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2 Introduction : L ENT, Environnement Numérique de Travail est mis en place à la rentrée de septembre L ENT est le portail d accès centralisé au système d information de l INSA. Il donne accès aux services numériques de l établissement ainsi qu au BUT, Bureau numérique de l Université de Toulouse mis en place dans le cadre du projet d Université Numérique en Région Midi-Pyrénées (UNR MIP), porté par l Université de Toulouse. Accessibilité : L ENT et le BUT rendent accessibles vos données et documents à partir de n importe quel ordinateur (sous Mac OS, Windows ou Linux) connecté à Internet, que ce soit à l INSA, à domicile ou dans un cyber café. L accès à l ENT et au BUT se fait via un navigateur Web. Afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités du BUT, le navigateur doit être récent, nous recommandons Mozilla Firefox 3 ou Internet Explorer 7. Outil local mais aussi régional : L ENT a pour objectif de proposer des contenus à vocation pédagogique, de diffuser des informations administratives ou relatives à la vie de l INSA. Le BUT permet de gérer ses données personnelles (documents, agendas, favoris et carnet d adresses) mais aussi de partager entre les membres d un groupe des données communes. Les groupes peuvent être définis au sein de l INSA ou appartenir à différents établissements membres de l Université de Toulouse. Au 1 er Septembre 2010, sont concernés : UT1, UT2, UT3, ISAE, INSA, INPT,ENVT et le PRES «Université de Toulouse». Accès à l ENT de l INSA : Cliquer sur le bouton connexion depuis la page d accueil de l ENT puis saisir les informations nécessaires à la connexion : 1- Etablissement : INSA 2- Utilisez l identifiant et le mot de passe que le CRI vous a donné. N OUBLIEZ DE VOUS DÉCONNECTER EN FIN DE SESSION! Vous pouvez aussi vous connecter directement au BUT sur Vous trouverez dans ce guide, une présentation synthétique des outils qui sont mis à votre disposition, laissez-vous guider Un guide d utilisation du BUT est aussi disponible, il indique pas à pas les démarches à faire pour utiliser les fonctionnalités évoquées ici. Sur l ENT, dans l onglet support, des informations supplémentaires sur l utilisation du BUT et de l ENT sont disponibles. ( 2/12

3 L Environnement Numérique de Travail: L ENT est organisé par onglet : Afin de faciliter la prise en main de l ENT, les onglets sont fixes et l affichage des services numériques ne peut être supprimé. Selon votre profil (étudiant, personnel INSA) les onglets et les services associés peuvent varier : POUR TOUS : Bureau numérique de l Université de Toulouse (BUT) Annuaire et listes de diffusion Serveur pédagogique Moodle Intranet administratif Information sur les TICE Emplois du temps, planning des structures et disponibilités des salles informatiques Site et services de Bib INSA Gestion de son compte informatique, documentation du CRI Aide de l ENT, du BUT et demande de support. POUR LES PERSONNELS : Site des enseignants Gestion des congés et aperçu des remboursements des frais de mission SosCRI POUR LES ÉTUDIANTS Dossier étudiant Gestion des stages Onglets «mon espace» : Dans cet espace, il est possible d organiser librement l affichage des services numériques, vous pouvez ainsi rassembler l affichage des informations qui vous sont les plus utiles au quotidien. 3/12

4 Onglet de navigation dans l ENT Canal «enroulé» Canal «déroulé» Bouton permettant d enrouler un «canal» afin qu il ne soit plus visible Bouton permettant de dérouler un «canal» afin qu il soit visible Bouton permettant d ouvrir une application en pleine page, en dehors de l ENT Bouton permettant d ouvrir un canal sur l ensemble de la page Bouton permettant de supprimer un canal. Uniquement disponible dans la partie «mon espace» Ajouter des canaux dans «mon espace» Définir l affichage des canaux Permet de définir si les canaux s affichent sur 1 ou 2 colonnes. 1- Choisir le canal que l on souhaite ajouter 2- Cliquer sur «Ajouter à mon espace» Permet de redimensionner la zone réservée aux colonnes 4/12

5 Le Bureau numérique de l Université de Toulouse Le BUT est un outil de travail au quotidien qui permet notamment de : > stocker ses documents personnels, > organiser son calendrier, le partager, > organiser une réunion en proposant des dates et des heures > rassembler, organiser et filtrer ses messages, > mettre en commun des documents, des adresses URL (signets), > organiser un calendrier de groupe, des tâches, mettre en commun des adresses, > poser une question au groupe et échanger des points de vue. L utilisation du BUT repose sur les notions d espace personnel et d espace de groupe. Chaque utilisateur définit les droits d'accès à ses informations personnelles. Documents, calendrier, messages, contacts, favoris et tâches Chaque créateur de groupe (l administrateur) définit les droits d'accès aux ressources du groupe. Documents, calendrier, messages, contacts, favoris, tâches et forums de discussion Les droits d'accès possibles peuvent être : modifier, télécharger, Ajouter du contenu, supprimer du contenu, voir ce dossier, voir détails, selon le type d élément sélectionné. Par défaut : > les données de l'espace personnel n'apparaissent pas aux autres utilisateurs, > toutes les ressources du groupe sont accessibles en lecture à tous les membres du même groupe. Pour le BUT, ce guide de démarrage rapide présente synthétiquement la notion de groupe et les outils documents, contacts et messages. L aide en ligne est plus exhaustive que ce guide 5/12

6 Les Groupes dans le BUT Vous pouvez créer des groupes d utilisateurs composés de personnels et d étudiants de l INSA de Toulouse ou des établissements membres du PRES, ayant accès au BUT. Les groupes sont à la base de vos collaborations, chaque groupe partage un espace commun pour les documents, les contacts, le calendrier, le forum, les favoris et les tâches. Pour créer un groupe Pour inviter un membre dans le groupe Pour rechercher un groupe Liste des groupes auxquels vous appartenez Liste des Membres du groupe sélectionné Liste des invitations envoyées en attente de réponse Inviter un utilisateur à être membre d un groupe dont vous êtes l administrateur : Lancer une invitation à des personnes : de votre carnet d adresse membre d un groupe membre de l UNR (recherche dans l annuaire) Inviter une personne via son adresse (la personne doit quand même avoir un compte sur le BUT, donc être un des membres de l UNR) C est l administrateur du groupe qui définit les droits sur ses espaces (lecture, modification, etc.) Un groupe public (ouvert à tous), permet à l utilisateur de le rejoindre, sinon c est l administrateur du groupe qui invite un utilisateur à participer au groupe. Lors de votre première connexion, vous devez absolument : Créer un groupe Créer le mot de passe interne du BUT (Bouton «compte» puis «mot de passe») 6/12

7 Les Documents dans le BUT C est l espace de stockage des documents. Il y a la zone pour les documents privés. Chaque groupe possède aussi son propre espace pour les documents de groupe, partagé par tous les membres du groupe. C est l administrateur ou le co-administrateur du groupe qui définit les droits sur ses espaces (lecture, modification, etc.) Pour charger ou créer un document sur le BUT Pour accéder à vos documents à partir du Bureau de votre ordinateur Dossier de vos documents privés Boîte de dépôt (permet d envoyer un document sans la limite du mél) Dossier des documents des groupes auxquels vous appartenez Dossier des documents privés d un tiers auxquels vous avez accès Partager un document privé avec un groupe : 1 ère possibilité : le copier dans l espace document du groupe (le fichier est dupliqué et désynchronisé) 2 e possibilité : le partager depuis son espace privé (le fichier reste synchronisé) Cocher la case du groupe L espace document permet de stocker ses documents, mais aussi (bouton droit de la souris sur le document) : Pour dupliquer le document vers un autre dossier (privé ou dans celui d un groupe) Déplacer un document vers un autre dossier du BUT Effacer un document Joindre un document à un mél Envoyer par un lien permettant de télécharger le document Envoyer un gros fichier sans passer par le mél, dans la boite de dépôt d une personne La conversion «pdf» permet de voir un document Créer un document ou le modifier en ligne (en test) Classer visuellement ses documents Modifier les droits sur le document, le partager etc. 7/12

8 Les Contacts dans le BUT Les Contacts du BUT recensent l ensemble des coordonnées de tous les personnels et étudiants de l INSA de Toulouse et des établissements membres du PRES. Les contacts sont utilisés pour la messagerie, mais aussi pour les accès aux documents et aux données (forum de discussion, tâches, etc.) et pour définir les membres d un groupe. Liste de vos contacts privés Carnet d adresse des groupes auxquels vous appartenez Membres des groupes auxquels vous appartenez Liste des contacts privés qu un membre a partagés avec vous Annuaire des établissements de l UNR Pour importer vos contacts depuis Outlook, Thunderbird, Google contact etc.. Pour exporter vos contacts au format Vcard Pour convertir votre liste de contact au format pdf Préférences du module contacts Pour compléter la fiche d un contact Compléter sa fiche de contact (données personnelles depuis le bouton Compte) 8/12

9 Messages dans le BUT L espace «Messages» permet d accéder a sa messagerie électronique, cependant, vous pouvez continuer à utiliser Eudora, Thunderbird ou Outlook pour gérer vos mails. Il est aussi possible d avoir accès en parallèle à vos mails depuis le BUT, ce qui facilite la gestion des fichiers joints et vous donne facilement accès aux contacts de l Université de Toulouse. Rédiger un message Ajouter un compte mail Recherche dans les messages Outils listes de diffusion Messagerie interne du BUT et messagerie en POP , configuré en IMAP Pour naviguer entre les pages (20 messages par pages) Lors de votre première connexion au BUT, l'outil message affiche un compte «Dossier locaux». ATTENTION cette boite mail est la messagerie «interne» du BUT, elle ne correspond pas à votre messagerie INSA. Lors de l'ajout d'un compte messagerie en IMAP dans le BUT ( ), vous devez saisir Absolument l'adresse en : ou Cliquer sur «Ajouter» Ajouter un compte mail dans le BUT (ici celui de l INSA) Serveur : imap.insa-toulouse.fr (personnel) imap.etud.insa-toulouse.fr (étudiant) 9/12

10 Rédiger un message et choisir les destinataires Ajouter un fichier joint Accéder aux contacts (saisir l adresse ou cliquer sur le «A») - Contacts privés - Annuaire de l UNR - Listes de diffusion Cocher les cases pour : Ajouter le contact (A) Ajouter le contact en copie (Cc) Ajouter le contact en copie cachée (Bcc) 10/12

11 Sondages pour une réunion L espace «Sondages» permet de proposer une série de date et heure possible et de recueillir les votes des participants, afin de dégager la ou les possibilités qui conviennent à tous. NB: Les participants ne sont pas tenus de disposer d'un compte sur le BUT mais doivent figurer dans un carnet d'adresses privé ou de groupe. Sélectionnez Sondage pour réunion dans le menu «Nouveau» et suivez les instructions de l'assistant (5 étapes). Il faut saisir un sujet et une description, puis sélectionner jusqu'à 30 dates : Pour les créneaux horaires, il est possible de faire un «copier coller» L étape 4 permet de sélectionner les participants (100 au maximum) parmi : L annuaire des groupes, l annuaire de l UNR et depuis la liste de contact personnel, ce qui permet d envoyer un sondage à une personne n ayant pas de compte dans le BUT. L étape 5 synthétise le sondage, elle permet de spécifier si l on souhaite être averti par émail à chaque vote d un participant. Cliquer sur le bouton «Terminer» pour envoyer le sondage A l'issue de la création, les participants reçoivent un les invitant à participer au sondage en cliquant sur un hyperlien. 11/12

12 A tout moment, vous pouvez déterminer la date et l'horaire de la réunion parmi toutes les propositions soumises aux participants. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Sélectionner figurant dans la colonne de la proposition concernée. Cette opération est irréversible Les participants sont avertis du choix de la date finale par . De plus, une réunion est créée dans le Calendrier du bureau virtuel. Elle apparaît dès lors dans votre propre calendrier, de même que dans celui des participants qui disposent d'un compte. Il est possible de renvoyer un mail aux personnes qui n ont pas encore répondu au sondage. 12/12

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