La comptabilité, outil de gestion

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1 La comptabilité, outil de gestion Formation Quatre Mâts Développement 2006 Alain Roscoët QMD compta session novembre / 51

2 Objectifs de la formation Comprendre l'outil comptable : Terminologie Fonctionnement des comptes Articulation des documents de synthèse Etre capable de procéder à des : Enregistrements courants Pouvoir lire une balance Construire un compte de résultat et un bilan Méthode et outils pédagogiques Exposé d'ensemble Travail sur papier Saisie sur un logiciel de comptabilité des écritures Etude de cas 2

3 PARTIE 1 Les obligations d'une entreprise sont de trois ordres: Comptables Sociales Fiscales QMD compta session novembre / 51

4 Chapitre 1. Obligations comptables. La comptabilité est une obligation légale : article 8 du code de commerce Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise" Le cadre réglementaire : le plan comptable " l'aménagement de la comptabilité doit être conforme au plan comptable général" La loi oblige à : L'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Contrôler par inventaire chaque année. Etablir des comptes annuels. Faire l'inventaire du stock Editer le grand livre (toutes les écritures comptables par comptes) Editer la balance (solde des comptes) Editer les journaux (écritures comptables suivant les journaux) 4

5 Chapitre 2. Obligations sociales 1. Les salariés Livres entrées et sorties du personnels Déclaration Unique d'embauche : avant l'embauche du salarié auprès de l'urssaf Contrat de travail Adhésion caisse de retraite complémentaire Chaque mois : Fiches de paie livre de paie : regroupement des fiches de paie Journal de paie : résumé par salarié de la fiche de paie Réduction loi Fillon Tous les trimestres : Déclaration et paiement des cotisations sociales (URSSAF, ASSEDIC, Caisse retraite...) En fin d'année : Déclaration Annuel Des Salariés Taxe formation continue : elle est due par tous les employeurs. Ils doivent déposer une déclaration : - N 2486 s'ils ont moins de 10 salariés QMD compta session novembre / 51

6 - N 2483 s'ils ont plus de 10 salariés Elle doit être réglée au plus tard le 30 avril. L'organisme collecteur dépend du secteur d'activité de l'entreprise. Taxe apprentissage : due par les personnes qui exercent une activité commerciale, industrielle ou artisanale et par les personnes qui, quelque soit l'activité exercée, sont passibles de l'impôt sur les sociétés. Taxe sur les salaires si non assujetti à la TVA Voir tableau de synthèse pages suivante 6

7 TABLEAU DE SYNTHÈSE AU 01 JUILLET 2006 EMPLOYEUR SALARIES Plafond Total Plafond Total URSSAF (1) Assurance maladie 12,8 0,75 Contribution solidarité autonomie 0,0 Allocations familiales 5,40 Assurance vieillesse 8,30 1,60 6,65 0,10 FNAL tous les employeurs 0,10 FNAL +20 salariés 0,40 CSG (2) 7,50 RDS (2) 5,00 Plafond Tranche B Plafond Tranche B ASSEDIC Chômage 4,04 4,04 2,44 2,44 AGS 0,15 0,15 Retraite non cadre 4,50 12,00 3,00 8,00 AGFF 1,20 1,30 0,80 0,90 Retraite cadre Retraite 4,50 12,60 3,00 7,70 APEC 0,036 0,024 C E T 0,22 0,22 0,13 0,13 Prévoyance décès obligatoire 1,50 AGFF 1,20 1,30 0,80 0,90 (1) hors taux AT et versement transport calculé sur le total (2) base 97% du salaire brut + part patronale prévoyance et retraite supplémentaire QMD compta session novembre / 51

8 2.Exploitant(s) Suivant le statut : Si salarié idem (hormis ASSEDIC pour les gérants) Sinon cotisations obligatoires URSSAF : tous les trimestres ou prélévement mensuel R S I /mutuelle : idem R S I / AVA ou ORGANIC suivant le code APE : idem Cotisations facultatives : Mutuelle Garantie de salaire Loi Madelin 8

9 Chapitre 3. Obligations fiscales 1. T V A Quand choisir : Dès l'inscription de l'entreprise Que choisir : Régime simplifié : Une déclaration trimestrielle, première année sans demande d'acompte, ensuite ¼ de la somme due l'année précédente Réelle normale : Une déclaration chaque mois avec les chiffres mensuels 2. D E B : Déclaration d'echange de Biens, pour toutes les opérations intra communautaires 3.Taxes diverses : Suivant le secteur d'activité, elles sont à déclarer en même temps que la TVA QMD compta session novembre / 51

10 4. Impôts sur les sociétés : acompte tous les trimestres 5. Taxe professionnelle : la première année, souscription avant le 31 décembre. 10

11 Historique du plan comptable Première trace vers avant J.C. A partir de 650 mise en place de circuits économique. 13 ème siècle comptabilité double législation livres de commerce an France Dans les années 1920 premier plan comptable 1942 premier plan comptable en France 1978 plan comptable en vigueur 2005 dernière modification QMD compta session novembre / 51

12 Raison d'être et objectifs de la comptabilité Assurer la survie de l'entreprise Connaître sans risque d'erreur la trésorerie disponible Evaluer le résultat économique d'une période Conserver d'autres informations utiles 12

13 La comptabilité outil de développement C'est une source d'informations unique pour toutes les fonctions : Production, commercial, social, stratégie. Outil de suivi de l'activité de l'entreprise. QMD compta session novembre / 51

14 1. Quels documents 1.1. Le journal général. Il enregistre tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l'entreprise, au jour le jour, c'est à dire à la date de la pièce justificative, opération par opération, selon l'importance et les besoins de l'entreprise. Il est divisé en plusieurs journaux auxiliaires : achats, ventes, banque, caisse, opérations diverses. 14

15 1.2. Le grand livre. Il repose sur le principe du regroupement des journaux en un seul état, et permet d'en contrôler le suivi. Il peut être complété par deux grands livres auxiliaires : - Clients - Fournisseurs Il permet le suivi de chaque compte Il permet l'édition de la balance QMD compta session novembre / 51

16 1.3. Fin d'exercice Etat de stock à la date de la clôture de l'exercice Un état des éléments d'actif et du passif Les éditions des journaux, de la balance globale, du grand livre global, des livres auxilaires. Le bilan et le compte de résultat, et si nécessaire, l'annexe. Tous ces documents doivent être conservés pendant 10 ans 16

17 Schéma du système comptable PIECES COMPTABLES... (faits économiques) (Pointillés rouges : remplir par la fréquence choisie) LIVRES AUXILIAIRES... Journal général grand livre... BALANCE... Documents de synthèse... (Bilan, compte résultat, liasse fiscale) QMD compta session novembre / 51

18 2. Principes de base la partie double Pour chaque mouvement de valeurs la comptabilité enregistre deux écritures selon le principe de la partie double. La comptabilité peut être visualisée comme une balance dont les deux plateaux doivent être équilibrés. Débit bilan Facture à encaisser Crédit Compte de résultat Ce que l'on Crée Débit Compte de résultat Ce que l'on Doit Crédit bilan Facture à payer 18 Attention, le moyen mnémotechnique ne fonctionne que pour les classes du compte de résultat!

19 2. 1.Le plan comptable Les classes. BILAN CR Classe COMPTES 1 Capitaux 2 Immobilisations 3 Stocks et en cours 4 Tiers ( clients, fourn,...) 5 Finances ( banques, caisse,...) 6 Charges 7 Produits QMD compta session novembre / 51

20 La structure des comptes Les comptes sont codifiés selon une structure décimale. Exemple : recherche de l'intitulé du compte 6454 dans le plan comptable 6 Intitulé de la classe Compte de charges 64 Intitulé du compte Charges de personnel 645 Intitulé du compte divisionnaire Charges de sécurité sociale et de prévoyance 6454 Intitulé du compte subdivisé Cotisations ASSEDIC 2.2. le compte de résultat Il s'agit de la situation de l'entreprise du début de l'exercice à aujourd'hui Débit / crédit : la différence est une perte ou un bénéfice Les différents comptes le constituant sont : 20

21 Les achats et les charges externes Ce sont les comptes de la classe Achats 601 = achats de matières premières 607 = achats de marchandises les achats sont enregistrés hors taxes nets des remises répercutées. Les logiciels de comptabilité permettent de personaliser les comptes fournisseurs = frais accesoires sur achats ce compte permet d'enregistrer les frais sur achats directement affectés aux marchandises et non refacturés : transports, emballages perdus = Rabais, remises, ristournes obtenus. On doit ici comptabiliser les ristournes non répercutées. Le solde de ce compte permettra d'expliquer le supplément de marge obtenu par rapport à la marge théorique Les charges externes 61 = Services extérieurs 611 sous traitance 613 location QMD compta session novembre / 51

22 615 Travaux d'entretien et de réparations Sur les biens immobilisés 616 Primes d'assurance 618 Divers : documentation, colloque, etc = Autres services extérieurs. 621 Personnel extérieur à l'entreprise 622 Rémunération d'intermédiaires et honoraires 623 Publicité, publications, relations publiques 624 Transport (achat, vente, personnel,...) 625 Déplacements, missions,et réceptions 626 Frais postaux et frais de télécommunications 627 Services bancaires 628 divers : (cotisation syndicat, association) Autres charges 63 = Impôts, taxes et versement assimilés 631 impôts, taxes sur rémunération (impôts) Taxe sur les salaires, d'apprentissage, Autres impôts et taxes (impôts) impôts directs : taxe professionnelle, foncières, locaux 637 Autres impôts et taxes (autres organismes) 64 = Charges de personnel. 641 Rémuneration du personnel 644 Travail exploitant 645 Cotisations sociales salariés 22

23 646 Cotisations sociales exploitant 647 Autres charges sociales 65 = Autres charges de gestions courantes 66 = Charges financières 661 Charges d'intérêts : emprunts, débiteurs 665 escomptes accordés 666 pertes de changes 67 = Charges exceptionnelles 68 = dotations aux amortissements et aux provisions QMD compta session novembre / 51

24 2.2.2.Comptes de produits Ce sont les comptes de la classe Ventes de produits, prestation de services 701 = ventes de produits finis 707 = ventes de marchandises les ventes sont enregistrées hors taxes nets des remises répercutées. Les logiciels de comptabilité permettent de personnaliser les comptes clients. 708 = Produits des activités annexes Ces comptes permettent d'enregistrer les frais sur ventes directement affectés aux marchandises vendues : transports, emballage perdus = Rabais, remises, ristournes accordées. On doit ici comptabiliser les ristournes accordées. Le solde de ce compte permettra d'expliquer la perte de marge constatée par rapport à la marge théorique. 24

25 Les autres produits 74 = Subvention d'exploitation 75 = Autres produits de gestion courante. 751 Redevances pour concessions, brevets,licences, etc Produits divers de gestion courante 76 = Produits financiers 77 = produits exceptionnels 79 = transfert de charges 2.3. le bilan Il s'agit de la situation cumulée depuis le début de l'entreprise jusqu'à une date donnée. Débit / crédit différence perte ou bénéfice Les différents comptes le constituant : QMD compta session novembre / 51

26 2.3.1Les comptes du passif Les comptes de capitaux : 10 = Capital et réserves 101 Capital (social, individuel...) 106 Réserves 108 compte de l'exploitant 11 = Report à nouveau (solde créditeur ou débiteur) 110 Report à nouveau (solde créditeur) 119 Report à nouveau (solde débiteur) 12 = Résultat de l'exercice 120 Résultat de l'exercice (bénéfice) 129 Résultat de l'exercice (perte) Les Dettes : 16 = Emprunts et dettes assimilées 164 Emprunts auprès des établissements de crédit 168 Autres emprunts 26

27 Les comptes de tiers 40 = Fournisseurs 401 Fournisseurs 408 Fournisseurs factures non parvenues 409 Fournisseurs débiteurs 42 = Dettes sociales 421 Rémunérations dues 431 URSSAF 437 Autres organismes 44 = Etats : dettes fiscales 444 Etat : impôts sur les bénéfice 445 Etat : T V A 4455 T V A à décaisser 4457 T V A collectée 447 Autres impôts, taxes et versement assimilés 45 = Groupe et associés 455 comptes courants associés 46 = Créditeurs divers et créditeurs 4686 Divers : charges à payer 47 = Comptes transitoires ou d'attente 48 = Comptes de régularisation : 487 Produits constatés d'avance QMD compta session novembre / 51

28 Comptes financiers 51 = Banques, établissements financiers et assimilés (découvert) 512 Banques 514 Chèques postaux 28

29 Les comptes de l'actif les comptes d'immobilisations 20 = Immobilisations incorporelles 201 Frais d'établissement 206 Droit au bail 207 Fonds commercial 21 = Immobilisations corporelles 213 Constructions 215 Installations techniques, matériels et outillages industriels 218 Autres immobilisations corporelles 27 = Autres immobilisations financières 28 = Amortissement des immobilisations 2801 Frais d'établissement 281 Amortissement des immobilisations corporelles 2813 construction 2815 Installations techniques 2818 Autres immobilisations corporelles QMD compta session novembre / 51

30 Comptes de stocks et en-cours 31 = Matières premières (et fournitures) 32 = Autres approvisionnements 33 = En-cours de biens 37 = Stocks de marchandises 39 = Provisions pour dépréciation des stocks et en-cours les comptes de tiers 41 = Clients 411 Clients 418 Clients Produits non encore facturés 419 Clients créditeurs 42 = Personnel et comptes rattachés 425 Avances et acomptes 44 = Etat : créances fiscales T V A sur immobilisation T V A sur autres biens et services 46 = Créances (débiteurs) divers 4687 : produits à recevoir 48 = Comptes de régularisation : 486 : charges constatées d'avance 30

31 Comptes financiers 50 = Valeurs mobilières de placement 51 = Banques, établissements financiers et assimilés (solde débiteur) 512 Banques 514 Chèques postaux 53 = Caisse 58 = Virements internes 2.4. Le plan comptable de l'entreprise Chaque entreprise doit constituer son propre plan comptable en fonction de ses besoins et de la finesse souhaitée du suivi des comptes Plan comptable général Plan comptable de l'entreprise 401 fournisseurs 401EDF 401TEL 401QMD 401diversa Fournisseur EDF F. France télécom F. 4 mât dévelopt F. divers A QMD compta session novembre / 51

32 2.5. La comptabilité analytique Lorsque l'on a plusieurs secteurs d'activité il est intéressant de pouvoir faire un suivi sur chacun d'eux. Cela peut se faire grâce à la mise en place d'une compta analytique L'importance du classement : la base de la comptabilité est constituée par les multiples pièces dont fait usage l'entreprise Toutes ces pièces doivent être classées et conservées de telle façon qu'elles puissent être exploitées, retrouvées et justifiées facilement Un classement rigoureux indispensable Pour cela, il faut disposer de classement spécifique pour : Les documents commerciaux : bons de commande, bons de livraison, Les factures et avoirs 32

33 d'achats les notes de frais Les factures et avoirs de ventes, Les pièces de trésorerie : Chéquier, pièces de caisse, facturettes Bordereaux de remise à l'encaissement, Relevés de comptes bancaires Tableau d'amortissement des emprunts... Les documents sociaux et fiscaux Bulletins de salaires Déclarations (TVA, URSSAF,...) QMD compta session novembre / 51

34 3. L'enregistrement des pièces courantes. Objectifs : Maîtriser les enregistrements comptables de base : Achats, ventes, TVA Comptes fournisseurs et clients Paiements et encaissements Salaires Cotisations sociales Apprendre à lire la comptabilité pour contrôler la marge, la rentabilité et suivre la trésorerie 34

35 Les travaux préalables à l'enregistrement La vérification de conformité : Pour les factures d'achat et de vente, il faut s'assurer que les quantités et prix facturés correspondent bien à ceux indiqués dans les bons de commande et bons de livraison. De la même façon, chaque expédition et/ou réception de marchandise doit faire l'objet d'un contrôle physique de la quantité et de la qualité de la marchandise. Dans le cas contraire, il faut émettre des réserves et enclencher une procédure de demande d'avoir avec les fournisseurs QMD compta session novembre / 51

36 3.1 Les fournisseurs : Fournisseurs YYY Les comptes fournisseurs sont individualisés afin de pouvoir les suivre avec précision en comptabilité Le montant dû au fournisseur est enregistré en TTC Comptes Débit Crédit Fournisseur X TTC Achats HT TVA à récupérer TVA : Clients XXX 3.2 Les clients Les comptes clients sont individualisés afin de pouvoir les suivre avec précision en comptabilité Le montant dû par le client est enregistré en TTC Comptes Débit Crédit Clients X TTC Ventes HT TVA collectée TVA 36

37 3.3 L'enregistrement des paiements et encaissements A partir des règlements fournisseurs et des règlements clients, la comptabilité enregistre tous les mouvements constatés. Les encaissements correspondent à une augmentation de la trésorerie (débit du compte banque ou caisse) Les paiements diminuent le solde de trésorerie (crédit du compte banque ou caisse). Chaque mois il faut faire un rapprochement bancaire pour vérifier son solde comptable et son solde bancaire Encaissement de la part d'un client. Comptes Débit Crédit Rglt client X XXX Banque Z XXX QMD compta session novembre / 51

38 3.3.2 Paiement d'une facture fournisseurs Comptes Débit Crédit Fournisseurs X XXX Banque Z XXX 3.4 Comptabilité de la TVA En fonction des options choisies par l'entreprise (ou de son Chiffre d'affaire), il lui appartiendra de remplir à périodes régulières (mensuelles, trimestrielles, annuelles) un imprimé fiscal (CA12, CA3...) afin de constater le solde de TVA dû par l'entreprise au trésor public (peut être généré automatiquement par le logiciel de comptabilité). Comptes Débit Crédit TVA à récupérer 5,5% XX TVA à récupérer 19,6% XX TVA collectées à 5,5% XX TVA collectées à 19,6% XX TVA à payer XX 38

39 3.5. Enregistrement de la paie Les salaires sont récapitulés chaque mois dans le livre et le journal de paie. Dans le livre de paie, apparaissent: Le brut Les cotisations sociales salariales et patronales Le net à payer au salarié Saisie de la paie Deux méthodes existent : Comptes Débit Crédit 641 Salaires Brut 431 URSSAF Retenue 4374 Assedic Retenue 4373 Caisse retraite complémentaire Retenue Rémunérations dues Net Ou QMD compta session novembre / 51

40 Comptes Libellés Débit Crédit 641 Salaires Brut 6451 Cotisations URSSAF Retenue 6454 Assedic Retenue 6453 Caisse retraite complémentaire Retenue Rémunérations dues Net Paiement des salaires Comptes Libellés Débit Crédit Rémunérations dues salarié X XX 512 Banque Z XX 3.6. Les stocks Avant de sortir une situation comptable, il est indispensable de procéder à un inventaire et de saisir le stock : Variation de stock = stock initial stock final Ce compte permet de constater la différence entre le stock initial et le stock final. 40

41 Si le compte est négatif, cela signifie que le stock a augmenté durant l'exercice et donc que l'on a consommé moins de marchandises que le total des achats de la période. Si le compte est positif, c'est que l'on a consommé plus que les achats de la période (on a pris dans le stock de départ) Saisie du stock Comptes Débit Crédit 31 Stocks matières premières HT 37 Stocks produits finis HT 6031 Variation stocks matières premières HT 6037 Variation stocks produits finis HT QMD compta session novembre / 51

42 4. De la saisie au bilan Exercice simplifié ( sans TVA) Passer les écritures pour les opérations suivante et établir les documents comptables en découlant : Journal, grand livre, balance, compte de résultat, bilan Date Opération Montant 01/12 Dépôt de chèques pour constituer le capital /12 Achat ordinateur /12 Achat marchandise fournisseur 05/12 Paiement du loyer de décembre 10/12 Vente de marchandise à client truc /12 Paiement ordinateur /12 Paiement marchandise 20/12 Réglement du clients truc

43 4.1 SAISIE DES ECRITURES : Compte capital Enregistrement du dépôt du capital sur le compte de la société Date Compte Libellé débit crédit 01/ Dépôt capital / banque : Compte immobilisations Enregistrement dl'acquisition d'un ordinateur auprès d'un fournisseur Date Compte Libellé débit crédit 05/ Achat ordinateur / Achat ordinateur 1500 QMD compta session novembre / 51

44 4.1.3 : Compte achat Enregistrement de l'achat de marchandise auprès d'un fournisseur Date Compte Libellé débit crédit 05/ Achat marchandise / Achat marchandise : Compte charge externe Enregistrement du paiement du premier loyer Date Compte Libellé débit crédit 05/ Rglt du loyer déc / Rglt du loyer déc

45 4.1.5 : Compte ventes Enregistrement de la vente de marchandise. Date Compte Libellé débit crédit 10/ Vente marchandise /12 411truc vente marchandise : Compte banque Enregistrement du paiement de l'ordinateur Date Compte Libellé débit crédit 15/ Rglt fournisseur ordi / Rglt fournisseur ordi 1500 QMD compta session novembre / 51

46 4.1.7 : Compte banque Enregistrement du paiement des marchandises Date Compte Libellé débit crédit 15/ Rglt fournisseur marchandise / Rglt fournisseur marchandise : Compte Client Enregistrement de l'encaissement du chèque client Date Compte Libellé débit crédit 20/12 411truc Rglt client truc / Rglt client truc

47 4.2: L'édition des documents comptables Journal général Grand livre balance documents de synthèse ( compte de résultat, bilan) QMD compta session novembre / 51

48 4.2.2: Le journal général Rappel : enregistrement chronologique des mouvements Date Compte Libellé débit crédit 01/ Dépôt capital / banque / Achat ordinateur / Achat ordinateur / Achat marchandise / Achat marchandise / Rglt du loyer déc / Rglt du loyer déc / Vente marchandise /12 411truc vente marchandise / Rglt fournisseur ordi / Rglt fournisseur ordi / Rglt fournisseur marchandises / Rglt fournisseur marchandises /12 411truc Rglt client truc / Rglt client truc

49 : Le grand livre Rappel : le grand livre regroupe l'ensemble de tous les comptes utilisés dans le journal général et permet d'en contrôler le suivi. Extrait du grand livre au 31/12 Compte Date Libellé Débit Crédit Solde /12 Dépôt capital /12 Rglt du loyer déc /12 Rglt fournisseur ordi 15/12 Rglt fournisseur marchandises /12 Rglt client truc QMD compta session novembre / 51

50 : La balance Compte Débit Crédit Solde Débit Solde Crédit 101 capital Matériel informatique Frs ordi Frs march truc banque HA march Loyer vente march TOTAUX

51 4.3. Les documents de synthèse A partir des soldes de chacun des comptes de la balance, il est possible d'établir le compte de résultat puis le bilan : Compte de résultat et bilan au 31/12 Compte de résultat Compte Intitulé Débit Compte Intitulé Crédit 607 HA marchandise 613 Location immobilière Vente 500 marchandises 6000 Résultat 3500 TOTAL Bilan Compte Intitulé Débit Compte Intitulé Crédit 2183 Matériel informatique Capital Banque 9000 Résultat 3500 TOTAL QMD compta session novembre / 51

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