Kit Management Qualité

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1 Kit Management Qualité Outil d organisation de laboratoire A. Rivet Strasbourg, 5 mai 2011

2 Kit Management Qualité Introduction La norme ISO 9001 La maitrise documentaire L outil CERMAV Le Kit Management Qualité Conclusion

3 Kit Management Qualité Introduction

4 La problématique dans nos unités Contraintes de plus en plus fortes des autorités de tutelle Garantir la maitrise des résultats de la recherche Optimiser les ressources humaines et financières Répondre à une demande sociétale S adapter à une évolution technique permanente Difficultés récurrentes dans les unités de recherche Départs à la retraite ARTT Transmission orale du savoir Nombreux équipements de laboratoire

5 La méthode Objectif Optimiser le fonctionnement de nos laboratoires Méthode : s appuyer sur des référentiels Guide de bonnes pratiques Bénéficier d un label Disposer d un support méthodologique Utiliser une terminologie commune Répondre à un besoin d harmonisation Choix d un référentiel : la norme ISO 9001 Norme internationale, reconnue, généraliste et flexible

6 Kit Management Qualité La norme ISO 9001

7 La norme ISO 9001 Approche système Notion de processus : suite d actions destinées à produire un résultat Orientation client Amélioration continue Accroître la satisfaction du client Assurer une application efficace du système Suite d actions correctives et préventives Maîtrise documentaire Formaliser un savoir-faire et sauvegarder des informations (externes, internes, procédés, formulaires )

8 Kit Management Qualité Maitrise documentaire

9 Maîtrise documentaire Documenter les éléments du système Formaliser les règles de fonctionnement : procédures, formulaires (charte informatique ) Enregistrer des informations (comptes-rendus ) Assurer la traçabilité des activités (bilans, production ) Développer les circuits d information Diffuser l information Améliorer la communication interne Sensibiliser le personnel

10 Maîtrise documentaire Processus données externes Manuel Qualité Procédures données externes données internes Modes opératoires données internes Modèles & formulaires Enregistrements A. Rivet, M. Carret, 2004

11 Maîtrise documentaire Disposer d une documentation utile des documents fiables, conformes aux pratiques de l utilisateur faciles à utiliser et à mettre à jour Disposer d une documentation homogène présentation standard et codification structurée Mettre en place un système de gestion documentaire documentation disponible et bien organisée

12 Outil informatique L informatique, un outil de choix Unicité des documents Accessibilité des documents au moyen de navigateur Codification transparente pour l utilisateur Intégration d outils informatiques (agenda, réservation de salles, bases de données ) Centralisation et sauvegarde des informations Interface de mise à jour Intégration démarche Qualité et intranet -> portail Web Elaboration d'un système d organisation de laboratoire Centraliser et structurer les informations du laboratoire Fournir des outils de gestion et d information à chaque utilisateur

13 Kit Management Qualité Outil CERMAV

14 Intranet Qualité Présentations 1ères journées QeR (Bordeaux, 2009) Ouvrage Quares «La démarche qualité en recherche et en enseignement supérieur»

15 Gérer - Ressources Humaines

16 Kit Management Qualité Le Kit Management Qualité

17 Kit Management Qualité Appel à projets pour de la MRCT Actions d intérêt collectif interdisciplinaires (AICI) Mettre en service une ressource technologique, matérielle ou non, équipée de moyens nouveaux et performants pour le bénéfice d une communauté nationale, régionale ou locale Equipe projet l Institut Charles Gerhardt (ICGM) de Montpellier (Anne Cauvel-Roux) Le Centre de Résonance Magnétique des Systèmes Biologiques (RMSB) de Bordeaux (Henri Valeins) le Centre d Etudes et de Recherches sur les Macromolécules Végétales (CERMAV) à Grenoble

18 Outil Qualité Pour qui? A destination de tout laboratoire qui souhaite formaliser son organisation Pourquoi? Répondre aux besoins suivants Gérer les personnes, les équipements et les activités Gérer la documentation Assurer la communication interne Conduire le(s) changement(s) : structures, métier, règles institutionnelles (Lolf) Comment? En fournissant un cadre organisationnel : un système documentaire informatique des modèles de documents (procédures, modes opératoires, formulaires ) une guide pratique de mise en place d une démarche qualité

19 Kit Management Qualité Le Système Documentaire

20 Système documentaire Disposer d un outil informatique de gestion documentaire Logiciel adapté à la norme ISO 9001, librement diffusable et adaptable à toute structure de recherche Evolution du code développé au CERMAV Intégration de nouvelles fonctionnalités Consolidation et validation du code (aspects sécurité) Développement logiciels libres : MySQL et PHP Diffusion sous licence libre (type à définir CECILL )

21 Système documentaire Disposer d un intranet de laboratoire

22 Système documentaire Accéder à des modes opératoires

23 Système documentaire Assurer la traçabilité des documents qualité

24 Système documentaire Accéder à des documents associés et aux enregistrements

25 Système documentaire Gérer les enregistrements

26 Système documentaire Disposer d un système modulaire et adaptable Modification des rubriques et sous rubriques Disposer d une interface d administration Accès par login et mot de passe

27 Système documentaire Déporter l ajout et la mise à jour des documents au niveau des personnes compétentes

28 Kit Management Qualité Une documentation Qualité

29 Documentation qualité Disposer d un ensemble de documents qualité Textes règlementaires Documents divers : textes officiels, liens vers la «Bibliothèque pratique» du CNRS Modèles de documents : exemples de procédures, modes opératoires et formulaires Favoriser la mutualisation Expertise des membres du réseau QeR (groupe de travail documentation )

30 Kit Management Qualité Un guide pratique

31 Guide pratique Disposer d un guide pratique de mise en place d une démarche qualité Répondre à un besoin didactique pour de nombreux laboratoires désirant se familiariser avec la notion de démarche qualité Outil de formation Basé sur un exemple réel : Mise en place d une démarche qualité de la plate-forme de Chimie Nanobio de l ICMG

32 Kit Management Qualité Conclusion

33 Disponibilité Système documentaire Finalisation du développement (été) Mise en application sur laboratoires pilotes (automne) Documentation et guide pratique Enrichissement progressif Mutualisation et expertise des membres du réseau Diffusion Version vide librement accessible (SourceSup, Site Web QeR) Version modèle (avec documentation) accessible après une formation Qualité A terme, intégration à envisager au système de génération de plateformes collaboratives (PLACO) Formation Mise en place d un formation Qualité associé au Kit Management Qualité

34 Qualité : démarche participative ICG (Montpellier) A. Cauvel-Roux P. Sans F. Boyrie M. Delalonde RMSB (Bordeaux) H. Valeins CERMAV (Grenoble) A. Rivet QeR N. Pasqualini, Alain Rivet

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