Le Droit aux congés payés en 10 questions

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1 Lettre Interne n 75 - mai 2016 Richesses Humaines Le Droit aux congés payés en 10 questions Le 1 er mai, la période des congés 2016 débute. Rappel, sous forme de questionsréponses, des règles relatives à l acquisition et à la durée des droits à congés payés des salariés. Le droit à congé est-il subordonné à un minimum de travail? Non : le droit aux congés payés est ouvert dès le premier jour de travail. Ainsi, tous les salariés en poste au 31 mai 2016 ont droit à des congés payés, dont la durée varie selon leur date d entrée en fonctions. Le droit à congé est-il ouvert à tous les salariés? Oui. Toute personne titulaire d un contrat de travail, y compris un contrat de type particulier (contrat d apprentissage, de professionnalisation...), a droit, chaque année, à un congé payé, quel que soit son emploi, sa catégorie, sa qualification, la nature de sa rémunération ou son horaire de travail. Les salariés sous CDD et les travailleurs temporaires ont droit aux mêmes congés payés que les salariés permanents de l entreprise. Toutefois, si le régime de congés payés applicable dans l entreprise ne leur permet pas une prise effective de ces congés, ils ont droit à une indemnité compensatrice de congés payés, au moins égale à un dixième de leur rémunération. Quand les congés payés s'acquièrent-ils? Les droits à congés payés des salariés s apprécient en principe sur une période, dite «période de référence», comprise entre le 1er juin de l année précédente et le 31 mai de l année en cours. Pour 2016, le salarié a donc acquis ses congés sur la période de référence comprise entre le 1er juin 2015 et le 31 mai Toutefois, par dérogation, un accord collectif d aménagement du temps de travail peut prévoir une période de référence différente. Page 1 sur 7

2 Aucune autre dérogation n est possible. La période de référence ne peut donc pas être modifiée par l employeur, par un usage ou par un accord collectif autre que celui visé cidessus (Cass. soc no ). Comment faire si le salarié est entré ou a quitté l'entreprise pendant la période de référence? La période de référence du salarié arrivé entre le 1er juin 2015 et le 31 mai 2016 débute à sa date d'entrée dans l'entreprise. A noter : Un salarié embauché après le 1er juin 2016 ne pourra pas normalement prendre de congés payés avant le 1er mai Il est toutefois possible de prendre par anticipation les congés payés déjà acquis. Cette possibilité doit résulter d'un accord entre le salarié et l'employeur. Ainsi, l'employeur ne peut pas imposer au salarié de prendre par anticipation ses congés payés. De même, le salarié ne peut pas l'exiger. En cas de rupture du contrat de travail, la période de référence à retenir pour calculer l indemnité compensatrice de congés payés se termine à la date de fin du contrat de travail, c est-à-dire au terme du préavis, même si l employeur a décidé d en dispenser le salarié. En revanche, lorsque le salarié est dispensé de préavis à sa demande, la période de référence prend fin au jour de la notification de la rupture du contrat de travail. Quelle est la conséquence d'un transfert d'entreprise sur l'acquisition des congés? En principe, le travail du salarié au cours de la période de référence doit être effectué chez le même employeur. Toutefois, en cas de modification de la situation juridique de l'entreprise donnant lieu à l'application de l'article L du Code du travail (transfert des contrats de travail), les salariés transférés conservent les droits à congés payés acquis chez le précédent employeur. Comment calculer la durée des congés payés? La durée des congés payés est calculée en tenant compte du travail effectivement accompli par le salarié au cours de la période de référence. Par travail effectif, on entend toute période de travail accomplie dans l entreprise, même s il s agit d une période d essai ou de préavis. Est ainsi considérée comme journée de travail effectif toute journée durant laquelle le travail convenu a été fourni, cette notion s appréciant indépendamment de l horaire pratiqué par le salarié. A noter : Le décompte des congés payés s'effectue à partir du premier jour de travail, ce qui signifie qu'un salarié entré en cours de mois voit ses congés calculés à compter de cette date et non à compter du premier jour du mois suivant. Page 2 sur 7

3 De manière générale et sauf dispositions plus favorables de la convention collective, les périodes d absence du salarié ne sont pas considérées comme du travail effectif et ne doivent donc pas être retenues pour le calcul des jours de congés payés. Certaines d entre elles sont toutefois assimilées par la loi ou la jurisprudence à des périodes de travail. Elles doivent donc être prises en compte comme si le salarié avait réellement travaillé. Sont ainsi assimilés à du travail effectif les congés ou les absences suivantes, répertoriés par thème dans le tableau ci-après. Périodes d'absence assimilées à du travail effectif Périodes de repos Congés pour raisons familiales ou de santé - congés payés de l'année précédente, - contrepartie obligatoire au titre des heures supplémentaires, jours de repos acquis au titre de la réduction du temps de travail, jours fériés chômés. - accident du travail, accident de trajet, maladie professionnelle ou rechute dans la limite d'un an, - congés pour événements familiaux (naissance, adoption, mariage, Pacs, décès), - congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant, et d'adoption, - congé non rémunéré en vue d'adoption à l'étranger ou dans les DOM, - absence des femmes enceintes pour se rendre aux examens médicaux obligatoires, - absence du conjoint salarié de la femme enceinte ou de la personne salariée liée à elle par un Pacs ou vivant maritalement avec elle pour se rendre à 3 examens médicaux obligatoires, - depuis le 28 janvier 2016, absence des salariées engagées dans un parcours d'assistance médicale à la procréation pour se rendre aux actes médicaux nécessaires ainsi que les absences, dans la limite de 3 examens, de leur conjoint, concubin ou partenaire lié par un Pacs, Page 3 sur 7

4 - absence pour don d'ovocytes. Congés pour formation Absences pour activités ou formation des représentants du personnel ou salariés syndiqués Congés ou absences pour activités civiques, sociales et politiques - stage de formation professionnelle dans le cadre du plan de formation, - congé individuel de formation, de bilan de compétence ou de validation des acquis de l'expérience, - congé pour examen, - congé de formation de cadres et d'animateurs pour la jeunesse, - congé jeune travailleur, - congé de préparation aux épreuves de l'examen d'apprentissage, - congé de formation économique, sociale et syndicale, - congé de formation des administrateurs de mutuelle, - temps de formation du conseiller du salarié lors de l'entretien préalable au licenciement, - congé de formation des conseillers prud'hommes et temps consacré à l'exercice de leurs fonctions. - heures de délégation, - stage de formation économique des élus du comité d'entreprise, - temps de mission du salarié exerçant une fonction d'assistance ou de représentation devant le conseil de prud'hommes. - journée défense et citoyenneté, - service dans la réserve opérationnelle, la réserve civile de la police nationale, la réserve de sécurité civile ou le corps de réserve sanitaire, - appel de préparation à la défense, - temps de missions et de formation des sapeurspompiers volontaires, - congé des salariés candidats ou élus à un mandat parlementaire ou local (pour plus de précisions, voir PA- II s.), - temps passé hors de l'entreprise par les administrateurs salariés des organismes de sécurité Page 4 sur 7

5 sociale, par les élus aux chambres d'agriculture ainsi que par les représentants d'associations familiales ou par les représentants d'associations ou de mutuelles, - participation aux séances du conseil de l'ordre des professions médicales, des pharmaciens, des infirmiers et des masseurs- kinésithérapeutes. Absences liées à des difficultés économiques - activité partielle (ex-chômage partiel), - période postérieure à la date de jugement en cas de redressement judiciaire. A contrario, et sauf usages ou dispositions plus favorables de la convention collective, ne sont pas pris en compte pour le calcul de la durée des congés (liste non exhaustive) : - les absences pour maladie ou accident non professionnel et pour cure thermale ; - les périodes d'accident du travail ou de maladie professionnelle supérieures à un an ; - les autres congés pour raisons de santé : congé de soutien familial, de présence parentale, de solidarité familiale à temps plein ; - le congé parental d'éducation à temps plein ; - les congés pour convenances personnelles (sabbatique, sans solde, autres absences ) ; - les congés pour raisons professionnelles exercés à temps plein (création ou reprise d'entreprise, enseignement ou recherche ) ; - la grève ; - les périodes de mise à pied disciplinaire. Quelle est la durée légale des congés payés? La durée du congé annuel est de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif accompli lors de la période de référence, sans pouvoir excéder 30 jours ouvrables (5 semaines). Cette règle s'applique également aux salariés à temps partiel, leur nombre de jours de congés n'étant pas réduit proportionnellement à leur horaire de travail. Ainsi, un salarié travaillant à mi-temps acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois et non pas 1,25. A noter : Les mères de famille salariées ou apprenties ont droit, sous certaines conditions, à des congés supplémentaires (C. trav. art. L ). De même, les salariés et apprentis de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente ont droit, à leur demande qui ne peut être refusée par l'employeur, à 30 jours ouvrables de congés payés, quelle que soit leur ancienneté dans l'entreprise. Seuls les jours acquis doivent être indemnisés par l'employeur, les jours supplémentaires n'étant pas rémunérés. Lorsque le nombre de jours de congés acquis n'est pas un nombre entier, il est arrondi au nombre entier immédiatement supérieur. Page 5 sur 7

6 Exemple : Un salarié qui a travaillé 7 mois a droit à 18 jours ouvrables de congés payés (2,5 7 = 17,5 soit 18). Ne peuvent être déduits du congé annuel les absences autorisées, les congés de maternité, paternité et d'adoption, les jours d'absence pour maladie ou accident, les jours de chômage, les périodes de préavis et les périodes obligatoires d'instruction militaire. Attention : si ces périodes ne peuvent venir en déduction du nombre de jours de congés auxquels le salarié a droit, elles influent toutefois sur le calcul de ce droit. Le calcul des congés payés peut également être effectué en jours ouvrés, à condition de ne pas léser le salarié. Dans ce cas, le salarié a droit à 2,08 jours ouvrés par mois de travail, plafonnés à 25 jours ouvrés. C est ce mode de calcul qui est retenu à la Nef. Peut-on prévoir une durée de congés plus longue que la durée légale? Oui. Les conventions ou accords collectifs peuvent prévoir des congés plus longs que le congé légal de 5 semaines. Les jours supplémentaires de congés peuvent être accordés sans conditions, ou majorés en fonction de l'âge, de l'ancienneté, de la catégorie professionnelle ou du nombre d'enfants des salariés. Le droit aux congés conventionnels est en général soumis à des conditions particulières figurant dans les dispositions conventionnelles elles-mêmes. Celles-ci s'imposent à l'employeur. Des congés supplémentaires peuvent également résulter d'un usage dans la branche ou l'entreprise ou du contrat de travail. A noter : Les avantages du régime légal et ceux du régime conventionnel ne peuvent pas en principe se cumuler, le salarié bénéficiant du régime qui lui est globalement le plus avantageux. Toutefois, le cumul est possible lorsque les congés n'ont ni la même cause ni le même objet. Ainsi, les jours supplémentaires attribués à titre de récupération peuvent se cumuler avec des jours de congés payés. Le salarié peut également bénéficier des jours supplémentaires pour fractionnement. Ces derniers dépendent du nombre de jours de congés pris hors de la période des congés. Ils ne sont donc pas calculables au mois de mai. Comment décompter le temps de travail d'un salarié ayant travaillé une année incomplète? Le décompte du temps de travail ne pose pas de problème particulier quand le salarié a travaillé dans l entreprise pendant toute la période de référence. Il a droit à l intégralité des congés prévus par la loi, soit 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés). En revanche, lorsqu il a été absent au cours de la période de référence et que cette absence n est pas prise en compte pour le calcul des congés payés, il faut appliquer un système d équivalence en semaines et en jours. Sont équivalentes à un mois de travail effectif les périodes suivantes : - 4 semaines de travail effectif, - 20 jours si l horaire de travail est réparti sur 5 jours de la semaine, - 22 jours si l horaire de travail est réparti sur 5,5 jours de la semaine, - 24 jours si l horaire de travail est réparti sur 6 jours de la semaine. Page 6 sur 7

7 Ainsi, le salarié qui, du 1er juin au 31 mai, a travaillé 48 semaines ou 240 jours si l horaire est réparti sur 5 jours a droit à la totalité de ses congés. Autrement dit, les absences non assimilées à du travail effectif, inférieures ou égales à 4 semaines ou à 20 jours pendant toute la période de référence, ne réduisent pas la durée du congé. Dans la mesure où le congé est acquis dès le premier jour de travail, il convient selon nous de retenir non seulement les mois complets, mais également les fractions de mois pour calculer la durée des congés payés. Exemple : Soit un salarié embauché le mercredi 6 avril 2016 dans une entreprise où l'horaire de travail est réparti sur 5 jours et où les jours fériés sont chômés (en l'occurrence, les 1er, 5, 8 et 16 mai). Ce salarié a pris un congé sans solde la semaine du 18 au 22 avril inclus et le vendredi 6 mai. Le salarié n'ayant pas travaillé un nombre entier de mois sur la période de référence qui court du 6 avril au 31 mai 2016, il convient d'appliquer la règle des équivalences. Toutefois, ce salarié n'ayant pas non plus travaillé un nombre entier de semaines (5 semaines complètes et 2 semaines incomplètes), il convient de retenir, pour calculer le nombre de jours de congés acquis, le nombre de jours travaillés (ou assimilés comme tels) par ce salarié, soit 32 jours ( ). Le calcul est ensuite le suivant : on divise le nombre de jours travaillés par le salarié sur la période de référence (32) par le nombre de jours équivalant à un mois de travail effectif (20), soit 32/20 = 1,6. Enfin, on multiplie le résultat obtenu par 2,5, qui correspond au nombre de jours ouvrables acquis par un salarié pour un mois de travail effectif. Ainsi, le salarié aura donc droit à 1,6 2,5 = 4 jours ouvrables de congés payés pour l'année Comment décompter les jours de congés d'un salarié ayant travaillé moins d'un mois? Aucune condition minimale d activité n étant exigée pour avoir droit à des congés, le salarié ayant travaillé moins d un mois au cours de la période de référence (salarié entré après le 1er mai 2016) a droit, selon nous, à des congés. Ces derniers doivent être calculés au prorata du temps de travail effectué. A noter : L application littérale de cette règle conduit à ouvrir droit à un jour de congé au salarié n ayant travaillé ne serait-ce qu une journée, voire quelques heures. Il est permis de s interroger sur l application qu en feront les tribunaux. Sources : Editions Francis Lefebvre Page 7 sur 7