CERCLE DES ADMINISTRATEURS DE SOCIÉTÉS CERTIFIÉS RÈGLEMENT INTERNE

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1 CERCLE DES ADMINISTRATEURS DE SOCIÉTÉS CERTIFIÉS RÈGLEMENT INTERNE DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1. Statut légal Le Cercle des administrateurs de sociétés certifiés (ASC) est constitué en vertu de la troisième partie de la loi sur les compagnies du Québec. 2. Siège social Le siège social du Cercle est établi au pavillon Palasis-Prince, rue de la Terrasse, Université Laval, Québec ou à tout autre endroit que le conseil d administration du Cercle pourra déterminer. Le Cercle peut établir ailleurs au Québec tout autre bureau dont il juge avoir besoin. 3. Mission et mandats La mission du Cercle est de regrouper les diplômés et les aspirants diplômés, entretenir des liens entre ceux-ci et avec le Collège des administrateurs de sociétés (CAS) et promouvoir la bonne gouvernance et la désignation ASC auprès des sociétés et du public. Les mandats du Cercle sont de : A- Réunir et représenter les diplômés et aspirants diplômés du CAS. B- Favoriser la nomination des diplômés du CAS sur des conseils d administration de sociétés privées ou publiques. C- Participer à l organisation d activités de réseautage. D- Contribuer à l amélioration continue du programme de formation en gouvernance d entreprise du CAS. E- Favoriser la formation continue. F- Promouvoir le Cercle lors d activités de réseautage ou toute autre occasion appropriée. G- Créer et entretenir les liens entre les membres pour favoriser le sentiment d appartenance. H- Participer directement ou en collaboration avec d autres acteurs aux débats publics sur la gouvernance. I- Contribuer au rayonnement et à la promotion du CAS et du titre d Administrateur de sociétés certifié (ASC). J- Reconnaître et promouvoir l excellence des administrateurs de sociétés certifiés. Modifié le 15 septembre

2 LES MEMBRES 4. Catégories de membres Le Cercle peut accueillir les quatre (4) catégories suivantes de membres, dans la mesure où les personnes concernées satisfont aux autres conditions prévues au présent règlement: Membre régulier : Est membre régulier du Cercle, toute personne qui a obtenu la désignation ASC du Collège des administrateurs de sociétés. Membre postulant : Est membre postulant du Cercle, toute personne qui, n étant pas encore ASC, a participé à un des cinq modules du programme donnant droit au titre d ASC durant l exercice financier en cours ou celui le précédant. Membre honoraire : Est membre honoraire du Cercle, toute personne qui, n'étant pas membre régulier ou membre postulant, a été désignée à ce titre par résolution du conseil d'administration en raison des services qu'elle a rendus à la cause du Cercle. Membre associé : Est membre associé du Cercle, toute personne représentant un partenaire ou une corporation qui en fait la demande et/ou qui est désignée comme telle par le conseil d'administration du Cercle et selon les conditions déterminées par celui-ci. À moins de spécifications contraires, tous les membres ont les mêmes droits et privilèges aux assemblées générales. 5. Cotisation Le conseil d administration peut fixer un montant de cotisation annuelle à être versée au Cercle pour chaque catégorie de membres, ainsi que les modalités de son exigibilité afin que toute personne puisse être admise à ce titre. Les cotisations ne sont pas remboursables. 6. Retrait Tout membre peut se retirer en tout temps en le signifiant au secrétaire du conseil d administration. 7. Suspension et radiation Le conseil d administration peut, par résolution, suspendre pour une période qu il détermine ou encore radier tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des règlements du Cercle ou qui commet un acte jugé indigne, contraire ou néfaste aux buts poursuivis par le Cercle ou au Code d éthique des ASC. La décision du conseil d administration à cette fin est finale et sans appel et le conseil d administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu il pourra de temps à autre déterminer, en autant que le membre visé soit informé de la nature exacte de l acte ou de l omission qu on lui reproche, qu il ait l occasion de se faire entendre sur ce sujet et que la décision le concernant soit prise avec impartialité. Modifié le 15 septembre

3 ASSEMBLÉES DES MEMBRES 8. Assemblée générale annuelle L'assemblée générale annuelle est tenue à l endroit et à la date déterminée par le conseil d administration du Cercle mais au plus tard le 31 décembre de chaque année. L assemblée générale annuelle reçoit les rapports annuel et financier et tout autre rapport pertinent, désigne le expert-comptable, et adopte toute modification aux statuts et règlements du Cercle. 9. Assemblée extraordinaire Les membres du Cercle peuvent être convoqués à une assemblée extraordinaire suivant la décision du conseil d'administration ou sur la requête d'au moins dix pour cent (10%) des membres du Cercle et adressée au conseil d'administration. Lors d'une assemblée extraordinaire des membres, seuls les sujets à l'ordre du jour accompagnant l'envoi de l'avis de convocation peuvent y être discutés. 10. Avis d assemblée L avis de toute assemblée générale annuelle du Cercle est communiqué aux membres par courrier électronique ou postal dans un délai d au moins quarante-cinq (45) jours et est aussi publié sur le site Internet du CAS. Dans le cas d une assemblée extraordinaire, l avis sera d au moins dix (10) jours. Tout membre peut prendre possession d une copie des documents mentionnés à l ordre du jour, au siège social du Cercle, sur les heures d affaires. Il est de la responsabilité de chaque membre de s assurer que le secrétaire du conseil possède ses coordonnées les plus récentes. 11. Omission L'omission accidentelle de donner avis à un membre ou sa non-réception n'invalide pas les résolutions et décisions prises à cette assemblée. 12. Président et secrétaire d assemblées Les assemblées sont présidées par le président du Cercle ou en son absence, par le vice-président. Le secrétaire du conseil d administration agit comme secrétaire des assemblées. 13. Vote Sous réserve des dispositions particulières concernant les élections des administrateurs, les autres votes sont pris à main levée, à moins que 25 % des membres présents ne demandent un scrutin secret, lors de toute assemblée générale des membres. 14. Quorum. Les membres présents constituent le quorum pour toute assemblée des membres. Modifié le 15 septembre

4 PROCÉDURE D ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS 15. Comité de mise en candidature Le conseil d administration nomme trois personnes pour siéger au Comité de mise en candidature avant le 1 er juillet de chaque année en vue des élections pour l assemblée générale à venir. 16. Président d élection Le président d élection est désigné par les membres du Comité. 17. Destitution Le conseil d administration peut en tout temps, destituer avec une raison valable, n importe lequel des membres du Comité de mise en candidature. 18. Procédure d élection et calendrier Les administrateurs sont élus selon la procédure et le calendrier suivants : A- Mise en candidature Au moins soixante (60) jours avant la date de l'assemblée générale annuelle, le Comité de mise en candidature avise par courrier électronique ou postal les membres du Cercle du nombre de postes à pourvoir au conseil d administration ainsi que de la procédure à suivre pour proposer un candidat. Tout membre du Cercle peut proposer un candidat à l'un des postes à pourvoir au conseil d'administration, dans la mesure où ce dernier y consent. Le conseil d administration peut aussi susciter des candidatures aux postes d'administrateurs afin de favoriser une représentativité sociodémographique des membres. Les bulletins de candidature doivent parvenir quarante-cinq (45) jours avant la date de l assemblée au Comité de mise en candidature qui étudie ceux-ci afin de vérifier l'éligibilité des candidats. B- Élections par votation Au moins dix (10) jours avant la date de l assemblée générale annuelle, si le nombre de candidats proposés par les membres est supérieur au nombre de postes à combler, le président du Comité de mise en candidature informe les membres sur la liste des candidats par poste et leurs curriculum vitae. L élection s effectue alors par voie électronique entre le dixième et le cinquième jour précédant l assemblée générale, à la majorité simple des voix des membres, à même la liste des candidats. Le Comité de mise en candidature dévoile les résultats à la fin de l assemblée générale annuelle suivante de telle sorte que les nouveaux administrateurs entrent en fonction à ce moment. Modifié le 15 septembre

5 C- Élections par acclamation Dans le cas où, pour un poste à combler, il n y a qu un seul candidat, celui-ci est considéré élu par acclamation dès la fin de période de mise en candidature et le comité de mise en candidature en annonce les résultats en suivant la même procédure que celle décrite au paragraphe A. L administrateur ainsi élu n entre en fonction qu après l assemblée générale annuelle suivante. D- Insuffisance de candidats Dans le cas où il y a moins de candidats que de postes à pourvoir, le conseil est réputé composé des seuls candidats élus jusqu à ce que le conseil ait nommé, s il y a lieu, les administrateurs manquants en vertu des dispositions de l article 23. ADMINISTRATEURS 19. Pouvoirs généraux Les administrateurs du Cercle administrent les affaires du Cercle et approuvent, en son nom, tous les contrats que le Cercle peut valablement passer. De façon générale, ils exercent tous les autres pouvoirs et posent tous les autres actes que le Cercle est autorisé à exercer et à poser en vertu de ses règlements. Sans déroger en aucune façon à ce qui précède, les administrateurs sont expressément autorisés en tout temps à acheter, louer ou acquérir à quelque autre titre que ce soit, vendre, échanger ou aliéner à quelque autre titre que ce soit, ses biens mobiliers et immobiliers, de même que tout droit ou intérêt s y rapportant, pour le prix et suivant les termes et conditions qu ils estiment justes. 20. Entrée en fonction Le nouvel administrateur élu entre en fonction dès la clôture de l'assemblée générale annuelle qui suit. 21. Durée des mandats Le mandat d un administrateur se termine à la deuxième assemblée annuelle suivant son élection. En tenant compte de l éventualité d un renouvellement, le mandat total ne peut excéder 4 mandats à ce titre. Un tel administrateur demeure en fonction jusqu à l expiration de son mandat ou jusqu à ce que son successeur ait été nommé ou élu. La durée des mandats est fixée de façon telle qu au plus cinq sièges soient appelés à être comblés simultanément. 22. Démission et destitution Tout administrateur peut démissionner en tout temps en remettant sa démission par écrit au président ou au secrétaire du conseil ou lors d une assemblée du conseil d administration. Les administrateurs sont sujets à destitution pour une cause valable sur vote de la majorité du conseil d administration. Modifié le 15 septembre

6 Cesse aussi de faire partie du conseil d administration et d occuper sa fonction, tout administrateur qui devient inapte ou est absent à plus de trois (3) réunions consécutives du conseil à l intérieur d un exercice financier sans motif valable. 23. Poste vacant Tout poste vacant peut être comblé en tout temps par le conseil d administration. L administrateur ainsi nommé reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat du poste. 24. Rémunération Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services. Cependant, les administrateurs ont droit au remboursement des dépenses de déplacement et de représentation selon la politique approuvée par le conseil d administration. CONSEIL D ADMINISTRATION 25. Nombre et qualifications Les affaires du Cercle sont administrées par un conseil d'administration composé de neuf (9) administrateurs élus selon les modalités prévues à l article 18 et de d un autre administrateur désigné par le CAS. 26. Élection des officiers Immédiatement après l'assemblée générale annuelle, le conseil d'administration doit se réunir pour élire parmi ses administrateurs un président, le vice-président, un secrétaire et un trésorier. 27. Durée du mandat d officier Tout officier est en fonction à compter de son élection et le reste jusqu à ce que le conseil d administration ait élu son successeur ou jusqu'à ce que le conseil d administration ait pris acte de sa démission. 28. Président Le président est le premier dirigeant du Cercle et, d office, le porte-parole de celui-ci. Comme tel, il doit s assurer du respect des règlements du Cercle et de l exécution des décisions du conseil d'administration. Il préside toutes les réunions du conseil d'administration et l assemblée générale des membres du Cercle et en dirige les débats. 29. Vice-président Il a tous les pouvoirs du président en l'absence de celui-ci et tous les autres pouvoirs et devoirs que peut lui assigner le conseil d'administration. 30. Secrétaire Il rédige et signe les procès-verbaux des réunions du conseil et des assemblées générales, il a la garde des livres et des procès verbaux du Cercle, la responsabilité des Modifié le 15 septembre

7 avis de convocation et il a tous les pouvoirs et devoirs que le conseil d'administration peut lui assigner de temps à autre. Il est aussi responsable des registres du Cercle y compris les livres où sont consignés, s il y a lieu, les noms et adresses des membres et des administrateurs, conjointement avec les copies de tous les rapports réalisés par le Cercle et tous les autres livres et documents que le conseil d administration peut ordonner de tenir et /ou de lui confier. Il est responsable de la garde et de la production de tous les livres, rapports, certificats et autres documents dont la loi exige la garde et la production. 31. Trésorier Il prépare le budget annuel pour adoption par le conseil d administration et en assure le suivi. Il accomplit tout autre pouvoir et devoir que peut lui assigner de temps à autre le conseil d'administration. Il a sous sa surveillance particulière les finances du Cercle. Il dépose ou fait déposer l'argent et les autres valeurs du Cercle, au nom et au crédit de celui-ci, auprès de toutes banques, compagnies de fiducie ou autres dépositaires que le conseil d'administration désigne, de temps à autre, par voie de résolution. Il effectue ou fait effectuer, après vérification, le paiement des factures que le Cercle doit acquitter conformément aux engagements et au budget voté par le conseil d'administration. Il doit, lorsque requis par le conseil d'administration, lui rendre compte de la situation financière du Cercle et de toutes ses transactions comme trésorier; et, aussitôt que possible après la clôture de chaque exercice financier, il prépare et soumet au conseil d'administration un rapport sur l'exercice financier écoulé. Il est responsable de la garde, du dépôt et de la tenue de tous les livres comptables et autres documents qui, selon les lois régissant le Cercle, doivent être tenus. 32. Réunions du conseil Le conseil d administration tient un minimum de trois réunions par année. Il est également possible d organiser des conférences téléphoniques au besoin. Le président veille au bon déroulement de l assemblée et au respect des procédures. Il soumet notamment au conseil les propositions sur lesquelles un vote doit être pris. 33. Convocation Les réunions du conseil d administration sont convoquées par le président ou le secrétaire, soit sur instructions du président, soit sur demande écrite d au moins deux des administrateurs. 34. Avis L'avis de convocation de toute réunion du conseil d'administration est expédié par la poste, par télécopieur ou par courrier électronique à chaque administrateur au moins cinq (5) jours avant la date fixée pour l'assemblée. 35. Quorum Le quorum pour la tenue des réunions du conseil d administration est de quatre (4) administrateurs dont un officier. Modifié le 15 septembre

8 36. Vote au conseil Chaque administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité des administrateurs présents. Le vote est pris à main levée, à moins que le président ou un autre administrateur ne demande le scrutin secret. Si le vote est pris par scrutin secret, le secrétaire de la réunion agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n est pas permis. En cas de partage égal des voix, le président peut, s il l estime nécessaire, exercer un vote prépondérant. 37. Participation à distance Les administrateurs qui ne peuvent assister en personne à une réunion du conseil peuvent, si les circonstances le justifient et si tous les autres administrateurs présents l approuvent, y participer à l aide de moyens de télécommunication permettant à tous les participants de communiquer entre eux oralement. Ils sont alors réputés avoir assisté à la réunion. 38. Comités spéciaux Le conseil d administration, suivant les besoins, peut créer des comités spéciaux pour une période et des buts déterminés. Les comités traitent des objets pour lesquels ils sont formés, et relèvent du conseil d administration auquel ils doivent faire rapport sur demande. Ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat. AUTRES DISPOSITIONS 39. Expert-comptable Le vérificateur est nommé par les membres, lors de leur assemblée annuelle. Aucun administrateur du Cercle ou toute personne qui en est son associé ne peut être nommé à ce titre. Si le expert-comptable démissionne, cesse d être qualifié ou devient incapable de remplir ses fonctions avant l expiration de son terme, le conseil d administration peut lui nommer un remplaçant qui demeure en fonction jusqu à l expiration du terme initial. 40. Modifications aux règlements Le conseil d administration a le pouvoir d abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement et toute abrogation ou modification est réputée en vigueur dès son adoption. Toute abrogation ou modification au présent règlement doit être ratifiée par les membres lors de l assemblée générale suivante pour qu elle demeure en vigueur. 41. Exercice financier L'exercice financier du Cercle se termine le 30 juin de chaque année. Modifié le 15 septembre

9 42. Entrée en vigueur Le règlement et ses amendements ultérieurs entrent en vigueur à la fin de l assemblée générale au cours de laquelle ils sont adoptés. Adopté par l assemblée générale ce 19 mars Président Secrétaire Modifié le 15 septembre

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