRES DES RESSOURCES HUMAINES ET INFORMATIONNELLES 8.1 Absentéisme État de situation après 7 périodes La présidente invite M. Martin Veilleux. M. Veilleux salue l assemblée et mentionne qu antérieurement, il y avait présentation des données concernant l absentéisme environ deux fois par année. Il mentionne que cette année, les données en assurance salaire représentent un défi pour l établissement. Par contre, il y a eu une amélioration à la période 7. Il présente un tableau comparatif des données de 2009 à ce jour. Les périodes les plus coûteuses pour l établissement se ressemblent d années en années. Au 16 novembre dernier, il y avait 30 employés en assurance salaire. Il précise les catégories et le nombre de dossiers pour chacune d entre elles : médecine, chirurgie, musculo-squelettique, blessure physique, santé psychologique reliée ou non au travail. En réponse aux questions des administrateurs, M. Veilleux mentionne : qu il n a pas la moyenne d âge du personnel pour les années 2009, 2010, 2011 et 2012, il pourrait transmettre cette information à la prochaine présentation; le pourcentage, aux environs de 7,69%, est en lien avec les heures travaillées; 40% des absences en assurance salaire sont pour des raisons de santé psychologique. Concernant la CSST, les données sont bonnes, le pourcentage est aux environs de 1,3%. M. Veilleux donne des explications et répond aux questions : le nombre de dossiers CSST a une incidence sur le taux de cotisation; année 2011, très mauvaise année, il y avait eu plusieurs petits accidents; après deux ans de CSST, le dossier est transféré à un assureur privé, ce qui veut dire qu après 15 à 18 mois de prestations, le dossier doit être suivi encore de plus près en préparation de la réintégration au travail ou du transfert; la prime annuelle pour l établissement est aux environs de $ sur 20 millions, ce qui représente environ 2% de la masse salariale; les primes de la CSST sont en fonction de l historique de l établissement pour 75% de la facture; l assurance salaire défraie 70% du salaire et est imposable tandis que la CSST rembourse 80% du salaire et est non imposable; M. Deblois explique qu il y a un plafond à atteindre pour le calcul de la cotisation et lorsqu il est atteint, l établissement n est pas pénalisé même s il y a des dossiers très coûteux. L assignation temporaire, c est d utiliser les employés dans des fonctions qu ils peuvent exercer afin de faciliter leur retour au travail. Etchemins tenue le 20 novembre 2012, à 19 heures, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 3

4 Les données sont bonnes, au 6 novembre dernier, il y avait cinq dossiers actifs, parmi ceux-ci, trois employés étaient en réaffectation et un employé n était pas en état d être assigné. La présidente remercie M. Veilleux pour ces informations. Résolution # CSST Choix de limite 2013 M. Veilleux résume le contenu de la lettre de Mme Marcoux, conseillère principale en gestion de la présence au travail à la firme Gestion dossiers santé et sécurité, concernant son analyse du dossier financier CSST et les scénarios possibles dans le but de déterminer la limite par réclamation pour l année Parmi les quatre scénarios proposés, il explique le scénario qui tient compte du coût moyen des réclamations actives des cinq dernières années pour lequel il serait avantageux de maintenir la limite de 1.5 comme par le passé. Toutefois, un deuxième choix pourrait être judicieux. Il s agit de la limite 6. Cette recommandation s appuie sur les taux personnalisés qui sont inférieurs aux taux de l unité, démontrant de bonnes pratiques de gestion. L écart entre la limite de 1.5 et 6 représente une économie de plus de $ sur la facture. Ce qui veut dire que si la décision des administrateurs et des administratrices est d opter pour la limite de 6, par prévention, l établissement devra mettre en place une réserve de $ considérant que le coût de la facture sera moindre mais le risque plus grand. M. Veilleux donne des exemples pour faciliter la compréhension et la prise de décision et répond aux questions avec la participation de M. Roby Deblois : explication sur la limite qui s applique sur le taux réel; l incidence des dossiers à long terme; l établissement paie le salaire des employés en assignation temporaire, donc aucune somme imputée au dossier CSST de l établissement; les coûts en CSST, environ 1% des heures travaillées, sont le double des coûts en assurance salaire. Un tour de table est fait pour connaître la décision de chaque administrateur et administratrice. La majorité a décidé de maintenir la limite de 1.5 comme par le passé. CSST - autorisation de signature ATTENDU QU il y a lieu d autoriser une personne à signer pour et au nom du Centre de santé et de services sociaux des Etchemins le formulaire «Attestation du choix de limite par lésion - Employeur - Ajustement rétrospectif 2013» pour les établissements publics de services de santé et services sociaux et à communiquer ce choix à la CSST; d autoriser M. Martin Veilleux, directeur des ressources humaines et informationnelles par intérim, à signer, pour et au nom du Centre de santé et de services sociaux des Etchemins, le formulaire «Attestation du choix de limite par lésion Employeur - Ajustement rétrospectif 2013» pour les établissements publics de services de santé et services sociaux pour l année de tarification 2013 et à communiquer ce choix à la CSST. Cette résolution entre en vigueur immédiatement. 9. AFFAIRES DE LA GOUVERNE Résolution # Planification stratégique La directrice générale mentionne que l exercice est terminé et que le document qui a été déposé en est le résultat. Elle fait une rétrospective de la démarche suite au mandat que le conseil d administration lui avait confié au printemps dernier. Etchemins tenue le 20 novembre 2012, à 19 heures, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 4

5 Suite à la visite d agrément en févier 2012 et à la recommandation d Agrément Canada de refaire la planification stratégique, le conseil d administration avait choisi de faire une révision de la planification stratégique en cours à ce moment-là. Des démarches ont été entreprises et le mandat a été confié à la firme CIM Conseil en immobilisation & management inc. La firme a pris connaissance de la littérature disponible pour valider les besoins de la population des Etchemins, soit le document «Caractérisation des communautés», données populationnelles en santé publique en Chaudière-Appalaches, le rapport annuel de l établissement, les projets cliniques qui n ont pas subi de grandes variations depuis 2010, la planification stratégique du MSSS et de l Agence régionale. La firme a consulté des personnes individuellement et des groupes : la directrice générale du CSSSE; les cadres supérieurs du CSSSE; Dre Paule Labbé, chef du département de médecine générale; Dre Caroline Landry, présidente du CMDP; Mme Huguette Giroux, directrice générale du CSSS de Beauce et Mme Marie- Claude Bélanger qui a remplacé Mme Giroux; M. Raymond Coulombe, directeur général du CSSS Alphonse-Desjardins; l exécutif du conseil d administration en présence de la directrice générale; la Table des maires de la MRC des Etchemins; la Table des organismes communautaires des Etchemins. En septembre dernier, la firme a animé une journée de réflexion avec l ensemble des gestionnaires du CSSSE sur la vision organisationnelle (mission vision valeurs). Après toutes ces consultations, le fruit de tout ce travail se retrouve dans le document présenté ce soir. La directrice générale propose au conseil d administration un exercice d appropriation de la planification stratégique lors d une journée lac-à-l épaule à laquelle se grefferont d autres activités, entre autres, l autoévaluation du conseil d administration. Les administrateurs et les administratrices mentionnent que le meilleur moment serait en janvier ou en février. À la réunion de décembre, la directrice générale proposera des dates en janvier ou en février Elle propose de faire le même exercice avec le comité de direction et les cadres intermédiaires et de diffuser la planification stratégique à l interne et à l externe, Agence régionale, partenaires, site Internet du CSSSE, etc. Par la suite, il y aura élaboration d un plan d action annuel. PLANIFICATION STRATÉGIQUE la démarche d agrément, programme conjoint Agrément Canada et Conseil québécois d agrément, et la visite qui s est déroulée du 12 au 16 février 2012; les commentaires des visiteurs d Agrément Canada sur le processus de planification stratégique qui s est déroulé en 2009; les nombreux changements, tant au niveau des administrateurs, des cadres que des employés; la présentation du rapport préliminaire produit par Agrément Canada à la séance régulière du conseil d administration qui s est tenue le 21 février 2012; la décision de la direction et du conseil d administration de débuter un processus afin de réviser la planification stratégique, et ainsi de s assurer qu elle répond aux besoins de la population, qu elle est en lien avec les planifications stratégiques du MSSS et de l Agence régionale; Etchemins tenue le 20 novembre 2012, à 19 heures, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 5

6 la démarche de révision et les diverses consultations réalisées dans les derniers mois en collaboration avec la firme CIM Conseil en immobilisation & management inc. et la production du document final pour adoption par le conseil d administration à la séance régulière du 20 novembre 2012; d adopter la planification stratégique telle que présentée; d autoriser la directrice générale, par les différentes instances internes, à en faire une diffusion adéquate auprès de son personnel, de ses partenaires du réseau local et de ses collaborateurs afin d assurer la continuité de l exercice et la poursuite de l évolution de l établissement selon des orientations prometteuses pour l avenir. Elle propose une motion de remerciements pour le CLD des Etchemins qui a prêté un CD de photos des Etchemins dont certaines ont été utilisées pour la planification stratégique. Résolution # Il est proposé, appuyé et résolu à l unanimité d adopter une motion de remerciements à l égard du CLD des Etchemins pour le prêt de photos de la région des Etchemins dont certaines ont été insérées dans la planification stratégique du CSSS des Etchemins. Résolution # Nomination d un membre au conseil d administration Collège de désignation «Comité des usagers» La présidente mentionne que Mme Gaétane Roberge, présidente du comité des usagers, a été recommandée pour remplacer M. Guy Lavoie sur le conseil d administration du CSSS des Etchemins. NOMINATION D UN MEMBRE AU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DES ETCHEMINS la résolution adoptant la démission de M. Guy Lavoie à titre de représentant du collège de désignation «Comité des usagers»; la recommandation unanime du Comité des usagers des Etchemins à l effet de nommer Mme Gaétane Roberge pour représenter le comité des usagers au conseil d administration du CSSS des Etchemins en remplacement de M. Lavoie; que Mme Gaétane Roberge possède les qualités requises pour être membre du conseil d administration du CSSS des Etchemins au même titre que celui qu elle remplace; De nommer Mme Gaétane Roberge à titre de représentante du collège de désignation «Comité des usagers» sur le conseil d administration du CSSS des Etchemins en remplacement de M. Guy Lavoie; De mandater la directrice générale pour informer l Agence de la santé et des services sociaux de Chaudière-Appalaches de cette nomination. 10. AFFAIRES DIVERSES 10.1 Anniversaire d une administratrice La présidente, la directrice générale et l assemblée souhaitent joyeux anniversaire à Mme Sherley Fortier, absente ce soir, qui a célébré son anniversaire en début novembre. Etchemins tenue le 20 novembre 2012, à 19 heures, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 6

7 10.2 Rendez-vous des dirigeants de la santé et des services sociaux Suite à l invitation de M. Jacques Cotton, sous-ministre au MSSS, les présidentsdirecteurs généraux des agences, les directeurs généraux et les présidents des conseils d administration et des associations d établissements ont participé au «Rendez-vous des dirigeants de la santé et des services sociaux» qui s est tenu le 15 novembre dernier à Laval. Mme Goudreau n a pas pu y participer. La directrice générale fait un bref compte rendu du déroulement de la journée. Les ministres viennent à tour de rôle nous présenter leurs priorités. Le nouveau ministre de la Santé et des Services sociaux, M. Réjean Hébert, est venu présenter ses priorités. Il est très orienté vers le développement d une première ligne de soins forte et accessible et une adaptation à la réalité du vieillissement de la population qui se fera par les soins et services à domicile de même que par la mise en place d une assurance autonomie. Il a parlé également du programme négligence, du rapport de la commission parlementaire sur mourir dans la dignité, de la situation budgétaire pour le réseau de la santé d ici le 31 mars 2013 et des compressions budgétaires. 11. DOCUMENTATION GÉNÉRALE Aucune. 12. PÉRIODE DE QUESTION M. Harold Gagnon aimerait avoir des informations de M. Huard concernant le dossier de transport dans les Etchemins. M. Huard mentionne qu il participera à une rencontre à ce sujet à la fin novembre avec M. Roby Deblois. Il sera en mesure de donner de l information à la prochaine réunion. M. Jean-Marc Guay, qui a participé au comité de sélection le 31 octobre dernier, pour combler le poste de directeur des soins infirmiers et des programmes santé physique et services généraux, s informe à savoir si la personne a été choisie. La directrice générale mentionne qu il y avait trois candidats qui avaient été retenus, deux ont été rencontrés en entrevue et un s est désisté. Elle mentionne qu un candidat a été retenu mais qu elle ne peut pas dévoiler son nom ce soir étant donné qu il reste des éléments à finaliser avec la Direction des ressources humaines. Dès qu elle pourra dévoiler son nom, elle le fera par courrier électronique ou par téléphone auprès des administrateurs et des administratrices et présentera sa nomination à la réunion de décembre prochain. 13. PROCHAINE RENCONTRE MARDI 18 DÉCEMBRE 2012 La présidente informe que la réunion du comité de vérification a été devancée au 11 décembre La prochaine rencontre se tiendra le mardi 18 décembre 2012 à 17 heures pour se terminer aux environs de 18 h 30 et sera suivie d un souper à la salle polyvalente du centre de jour. 14. LEVÉE DE LA 57 E RÉUNION RÉGULIÈRE L ordre du jour étant épuisé, sur proposition dûment appuyée, il est résolu de lever l assemblée à 20 h 30. Pascale Goudreau Présidente Lucie Laflamme Secrétaire Etchemins tenue le 20 novembre 2012, à 19 heures, au centre administratif (salle multifonctionnelle, 1 er étage) 7