COMPTE RENDU ATELIER COMMUNICATION N 1 LES PRINCIPES DE BASES ET LA REALISATION D UN DOSSIER DE PRESENTATION

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1 COMPTE RENDU ATELIER COMMUNICATION N 1 LES PRINCIPES DE BASES ET LA REALISATION D UN DOSSIER DE PRESENTATION ESPACE VOLONTARIATS - LE YAOUNDE ESPACE VOLONTARIATS AU CAMEROUN Rue Bindzi, Dragages, à 200m du Ministère de la Ville //

2 TERMES DE RÉFÉRENCE CONTEXTE Lors de la dernière formation de l Espace Volontariats (EV), des demandes en termes de communication avaient été exprimées par les participants. De même des VIES (Volontaires Internationaux d Echanges et de Solidarité) ont déjà sollicité la chargée de communication de l EV sur des supports de communication tels que les dossiers de présentation, ou des plaquettes. Certaines observations révèlent aussi qu il existe des lacunes dans la communication des associations au Cameroun. Tant sur le contenu que sur la forme des supports. Pour répondre à ce constat et renforcer les capacités des acteurs des volontariats (une des missions de l EV) un atelier animé par l équipe de l EV a été mis en place le mercredi 22 février. Ne voulant pas se substituer aux centres de formations existant, l équipe de l EV a animé un atelier sur les régles et principes de base de la communication et l exemple pratique de la réalisation d un dossier de présentation. Si de nouveaux besoins sont exprimés, d autres ateliers portants sur les outils de communication seront déployés en CIBLES En priorité les représentants des SA (pérennité des actions) et les VIES. OBJECTIFS En dehors du renforcement des capacités, il s agit de leur permettre de mieux valoriser leurs associations et leurs actions par la mise en place de supports lisibles et efficaces de communication. DÉROULÉ MOT DE L ANIMATEUR DE EV Introduction de Serge Christian Ekani, animateur de l E.V. Retour sur la structure de France Volontaires et sur les missions de l E.V concernant le renforcement des capacités des acteurs des volontariats. Il était aussi question de préciser qu il ne s agit pas de se substituer aux centres de formation mais de mettre en place un atelier d échanges de compétences grâce aux ressources internes disponibles et aux expériences des participants. PLAN DE L ATELIER I - LES PRINCIPES DE BASE A - Définitions B - La communication publique des organisations II QUELLE COMMUNICATION METTRE EN PLACE? A Elaborer un plan de communication B Les outils III- EXEMPLE DU DOSSIER DE PRESENTATION A La rédaction du contenu B - La mise en forme IV CAS PRATIQUE / CONCLUSION COLLECTIVE PARTICIPANTS 9 participants : 4 structures d accueil de VIES (ou potentielle) 1 Hors Cadre 4 associations locales CONDITIONS Atelier organisé à l EV, le mercredi 22 février de 16h à 18h30 Participation demandée : aucune. ÉVALUATION & PERSPECTIVES L atelier a donné lieu à des échanges intéressants sur les pratiques et les outils de chacun. Une fiche d évaluation a été transmise à la fin de l atelier pour recueillir les impressions sur la qualité générale de l atelier (salle, support), les contenus théoriques, pratiques, l animation et la pertinence de l atelier vis à vis des besoins. Chaque critère étant noté sur 5, la note moyenne est de 20/25. Cependant la mobilisation de nos cibles est restée assez faible. L atelier avait été annoncé sur le site de l EV, les réseaux sociaux et dans la newsletter une semaine avant l événement. Ce compte rendu sera transmis aux VIES avec une invitation à exprimer leurs besoins et les créneaux les plus adaptés pour ce type d échanges.

3 SUPPORT DE LA PRESENTATION Pour obtenir le power point de la présentation : I - PRINCIPES DE BASE A - DÉFINITIONS Qu est ce que la communication? Le marketing? La communication des organisations publiques? Retour sur la définition des termes... MARKETING : peut être défini comme l ensemble des actions ayant pour objectifs d étudier et d influencer les besoins et comportements des consommateurs et de réaliser en continu les adaptations de la production et de l appareil commercial en fonction des besoins et comportements précédemment identifiés. Le marketing comprend donc : les études de marché, l analyse du comportement des consommateurs, le choix du produit, sa confection (design), sa fabrication, sa commercialisation, sa communication et sa distribution. >> Le marketing renvoie donc à une dimension commerciale (vendre un produit). LE CHAMPS DES COMMUNICATIONS : Communication marketing, interne / externe, événementielle, presse, communication de crise, communication territoriale, communication publique, communication institutionnelle etc. >> A chaque domaine (privé / public) et chaque contexte (crise, publicité, valorisation d image) sa communication spécifique. Quelle communication pour le milieu associatif? B - LA COMMUNICATION DES ORGANISATIONS LA COMMUNICATION DES ORGANISATIONS : «La communication publique est la communication formelle qui tend à l échange et au partage d information d utilité publique, ainsi qu au maintien du lien social et dont la responsabilité incombe à des institutions publiques ou à des organisations investies de mission d intérêt collectif» Définition de Pierre Zèmor. La communication des organisations peut comporter de la communication interne, externe, événementielle, institutionnelle, relations presse etc. II - COMMENT DEFINIR SA COM? POURQUOI COMMUNIQUER? >> Défendre des valeurs, mission d intérêt général, promouvoir ses actions, ses valeurs, sensibiliser, créer du lien social, développement solidaire, rechercher des partenaires etc.. A - LE PLAN DE COMMUNICATION C est le document qui reprend l ensemble de la réflexion stratégique et des actions de communication prévues pour promouvoir des valeurs, une action ou une structure. C est donc le fil conducteur de votre communication. Il s agit de repartir des questions de bases, mais finalement essentielles, pour réfléchir à son identité et à ses actions. L objectif est aussi de trouver les mots appropriés pour se définir : «Ce qui se pense s énonce clairement».

4 LES ÉTAPES DU PLAN DE COMMUNICATION >> Qui? Pour qui? Quoi? Pourquoi? Comment? Quand? 1 - Analyse et diagnostic Qu est ce qui est existe? Quel est le constat? Quelle communication antérieure? Quels sont mes forces, mes faiblesses? Vos actions sont là pour répondre à cet état des lieux. 2 - Positionnement -:- Qui communique? La communication commence par soi-même, il est donc nécessaire de se présenter comme un émetteur clair. Pourquoi cette association? Quelle valeur? 3 - Objectifs -:- Quoi? / Pourquoi? Définir ses objectifs généraux et spécifiques. 4 - Cible(s) -:- Pour Qui? A qui ai-je affaire, à qui je m adresse? Il est nécessaire de définir son cœur de cible pour mieux le connaître. On ne communique pas de la même manière quand on s adresse aux enfants ou aux cadres par exemple. 5 - La stratégie -:- Comment? En fonction des éléments d analyse précédents, définir le message que l on veut passer, le choix des outils et des actions. 6 - Le budget -:- Combien? La budgétisation de vos actions est essentielle pour définir ce que vous êtes ou non capable de faire ou de mettre en place. 7 - Le retro-planning (prévisionnel) -:- Quand? S organiser, planifier, chercher le moment opportun pour mettre en place des actions spécifiques etc. 8 - L évaluation et l analyse Quels résultats? Quelles leçons? B - LES OUTILS DE COMMUNICATION Il en existe beaucoup! Ils dépendent du budget, des pays, des prestataires disponibles, des cibles et des objectifs et à atteindre... A vous de constituer votre trousse à outils et libre à vous aussi de les inventer! Voici déjà quelques exemples : Les supports physiques : Le web : dossier de présentation, plaquettes, flyers, affiches, panneaux extérieurs, banderoles, Etc. Etc. site internet, blogs, réseaux sociaux (Facebook), annuaires en ligne ( au Cameroun : Klitoo, Mboa Pages), newsletter mailing Etc. Les médias : presse écrite, presse web radio TV Les actions de communication : conférence, débat, sensibilisation, causerie éducative Les supports publicitaires : T-shirt calendrier stylos ETC...

5 III - DOSSIER DE PRESENTATION AVANT DE COMMENCER... Pourquoi faire un dossier de présentation? Le dossier de présentation, c est la carte de visite, la vitrine de votre association. Ces quelques pages vous permettront de vous introduire auprès de potentiels partenaires institutionnels et financiers, mais vous servira aussi de base solide pour la constitution par exemple de dossier de presse à destination de journaliste lors de grands événements. A - ÉLABORATION DES CONTENUS LES QUESTIONS À SE POSER AVANT? De quelle manière souhaitez -vous vous présenter et expliquer vos projets? Quels points doivent être mis en exergue? Quels arguments peuvent être avancés pour expliquer le bien-fondé de votre démarche? À qui s adresse votre dossier? Comment allez vous le diffuser? Quel format? Couleur? N&B? >> Vous ne pourrez pas tout mettre, il faut donc trier et choisir les informations clés. Organisez et hiérarchisez les informations que vous voulez donner. LE PLAN GÉNÉRAL >> modulable en fonction des cibles ou des actions. Il peut s agir d un dossier de presse, de présentation générale etc. La couverture : doit donner une idée de votre identité, de vos actions (photos évocatrices) Le sommaire L introduction -> rester synthétique, donner envie de lire la suite... Cela peut être une citation du président, une phrase clé définissant votre association etc. Si votre dossier est accompagné d une lettre, attention à la répétition des informations... Votre identité : vos origines, vos valeurs, pourquoi votre association? Les objectifs poursuivis? N oubliez pas «Ce qui se pense s énonce clairement!».une présentation de quelques lignes est plus lisible, efficace et marquante qu une page de détails. S ils veulent en savoir plus, ils reviendront vers vous. Les moyens mis en œuvre / Les actions / Le projet Présentez vos actions, montrez qu elles sont réfléchies, réalisables et adaptées (à vos cibles ou au contexte). S il s agit d un dossier de presse pour une action spécifique, il faut alors plus s attarder sur cette partie que sur votre association. Pour les financeurs -> Ressources et budgets N hésitez pas à valoriser vos ressources (humaines ou matérielles) quelles qu elle soient! Ainsi votre tableau paraîtra plus équilibré et valorisera vos apports. Cela rassurera probablement le financeur de voir que vous contribuez également et que vous n êtes pas juste un demandeur. Le planning des activités Même si vous n êtes pas sur d obtenir les financements décisifs pour la mise en place de vos actions, indiquez tout de même le départ de vos activités. Cela permet de donner un côté concret à votre projet (situé dans le temps). Les contacts Indiquer tous vos contacts (site internet, adresse postale, mail, téléphone, fax etc.). Précisez pour chaque numéro de téléphone qui est l interlocuteur en face. C est important de mettre les noms afin que l on se souvienne de vous et que l on associe le projet à des interlocuteurs définis. Les annexes N hésitez pas à mettre des informations complémentaires dans cette rubrique afin de ne pas trop charger le dossier en lui même. Il s agit de donner des informations complémentaires pour ceux qui voudraient en savoir plus. Dans cette rubrique vous pouvez mettre des articles de presse de vos actions passées par exemple.

6 LES CONSEILS Le TROP est l ennemi du BIEN -> Prenez le temps de tout noter, puis de trier, de réduire, de préciser au fur et à mesure. Votre association, vous devez pouvoir la présenter en quelques lignes. Se mettre à la place du lecteur ou du financeur qui reçoit de nombreux dossiers. Il faut réussir à se distinguer des autres. En feuilletant votre dossier il doit comprendre de quoi il s agit. Valoriser ce qui vous avantage. Etre direct, organisés et concis. C est l image que vous renvoyez, elle doit donc être claire et précise dans votre tête comme sur le papier. La hiérarchie de l information -> les titres et intertitres. Attirer l attention de votre lecteur sur ce qui est important. Mettez en valeur votre plan pour que le lecteur vous suive plus facilement. Pas uniquement des propositions, il faut convaincre donc rester dans le concret. Rester réaliste tout en étant optimiste. L orthographe et la syntaxe. Faites attention à la longueur de vos phrases (max 3 lignes), à la ponctuation et au rythme de lecture (alterner phrases courtes et longues). B - LA FORME ELLE EST AUSSI IMPORTANTE QUE LE FOND, il ne faut donc pas la négliger. Prendre soin de la mise en page c est en même temps rendre votre dossier plus clair et facile à lire, mais c est aussi laisser une empreinte visuelle à votre interlocuteur. Vous pouvez aussi par une bonne présentation réussir à vous distinguer des autres. C est une marque de sérieux et de professionnalisme. Un document agréable à regarder attire l attention du lecteur, les titres et intertitres, bien mis en valeur, permettent une bonne lecture en diagonale. DÉFINIR VOTRE IDENTITÉ GRAPHIQUE Votre association doit avoir un logo propre qui doit figurer sur tout vos supports. Vous pouvez aussi définir vos couleurs et les utiliser de manière régulière dans vos dossiers. Pareil au niveau de la police, choisissez en une qui vous plait, qui s accorde avec votre logo et utiliser là pour vos titres. Ne pas prendre plus de 3 polices différentes par document, et faites attention à la taille de la police (pas trop gros de 10 à 12 maximum). Il est également conseillé de ne pas cumuler les 3 styles standards : italique, gras, souligné. Les illustrations sont indispensables. N hésitez pas à mettre des photos pour aérer un peu votre dossier et le rendre plus agréable à lire. Lorsque vous insérez des photos, faites attention à ne pas les déformer en réduisant la taille par les coins de l image. Si vous n avez pas de bonnes photos, vous pouvez toujours trouver des site d images placées sous la licence «créative commons» par exemple. Vérifiez toujours les conditions d utilisation mais si ce n est pas pour des fins commerciales, vous pouvez les utiliser en mentionnant simplement (légende, copyright) le nom de l auteur. (en créant un compte) Faites attention aux images dites «Libre de droits». Ca n a rien à voir avec la gratuité, mais avec la liberté d utiliser l image, une fois les droit acquittés et la licence obtenue! N hésitez pas à distinguer les parties et les idées par des sauts de paragraphes. N oubliez pas de les justifier (alignement sur toute la ligne).

7 Les astuces : sur les logiciels comme Word ou Publisher vous pouvez trouvez des modèles tout faits, vous n avez plus qu à insérer le texte. Télécharger des modéles : Regardez aussi ce qui se fait autour de vous pour vous en inspirer. Si vous n avez pas le budget pour imprimer en couleur, essayez d imprimer déjà quelques couvertures en couleur et le reste en N&B. Cela peut être un bon compromis! Vous pouvez également vous rapprocher de prestataires professionnels comme les imprimeurs qui ont de bonnes compétences en mise en page et des tarifs très intéressant. CONCLUSION UN BON DOCUMENT DE COMMUNICATION EST... Réfléchi; Adapté au contexte et à ses cibles ; Clair et organisé ; Concis et synthétique : un texte court est plus efficace qu une page de détail ; Agréable à regarder ; Permet de comprendre rapidement de quoi on parle. QUELLES SONT LES ERREURS À ÉVITER? En faire trop ; Etre désorganisé ; Ne pas soigner la présentation ou l orthographe ; Se perdre dans les détails. CONTACT POUR TOUTES QUESTIONS OU POUR PROPOSER DES THÈMES DE FUTURS ATELIERS, CONTACTEZ NOUS! ESPACE VOLONTARIATS AU CAMEROUN Rue Bindzi, Dragages, à 200m du Ministère de la Ville // Serge Christian Ekani Animateur de l Espace Volontariats Charlotte Borius Chargée de communication Nous suivre sur Facebook :

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