Cahier des charges. Maître de l ouvrage. Communauté de communes du Val Drouette. Objet du marché. Refonte du site internet

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1 Cahier des charges Maître de l ouvrage Communauté de communes du Val Drouette Objet du marché Refonte du site internet Remise des offres Date limite de réception : le 26 janvier 2012 à 12h00 1

2 Sommaire 1. OBJET DU CAHIER DES CHARGES 4 2. PRESENTATION GENERALE DU PROJET La communauté de communes Le site cc-valdrouette.fr Historique Gestion du site Référencement et positionnement, hébergement et statistiques d'accès Objectifs généraux Objectif 1 : Informer et renseigner Objectif 2 : Proposer des télé-services locaux en direction des usagers-citoyens et favoriser la proximité 6 3. SCENARIO DE MISE EN OEUVRE DU PROJET Démarche de réalisation Acteurs et organisation Du côté de la CCVD Du côté de la maîtrise d œuvre Calendrier prévisionnel 7 4. QUALIFICATION DES BESOINS ET DES PRESTATIONS A REALISER Conception de la charte graphique et ergonomique Hébergement et noms de domaine Installation de la solution technique, intégration de la charte graphique et ergonomique, et soutien à la constitution du socle initial de contenus Formation et transfert de compétences Garantie, maintenance et assistance 9 5 CONTRAINTES TECHNIQUES ET JURIDIQUES Exigences et mesures techniques de base Compatibilité des postes clients avec l interface web d administration Mesures techniques pour améliorer le référencement par les moteurs Performances d affichage, résolution d écran et approche multi-supports Compatibilité des navigateurs et respect des standards du web 11 2

3 5.1.5 Conformité avec les normes françaises en matière d accessibilité Respect des obligations légales d information et de déclaration Propriété et portabilité des contenus SPECIFICATION DU PERIMETRE FONCTIONNEL ATTENDU ET ARCHITECTURE DU PROJET Organisation du site internet Objectifs et valeur éditoriale Public visé et thématiques Architecture globale Navigation et page d'accueil Menus Pied de page Navigations particulières Éléments constitutifs de la page d'accueil Outils et services de à la disposition de l internaute Du côté du backoffice Modalités d accès et ergonomie de l interface d administration Gestion des utilisateurs, des droits et des circuits de validation Production de contenus DEVELOPPEMENTS ET CONTENUS SPECIFIQUES Cartographie Moteur de recherche Module de gestion des fichiers et médias, galerie photos et vidéos Outil de gestion de formulaires Newsletters Espaces réservés Module de paiement en ligne : «TIPI» 22 Annexe 1 : Projet d arborescence du site 3

4 1. OBJET DU CAHIER DES CHARGES La communauté de communes du Val Drouette souhaite refondre entièrement son site web pour le rendre plus attractif et performant en s appuyant sur l expertise et le savoir-faire d un prestataire spécialisé, ou d un groupement solidaire, chargé de proposer une solution technique adaptée et conforme aux objectifs formulées dans le présent document et de mettre en œuvre l ensemble des prestations associées nécessaires à son déploiement. Le cahier des charges vise donc à décrire les attentes de la communauté de communes du Val Drouette (CCVD), qualifier ses besoins et les prestations à réaliser, définir les résultats attendus, et fixer les contraintes de cette intervention externalisée. 2. PRESENTATION GENERALE DU PROJET 2.1 La communauté de communes du Val Drouette La Communauté de Communes du Val Drouette est née le 23 novembre Elle réunit les communes de Droue sur Drouette, Epernon, Gas, Hanches et Saint- Martin de Nigelles, soit : habitants sur hectares. La rivière, la Drouette, traverse quatre de ces cinq communes, ce qui explique le nom de la communauté de communes. Les élus communautaires (huit d Epernon, six de Hanches, cinq de Droue, cinq de Saint-Martin de Nigelles, quatre de Gas) ont choisi de porter, plus particulièrement leurs efforts sur : - le développement économique et l emploi - la politique enfance/jeunesse - l accès à la gare d Epernon et le stationnement dans ses environs. - les technologies de l'information et de la communication - la mise en valeur des lavoirs. 2.2 Le site cc-valdrouette.fr Historique Conçu et développé entre 2004 et 2006, le site de la communauté de communes n'a subi aucune modification majeure depuis sa création. Il compte aujourd'hui environ 100 pages (contenu éditorial et actualité confondus) imbriquées principalement dans une arborescence à trois niveaux contenue dans le menu. 4

5 2.2.2 Gestion du site Géré en interne par le chargé de communication, le site est alimenté par les différents services de la CCVD Référencement et positionnement, hébergement et statistiques d'accès Le site actuel jouit d'un référencement moyennement satisfaisant dans les principaux moteurs de recherche eu égard à son ancienneté et sa notoriété. Il se positionne dans les quatre premières places des résultats sur les occurrences précises et ciblées que sont «val drouette», «drouette». Le positionnement est également bon pour une recherche «zone d activité Epernon» Le site est actuellement hébergé chez le prestataire qui a l'a conçu : Agence MCC. Il sera demandé au prochain prestataire de prendre en charge l'hébergement du nouveau site. Statistique d'accès au site (chiffres 2010) : > Nombre de visites : dont visiteurs différents. > Nombre total de pages lues : > Consommation moyenne de bande passante (par mois) : M La communauté de communes souhaite conserver les 4 noms de domaines dont elle est actuellement propriétaire (valdrouette.fr, cc-valdrouette.fr, valdrouette.com, cc-valdrouette.com). 2.3 Objectifs généraux Le Val Drouette souhaite faire connaître son organisation, ses projets, ses services. Ce site doit être l interface indispensable entre les habitants des communes et la communauté de communes : des liens vers des sites cartographiques permettant de situer les lieux et les services offerts, ainsi que des liens vers les sites des communes devront être prévus. La CCVD souhaite également fidéliser le visiteur en lui proposant des informations régulièrement mises à jour, lui permettre de télécharger des formulaires et prochainement lui proposer un service de paiement en ligne Objectif 1 : Informer et renseigner Le site web doit permettre de présenter de manière claire et précise la collectivité, ses missions et compétences, ses services administratifs et ses élus. Il doit fournir des renseignements sur les démarches administratives et les services publics de proximité, mais aussi des informations pratiques sur tous les aspects de la vie locale et de ses acteurs. 5

6 La mise à jour des contenus doit reposer sur un système simple (utilisable par des non-spécialistes) et réactif (rapidité d exécution). Les contenus publiés doivent respecter les normes en matière d accessibilité pour être lus par le plus grand nombre quel que soit le matériel utilisé (systèmes d'exploitation et navigateurs standards du marché : Firefox, Safari, Opéra, Chrome, Netscape et Internet Explorer). Ils doivent s appuyer sur des formats d échange standards et bénéficier d un encadrement juridique adéquat pour permettre à des tiers de réutiliser les informations du site Objectif 2 : Proposer des télé-services locaux en direction des usagerscitoyens et favoriser la proximité (option) Au-delà de la diffusion des informations administratives, le site web de la collectivité devra permettre de «télé-servir» les usagers-citoyens en leur proposant de réaliser par voie électronique le paiement de prestations de service public. Le site actuel de la communauté de communes propose déjà à l'internaute citoyen le téléchargement de certains documents. Ce principe de télé-services devra être généralisé à l'ensemble du nouveau site, notamment : - en installant une plateforme évolutive qui puisse s'adapter aux innovations technologiques (module TIPI, «Titres payables par Internet» par exemple, que la CCVD souhaite mettre en place à moyen terme) 3. SCENARIO DE MISE EN OEUVRE DU PROJET 3.1 Démarche de réalisation La communauté de communes souhaite, à travers son nouveau site, entrer dans une démarche d amélioration continue de son offre de contenus et services en ligne, dans la poursuite des objectifs énoncés précédemment. La mise en œuvre du projet sera donc progressive et basée sur une plateforme et des outils évolutifs. Pour autant, dès l ouverture au public du site l ensemble des fonctionnalités «obligatoires» demandées devront être disponibles et accessibles pour les utilisateurs, autant en back qu'en front office. Les besoins exprimés en «option» pourront être satisfaits dans une seconde phase complémentaire de montée en charge jusqu à la réalisation complète de toutes les prestations du marché. 6

7 3.2 Acteurs et organisation Du côté de la communauté de communes La CCVD a constitué un comité de pilotage qui assurera le suivi de la réalisation du site internet concernant la maîtrise d'ouvrage. Ce comité est composé de membres de la commission communication qui ont validé le présent cahier des charges. Des réunions seront organisées au cours de la réalisation pratique du projet, non pas pour valider systématiquement toutes les étapes mais pour pouvoir faire un état des lieux de l'avancement du travail et redéfinir / reformuler les orientations prises si besoin. Deux types de validation seront instaurés : - des validations dites «courantes» qui resteront du seul ressort du chef de projet, maître d'ouvrage issu du comité de pilotage - d'autres validations plus «importantes» seront soumises au comité de pilotage. Ces deux types de validation seront à définir suivant l'offre et la solution technique proposée par le prestataire et le calendrier défini avec lui Du côté de la maîtrise d œuvre Le prestataire doit fournir un document formalisant la méthodologie qu il souhaite mettre en place pour assurer la maîtrise d œuvre du projet. Il doit informer la collectivité de la composition exacte de l équipe mobilisée et désigner un chef de projet qui sera l interlocuteur privilégié du maître d ouvrage pour rendre compte du respect du cahier des charges et de la qualité des réalisations Calendrier prévisionnel Le prestataire doit proposer un planning détaillé de réalisation du projet en reprenant et en positionnant dans le temps les principaux jalons. Le site du Val Drouette devra être réalisé pour le 1 er Juillet 2012 (date de fin d hébergement avec notre prestataire actuel) 4. QUALIFICATION DES BESOINS ET DES PRESTATIONS A REALISER 4.1 Conception de la charte graphique et ergonomique Le prestataire est chargé de concevoir, en collaboration avec le comité de pilotage et le maître d'ouvrage, le design d information (arborescence du site, organisation des contenus centrée sur l utilisateur et ses usages, écriture adaptée au web), la ligne graphique (respect de l identité visuelle, attrait et convivialité) et l ergonomie de navigation (simple et intuitive, réduction maximale du temps d apprentissage requis pour se repérer et trouver l information recherchée) qui seront appliqués au site. 7

8 Ce travail de conception fera l objet d une charte répertoriant l ensemble des principes retenus illustrés par des écrans types et fonctionnels. Cette charte permettra d assurer une cohérence de fond et de forme à l ensemble de l offre de contenus et services proposée sur le site et de faciliter son intégration au moment de l installation de la solution technique. 4.2 Hébergement et noms de domaine Comme c est déjà le cas actuellement, le prestataire sera chargé d assurer l hébergement externe du site généré par la solution technique proposée : les contenus, services et l ensemble des composants nécessaires au bon fonctionnement de l outil. Les caractéristiques et les performances du serveur, le dimensionnement de la bande passante, les services d infogérance associés et l environnement d accueil doivent garantir une disponibilité et une qualité de service continue et sécurisée. La prestation d hébergement doit impérativement inclure un système de sauvegarde/restauration automatique des données et de redémarrage à distance du serveur. Le prestataire récupère la gestion directe des noms de domaines associés au site principal de la communauté de communes du Val Drouette (renouvellement, résolution DNS etc.) : valdrouette.fr, valdrouette.com, cc-valdrouette.fr, ccvaldrouette.com. Il devra donc travailler à la bonne transmission de tous les éléments nécessaires en relation directe avec le prestataire actuel. 4.3 Installation de la solution technique, intégration de la charte graphique et ergonomique, et soutien à la constitution du socle initial de contenus Le prestataire doit procéder à l ensemble des opérations requises pour installer les composants de la solution technique retenue dans l environnement de test et de recette, puis sur le serveur de mise en production. Il doit paramétrer le système de gestion de contenus (CMS) et tous les modules associés permettant de couvrir le périmètre fonctionnel attendu. Il doit intégrer, le cas échéant, les développements spécifiques sollicités par la collectivité. Parallèlement, le prestataire est chargé d intégrer l ensemble des éléments validés, constitutifs de la charte éditoriale, graphique et ergonomique, au sein de la solution technique installée dans l environnement de test et de recette, puis sur le serveur de mise en production. 4.4 Formation et transfert de compétences Pour accompagner la collectivité dans la conduite du changement et vers une autonomie complète dans la gestion de son site, le prestataire doit assurer des séances de formation fondées sur des cas pratiques et adaptés Un plan de formation, établissant le nombre de personnes concernées, le contenu, le lieu et les dates des différentes séances, sera défini en collaboration avec le comité de pilotage de la CCVD. En appui du transfert de compétences, le prestataire doit fournir à la collectivité une série de documents en langue française : 8

9 - L ensemble des supports utilisés lors des séances de formation (présentations de type PowerPoint, vidéos etc.) ; - Un manuel complet d utilisation des fonctionnalités de la solution déployée ; - Un guide technique d installation et de mise en production. 4.5 Garantie, maintenance et assistance La période de garantie exigée par la collectivité est d une durée de 12 mois. Elle démarre à compter de l émission du procès-verbal de vérification de service régulier (VSR) qui valide et clôt la procédure de recette de la solution technique et de l ensemble des composants permettant de couvrir le périmètre fonctionnel attendu. La garantie porte sur tout vice, défaut de conception ou de fonctionnement normal, qu ils soient visibles ou cachés. Le prestataire s engage à effectuer le diagnostic, à remplacer, réparer ou modifier, tout élément défectueux. Pendant la période de garantie, le prestataire s engage à assurer la maintenance corrective (correction de défauts et résolution de bogues résiduels) de la solution fournie selon une procédure de prise en charge des anomalies (support d assistance) distinguant les anomalies dites «non-bloquantes» des anomalies dites «bloquantes» : - En cas d anomalie «non-bloquante», le prestataire dispose d un délai maximum de 4 jours ouvrables, à partir de la réception du signalement par la collectivité, pour résoudre l anomalie et lui communiquer en retour un rapport détaillé sur la nature de l anomalie rencontrée et les éléments correctifs mis en œuvre. - En cas d anomalie «bloquante», le prestataire s engage à rétablir le service dans les meilleurs délais et dispose d un délai maximum de 24 h, à partir de la réception du signalement par la collectivité, pour résoudre l anomalie et lui communiquer en retour un rapport détaillé sur la nature de l anomalie rencontrée et les éléments correctifs mis en œuvre. Le signalement de toute anomalie (difficulté ou incident d exploitation, dégradation des performances, constat de non-conformité de fonctionnement) s effectue, au minimum, par téléphone (confirmé par courriel) ou par courriel entre le responsable du projet de la collectivité et le support d assistance mis en place par le prestataire. Il appartient à la collectivité seule de classifier l anomalie en bloquante ou non-bloquante. A l issue de la période de garantie, la collectivité souhaite pouvoir reconduire pour 12 mois supplémentaires les prestations initiales de maintenance et d assistance. Dans le cadre de cette «extension de garantie», la prestation de maintenance ne sera plus seulement «corrective» mais inclura une dimension dite «évolutive» qui permettra à la collectivité de bénéficier de la montée en version du CMS et de commander des modifications ou ajouts fonctionnels (développements spécifiques, etc...). 9

10 5 CONTRAINTES TECHNIQUES ET JURIDIQUES 5.1 Exigences et mesures techniques de base Compatibilité des postes clients avec l interface web d administration L interface d administration du site doit être compatible avec les systèmes d exploitation et les navigateurs les plus répandus, dont notamment : - Mac OS et Windows XP, Vista et 7 pour les systèmes d exploitation - Firefox, Safari, et Google Chrome (toutes versions) et Internet Explorer (à partir de la version 5) pour les navigateurs. Cette interface d administration ne devra pas être rendue obsolète par les évolutions des versions futures des navigateurs mentionnés ci-dessus, c'est-à-dire que toutes les manipulations nécessaires à son bon fonctionnement devront être compatibles ou rendues compatibles par le prestataire avec les nouveautés ergonomiques et d interprétation du code des nouvelles versions de ces navigateurs dans le délai de la période de garantie mentionnée dans la partie Mesures techniques pour améliorer le référencement par les moteurs Les pages du site doivent être adaptées (structure, contenus, liens) pour un référencement naturel optimisé pour les moteurs de recherche. Le prestataire doit proposer une solution qui permette de renseigner automatiquement les métabalises (titre, description, mots-clés), de nommer correctement d autres éléments (répertoires, liens, médias), et s engager à prendre toutes les mesures techniques de base (sitemap etc.) de manière à garantir une sensibilité maximale à l indexation automatique par les principaux moteurs de recherche. L'utilisation de techniques de navigation bloquantes ou gênantes pour le référencement est à proscrire (liens javascripts, navigation en flash, fenêtre pop-up...). Enfin, le prestataire devra être capable de prendre en charge les techniques de réécriture d'url permettant aux robots d'indexation de parcourir l'ensemble des pages du site, y compris les pages dynamiques. La solution proposée devra également inclure un système automatique d'url Rewriting pour parfaire le référencement naturel (l URL de chaque actualité / articles devra comporter les mots clés se rapportant directement au contenu textuel de la page concernée) Performances d affichage, résolution d écran et approche multi-supports En dehors des contraintes inhérentes au débit des utilisateurs, la vitesse d affichage des pages doit pouvoir être optimisée (limitation du poids des images par la génération automatique de vignettes, mise en mémoire cache des pages dynamiques pour un chargement plus rapide, etc. ). Le format d affichage par défaut doit être de 800x600, mais les pages du site doivent pouvoir s afficher de façon harmonieuse sur un écran de résolution 1024x768, et sans contrainte et en exploitant pleinement les résolutions jusqu à 1280x1024 et plus. 10

11 Le site devra également prendre en compte les tendances induites par les nouvelles versions des navigateurs qui privilégient le confort graphique des utilisateurs en minimisant les outils et menus dans la partie haute de l écran Compatibilité des navigateurs et respect des standards du web L offre de contenus et services du site doit être compatible avec la plupart des navigateurs web actuels (Mac et PC), notamment avec Internet Explorer (version 5 et supérieures), Firefox (version 1.5 et supérieures), Safari, Opéra et Google Chrome. Le prestataire doit effectuer des tests de vérification avant la mise en production du site et s engage à corriger les éventuelles incompatibilités constatées en prenant les mesures nécessaires pour assurer un affichage optimal dans ces différents environnements. Il doit transmettre à la collectivité un document établissant la compatibilité du site avec les navigateurs précités Conformité avec les normes françaises en matière d accessibilité L'accessibilité des services publics aux personnes handicapées est une nécessité (loi n de février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées). L'article 47 de la loi précise que «les services de communication publique en ligne des services de l'etat, des collectivités territoriales et des établissements publics qui en dépendent doivent être accessibles aux personnes handicapées». Le Référentiel Général pour l Accessibilité des Administrations (RGAA), établi par la Direction Générale de la Modernisation de l Etat (DGME), fixe les modalités techniques de mise en œuvre de cette accessibilité pour ce qui concerne le canal web. Le site de la collectivité doit impérativement permettre de respecter ces normes et pouvoir faire l objet, à la date de sa mise en production, d une déclaration de conformité. Le prestataire s engage à vérifier cette conformité en effectuant l ensemble des tests associés aux points de contrôle définis dans le RGAA. Il doit transmettre un document établissant le niveau de conformité du site. Sur la base de cette vérification, et en cas de non-conformité, il doit mettre en œuvre toutes les mesures techniques d adaptation/correction (plan de mise en conformité) et énoncer les conseils qui permettront à la collectivité de déclarer au plus vite la conformité de son site et de maintenir un niveau conforme d accessibilité des contenus au fil de leurs mises à jour Respect des obligations légales d information et de déclaration Conjointement avec la collectivité, le prestataire doit s engager à mettre en œuvre toutes les mesures permettant de respecter les obligations légales en matière d information et de déclaration requises pour tout site web, en général, et pour tout site de collectivité locale, en particulier. 11

12 Les mentions obligatoires relatives à l identification de la personne morale, éditeur du site, et du directeur de publication doivent être intégrées, de même que les informations concernant le traitement de données personnelles. Les espaces de discussion, les formulaires de collecte de données, l introduction de cookie sur le poste client, les services interactifs et les télé-services, doivent, par l insertion des mentions requises, permettre de tenir informées les personnes concernées afin qu elles puissent exercer pleinement leurs droits. Les sites publics institutionnels sont, en principe, dispensés de déclaration s ils ont un but exclusif d information ou de communication externe et qu ils respectent les règles prévues dans la dispense de déclaration n 7 adoptée par la CNIL. Les sites qui ont un champ plus large (par exemple, en proposant des services interactifs) doivent faire l objet d une déclaration dite «normale» à la CNIL. Enfin, les sites offrant aux usagers-citoyens la possibilité d effectuer des démarches administratives en ligne (télé-services) doivent faire l objet d une demande d avis préalable auprès de la CNIL. Pour toute information complémentaire : Pour les modèles de mentions à insérer : Pour les télé-services : Propriété et portabilité des contenus La communauté de communes du Val Drouette est dépositaire de l intégralité de la propriété des droits d auteur, ou au minimum des droits d exploitation sur tout support, présent ou à venir, de l ensemble des contenus rendus disponibles sur le site. La totalité des éléments graphiques (images, gabarits, feuilles de style) constitutifs de l habillage du site, de même que tout autre contenu créé, modifié et publié par le prestataire, dans le cadre du présent marché, devront respecter cette règle. Les fichiers sources finaux ayant été utilisés seront mis à disposition de la communauté de communes sur support numérique de manière à lui garantir le plein exercice de ses droits de propriété. Dans un souci de pérennité et de portabilité des contenus de son site web, la collectivité souhaite que la solution proposée offre la possibilité d un export, partiel ou total, de préférence dans un format XML standard, de l ensemble des structures, données et métadonnées constitutives de son référentiel de contenus. Elle doit être en mesure de ne pas avoir à reconstituer manuellement ce référentiel dans le cas d un éventuel changement futur de solution. 12

13 6. SPECIFICATION DU PERIMETRE FONCTIONNEL ATTENDU ET ARCHITECTURE DU PROJET 6.1 Organisation du site internet Objectifs et valeur éditoriale 3 objectifs principaux seront à mettre en valeur sur le site internet : - proposer des informations pratiques présentées de manière claire et agencées selon une navigation intuitive - valoriser les politiques et les projets mis en place par l équipe communautaire - promouvoir une actualité favorisant l information de proximité De là découleront différents types de contenus : - des contenus dits «flottants» susceptibles d être mis à jour mensuellement - des contenus plus statiques traitant d un thème de manière générale L internaute devra également pouvoir accéder rapidement à partir d un endroit à divers types de contenus constituant une même thématique (un thème = un projet + un service + des actualités + des lieux). L'association automatique de contenus lors de la publication devra être la base de fabrication de ces derniers et la double saisie supprimée dans la grande majorité des cas de figure Public visé et thématiques La communauté de communes souhaite s adresser à travers son site internet à 4 grandes familles de public : 1 Les Val dorasiens «administrés», c'est-à-dire les habitants des 5 communes 2 Les habitants des communes environnantes, usagers des sites gérés par le Val Drouette (en particulier les parkings) 3 - Les professionnels (entreprises etc.) et partenaires (institutions) 4 Les élus (à travers un intra-net en option) Aussi, elle souhaite découper son site en 7 parties distinctes : ces 7 grandes parties devront présider à l ensemble du découpage du site et être visibles et intelligibles dès la page d accueil. 1/ Présentation 2/ Enfance et Jeunesse 3/ Développement économique 4/ Le Val Drouette - pratique 13

14 5/ Grands projets et travaux en cours 6/ Aménagement du territoire 7/ Commandes publiques Architecture globale Les 7 grandes thématiques (Voir partie précédente) Arborescence niveau 2 Les grands thèmes concernant la communauté de communes seront accessibles directement via un menu déroulant ergonomique et à forte connotation «graphique» (contenant des vignettes etc.) dès le deuxième niveau de l arborescence. Son contenu comme sa hiérarchie devront en outre être entièrement autoadministrable via le CMS Contenus transversaux Aux côtés de ces différents thèmes, développés si besoin dans un troisième niveau de l arborescence, le site comportera des contenus transversaux, dont la principale caractéristique sera leur fonctionnement autonome en tant qu éléments d information et leur capacité à être reliés de manière simple pour les contributeurs à d autres contenus du site. Exemple : une actualité sera reliée à une ou plusieurs l arborescence thématiques de Certains éléments constitutifs d une thématique pourront aussi être traités comme des contenus transversaux. Liste (non exhaustive) : - annuaire des services - galerie photos Services en ligne L internaute aura accès à divers services en ligne (liste non exhaustive) : - marchés publics (service externalisé sur la plateforme dédiée) - divers formulaires concernant tous type de demandes : abonnement / inscription (en option) 14

15 6.2 Navigation et page d'accueil Le prestataire proposera un système de navigation à partir des éléments présents dans le cahier des charges ainsi qu'à partir de l'arborescence non définitive présentée en annexe. La navigation sur le site devra se faire dans tous les cas selon les standards de l'ergonomie et de l'accessibilité, avec notamment, sur toutes les pages : - des accès directs au contenu et au menu (accessibilité) - un moteur de recherche identifiable facilement - un fil d'ariane - un retour au sommaire / à la page d'accueil - un accès direct au plan du site (généré automatiquement). - un accès direct aux différentes publications (sous forme PDF) Menus Le menu sera présent sur chacune des pages du site Internet, et il devra donc être possible d'accéder à toutes les pages sœurs et à toutes les pages filles (arborescence niveau 1 et 2). Il devra être possible de permettre l'accès aux pages petites filles (niveau 3). S'il s'agit d'un menu déroulant la technologie utilisée devra être conforme aux standards du web et de l'accessibilité, et compatible avec l'ensemble des principaux navigateurs du marché Pied de page Un pied de page proposera un accès à des contenus importants ou obligatoires : plan de site, crédits, informations légales, contact Navigations particulières Des formes de navigations spécifiques seront à imaginer pour des modules particuliers comme, entre autres : > Plan cartographique (voir partie 7.1) Éléments constitutifs de la page d'accueil La page d'accueil devra refléter l'ensemble du site et mettre ainsi l'accent sur les contenus basés sur l'actualité et l'agenda. Néanmoins elle devra également permettre d'avoir une vision assez précise du contenu du site et permettre des accès rapides aux contenus. Dans le CMS, le module de gestion de la page d accueil du site permet de choisir, d organiser, et d affecter en «une» les informations à afficher, dans le respect de la charte graphique. Ses fonctions offrent la possibilité d «éditorialiser», de personnaliser et de faire évoluer l espace d accueil principal des visiteurs à 15

16 travers une sélection de contenus et services adaptés aux objectifs de communication de la collectivité. Les éléments suivant devront apparaître sur la page d'accueil (liste non exhaustive) : > Boutons d'accès aux 6 grandes thématiques du site : 1/ Présentation 2/ Enfance et Jeunesse 3/ Développement économique 4/ Le Val Drouette - pratique 5/ Grands projets et travaux en cours 6/ Aménagement du territoire 7/ Commandes publiques > Moteur de recherche > Accessibilité > Actualités > Mentions légales > Contact et Coordonnées de la communauté de communes du Val Drouette (possibilité d envoyer un message) > Plan du site > Val Drouette Infos (lien avec nos dernières publications) Outils et services de à la disposition de l internaute Les internautes trouveront sur chacun des articles les fonctionnalités suivantes : - Envoi du contenu de l'article par courrier électronique. - Impression du contenu (format pdf). - Possibilité de moduler la taille de la police utilisée (A-, A+). 6.3 Du côté du backoffice Modalités d accès et ergonomie de l interface d administration L accès à l interface web d administration du site en fonction de la solution proposée est sécurisé et personnalisé. Après identification (nom et mot de passe 16

17 de compte), l utilisateur-gestionnaire accède, en fonction des droits dont il dispose (profil d autorisation), à un tableau de bord affichant les contenus et fonctionnalités de backoffice pour lesquels il est habilité à intervenir. La console d administration repose sur une ergonomie simple, intuitive et efficace: elle doit permettre à des non-spécialistes de participer à la gestion du site. Une interface de mise à jour simplifiée, n affichant que les fonctionnalités pour lesquelles ils disposent de droits, doit impérativement être proposée aux contributeurs occasionnels (actualités pouvant être modifiées ponctuellement) Gestion des utilisateurs, des droits et des circuits de validation La gestion des utilisateurs-gestionnaires est assurée par une seule personne désignée comme «administrateur principal», profil détenteur de la totalité des droits sur l ensemble des contenus et fonctionnalités de l interface d administration du site. Pour éviter tout formalisme excessif, susceptible de nuire à la réactivité, le nombre de profils d autorisation sera limité et les circuits de validation seront réduits à un niveau d approbation. Exemples de profils d autorisation pouvant être affectés à un utilisateurgestionnaire : - Administrateur principal du site - Contributeur éditorial autonome : il peut créer, modifier et publier des contenus pour lesquels l'administrateur lui a donné les droits d édition - Contributeur éditorial non-autonome : il peut créer et modifier des contenus pour lesquels l'administrateur lui a donné les droits d édition, mais la publication de ses contenus doit être validée par l'administrateur ou le DGS Production de contenus Les contributeurs Le service communication, à travers le responsable du site internet notamment, aura la charge de l'animation du site : - production, réécriture (si besoin) et mise en conformité de l'ensemble des contenus - production de contenus graphiques. Une solution d'archivage des articles non publiés doit être présente. Des articles «périmés» pourront être affichés si nécessaire. Ils seront identifiés en tant qu archives Environnement et publication L'outil devra permettre l'application de styles personnalisés secondaires (comme les sous-titres) définis par la charte typographique, mettre du texte en gras, en 17

18 italique, modifier la taille, la position ou la couleur du texte, ou insérer des puces, numérotations. Un ensemble d'outils de base visant à faciliter le travail des contributeurs devra être présent dans l'espace de travail (liste non exhaustive) : - un correcteur orthographique automatique - la possibilité de lier facilement un fichier, une photo, un film, de le proposer au téléchargement (détection et insertion automatique dans le corps du texte du format, du poids etc.) et de créer un lien hypertexte. Afin d'éviter au maximum la double saisie et de favoriser la diffusion d'information et la réactivité dans les différentes mises à jour, le gestionnaire de contenus devra s'appuyer sur le concept d'auto publication de contenus associés : lors d une mise en ligne ou d une version de la page, l ensemble des contenus doivent se publier automatiquement Arborescence La gestion de l arborescence doit permettre de personnaliser la structure d organisation des contenus du site de la communauté de communes du Val Drouette. Elle offre la possibilité de créer autant de rubriques et sous-rubriques que nécessaire, dans la limite de 3 niveaux. Elle permet de modifier, renommer, déplacer et supprimer tout ou partie des rubriques, mais aussi de masquer / afficher les contenus associés à une branche. Elle permet également de générer automatiquement un «sitemap» en XML, pour que les robots des moteurs de recherche trouvent aisément les pages à indexer, ainsi qu'un plan du site consultable par les utilisateurs Les différents types de contenus produits Les articles «classiques» Nous entendons par «articles classiques» les contenus relevant du fond éditorial. La composition de ces articles aura à minima la forme suivante, suivant le ou les gabarits définis : - un titre - une date de publication et la date de dernière modification - une vignette - un corps de texte dans lequel il sera possible d'insérer une ou plusieurs images et documents en téléchargement. Des outils de base seront automatiquement générés sans aucune intervention du contributeur (voir partie 6.2.5). Ces articles pourront : 18

19 - être liés à un ou plusieurs niveaux de l'arborescence - être reliés à une ou plusieurs actualités Les actualités Ces contenus seront classés dans cette catégorie en fonction de leur durée de publication dans le temps. Ils comprendront les éléments suivants : - Date de publication. - Durée de validité du contenu (permanente / limitée avec échéance). - Titre. - Thématique (une des 6 grandes thématiques du site) - Vignette image cliquable pour effectuer un zoom - Texte rédigé (paragraphes, encadrés avec images ). - Fichiers en téléchargement. Les contenus transversaux - les actualités - galerie photos : cette galerie sera également découpée en thèmes et sousthèmes, de façon à pouvoir en associer tout ou partie dans un contenu (voir partie 7.3). Cette transversalité devra être valable de façon réciproque dans tous les types de contenus, quel que soit le chemin parcouru par l'internaute. Exemple : - une actualité devra être associée au minimum à une thématique - de même, la page d'accueil de la thématique concernée comportera une rubrique présentant l'ensemble des actualités associées. 7. DEVELOPPEMENTS ET CONTENUS SPECIFIQUE 7.1 Cartographie Le site actuel de la communauté de communes possède une carte de navigation dynamique. Ce système présente plusieurs inconvénients majeurs : - conçue en 2006 (et donc suivant des résolutions d'écran de «l'époque») la navigation dans le plan est peu conviviale. - Les différentes informations (position des centres) ne sont pas modifiables sur le backoffice. 19

20 La nouvelle carte de navigation devra être modifiable directement du backoffice. 7.2 Moteur de recherche Le site disposera d'un module de recherche qui sera présent sur l'ensemble des pages du site. Le moteur devra notamment : - permettre la recherche à la fois sur l'ensemble (recherche complète) et sur certains contenus (recherche limitée) du site : actualités, thématiques, etc. et présenter les résultats de manière différenciée suivant leur origine. - ignorer la casse et utiliser les accents s'ils existent dans les résultats - les résultats seront affichés de manière standard, à la façon des moteurs les plus répandus, du type : titre de la page contenant le mot recherché; url de la page. 7.3 Module de gestion des fichiers et médias, galerie photos et vidéos Ce module permettra d organiser de façon intuitive et d alimenter le stock des fichiers et médias mis à disposition dans les pages du site de la CCVD. Structuré par une arborescence de classement entièrement modifiable, le stock est constitué via le télé versement de fichiers locaux. Par défaut, il est organisé par types de contenu (photo, audio, vidéo, document, etc.) et complété par l affectation de mots-clés. Les attributs des fichiers téléchargés (format, taille, titre) sont détectés et renseignés automatiquement. Un tableau de bord permet de rechercher et de visualiser facilement les fichiers et médias stockés. En cas de tentative de suppression d un fichier déjà associé à une ou plusieurs pages, une alerte informe préalablement l utilisateur-gestionnaire de ce rattachement. La conversion automatique (transcodage) des fichiers sources pour leur mise à disposition optimisée sur le site (lecteur audio mp3, lecteur vidéo flv, visionneuse universelle pour les documents, etc.), de même que la mise à disposition d un code d embarquement pour la rediffusion virale de ces contenus feront partie intégrante de ce module. L'intégration unique et isolée dans un article du site d'une vidéo et/ou d'un son issu de ce module devra dans tous les cas être possible. De même, le module devra permettre de générer automatiquement des diaporamas thématiques à partir des fichiers images uploadés dans le module. Le contributeur devra pouvoir sélectionner les photos de son choix parmi toutes les catégories, choisir un thème et nommer le diaporama en conséquence pour l'insérer ensuite dans le contenu d'un article. 20

21 7.4 Outil de gestion de formulaires (option 1) La communauté de communes souhaiterait disposer d'un outil de création spécifique pour la gestion de formulaires. Par formulaires, nous entendons, tous les types de demandes (enquêtes, inscriptions...) qui peuvent être effectuées en ligne par l internaute. Ces demandes en lignes concerneront principalement : - L abonnement à un parking du Val Drouette - l inscription à une structure - la mise en place d enquêtes et de démarches visant à recueillir des avis auprès des citoyens Une liste des formulaires à produire par le prestataire sera fournie lors de la mise en place de cette option dans un dossier de conception. Les formulaires devront être faciles à créer à partir d'une interface d'administration sans avoir besoin de connaissance particulière. - le formulaire sera constitué de différents champs «classiques» dans ce genre d'outils (zone de texte, zone de texte étendue, case à cocher, liste déroulante etc.) - des contrôles de validation seront applicables à certains champs en fonction de leur nature (courriel, numéro de téléphone) et la validation des champs sera réalisée à la fin de la saisie. Les champs obligatoires devront être mis en avant avec une explication. - à la dernière étape, avant l'envoi de la demande, il sera demandé à l internaute de taper un code inscrit à l'écran de façon aléatoire, de type «captcha». - il sera possible d'associer à un formulaire un message pour un envoi automatique au demandeur après sa validation. - le demandeur recevra sur sa boite mail un confirmant la bonne réception de son courriel. 7.5 Newsletters (option 2) La communauté de communes souhaiterait mettre en place un système de newsletters hébergées et entièrement gérées via le backoffice de son site internet. Il sera possible de s'inscrire / se désinscrire directement sur le site, en front-office. Les visiteurs s abonnent aux lettres proposées en fournissant, au minimum, leur nom, prénom et adresse de courrier électronique Le module permet de gérer les abonnements (ajout, modification, suppression) avec notamment l élimination automatique des doublons, la notification des mails en erreur. Les abonnés doivent pouvoir se désabonner en un clic. 21

22 Le CMS devra permettre la rédaction et la mise en forme des newsletters qui comporteront deux parties : - une première partie dont le contenu sera gérée automatiquement par l'intégration de contenus publiés sur le site internet (reprise des titres, résumé et vignettes d'articles, liens hypertexte permettant d'afficher l'article dans sa globalité). - une seconde partie dite de «contenu libre» et dont la mise en page sera facilitée par un éditeur RTE permettant l'intégration d'images notamment. 7.6 Espaces réservés (option 3) La communauté de communes souhaite disposer d'un outil spécifique permettant la mise en place d'accès réservés à divers contenus et proposer des services exclusifs à un type de population (élus, presse, autres ). Pour accéder à ces espaces, les internautes devront au préalable disposer d'un compte en faisant une demande via un formulaire sur le site pour l'ouverture de droits. La validation de l'ouverture de ces droits ne sera pas automatique et pourra être effectuée directement par le webmaster. Il devra être possible à tout moment de supprimer les droits d'accès à ces espaces. Exemple : espace élus Dans cet espace, les élus identifiés auront la possibilité de : - consulter et télécharger de nombreux documents - accéder au contenu qui aura été autorisé pour leur profil - être alerté lors de la mise à disposition de nouvelles ressources. 7.7 Module de paiement en ligne : «TIPI» (option 4) Le système TIPI (Titres Payables sur Internet) est destiné à rendre possible le paiement des titres de recette par carte bancaire sur internet. Le service est accessible à partir du portail de la collectivité et fonctionne comme un site marchand, à partir duquel l usager peut effectuer ses règlements 24 heures sur 24 et sept jours sur sept. La communauté de communes du Val Drouette remplit déjà les pré-requis au niveau financier (comptabilité sous Hélios) et souhaite pouvoir adhérer à ce service prochainement en utilisant l'option «formulaire de saisie». Pour plus d'informations : on_tipi.ppt 22