«Accélérer vos coopérations territoriales en Biologie médicale»

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1 Journée Nationale «Accélérer vos coopérations territoriales en Biologie médicale» 2 juin 2015 Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

2 Programme de la matinée 9h45 - Introduction 11h00 - Quels enjeux et quels intérêts à coopérer? Programme des deux jours de formation Christian ANASTASY, Directeur général, ANAP Yannick LE GUEN, Sous Directeur, DGOS 10h15 - Etat des lieux des coopérations territoriales en biologie médicale Des témoignages et une table ronde autour des enjeux démographiques, stratégiques, économiques et liés à l accréditation Odile DEYDIER, Pharmacien Inspecteur de Santé Publique, ARS Bourgogne Intervenants de la coopération entre les CH de Lorient et de Quimperlé Intervenants de la coopération du territoire Hainaut Cambrésis Dr Carole POUPON, Présidente, SNBH Pr Marc MAYNADIÉ, Représentant des chefs de pôle de Biologie/Pathologie des CHU/CHR 12h00 Buffet déjeunatoire Dr Jean-Guilhem XERRI, ANAP 1

3 Introduction Intervention de M. Christian ANASTASY Directeur Général de l ANAP 2

4 Introduction Intervention de M. Yannick LE GUEN Sous Directeur du pilotage de la performance des acteurs de l Offre de Soins 3

5 Etat des lieux des coopérations État des lieux des coopérations territoriales entre laboratoires de Biologie médicale des Centres Hospitaliers Dr Carole POUPON, SNBH 4

6 Enquête 2012 Sur 251 laboratoires de CH 33 restructurations étaient déjà effectives. Forme de regroupement fortement majoritaire : le GCS (par rapport à la CHT ou la fusion) Seuls 2 laboratoires ont été fermés.

7 Enquête 2015 Entre le 7 et le 31 janvier 145 réponses Nord Pas de Calais : 14 Basse Normandie : 5 Ile de France : 23 Alsace : 3 Haute Normandie : 4 Picardie : 4 Bretagne : 5 Pays de Loire : 6 Poitou Charentes :6 Aquitaine : 8 Lorraine : 6 Champagne Ardennes : 5 Franche Comté : 3 Bourgogne : 4 Rhône Alpes : 15 MiPy : 6 Centre : 6 Limousin : 1 Corse : 2 Réunion : 1 PACA : 9 Martinique : 3 Auvergne : 3 Languedoc Roussillon : 5

8 Etat des lieux accréditation 105 laboratoires ont déposé un dossier d accréditation dont 29 ayant suivi la voie B 39 n ont pas encore déposé mais sont qualifiés Bioqualité (voie B) 1 seul laboratoire ne déposera pas de dossier car l établissement va fermer

9 Etat des lieux accréditation Parmi les 105 laboratoires ayant déposé un dossier d accréditation 51 sont accrédités et 6 ont atteint l objectif attendent la visite du Cofrac 19 attendent la réponse du Cofrac

10 Etat des lieux accréditation Pensez-vous pouvoir déposer un dossier avec 50% de votre activité et au moins un examen par famille avant le 30 avril 2015?

11 Etat des lieux accréditation Pensez-vous devoir arrêter des familles entières d examens biologiques faute de pouvoir les accréditer? Allergie (29) Auto-immunité (22) Parasitologie (17) Bactériologie (9) Autres : Immuno-Hématologie, Pharmacotoxicologie, Spermiologie

12 Etat des lieux accréditation Dans le cas de l abandon d une famille quelle solution avez-vous envisagée?

13 Etat des lieux accréditation Deuxième enquête en mars 2015 : 73 réponses / problème d une ou plusieurs familles Ne sait pas Attente moyens On se débrouille, on attend la visite En cours de réflexion On fait quand même Attente nouvel équipement En faisant le mieux possible On persévère

14 Etat des lieux des restructurations ou regroupements %

15 Freins aux restructurations Problématique de la logistique : Informatique Transports Sous la dépendance des directions Problèmes humains

16

17 Etat des lieux des coopérations Collaboration inter hospitalière en Biologie Le point de vue des CHU Pr Marc MAYNADIÉ, Chef de Pôle de Biologie Pathologie du CHU de Dijon Président de la Conférence des chefs de pôle de Biologie Pathologie des CHU 16

18 Evolution notable de la biologie : texte du 31 mai 2013 Objectif : avoir une biologie de qualité prouvée Accessible à tous Au juste prix Deux principales mesures : La médicalisation L accréditation

19 Médicalisation : 70% des diagnostics sont réalisés grâce à la biologie Automatisation accrue Biologie délocalisée Haute technicité en plein développement : spectrométrie, cytométrie, séquençage, Dialogue clinico-biologique revalorisé Attention à l utilisation de ce concept variable selon les situations : contre-productif à capital L accréditation : Augmenter la qualité des résultats rendus Contrôles, Mesures, Traçabilité à toutes les étapes Surtout prouver : beaucoup de formalisme

20 Opérations très lourdes en termes de ressources humaines investissements Dépenses à caractère médical Coût insupportable pour des petites structures Regroupements ont été très rapides dans le secteur privé : Nombre de LABM

21 Réorganisations entre les structures publiques sont indispensables Schéma d organisation régionale de la Santé (SROS) sous la responsabilité des ARS : Application à la biologie beaucoup de résistances Isolement géographique Petites structures vis-à-vis des plus importantes «Rayonnement» Impact financier fonction de la volonté politique Variable d une région à l autre Régions très avancées : Midi Pyrénées, Aquitaine, Ile de France D autres beaucoup moins

22 Coopération vue des CHU Concept adopté depuis très longtemps entre CHU Centres de référence, de compétence, Développement de nouvelles techniques au sein de réseaux de professionnels des équipes HU Pratique oligocentrique de certaines analyses sophistiquées ou rarement effectuées Déjà existante, dans la pratique, entre le CHU et les hôpitaux généraux, selon l histoire des Individus l Histoire la géographie la logistique Place centrale dans le SROS incontournable, qui doit être assumée pleinement

23 Rationaliser la pratique des actes biologiques dans le secteur public Eléments essentiels : géographie et volume d activité Indispensable de garder un accès pour tous à la biologie Ne signifie pas «absorber» les activités Etablir «la préférence pour le secteur public» Planifier/répartir les activités entre les plateaux biologiques des GHT Politique concertée d investissements immobiliers et d équipements : dimensionner les plateaux techniques en fonction des besoins, dans les GHT mais aussi au niveau régional Etablir les outils de communication simples et performants entre les services cliniques et les différents niveaux de laboratoire Faire du CHU le centre de référence

24 Devoirs des CHU Participer au développement des outils d échanges d informations : Manuel de prélèvement optimal disponible Informations cliniques indispensables à l interprétation des résultats Résultats biologiques mis à disposition rapidement et de façon sécurisée : outils publics non encore développés Dossier patient n est jamais le même Pas de messagerie sécurisée Pas de système de signature électronique disponible Assurer le dialogue avec les biologistes : Accès facile et continu à un biologiste de chaque spécialité : ex Midi-Pyrénées Formations adaptées aux besoins des biologistes de la région Formations pour les personnels techniques

25 Ce que les CHU ne veulent pas : Prendre la place des biologistes dans leur laboratoire suivre l exemple du privé : pas faire des hôpitaux périphériques des centres de prélèvements avec un biologiste super infirmière! être la variable d ajustement de la gestion des personnels des autres structures Assumer la responsabilité du système de management de la qualité des autres laboratoires Merci de votre attention

26 Etat des lieux des coopérations Regards sur la dynamique de coopérations au sein des territoires ayant participé au dispositif ANAP Dr Jean-Guilhem XERRI, ANAP 25

27 Préambule Périmètre de l enquête Cette enquête a été envoyée le 6 février 2015 aux 80 établissements ayant participé au dispositif ANAP d aide à la mise en place de coopérations en biologie médicale. Objectif Evaluation de l appropriation de la démarche et des outils de l ANAP par les territoires ayant participé aux sessions 26

28 Cette enquête n a pas de valeur statistique : Interprétation des résultats 21 établissements issus de 17 territoires ont répondu à l enquête, soit un taux de réponse de 26% avec des profils d activité variés Elle permet néanmoins de dégager et de confirmer des tendances sur des éléments qualitatifs d un projet de coopération : Motifs et périmètre Objectifs et moyens du territoires Choix du scénario 27

29 Motifs et périmètre de la coopération L intérêt à agir : Les 3 principaux motifs de coopération sont d ordre économique, stratégique et lié à l accréditation. Les enjeux démographiques sont peu évoqués. Le choix des établissements de la coopération : Tous les répondants n ont pas encore choisi définitivement leurs partenaires Des partenaires variés 1 seul projet de coopération inclut un CHU 8 coopérations impliquent des ES sans LBM 4 coopérations impliquent des ES privés 28

30 Définition des objectifs de la coopération Objectifs et moyens du territoire Environ 1/3 des répondants a défini les objectifs opérationnels et chiffrés de sa coopération Les objectifs les plus fréquemment cités sont : Réaliser des économies, notamment par des investissements communs Conforter l'offre publique sur le territoire Accélérer le processus d'accréditation Définition des exigences cliniques La grande majorité des répondants n a pas terminé la définition de leurs exigences cliniques Définition des moyens et ressources La même tendance s observe pour la définition des moyens techniques et des ressources humaines, au niveau du territoire de coopération 29

31 Choix du scénario Définition du scénario pour la biologie d urgence et en routine La majorité des répondants a déterminé ou est en cours de détermination de l organisation générale de leurs activités et de ses impacts a priori Environ la moitié des répondants ont réalisé une évaluation médicoéconomique du scénario ou sont en cours Pour plus des 2/3, le choix du scénario s effectue entre 4 et 8 mois Choix de la forme juridique Pour ceux qui ont choisi la forme juridique, les acteurs privilégient le GCS Parmi les évolutions envisagées sur les aspects organisationnels : Mise en place d une équipe commune de biologistes Logistique de transports Harmonisation du SIL Travail commun biologistes/cliniciens sur les examens de nuit 30

32 En conclusion Une dynamique qui est lancée Elle est à poursuivre Un besoin de : Structuration de démarche projet Définition d objectifs et d exigences cliniques Objectivation des moyens techniques et des ressources humaines en biologie du territoire 31

33 Quels enjeux et quels intérêts à coopérer? Témoignages et table ronde autour des enjeux démographiques, stratégiques, économiques et liés à l accréditation Dr Hervé BISIAU, CH Valenciennes Samuel FROGER et Dr François SCHMITT, CH Bretagne Sud et CH Quimperlé Odile DEYDIER, ARS Bourgogne 32

34 13h45 Le point de vue de la FHF Programme de l après-midi Programme des deux jours de formation René CAILLET, Responsable du pôle Organisation sanitaire et médicosociale, FHF Témoignage sur la mise en œuvre de projets de coopération Yvon RICHIR, Directeur Général, Centre Hospitalier Départemental de la Vendée 14h Comment mettre en place un projet de coopération? 16h - Conclusion Méthodologie proposée par l ANAP Dr Jean-Guilhem XERRI, ANAP Choix d un scénario d organisation à l aide de la démarche et des outils de l ANAP M. Éric Duret, Directeur des plateaux techniques, Hôpital Américain de Paris Mme REMMERY, Dr GAZEAU et Dr SERAPHIN CHI Clermont de l Oise et CH Beauvais Dr Christian ESPAGNO Neurochirurgien et Directeur associé ANAP 33

35 Le point de vue de la FHF Intervention de M René CAILLET Responsable du pôle Organisation sanitaire et médico-social, FHF 34

36 Mettre en place un projet de coopération Présentation de la démarche ANAP Dr Jean-Guilhem XERRI, ANAP 35

37 Sommaire Les contours du projet de l ANAP Les propositions de l ANAP en matière d appui aux coopérations en biologie médicale Les publications de l ANAP Le dispositif d aide à la mise en place d une coopération Objectifs du dispositif ANAP Présentation des 3 modules Illustrations des modules Bilan Appel à candidatures 36

38 Un environnement en pleine mutation Les défis sont multiples : offrir une réponse biologique adaptée aux besoins cliniques assurer l accréditation Cofrac mettre en œuvre les progrès technologiques améliorer la prescription médicale biologique maîtriser les coûts accompagner la dimension sociale des évolutions garantir le maillage territorial de l offre de biologie développer les coopérations à un niveau territorial 37

39 Un environnement en pleine mutation Les coopérations en Biologie médicale sont encore trop peu développées dans le secteur public hospitalier peu accompagnées dans la démarche indispensables et urgentes => C est pourquoi l ANAP a développé un projet d appui aux coopérations territoriales en biologie médicale 38

40 Les objectifs du projet ANAP Partager les enseignements des coopérations déjà initiées Développer une démarche et des outils d aide à la décision dans le choix de scénarios de coopération : Répondre aux exigences des activités cliniques Tenir compte de l évolution des ressources humaines Maintenir une accessibilité pour les usagers Veiller à la soutenabilité économique Aboutir à des scénarios d organisation et de gradation sur le territoire Favoriser la mise en œuvre des coopérations : Aspects juridiques, biocliniques, logistiques, Ressources humaines 39

41 Les propositions «Biologie Médicale» de l ANAP Des modules d aide à la mise en place d une coopération Des publications dédiées 40

42 Dispositif d aide à la mise en place d une coopération Professionnels concernés : Ce dispositif s adresse aux ARS et établissements de santé publics, privés et privés d intérêt collectif : engagés dans un projet de réorganisation de la biologie médicale à l échelle territoriale ; ou souhaitant approfondir l opportunité d une coopération en la matière. Objectifs : Aider les acteurs à : mieux appréhender les enjeux d une coopération en biologie disposer d une vision partagée (biologistes, cliniciens, directeurs) de l offre territoriale de biologie identifier les singularités du territoire construire l avenir de la biologie sur le territoire en offrant une réponse la plus adaptée aux besoins cliniques mener opérationnellement la coopération dans ses différentes dimensions (juridique, informatique, logistique ) pour mettre en œuvre le projet biologique de territoire accompagner les personnels dans leur évolution professionnelle évaluer les impacts médico-économiques de cette coopération. => Des éléments objectifs et pratiques pour prendre des décisions de réorganisation territoriale et les mettre en œuvre. 41

43 Modules d aide à la mise en place d une coopération MODULE 1 : Aide à la décision dans le choix d un scenario Il aborde les enjeux et l actualité de la biologie médicale et expose la démarche outillée d aide au choix d un scénario élaborée par l ANAP. MODULE 2 : Aide à la mise en œuvre de la coopération Il débute par une présentation des scenarios envisagés par les établissements participants et aborde ensuite les fiches d aide à la mise en œuvre et les outils de simulation associés. MODULE 3 : Appui à l élaboration de la feuille de route Il est constitué de deux parties : une analyse croisée entre territoires des objectifs, ressources et besoins de leur coopération et de leurs hypothèses d organisation cible et un appui à l élaboration de la feuille de route de mise en œuvre des coopérations. 42

44 Présentation du module 1 Les objectifs du module 1 Mettre à disposition des acteurs une méthodologie outillée pour construire un choix d organisation territoriale en biologie médicale ou conforter un scénario pressenti. S approprier la démarche et les outils pour objectiver rigoureusement l activité, l organisation et le fonctionnement des laboratoires du territoire afin d identifier un ou plusieurs scénarios de coopération en portant une attention particulière à la qualité, les délais de prise en charge et les coûts induits. 43

45 Une démarche 44

46 Des outils ETAT DES LIEUX DES MOYENS DE LA COOPERATION Obtenir une PHOTOGRAPHIE de chaque site de biologie coopérateur (activité, organisation technique, flux des analyses, RH, coûts, accréditation) LABO 1 LABO 2 LABO 3 MODELISATION DES SCENARIOS Analyser de manière croisée les données des coopérateurs et juxtaposer les fonctionnements de chacun des sites => une PHOTO DU TERRITOIRE sur les activités, PDS, RH, automates, flux d examens Réaliser différentes simulations de gradation de la permanence des soins et d évaluer leur coût SCENARIO 1 SCENARIO 2 Permet de construire et comparer différents scénarios de regroupements de laboratoires sous l angle économique. CHOIX DU SCENARIO ET IMPACTS SUR CHAQUE SITE Evaluer les impacts du scénario retenu sur les établissements (organisation bio-clinique, organisation des paillasses, ressources humaines, économiquement favorable, immobilier, informatique, transport, accréditation) SCENARIO RETENU LABO 1 LABO 2 LABO 3

47 Illustration des informations composant les photographies Photographie mono-site : recueil de données En rouge les onglets indispensables 46

48 Eléments de choix entre plusieurs scénarios Un choix d organisation territoriale qui se fait sur au moins 3 volets précis et documentés : Une caractérisation de chacun des scénarios Une comparaison de la dimension médico-économique Une évaluation a priori des impacts globaux 47

49 Caractérisation de chaque scénario Scénario 1 Scénario 2 PDS J0/SPE PDS J0/SPE Stratégie Volumétrie Complexité organisationnelle Qualité de prise en charge Production Ressources Humaines Social Economique Règlementaire Concurrence, renforcer collaboration, Ré internaliser une activité sous traitée Répartition des activités nb Ramassage et horaires de prélèvements Délai de rendu Capacité d utilisation des automates, capacité d investissement Départs prévisionnels, relations cliniciens-biologiques, expertise du personnel Risque social Mobilité territoriale du personnel PM/PNM Mobilité professionnelle PM/PNM Coût de la fonction de biologie Démarche pour l accréditation Démarche de coopération territoriale Scénario en Biologie médicale retenu 48

50 Evaluation des impacts médico-économiques Evaluation de chaque scénario à partir de l outil d analyse économique multi-sites de biologie Le scénario 1 est le plus avantageux d un point de vue économique 49

51 Evaluation a priori des impacts globaux Quick scan d évaluation des impacts du scénario retenu sur les établissements 50

52 Messages clés du module 1 Responsabilité et implication des acteurs : La démarche n apporte pas une solution organisationnelle toute faite! Auto-portage : Disponibilité de supports d animation, d outils et de leur guide d utilisation Collaboration intra-sites et inter-sites : Biologistes, Directeurs, Représentants de l ARS Articulation de jalons stratégiques et opérationnels : Calendrier rythmant la démarche et supports d animation Objectivation des scénarios : Différents axes d analyse proposés : organisation, démographie, flux, équipements 51

53 Présentation du module 2 1 journée Objectifs du module Avoir une vision exhaustive des différents sujets à traiter Faire émerger vos propres convictions sur la manière d'aborder les sujets Savoir où trouver les informations nécessaires à la mise en œuvre Favoriser le partage d'expérience entre les territoires Méthode d animation : Alternance entre les messages clés à connaitre sur des sujets structurants et des ateliers de travail sur des thèmes nécessitant un partage d expérience 52

54 Thématique «gestion de projet» Piloter un projet de coopération Illustration du module 2 Thématique «juridique» Choisir la forme juridique pour mettre en œuvre un projet de coopération en biologie médicale Rédiger la Convention Constitutive et le Règlement Intérieur du GCS exploitant un LBM Créer le GCS : mécanisme d approbation et premières actions Thématique «gouvernance» Organiser la gouvernance de la coopération Envisager l évolution du rattachement des structures biologiques à un pôle Principaux sujets à aborder pour la mise en œuvre Thématique «financière» Préparer l EPRD d un LBM-GCS Déterminer les flux financiers assujettis à la TVA Gérer les achats dans le cadre d une coopération Gérer les aspects comptables des transferts de biens Thématique «systèmes d information» Prendre en compte la sécurité et la confidentialité des données et des accès Maîtriser les conditions d application du décret hébergeur dans les coopérations Thématique «coopération» Faire évoluer la coopération * Et s il fallait revenir en arrière? * Thématique «bio-clinique» Tendre vers la juste prescription * Renforcer la collaboration Cliniciens Biologistes * Mettre en place des examens de biologie médicale délocalisée * Organiser le transport des échantillons biologiques * Mettre en place la permanence des soins en biologie médicale * Accréditer un LBM dans un contexte de coopération Thématique «complément à la production biologique» Inclure dans la coopération des activités complémentaires à la production biologique et /ou péri biologiques Thématique «ressources humaines» Mettre à disposition du personnel médical Mettre à disposition du personnel non médical Harmoniser les règles applicables aux conditions de travail * Thématique «mobilité du personnel» Cartographie des métiers destinés au PNM Dispositifs d accompagnement Procédures d accompagnements proposées aux biologistes médicaux par le CNG Interviews de personnes. ayant réussi leur reconversion/évolution professionnelle 53

55 Un contenu élaboré en partenariat La matière apportée au cours du module 2 est issue d un travail de l ANAP en lien avec Des structures telles que : o ASIP Santé : Maîtriser les conditions d application du décret hébergeur dans les coopérations o COFRAC : Accréditer un LBM dans un contexte de coopération Des acteurs institutionnels o DGOS : thèmes «juridique» et «ressources humaines» o CNG : thème «ressources humaines» o DGS : thème «bioclinique» Un comité des experts réuni par l ANAP et composé de biologistes, directeurs d établissement et référents ARS Deux niveaux d information sont à distinguer : Des éléments de réponses stabilisés (juridique par exemple) Des éléments à construire et adapter au territoire sur la base des éléments de réflexion ou de REX 54

56 Illustration du module 2 1 journée Fiche : Choisir la forme juridique pour mettre en œuvre un projet de coopération en biologie médicale 55

57 Messages clés du module 2 1 journée DEFINIR La définition du projet médical biologique et l état des lieux des moyens disponibles sont des préalables indispensables à tout début de mise en œuvre L organisation générale de la coopération et la répartition des activités biologiques entre LBM ou sites doivent être définies précisément Les établissements doivent disposer d une vision exhaustive des moyens humains, informatiques, technologiques et économiques PREVOIR Les actions à mener pour aboutir à la mise en œuvre effective du projet doivent être identifiées exhaustivement Une feuille de route précisant les étapes, les risques et les acteurs à mobiliser permet de faire appel aux ressources au moment opportun Il n y a pas de «chronologie type», certains actions peuvent être menées en parallèle ANTICIPER L anticipation est fondamentale Certaines étapes nécessitent des temps de préparation ou de validation qui peuvent être importants En matière de ressources humaines, la gestion des situations individuelles doit intervenir très en amont 56

58 Contenu du module 3 1 journée Une analyse croisée entre territoires des objectifs, ressources et besoins de leur coopération et de leurs hypothèses d organisation cible et un appui à l élaboration de la feuille de route de mise en œuvre des coopérations. La participation à ce module est conditionnée à la disponibilité des éléments indispensables au choix d un scenario d organisation, à savoir : L identification d objectifs ; La définition des exigences cliniques ; La cartographie des ressources du territoire (photographies mono-site et multi-sites complétées) ; La description des principales caractéristiques des différents schémas envisagés ; Le résultat de l analyse économique de chaque schéma d organisation ; L évaluation a priori des impacts des scenarios envisagés sur les établissements. 57

59 Dispositif d aide à la mise en place d une coopération Bilan d une année de déploiement : 6 sessions du module 1 5 sessions du module 2 3 sessions du module 3 programmées Plus de 100 professionnels ont bénéficié des modules Directeurs, Contrôleurs de gestion, ingénieurs biomédicaux, Biologistes, cadres, techniciens, Présidents de CME, référents ARS Une trentaine de territoires Environ 80 établissements 58

60 Appel à candidatures Dossier de candidature en ligne sur le site rubrique Appel à candidatures Une candidature par territoire ou région composée de deux à cinq participants, issus d un ou plusieurs établissements. Contenu de la candidature : Contour du projet de coopération, Articulation du projet avec la politique régionale, Objectifs recherchés Motivations à rejoindre le dispositif Le référent ARS est vivement invité à participer au(x) module(s) 59

61 Calendrier des sessions 60

62 Les propositions «Biologie Médicale «de l ANAP Des modules d aide à la mise en place d une coopération Des publications dédiées 61

63 Les publications disponibles 1. L Essentiel qui vise à présenter la vision de l ANAP sur la biologie 2. Enseignements et monographies de coopération déjà initiées 3. Développer des outils d aide à la décision des scénarios de coopération les plus adaptés 4. Aider à la conduite du changement : 25 Fiches pratiques : conséquences sur la clinique et les relations internes, aspects juridiques, économiques, RH 5. Accompagner les personnels dans leur évolution professionnelle : Présentation des dispositifs d accompagnement, communication, mobilité 62

64 Illustration des publications ANAP 1. Tirer les enseignements des opérations de coopération déjà initiées Axe : Projet médical biologique Objectifs d une coopération en biologie médicale Répartition des activités / Eléments d organisation générale Permanence Des Soins Relations Cliniciens Biologistes Accréditation Activités péri-biologiques Axe : Fonctionnement et logistique Informatique Transports Achats Axe : Soutien à la coopération Ressources humaines Aspects juridiques et financiers Gestion de projet, communication 63

65 Illustration des publications ANAP 2. Développer des outils d aide à la décision des scénarios de coopération les plus adaptés : Répondre aux exigences des activités cliniques Tenir compte de l évolution des ressources humaines Maintenir une accessibilité pour les usagers Aboutir à des scénarios d organisation et de gradation sur le territoire économiquement soutenables 64

66 3. Aider à la conduite du changement : 25 Fiches pratiques organisées par thématique Pour chaque fiche Enjeux et Description Moyens mis en œuvre Principaux acteurs concernés Facteurs clés de succès et points de vigilance Références bibliographiques Fiches et outils associés Illustration des publications ANAP 65

67 Illustration des publications ANAP 4. Accompagner les personnels dans leur évolution professionnelle : Pour les personnels médicaux : Description des dispositifs d accompagnement proposés par le CNG Pour les personnels non médicaux : Cartographie des métiers Description des dispositifs Portraits/Interviews de personnes ayant réussis leur reconversion ou leur évolution professionnelle 66

68 Mettre en place un projet de coopération Choix d un scénario d organisation à l aide de la démarche et des outils de l ANAP M. Eric Duret, Directeur des plateaux techniques, Hôpital Américain de Paris 67

69 Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) 1. Présentation a) des établissements Installés à Neuilly s/seine, distants d 1 km Un centre hospitalier réunissant 4 sites : Neuilly, Courbevoie, Puteaux, Rueil Malmaison Un établissement privé à but non lucratif, à tarification à l acte, avec des temps de rendus très courts. b) des laboratoires Les deux établissements possèdent un laboratoire polyvalent. Ils réalisent une typologie d examens similaires. Ils fonctionnement 24h/24. Comité Financier du 16 janvier 2013

70 Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) CHCNP AHP Activité totale Comité Financier du 16 janvier 2013

71 Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) Comité Financier du 16 janvier 2013

72 Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) 2. Enjeux et intérêts à agir Stratégiques : Atteindre une taille critique pour mieux faire face à la concurrence Être adapté aux enjeux technologiques futurs Développer une offre externe Economique : Baisse constante de la nomenclature Optimiser et réduire les coûts de production : personnel, matériels, maintenances Baisser les coûts de réactifs par un effet volume Qualitatif : Une seule accréditation Automatisation du pré-analytique et du post-analytique en biochimie : critères qualité automatisés donc gain en personnel Une automation de la microbiologie permettant de réduire les temps de rendu Comité Financier du 16 janvier 2013

73 3. Les étapes de la réflexion : Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) Volonté de travailler ensemble Valider auprès de l ARS la démarche de coopération Définir le champ de la coopération et stabiliser les hypothèses Analyser les formes juridiques possibles de coopération Cerner le bénéfice économique attendu Entamer une réflexion autour des systèmes d information Construire la stratégie RH à mettre en œuvre Comité Financier du 16 janvier 2013

74 Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) 4. Méthode A l origine : - Pas de méthode bien définie - Analyse par grands postes de charges - Analyse par grandes familles d analyses pour les activités Participation aux séminaires de l ANAP : - Soulagement car présentation d un outil d analyse - D une démarche structurée - D une aide en cas de besoin : 3 rencontres ont eu lieu (CHCNP/AHP/ANAP) Des difficultés ont été rencontrées, il a fallu réaliser un travail fastidieux car les statistiques des SGL ne sont pas paramétrées pour remplir les documents de l ANAP. Comité Financier du 16 janvier 2013

75 Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) 5. Gestion de projet Fastidieux et long. Première rencontre au printemps 2013 L ordonnance Ballereau n est pas faite pour un montage public/privé La structuration du projet soulevait des questions : - Pérennité des autorisations pour l Hôpital Américain - Volonté de passer par une phase de fiançailles de 2 ans avant de monter le GCS - Contraintes des différents types de GCS - Fiscalité du GCS et ses interactions sur celle de l Hôpital Américain - Hébergeur de données de santé Une rencontre avec l ARS a eu lieu pour exposer ces différents points Plusieurs mois se sont écoulés avant que l ARS ait pu nous répondre après avis de la DGOS et du COFRAC, Comité Financier du 16 janvier 2013

76 Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) 5. Le projet Rencontre des directeurs de laboratoire Préalable nécessaire afin de savoir s ils sont d accord pour travailler ensemble Définition de la cible en fonction des activités et de la structure des deux labos, des exigences cliniques Rencontre du directeur adjoint du CHCNP et du DPMT de l AHP - Participation d un projet synthétique pour validation aux DG respectifs Réunion de cadrage avec les directions générales Réunion avec l ARS en juillet 2013 : évocation des nombreuses interrogations juridiques et fiscales Rencontre avec l ARS et le cabinet Kurt Salmon en octobre 2013 Formation ANAP les 25 et et le Présentation aux directions respectives en avril 2015 d un projet ciblé, étayé, structuré sur le modèle de l ANAP A ce jour, analyse des systèmes d information : cahier des charges et rencontres avec les éditeurs de SGL, CHCNP et AHP - Problème RH à traiter : rencontre prévue avec les DRH des 2 sites en juin Autre point d étape au Comité Financier du 16 janvier 2013

77 Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) 6. Définition des exigences cliniques Avoir un service rendu au moins équivalent à l existant au démarrage : - qualité des examens - temps de rendu Améliorer le service rendu dans un deuxième temps avec : - Investissement dans du pré et post analytique en Biochimie et en Immunologie - Investissement dans de l automation en Microbiologie afin d améliorer les temps de rendu Améliorer la traçabilité Accréditer les deux sites avec un management unique de la qualité Comité Financier du 16 janvier 2013

78 Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) 7. Analyse médico-économique a) Les gains - En personnel : exemple qualité - En réactifs : négociation prix-volume - En matériels : un site, une activité - En maintenance : diminution du nombre d automates b) Les coûts supplémentaires - En logistique : Transport des tubes d un site à l autre 24h/24, 365 jours/an - Administratifs : Expertise comptable ½ agent administratif Frais de télécommunication Comité Financier du 16 janvier 2013

79 Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) 8. Synthèse - Synthèse économique : - Gains envisagés : K - Coûts supplémentaires : 367 K Soit un gain envisagé net de : 730 K Comité Financier du 16 janvier 2013

80 Projet GCS avec Centre Hospitalier Neuilly (CHNCP) 9. Conclusion Le recours à l ANAP a permis d objectiver, conforter et valider la cohérence du scénario prédéfini : Poser les contours de l analyse à réaliser Définir la marche à suivre Eviter les pertes de temps pour la définition des critères d analyse Utiliser un outil d analyse bien ficelé et permettant la prise de décisions Elaborer un document, certes non exhaustif par manque de paramétrage des SGL mais structuré et synthétique, permettant une prise de décision sur des éléments objectifs et comparables. Les facteurs clés de succès : Choix du réalisme et de l acceptabilité du scénario par les 2 ES Choix d avoir 1 scénario qui présente des gains économique Avoir des acteurs de terrain et de direction qui s entendent Comité Financier du 16 janvier 2013

81 Mettre en place un projet de coopération Choix d un scénario d organisation à l aide de la démarche et des outils de l ANAP Dr Hélène SERAPHIN, Chef de service Laboratoire de Biologie Médicale, CH Beauvais Dr GAZEAU Marilyn, Biologiste PH Chef de Service, CHI Clermont de l'oise Mme Brigitte REMMERY, Directrice des projets transversaux, CHI de Clermont de l Oise 80

82 COOPERATION TERRITORIALE EN BIOLOGIE MEDICALE TERRITOIRE OISE OUEST JOURNEE ANAP, LE 2 Juin 2015

83 Sommaire Présentation du territoire (BR) Présentation des établissements Centre Hospitalier de Beauvais (HS) Centre Hospitalier Interdépartemental de Clermont de l Oise (BR) Centre Hospitalier Général de Clermont de l Oise (MG) Présentation des laboratoires (MG) Nos enjeux (HS) La gestion du projet (BR) Nos objectifs (MG) Les exigences cliniques (MG) Etat des lieux des besoins et des ressources (HS) Les scénarios à étudier (BR) Evaluations à priori des impacts (BR) Conclusion (BR)

84 Présentation du territoire

85 Présentation du CH de Beauvais

86 Centre Hospitalier de Beauvais (données 2013) -955 lits dont 517 MCO passages aux urgences -Maternité 2411 naissances -Réanimation polyvalente 12 lits (+6 lits de soins continus) -211 médecins Membre de la CH2O (Oise Ouest) incluant : -CHG de Clermont de l Oise -CH de Chaumont en Vexin -CRF Le Belloy -Hôpital local de Grandvilliers -Hôpital local de Crèvecoeur le grand -Institut médical de Breteuil

87 Présentation du Centre Hospitalier Départemental de Clermont de l Oise

88 3 sites d hospitalisation Site de Clermont Site de Fitz- James Site de Compiègne + Le Médico-social MAS d Erquery ESAT de Creil CHI- Direction des projets transversaux 03/06/

89 88 88

90 Un ensemble hospitalier au service de la santé mentale Nombre de passages 2013 aux urgences : personnes File active 2013 : personnes lits et places (Hospitalisation Complète, Hospitalisation de Jour, Hospitalisation de Nuit, Accueil Familial Thérapeutique, HAD, Post cure, Appartement Thérapeutique, Accueil de Jour, MAS, Foyer d Hébergement, ESAT) Exclusivement Ambulatoire : Hospitalisées : Dont hospitalisation libre : 62,5% Personnel (tous budgets confondus base EPRD) : ETP non médical 128 ETP Médical Budget d exploitation 2014 (tous budgets confondus base EPRD): 165 M Investissement 2014 base EPRD : 12.6M Nombre d étudiants IFSI/IFAS : 437 étudiants CHI- Direction des projets transversaux 03/06/

91 Présentation du CHG de Clermont

92 Le Centre Hospitalier de Clermont de l'oise : lits - + de passages aux urgences en évolution constante - Maternité - médecins -Centre de prélèvement de biologie ouvert depuis 2012 et géré conjointement avec le CHI de Clermont de l Oise Il dispose d'un service des urgences, d'un bloc opératoire, d'une maternité, d'un service de chirurgie, de médecine polyvalente, d'un hôpital de jour pluridisciplinaire, d'un service de radiologie qui lui permettent d'assurer pleinement sa fonction d'hôpital de proximité. Un important service gériatrique : U.S.L.D., Moyen séjour et Maison de Retraite, Un Centre d'aide et de Soins des Conduites Addictives.

93 Nombre de B/BHN Présentation de nos laboratoires Activité en nombre de B/BHN Activité produite Biochimie Hématologie Immunologie Microbiologie Génétique Biologie de la Total nombre de reproduction B/BHN CHI Clermont CH BEAUVAIS Activité sous-traitée Biochimie Hématologie Immunologie Microbiologie Génétique Biologie de la Total nombre de reproduction B/BHN CHI Clermont CH BEAUVAIS Répartition de l'activité en B/BHN CHI Clermont CH BEAUVAIS Activité produite Activité sous-traitée

94 Présentation de nos laboratoires CHI Clermont Urgences spécialisées Technicien BM en garde Recours national Recours régional Spécialisé Technicien BM en astreinte Résultat à J0* Biologie délocalisée Transféré Décision médicale en moins de 1h Transféré PDS Biochimie Hématologie Immunologie Microbiologie CH BEAUVAIS Urgences spécialisées Technicien BM en garde Technicien BM en astreinte Biologie délocalisée Transféré Recours national Recours régional Spécialisé Résultat à J0 Décision médicale en moins de 1h Transféré PDS Biochimie Hématologie Immunologie Microbiologie

95 Nos Enjeux Réponse aux besoins du territoire Economiques L Accréditation Ressources Humaines Automates

96 La gestion du projet Mise en place d un comité de pilotage composé : Des représentants des directions des 3 établissements Des représentants des CME Des représentants des biologistes Des représentants des coordinations générales des soins Définition de pistes de coopération Transfert de certains examens biologiques du CHI au CH de Beauvais : convention signée en juin 2014 Réflexion sur les achats La qualité/l accréditation Difficultés à avancer et à se fixer des objectifs

97 La gestion du projet Décision de se faire accompagner par l ANAP Objectif : opter pour le scénario de coopération en biologie le plus adapté au niveau territorial Méthode : Un binôme biologiste/directeur du CH de Beauvais et du CHI a suivi la formation ANAP sur 2 jours Acquisition commune de la méthode ANAP Utilisation commune des outils mis à disposition Echanges favorisés par la formation suivie ensemble A Permis aux acteurs de se connaître

98 La gestion du projet Organisation de réunions de travail dans chacun des établissements pour la réalisation des états des lieux en utilisant le même outil : outil ANAP : photographie monosite : contribution des contrôleurs de gestion; Mise en place de réunions communes pour mettre en commun nos états des lieux respectifs et réaliser la photographie multisites (outil ANAP) en associant nos contrôleurs de gestion; Définition de plusieurs scénarios et première approche de l analyse médico économique de chacun des scénarios Les phases à venir Présentation de l état des lieux au Copil et à l ARS Présentation au Copil et à l ARS les différents scénarios et les analyses médico-économiques Validation d un scénario par les directions, l ARS, les instances des établissements et passage à la phase mise en œuvre du projet

99 Nos objectifs Maintenir une offre de biologie dans les deux établissements pour répondre aux besoins de proximité Optimiser nos coûts, optimiser nos politiques d achats Mieux répondre aux besoins du territoire Beauvais : CHI : Devenir le laboratoire spécialisé du territoire avec notamment le transfert de la Biologie froide non urgente et des examens spécialisés du CHI de Clermont Développer son activité de routine grâce au Centre de prélèvement mis en place au CHG de Clermont Développer son activité en Toxicologie Ré-internaliser certains examens sous-traités au secteur privé Mutualiser nos compétences et nos moyens pour nos accréditations Anticiper nos départs à la retraite Partager nos connaissances Mener une réflexion sur les astreintes

100 Définition des exigences cliniques : Démarche en cours Recensement des services cliniques nécessitant une réponse biologique rapide : Les services d urgences, la médecine de l Hôpital général de Clermont, l UAU et les soins somatiques du CHI, les services d urgence, de réanimation, de néonatologie du CH de Beauvais. Recensement des analyses dont le résultat doit être communiqué en urgence (avec leur délai de rendu) : Recensement des spécialités sollicitant des besoins biologiques particuliers Volumes d actes de biologie demandés par les prescripteurs des établissements Recueil des attentes en terme de collaboration cliniciens biologistes

101 ETAT DES LIEUX DES BESOINS ET DES RESSOURCES ISSU DE LA PHOTOGRAPHIE MULTISITES

102 ACTIVITE DES LABORATOIRES Les destinataires des analyses réalisées par le laboratoire Les sous-traitants du laboratoire Etablissement susceptible de rejoindre la mutualisation Etablissement n'ayant pas vocation à rejoindre la mutualisation Etablissements tiers Externes CHU de recours B/BHN 0 B/BHN 0 B/BHN CHG Clermont B/BHN 0 B/BHN CHB B/BHN CHI Clermont Autres (gériatrie, psy ) B/BHN 0 B/BHN B/BHN MCO Autres laboratoires suceptibles de rejoindre la mutualisation B/BHN CHI Clermont Entité juridique Laboratoires d établissements Services nécessitant n ayant pas vocation à une réponse rapide rejoindre la mutualisation B/BHN B/BHN Laboratoires privés d'examens spécialisés (Cerba, Biomnis, ) B/BHN Etablissements tiers Externes CHU de recours B/BHN B/BHN 0 B/BHN Etablissement susceptible de rejoindre la B/BHN mutualisation MCO Clermont B/BHN B/BHN CH BEAUVAIS Autres (gériatrie, psy ) B/BHN Etablissement n'ayant pas vocation à rejoindre la mutualisation B/BHN Services nécessitant une réponse rapide Autres laboratoires suceptibles de Entité juridique rejoindre la mutualisation 0 B/BHN Laboratoires privés d'examens spécialisés CH BEAUVAIS (Cerba, Biomnis, ) B/BHN Laboratoires d établissements n ayant pas vocation à rejoindre la mutualisation B/BHN B/BHN Très peu d échanges actuellement entre les deux sites. L activité du laboratoire du CHI de Clermont est très dépendante du CHG

103 Cumul activité Activité par laboratoire Les Flux d arrivées des examens Cumul CHI Clermont CH BEAUVAIS Un pic d activité classique entre 8H et 11H ce graphique permet d ajuster les RH e lien avec l activité ainsi que les navettes

104 Les Ressources humaines Pyramide des âges - biologistes Pyramide des âges - techniciens Plus de 60 ans ans ans ans ans ans ans ans ans Moins de 20 ans Plus de 60 ans ans ans ans ans ans ans ans ans Moins de 20 ans 3,5 3 2,5 2 1,5 Nombre d'etp 1 0, Nombre d'etp CHI Clermont CH BEAUVAIS CHI Clermont CH BEAUVAIS Ce graphique permet d anticiper et de préparer les départs à la retraite qui seront à prendre en compte dans les différents scénarios de notre coopération

105 Les Automates : Biochimie Taux d'ouverture des automates Taux de charge des automates 100% 80% 60% 40% 20% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100% CHI Clermont - Cobas6000(c501/e601) CHI Clermont - Cobas6000(c501/e601) CHI Clermont - Integra 400 CHI Clermont - Integra 400 CHI Clermont - ABL825 CHI Clermont - ABL825 CHI Clermont - NPT7 CHI Clermont - NPT7 CHI Clermont - Hyris CHI Clermont - Hyris CHI Clermont - DCA2000 CHI Clermont - DCA2000 CHI Clermont - H232 CHI Clermont - H232 CH BEAUVAIS - ARCHITECT CI CH BEAUVAIS - ARCHITECT CI CH BEAUVAIS - ARCHITECT CI CH BEAUVAIS - ARCHITECT CI CH BEAUVAIS - GEM CH BEAUVAIS - GEM CH BEAUVAIS - GEM CH BEAUVAIS - GEM CH BEAUVAIS - MINI VIDAS CH BEAUVAIS - MINI VIDAS CH BEAUVAIS - KRYPTOR CH BEAUVAIS - KRYPTOR CH BEAUVAIS - CH BEAUVAIS - Ce graphique met en évidence des possibilités d augmentation d activité avec les automates de biochimie pour les deux établissements

106 Les Automates : La microbiologie Taux d'ouverture des automates Taux de charge des automates 100% 80% 60% 40% 20% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100% CHI Clermont - MiniApi-Vigiact CHI Clermont - MiniApi-Vigiact CHI Clermont - Bactalert CHI Clermont - Bactalert CH BEAUVAIS - BACTEC CH BEAUVAIS - BACTEC CH BEAUVAIS - SirScan CH BEAUVAIS - SirScan Configuration identique concernant la microbiologie

107 Les Automates : Hématologie 100% 80% 60% Taux d'ouverture des automates 40% 20% 0% Taux de charge des automates 0% 20% 40% 60% 80% 100% CHI Clermont - XT2000i CHI Clermont - XT2000i CHI Clermont - KX21 CHI Clermont - KX21 CHI Clermont - ACLTOP300 CHI Clermont - ACLTOP300 CHI Clermont - ACL7000 CHI Clermont - ACL7000 CH BEAUVAIS - SYSMEX XE SP1000 CH BEAUVAIS - SYSMEX XE SP1000 CH BEAUVAIS - STAR 1 CH BEAUVAIS - STAR 1 CH BEAUVAIS - STAR 2 CH BEAUVAIS - STAR 2 CH BEAUVAIS - TECHNO CH BEAUVAIS - TECHNO CH BEAUVAIS - SAXO SWING CH BEAUVAIS - SAXO SWING CH BEAUVAIS - XS CH BEAUVAIS - XS Ce graphique met en évidence une sous utilisation des automates d Hématologie du CH de Beauvais

108 Scénarios à étudier Partage d activité dans le cadre d une simple convention (15% d activité maximum transférée) Mise en place d un laboratoire multi sites avec maintien de la biologie de routine sur le site de Clermont dans le cadre d un GCS Transfert d activité au CH de Beauvais avec maintien d une biologie d urgence sur le site de Clermont Réflexion à mener sur la permanence des soins

109 EVALUATION DES IMPACTS DU SCENARIO RETENU SUR L'ETABLISSEMENT Evaluation à priori des impacts du scénario 1 Organisation bio-clinique Fort Accréditation Modéré Organisation des paillasses Léger Transport Aucun Ressources Humaines Informatique Economiquement Favorable Immobilier

110 EVALUATION DES IMPACTS DU SCENARIO RETENU SUR L'ETABLISSEMENT Evaluation à priori des impacts du scénario 3 Organisation bio-clinique Fort Accréditation Modéré Organisation des paillasses Léger Transport Aucun Ressources Humaines Informatique Economiquement Favorable Immobilier

111 Conclusion : Démarche complexe, difficile et longue Les préalables indispensables : Une volonté et un engagement fort des directions et des biologistes Se connaitre, se reconnaitre Se faire confiance Dépasser ses a priori Les intérêts de la coopération Atteindre en commun un niveau d activité qui avoisine les 30 millions de B et faire face à la concurrence privée Maintenir une biologie de qualité sur l ensemble du territoire Optimiser les investissements pour l accréditation et faciliter son obtention

112 Conclusion : Démarche complexe, difficile et longue Les intérêts de l accompagnement par l ANAP : Les monographies réalisées par l ANAP (retours d expérience) La formation commune pour les acteurs des établissements concernés par la coopération Les outils qui permettent : d interroger tous les aspects de l activité de biologie médicale : activités, soustraitances, automates, ressources humaines, organisations, permanence des soins, informatique, infrastructures, transports, côuts. d objectiver et de poser un regard global sur la situation des laboratoires grâce à une analyse partagée La disponibilité de nos interlocuteurs pour répondre à toutes nos interrogations concernant l outil nous guider dans notre réflexion

113 MERCI POUR VOTRE ATTENTION

114 Mettre en place un projet de coopération Témoignage sur la mise en œuvre de projets de coopération et la gestion de leur complexité M. Yvon RICHIR, Directeur Général, CHD de la Vendée 113

115 LA VENDEE 250 km de côtes, 2 îles Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 114

116 Démographie habitants, (INSEE 2012) Département ligérien le plus attractif : +1,3% pop/an depuis ème rang des départements de France métropolitaine, (INSEE 2012) Indice de vieillissement 0,82 (Pays de la Loire 0,67). 2 millions de touristes par an 6 ème département le plus touristique de France en terme de fréquentation (8 millions de nuitées / an). (CCI) Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 115

117 La Biologie Médicale en Vendée Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 Démographie habitants au 1er janv habitants en 2040 Superficie : km 2 Etablissements hospitaliers - CHD Vendée - CHLVO (Challans) - CH Fontenay le Comte - CHCL (les Sables d Olonne) - Hôpital des Collines Vendéennes (la Chataigneraie) - CHS Mazurelle Etablissements avec biologie publique: - CHD Vendée - CHLVO - CH Fontenay le Comte 116

118 Le contexte: la CHT 85 Des coopérations préexistantes à la CHT peu nombreuses CHT 85 composée des 6 établissements publics de santé: CHD Vendée, CH Loire Vendée Océan, CH Côte de Lumière, CH Fontenay le Comte, CHS Georges Mazurelle, CH les Collines Vendéennes Démarrage des travaux fin 2012 Signature de la convention constitutive de la CHT Vendée le 25 février 2014 (Présidents de Conseil de surveillance, de CME et les directeurs d établissement) Convention approuvée par l ARS le 27 juin 2014 dont le projet médical CHT (une vingtaine de thématiques cliniques, médico-techniques et transversales) et le règlement intérieur Mise en place de la Commission de communauté le 21 novembre 2014 Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Roche-sur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 117

119 La méthodologie Constitution d un COPIL en décembre 2012 Une analyse des parts de marché de patientèle au niveau de la CHT Le choix en commun de thèmes prioritaires à travailler (issus des missions de S.P., du PRS, des problématiques des établissements) Constitution de groupes de travail pluriprofessionnels et pluridisciplinaires dès avril 2013 (COPIL spécialisés): 20 disciplines cliniques, transversales, médico-techniques, 3-4 réunions par discipline Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 118

120 Les facteurs de réussite - Une vision, un sens, une stratégie, une conviction - Une méthodologie, une démarche projet, une modélisation et une gestion de portefeuille de projets - Des outils Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 119

121 La méthodologie: le tableau de bord prospectif: définition, intérêt et enjeux (Norton et Kaplan) Résultats financiers: que faut-il apporter aux actionnaires? Clients: que faut-il apporter aux clients? Vision et stratégie Processus internes: quels sont les processus essentiels à la satisfaction des actionnaires et des clients? Apprentissage organisationnel: comment piloter le changement et l amélioration? Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Roche-sur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 120

122 Le tableau de bord prospectif: définition, intérêt et enjeux Les quatre axes: - l axe financier: évaluer efficacement les effets économiques quantifiables des actions passées, mettre en œuvre des objectifs financiers de rentabilité, de retour sur les capitaux engagés, de croissance du chiffre d affaires ou de la génération de liquidités - L axe clients: identification des segments de marché, mesure de la satisfaction et de la fidélité des clients, la rentabilité par catégories de clients, la part de marché sur les clients cibles, la pertinence de la prestation aux clients, les déterminants de la fidélité des clients Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Roche-sur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 121

123 Le tableau de bord prospectif: définition, intérêt et enjeux - l axe processus internes: identification des processus clés (ceux qui ont la plus grande incidence) pour offrir une prestation attirant et fidélisant une clientèle, pour assurer aux actionnaires le rendement financier, en intégrant les processus d innovation (créer des produits ou des services nouveaux) - L axe apprentissage organisationnel: les hommes (satisfaction, fidélité, formation, compétences), les systèmes (système d information permettant en temps réel des informations sur les clients et les processus), les procédures (ajustements des procédures et des pratiques) Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Roche-sur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 122

124 La méthodologie: le tableau de bord prospectif: définition, intérêt et enjeux Une culture: volonté de développer une culture d équipe Valeurs: Service public, non remise en cause des engagements antérieurs Vision et stratégie Une ambition: volonté de mailler le territoire, construction de filières et de parcours de soins gradués Des enjeux: qualité/sécurité, efficience économique, organisation du travail Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Roche-sur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 123

125 Les principaux atouts et enjeux de la CHT 85 Contribuer à maintenir et conforter le maillage territorial de l offre de soins en Vendée : projet médical fort, structurant, comportant 20 thématiques cliniques, médico-techniques et transversales, avec développement de postes médicaux partagés Développer des coopérations qui renforcent l offre publique de soins dans le respect du PRS et favorisent l organisation d une PDS départementale Décliner les priorités régionales et nationales au sein de la CHT en apportant une plus-value en termes de qualité et de sécurité des soins, d optimisation des coûts dans un contexte de financement contraint Améliorer l efficience de chacun des établissements par stratégies partagées Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 124

126 La méthodologie - s appuyer sur une vision partagée - S appuyer sur une ambition (ratisser large) - Partager des objectifs et des actions avant de discuter «moyens» (structure juridique, RH, finances, SI, logistique ) - Partir d un état des lieux exhaustif - Vérifier à chaque étape la conformité aux ambitions et aux objectifs - Mettre rapidement en évidence des petites victoires Manager en portant du sens Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 125

127 La méthodologie s appuyer sur chaque thématique, dans chaque groupe de travail (COPIL spécialisé) sur la matrice: vision/qualité-sécuritérisques/efficience économique/ organisation du travail Manager en rassurant Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 126

128 Organisation générale Commission de communauté Instances de chaque E.S. C.O.P.I.L C.H.T. C.O.P.I.L. par thématique Structures juridiques peu nombreuses (GCS) Groupes de travail Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 127

129 Disciplines cliniques Pédiatrie : Cs avancées, accès plateau technique du CHD, protocoles communs, avis aux services d urgences la nuit Gynécologie obstétrique : conforter les maternités de proximité, postes partagés, diminuer recours intérim Urgences : postes partagés, marché commun intérim, réflexion conditions de travail, harmonisation protocoles, convention EHPAD avec fiche liaison+synthèse Soins critiques : équipe dédiée dans chaque USC, stages, venue réanimateur du CHD sur étab. de proximité, staffs communs Cardiologie : postes partagés, formations de médecins généralistes à la cardiologie, Cs avancées sur étab. de proximité, accès plateau technique CHD, staff commun Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 128

130 Disciplines cliniques Cancérologie: Cs d onco-hématologie, postes partagés, formation de médecins généralistes à l onco-hématologie, sous-traitances des chimiothérapies (CHFLC, CHLVO), recherche clinique Neurologie : Cs avancées, staff mémoire, recours aux EEG, formation praticiens à la neurologie vasculaire sur étab. de proximité, UNP sur chaque étab. Soins palliatifs: USP départementale(copil en place), EMSP au CHLSO, partage de protocoles Néphrologie: augmenter Cs avancées CHLVO, CHLSO, FLC Diabétologie, dermatologie: postes partagés Psychiatrie: articulation protocoles bonnes pratiques secteur sanitaire, médico-social, consolidation parcours patient Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 129

131 Disciplines médico-techniques Biologie médicale : plate-forme centrale actes non urgents, GCS biologie 85, accréditation commune Imagerie: PACS avec échange bi-directionnel, réorganisation de la PDS publique-privée en Vendée dans respect du PRS Pharmacie : achats en commun d automates, des DM et médicaments (choix communs de groupements d achats, livret thérapeutique commun, sous-traitance des chimiothérapies entre étab.) Hémovigilance: harmonisation formations, équipe de formateurs inter-établissement, plateforme e-learning, méthode commune de déclaration des EI à postériori Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 130

132 Disciplines transversales SI: qualité, sécurité des soins, interopérabilité des dossiers patients informatisés, accompagnement des établissements Douleur : centre départemental de la douleur, uniformiser les pratiques, développer les techniques de PEC, ETP Hygiène hospitalière: un réseau départemental, cellule de coordination en lien avec l ARLIN Qualité: démarche qualité au sein de la CHT, EPP, indicateurs sur parcours de soins Prévention: développer les consultations CLAT, CVP, CIDDIST sur la Vendée Recherche clinique: développement des investigations sur tous les étab. Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 131

133 En pratique : une démarche projet réflexive, constructive, ascensionnelle La constitution d un comité de pilotage pluri professionnel pour chaque thématique avec groupes de travail spécifiques Achats / Equipement biomédical Démarche qualité : accréditation Logistique Ressources humaines Système d information Analyse de gestion (efficience économique) Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 132

134 Missions du COPIL CHT Validation choix des thématiques et constitution COPIL spécialisés Validation état des lieux (volumes et types d activité, parts de patientèle ) Validation proposition de scénarii Assurance de la cohérence des projets (cf: vision, objectifs), de la participation de tous les ES et de la multidisciplinarité, et du calendrier Présentation collégiale en COPIL, discussions, décisions. Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 133

135 Missions des COPIL par thématique et des groupes de travail Etat des lieux (volumes et types d activité) Proposition de scénarii au COPIL C.H.T. Présentation collégiale en COPIL, discussions, décisions. Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 134

136 Missions du COPIL et des groupes de travail biologie Etat des lieux (volumes et types d activité) Proposition de scénarii au COPIL C.H.T. Présentation collégiale en COPIL, discussions, décisions. Un calendrier défini : - Groupes de travail constitués en février 2014, - Validation du scénario économique en novembre - Mise en place du GCS : mars 2015 Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 135

137 La déclinaison de la démarche pour la Biologie - Accréditation des laboratoires de Biologie - Concentrations des laboratoires privés et aspect de concurrence - Disparition des remises pérenniser une offre publique et le support interne aux établissements par une restructuration des laboratoires de Biologie Médicale. Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 136

138 ETS de la CHT Biologie Médicale Objectifs de la réorganisation collective de leurs activités Accréditation commune Maintien d un laboratoire sur chaque établissement de proximité pour les analyses urgentes Centralisation de la biologie non urgente Maintien de l intérêt professionnel des biologistes de chaque site ; renforcement du support et conseil aux cliniciens, possibilité de spécialisation des biologistes Réintégration d analyses sous traités hors région par effet de volume (projet régional biologie publique) Efficience économique (investissements et achats communs, réduction des coûts de production) en garantissant aux cliniciens une qualité de rendu d examens Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Roche-sur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 137

139 Quelques chiffres de la Biologie Médicale en Vendée Consultations externes Patients hospitalisés Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 138

140 Quelques chiffres de la Biologie Médicale en Vendée Description des indicateurs Volume d activité global (en nombre de B+BHN) 2013 CH Fontenay-le- Comte CHD Vendée ACTIVITE ET FINANCES Sites LRSY et Montaigu : Site Luçon : CH Loire Vendée Océan Total Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 139

141 Groupe de travail Ressources Humaines Harmonisation des effectifs : - Selon les scenarii - En maintenant les compétences pour les analyses urgentes Scénario 1 : transfert de la biologie froide sur le plateau technique Maintien des effectifs Scénario 2 : transfert de la bactériologie Mutation des techniciens de laboratoire Adéquation des compétences aux exigences des postes de travail Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 140

142 Groupe de travail logistique Analyse des flux existants - Transports programmés ;Transports urgents Un recueil de données en prenant en compte l objectif général de transmissions des résultats à J+1 à garantir auprès des cliniciens Les besoins nécessaires - Scénario 1 : transfert de la biologie froide sur le plateau technique (CHD Vendée site la Roche sur Yon) 1 transport programmé du lundi au samedi avec un dépôt des prélèvements Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 141

143 Groupe de travail logistique - Scénario 2 : transfert de la microbiologie en 2017 sur le plateau technique : 3 transports programmés par jour du lundi au vendredi 2 navettes par jour le samedi 1 navette le dimanche Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 142

144 Groupe de travail logistique - Le relevé des impondérables : Conditions de transport, Déclenchement de transports urgents pour les LCR (jour et nuit) et les hémocultures positives (nuit uniquement) 1. Analyse du relevé des impondérables élargie aux transports de PSL, chimiothérapies, pharmacie et anatomocypathologie 2. Etat des lieux des marchés de transport en cours, avec la fin de validité de chaque marché pour envisager des contrats communs 3. Etude des coûts de transport : coût de la fonction transport dans chaque établissement, puis coût comparatif des différents scénarii d organisation du transport. Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 143

145 Groupe de travail logistique Conclusion du recueil des différents éléments Elaboration d une consultation multi-établissement en prenant en compte les besoins relatifs aux transports de : - La biologie médicale, - Les PSL, - La chimiothérapie, - La pharmacie, - L anatomocytopathologie Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 144

146 Groupe de travail Système d informations 3 SIL différents - CHD Vendée : Synergie (Technidata) - CH FLC : Hexalis agfa - CHLVO : Biowin NG (DL Santé) Une sollicitation des éditeurs associée à un travail de paramétrage au sein des 3 établissements afin de concevoir un SIL commun et communiquant Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 145

147 Groupe de travail achats / matériel biomédical Un inventaire des matériels de laboratoire, des maintenances et des réactifs associés pour les établissements suivants a été réalisé : le CHLVO Challans le CH Fontenay le Comte le CHD Vendée Objectif : prévoir selon les échéances, l état de l art du parc de matériel : les futurs investissements, les contrats de maintenance, les marchés de réactifs et consommables au sein du GCS exploitant. Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 146

148 Quelle solution juridique? Matrice forces/faiblesses GCS de moyens GCS exploitant Convention de coopération Forces - Répartition équitable des ressources - Co-gestion des fonctions support Faiblesses - Plusieurs organisations, plusieurs accréditations - Gestion plus rigide nécessitant une ingénierie administrative plus forte - Répartition équitable des ressources - Rigueur de gestion et co-gestion - Unicité de l organisation, une accréditation - Gestion plus rigide nécessitant une ingénierie administrative plus forte - Souplesse de gestion - Unicité de l organisation, une accréditation - Régime juridique pour la TVA et les marchés publics très incertain - Relation contractuelle dans l allocation des ressources - Moindre co-gestion - Absence de personnalité juridique : un établissement porte l activité Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 147

149 Organisation en GCS exploitant Mise en commun de moyens matériels et humains (transport, équipements, personnel ) pour exploiter en commun un laboratoire multisite. Un laboratoire, plusieurs plateaux techniques, une accréditation. Convention constitutive et règlement intérieur définissant les instances de la coopération. Facturation aux établissements selon un EPRD annuel, en fonction de l activité et des ressources mobilisées Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 148 9

150 Organisation en GCS groupement de commande Acheteur groupé Achats : moyens mis en commun Report des charges d achat des établissements sur le GCS Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 149

151 Groupe de travail Analyse de gestion - Etablir des règles de recueil de données - Elaborer les tableaux de bord de recueil des données - Définir les recettes et dépenses hors CGS et GCS - Transmettre les éléments s inscrivant dans le périmètre du GCS Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 150

152 Groupe de travail Démarche qualité : accréditation Une assurance qualité du GCS possible par : La préparation commune à l accréditation Cofrac L harmonisation des pratiques et des documents La mutualisation des moyens et des professionnels Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 151

153 Groupe de travail Démarche qualité : accréditation Des objectifs communs : Amener le laboratoire à l accréditation Etablir le manuel assurance qualité (MAQ) du GCS Définir une politique qualité commune et veiller à sa mise en pratique Réaliser une revue de direction au minimum une fois par an qui définira les objectifs et les indicateurs à mettre en place pour l année et à partir de la 2e revue faire une synthèse de l année passée Entrer dans une démarche d amélioration continue Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 152

154 Groupe de travail Démarche qualité : accréditation RH : 1 biologiste RAQ, 1 technicien qualité 0,2 cadre de santé Le choix via une mise en concurrence d un accompagnement externe Une politique qualité GCS Le choix d un logiciel commun pour : - la gestion documentaire, - la gestion des stocks. Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 153

155 Articulation avec le projet régional FHF biologie publique - Pilotage par directeur du CHD Vendée d un groupe régional avec l ensemble des établissements publics détenteurs d autorisation de biologie, dont les deux CHU - Travail entre les deux CHU en cours pour se partager des analyses spécialisées - Travail par les CHU avec les CH sur les analyses confiés par les CH aux laboratoires privés (biomnis, cerba) pour que ces analyses soient effectuées par les CHU, avec organisation logistique adéquate Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 154

156 Les principaux freins à prendre en compte Réticence des établissements de proximité de la CHT à adhérer à certaines coopérations par crainte de se voir déposséder de leur activité par l établissement le plus important de la CHT Crainte des professionnels d avoir l obligation de travailler sur différents sites et de se voir imposer de nouvelles règles de conditions de travail Difficulté à mutualiser la permanence des soins Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 155

157 Points de vigilances Travail à mener rapidement sur le système d information Déterminer des indicateurs de suivi et des tableaux de bord partagés Instaurer un espace de dialogue social au sein de la CHT Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Rochesur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 156

158 Merci de votre attention Y. RICHIR, D.G., CHD Vendée Montaigu La Roche-sur-Yon - Luçon La Roche-sur-Yon cedex 9 157