Les P tits déjs. La dématérialisation

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1 Les P tits déjs La dématérialisation

2 L administration électronique ou dématérialisation Les obligations réglementaires en matière de dématérialisation Les outils proposés par l ALPI Titre Titre

3 L administration électronique ou dématérialisation

4 L administration électronique peut être définie comme «l utilisation des techniques de l information et de la communication (TIC), et en particulier d Internet, dans le but d améliorer la gestion des affaires publiques» (L administration électronique : un impératif. Rapport OCDE 2003). La France: 4 ème rang mondial et 1 er rang européen pour le déploiement de l administration électronique. (données de sept 2014) La mise en place de l administration électronique c est faite progressivement. Différents plans numériques français ou européens ont aboutis aux règles en vigueur aujourd hui. Elles concernent aussi bien les usagers (amélioration des relations avec l administration, carte vitale, service-public.fr, par ex.) que les administrations elles-mêmes.

5 Un des premiers plans concernant le déploiement de l administration électronique a été le programme ADELE, lancé le 9 février Les principaux projets de ce programme concernaient entre autre: - Les marchés publics - Le contrôle de légalité (ACTES) - La comptabilité publique (HELIOS) - Les actes d état civil L objectif est d atteindre les 100% dématérialisé

6 Ses avantages: réduction de la production papier accélération des processus de traitement diminution des coûts meilleure efficacité interopérabilité des systèmes simplification de l'archivage des documents électroniques

7 Au niveau national L'ALPI est membre de différentes instances nationales: - INP (Instance Nationale Partenariale), - Commission TIC de l AMF (Association des Maires de France), - SGMAP (Secrétariat Général pour la Modernisation de l Action Publique), - SNP (Structure Nationale Partenariale), - Adhérente de la FNCCR (Fédération Nationale des Collectivités Concédantes et Régie) depuis 2014 (groupe de travail «Mutualisation Informatique et e- administration (MIEA)») Quels avantages pour le département pour l administration électronique: - être au cœur des débats, réflexions et des décisions nationales - porter la voix des collectivités landaises

8 Au niveau national L ALPI a participé le 6 octobre 2015 au lancement du programme de développement concerté de l administration numérique territoriale (DcANT), Les objectifs de ce programme: - Simplifier les échanges entre administrations - Unifier la relation avec l usager - Favoriser le développement de l archivage électronique - Développer l écosystème numérique des territoires Il s agit là de mettre en place un mécanisme d identification et d authentification des agents et des élus: France Connect. Tout en s appuyant sur des annuaires et bases tiers partagés, pour permettre: - Des échanges entre collectivités et Etat - Des accès à des applications informatiques Tout cela de manière simplifiée et sécurisée

9 Les obligations réglementaires en matière de dématérialisation

10 Marchés publics La réglementation des marchés publics impose l'acceptation de la réponse électronique pour des marchés supérieurs à HT. Obligation d'utiliser un profil d'acheteur pour le même seuil. On peut imposer la réponse électronique pour des marchés informatiques. Certificat nécessaire. D'ici quelques années la dématérialisation va s'imposer pour toutes les procédures de marchés y compris les MAPA.

11 ACTES réglementaires et budgétaires ACTES réglementaires = actes soumis au contrôle de légalité ACTES budgétaires = envoi du budget (BP, BS, DM et CA) au format xml généré à partir de TOTEM (sauf pour les comptabilités en M21 et M22) Procédure existant depuis 2007, mais aucune obligation pour l'instant. Signature d'une convention avec la Préfecture. Envoi dématérialisé obligatoire dès raccordement au TdT, sauf en cas de résiliation de la convention. Pas de transmission sur double support (papier et électronique) possible. Utilisation d'un certificat d'authentification. Loi NOTRE du 07 août 2015 : dispositions en matière de dématérialisation : envoi des convocations aux séances du conseil municipal ainsi que des documents qui y sont attachés par la voie dématérialisée.

12 SYLAE Permet à l'employeur bénéficiant de contrats aidés de déclarer les états de présence des salariés concernés : emploi d avenir, contrat d insertion L'utilisation de SYLAé est obligatoire depuis le 1 er juillet Inscription auprès de SYLAE Certificat obligatoire pour transmettre les pièces.

13 Logiciels métiers 2007 : dématérialisation de la paie 2014 : dématérialisation des listes électorales sur la plateforme : : dématérialisation obligatoire des écritures comptables L'envoi des PJ et la signature électronique ne sont pas encore obligatoire 2017 : réception obligatoire des factures électroniques 2017 : envoi obligatoire de factures électroniques aux autres collectivités

14 La facture électronique La loi du 3 janvier 2014 rend obligatoire la réception des factures de façon dématérialisée L'ordonnance du 26 juin 2014 détaille le calendrier Les grandes entreprises (+ de 5000 salariés) et les personnes publiques Les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés) Les PME (10 à 250 salariés) Les microentreprises (- de 10 salariés) L Etat met à disposition gratuitement un portail : CHORUS PORTAIL PRO

15 La facture électronique Le portail permet aux entreprises et aux collectivités : 1) de déposer les factures 2) de récupérer les factures Le dépôt et la réception des factures peuvent se faire soit manuellement ou soit directement des logiciels de facturation à travers le TdT pour les logiciels de facturation et du Tdt vers le logiciel des finances pour la réception. Une norme des données obligatoires sur les factures existent. Les factures pour les particuliers ne sont pas concernées.

16 COMEDEC COMEDEC est un outil qui permet de dématérialiser les échanges électroniques des actes d'état civil entre les collectivités et les notaires. Actuellement les échanges se font sur les actes de naissance suite à une demande de passeport ou provenant d'un office notarial. Ces échanges sont rendus possibles depuis le décret n du 10 février Dispositif gratuit et non obligatoire pour le moment (signature de conventions avec le Ministère de la Justice et l Agence nationale des titres sécurisés; utilisation de certificat d authentification sur carte à puce).

17 Certificats électroniques Il existe plusieurs sortes de certificat en fonction de la sécurité demandée par l'organisme: - certificat logiciel RGS 1étoile (ex SYLAE) - certificat RGS 2 étoiles (ex ACTES, SYLAE) - certificat RGS 3 étoiles délivré sur carte à puce avec lecteur (ex : COMEDEC) On peut l'utiliser pour l'authentification et/ou pour la signature. Un certificat de signature a la même valeur probante qu'une signature manuscrite. Pour chaque utilisation d'un certificat de signature il faut un outil de signature (= parapheur électronique) Intégration directe dans la plateforme des marchés publics, sur ACTES Autre outil : le parapheur électronique

18 Archivage électronique Obligation pour les collectivités de conserver les documents produits ou reçus dans les mêmes conditions que ce soit papier ou électronique Dépend du code du patrimoine Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles doivent en assurer la conservation et la mise en valeur. Les dépenses liées à leur conservations sont obligatoires. Le représentant de la collectivité est responsable. Depuis 2008, possibilité pour les collectivités d'externaliser en France l'archivage intermédiaire article 5 de la loi n du 15 juillet Archivage électronique différent du stockage

19 Les outils proposés par l ALPI

20 Marchés publics Une plateforme à l'adresse suivante : - Mise en ligne des avis de publicités, DCE - Acceptation de la réponse électronique - Suivi du marché : notification - Nouveau module : rédaction des pièces administratives des marchés

21 ACTES réglementaires et budgétaires ALPI homologuée Tdt depuis 2007 Permet la liaison directe vers les serveurs du ministère pour l'envoi des actes soumis au contrôle de légalité Suivi des transmissions : tableau de bord annulation horodatage stockage des flux transmis Authentification des expéditeurs : accès avec certificat. L'ALPI est autorité d'enregistrement déléguée pour délivrer des certificats en face à face.

22 ACTES réglementaires et budgétaires Sécurisation des transmissions : le mail sécurisé. Utilisation pour l envoi des convocations au conseil municipal Nous proposons aussi un outil plus complet : la gestion dématérialisée des convocations

23 Logiciels métiers Les logiciels sélectionnés par l'alpi permettent tous la dématérialisation. La paie crée le fichier xml adéquat Le logiciel des élections élabore le flux au format attendu Les 2 logiciels de finances éditent les fichiers PES V2 des écritures, et les fichiers adaptés à Totem Les différents logiciels de facturation émettent les rôles ORMC Le logiciel de gestion des actes d'état civil intègre les fonctionnalités de COMEDEC. L ALPI s est rapprochée de la Préfecture pour la mise en place.

24 Archivage électronique: ARCHILAND L'ALPI est homologuée tiers-archiveur ARCHILAND comprend : Un parapheur électronique Une GED avec un plan de classement Un SAEI Collaboration avec le service des archives du CDG (prestataire d'archivage) et les archives départementales

25 La messagerie électronique : ZIMBRA Afin de bien dissocier les mails personnels (Orange, Free, Gmail, etc.) des mails professionnels l ALPI propose une messagerie collaborative. Cette messagerie apporte de nombreuses fonctionnalités et offre certaines sécurités non disponibles sur les adresses mails gratuites : - Vos données sont stockées à l ALPI et sauvegardées tous les jours. - Vous bénéficiez d une adresse mail au nom de votre structure (nom de domaine) - Vous pouvez partager vos données avec une tierce personne (Agenda, Contacts, etc.) - La synchronisation avec votre appareil mobile. - Un filtre antispam.

26 ADELE: Administration Electronique ( ) TdT : Tiers De Télétransmission PES V2 : Protocole d Echange Standard version 2. Cette version permet la dématérialisation des pièces jointes. Par rapport à l'ancien protocole INDIGO, le PES permet de transmettre à la trésorerie plus d'information (ex : n du marché) ORMC : Ordre de Recette Multi Critères L'ORMC remplace l'ancien ROLMRE. C'est un titre global récapitulatif des éléments de la facturation. Profil d'acheteur : avoir un accès sécurisé sur une plateforme électronique de marché public. MAPA : Marché A Procédure Adaptée M21 et M22 : comptabilité applicable aux établissements et services publics sociaux et de santé (hôpitaux, EHPAD = maison de retraite) SYLAE : SYstème de Libre Accès aux Employeurs, gestion en ligne des informations relatives aux contrats aidés. RGS : Référentiel Général de Sécurité COMEDEC : Communication Electronique des Données de l Etat Civil GED : Gestion Électronique de Documents Lexique SAEI : Système d'archivage Électronique Intermédiaire

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