Optimisez vos dépenses hôtelières avec hotel.info. Bureaux du groupe hotel.de / hotel.info Nürnberg Hamm London Paris Barcelona

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1 Optimisez vos dépenses hôtelières avec hotel.info Bureaux du groupe hotel.de / hotel.info Nürnberg Hamm London Paris Barcelona Last update:

2 Présentation générale p. 1 5 Mieux connaître les avantages de l outil p Utilisation de hotel.info et de ses fonctions avancées p Le module Travel management p SOMMAIRE 2

3 Création de l entreprise Projet lancé en 1998, la société hotel.de est fondée en octobre 2001 par 12 personnes Réservations Actuellement plus de nuitées par mois (plus de 30 millions ) Séminaires et congrès Depuis 2007, intégration de MARS actuellement plus de 300 séminaires confirmés par mois Effectif hotel.de / hotel.info emploie actuellement plus de 380 personnes Hôtels Plus de hôtels dans le monde, nouveaux hôtels par mois et hôtels conférences* Clients petites et moyennes entreprises, et plus de 220 grands comptes internationaux Fréquentation Buchungen Evaluation des hôtels Economies Générées Plus de 2,1 millions de clients, environ nouvelles inscriptions par jour Plus de évalutations d hôtels effectuées par les clients 40% sur les frais de nuitée, 70% sur les frais de procédure et 30% sur les frais secondaires, gain de temps sur l analyse des dépenses, le respect de la politique voyage et le suivi statistique. L outil de réservation de séminaires permet un gain de temps sur le processus de recherche, d analyse, de négociation et de confirmation allant jusqu à 80%. *Bientôt disponible : hôtels séminaires et conférences du groupe ACCOR. PRESENTATION GENERALE 3

4 Hôtels et clients travaillent ensemble sur la même plateforme de réservation RESERVATIONS CLIENTS HOTELS VOLUME DE RESERVATION Par chaînes de distribution 15% call center (24h/24/7j/7) 85% plateforme internet GRANDS COMPTES PARTICULIERS CHAÎNES D HÔTELS Par réservation clients 220 grands comptes 20% du volume de réservation PETITES & MOYENNES ENTREPRISES (PME) employés et free lancers représentant 55% du volume de réservation 25% du volume de réservation 57% du volume de réservation HÔTELS INDEPENDANTS 43% du volume de réservation AUTRES Environ hôtels tarifs corporate négociés 55% PME 20% grands comptes 25% particuliers Par hôtels 43% hôtels indépendants 57% chaînes d hôtels LES CHIFFRES CLES 4

5 Clients Accès direct et en temps réel aux principaux systèmes de réservation dans le monde hotel.info - base de données Transparence absolue du marché accès aux meilleurs tarifs du moment Les hôtels économisent sur leurs coûts de distribution MARS Outil Conférence Affichage de tous les tarifs disponibles myres Hotel-CRS Pegasus 3rd party CRS Loading des tarifs négociés facile et rapide Toutes les chaînes hôtelières mondiales disponibles Last Room Availability PMS ex: Fidelio Hôtels indépendants, petits groupes Chaînes d hôtels: Accor, Best Western, Choice, Hilton, IHG Group, Marriott etc. UNE TECHNOLOGIE INNOVANTE, DES OUTILS DE POINTE 5

6 Utilisation Politique voyages Coût de la nuitée Coûts de procédure Coûts secondaires L utilisation de hotel.info est gratuite - Réservation gratuite dans plus de hôtels de chaines ou indépendants - Centre d assistance aux voyageurs, 7j/7 et 24h/24 - Réservation centrale 7j/7 et 24h/24, numéros verts internationaux - Loading des tarifs négociés de l entreprise, pas de commissions pour l hôtel - Acquisition gratuite des hôtels qui ne figureraient pas déjà dans l outil - Corporate Marketing (formations, guides, incentives, et plus) hotel.info aide à contrôler - Messages dynamiques d information et de sensibilisation du voyageur - Analyses et suivis quotidiens grâce à l outil de statistiques en ligne Economie de frais jusqu à 40% grâce : - Meilleur tarif possible en haut de la liste (Best buy), flexible et non-flexible - Tarifs promotionnels, tarifs spéciaux pour entreprises - Garantie du meilleur prix en ligne - Tarification en temps réel (yield management) Economie de temps jusqu à 70% : - Intégration des localisations les plus recherchées - Recherche par adresse précise, par points d intérêt carte interactive - Confirmation immédiate, formulaire de prise en charge - Fonction "Travel Arranger" gestion des profils de voyageurs Economie de frais pouvant aller jusqu à 30% sur : - Frais de transactions (agence de voyages) - Frais de transports, gain de temps choix du meilleur rapport prix/situtation - Call center / service d aide gratuits avec numéros verts internationaux LES ATOUTS POUR UNE MEILLEURE GESTION DES DEPENSES HOTELIERES 6

7 Politique voyages Votre politique voyages disponible sur la page d accueil Zones d informations configurables Textes individualisés à chaque étape de la réservation Analyses Analyses des Savings & Lost Savings simples et rapides via l outil statistiques Adresses de facturation Intégration de toutes les adresses de facturation pertinentes dans votre application privative Contrats hôtels Mise en avant de vos contrats grâce au logo de votre entreprise Taux d adoption La recommandation, dans la politique voyage, de réserver ses hôtels via hotel.info garantit un meilleur taux d adoption auprès des collaborateurs CONTROLE DE LA POLITIQUE VOYAGES 7

8 Employés internes/externes, voyageurs, agences de voyages, filiales centre d'appel 24/7 Internet Intranet société Identification nécessaire Accès avec login Lien dans votre intranet Accès sans login Identification lors de la réservation. Interfaces XML / Webservice Accès sans login Votre compte UN ACCES MULTI CANAL, UNE SEULE BASE DE DONNEES 8

9 Intégration Carte interactive Personnalisation de l accès Intégration des informations internes Plan d accès Contrats hôtels intégrés Fonction «Travel Arranger» Travel Management Réservation Centrale 24/24 Outil de réservation séminaires Interface avec les SBT, IBE, etc. (Cytric, SAP, Aergo, KDS, Amadeus, GetThere in 2008/9) Précision, gain de temps, choix du meilleur hôtel, réservation directe à partir de la carte Géocoding des filiales et des clients afin de garantir une recherche rapide et précise, personalisation de l affichage, intégration de la politique voyages... Gestion des profils clients, des limites de prix, Reason Code, etc... Dans la confirmation de la réservation, calculant le meilleur parcours hôtel lieu recherché Les tarifs société sont loadés selon le contrat client (tarif, saison, LRA, cat. de chambres, etc.) Options supplémentaires pour les chargés de voyages / assistantes - Statistiques en ligne permettant une analyse complète, précise et quotidienne - People Locator, outil de gestion du risque - Assistance gratuite à la communication et à l adoption grâce à nos formations, newsletters... Centre de réservation et d assistance, 7j/7 et 24h/24, numéros verts internationaux Intégré à l accès privatif. Pour plus d informations cliquez ici LE TOP 10 DES AVANTAGES DE HOTEL.INFO 9

10 Mr Dirk Gerdom, Directeur Global Travel Management SAP Suite à une étude de marché précise, il apparait que hotel.de / hotel.info nous offre des tarifs plus compétitifs, et, par conséquent nous permet une réduction substantielle de nos coûts. Ms Liane Feisel, Feisel Consulting, Hamburg En 2006, une société majeure a donné pouvoir à Feisel Consultant afin de passer en revue leur stratégie d achat «hôtel» par rapport à l évolution du marché. Une partie de cet audit s'est concentrée sur la comparaison des tarifs proposés par les sites de réservations d hôtels en ligne les plus reconnus. L audit s est basé sur un grand nombre de réservations «test». Résultat : dans 95 % des cas, hotel.de / hotel.info proposait des prix soit équivalent, soit en-dessous de ceux de ses concurrents. " Entrepreneur de l année en 2006 Nominé 2007 Trophées Voyages d affaires Meilleur fournisseur voyages NOS REFERENCES 10

11 Electronique / Ingénierie : Pharmacie / Chimie / Energie : Pharma/Chemie: Service / IT: Finance / Assurance: Média: Sports/Loisir/Tourisme: NOS PRINCIPAUX PARTENAIRES 11

12 5 possibilités pour rechercher un hôtel 1. Recherche autour d un lieu prédéfini (points d intérêt): sites récurrents, adresses société 2. Recherche d un hôtel en fonction de sa localisation (destination de voyage) 3. Recherche par code 3-letter-code (option) 4. Hôtel spécifique (recherche par nom d hôtel) 5. Recherche autour d un lieu défini (adresse, gare, aéroport) Un Travel Arranger peut choisir pour qui il souhaite réserver, dès la page d accueil. RECHERCHER UN HOTEL 12

13 NOUVEAU Comparez jusqu à 3 hôtels Outil de localisation des hôtels sur une carte dynamique Les hôtels avec un tarif négocié sont présentés avec le logo de l entreprise Meilleur tarif garanti (proposé par une majorité d hôtels) Evaluation de l hôtel > Plus de évaluations > Affichage séparé des évaluations de vos collègues Distance de l hôtel par rapport à l adresse recherchée UNE LISTE ACTUALISEE EN TEMPS REEL 13

14 Sélection des hôtels à comparer (maximum 3) Présentation structurée des principaux aménagements de l hôtel, permettant une comparaison rapide et claire Cliquez sur les menus pour afficher ou masquer les détails de chaque hôtel COMPARAISON DES HOTELS : UNE AIDE A LA DECISION 14

15 Fonction zoom (+ / -) Mode hybrid (vision satellite) Les points verts indiquent les hôtels avec des tarifs négociés par votre société. Les points oranges indiquent tous les autres hôtels disponbiles. Dans la liste d hôtels les tarifs négociés sont indiqués en vert. La croix rouge indique votre destination Vos adresses pré-enregistrées sont indiquées par votre logo. Fonction de la souris: déplacez votre curseur sur un symbole de la carte pour voir les informations détaillées sur les hôtels et réserver directement. CARTE DYNAMIQUE 15

16 Descriptif détaillé de l hôtel et de ses prestations Aménagement des chambres, prestations de l hôtel, restauration, cartes de crédit acceptées etc... Photos disponibles, fournies par l hôtel (non contractuelles) FICHE DESCRIPTIVE DE L HOTEL 16

17 Affichage dynamique : le meilleur tarif disponible est toujours situé en haut. Choix de la langue dans laquelle sera envoyée la confirmation, du nombre total de voyageurs et du nombre de chambres. Un tarif négocié est toujours signalé par le logo de l entreprise. Tarification multiple: tous les tarifs et types de chambres disponibles sont affichés. AFFICHAGE DES TARIFS SELON LE PRINCIPE DU «BEST BUY» 17

18 L étape 4 propose un aperçu de la réservation: détails, prix total du séjour ainsi que des conditions d annulation. Si cela n a pas été fait précédemment, il est possible d entrer maintenant l adresse du voyageur principal, rechercher son profil (fenêtre), ou bien le créer s il n est pas encore enregistré. TA : les informations du profil du voyageur principal sont automatiquement prises en compte. (nom, prénom, , adr professionnelle, carte de crédit, ) UTILISATION DES PROFILS COLLABORATEURS 18

19 Voyageur principal saisi à l étape 4 Autres voyageurs: saisie manuelle ou sélection de profil En option: * Fonction «arrivée tardive» (selon les hôtels) *Centre de coût *Demande de prise en charge Messages pour l hôtel: besoins particuliers, infos importantes pour l hôtel SAISIE DES DETAILS DE LA RESERVATION 19

20 Choisir une adresse de facturation: celleci peut être écrite manuellement ou sélectionnée dans la liste d adresses préenregistrées. Les données de la carte de crédit peuvent être enregistrées dans le profil du voyageur (cryptées). Confirmation par SMS: le numéro peut être enregistré dans le profil. SAISIE DES DETAILS DE LA RESERVATION 20

21 Vérification des données Si les données sont correctes, la validation de la réservation s effectue en cliquant sur «Réserver». La confirmation est visible à l écran et envoyée par : - Mail au TA - Mail au voyageur(s) - SMS au voyageur principal Les données de la réservation sont directement accessibles au Travel manager via l outil statistique VALIDATION DE LA RESERVATION 21

22 Dans la confirmation qui est envoyée au client, un lien vers une carte dynamique est proposé. L adresse de la société ainsi que de l hôtel sont automatiquement saisis, et le trajet le plus intéressant est calculé. CONFIRMATION DE LA RESERVATION ET CARTE DYNAMIQUE 22

23 Accès à l historique des réservations effectuées par collaborateur (en tant que TA et en tant que voyageur). Choix des critères de recherche, tri par emmeteur de la réservation. Accès à toutes les réservations effectuées par les TA d un même groupe, avec raccourci pour: * réserver de nouveau * annuler * modifier * renvoyer la confirmation * etc. APERCU ET HISTORIQUE DES RESERVATIONS 23

24 Barre de Navigation Travel management People Locator Permet en cas de crise, de localiser un collaborateur dans le monde entier, ainsi que son lieu de séjour, afin de le contacter rapidement (rapatriement, informations internes, politique de sécurité ). * Recherche multicritères * Impression et exports (.csv ou.zip) TRAVEL MANAGEMENT : PEOPLE LOCATOR 24

25 Barre de Navigation Travel management Statistiques * Multicritères * Saving/lost saving * Exports.xls ou.zip TRAVEL MANAGEMENT : OUTIL STATISTIQUES (MIS) 25

26 Actions Mis à disposition par hotel.info dans X jours Application configurée avec environ 80% des tarifs négociés disponibles* Réglage sécurité & autres Intégration à un SBT Personalisation graphique Réglage limite de prix Config. politique voyages POI / adresses de fact. 1 jour 1 jour (Intégration effectuée par votre agence de voyages ou votre fournisseur SBT) 1 jour 1 jour / 100 limites 1 jour 1 jour / 100 adresses CM - Formations - ings Actions récurrentes afin d augmenter le taux d adoption Actions récurrentes afin d augmenter le taux d adoption Import des profils Suivi d un construit et envoyé en collaboration avec le Travel Management Intégration tarifs négociés* Légende: 1er contact avec hôtels en contrat 2ème contact avec hôtels en contrat 3ème contact avec hôtels en contrat 1er contact avec nouveaux hôtels 2ème contact avec nouveaux hôtels 3ème contact avec nouveaux hôtels hotel.de Action menée par un fournisseur externe (*) Sur la base de 100 tarifs négociés, contrats délivrés et lettres hôtels fournies par le TM Jours PLANNING D UN DEPLOIEMENT «TYPE» 26

27 hotel.info France Membre du groupe hotel.de 120 Avenue Charles de Gaulle Neuilly sur Seine Cedex Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) CONTACTS 27