NOTICE D UTILISATION DU LOGICIEL WINETAT DES LIEUX

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1 NOTICE D UTILISATION DU LOGICIEL WINETAT DES LIEUX logiciel de gestion et d édition des états des lieux entrants/sortants dans les biens immobiliers (appartements, maisons, commerces, meublés).

2 CONTRAT DE LICENCE Les clauses et conditions d utilisation de nos produits ci-après précisées constituent un engagement conclu entre vous même en qualité d utilisateur final et OBBC DEVELOPPEMENT. Vous vous engagez à respecter les termes, clauses et conditions des présentes. 1 CONCESSION DE LICENCE Le présent contrat de licence OBBC DEVELOPPEMENT (ci-après «la licence») vous permet d utiliser une copie du logiciel OBBC DEVELOPPEMENT achetée avec cette licence (ci-après «le logiciel») sur tout ordinateur, à condition que le logiciel ne soit en service que sur un seul ordinateur en toute occasion. Si vous possédez des licences multiples pour le logiciel, vous pouvez avoir en service autant de copies du logiciel que vous possédez de licences. Le logiciel est dit «en service» sur un ordinateur lorsqu il est installé soit de manière temporaire dans la mémoire (par exemple, dans la mémoire vive : RAM), soit dans la mémoire permanente (par exemple, disque dur, disque optique ou tout autre support de mémorisation) de l ordinateur, étant précisé qu une copie installée sur un réseau serveur dans le seul et unique but de la distribuer à d autres ordinateurs, ne sera pas considérée comme une copie en service. 2 DROITS D AUTEUR Le logiciel appartient à OBBC DEVELOPPEMENT et est protégé par les réglementations en matière de droits d auteur applicables en France en la matière. Par conséquent, vous devez traiter le logiciel comme n importe quel autre produit ou donnée protégé par les droits d auteur (par exemple, un livre ou un enregistrement musical) et toutes les autres réglementations applicables. Toutefois, au cas ou le logiciel ne serait pas protégé contre la copie, vous pouvez soit a) faire une copie du logiciel uniquement pour des besoins de sauvegarde ou d archivage, soit b) transférer le logiciel sur un disque dur unique, à condition de conserver l original uniquement pour des besoins de sauvegarde ou d archivage. En aucun cas, vous n êtes autorisé à copier le(s) manuel(s) ou documentation(s) quelconque accompagnant le logiciel et à revendre le logiciel car vous ne possédez qu un droit d utilisation. 3 RESTRICTIONS Vous ne pouvez en aucun cas reconstituer la logique du programme, décompiler, désassembler totalement ou partiellement ou encore modifier le logiciel 4 RECOURS DU CLIENT En cas de défectuosité, les obligations de OBBC DEVELOPPEMENT et les droits de l utilisateur se limiteront, au choix de OBBC DEVELOPPEMENT, soit a) au remboursement du prix payé, soit b) à la réparation ou au remplacement du logiciel. Toutefois la garantie limitée de OBBC DEVELOPPEMENT ne sera pas applicable au cas ou la défectuosité résulterait d un accident, d un abus ou d une mauvaise utilisation. Tout logiciel de remplacement sera garanti pour la période de la garanti d origine restant à courir, ou 7 jours suivant la date de remplacement au cas ou cette dernière période serait plus longue. 5 EXCLUSION DE TOUTE AUTRE GARANTIE OBBC DEVELOPPEMENT n assume aucune garantie de quelque nature et à quelque titre que ce soit, implicite ou explicite, en rapport avec le logiciel, les manuels, la documentation l accompagnant ou tout support ou matériel fourni, et notamment des garanties pour la commercialisation de tous produits en rapport avec le logiciel, ou de l utilisation du logiciel pour un usage déterminé. 6 ABSENCE DE RESPONSABILITE Ce logiciel a été conçu pour vous apporter une aide à l exercice de votre profession ; vous restez, par conséquent l unique responsable des données professionnelles transmises à vos clients. En aucun cas OBBC DEVELOPPEMENT ne pourra être tenu responsable de tout dommage de quelque nature que ce soit, notamment perte d exploitation, perte de données, calculs erronés ou tout autre perte financière résultant de l utilisation ou de l impossibilité d utiliser le produit OBBC DEVELOPPEMENT, même si OBBC DEVELOPPEMENT a été prévenu de l éventualité de tels dommages. En tout état de cause, la responsabilité de OBBC DEVELOPPEMENT ne pourra en aucun cas excéder le montant effectivement payé pour l acquisition du logiciel. Afin de déterminer si la limite de responsabilité de OBBC DEVELOPPEMENT a été atteinte il sera tenu compte de l ensemble des sommes qui auraient éventuellement été réglées par OBBC DEVELOPPEMENT à ce titre. Le présent accord est régi par le droit français. tout litige qui en résulterait sera de la compétence exclusive des tribunaux du siège social de la société OBBC DEVELOPPEMENT. Les marques citées dans ce guide sont des marques déposées par leurs auteurs respectifs. Page 2

3 SOMMAIRE Bienvenue... 4 Matériel requis... 4 Installation du logiciel (version complète ou mise à jour)... 4 Vidéos de formation... 8 Démarrage du logiciel... 9 Paramètres du logiciel... 9 Pour créer un dossier Pour ouvrir un dossier existant Pour dupliquer un dossier existant Pour imprimer vos documents Liste des variables Pour modifier un document modèle sous Word Pour quitter Winétat des lieux Nos coordonnées ASSISTANCE TELEPHONIQUE 6 MOIS WINETAT DES LIEUX SUR UN Eee PC PRODUITS OBBC Page 3

4 Bienvenue Bienvenue et encore merci de nous faire confiance pour la gestion de votre société. Ce logiciel offre un large éventail de fonctions qui transforme votre ordinateur en un puissant outil de travail à usage professionnel. Ces fonctions sont décrites en détail dans les pages suivantes. Winétat des lieux pour UMPC permet entre autre sur un PC (ordinateur fixe, portable, Tablet-PC, EeePC, UMPC, ) : - De créer et de gérer les états des lieux entrants/sortants dans un bien immobilier (appartements, maisons, commerces, meublés). - d éditer, notamment dans Word, les états des lieux entrants/sortants. Cette notice a pour objectif de vous présenter en quelques pages le logiciel Winétat des lieux. Pour plus d informations sur ce produit, nous vous proposons de visiter notre site et découvrir winétat des lieux en vidéos de présentation en cliquant sur «Winétat des lieux en vidéos» présent sur la gauche du site internet (pour une meilleure compréhension, votre ordinateur doit être équipé de haut parleur). Matériel requis Les matériels et les logiciels requis pour exploiter le logiciel Winétat des lieux UMPC sont listés ci-dessous. Un PC équipé d un processeur Pentium 800 Mhz (ou supérieur) avec 512 Mo de mémoire vive, un espace disque dur de 20 Go disponible et au moins un port USB. Pour des raisons évidentes de compatibilité du logiciel Winétat des lieux avec les versions Windows XP et Vista, vous ne trouverez donc présenté dans ce guide que des fenêtres provenant des versions Microsoft Windows XP (en sachant bien entendu qu en cas de différences notoires de résultats, cela vous serait indiqué dans le guide). ATTENTION : Après plusieurs jours ou semaines d utilisation du logiciel et pour éviter le piratage de ce produit, un code d accès peut vous être demandé (au déclenchement de ce code d accès, contactez-nous au ou au ou au ou par mail à obbc@obbc.fr ou obbcst@obbc.fr ou obbctopo@obbc.fr ). Installation du logiciel (version complète ou mise à jour) L installation du logiciel sur votre ordinateur a été considérablement simplifiée. Winétat des lieux fonctionne sous Windows XP et Vista. Vous pouvez également vous reporter à la vidéo «Pour installer winétat des lieux sur votre ordinateur» présente sur le site (voir le lien «Winétat des lieux en vidéos»). 1 Allumez votre PC, 2 Insérez la clé USB d installation du logiciel (clé USB d origine fournie à la livraison du produit) dans un port USB de votre PC, patientez quelques secondes, 3 Sous Windows XP (pour l installation sur VISTA voir ci-après), double cliquez sur «Poste de travail» présent sur votre bureau Windows, une nouvelle fenêtre s affiche, double cliquez sur la clé USB, une liste de fichiers apparaît, descendre et double cliquez sur le fichier, Page 4

5 4 une première fenêtre s affiche vous indiquant que vous êtes bien dans le programme d installation de Winétat des lieux cliquez sur le bouton «Ok». 5 une deuxième fenêtre s affiche vous indiquant que le logiciel s installe sur votre micro-ordinateur à l emplacement suivant : c:\obbc\winétat des lieux (non modifiable), confirmez en cliquez sur le bouton représentant un ordinateur, Le programme d installation vérifie alors l espace disponible sur votre micro-ordinateur (un message d indication qu il manque de la place sur votre ordinateur peut apparaître, cliquez sur «Installer maintenant» pour poursuivre l installation) et fait défiler une jauge jusqu au message «L installation du logiciel (ou de votre mise à jour) a été complété avec succès» cliquez sur le bouton Ok. Le logiciel est alors installé. Si vous souhaitez installer une icône de raccourci, procédez comme suit : Choisissez «Démarrez», «Tous les programmes», «OBBC Développement» puis à l aide du bouton droit de votre stylet choisissez «Winétat des lieux 1.0» et choisissez «Envoyer vers» puis «Bureau (créer un raccourci) avec votre stylet. Windows place alors sur votre bureau l icône de raccourci «Winétat des lieux 1.0». Pour l installation de Winétat des lieux sous Windows VISTA, insérer la clé USB d installation de Winétat des lieux dans un port USB de votre PC, puis sur le bureau Vista, double clicquez sur, une nouvelle s affiche, Page 5

6 Double cliquez sur le péripérique Clé USB, une liste de fichiers apparaît, descendre dans la liste et double cliquez sur le fichier, une première fenêtre s affiche vous indiquant que vous êtes bien dans le programme d installation de Winétat des lieux, cliquez sur le bouton «Ok». une deuxième fenêtre s affiche vous indiquant que le logiciel s installe sur votre micro-ordinateur à l emplacement suivant : c:\obbc\winétat des lieux (il n est pas possible de modifier cet emplacement), confirmez en cliquez sur le bouton représentant un ordinateur, Page 6

7 Le programme d installation vérifie alors l espace disponible sur votre micro-ordinateur (un message d indication qu il manque de la place sur votre ordinateur peut apparaître, cliquez sur «Installer maintenant» pour poursuivre l installation) et fait défiler une jauge jusqu au message «L installation du logiciel (ou de votre mise à jour) a été complété avec succès» cliquez sur le bouton Ok. Le logiciel est alors installé. Si vous souhaitez installer une icône de raccourci, procédez comme suit : Choisissez «Démarrez», «Tous les programmes», «OBBC Développement» puis à l aide du bouton droit de votre souris choisissez «Winétat des lieux 1.0 et choisissez «Envoyer vers» puis «Bureau (créer un raccourci) avec votre souris. VISTA place alors sur votre bureau l icône de raccourci «Winétat des lieux 1.0». Page 7

8 Vidéos de formation Nous vous rappelons que vous disposez également de vidéos de formation de la version Winétat des lieux sur le site grâce au lien «Winétat des lieux en vidéos» situé sur la gauche du site ou directement sur la Clé USB d installation de Winétat des lieux. Pour les obtenir, insérer la Clé USB dans un port USB puis ouvrir «Poste de travail», une nouvelle fenêtre s ouvre. Double cliquez sur l icône «Clé USB» pour lire la clé. Double-cliquez ensuite sur le dossier «VIDEOS DE FORMATION». Toutes les vidéos s affichent alors à l écran. Double-cliquez sur la vidéo souhaitée qui s affiche à l écran. Il vous est possible de stopper, redemarrer, revenir en arrière, avancer dans la vidéo grâce aux menus présents en bas de la vidéo. Page 8

9 Démarrage du logiciel Cliquez, à l aide de votre souris, deux fois sur l icône «Winétat des lieux 1.0» située sur votre bureau (voir ci-dessus l installation de cet icône) ou utilisez «Démarrer», puis «Programmes» puis «OBBC Développement» et choisissez «Winétat des lieux 1.0». Quelques secondes plus tard le logiciel est à l écran. Paramètres du logiciel Dans le menu déroulant «Outils» et «Paramètres», une nouvelle fenêtre s affiche, Cette fenêtre vous permet : - de choisir le nom de l intervenant qui apparaît automatiquement lors de la création de vos dossiers (voir ci-après comment créer les intervenants), - de choisir l incrémentation automatique de vos numéros de dossiers ; pour cela, cochez la case «Numéro de dossier automatique», puis saisissez, si vous le souhaitez, un préfixe (par exemple, l année de création de vos dossiers), le numéro de départ de votre numérotation de dossier en saisissant un chiffre dans le champ «Numéro», puis un suffixe (par exemple : les initiales de votre nom et prénom). La case «Création d un répertoire avec nom du dossier», une fois cochée, lors de la création d un nouveau dossier, Winétat des lieux crée alors automatiquement un répertoire avec la référence du dossier (objectif : créer pour chaque dossier d état des lieux un répertoire sous Windows propre au dossier), - de choisir l incrémentation automatique de vos numéros de factures ; pour cela, cocher la case «Numéro de facture automatique», puis saisissez, le numéro de départ de votre numérotation de facture. Vous pouvez également cocher la case «Numéro facture = numéro dossier» afin que Winétat des lieux vous propose automatiquement le même numéro de facture que le numéro de dossier, - de choisir les répertoires par défaut pour la création de vos dossiers, de vos courriers et l emplacement des fichiers en réseaux. Pour cela cliquez sur le bouton de la ligne souhaitée, une nouvelle fenêtre s affiche, choisissez le chemin d accès à vos dossiers, vos courriers ou les fichiers réseaux. - de choisir la résolution de votre écran et ainsi adapter votre produit avec la résolution de votre écran. Pour cela, choisissez «umpc» (pour ceux qui installent winétat des lieux sur un UMPC ou un EeePC), «800x600», «1024x768» ou «1400*900» pixels (nous vous recommandons la résolution 1024x768), - d indiquer le taux de T.V.A (19.6 est déjà inscrit dans la case) et nombre de jour pour la date d échéance par rapport à la date de vos factures (les factures passeront alors en impayé(s) à l issue du nombre de jours inscrit dans la case). - vous pouvez modifier la couleur du fond des fenêtres du logiciel en cochant ou non la case «Couleur de fond général» et «afficher ou non les bulles d aide» sur les champs et boutons présents dans le logiciel. Pour confirmer toutes modifications dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton. Le bouton vous permet d obtenir une vidéo de présentation/formation sur cette fenêtre (pour obtenir nos vidéos, votre ordinateur doit être connecté à internet). Pour quitter la fenêtre «Paramètres», cliquez sur le bouton. Page 9

10 Pour créer un dossier A la suite du lancement de Winétat des lieux, nous nous trouvons dans sa fenêtre principale avec possibilité de vous déplacer dans cette fenêtre grâce à l ascenseur situé à droite de la fenêtre. Vous pouvez également utiliser les boutons présents en haut de cette fenêtre qui vous permettent de vous déplacer rapidement d un thème à un autre (ainsi pour vous déplacer sur le thème «Propriétaire» cliquez alors sur le bouton ; renouvelez cette opération autant de fois souhaité pour d autres thèmes présents dans Winétat des lieux). ATTENTION : Certains caractères ne doivent pas être utilisés lors de la saisie des renseignements ; c est le cas des caractères suivants : " / (ils vous sont généralement interdits à la saisie). REMARQUE : Le logiciel Winétat des lieux vous propose de saisir plusieurs centaines de champs d informations qui peuvent être ensuite présents dans vos différents courriers lors de l édition du document. Bien entendu, vous n êtes pas dans l obligation de remplir tous ces champs et souhaitez, peut être, configurer uniquement les champs que vous remplirez toujours dans ce logiciel. Pour créer un dossier, choisissez le menu déroulant «Dossier» puis «Nouveau» ou cliquez sur le bouton, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de saisir le nom ou numéro de dossier (pour des raisons pratiques, nous vous recommandons de saisir le nom de votre client comme référence de dossier ; vous permettant ainsi ultérieurement une recherche de dossier plus facile ; exemple de références de dossiers : DUPONT) puis cliquez sur le bouton. Remarque : il se peut que le logiciel vous propose automatiquement une référence de dossier car l option «Numéro de dossier automatique» a été coché dans la fenêtre paramètres (voir explications ci-dessus). Remarque : vous pouvez dans cette fenêtre choisir également l endroit de votre disque dur ou vous souhaitez enregistrer votre dossier état des lieux ; pour cela, choisissez sur la gauche de la fenêtre, le lecteur puis le(s) répertoire(s) souhaité(s). Nous vous rappelons que pour créer un nouveau répertoire, vous pouvez utiliser le logiciel «Poste de travail» de Windows XP ou Page 10

11 «Ordinateur» de Vista. Le bouton vous permet d obtenir une vidéo d explication de cette fenêtre (attention votre ordinateur doit être connecté à internet pour obtenir cette vidéo). Le bouton de nouveau dossier. vous permet de quitter la fenêtre sans création De retour dans la fenêtre principale de Winétat des lieux, saisissez les informations générales du dossier ; la date de création, de commande, de visite du bien (les dates du jour s affichent automatiquement) ; vous pouvez également utiliser le bouton afin de choisir la date souhaitée, pour cela, placez vous sur le champ date à modifier et cliquez sur le bouton un calendrier s affiche, choisissez alors la date qui s affiche automatiquement dans le champ de la date. Saisissez, si vous le souhaitez un numéro de rendez vous (si vous souhaitez classer vos rendez vous) ainsi qu une heure de rendez-vous (le champ «Coût estimatif» vous permet de saisir un coût pour ce dossier ; ce champ se remplit également tout seul lorsque vous saisirez des coût estimatifs de dégradation dans les pièces du bien immobilier voir explications ci-après). Saisissez ou choisissez dans la liste le type de bien (Appartement, maison, ) puis le nom de l intervenant ou responsable du dossier. Pour enregistrer un nouvel intervenant, choisissez le menu déroulant «Outils» puis «Société», une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de créer une liste d intervenants. Pour cela, saisissez le nom de votre société, l adresse, le nom et prénom de l intervenant, la fonction, etc puis cliquez sur le bouton pour créer ce nouvel intervenant qui s enregistre dans le tableau. Pour supprmer un intervenant, choisissez l intervenant dans le tableau puis cliquez sur le bouton et confirmer la suppression. Page 11

12 De retour dans la fenêtre générale de Winétat des lieux, descendre dans la fenêtre grâce à l ascenseur présent à droite de la fenêtre ou cliquez sur le bouton «Demandeur», et saisissez les informations concernant le Demandeur Bailleur - Mandataire (cliquez sur le bouton pour copier les informations déjà saisies dans les champs «Propriétaire») et les renseignements concernant le propriétaire (cliquez sur le bouton pour copier les informations déjà saisies dans les champs «Bailleur Mandataire - Demandeur»). Pour créer un nouveau «Bailleur Mandataire Demandeur», saisissez le nouveau demandeur dans les champs prévus à cet effet (Agence, Nom, Fonction, Adresse, etc ) puis cliquez sur le bouton (présent sur la droite du champ «Agence») pour enregistrer ce nouveau demandeur. Vous pouvez également créer un nouveau «Bailleur - Mandataire Demandeur» en choisissant le menu déroulant «Outils» puis «Demandeur», une nouvelle fenêtre s affiche, vous permettant de saisir le nouveau demandeur puis cliquez sur le bouton «Créer». Pour créer un nouveau propriétaire, saisissez le nouveau propriétaire dans les champs prévus à cet effet (Nom, Prénom, Adresse, etc ) puis cliquez sur le bouton (situé à droite du champ «Propriétaire») pour enregistrer ce nouveau propriétaire. Vous pouvez également créer un nouveau «Propriétaire» en choisissant le menu déroulant «Outils» puis «Propriétaire», une nouvelle fenêtre s affiche, vous permettant de saisir le nouveau propriétaire puis cliquez sur le bouton «Créer». Descendre dans la fenêtre, grâce à l ascenseur situé à droite ou en cliquant sur le bouton «Adresse bien» et saisissez les informations concernant l adresse du bien et locataire(s) éventuel(s) à savoir numéro d adresse, l adresse, etc (cliquez sur le bouton pour copier les informations saisies dans les champs propriétaire dans les champs du bien le bouton vous permet d enregistrer un nouveau bien saisi dans la base de données des biens que vous retrouvez grâce au menu déroulant «Outils» puis «Bien») puis les informations concernant le locataire entrant et le locataire sortant (le bouton cases du locataire sortant) vous permet de copier les informations du locataire entrant dans les Descendre dans la fenêtre principale grâce à l ascenseur situé à droite de la fenêtre ou en cliquant sur le bouton «Bien» et saisissez les informations concernant le bien à savoir le nom du bâtiment, le numéro de porte, références cadastrales, etc Page 12

13 Remplir ensuite le tableau des clés, en cliquant sur la première case sur la colonne «Type», puis le nombre de clé récupérées, le numéro s il existe, la porte correspondante et l adresse de détention (endroit ou sont stockées les clés). Remarque : suite à la saisie de nouvelles informations dans ce tableau, Winétat des lieux vous propose d enregistrer cette nouvelle information, confirmer en cliquant sur «Oui» si vous souhaitez voir apparaître cette nouvelle information dans la liste. Au fur et à mesure de la saisie des informations générales, vous pouvez cliquer sur le bouton toutes les informations saisies. afin d enregistrer dans le dossier A - DANS LE CAS D UN APPARTEMENT Procédez ensuite à l état des lieux pour chacune des pièces présentes dans l appartement en cliquant sur le bouton, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de saisir des informations sur le bien. Remplissez le tableau de «Relevés des compteurs» en cliquant sur la première case de la première colonne «Eau froide» et en choisissant dans la liste ou en saisissant votre réponse, indiquez dans la deuxième case le nombre de m3 constaté, renouvelez ces opérations dans les colonnes «Eau chaude», «Electricité» et «Gaz». Remplissez le tableau de désignation de «Chauffage et eau chaude» en choisissant ou en saisissant dans la première case le premier type de chauffage puis le deuxième type s il existe, renouvelez cette opération pour l ECS. Dans «Divers» cochez ou non les cases souhaitées (les cases «Libre» sont modifiables par vous-mêmes ; pour cela, cliquez bouton droit sur le libellé «Libre» souhaité qui s ouvre vous permettant de modifier le terme puis tapez sur la touche «Entrée» de votre clavier), puis le niveau du nettoyage général (les termes bon, mauvais, sont modifiables, pour cela, cliquez bouton droit sur le libellé à modifier qui s ouvre, modifier le libellé et tapez sur la touche Page 13

14 Entrée de votre clavier) et la date du dernier entretien si présence d un appareil gaz (cliquez sur le bouton pour choisir une date). En cas de présence de dépendances, remplissez le tableau des dépendances en choisissant dans les listes ou en saisissant dans les cases souhaitées. Il vous est, bien entendu, possible de rajouter une dépendance dans le tableau en saisissant dans les cases souhaitées (exemple avec la ligne «Jardin» ci-dessous). Remarque : il vous est possible de répéter la même information sur plusieurs d une même colonne (pour cela, sélectionnez à l aide de votre souris et en restant cliqué sur le bouton gauche toutes les cases ou indiquer la même information, décliquez le bouton gauche de votre souris, choisissez ou saisissez l information à répêter puis appuyez sur le bouton Entrée de votre clavier ou en cliquant sur une autre case du tableau). Le bouton vous permet dans une case d un tableau, d indiquer plusieurs réponse (pour cela, sélectionnez ou saisissez dans une case du tableau l information souhaitée, puis cliquez sur le bouton, puis cliquez sur la même case du tableau et sélectionnez ou saisissez la deuxième information à insérer puis appuyez sur le bouton Entrée de votre clavier ou en cliquant sur une autre case du tableau renouvelez cette opération autant de fois que souhaité). Il vous est possible d alimenter les listes déjà présentes en saisissant une nouvelle information puis en sortant du champ, Winétat des lieux vous propose d enregistrer cette nouvelle information, confirmer en cliquant sur «Oui». Pour décrire et indiquer l état et les dégradations dans les pièces, cliquez sur le bouton, une nouvelle fenêtre s affiche, choisissez dans la liste, le type d appartement (studio, appartement de 1 pièces, etc ), puis choisissez la pièce à décrire en cliquant sur, la pièce apparaît alors dans le tableau qu il vous est possible de compléter en indiquant, grâce aux listes présentes ou en saisissant le genre, l état, les commentaires et si présence de dégradation alors cliquez sur la case souhaitée (un X apparaît alors dans la case). Exemple pour une pièce cuisine : Page 14

15 En cas de présence d une deuxième cuisine dans le bien immobilier, cliquez sur le bouton, un nouveau tableau s affiche alors à l écran qu il vous est possible de compléter. Pour supprimer une pièce, cliquez sur le bouton. Remarque : vous disposez à droite du tableau, d une colonne «Estimatif» pour permettant de saisir un coût estimatif des dégradations constatées. Pour cela, cliquez sur l ascenseur situé en bas du tableau afin d obtenir la dernière colonne du tableau, cliquez sur la case souhaitée et saisissez le montant estimatif des dégradations. Le cumul des montants estimatifs s affiche dans la fenêtre générale de Winétat des lieux dans le champ «Coût estimatif». Pour revenir à la fenêtre précédente de renseignement «Appartement», cliquez sur le bouton. Le bouton vous permet d ajouter une pièce pour y réaliser l état des lieux. Suite au clic sur ce bouton un nouveau champ apparaît en haut de la fenêtre, choisissez dans la liste la pièce à ajouter puis cliquez sur le bouton ; la nouvelle pièce apparaît alors dans la liste ; il ne vous reste plus qu à saisir les informations concernant cette nouvelle pièce. Pour supprimer une pièce de la liste, sélectionnez la puis cliquez sur le bouton. Remarque : le bouton vous permet d éditer une fiche de terrain état des lieux appartement/maison. Un document type word s affiche alors ; document que vous pouvez imprimer et modifier à votre convenance (entête, pied de page, expériences sur le terrain). Le bouton vous permet de paramètrer l ensemble des listes présentes dans votre logiciel Winétat des lieux, une nouvelle fenêtre s affiche. Dans l onglet «Appartements», vous pourrez ajouter un nouveau type d appartement, pour cela, cliquez sur le bouton, deux nouveaux champs apparaissent, saisissez le nouveau nom du type d appartement, puis choisissez dans la liste le(s) pièce(s) à intégrer dans le nouveau type d appartement, pièce(s) qui apparaissent alors dans la colonne «Liste des pièces» (pour retirer une pièce de la colonne «Liste des pièces», double cliquez sur la pièce a retirer qui s efface de la liste) puis cliquez sur le bouton confirmer la création du nouveau type d appartement. pour Page 15

16 Remarque : pour supprimer un type d appartement, sélectionnez le type à supprimer dans la colonne puis cliquez sur le bouton. Dans l onglet «Pièces», vous pourrez ajoutez de nouvelles pièces, de nouveaux intitulés, de nouveaux genres et commentaires. Pour cela, cliquez sur le bouton, deux nouveaux champs apparaissent, saisissez le nouveau nom de pièce et le modèle de pièce (afin de reprendre automatiquement les intitulés, les genres et les commentaires d une pièce déjà créée et vous éviter ainsi de ressaisir toutes ces informations) puis cliquez sur le bouton «Créer pièces», la nouvelle pièce apparaît alors dans la colonne «Liste des pièces». Il vous est alors possible d ajouter une liste d intitulés, de genres et de commentaires ou tout simplement en ajouter. Pour cela, choisissez une pièce dans la liste de la première colonne, une liste d intitulés s affiche ; pour ajouter un nouvel intitulé cliquez bouton droit de la souris sur la colonne «Intitulé», un nouveau champ s ouvre, saisissez le nouvel intitulé puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Pour ajouter un nouveau genre, cliquez bouton droit de la souris sur la colonne «Genre» un nouveau champ s ouvre, saisissez le nouveau genre puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Pour ajouter un nouveau commentaire, cliquez bouton droit de la souris sur la colonne «Commentaires», un nouveau champ s ouvre, saisissez le nouveau commentaire puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Exemple ci-dessous en ajoutant le commentaire «Sale» à la liste : Une fois toutes les modifications apportées, cliquez sur le bouton pour quitter la fenêtre (l enregistrement s effectue alors automatiquement). Vous pouvez ensuite imprimer votre état des lieux (voir ci-après). B DANS LE CAS D UNE MAISON Procédez ensuite à l état des lieux pour chacune des pièces présentes dans la maison en cliquant sur le bouton, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de saisir des informations sur le bien. Remplissez le tableau de «Relevés des compteurs» en cliquant sur la première case de la première colonne «Eau froide» et en choisissant dans la liste ou en saisissant votre réponse, indiquez dans la deuxième case le nombre de m3 constaté, renouvelez ces opérations dans les colonnes «Eau chaude», «Electricité» et «Gaz». Remplissez le tableau Page 16

17 de désignation de «Chauffage et eau chaude» en choisissant ou en saisissant dans la première case le premier type de chauffage puis le deuxième type s il existe, renouvelez cette opération pour l ECS. Dans «Divers» cochez ou non les cases souhaitées (les cases «Libre» sont modifiables par vous-mêmes ; pour cela, cliquez bouton droit sur le libellé «Libre» souhaité qui s ouvre vous permettant de modifier le terme puis tapez sur la touche «Entrée» de votre clavier), puis le niveau du nettoyage général (les termes bon, mauvais, sont modifiables, pour cela, cliquez bouton droit sur le libellé à modifier qui s ouvre, modifier le libellé et tapez sur la touche Entrée de votre clavier) et la date du dernier entretien si présence d un appareil gaz (cliquez sur le bouton pour choisir une date). En cas de présence de dépendances, remplissez le tableau des dépendances en choisissant dans les listes ou en saisissant dans les cases souhaitées. Remarque : il vous est possible de répéter la même information sur plusieurs d une même colonne (pour cela, sélectionnez à l aide de votre souris et en restant cliquer sur le bouton gauche toutes les cases ou indiquer la même information, décliquez le bouton gauche de votre souris, choisissez ou saisissez l information à répêter puis appuyez sur le bouton Entrée de votre clavier ou en cliquant sur une autre case du tableau). Le bouton vous permet dans une case d un tableau, d indiquer plusieurs réponse (pour cela, sélectionnez ou saisissez dans une case du tableau l information souhaitée, puis cliquez sur le bouton, puis cliquez sur la même case du tableau et sélectionnez ou saisissez la deuxième information à insérer puis appuyez sur le bouton Entrée de votre clavier ou en cliquant sur une autre case du tableau renouvelez cette opération autant de fois que souhaité). Il vous est possible d alimenter les listes déjà présentes en saisissant une nouvelle information puis en sortant du champ, Winétat des lieux vous propose d enregistrer cette nouvelle information, confirmer en cliquant sur «Oui». Pour décrire et indiquer l état et les dégradations dans les pièces, cliquez sur le bouton, une nouvelle fenêtre s affiche, choisissez dans la liste, le type de maison (maison de 1 pièce, maison de 2 pièces, etc ), puis choisissez la pièce à décrire en cliquant sur, la pièce apparaît alors dans le tableau qu il vous est possible de compléter en indiquant, grâce aux listes présentes ou en saisissant le genre, l état, les commentaires et si présence de dégradation alors cliquez sur la case souhaitée (un X apparaît alors dans la case). Exemple pour une pièce Entrée : Page 17

18 En cas de présence d une deuxième Entrée dans le bien immobilier, cliquez sur le bouton, un nouveau tableau s affiche alors à l écran qu il vous est possible de compléter. Pour supprimer une pièce, cliquez sur le bouton. Remarque : vous disposez à droite du tableau, d une colonne «Estimatif» pour permettant de saisir un coût estimatif des dégradations constatées. Pour cela, cliquez sur l ascenseur situé en bas du tableau afin d obtenir la dernière colonne du tableau, cliquez sur la case souhaitée et saisissez le montant estimatif des dégradations. Le cumul des montants estimatifs s affiche dans la fenêtre générale de Winétat des lieux dans le champ «Coût estimatif». Pour revenir à la fenêtre précédente de renseignement «Maison», cliquez sur le bouton. Le bouton vous permet d ajouter une pièce pour y réaliser l état des lieux. Suite au clic sur ce bouton un nouveau champ apparaît en haut de la fenêtre, choisissez dans la liste la pièce à ajouter puis cliquez sur le bouton ; la nouvelle pièce apparaît alors dans la liste ; il ne vous reste plus qu à saisir les informations concernant cette nouvelle pièce. Pour supprimer une pièce de la liste, sélectionnez la puis cliquez sur le bouton. Remarque : le bouton vous permet d éditer une fiche de terrain état des lieux appartement/maison. Un document type word s affiche alors ; document que vous pouvez imprimer et modifier à votre convenance (entête, pied de page, expériences sur le terrain). Le bouton vous permet de paramètrer l ensemble des listes présentes dans votre logiciel Winétat des lieux, une nouvelle fenêtre s affiche. Dans l onglet «Maison», vous pourrez ajouter un nouveau type de maison, pour cela, cliquez sur le bouton, deux nouveaux champs apparaissent, saisissez le nouveau nom du type de maison, puis choisissez dans la liste le(s) pièce(s) à intégrer dans le nouveau type de maison, pièce(s) qui apparaissent alors dans la colonne «Liste des pièces» (pour retirer une pièce de la colonne «Liste des pièces», double cliquez sur la pièce a retirer qui s efface de la liste) puis cliquez sur le bouton création du nouveau type de maison. pour confirmer la Exemple de création d une maison de 5 pièces avec sous sol : Page 18

19 Remarque : pour supprimer un type de maison, sélectionnez le type à supprimer dans la colonne puis cliquez sur le bouton. Dans l onglet «Pièces», vous pourrez ajoutez de nouvelles pièces, de nouveaux intitulés, de nouveaux genres et commentaires. Pour cela, cliquez sur le bouton, deux nouveaux champs apparaissent, saisissez le nouveau nom de pièce et le modèle de pièce (afin de reprendre automatiquement les intitulés, les genres et les commentaires d une pièce déjà créée et vous éviter ainsi de ressaisir toutes ces informations) puis cliquez sur le bouton «Créer pièces», la nouvelle pièce apparaît alors dans la colonne «Liste des pièces». Il vous est alors possible d ajouter une liste d intitulés, de genres et de commentaires ou tout simplement en ajouter. Pour cela, choisissez une pièce dans la liste de la première colonne, une liste d intitulés s affiche ; pour ajouter un nouvel intitulé cliquez bouton droit de la souris sur la colonne «Intitulé», un nouveau champ s ouvre, saisissez le nouvel intitulé puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Pour ajouter un nouveau genre, cliquez bouton droit de la souris sur la colonne «Genre» un nouveau champ s ouvre, saisissez le nouveau genre puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Pour ajouter un nouveau commentaire, cliquez bouton droit de la souris sur la colonne «Commentaires», un nouveau champ s ouvre, saisissez le nouveau commentaire puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Exemple ci-dessous en ajoutant le commentaire «Sale» à la liste : Page 19

20 Une fois toutes les modifications apportées, cliquez sur le bouton pour quitter la fenêtre (l enregistrement s effectue alors automatiquement). Vous pouvez ensuite imprimer votre état des lieux (voir ci-après). C DANS LE CAS D UN COMMERCE Procédez ensuite à l état des lieux pour chacune des pièces présentes dans le commerce en cliquant sur le bouton, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de saisir des informations sur le commerce. Remplissez le tableau de «Relevés des compteurs» en cliquant sur la première case de la première colonne «Eau froide» et en choisissant dans la liste ou en saisissant votre réponse, indiquez dans la deuxième case le nombre de m3 constaté, renouvelez ces opérations dans les colonnes «Eau chaude», «Electricité» et «Gaz». Remplissez le tableau de désignation de «Chauffage et eau chaude» en choisissant ou en saisissant dans la première case le premier type de chauffage puis le deuxième type s il existe, renouvelez cette opération pour l ECS. Dans «Divers» cochez ou non les cases souhaitées, puis le niveau du nettoyage général (les termes bon, mauvais, sont modifiables, pour cela, cliquez bouton droit sur le libellé à modifier qui s ouvre, modifier le libellé et tapez sur la touche Entrée de votre clavier) et la date du dernier entretien si présence d un appareil gaz (cliquez sur le bouton pour choisir une date). En cas de présence de dépendances dans le commerce, remplissez le tableau des dépendances en choisissant dans les listes ou en saisissant dans les cases souhaitées. Remarque : il vous est possible de répéter la même information sur plusieurs d une même colonne (pour cela, sélectionnez à l aide de votre souris et en restant cliquer sur le bouton gauche toutes les cases ou indiquer la même information, décliquez le bouton gauche de votre souris, choisissez ou saisissez l information à répêter puis appuyez sur le bouton Entrée de votre clavier ou en cliquant sur une autre case du tableau). Le bouton vous permet dans une case d un tableau, d indiquer plusieurs réponse (pour cela, sélectionnez ou saisissez dans une case du tableau l information souhaitée, puis cliquez sur le bouton, puis cliquez sur la même case du tableau et sélectionnez ou saisissez la deuxième information à insérer puis appuyez sur le bouton Entrée de votre clavier ou en cliquant sur une autre case du tableau renouvelez cette opération autant de fois que souhaité). Il vous est possible d alimenter les listes déjà présentes en saisissant une nouvelle information puis en sortant du champ, Winétat des lieux vous propose d enregistrer cette nouvelle information, confirmer en cliquant sur «Oui». Pour décrire et indiquer l état et les dégradations dans les pièces du commerce, cliquez sur le bouton, une nouvelle fenêtre s affiche, choisissez dans la liste, le type de commerce (boutique, boutique avec cuisine, café, restaurant, etc ), puis choisissez la pièce à décrire en cliquant sur, la pièce apparaît alors dans le tableau qu il vous est possible de compléter en indiquant, grâce au liste présente ou en saisissant le genre, l état, les commentaires et si présence de dégradation alors cliquez sur la case souhaitée (un X apparaît alors dans la case). Exemple pour une pièce boutique : Page 20

21 En cas de présence d une deuxième boutique dans le bien immobilier, cliquez sur le bouton, un nouveau tableau s affiche alors à l écran qu il vous est possible de compléter. Pour supprimer une pièce, cliquez sur le bouton. Remarque : vous disposez à droite du tableau, d une colonne «Estimatif» pour permettant de saisir un coût estimatif des dégradations constatées. Pour cela, cliquez sur l ascenseur situé en bas du tableau afin d obtenir la dernière colonne du tableau, cliquez sur la case souhaitée et saisissez le montant estimatif des dégradations. Le cumul des montants estimatifs s affiche dans la fenêtre générale de Winétat des lieux dans le champ «Coût estimatif». Pour revenir à la fenêtre précédente de saisie des renseignements «Commerce», cliquez sur le bouton. Le bouton vous permet d ajouter une pièce pour y réaliser l état des lieux. Suite au clic sur ce bouton un nouveau champ apparaît en haut de la fenêtre, choisissez dans la liste la pièce à ajouter puis cliquez sur le bouton ; la nouvelle pièce apparaît alors dans la liste ; il ne vous reste plus qu à saisir les informations concernant cette nouvelle pièce. Pour supprimer une pièce de la liste, sélectionnez la puis cliquez sur le bouton. Remarque : le bouton vous permet d éditer une fiche de terrain état des lieux. Un document type word s affiche alors ; document que vous pouvez imprimer et modifier à votre convenance (entête, pied de page, expériences sur le terrain). Le bouton vous permet de paramètrer l ensemble des listes présentes dans votre logiciel Winétat des lieux, une nouvelle fenêtre s affiche. Dans l onglet «Commerce», vous pourrez ajouter un nouveau type de commerce, pour cela, cliquez sur le bouton, deux nouveaux champs apparaissent, saisissez le nouveau nom du type de commerce, puis choisissez dans la liste le(s) pièce(s) à intégrer dans le nouveau type de commerce, pièce(s) qui apparaissent alors dans la colonne «Liste des pièces» (pour retirer une pièce de la colonne «Liste des pièces», double cliquez sur la pièce a retirer qui s efface de la liste) puis cliquez sur le bouton confirmer la création du nouveau type de commerce. pour Page 21

22 Remarque : pour supprimer un type de commerce, sélectionnez le type à supprimer dans la colonne puis cliquez sur le bouton. Dans l onglet «Pièces», vous pourrez ajoutez de nouvelles pièces, de nouveaux intitulés, de nouveaux genres et commentaires. Pour cela, cliquez sur le bouton, deux nouveaux champs apparaissent, saisissez le nouveau nom de pièce et le modèle de pièce (afin de reprendre automatiquement les intitulés, les genres et les commentaires d une pièce déjà créée et vous éviter ainsi de ressaisir toutes ces informations) puis cliquez sur le bouton «Créer pièces», la nouvelle pièce apparaît alors dans la colonne «Liste des pièces». Il vous est alors possible d ajouter une liste d intitulés, de genres et de commentaires ou tout simplement en ajouter. Pour cela, choisissez une pièce dans la liste de la première colonne, une liste d intitulés s affiche ; pour ajouter un nouvel intitulé cliquez bouton droit de la souris sur la colonne «Intitulé», un nouveau champ s ouvre, saisissez le nouvel intitulé puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Pour ajouter un nouveau genre, cliquez bouton droit de la souris sur la colonne «Genre» un nouveau champ s ouvre, saisissez le nouveau genre puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Pour ajouter un nouveau commentaire, cliquez bouton droit de la souris sur la colonne «Commentaires», un nouveau champ s ouvre, saisissez le nouveau commentaire puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Exemple ci-dessous en ajoutant le commentaire «Trouée» à la liste : Une fois toutes les modifications apportées, cliquez sur le bouton pour quitter la fenêtre (l enregistrement s effectue alors automatiquement). Vous pouvez ensuite imprimer votre état des lieux (voir ci-après). D DANS LE CAS D UN MEUBLE Page 22

23 Procédez ensuite à l état des lieux pour chacune des pièces présentes dans un meublé en cliquant sur le bouton, une nouvelle fenêtre s affiche, choisissez dans la liste, le type de meublé (studio, appartement 2 pièces, etc ), puis choisissez la pièce à décrire en cliquant sur, la pièce apparaît alors dans le tableau qu il vous est possible de compléter en indiquant, grâce au liste présente ou en saisissant l état, les commentaires et si présence de dégradation alors cliquez sur la case souhaitée (un X apparaît alors dans la case). Exemple pour une pièce cuisine : Remarque : le bouton vous permet d éditer une fiche de terrain état des lieux appartement/maison. Un document type word s affiche alors ; document que vous pouvez imprimer et modifier à votre convenance (entête, pied de page, expériences sur le terrain). Le bouton vous permet de paramètrer l ensemble des listes présentes dans votre logiciel Winétat des lieux, une nouvelle fenêtre s affiche. Dans l onglet «Meublé», vous pourrez ajouter un nouveau type de meublé, pour cela, cliquez sur le bouton, deux nouveaux champs apparaissent, saisissez le nouveau nom du type de meublé, puis choisissez dans la liste le(s) pièce(s) à intégrer dans le nouveau type de meublé, pièce(s) qui apparaissent alors dans la colonne «Liste des pièces» (pour retirer une pièce de la colonne «Liste des pièces», double cliquez sur la pièce a retirer qui s efface de la liste) puis cliquez sur le bouton «Créer type meublé» pour confirmer la création du nouveau type de meublé. Page 23

24 Remarque : pour supprimer un type de meublé, sélectionnez le type à supprimer dans la colonne puis cliquez sur le bouton. Dans l onglet «Pièces», vous pourrez ajoutez de nouvelles pièces, de nouveaux intitulés et commentaires. Pour cela, cliquez sur le bouton, deux nouveaux champs apparaissent, saisissez le nouveau nom de pièce et le modèle de pièce puis cliquez sur le bouton «Créer pièces», la nouvelle pièce apparaît alors dans la colonne «Liste des pièces». Il vous est alors possible d ajouter une liste d intitulés et de commentaires ou tout simplement en ajouter. Pour cela, choisissez une pièce dans la liste de la première colonne, une liste d intitulés s affiche ; pour ajouter un nouvel intitulé cliquez bouton droit de la souris sur la colonne «Intitulé», un nouveau champ s ouvre, saisissez le nouvel intitulé puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Pour ajouter un nouveau commentaire, cliquez bouton droit de la souris sur la colonne «Commentaires», un nouveau champ s ouvre, saisissez le nouveau commentaire puis tapez sur la touche Entrée de votre clavier. Exemple ci-dessous en ajoutant le commentaire «Sale» à la liste : Une fois toutes les modifications apportées, cliquez sur le bouton pour quitter la fenêtre (l enregistrement s effectue alors automatiquement). Vous pouvez ensuite imprimer votre état des lieux (voir ci-après). Page 24

25 Pour ouvrir un dossier existant Choisissez le menu déroulant «Dossier» puis «Ouvrir» ou cliquez sur le bouton, une nouvelle fenêtre s affiche. Choisissez en cliquant sur le dossier à ouvrir puis cliquez sur le bouton. Le bouton vous permet d ouvrir un dossier créé à partir du logiciel Wincarrez 10 sous Windows (ou versions ultérieures). Pour cela cliquez sur ce bouton, puis déplacez vous dans l arborescence pour ouvrir le dossier Wincarrez (avec extension.car) souhaité. Vous pouvez également ouvrir un dossier existant grâce au menu déroulant «Dossier» puis «Liste des dossiers» ou cliquez sur le bouton présent dans la fenêtre générale de winétat des lieux, une nouvelle fenêtre s affiche vous permettant de visualiser tous les dossiers déjà créés mais également effectuer une recherche. Exemple Page 25

26 Remarque : Vous disposez d un tri des dossiers sur les 6 derniers mois, tous les dossiers ou par an (choisissez l année souhaitée). Pour rechercher un dossier, cliquez sur le titre de la colonne ou vous souhaitez effectuer une recherche, saisissez le mot recherché dans le champ puis cliquez sur le bouton. Exemple suite à la recherche du mot AGENCE : Le bouton vous permet d obtenir la liste des dossiers qui contient le mot recherché. Page 26

27 Pour dupliquer un dossier existant Ouvrir un dossier, puis choisissez le menu déroulant «Dossier» puis «Enregistrer sous», une nouvelle fenêtre s affiche, saisissez la nouvelle référence du dossier à dupliquer puis cliquez sur le bouton. Page 27

28 Pour imprimer vos documents Un dossier ouvert à l écran, choisissez le menu déroulant «Dossier» puis «Imprimer», une nouvelle fenêtre s affiche, choisissez dans la liste de gauche le(s) document(s) à imprimer en cochant le(s) case(s) souhaitée(s) puis cliquez sur le bouton. Remarque : Le bouton vous permet de retirer toutes les coches des cases précédemment cochées. Exemple d édition d un état des lieux entrant : Une fois le document édité, il vous est possible de le vérifier, de le modifier si vous le souhaitez et de l imprimer sur votre imprimante ou directement ou format PDF (pour cela, nous vous conseillons de télécharger gratuitement sur internet le logiciel PDF creator qui vous permettra alors de créer sous Word des documents au format PDF ; fichier non modifiable par vos clients). Une fois l impression effectuée, nous vous conseillons également d enregistrer votre document word grâce au menu déroulant «Fichier» puis «Enregistrer sous» et ainsi sauvegarder votre document. Page 28

29 Liste des variables Choisissez le menu déroulant «Outils» puis «Variables», une nouvelle fenêtre s affiche. Cette fenêtre vous permet d obtenir la liste des variables ou champs de bases de données utiles pour alimenter vos modèles de documents présents dans Winétat des lieux Pour ouvrir un livre rouge double cliquez dessus, un sous menu apparaît ou vous découvrez la liste des variables utilisables dans les documents de ce logiciel. Pour imprimer la liste des variables, cliquez sur le bouton. Page 29

30 Pour modifier un document modèle sous Word Choisissez le menu déroulant «?» puis «Aide à la modification des courriers», une nouvelle fenêtre s affiche. Cette fenêtre vous permet de modifier sous Word (version 2000 ou supérieure) un ou plusieurs modèles de documents livrés avec ce logiciel. Deux méthodes s offrent à vous : 1 MODIFICATION AUTOMATIQUE Cette méthode, très utile pour les novices en informatique, vous permet d indiquer à Winétat des lieux votre entête et pied de page à copier automatiquement sur un ou plusieurs documents modèles présents dans ce logiciel. 1 vous devez dans un premier temps configurer votre entête et pied de page sur un document Word. Pour cela, cliquez sur le bouton situé en haut à droite de la fenêtre. Word se charge à l écran avec un document type à modifier par vos soins. Procédez aux modifications dans l entête en double cliquant dessus et dans le pied de page en double cliquant dessus. Nous vous rappelons qu il vous est possible d utiliser les fonctions copier/coller de Windows afin de coller dans ce document votre propre logo et informations souhaitées. 2 Une fois les modifications apportées, quittez word en CONFIRMANT l enregistrement des modifications effectuées, 3 De retour dans Winétat des lieux, sélectionnez à l aide de votre souris dans le tableau le(s) document(s) ou Winétat des lieux doit insérer automatiquement votre entête puis cliquez le bouton, confirmez et attendre la fin de la procédure 4 Sélectionnez à nouveau dans le tableau le(s) document(s) ou Winétat des lieux doit insérer automatiquement votre bas de page, puis cliquez ensuite sur le bouton 2 MODIFICATION MANUELLE Cette méthode vous permet de modifier manuellement et un par un le(s) document(s) modèle(s) présent(s) dans Winétat des lieux. 1 dans le tableau, vous double cliquez sur le document souhaitée (ou pour les connaisseurs, vous chargez sous Microsoft Word le document souhaité dans le répertoire c :obbc\winetat), 2 le logiciel Winétat des lieux charge alors Microsoft Word, puis le document modèle, 3 charge automatiquement à l écran la fenêtre de variables (fenêtre de droite ci-dessous) et vous redonne la main pour modifier votre courrier et y placer également des variables. Page 30

31 Pour placer une variable dans votre document modèle, 1 cliquez dans la fenêtre «Variables Winétat des lieux» (voir fenêtre à droite ci-dessus), double cliquez sur le livre souhaité (dossier, demandeur, propriétaire, ), le livre s ouvre laissant apparaître toutes variables disponibles : 2 choisissez la variable souhaitée en cliquant dessus, une icône devant la variable s affiche vous indiquant la copie de la variable, 3 retournez dans Word et placez votre curseur, dans le document à l endroit d insertion de la variable, 4 cliquez sur le bouton ou choisissez «Edition» puis «Coller» pour coller la variable sélectionnée dans votre document/modèle. Renouvelez les opérations 1 à 4 autant de fois que souhaité. Vous pouvez, bien entendu, ajouter votre logo ou les textes souhaités dans vos modèles. Une fois le document modifié, enregistrez sous Word votre document modifié en cliquant sur le bouton ou grâce au menu déroulant «Fichier» et «Enregistrer». De retour dans le logiciel Winétat des lieux, utilisez à nouveau le menu déroulant «?» et «Aide à la modification des courriers» si vous souhaitez modifier un autre document. TRES IMPORTANT : nous avons mis en place un système automatique de reconnaissance de variables présentes dans vos différents courriers. L objectif étant de connaître, pour le logiciel Winétat des lieux, toutes les variables présentes sur un document et ainsi gagner du temps lors de la traduction du document. Pour cela, choisissez dans le tableau, le document à vérifier, puis cliquez sur le bouton. Winétat des lieux charge à l écran dans Word le fichier souhaité et scrute seul l ensemble du document à la recherche des variables présentes, automatiquement de retour dans la fenêtre «Aide à la Modification des courriers», renouvelez l opération pour un autre document (suite au clic sur le bouton «Vérifier courrier», vous devez laisser la procédure se terminer seule jusqu au retour dans la fenêtre «Modification des courriers» - cette procédure dure généralement environ 30 secondes par document voir plus sur VISTA ; si elle dure plusieurs minutes, nous vous proposons alors de désactiver votre antivirus qui doit venir contrôler la procédure de vérification du courrier et donc prendre du temps). Page 31