MODE OPERATOIRE FICHE DE FRAIS, DHI

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1 Fleuré, le 18 mars 2013 ANNULE ET REMPLACE LES DOCUMENTS PRECEDENTS MODE OPERATOIRE FICHE DE FRAIS, DHI Bonjour, l'arfad possède une comptabilité analytique de plus en plus rigoureuse et une nouvelle procédure a été mise en place au titre des indemnités kilométriques. Le Conseil Régional, qui finance certaines de nos actions dont le dispositif SPRF (Service Publique Régional de Formation), devient de plus en plus exigeant lors de ses contrôles et audits financiers. Pour toutes ces raisons nous avons été amenés à procéder à certains changements dont les fiches de frais, opérationnelles en l'état depuis le début de ce mois. La réalisation des bulletins de salaires a été externalisée au niveau du pôle social de notre cabinet comptable (expert comptable de la structure). C'est la raison pour laquelle l'ensemble des éléments est à nous retourner pour le 20 de chaque mois. Une partie des indemnités kilométriques étant soumise à charge et figurant sur votre bulletin de paie, toutes données transmises après ce délai seront prises en compte le mois d'après. Je vous propose d'apporter quelques explications afin de vous accompagner dans leurs utilisations. Il s'agit de la version n 1, qui reprend les actions de formations actuelles. Chaque nouvelle modification fera l'objet d'une réactualisation des fiches qui vous seront systématiquement envoyées. Vous trouverez en pièce jointe : une matrice de la fiche à utiliser «Feuille de frais FC VAE TISF DEAVS Fleuré», celle relative au dispositif SPRF, à savoir «SPRF FICHE DE FRAIS SPRF» et enfin le nouveau document à utiliser «DECLARATION DES HEURES INTERVENANT (DHI)», communément nommé DHI. Mode Opératoire 1-5

2 ( NB :Tous les documents ont été protégés de manière à éviter toute erreur et faciliter leur rédaction. Les documents ayant été réalisés sous le logiciel Excel (du pack office), vous pouvez les ouvrir et les utiliser avec un service pack GRATUIT et 100 % COMPATIBLE, tel «LibreOffice» ou «OpenOffice», téléchargeables sur les sites suivants : (concerne LibreOffice identique à la suite OpenOffice) Ces packs dédiés à la bureautique comprennent différents logiciels. Ceux à l'identique de Excel sont ici «Open Office Calc» ou «Libre Office Calc» ) Les différents documents à utiliser comportent des plages (cellules) en Bleu. Il suffit simplement de les renseigner. Les calculs se font automatiquement, notamment ceux des «kms retenus» (selon le barème en vigueur) Fig.1 Il s'agit de mentionner les kilomètres réels (Fig. 1) Les frais kilométriques font ainsi l'objet d'une contribution au titre du salaire et une partie au titre des indemnités, soit 2 indicateurs distincts. (pour l'exemple : au titre des remboursements kilométriques : sur les 52 kms au total, seuls les 2 kms seront retenus, selon les modalités actuelles. au titre d'une contrepartie salaire : Le nombre de kms en bas de la fiche mentionnera celui reporté sur salaire, ici 101 (Fig.2) Mode Opératoire 2-5

3 Fig. 2 Pour le SPRF, seules les actions de formations sur St Maixent et Royan (Fig. 3) sont prises en compte à aujourd'hui. Tout changement fera l'objet d'une nouvelle fiche de frais SPRF! FIG.3 IMPORTANT!! : Pour le SPRF Pour des raisons de praticité, merci de coller les justificatifs sur une page blanche à part. Mode Opératoire 3-5

4 On retrouve les mêmes spécificités pour la fiche afférente à la «Feuille de frais FC VAE TISF DEAVS Fleuré».(Fig. 4) FIG. 4 Pour le hors SPRF (fig.5), seules les actions de formations relatives à la FC (formation Continue), la formation DEAVS sur Fleuré, la VAE et l'action PRF (sur la rochelle et St jean d'angély) sont prises en compte à aujourd'hui. Tout changement fera l'objet d'une nouvelle fiche de frais! Fig. 5 Mode Opératoire 4-5

5 DECLARATION DES HEURES INTERVENANT (DHI) On retrouve la même logique, à savoir que seules les cellules en Bleu sont à renseigner. Les calculs se font automatiquement sur la base d'un temps de préparation de 30/70 ème du temps en face à face pédagogique (fig.6). Fig. 6 J'espère avoir donner le maximum de précisions et répondu aux différentes interrogation suscitées par ces nouveaux documents. Je vous remercie chaleureusement pour votre compréhension et me tiens à votre entière disposition pour tout complément d'information. Bien cordialement, Eric MAIRE Directeur Mode Opératoire 5-5