Organet : disponible aujourd hui pour plusieurs examens. Nouveauté session : Examens professionnels

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1 Présentation Organet : service de gestion du déroulement des épreuves écrites dans les établissements centres d examen Organet est un produit pour l affectation des candidats dans les salles des centres d examen pour les épreuves écrites performant et simple de prise en main exploitant uniquement les candidats affectés dans le centre permettant de construire, simuler et vérifier une organisation des salles par examen Organet permet également l édition des documents nécessaires au déroulement des épreuves et autorise des extractions de candidats à destination des logiciels bureautiques. Bienvenue dans la présentation d Organet. ORGANET est un outil de gestion du déroulement des épreuves écrites dans les établissements centres d examen. Ce produit destiné aux centres d examen est conçu pour l affectation des candidats dans les salles. Il permet en effet de répartir les candidats dans les salles du centre d examen pour chacune des épreuves écrites qu ils doivent subir. Organet est un produit performant et simple de prise en main. Organet met à la disposition de chaque centre d examen le vivier des candidats qui doivent y subir tout ou partie de leurs épreuves. Pour chaque candidat figurent les épreuves écrites qui doivent être subies dans le centre. Il permet de construire et de simuler l organisation des salles pour le déroulement des épreuves d un examen. Organet permet également d éditer les documents nécessaires au déroulement des épreuves (liste d appel, liste d émargement, étiquette de table ) et prévoit des extractions de candidats pour réaliser des documents complémentaires par l intermédiaire des logiciels bureautiques. 1

2 Examens concernés Organet : disponible aujourd hui pour plusieurs examens Diplôme National du Brevet Baccalauréats général et technologique Épreuves Anticipées Nouveauté session : Examens professionnels - Baccalauréat professionnel - Brevet professionnel - Brevet de technicien supérieur - Brevet d études professionnelles - Certificat d aptitude professionnelle - Mentions complémentaires Organet est disponible pour de nombreux examens : Le diplôme national du brevet a été expérimenté en 2003 sur quelques sites puis déployé au niveau national en Les baccalauréats général et technologique ont été testés en 2004 puis généralisés en Les épreuves anticipées des baccalauréats sont disponibles depuis Pour la session ,l utilisation d Organet est étendue aux examens professionnels : Le baccalauréat professionnel, Le brevet professionnel, Le brevet de technicien supérieur, Le brevet d études professionnelles, Le certificat d aptitude professionnelle, Et les mentions complémentaires. 2

3 Utilisation Organet : accessible sous Internet pour les établissements centres d examen Un ordinateur de génération actuelle disposant d un accès rapide à Internet (ADSL ou Numéris) Et des outils logiciels : WEB Organet un navigateur Internet Explorer 5 ou sup., Mozilla firefox, Netscape Navigator,... du lecteur «Acrobat Reader» Téléchargeable sur internet Organet s adresse aux établissements centres d examens. Il est accessible à partir d un poste de travail de génération actuelle qui dispose d un accès rapide à Internet. Le poste de travail doit être doté d un navigateur de type Internet Explorer 5 ou supérieur, Mozilla firefox ou Netscape Navigator. Les documents produits par Organet sont au format.pdf et nécessitent de disposer du lecteur «Acrobat Reader». Ce dernier est téléchargeable sur la page d accueil d ORGANET ou sur Internet à l adresse indiquée. 3

4 Organet et OCEAN Organet : service autonome initialisé à partir d Océan Établissement Chef de centre Rectorat / Inspection académique Service gestionnaire Centre d examen Gestion des salles Affectation des salles Éditions Extractions WEB Organet Océan Candidats affectés * Organet * Centres, dates, Jurys,... Organet est un service autonome dont les données sont initialisées à partir d une base examen du produit OCEAN exploitée dans un Rectorat ou dans une Inspection Académique. Le produit Organet est donc piloté par la réglementation issue du produit OCEAN qui a été validée par le Ministère de l Éducation Nationale. Les candidats à l examen qui auront été préalablement affectés en centres en dates et éventuellement en jurys dans le produit OCEAN seront chargés dans le produit Organet. Les établissements centres d examen peuvent à partir d une connexion Internet disposer des renseignements concernant les candidats qu ils doivent accueillir pour un examen donné. Ils peuvent alors procéder à la répartition de ces candidats en salles d examen et éditer les documents nécessaires au déroulement des épreuves. 4

5 Le service Organet Organet : service dédié à l affectation des candidats en salles pour les épreuves ponctuelles écrites Gestion des salles - Création / modification - Suppression de salle Planning WEB Organet Affectation - Affectation / désaffectation - Réaffectation Listes de pointage Éditions Extractions Organet est un service dédié à l affectation des candidats dans des salles pour les épreuves écrites qu ils doivent subir en mode ponctuel. C est un service qui prévoit la gestion des salles d un centre en proposant leur création, modification et suppression. Le planning d occupation des salles est disponible à tout moment pour un examen. Les centres qui organisent plusieurs examens dans une même période devront tenir compte des différents plannings établis pour déclarer la disponibilité des salles. Organet vous accompagne pour répartir les candidats dans les salles. En affectant les candidats puis en supprimant les affectations pour les réaffecter différemment, il est possible d envisager plusieurs scénarios jusqu à obtention d un scénario optimum. Vous pouvez vérifier l état d affectation des candidats par l intermédiaire des listes de pointage. Organet fournit l édition des documents nécessaires pour le déroulement des épreuves : les listes d affichage, les listes d appel, les listes d émargement les listes d émargement. Une fonction d extraction disponible dans Organet vous permet de constituer des fichiers à destination des logiciels bureautiques et de réaliser ainsi des documents de travail complémentaires. 5

6 La gestion des salles Étape préparatoire à l affectation des candidats pour définir les capacités d accueil du centre Créer, modifier ou supprimer les salles destinées à recevoir les candidats. pour suivre la préparation Vérifier les plages d occupation, les taux de remplissage lors de l affectation en consultant le planning de chaque salle. La gestion des salles est l étape préparatoire à l affectation des candidats. Elle permet de définir la capacité d accueil du centre en renseignant pour chaque salle une capacité. La capacité d une salle peut être modifiée à la condition que sa valeur ne soit pas inférieure au nombre de candidats qui y sont déjà affectés. L ajout d une salle reste toujours possible au moment de l affectation des candidats. Vous pouvez suivre la préparation en consultant le planning de chaque salle afin de vérifier les plages d occupation ainsi que les taux de remplissage au moment de l affectation des candidats. Si vous gérez plusieurs examens, vous devez tenir compte des affectations déjà réalisées au titre des autres examens. 6

7 L affectation en salles Affectation suivant plusieurs modes Affectation individuelle ou collective : - individuellement pour les cas particuliers (candidats avec handicap, ) - collectivement pour les autres candidats, pour toutes leurs épreuves ou épreuve par épreuve. Affectation pour toutes les épreuves ou par épreuve - Seuls les candidats et les épreuves non affectés sont proposés sur les écrans d affectation - Des listes récapitulatives des candidats affectés ou non affectés pour tout ou partie de leurs épreuves sont éditables Une modification d affectation reste toujours possible. L affectation des candidats est possible de façon individuelle ou collective. Il est conseillé de commencer par affecter les candidats qui présentent une situation particulière tels que les candidats handicapés, et de procéder ensuite à l affectation collective des autres candidats. Vous pourrez affecter les candidats dans une salle pour toutes leurs épreuves ou par épreuve. Au moment de l affectation collective, seuls les candidats et les épreuves non affectés sont proposés sur les écrans. Vous pourrez éditer des listes de pointage en cours d affectation afin de suivre l évolution des affectations et en fin d affectation, pour contrôler que tous les candidats sont bien affectés dans une salle pour l ensemble de leurs épreuves. Une modification d affectation reste toujours possible et entraîne une mise à jour des capacités d accueil des salles concernées. 7

8 Les éditions Générer automatiquement des éditions de listes et des extractions de fichiers Édition des documents nécessaires au déroulement des épreuves - les listes d appel - les listes d émargement - les listes d affichage - les étiquettes de table Extraction de fichiers de candidats - vous choisissez les rubriques à exporter pour une utilisation dans des logiciels bureautique (tableur, traitement de texte ou base de données) ORGANET vous permet de générer automatiquement des listes et des extractions de fichiers. A l issue de l affectation en salle, vous pourrez éditer les documents nécessaires au déroulement des épreuves. Ces documents sont générés au format Acrobat (extension.pdf) directement à partir de votre navigateur Internet. A ces listes prédéfinies sont associés des critères de sélection : salle, épreuve et date. ORGANET permet d effectuer des extractions de candidats pour constituer des fichiers qui sont téléchargés sur le poste de travail de l établissement. Ces fichiers peuvent ensuite être insérés dans un logiciel bureautique de type tableur ou traitement de texte. 8

9 L ergonomie d utilisation Un accès avec authentification Choisir l examen Puis authentifier l établissement Cocher la case correspondante Saisir votre code et mot de passe Valider ce choix Votre accès est sécurisé et vous est personnel Valider ce choix Après avoir saisi l adresse du service Organet qui vous aura été communiquée par la division des examens et concours, vous devez choisir l examen sur lequel vous souhaitez travailler en cochant la case correspondante sur la liste des examens disponibles. Après avoir cliquer sur le bouton «Valider», un écran d authentification de l établissement s affiche. Vous devez saisir votre code établissement et votre mot de passe puis cliquer sur le bouton «Valider». Lors de la première utilisation d Organet, le mot de passe est initialisé à la valeur du code de l établissement. Afin de sécuriser votre accès, vous serez invité à personnaliser votre mot de passe. En cas d oubli, vous devez contacter votre correspondant de la Division des Examens et Concours. 9

10 L ergonomie d utilisation Une disposition d écran normalisée (EPLE) L entête présent sur tous les écrans Le menu d accès aux fonctions Le contenu de l écran Le service Organet présente une disposition d écran normalisée suivant la charte ergonomique des EPLE. L écran est composée de 3 zones : L entête présent sur tous les écrans regroupe les informations d identification, les accès à l aide et à la documentation. Le menu d accès aux fonctions se compose de rubriques et de sousrubriques. La rubrique active est en bleu foncé et la sous-rubrique courante est en caractères «Gras». Le contenu de l écran affiche les éléments correspondant à la fonction en cours ainsi que les commandes utiles. 10

11 L ergonomie d utilisation Une aide en ligne et une assistance à tout instant Un lien pour retourner à l accueil de l examen Une adresse mèl pour une assistance Une déconnexion rapide de l application Une aide en ligne contextuelle Des messages d alerte en cas de mauvaise manipulation sont affichés sur l écran Un lien sur le guide fonctionnel (en Pdf) Le service Organet propose sur chaque écran un lien qui vous permet de retourner sur l écran d accueil de l examen, une adresse mèl pour atteindre un service d assistance ainsi qu un lien pour vous déconnecter rapidement de l application. Sur chaque écran, vous pouvez cliquer sur le lien Guide pour télécharger sur votre poste de travail, le guide fonctionnel de l application qui est en mode Pdf; Le lien «Aide» vous permet d obtenir pour chaque écran une information détaillée sur son contenu. A tout moment, des messages d alerte sont affichés sur l écran en cas de mauvaises manipulations et vous informent de la marche à suivre. 11

12 L ergonomie d utilisation L aide en ligne Une aide disponible sur chaque écran Une information détaillée et contextuelle sur son contenu : La description du contenu de l écran Les actions possibles sur l écran Le mode de sortie de l écran Une aide détaillée et contextuelle est disponible sur chaque écran et est accessible en cliquant sur le lien «Aide» de l entête. L aide qui s affiche dans une nouvelle fenêtre Internet présente le contenu détaillé de l écran ainsi que la liste des actions possibles. En cliquant sur la Croix de la fenêtre d aide, vous fermez la fenêtre et retourner sur l écran de travail. 12

13 L ergonomie d utilisation Un accès intuitif et rapide : exemple d affectation 1 - Choix de la rubrique 3 - Accès rapide selon le nom 4 - Lien sur le nom pour accéder à l élève 2 - Accès à la fonction par la sous rubrique 3bis - Boutons pour changer de page en cas de liste importante L accès aux fonctionnalités du service Organet est rapide et intuitif. La sélection de la fonction se fait sur le menu d accès aux fonctions en sélectionnant la rubrique et la sous rubrique correspondante. L écran de travail s affiche. Dans ce cas, il s agit de l écran d affectation individuelle des candidats. En cliquant sur une des lettres affichées, vous vous positionnez sur le 1 er candidat dont le nom commence par la lettre sélectionnée. Lorsque le nombre de candidats est important, les boutons «Précédent» et «Suivant» permettent de naviguer dans la liste en affichant les pages suivantes et précédentes. En cliquant sur le nom de l élève, vous accédez aux informations qui le concernent. 13