RAPPORT D OBSERVATIONS DEFINITIVES

Transcription

1 Date d envoi à fin de notification : 28/08/2013 Date de communicabilité : 27/09/2013 ROD.0572 RAPPORT D OBSERVATIONS DEFINITIVES Commune de Wambrechies (Département du Nord) SUIVI DE LA REPONSE DE L ORDONNATEUR 14, rue du Marché au Filé Arras cedex Téléphone : Télécopie :

2 SOMMAIRE SYNTHESE... 3 RECOMMANDATIONS... 4 I. PROCÉDURE... 5 II. OBSERVATIONS DEFINITIVES... 5 I - FIABILITÉ DES COMPTES... 5 A - Les anomalies affectant la fiabilité des comptes L amortissement Une comptabilisation des opérations sous mandat à régulariser Les lacunes dans le suivi des immobilisations... 6 a - L absence de concordance des documents... 6 b - La comptabilisation des plus ou moins-values Un budget annexe «Port de plaisance» qui ne reprend pas toutes les dépenses relatives au port... 7 B - Les conditions du contrôle interne Une absence de partenariat formalisé entre la commune et le comptable public Une absence de contrôle des régies par l ordonnateur Un délai global de paiement qui paraît respecté Une comptabilité analytique qui pourrait être mieux exploitée... 8 II - UNE SITUATION FINANCIÈRE FRAGILE... 9 A - Evolution de l équilibre de la section de fonctionnement Les recettes de fonctionnement Des charges de gestion peu rigides Une capacité d autofinancement nette fortement grevée par les remboursements d emprunt B - Des dépenses d équipement qui paraissent repartir à la hausse en Un endettement élevé mais en décroissance, et géré avec prudence Des investissements financés en partie par prélèvement sur fonds de roulement qui se réduit Un recours aux placements de trésorerie Un pilotage pluriannuel des investissements C - Un débat d orientation budgétaire qui devrait être approfondi III - UNE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES QUI PEUT ÊTRE AMÉLIORÉE A - Un écart entre postes ouverts et postes pourvus B - Un régime indemnitaire dont les plafonds réglementaires sont parfois dépassés L indemnité d exercice des missions des préfectures (IEMP) L indemnité d administration et de technicité (IAT) C - Des véhicules de service dont l usage pourrait être mieux contrôlé D - Une gestion prévisionnelle des ressources humaines insuffisante E - Le non-respect de l obligation d emploi des travailleurs handicapés IV - DES ACHATS PUBLICS INSUFFISAMMENT COORDONNÉS A - Un guide des procédures d achat trop succinct et non actualisé B - Le contrôle de la passation des marchés C - Une organisation qui n est pas coordonnée au sein de la commune V - UNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE QUI DEVRAIT ÊTRE CLARIFIÉE /23 -

3 Synthèse Depuis 2008, la commune de Wambrechies, eu égard à la dégradation de sa situation financière, a adopté une gestion prudente : elle a maîtrisé ses dépenses de personnel et s est abstenue de souscrire des emprunts structurés à risque. Elle a également limité ses investissements, du fait d une capacité d autofinancement qui permet pour l instant le seul remboursement de la dette, d un accès restreint au crédit dans le contexte financier et bancaire actuel et de l absence de réserve d actif à céder pour financer de nouveaux projets. Ainsi, malgré un pilotage pluriannuel, elle a annulé ou ajourné certains investissements. La chambre ne peut que mettre en garde la commune sur le risque que représente la reprise, en 2011, des dépenses d investissement, sans que leur financement pérenne soit assuré. La commune devra tenir compte de cette situation lors d un prochain débat d orientation budgétaire sur les investissements éventuels et les financements s y afférent. D une manière générale, l information du conseil municipal au travers du compte administratif n est pas suffisante ; les documents annexes qui l accompagnent mériteraient d être renseignés de manière plus exacte : ces constatations portent, à titre indicatif, sur l état des effectifs, la situation patrimoniale et la concession du «port de plaisance» retracée dans un budget annexe. L organisation des services n est pas optimale. Au cours des quinze dernières années, en effet, la commune a fait le choix de fonctionner sans direction générale des services, c est-à-dire sans un pivot de l organisation permettant d assurer le pilotage des missions et des politiques, la coordination des services, l évaluation et la priorisation et l arbitrage dans les choix de gestion et la responsabilisation de chaque échelon de la structure. Au regard du développement et de l accroissement de la population de la commune et de la complexité de gestion consécutive à cette évolution, se pose la question de la pérennité du choix effectué au milieu des années 1990 et de la pertinence de la confusion constatée et pas toujours optimale des fonctions stratégiques et opérationnelles, des fonctions politiques et administratives. Une nouvelle organisation administrative permettrait de clarifier les rôles et responsabilités de chacun. Le manque d organisation et de coordination entre les services est sans doute à l origine des manquements constatés par la chambre. En particulier, les règles du code des marchés publics n ont pas été respectées pour l achat de véhicules ; les plafonds de certaines primes versées aux agents ont été dépassés. Des procédures mieux formalisées et coordonnées pourraient ainsi permettre d améliorer la sécurité juridique des décisions prises. - 3/23 -

4 Recommandations Réalisée En cours de réalisation Non réalisée Recommandations mises en œuvre : 1. Régulariser les conditions d attributions des primes. 2. Améliorer la comptabilisation des amortissements en application de la délibération prise en Rapprocher le nombre de postes ouverts et de postes pourvus. Recommandations à mettre en œuvre: 4. Fiabiliser l annexe budgétaire IV-C1 du compte administratif. 5. Tenir à jour les carnets de bord des véhicules de service. 6. Etablir des fiches de poste et un plan de formation. 7. Améliorer le taux de recrutement des personnes handicapées. 8. Mettre en œuvre une procédure de marché conforme pour la location ou l acquisition de véhicule. 9. Actualiser et compléter le guide interne des procédures de marché. 10. Revoir l organisation de la commande publique pour plus de sécurité juridique et d optimisation de l achat. 11. Régulariser les opérations contenues au compte 458 «Opérations d investissement sous mandat». 12. Procéder à l actualisation de l état de l actif et de l inventaire. 13. Tenir de façon plus exhaustive la comptabilité du budget annexe «Port de plaisance». 14. Conclure avec la trésorerie une convention de partenariat répondant aux besoins de fiabilisation de la comptabilité communale. 15. Prévoir le renouvellement et la mise à niveau du logiciel de gestion patrimoniale. 16. Définir et formaliser les modalités de contrôle des régies qui incombent au maire. 17. Valoriser la comptabilité analytique pour un meilleur suivi de la situation budgétaire en cours d année. 18. Fixer un organigramme qui conduise à une meilleure coordination de l action administrative. - 4/23 -

5 I. PROCÉDURE L examen de la gestion de la commune de Wambrechies, conduit en application des dispositions de l article L du code des juridictions financières, a porté sur la période courant à partir de l année L entretien préalable, prévu aux articles L et R du code des juridictions financières, s est déroulé le 18 juin 2012 avec l ordonnateur. Lors de sa séance du 13 juillet 2012, la chambre a formulé des observations provisoires qui ont été transmises au maire de la commune, qui y a répondu par courrier du 21 novembre Après examen de cette réponse, la chambre a, le 13 mai 2013, arrêté des observations définitives, objet du présent rapport. II. OBSERVATIONS DEFINITIVES Wambrechies, située à 7 km au nord de Lille, comptait habitants en 2009, selon les données de l Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE). La construction de nouveaux lotissements pourrait permettre à terme d atteindre le seuil des habitants. I - FIABILITÉ DES COMPTES A - Les anomalies affectant la fiabilité des comptes 1 - L amortissement L amortissement obligatoire, défini par délibération du conseil municipal du 2 décembre 2003, n a pas toujours été respecté. Ainsi, l absence d amortissement de certains biens 1 et l application de durée plus longue que celle prévue 2 ont pu être observées. Ces erreurs ont fait l objet, selon la commune, d une décision modificative lors du conseil municipal du 10 mai 2012 pour l amortissement des biens oubliés et d écritures comptables en juin Une comptabilisation des opérations sous mandat à régulariser Dans le cadre de la politique de réhabilitation des courées menée par LMCU, Wambrechies a signé une convention la désignant «maître d ouvrage désigné» pour l opération intitulée «Aménagement de la cité Rasseneur». Cette opération fait intervenir les propriétaires des immeubles en cause. L examen des mouvements financiers au chapitre 458 «Opérations d investissement sous mandat» laisse apparaître un solde débiteur de ,50 3, inchangé depuis Aménagement de berges, sautoirs notamment. Matériel sportif. Entre le compte dont le solde est de ,50 et le compte 4582 dont le solde est de /23 -

6 Le «Centre d amélioration du logement Pacte d action contre les taudis» (CAL PACT) de Lille, maître d œuvre de l opération, a pu récemment fournir à la commune les dernières factures et explications. Il n en demeure pas moins que ce chapitre doit, en fin d opération, comporter un solde nul, les dépenses réalisées devant être égales aux recettes perçues. En conséquence, la commune devra apurer, dès que possible, ce chapitre Les lacunes dans le suivi des immobilisations La responsabilité du suivi des immobilisations incombe de manière conjointe au maire, ordonnateur de la commune, et au comptable. Le premier est chargé plus spécifiquement du recensement des biens et de leur identification. A ce titre, il tient l inventaire, registre justifiant la réalité physique des biens. Le second qui est responsable de leur enregistrement et de leur suivi à l actif du bilan, tient l état de l actif ainsi que le fichier des immobilisations. a - L absence de concordance des documents Nonobstant leurs finalités différentes, l inventaire et l état de l actif doivent correspondre. La tenue de ces documents comptables impose une relation ordonnateur-comptable fréquente. L instruction M14 préconise de prévoir des échanges infra-annuels d informations patrimoniales entre ordonnateur et comptable. Le rapprochement de l inventaire communal au 31 décembre 2010 au compte de gestion a mis en évidence des écarts qui peuvent être significatifs. Le montant des immobilisations figurant à l inventaire est de ,88, soit ,81 de plus qu au compte de gestion. Si la majorité des comptes est affectée, certains écarts constatés sont très importants. Ainsi, l inventaire fait apparaître au compte 2116 «Cimetières» une différence de ,07 et le compte 2313 «Constructions» indique ,58, soit une différence en moins de ,64. De même, les amortissements qui figurent à l inventaire comportent ,30 d écart en plus par rapport au compte de gestion. L absence de fiabilité de l inventaire communal des services de la commune tient notamment à l absence de regroupement des mandats concernant un même bien et à la mise à jour du logiciel de gestion patrimoniale et financière réalisée en 2006 qui a intégré toutes les fiches du compte 23, de façon aléatoire, dans le compte 21, ce qui a faussé ce dernier. Certains biens figurent, soit sur l inventaire, soit sur l état de l actif. Parfois, ils sont répertoriés sur les deux documents mais pas toujours pour la même valeur. L absence d inventaire et d état de l actif fiable empêchent également le calcul correct des amortissements. b - La comptabilisation des plus ou moins-values Lors des cessions d actifs, le calcul et le suivi des plus ou moins-values réalisées ne sont pas fiables. L état des sorties des immobilisations joint au compte administratif, et réalisé à partir du même logiciel, comporte des données fausses, ce qui ne permet pas d informer correctement le conseil municipal sur les résultats des opérations menées. La mise à niveau d un logiciel de gestion financière et patrimoniale devrait améliorer le suivi des opérations des cessions/acquisitions et de détermination des plus ou moins-values qui repose aujourd hui sur une procédure manuelle de compilation de données. Cette pratique constitue un risque d erreur et d approximation. - 6/23 -

7 L absence de concordance entre les documents comptables, et un logiciel de gestion patrimoniale obsolète et défaillant, conduisent à la production d annexes erronées du compte administratif et à une mauvaise comptabilisation des amortissements. La politique active de cessions-acquisitions au cours des années 2000 n a pu s appuyer que sur une agrégation des données comptables en partie empirique et disparate. Dans sa réponse, la commune indique vouloir acquérir un nouveau logiciel de gestion financière en 2013 et entreprendre une mise à jour complète de l état de l actif. 4 - Un budget annexe «Port de plaisance» qui ne reprend pas toutes les dépenses relatives au port Dans le cadre de la concession par Voies navigables de France (VNF) du port de plaisance, la commune de Wambrechies a, par délibération n 01/60 du 12 avril 2001, créé un budget annexe «Port de plaisance». De 2003 à 2008, le budget principal de la commune a supporté le coût de la construction de la capitainerie qui s est élevé à , au lieu et place du budget annexe qui affiche un total des immobilisations 4 minoré avec une valeur de ,06. De même, les charges de personnel ou les travaux de dragage (au minimum ) n y figurent pas. L absence de comptabilisation de ces charges vise à ne pas le présenter en «déficit». Outre la difficulté à isoler les coûts liés au fonctionnement du port de plaisance, l article 10 de la convention signée entre VNF et la commune impose à la commune de prévoir les crédits pour l entretien des ouvrages et outillages portuaires et notamment les crédits nécessaires au dragage du port. Ces coûts n ont pas fait l objet d une provision à ce jour. L amélioration de la sincérité des comptes et des résultats de chacun des budgets implique de retracer au sein du budget annexe «Port de plaisance» l ensemble des charges de fonctionnement et d investissement le concernant. Si l article L , 2 du code général des collectivités territoriales (CGCT) prévoit, à titre dérogatoire et dans certaines conditions 5, la possibilité de prise en charge par le budget principal de dépenses supportées par des services publics industriels et commerciaux, cette possibilité est limitée aux dépenses d investissement, catégorie dans laquelle n entrent pas les frais de dragage, objet de la décision du conseil municipal du 4 octobre A l issue de la concession en 2017, LMCU qui vient de prendre la compétence «voies fluviales» devrait succéder à la commune de Wambrechies. Cette intervention devrait limiter les charges communales. B - Les conditions du contrôle interne 1 - Une absence de partenariat formalisé entre la commune et le comptable public Aucune convention n a été signée entre le maire, ordonnateur de la commune, et le comptable public. 4 5 Classe 2. Lorsque «le fonctionnement du service public exige la réalisation d investissements qui, en raison de leur importance et eu égard au nombre d usagers, ne peuvent être financés sans augmentation excessive des tarifs». - 7/23 -

8 La convention de service comptable et financier signée avec le Trésor Public qui permet d améliorer la gestion comptable et budgétaire constitue un instrument d amélioration de la fiabilité des comptes. Dans le cas de Wambrechies, cette convention pourrait porter en priorité sur la mise à jour de l état de l actif et de l inventaire et sur les modalités de suivi de la gestion financière des marchés. 2 - Une absence de contrôle des régies par l ordonnateur La commune de Wambrechies a créé au total 10 régies municipales, constituées de régies de recettes et de régies d avances. Elles sont placées sous l autorité du maire et la responsabilité du comptable public. L instruction n A-B-M du 21 avril 2006 précise que le contrôle sur place de l ordonnateur ou de son délégué doit s exercer selon les périodicités et modalités déterminées par ces autorités, permettant de s assurer du bon fonctionnement des régies. Le maire n exerce aucun contrôle sur les régies. Aucune périodicité, ni modalités de contrôle n ont été définies à ce jour. La chambre recommande de formaliser les modalités de supervision des régies, conformément à l instruction n A-B-M du 21 avril Un délai global de paiement qui paraît respecté Conformément à l article 98 du code des marchés publics, le délai global de paiement ne peut excéder 30 jours depuis le 1 er juillet Même si la moyenne ne permet pas d affirmer que ce délai a toujours été respecté, on peut déduire du tableau ci-dessus que les dépassements ont été rares. janvier février mars avril mai juin juillet aout septembre octobre novembre décembre total Délai global de paiement 33,77 40,34 29,78 24,98 20,22 22,63 19,7 19,53 23,77 19,95 28,3 23,05 25,27 Dont délai de paiement du 5,92 1,73 4,4 7,87 3,87 7,69 11,54 7,21 8,27 3,44 6,77 9,6 6,67 comptable Source : contrôle hiérarchisé des dépenses Toutefois, la formalisation de la procédure de réception de vérification de la liquidation et du service fait permettant de disposer d indicateurs de suivi et d alerte, notamment en ce qui concerne la gestion financière des marchés publics, devrait être mise en place pour assurer durablement le respect du délai de paiement au niveau des services de la commune. 4 - Une comptabilité analytique qui pourrait être mieux exploitée La commune de Wambrechies tient une comptabilité analytique aujourd hui essentiellement destinée à l élaboration du budget primitif. L existence de cet outil de contrôle de gestion et de pilotage interne de la dépense gagnerait à être valorisée en cours d exécution aussi bien pour le suivi des dépenses des services au regard des objectifs, que pour isoler les charges inhérentes à de nouvelles activités ou organisations ; ceci présentant un intérêt certain dans un contexte de réduction des marges de manœuvre budgétaires de la commune. - 8/23 -

9 II - UNE SITUATION FINANCIÈRE FRAGILE 6 La commune a pu bénéficier d une hausse du produit fiscal sans modification des taux d imposition, et préserver une faible rigidité des charges de fonctionnement. Toutefois, sa situation est fragile, car la capacité d autofinancement (CAF) dégagée ne permet pas de réaliser de nouveaux équipements. La politique volontariste de désendettement explique la détérioration des indicateurs financiers et la réduction du rythme des investissements depuis Par ailleurs, sa capacité à investir est actuellement limitée du fait d une CAF brute qui couvre à peine le remboursement de la dette en 2010, une forte mobilisation du potentiel fiscal et un tarissement des cessions d actif et des capacités d emprunts auprès des banques. A - Evolution de l équilibre de la section de fonctionnement 1 - Les recettes de fonctionnement Les produits augmentent, suivant les années, entre 3,1 % et 7,5 % par an entre 2006 et 2010, pour connaître une légère baisse en Cette évolution est liée notamment à celle du produit fiscal qui progresse de 7,38 % entre 2010 et Contributions directes Autres impôts et taxes DGF Autres dotations, subv. et participations Produits des services et du domaine Autres recettes Produits de gestion Source : comptes de gestion. Les taux de fiscalité n ayant pas été modifiés depuis 2002, cette augmentation est liée aux réévaluations annuelles de base (effet base). L effet base se décompose entre un effet lié à la revalorisation annuelle prévue par la loi de finances et un effet base lié aux circonstances locales. La dynamique des bases fiscales a réduit jusqu à aujourd hui la justification d une modification des taux d imposition qui n ont d ailleurs pas été modifiés depuis Le budget de la commune de Wambrechies est composé d un budget principal et d un budget annexe «Port de plaisance». L analyse financière portera sur le budget principal. - 9/23 -

10 Décomposition du produit fiscal Bases Taxe d habitation Foncier bâti Foncier non bâti Taux (en %) Taxe d habitation 30,91 % 30,91 % 30,91 % 30,91 % 30,91 % 30,91 % Foncier bâti 27,01 % 27,01 % 27,01 % 27,01 % 27,01 % 27,01 % Foncier non bâti 51,57 % 51,57 % 51,57 % 51,57 % 51,57 % 51,57 % Produit Taxe d habitation Foncier bâti Foncier non bâti Total Variation du produit fiscal 3,67 % 6,24 % 5,12 % 5,93 % 7,38 % Effet base 3,67 % 6,24 % 5,12 % 5,93 % 7,38 % Source : Evolution des bases fiscales Taxe d habitation Bases imposables Evolution (N/N-1) en % 4,28 3,20 5,06 4,69 5,36 Foncier bâti Bases imposables Evolution (N/N-1) en % 3,33 10,05 5,50 7,77 3,60 Le niveau du produit fiscal est lié à celui des taux de taxe d habitation et de taxe sur le foncier bâti qui sont supérieurs au taux moyen national des communes comparables. Les taux d imposition Taxe d habitation Taux commune 18,95 % 30,91 % 30,91 % Moy. nationale de la strate (com. et gpt) 13,59 % 14,96 % 14,6 % Moy. régionale de la strate (com. et gpt) 19,16 % 20,77 % 19,6 % Taux plafond départemental 62,15 % 94,00 % 94,60 % Taxe foncier bâti Taux commune 19,98 % 27,01 % 27,01 % Moy. nat. de la strate (com. et gpt) 19,43 % 21,54 % 20,29 % Moy. régionale de la strate (com. et gpt) 23,45 % 26,66 % 25,00 % Taux plafond départemental 58,10 % 63,08 % 63,48 % Taxe foncier non bâti Taux commune 35,66 % 51,57 % 51,57 % Moy. nat. de la strate (com. et gpt) 53,07 % 59,45 % 56,84 % Moy. régionale de la strate (com. et gpt) 61,30 % 66,27 % 62,90 % Raux plafond départemental 119,68 % 132,28 % 133,53 % Source : Le potentiel fiscal et le coefficient de mobilisation du potentiel fiscal (CMPF) Potentiel fiscal par habitant 3 taxes Coeff. de mob. du pot. fiscal 3 taxes com. 161,94 % 165,96 % 163,78 % 160,36 % - 10/23 -

11 Avec un coefficient de mobilisation du potentiel fiscal 7 de 160,36 % en 2010, les marges de manœuvre de la collectivité sont réduites. 2 - Des charges de gestion peu rigides Charges de personnel Charges à caractère général Subventions Autres charges Charges de gestion Recettes totales de fonctionnement Charges de personnel (Chapitre 012) Intérêts des emprunts Coefficient de rigidité (c+b/a en %) 46,75 49,90 48,30 51,20 44,18 44,61 Le coefficient de rigidité est un des indicateurs des marges de manœuvre financière de la commune. Avec un niveau de 44,61 % atteint en 2011, le poids des dépenses rigides (dépenses de personnel et charges d intérêt d emprunt) ne permet pas de dégager une capacité d autofinancement brute suffisante jusqu en Une capacité d autofinancement nette fortement grevée par les remboursements d emprunt L autofinancement brut qui représente 12,89 % des recettes réelles de fonctionnement en 2006 passe à 17,83 % en Cette capacité d autofinancement est supérieure au taux constaté parmi les communes comparables, soit 16,54 % (données : direction générale des collectivités locales 2010). Produits de gestion Charges de gestion Excédent brut de fonctionnement Transferts de charges Produits financiers Charges financières Intérêts des emprunts Produits exceptionnels Charges exceptionnelles Dotations aux Amort et aux Prov Reprises sur Amort et Prov Résultat de fonctionnement Capacité d autofinancement brute La capacité d autofinancement brute est supérieure aux taux constatés dans les autres communes comparables. Toutefois, à partir de 2011, elle n est plus suffisante pour couvrir l annualité en capital de la dette. 7 Où «pression fiscale» est le rapport entre le produit des impôts locaux et le potentiel fiscal calculé avec les taux moyens nationaux d imposition. - 11/23 -

12 La capacité d autofinancement nette se réduit fortement à partir de 2010, pour devenir négative en Elle passe de (5,85 %) en 2006 à (- 2,16 %) en Capacité d autofinancement brute Amort. du capital de la dette Capacité d autofinancement nette Autofinancement brut 12,89 % 11,98 % 10,34 % 14,96 % 17,83 % 15,40 % Autofinancement net 5,85 % 5,13 % 2,02 % 5,26 % 0,08 % - 2,16 % Cette baisse de la capacité d autofinancement s explique par une accélération souhaitée par la commune de son rythme de désendettement ; ainsi, la commune double le niveau de ses remboursements à partir de B - Des dépenses d équipement qui paraissent repartir à la hausse en Après avoir décru depuis 2008, les dépenses d investissement augmentent à nouveau en Recettes d origine interne Recettes d origine externe Recettes propres d investissement Remboursement de la dette Ecart Dépenses d équipement (réel) Immo. financières (réel) Travaux pour tiers (réel) Autres dépenses (réel) Dépenses réelles d inv. (hors emp.) En 2011, le besoin de financement a été couvert, du fait de la CAF nette négative, par prélèvement sur le fonds de roulement. Le financement propre disponible Capacité d autofinancement nette FCTVA et subventions (réel) Subventions (ordre) Prod. des cessions et remb. créances (réel) Produit des cessions (ordre) Autres recettes (réel) Autres recettes (ordre) ICNE Financement propre disponible /23 -

13 Le besoin ou capacité de financement Dépenses totales d investissement (1) Financement propre disponible (2) Besoin ou capa. de fint après rbst Dette (2)-(1) Un endettement élevé mais en décroissance, et géré avec prudence L encours de dette Encours de dette au 01/ Encours de dette au 31/ Variation de l encours L encours de dette est élevé. Il est de en 2011 par habitant, contre 877 pour la moyenne des communes comparables. La commune procède à son désendettement aujourd hui. Elle n a pas mobilisé de nouveaux emprunts depuis En 2011, l encours de dette est passé de 11,7 M à 9,8 M. L accès à l emprunt est restreint ; les banques ne proposent pas de prêt à la commune. Les banques, dont la commune est cliente, ne fournissent que la moitié des montants demandés, ce qui fut le cas en 2012 auprès de la Caisse d Epargne. Selon la commune, ce refus des banques de proposer des prêts tiendrait plus à leur incapacité à faire face aux demandes des collectivités locales qu à la situation financière actuelle de la commune. La capacité de désendettement reste favorable. Rapportée à la capacité d autofinancement brute, la dette pourrait être théoriquement remboursée en 6,14 années. Rapportée au rythme de remboursement de 2011, elle pourrait être remboursée en 5,5 années 8. La commune n a pas souscrit d emprunt à risque. 2 - Des investissements financés en partie par prélèvement sur fonds de roulement qui se réduit La variation du fonds de roulement Emprunts nouveaux de l année Besoin ou capa. de fint après rbst dette Variation du fonds de roulement Fonds de roulement au 1 er janvier Variation du fonds de roulement Fonds de roulement au 31 décembre Deux ratios permettent de mesurer la capacité de désendettement : le ratio 1 capacité d autofinancement/encours de la dette ; le ratio 2 montant de remboursement annuel de la dette/encours de la dette. - 13/23 -

14 Le coefficient du fonds de roulement dépenses totales de fonctionnement dtf/ Fonds de roulement au 31 Décembre fdr / dtf/ Le fonds de roulement baisse entre 2010 et De ce fait, la commune dispose de moins de marges de manœuvre pour financer ses dépenses : le nombre de jours dont elle dispose pour payer ses dépenses réelles de fonctionnement passe de 89 à 57 jours. En conséquence, les réserves de la commune diminuent. 3 - Un recours aux placements de trésorerie L évolution de la trésorerie Comptes débiteurs Dont comptes au trésor dont compte à terme Trésorerie Le recours aux placements de trésorerie par l acquisition de valeurs mobilières de placement est une faculté dérogatoire accordée aux communes pour permettre une gestion active de trésorerie notamment lorsque celle-ci est élevée après des cessions d actifs comme dans le cas de Wambrechies. En 2010, des cessions d actifs ont fait l objet d un placement par le biais de compte à terme (compte 5162) pour un montant de 1,5 M. Le conseil municipal a autorisé le maire à déroger à l obligation de dépôt des fonds auprès de l Etat par délibération du 18 mai Les deux premiers comptes à terme ouverts en 2010 ont été fermés par anticipation en 2011 pour permettre le remboursement anticipé d emprunts. L arrêté municipal n 10/00745 du 17 novembre 2010 décide l ouverture d un compte à terme de arrivé à échéance le 17 novembre 2011 correspondant à la cession de deux terrains pour un montant total de : - vente de terrains situés rue de Bondues ; - vente de terrains situés avenues Clémenceau et du Maréchal Juin. Le 17 novembre 2011, ce montant de a été replacé sur un nouveau compte ouvert à partir du 17 novembre La vérification des conditions de placement de fonds n a pas révélé d irrégularité. 4 - Un pilotage pluriannuel des investissements Le recours aux autorisations de programmes (AP) et crédits de paiements (CP), en application des articles L et R du CGCT, montre une volonté de la part de la commune de procéder à un pilotage pluriannuel des investissements. La technique des AP/CP est un outil de pilotage pour situer le budget en cours d exécution et permet une amélioration de la visibilité financière à moyen terme ; cette démarche devrait faciliter les arbitrages en éclairant élus et services sur la faisabilité des projets ; il doit limiter la mobilisation prématurée des crédits en ajustant les ressources en fonction des marges de manœuvre de la commune. - 14/23 -

15 C - Un débat d orientation budgétaire qui devrait être approfondi Etape obligatoire 9 de la procédure budgétaire et d information des élus, le débat d orientation budgétaire permet la présentation du cadrage financier prospectif qui ne se limite pas au budget primitif. Pour assurer une information satisfaisante du conseil municipal et du public, la présentation des orientations doit être accompagnée de précisions chiffrées sur les objectifs, notamment en termes d endettement ou d autofinancement. L analyse des comptes-rendus de débats d orientations budgétaires (DOB) présentés depuis 2006 montre une insuffisance des informations nécessaires à une prise de connaissance globale de la situation financière et des objectifs de la municipalité, notamment en matière d investissements. En réponse, la commune précise que des précisions chiffrées seront données au prochain DOB. Ainsi, si la logique de désendettement présentée est conforme à la réalité, le recours aux cessions d actif n est pas clairement indiqué comme moyen de financement des investissements depuis De même, ne sont pas évoqués, dans le cadre de l analyse financière, l épuisement des capacités d investissement pour les cinq prochaines années, la difficulté à couvrir par la capacité d autofinancement le remboursement de la dette ni le montant restant des actifs potentiellement cessibles s élevant à environ , selon les informations fournies au moment de l entretien préalable. Le prochain DOB pourrait être l occasion de faire un état de la situation financière qui réduit fortement la possibilité de tout projet d équipement lourd avant l extinction de la dette en 2018 (hors investissement de renouvellement), sous réserve d une modification des taux d imposition ou d un plan d économie permettant de réduire les dépenses de fonctionnement ou encore d une modification du rythme de remboursement des emprunts. La reconstitution de la CAF est le seul moyen d accroître les capacités d investissement, l accès à l emprunt étant restreint et la capacité de cession d actifs fortement réduite aujourd hui. Au vu de ce qui précède, le financement du projet de parc public a été vérifié. Il apparaît que le coût du projet (environ 1,6 M ) pourra être couvert par les cessions d actif prévues ; les propositions d achat écrites, pour les deux parcelles destinées au financement du projet situé rue de Bondues, présentées par les éventuels acquéreurs correspondent à l évaluation de la brigade d évaluation domaniale fournie le 24 février 2010, évaluation fixée à qui nécessitera une actualisation. Le complément de financement du projet concerne deux biens en cours de cession pour un montant de Toutefois, le projet de financement n intègre pas le coût de fonctionnement, c est-à-dire essentiellement d entretien de l arboretum, ce qui ne permet pas de connaître le coût global d utilisation du nouvel équipement de la commune. 9 Cf. article L du CGCT : «dans les communes de habitants et plus, un débat a lieu au conseil municipal sur les orientations générales du budget de l exercice ainsi que sur les engagements pluriannuels envisagés, dans un délai de deux mois précédant l examen de celui-ci et dans les conditions fixées par le règlement intérieur prévu à l article L ». - 15/23 -

16 III - UNE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES QUI PEUT ÊTRE AMÉLIORÉE A - Un écart entre postes ouverts et postes pourvus De 2006 à 2011, les effectifs des agents titulaires et non-titulaires de la commune de Wambrechies sont évalués selon les tableaux ci-après : Titulaires Effectif budgétaire Effectif pourvu Ecart Pourcentage postes non pourvus , , , , , ,99 Source : tableau CRC comptes administratifs. Non-titulaires et emplois aidés Effectif budgétaire Effectif pourvu Ecart Pourcentage postes non pourvus , , , , , ,68 Source : tableau CRC comptes administratifs. En 2011, 42 % des postes budgétaires créés ne sont pas pourvus. L importance du nombre de postes non pourvus pose un problème de sincérité des comptes, la commune n ouvrant pas les crédits budgétaires nécessaires au financement de la totalité des postes ouverts. Or tout emploi budgétaire existant à vocation à être pourvu à tout instant sur simple décision du maire, ce qui implique l inscription de crédits budgétaires correspondant au coût des postes créés et pas seulement les postes pourvus. La promotion des agents sur des grades supérieurs n induit pas la suppression des postes antérieurement occupés par les agents. Il conviendrait de résorber la différence constatée entre les postes, en supprimant dans le tableau des effectifs le poste dont le maintien n apparaît pas utile. La difficulté pour connaître l effectif exact de la commune, qui ne correspond pas à celui figurant dans l annexe du compte administratif, s explique par un système d information défaillant et le recours à un suivi manuel des moyens humains. La résorption de l écart entre postes ouverts et postes pourvus qui améliore la sincérité des prévisions budgétaires et le suivi des effectifs réels, a été réalisée par délibération du 5 juillet B - Un régime indemnitaire dont les plafonds réglementaires sont parfois dépassés Outre une nouvelle bonification indiciaire, dont les conditions d attribution sont conformes à la règlementation, les agents bénéficient de primes pour lesquelles la chambre a constaté quelques dépassements. - 16/23 -

17 1 - L indemnité d exercice des missions des préfectures (IEMP) La délibération n 02/133 du 10 décembre 2002 a instauré l attribution de l IEMP aux attachés et aux rédacteurs dont l indice brut est supérieur à 380. Pour les attachés, le montant annuel de référence a été fixé à 1 372,04 et le montant maximum annuel à 4 116,12. Pour les rédacteurs, ces montants sont respectivement de 1 250,08 et 3 750,24. La délibération dispose que : - le montant octroyé individuellement est égal au montant de référence, affecté d un coefficient multiplicateur compris entre 0,8 et 3 ; - les critères d attribution sont les suivants : nombre de jours de présence effective, les 4 critères pris en compte pour la notation (aptitudes générales, efficacité, qualités d encadrement, sens des relations humaines) et la compétence particulière ou la formation ; - le maire procède, par arrêté, aux attributions individuelles. L examen des arrêtés municipaux correspondants a mis en évidence un dépassement du plafond autorisé par les textes (décret n du 6 novembre 1991 ; décret n du 26 décembre 1997) et la délibération pour un certain nombre d agents ; ceux qui exercent les fonctions de responsables de direction sont concernés pour un montant de ,98 cumulés entre 2009 et L indemnité d administration et de technicité (IAT) La délibération n 08/65 du 12 juin 2008 a fixé, pour différents cadres d emplois et grades de la fonction publique territoriale, le montant annuel de référence de l IAT et le coefficient multiplicateur d ajustement, compris entre 0 et 8, qui peut lui être appliqué. Le montant obtenu détermine le montant maximum qui peut être perçu par les agents. Ainsi, pour les adjoints administratifs de 2 ème classe : - le montant annuel de référence est de 442,17 ; - le coefficient retenu par le conseil municipal : 4 ; - le montant maximal de l indemnité qui peut être perçu par un agent : 442,17*4 = 1 768,68. L examen des arrêtés municipaux a montré des situations donnant lieu à des dépassements des maxima précités. En cours d instruction, la municipalité a décidé, par délibération n 12/16 du 23 février 2012, de porter les coefficients multiplicateurs de tous les agents à 8. C - Des véhicules de service dont l usage pourrait être mieux contrôlé La chambre n a pas relevé d anomalie en ce qui concerne l attribution de logements et l évaluation de l avantage en nature correspondant. Pour l utilisation des véhicules municipaux, une note de service du 21 mars 2003 du maire fixe l obligation de la tenue d un carnet de bord et de son contrôle mensuel par le chef de service. - 17/23 -

18 Or, tous les véhicules ne disposent pas d un carnet de bord tenu à jour. Si les cartes de carburant utilisées à Wambrechies peuvent permettre d effectuer un contrôle régulier du kilométrage des voitures, cette pratique qui a ses limites, ne permet pas de s assurer des conditions d utilisation des véhicules. Selon la commune, «une note de service va à nouveau être adressée à l ensemble des agents afin qu ils veillent à leur bonne tenue». D - Une gestion prévisionnelle des ressources humaines insuffisante La gestion prévisionnelle des ressources humaines n est pas mise en place en tant que telle au sein de la commune. En effet, les fiches de poste n ont pas été prévues de façon systématique pour l ensemble des directions. L existence de fiche est laissée à la discrétion de chaque responsable de service. Ce dernier ne dispose pas pour lui-même de fiche de poste. Dans ces conditions, la commune ne s est pas dotée des outils adéquats permettant de définir les attributions des personnels. La chambre recommande à la commune d élaborer ces fiches de poste. Au-delà de l absence de fiche de poste, la commune n a pas élaboré de plan de formation malgré la pratique de l évaluation qui facilite une connaissance de ses besoins et la fixation d objectifs aux agents. Le plan de formation a été rendu obligatoire par l article 7 de la loi du 12 juillet 1984, relative à la formation des personnels de la fonction publique territoriale. Même si, selon la direction des ressources humaines, aucune formation n est refusée à un agent qui en fait la demande, la chambre recommande à la commune d élaborer un plan de formation. Selon la commune, l établissement de fiches de postes devrait être systématisé à l ensemble du personnel et un plan de formation établi début L absentéisme est très proche de la moyenne de communes comparables. Les journées d absence se répartissent de la façon suivante : Nombre de journées Nbre de journées % Nbre de journées % Maladie ordinaire , ,35 Longue maladie, longue durée, grave maladie , ,46 Accidents de travail 197 5, ,73 Maternité, paternité, adoption , ,42 Autres raisons (absences syndicales) 157 4, ,03 Total Total par agent en nombre de jours 21,96 25,34 Source : données de la commune. Les données disponibles résultent des rapports sur l état de la collectivité des exercices 2007 et 2009, celui de 2011 n étant pas finalisé. La synthèse nationale de ces rapports établie au titre de 2009 montre qu au niveau national, le nombre de jours d absence par agent dans les communes de à habitants est de 26, /23 -

19 E - Le non-respect de l obligation d emploi des travailleurs handicapés En application de l article L du code du travail : «Tout employeur emploie, dans la proportion de 6 % de l effectif total de ses salariés, à temps plein ou à temps partiel, des travailleurs handicapés, mutilés de guerre et assimilés, mentionnés à l article L ». A défaut de respect du taux, une contribution compensatoire est versée à un «Fonds d Insertion des Personnes Handicapées». Selon l article L du code du travail : «L employeur peut s acquitter partiellement de l obligation d emploi en passant des contrats de fournitures de sous-traitance ou de prestations de services avec : 1 Soit des entreprises adaptées ; 2 Soit des centres de distribution de travail à domicile ; 3 Soit des établissements ou services d aide par le travail. Cet acquittement partiel est proportionnel au volume de travail fourni à ces ateliers, centres, établissements ou services. Les modalités et les limites de cet acquittement partiel sont déterminées par voie réglementaire» Taux d emploi de personnel handicapé et pénalités versées Effectif total rémun. déclaré Nbre légal de bénéf. de l obligation d emploi Effectif total déclaré bénéficiaires obligation d emploi rémun. (au 1 er janvier N-1) Taux d emploi direct (1) 0 0 0,86 % 1,74 % 1,87 % 1,90 % Dépenses année N-1 ouvrant droit à réduction d unités manquantes , , , Taux d emploi légal (2) nc nc nc nc 2,02 % 2,25 % Contribution à régler-année N (en ) 3 249, , , , , Source : déclaration FIPHFP. Le taux d emploi direct correspond au pourcentage de personnes handicapées employées par rapport à l effectif total. Le taux d emploi légal, de 2,25 % dans le cas de Wambrechies, correspond au pourcentage de personnes handicapées employées rectifié des dépenses ouvrant droit à réduction d unités manquantes. La commune justifie cette situation en ayant notamment recours aux ateliers protégés. En procédant au recrutement plutôt qu à la compensation par versement de pénalités, la commune répondrait mieux aux objectifs fixés par le législateur. IV - DES ACHATS PUBLICS INSUFFISAMMENT COORDONNÉS A - Un guide des procédures d achat trop succinct et non actualisé L existence d un guide de procédures interne succinct, non actualisé (notamment en ce qui concerne les seuils de passation), non opérationnel et incomplet prenant la forme d une note aux directeurs, ne permet pas d uniformiser et de fiabiliser les conditions de l achat public au sein de la commune. Le guide de procédures de 5 pages se résume à la reprise d articles du code - 19/23 -

20 des marchés sans adapter les dispositions à la situation, l organisation et aux objectifs de la commune. Les mentions sont trop générales 10 : Le guide de procédures nécessite d être actualisé et précisé en abordant notamment les points suivants : 1) La définition des besoins. 2) L harmonisation des règles de publicité. 3) Le contenu des procédures adaptées par nature des prestations (travaux, fournitures, services). 4) La prévention des conflits d intérêts. 5) Le suivi de l exécution et la gestion financière des marchés. B - Le contrôle de la passation des marchés A l exception du cas de la location ou de l acquisition des véhicules, le contrôle de la passation d une sélection aléatoire de marchés montre que, globalement, les règles du code des marchés publics sont respectées. Au travers du contrôle de quatre marchés récents (restauration de l église, construction de la cuisine centrale de la capitainerie et rénovation de l éclairage public), l application des pénalités de retard n a pas révélé de manquement. Procédure Année Objet du marché Montant du marché en euros Procédure adaptée 2011 MOE parc Robersart Appel d offres 2007 Aménagement salle des fêtes Procédure adaptée 2009 Contrôle technique logement pasteur Procédure adaptée 2009 Vérification matériel et équipements 2 567,99 sportifs Procédure adaptée 2010 Vérification des installations électriques 9 782,61 Procédure adaptée 2009 Entretien et modernisation de l éclairage Montant annuel HT maxi public Marché négocié 2008 Aménagement château rouge marché 3 029,89 complémentaire (lot 3) Accord-cadre 2009 Fourniture de bureau Montant annuel HT maxi Source :CRC données de la commune. Les contrôles ont porté sur une dizaine de marchés pour vérifier les différentes étapes de la passation. La commune respecte les règles de passation des marchés quel que soit le service responsable de la passation des marchés. Toutefois, la chambre constate que des locations ou des acquisitions de véhicules n ont pas toujours respecté les règles de publicité et de mise en concurrence, situation qui met en cause le défaut d évaluation complète de coûts pour chaque mode d approvisionnement. 10 Ex : «de 0 à euros, Ces marchés doivent toujours être conclus selon une procédure adaptée. La nécessité du recours à une consultation est laissée à l appréciation du pouvoir adjudicateur». «Une commande est toujours possible à l UGAP quel que soit le montant du marché». Le niveau de généralité ne permet pas d harmoniser et de rendre l achat efficace au sein de la commune, où les procédures d achat sont mises en œuvre par chaque direction selon ses besoins propres. - 20/23 -