NOTE DE SERVICE GÉNÉRALE

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1 NOTE DE SERVICE GÉNÉRALE AUTEUR : Jean-Christophe BIOTTI SUIVI PAR : EVELYNE BIDAULT OBJET : NOTE ANNUELLE SUR LES CONGES PAYES DIFFUSION Tous les salariés de GROUPAMA PARIS VAL DE LOIRE Références : NSG Date : 10 janvier 2013 GROUPAMA PARIS VAL DE LOIRE 1 / SOLDE des CONGES 2012/2013 Les congés payés 2012/2013 devront être soldés avant le 31 mai Les congés doivent être planifiés par le management et être effectivement pris par chaque salarié. Le solde non consommé à cette date pourra faire l objet d un versement total ou partiel sur le CET selon les modalités définies à l accord n que vous trouverez sous Cassiopée dans la Rubrique Ressources Humaines\Informations RH\Accords Entreprise. Pour concilier la programmation des absences et la nécessaire continuité du service, nous encourageons fortement l étalement des congés. Aussi, les demandes de congés pour solder cette période devront être faites selon le calendrier suivant : Demande enregistrée sur ORQUIDAY avant le : 2 janvier 2013 Validation par votre responsable avant le : 08 février / PLANIFICATION DES CONGES 2013/2014 A/ CONGES D ETE 2013 (période légale) Demande enregistrée sur ORQUIDAY avant le : 29 mars 2013 Validation par votre responsable avant le : 12 avril 2013 Il est rappelé que le planning général des absences pour récupération R.T.T. et des congés doit être vu avec la plus grande anticipation et dans une vision globale, en concertation avec l ensemble des collègues de son équipe. Cette approche doit permettre d apporter toute garantie quant au niveau de service attendu, notamment en terme d horaire d ouverture et de taux de présence, tout en facilitant des arbitrages équitables. Chaque responsable veillera au respect de ce niveau de service. NSG /6

2 B/ CONSOMMATION DES CONGES PAYES La période de consommation des congés payés se situe entre le 1 er juin 2013 et le 31 mai 2014 avec l obligation de prendre au minimum 10 jours ouvrés consécutifs entre le 1 er juin et le 31 octobre A l'inverse, la durée maximum d'une période de congés prise en une seule fois pendant cette période est de 20 jours ouvrés, soit quatre semaines. A ces semaines peut être ajoutée une semaine de jours de récupération ARTT conformément à l Accord. Les congés non pris au 31 octobre 2013 devront être pris entre le 1 er novembre 2013 et le 31 mai / REGLES DE DECOMPTE DES CONGES ET CAS PARTICULIERS A/ PRINCIPE GENERAL CALCUL DE LA CONSOMMATION Quelle que soit la formule ARTT ou de temps partiel, une semaine de congés correspond à un décompte de jours ouvrés. Cas particuliers d une semaine de travail de 3 H 0 sur 9 demi-journées temps complet : Les salariés qui travaillent 3 heures 0 sur 4, jours ne voient pas leurs droits à congés proratisés, et conservent bien jours ouvrés de droit pour une année pleine. De ce fait, nous devons considérer leur demi-journée travaillée comme une journée complète au titre des congés payés. Pour un Samedi normalement travaillé de 8h30 à 12h30 (par exemple), le salarié devra poser une journée de congés payés. Cas des personnes à temps partiel : Les droits à congés ne peuvent pas légalement être proratisés. En revanche, au moment de la prise de congés, un prorata est appliqué au nombre de jours normalement travaillés afin qu une semaine de congés payés corresponde bien à jours décomptés. Exemples : Salarié à ½ temps : - Nombre de jours normalement travaillés dans la semaine : 2, - Nombre de jours décomptés pour une semaine de congés payés : 2, x 2 = jours Salarié à 4/ ème de temps (80 %) : - Nombre de jours normalement travaillés dans la semaine : 4 - Nombre de jours décomptés pour une semaine de congés payés : 4 x = jours 4 Un tableau ci-après présente les différents cas de figure avec un exemple portant sur une prise de congés équivalent à une semaine de travail. NSG /6

3 GESTION DES CONGES PAYES : EXEMPLES Taux d'activité Congés payés annuels Prise de congé en jours travaillés Consommation congés payés Nouveau solde de congés Action de la prise de congés sur le solde Temps complet : 100 % 1 jour de travail pris = 1 jour consommé 4/ ème de temps : 0,8 % 4 tous les 4 jours pris = jours consommés 3/ ème de temps : 0,6 % 3 tous les 3 jours pris = jours consommés ½ temps : 0, % 2, tous les 2, jours pris = jours consommés Afin de faciliter la compréhension du système de gestion du décompte des congés payés, lors du passage à temps partiel, le salarié concerné recevra une fiche individuelle de décompte lui précisant le principe de calcul. B/ CAS PARTICULIERS Si votre solde au titre des congés 2012/2013 est positif au 31 mai 2013, nous distinguons les situations suivantes : - Accident de travail ou maladie professionnelle : votre solde est reporté sur l exercice suivant. Ce report se fait techniquement via le CET et automatiquement par la DRH sans nécessité d en faire la demande. - Congé maternité : en application de l article de l Accord relatif au Statut Collectif du Personnel n 38 du 06/06/200, l indemnité compensatrice des congés payés non pris est versée automatiquement sur le salaire du mois de juillet. - Arrêt maladie : la part des congés non pris du fait de l arrêt de travail est reportable via le compte épargne temps. Les situations individuelles seront analysées au cas par cas. INCIDENCE DE LA MALADIE La maladie a une incidence sur le calcul et sur la prise des congés payés : Maladie intervenant avant les congés payés : Le salarié dont le contrat de travail est suspendu par un arrêt de travail à la date de son départ en congé conserve son droit à congés, lorsque l arrêt de travail prend fin avant la fin de la période conventionnelle de prise de congés payés. Le reliquat de ses congés peut être pris à son retour sous validation de son responsable. Pendant toute la période de son arrêt maladie, le salarié est indemnisé au titre de la maladie ; il est indemnisé au titre des congés payés lorsqu il prend ses congés. NSG /6

4 Si en revanche l arrêt maladie prend fin après l expiration de la période conventionnelle de prise des congés et que le salarié n a pu épuiser ses congés au 31 mai, il n a droit à aucune indemnité compensatrice. Les droits restent acquis et seront reportés via le compte épargne temps à concurrence du nombre de jours ouvrés d arrêt maladie sur la période. Maladie intervenant pendant les congés payés : Si la maladie survient pendant les congés, il est considéré que l employeur, qui a accordé au salarié le congé prévu par la loi, s est acquitté de ses obligations pour l année de référence ; le salarié ne peut donc pas obtenir de nouveaux congés ou reporter ses congés à son retour (même non rémunérés). Le salarié tombant malade au cours de ses congés perçoit son indemnité de congés payés calculée normalement. 4 / JOURS DE CONGES «ANNIVERSAIRE» L article 39 de la Convention Collective Nationale des Sociétés d Assurances à laquelle se rattache l Accord National GROUPAMA prévoit : - une semaine de congés supplémentaires au cours de l année du 10 ème anniversaire dans l Entreprise, - deux semaines de congés supplémentaires au cours de l année du 20 ème anniversaire dans l Entreprise, - trois semaines de congés supplémentaires au cours de l année du 30 ème anniversaire dans l Entreprise. Ces jours de congés sont conditionnés par la présence dans l Entreprise de l intéressé à cette date et peuvent être pris dans l année civile. Le décompte des jours se fait suivant le même principe que celui décrit au chapitre précédent, s appliquant également à tous les types de congés conventionnels. Ces jours peuvent alimenter le CET sur simple demande adressée à la DRH en fin de période de consommation, soit au plus tard janvier / EMPLOIS VACANCES Il y aura deux "EMPLOIS VACANCES" par mois et par Etablissement : - du 1 er Juillet au 31 Juillet, - du 1 er Août au 31 Août. Spécificité Etablissement ILE DE FRANCE : il y aura 4 emplois vacances par mois (Juillet/Août). Spécificité Siège Opérationnel d OLIVET : il y aura 1 emploi vacances par mois (Juillet/Août) et par Direction fonctionnelle NSG /6

5 NOUVEAUX CRITERES : - avoir 18 ans minimum, - En raison des dispositions légales relatives à la non-discrimination, la règle de priorisation des candidatures des enfants du personnel ne peut être maintenue. Les offres seront donc publiées au Pôle Emploi et le choix des candidatures se fera en fonction des profils des candidats et des besoins de l entreprise, - les enfants du personnel peuvent postuler sur ces emplois. Les demandes sont à adresser : - pour les Etablissements : aux Directeurs d'etablissement, - pour le Siège : à la Direction des Ressources Humaines d Olivet Pôle Développement RH,... pour le 30 AVRIL NSG /6

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