Programme d avis d embauchage (PAE) Guide de l utilisateur pour la Passerelle de données Formulaire (Entrée de données)

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1 Programme d avis d embauchage (PAE) Guide de l utilisateur pour la Passerelle de données Formulaire (Entrée de données) Version 9.5

2 Table des matières... 1 Chapitre 1 Remarques sur la sécurité... 3 Chapitre 2 Connexion et ouverture de session Page d accueil par défaut Vérification du certificat du serveur Web Écran d ouverture de session Ouverture de session Code d utilisateur ou mot de passe oublié Écran Conditions d utilisation Modification du mot de passe Chapitre 3 Pages d accueil de la Passerelle de données du PAE Chapitre 4 Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme / Interrompre la participation d un organisme Page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser l organisme Comment ajouter un organisme au nom duquel vous souhaitez transmettre des avis? Visualiser les renseignements d un organisme et les mettre à jour Interruption de la participation d un organisme Chapitre 5 Conformité au PAE et avis d embauche et de rappel Exigences relatives à la transmission d avis dans le cadre du PAE Déclaration, visualisation, mise à jour et suppression d embauchages et de rappels Déclaration d absence d embauchage et de rappel ou déclaration de nouveaux embauchages et de rappels Visualiser, mettre à jour ou supprimer des embauchages et des rappels Chapitre 6 Passerelle de données du PAE : Fonctions et informations diverses Page Modifier le code d utilisateur Barre d outils normalisée de l initiative gouvernement en direct Contactez-nous Aide Quoi de neuf? Foire aux questions? Carte du site Sortir de l application Passerelle de données Avis de sortie d une session protégée Compte désactivé

3 Chapitre 1 Remarques sur la sécurité Toutes les communications entre votre ordinateur et la Passerelle de données du PAE seront cryptées. Cette fonction est intégrée à votre navigateur (Internet Explorer, Firefox, etc.) et s activera automatiquement lorsque vous vous connecterez à la Passerelle de données du PAE. Familiarisez-vous bien avec le contenu du guide avant de vous connecter à la Passerelle de données du PAE; veillez en particulier à ce que le site auquel vous êtes connecté : Dispose d une URL/adresse commençant par « Dispose des écrans qui apparaissent dans le guide Fasse apparaître le certificat de serveur du Ministère tel qu il est décrit dans le guide Fonctionne de la façon décrite dans le guide Votre code d utilisateur et votre mot de passe sont d importants dispositifs de sécurité de la Passerelle. Il est essentiel que votre code d utilisateur et votre mot de passe restent confidentiels, tant au sein de votre organisme qu au Ministère. Si vous savez ou si vous soupçonnez que la sécurité de ces renseignements est compromise, vous devez immédiatement changer de code d utilisateur et de mot de passe. Pour ce faire, utilisez la fonction Modifier le mot de passe de l application. Les codes d utilisateur et les mots de passe sont vérifiés, et un registre est constitué avec les données suivantes : personnes connectées, heure de la connexion et la durée de la connexion. Votre code d utilisateur et votre mot de passe constituent votre «compte», tel qu on le mentionne dans l avis «Utilisateurs autorisés seulement» apparaissant sur la page d ouverture de session (Figure 3). Le lecteur pourra se renseigner davantage sur la sécurité sur le Web en consultant les sites suivants : (en anglais) (en anglais) (en anglais) 3

4 Chapitre 2 Connexion et ouverture de session Connectez-vous à Internet comme vous le faites d habitude. Entrez l adresse que vous a remise le Ministère. 1. Page d accueil par défaut Remarque : Pour des raisons de sécurité, toute session prend fin après 20 minutes d inactivité. L application revient alors automatiquement à la page d accueil par défaut. S'il y a un problème avec l'application Passerelle de données du Programme d avis d embauchage, une page de notification s affiche plutôt que la page d accueil par défaut ci-dessous. Une fois connecté à la Passerelle, l écran ci-dessous apparaît dans votre navigateur. Pour ouvrir l application, choisissez votre langue. Vous pouvez consulter la section Avis à partir de la page d accueil par défaut en cliquant sur le lien correspondant. Cette image montre la page d Accueil par défaut de l application de la Passerelle de données. Pour continuer, cliquez sur la langue que vous souhaitez utiliser. 4

5 2. Vérification du certificat du serveur Web Pour vérifier le certificat du serveur Web, cliquez sur le bouton droit de la souris à n importe quel endroit de la page default.aspx, cliquez ensuite sur Propriétés, puis sur Certificats. L écran suivant (ou un écran semblable) apparaîtra : Cette image montre l information sur le certificat. Il est très important de prendre le temps de vérifier l exactitude des renseignements contenus dans cette fenêtre. Si vous avez des questions, contactez votre administrateur système ou la personne-ressource du Ministère. Pour continuer, fermez la fenêtre en cliquant sur OK. 5

6 3. Écran d ouverture de session 3.1 Ouverture de session Entrez le code d utilisateur et le mot de passe que vous a communiqués Service Canada. Le code d utilisateur n est pas sensible à la casse. Le mot de passe est sensible à la casse. Pour continuer, cliquez sur le bouton SOUMETTRE L AUTORISATION. Cette image montre la page Ouverture de session de l application de la Passerelle de données. Remarque : Le mot de passe qui vous est attribué est temporaire : vous devrez le changer une fois que vous aurez ouvert votre première session. Votre mot de passe doit rester confidentiel. Changez-le régulièrement. Pour obtenir des directives sur les mesures à suivre si vous oubliez votre code d'utilisateur et votre mot de passe, passez à l étape 3.2 ci-dessous. La section «Annonce» ne s affichera que s il y a des annonces. 6

7 Guide de l utilisateur pour la Passerelle de données du PAE - Formulaire (Entrée de données) Pour des raisons de sécurité, toute session prend fin après 20 minutes d inactivité. L application revient alors automatiquement à la page d accueil par défaut. 3.2 Code d utilisateur ou mot de passe oublié Cliquez sur le lien Code d utilisateur ou mot de passe oublié. L écran suivant s affichera : Cette image montre la page Code d utilisateur ou mot de passe oublié de l application de la Passerelle de données Cliquez sur le lien Participant au Programme d avis d embauchage. L écran suivant s affichera : 7

8 Cette image montre la page Code d utilisateur ou mot de passe oublié de l application de la Passerelle de données et vous demande d entrer votre numéro d entreprise et addresse courriel Indiquez votre numéro d entreprise et votre adresse de courriel, et cliquez sur le bouton Soumettre. Remarque : Le numéro d entreprise et l adresse courriel ne sont pas sensibles à la casse. Cependant, un message d erreur s affiche si une des règles suivantes concernant le numéro d entreprise ou l adresse de courriel est transgressée : Numéro d entreprise Les neuf premiers chiffres (position de 1 à 9 de gauche à droite) du numéro d entreprise doivent être numériques. Les neuf premiers chiffres (position de 1 à 9 de gauche à droite) du numéro d entreprise doivent satisfaire aux conditions du test mod-10. La position des caractères 10 et 11 (de gauche à droite) du numéro d entreprise doit contenir la valeur «rp» ou «RP». Les quatre derniers chiffres (position de 12 à 15 de gauche à droite) du numéro d entreprise doivent être numériques et supérieurs à zéro. Adresse de courriel Le format de courriel doit être «votre domaine.com» («.com» peut être n importe quelle extension c.-à-d. «.org» ou «.ca»). La longueur maximale de l adresse de courriel ne peut pas dépasser 105 caractères Si le numéro d entreprise et l adresse de courriel satisfont aux règles ci-dessus, les règles d authentification (de sécurité) suivantes s appliqueront : Numéro d entreprise Le numéro d entreprise doit être enregistré dans le Programme d avis d embauchage (PAE). 8

9 Guide de l utilisateur pour la Passerelle de données du PAE - Formulaire (Entrée de données) Le numéro d entreprise doit être destiné à un fournisseur de renseignements du Programme d avis d embauchage. Le fournisseur de renseignements du PAE doit participer (doit avoir un des états de participation actuels suivants : «Participant», «En retard ou non rapporté» et «Notifiés à la suite de en retard ou non rapporté». Adresse de courriel L adresse de courriel doit être la même que celle qui est enregistrée actuellement pour le fournisseur de renseignements du PAE Si le numéro d entreprise et l adresse de courriel satisfont à toutes les règles d authentification (de sécurité) : Un courriel qui contient votre nouveau code d utilisateur (réinitialisé) et mot de passe sera envoyé à votre adresse de courriel. Consultez l exemple de courriel ci-dessous. Cette image montre un exemple de courriel fournissant un nouveau code d utilisateur et mot de passe. De plus, l'avis suivant s'affiche : 9

10 Cette image montre la page Code d utilisateur ou mot de passe oublié de l application de la Passerelle de données qui confirme que votre code d utilisateur et mot de passe vous ont été envoyés par courriel Sinon, si le numéro d entreprise ou l adresse de courriel transgresse une des règles d authentification (de sécurité), l avis suivant s affiche : Cette image montre la page Code dutilisateur ou mot de passe oublié de l application de la Passerelle de données qui confirme qu on ne peut pas donner suite à votre demande, et de communiquer avec nous pour obtenir de l aide. 10

11 4. Écran Conditions d utilisation Pour utiliser la Passerelle de données, il faut accepter les «conditions d utilisation». Lisez-les attentivement. L écran ci-dessous apparaît à la première ouverture de session des utilisateurs qui n ont pas encore accepté la version qui suit des conditions d utilisation. Si les conditions d utilisation sont modifiées, vous devrez les accepter à nouveau avant d utiliser la Passerelle. Cette image montre le page de condititions d utilisation de l application de la Passerelle de données. Pour continuer, choisissez «Je conviens» ou «Je suis en désaccord», puis cliquez sur le bouton CONTINUER. 11

12 5. Modification du mot de passe S il s agit de votre première session d utilisation de la Passerelle, vous serez amené automatiquement à la page Modifier le mot de passe. On vous y demandera d entrer le mot de passe temporaire que Service Canada vous communiquera. Entrez ensuite votre nouveau mot de passe et confirmez-le. Le mot de passe courant sera modifié pour qu il soit plus sécuritaire par la mise en place des règles suivantes: Le mot de passe doit avoir une longueur minimale de 8 caractères. Le mot de passe doit contenir au moins un (1) caractère majuscule. Le mot de passe doit contenir au moins un (1) caractère minuscule. Le mot de passe doit contenir au moins un (1) caractère numérique. Le mot de passe doit contenir au moins un (1) caractère spécial ou un (1) caractère de ponctuation Le mot de passe doit être différent du code d utilisateur. Le mot de passe ne doit pas contenir de caractère d espacement. Le mot de passe ne peut pas être le même que les mots de passe actuel et précédent de l utilisateur. Remarques importantes : Votre compte d accès à l application sera verrouillé après trois tentatives d accès échouées à l application avec le même code d utilisateur. Vous serez redirigé à la page «Compte désactivé» après 15 tentatives d accès échouées avec un code d utilisateur erroné (qui n existe pas dans la Passerelle de données). Votre compte d accès sera automatiquement réactivé après 30 minutes. Votre mot de passe doit rester confidentiel. Utilisez la fonction Code d utilisateur ou mot de passe oublié décrite à la section 3.2 du présent Guide ou, communiquez avec Service Canada si vous avez oublié votre code d utilisateur ou votre mot de passe. 12

13 Cette image montre la page Modifier le mot de passe de l application de la Passerelle de données. Pour continuer, cliquez sur le bouton Modifier le mot de passe. 13

14 Chapitre 3 Pages d accueil de la Passerelle de données du PAE Remarque : Pour des raisons de sécurité, toute session prend fin après 20 minutes d inactivité. L application revient alors automatiquement à la page d accueil par défaut. La page d accueil (figure ci-dessous) s affichera une fois votre session ouverte. Votre code d utilisateur et votre numéro de session apparaîtront au haut de la page. Cette image montre la page d Accueil de l application de la Passerelle de données pour le Programme d avis d embauchage. Cette page contient un certain nombre de boutons et de liens qui vous permettront de vous déplacer dans le site. Vous pouvez choisir un organisme inscrit et entrer de nouveaux embauchages ou rappels ainsi que mettre à jour ou visualiser des embauchages et des rappels déjà entrés. Vous pouvez également inscrire un nouvel organisme au nom duquel vous souhaitez transmettre des avis ou modifier les renseignements d un organisme déjà entré en cliquant sur le bouton Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. Consultez les chapitres suivants pour apprendre comment vous servir de ces fonctions. Il est possible d accéder à la page d accueil permanente de la Passerelle de données du PAE à partir de n importe quelle page en cliquant sur le lien Page d accueil se trouvant sous la section Menu à la gauche de la page ou sur la Barre d outils au haut de la page. 14

15 Chapitre 4 Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme / Interrompre la participation d un organisme Remarque : Pour des raisons de sécurité, toute session prend fin après 20 minutes d inactivité. L application revient alors automatiquement à la page d accueil par défaut. Page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser l organisme Ces écrans vous permettront d ajouter un nouvel organisme pour lequel vous souhaitez transmettre des avis, d interrompre la participation d un organisme et/ou de mettre à jour et de visualiser les renseignements relatifs à un organisme déjà entré. Votre code d utilisateur et votre numéro de session ainsi que des renseignements généraux sur l organisme choisi apparaîtront au haut de la page. 1. Comment ajouter un organisme au nom duquel vous souhaitez transmettre des avis? En tant que fournisseur de renseignements du PAE, vous devez transmettre les avis qui concernent votre organisme. Mais vous pouvez également transmettre des avis au nom d autres organismes (autres numéros d entreprise). Pour transmettre des avis concernant un autre organisme, vous devez d abord : Inscrire le nouvel organisme (s il n a pas déjà participé au PAE), ou Réinscrire l organisme (s il reprend* sa participation au PAE). *Il a participé au PAE, mais sa participation a été interrompue. Reportez-vous à la partie 4 (Interruption de la participation d un organisme) du présent chapitre pour en savoir plus. Suivez les étapes présentées ci-dessous pour inscrire l organisme Soit, Choisissez Nouvel organisme dans le menu déroulant Sélectionner un organisme se trouvant sur la page d accueil permanente de la Passerelle de données du PAE (reportez-vous au chapitre 3, partie Page d accueil permanente de la Passerelle de données du PAE pour voir la page d accueil), puis cliquez sur le bouton Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. Note : Vous arriverez à la page d accueil permanente si vous choisissez l option Nouvel organisme à partir de la liste déroulante Sélectionner un organisme des pages Entrer embauchages/rappels ou Mettre à jour/visualiser embauchages/rappels. ou Sélectionnez Nouvel organisme dans le menu déroulant Sélectionner un organisme se trouvant sur la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. ou Cliquez sur le bouton Nouvel organisme se trouvant au bas de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. La page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme s affichera. 15

16 Cette image montre la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme de l application de la Passerelle de données. 16

17 Remarque : La mention «Le fournisseur de renseignements du PAE soumet pour cet organisme» s affiche audessus du numéro d entreprise Numéro d entreprise Entrez le numéro d entreprise. Remarque : Vous ne pourrez pas entrer de données dans les autres champs ou cliquer sur le bouton Soumettre avant que le numéro d entreprise n ait été validé. Description Numéro attribué par l Agence du revenu du Canada (ARC) servant à déclarer à cette même agence les informations de paie des employés. Dans la Passerelle, on demande le numéro d entreprise afin d identifier facilement l organisme, car à chaque entreprise correspond un numéro unique. Règles Un message d erreur apparaîtra si l une des règles suivantes n est pas respectée : Les neuf premiers caractères (de gauche à droite) du numéro doivent être des chiffres. Les neuf premiers chiffres (de gauche à droite) du numéro doivent respecter les conditions du test mod-10. Les dixième et onzième caractères (de gauche à droite) du numéro doivent contenir la valeur «RP». Remarque : Vous pouvez entrer les lettres en minuscules («rp»); le système les retranscrira automatiquement en majuscules. Les quatre derniers caractères (de la douzième à la quinzième position en partant de la gauche) du numéro doivent être des chiffres supérieurs à zéro. Le numéro d entreprise peut être enregistré dans le Système automatisé de données sur la rémunération (SADR) tant que l état de l employeur dans ce système n est pas «Supprimé». Remarque : «Supprimé» signifie que l entreprise ne participe pas actuellement au programme SADR. Le numéro d entreprise doit être enregistré auprès de l Agence du revenu du Canada (ARC), et le compte correspondant à ce numéro, à l ARC, doit être «Ouvert». Remarque : Si votre numéro d entreprise n est pas enregistré auprès de l ARC ou que le compte correspondant à ce numéro à l ARC est «Fermé», veuillez communiquer avec l ARC pour rectifier la situation. Si le numéro d entreprise existe déjà dans la Passerelle de données du PAE, l organisme ne peut pas être un participant actuel*. Le statut de participation de l organisme* ne peut être «Participant», «En retard ou non rapporté» et «Notifiés à la suite de en retard ou non rapporté». Remarque : Si le numéro d entreprise est rejeté parce qu il correspond, dans le système, à un organisme participant au PAE, veuillez contacter Service Canada pour obtenir de l aide. Pour obtenir les coordonnées de Service Canada, cliquez sur le bouton Contactez-nous au haut de la page ou reportez-vous à la partie Contactez-nous du chapitre 6 du présent guide Cliquez sur le bouton Valider le numéro d entreprise. 17

18 1.4. Si le numéro d entreprise est correct, la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme s actualise et il est possible d entrer des données dans les autres champs ou de les modifier. 18

19 Cette image montre la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme de l application de la Passerelle de données actualisée afin de permettre d entrer des données dans les autres champs ou de les modifier. 19

20 Remarques Guide de l utilisateur pour la Passerelle de données du PAE - Formulaire (Entrée de données) Vous ne pourrez pas modifier le numéro d entreprise à cette étape. Vous ne pourrez le faire que lorsque tous les champs obligatoires auront été soumis et validés. Le bouton Valider le numéro d entreprise aura disparu, et le bouton Soumettre sera alors actif. Si le numéro d entreprise existe déjà dans le système, la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme présentera les renseignements actuels de l organisme Entrez ou mettez à jour les renseignements obligatoires portant sur l organisme Lorsque vous entrez ou que vous mettez à jour des informations relatives à un organisme, vous devez respecter les procédures et les règles qui suivent : Remarque : Tous les champs obligatoires sont suivis d un astérisque. Procédures et règles relatives à l insertion ou à la mise à jour d informations Code de localisation des feuilles de paye Description Permet à l organisme de distinguer ses différentes unités. Par exemple, bureaux, centres de paie, usines, succursales, magasins ou filiales. Règles La saisie du code de localisation des feuilles de paye est facultative. Toutefois, si une valeur est entrée ou modifiée, celle-ci ne peut avoir plus de quatre caractères Nom de l organisme Description Nom sous lequel l organisme est connu ou entreprend ses activités. Règles Le nom de l organisme que l on entre ou que l on modifie sera rejeté s il n est pas conforme aux deux règles suivantes : Le nom est obligatoire. Le nom ne peut comporter plus de 30 caractères Nom de la personne-ressource Description Unité ou personne servant de point de contact au sein de l organisme. Règles Le nom de la personne-ressource que l on entre ou que l on modifie sera rejeté s il n est pas conforme aux règles suivantes : Le nom de la personne-ressource est obligatoire. Le nom de la personne-ressource ne peut comporter plus de 25 caractères Langue préférée de la personne-ressource Description Langue officielle que la personne-ressource préfère utiliser dans ses communications avec le gouvernement fédéral. Règles Si aucune langue n est choisie, c est la langue qui apparaît dans le menu déroulant qui sert de valeur par défaut. 20

21 Méthode préférée de la personne-ressource Description Méthode par laquelle l organisme préfère être contacté. Règles Si aucune méthode n est choisie, c est la méthode qui apparaît dans le menu déroulant qui sert de valeur par défaut Adresse municipale Description Ensemble de données décrivant une localisation unique sur une rue, un chemin ou une voie dans une municipalité, données fournies par une autorité municipale ou une autre autorité officiellement reconnue. Règles L adresse municipale que l on entre ou que l on modifie sera rejetée si elle n est pas conforme aux règles suivantes : L adresse municipale est obligatoire. L adresse municipale ne peut comporter plus de 30 caractères Nom de la municipalité Description Nom officiel d une municipalité, ou d un secteur perçu comme ayant le statut d une municipalité. Il peut s agir d un nom de ville, de municipalité ou de village. Règles Le nom de la municipalité que l on entre ou que l on modifie sera rejeté s il n est pas conforme aux règles suivantes : Le nom de la municipalité est obligatoire. Le nom de la municipalité ne peut comporter plus de 20 caractères Code postal ou code ZIP Description Code postal : Code composé de six caractères alphanumériques utilisé par la Société canadienne des postes pour nommer un secteur géographique, un Ministère ou un grand établissement universitaire. ou Code ZIP : Code composé de cinq à neuf chiffres utilisé par les postes américaines pour nommer un secteur géographique occupé par des citoyens américains (villes, navires, ambassades, etc.). Règles Le code postal ou ZIP que l on entre ou que l on modifie sera rejeté s il n est pas conforme aux règles suivantes : Le code postal ou ZIP est obligatoire. Le code postal ou ZIP ne peut comporter plus 10 caractères. Seul un code postal ou un code ZIP peut être entré. Si un code ZIP est entré, il faut : 1. Qu il comporte cinq chiffres ou dix caractères. 21

22 2. Si une valeur de dix caractères est entrée, que les cinq premiers caractères (à partir de la gauche) du code soient des chiffres; le sixième caractère (à partir de la gauche) peut être un «-», et les quatre derniers caractères (à partir de la gauche) doivent être des chiffres. Si un code postal est entré, il faut : Remarque : Tout espace placé entre le troisième et le quatrième caractère du code postal sera supprimé. 1. Qu il ne comporte que six caractères. Remarque : Il n est pas utile d entrer un espace ou un «-» entre le troisième et le quatrième caractère du code. Si un espace ou un «-» est saisi entre ces caractères, le code postal ne sera pas rejeté. Lorsque la page est soumise puis actualisée, l espace ou le «-» disparaît. Toutefois, si plus d un espace ou plus d un «-» est entré entre ces caractères, le code postal sera rejeté. et 2. Qu il comporte une lettre en première, troisième et cinquième position (à partir de la gauche). Remarque : Si la première, la troisième et la cinquième lettre sont entrées en minuscules, l application les convertira automatiquement en majuscules lorsque la page sera soumise puis actualisée. et 3. Qu il comporte un chiffre en deuxième, quatrième et sixième position (à partir de la gauche). et 4. Qu il comporte, en première position (à partir de la gauche), l une des valeurs possibles suivantes : A, B, C, E, G, H, J, K, L, M, N, P, R, S, T, V, X ou Y. et 5. Si le premier caractère (à partir de la gauche) est un X, que les deux caractères suivants (à partir de la gauche) aient l une des valeurs possibles suivantes : 0A, 0B, 0C, 0E, 0G, 0H, 0K ou 1A. Il convient de noter ce qui suit : Province ou État et pays connexe Vous ne pouvez pas entrer une valeur dans ce champ qui est à lecture seulement. Après que des informations valides sur l organisme sont soumises, le code postal ou ZIP sert à trouver automatiquement la province, le territoire ou l État correspondant ainsi que le pays. La page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme sera alors actualisée et affichera la province, le territoire ou l État ainsi que le pays de l organisme dans les champs prévus à cet effet. Si le système n est pas en mesure de trouver la province, le territoire ou l État à partir du code postal ou ZIP, un message d erreur s affichera Coordonnées téléphoniques Description Indicatif régional Code choisi parmi un nombre limité de codes définis par des compagnies téléphoniques et utilisés au Canada, aux États-Unis et dans les Caraïbes pour désigner une zone (surtout géographique) d appel. Numéro de téléphone Numéro attribué par une compagnie téléphonique «locale» pour désigner une «adresse téléphonique» au Canada, aux États-Unis et dans les Caraïbes. Poste Chiffre ou combinaison de chiffres permettant de joindre un destinataire parmi d autres ayant le même numéro de téléphone. Règles Les coordonnées téléphoniques que l on entre ou que l on modifie seront rejetées si elles ne sont pas conformes aux règles suivantes : 22

23 Lorsque l on entre ou que l on modifie un indicatif régional : L indicatif régional est obligatoire. Trois chiffres doivent être entrés. Le premier chiffre (à partir de la gauche) doit être supérieur à zéro. Lorsque l on entre ou que l on modifie un numéro de téléphone : Le numéro de téléphone est obligatoire. Les trois premiers caractères (à partir de la gauche) doivent être des chiffres et le premier chiffre (à partir de la gauche) doit être supérieur à zéro. Remarque : Bien que ce ne soit pas nécessaire, vous pouvez entrer un espace ou un «-» entre le troisième et le quatrième chiffre du numéro. Lorsque la page est soumise et actualisée, un «-» sera automatiquement inséré entre ces caractères. Les quatre derniers caractères (à partir de la gauche) doivent être des chiffres. Lorsque l on entre ou que l on modifie un numéro de poste : Le numéro de poste est facultatif. Toutefois, si l on entre ou que l on modifie un numéro de poste : Il ne peut comporter plus de quatre chiffres. Il doit comporter des chiffres uniquement Courrier électronique Description Adresse permettant d envoyer et de recevoir des messages électroniques. Règles Le courrier électronique que l on entre ou que l on modifie sera rejeté s il n est pas conforme aux règles suivantes : L adresse de courrier électronique est obligatoire. L adresse de courrier électronique doit avoir la forme suivante : (il peut aussi s agir d une autre extension, comme «.org» ou «.ca»). L adresse de courrier électronique ne peut comporter plus de 105 caractères Demandeur de feuille de paye Description Permet d indiquer si l organisme doit recevoir la demande de feuille de paye. Règles Si la demande de feuille de paye doit être envoyée à cet organisme, cliquez sur l option «Oui». Mais si la demande de feuille de paye est à envoyer au fournisseur de renseignements du PAE de l organisme en question, cliquez sur l option «Non» Cliquez sur le bouton Soumettre Un message vous permettra de savoir si l ajout de l organisme a fonctionné. Si l ajout de l organisme n a pas fonctionné, effectuez, si vous le pouvez, les corrections qui s imposent puis soumettez le formulaire à nouveau. 23

24 Remarque : Les champs pour lesquels une valeur non valide a été entrée seront suivis d un astérisque. Si l ajout a bien fonctionné, la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme s actualisera (voir la figure cidessous) et vous verrez toutes les valeurs que vous avez entrées ou modifiées ainsi que les informations suivantes : Votre code d utilisateur, votre numéro de session et des renseignements généraux sur l organisme apparaîtront au haut de la page. Tous les champs obligatoires seront suivis d un astérisque. Il sera alors possible de modifier le numéro d entreprise. Des boutons supplémentaires s ajouteront au bas de la page. Par exemple Nouvel organisme Le statut actuel et passé (s il y a lieu) relatif à la participation de l organisme, apparaîtra dans la fenêtre Statut/historique concernant la participation. Le statut actuel concernant la participation de l organisme aura la valeur «Participant» et apparaîtra au haut de la liste. La liste comprendra, en ordre décroissant de date d entrée en vigueur, le statut concernant la participation et la date d entrée en vigueur (entre parenthèses) pour chacun des statuts de l organisme. 24

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26 Cette image montre la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme de l application de la Passerelle de données actualisée avec toutes les valeurs que vous avez entrées ou modifiées. 2. Visualiser les renseignements d un organisme et les mettre à jour Suivez les étapes décrites ci-dessous pour visualiser les renseignements d un organisme ou les mettre à jour Soit, Sélectionnez l organisme dans le menu déroulant Sélectionner un organisme* de la page d accueil permanente de la Passerelle de données du PAE (reportez-vous au chapitre 3, partie Page d accueil permanente de la Passerelle de données du PAE pour voir la page d accueil), puis cliquez sur le bouton Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. ou Sélectionnez l organisme dans le menu déroulant Sélectionner un organisme* de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. À partir d une page autre que la page d accueil et la page Ajouter/Mettre à jour/visualiser organisme, choisir l organisme à partir de la liste déroulante Sélectionner un organisme puis cliquer sur le lien Ajouter/Mettre à jour/visualiser organisme sous la section Menu qui se trouve à la gauche. *À remarquer concernant le menu déroulant Sélectionner un organisme : Le numéro d entreprise du fournisseur de renseignements du PAE apparaîtra au haut de la liste (en première position). Si le fournisseur de renseignements du PAE transmet également des avis sur d autres organismes, les numéros d entreprise de ces organismes apparaîtront dans la liste par ordre croissant sous le numéro d entreprise du fournisseur de renseignements du PAE. En plus du numéro d entreprise de l organisme, les éléments suivants peuvent apparaître dans la liste : - Si l organisme ne se conforme pas aux exigences de déclaration du PAE, un astérisque précédera le numéro d entreprise. Cela signifie que le statut actuel de participation de l organisme est «En retard ou non rapporté» ou «Notifiés à la suite de en retard ou non rapporté». Reportez-vous au chapitre 5 pour en savoir plus sur les exigences en matière de transmission d avis du PAE. - Le nom de l organisme. - La dernière période de déclaration, entre parenthèses, à droite du nom de l organisme. Si aucune période de déclaration n est associée à l organisme, rien ne sera affiché La page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme apparaîtra et comprendra les informations actuelles de l organisme. Remarque : Votre code d utilisateur, votre numéro de session et des renseignements généraux sur l organisme sélectionné apparaîtront au haut de la page. Tous les champs obligatoires seront suivis d un astérisque S il faut modifier les renseignements de l organisme Apportez toutes les modifications nécessaires conformément aux règles énoncées dans la partie 1* ou 2** du présent chapitre. * Si vous modifiez les renseignements concernant le fournisseur de renseignements du PAE. ** Si vous modifiez les renseignements concernant un organisme pour lequel le fournisseur de renseignements du PAE transmet des avis. Cliquez sur le bouton Soumettre. 26

27 Un message vous indiquera si les modifications apportées aux renseignements de l organisme ont été sauvegardées. Si les modifications n ont pas fonctionné, faites, si vous le pouvez, les corrections qui s imposent et soumettez le formulaire à nouveau. Remarque : Les champs pour lesquels une valeur non valide a été entrée seront suivis d un astérisque. Si les modifications ont bien fonctionné, la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme s actualisera, et vous verrez toutes les valeurs que vous avez modifiées. 27

28 3. Interruption de la participation d un organisme Suivez les étapes présentées ci-dessous pour mettre fin à la participation d un organisme Soit, Sélectionnez l organisme dans le menu déroulant Sélectionner un organisme* se trouvant sur la page d accueil de la Passerelle de données du PAE (reportez-vous au chapitre 3, partie Page d accueil de la Passerelle de données du PAE pour voir la page d accueil), puis cliquez sur le bouton Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. ou Sélectionnez l organisme dans le menu déroulant Sélectionner un organisme* se trouvant sur la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. À partir d une page autre que la page d accueil et la page Ajouter/Mettre à jour/visualiser organisme, choisir l organisme à partir de la liste déroulante Sélectionner un organisme puis cliquer sur le lien Ajouter/Mettre à jour/visualiser organisme sous la section Menu qui se trouve à la gauche. *À remarquer concernant le menu déroulant Sélectionner un organisme : Le numéro d entreprise du fournisseur de renseignements du PAE apparaîtra au haut de la liste (en première position). Si le fournisseur de renseignements du PAE transmet également des avis sur d autres organismes, les numéros d entreprise de ces organismes apparaîtront dans la liste par ordre croissant sous le numéro d entreprise du fournisseur de renseignements du PAE. En plus du numéro d entreprise de l organisme, les éléments suivants peuvent apparaître dans la liste : - Si l organisme ne se conforme pas aux exigences de déclaration du PAE, un astérisque précédera le numéro d entreprise. Cela signifie que le statut actuel de participation de l organisme est «En retard ou non rapporté» ou «Notifiés à la suite de en retard ou non rapporté». Reportez-vous au chapitre 5 pour en savoir plus sur les exigences relatives à la transmission d avis du PAE. - Le nom de l organisme. - La dernière période de transmission d avis, entre parenthèses, à droite du nom de l organisme. Si aucune période de transmission d avis n est associée à l organisme, rien ne sera affiché Cliquez sur le bouton Interrompre la participation au bas de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. Le message de confirmation suivant s affichera et vous devrez confirmer votre choix. 28

29 Cette image montre le message de confirmation de l interruption de la participation Cliquez sur OK pour continuer le processus d interruption Si vous avez sélectionné un organisme pour lequel vous transmettez des avis, suivez les étapes présentées ci-dessous. Autrement, si vous avez décidé de mettre un terme à votre participation (en tant que fournisseur de renseignements du PAE), passez à l étape La section suivante, qui porte sur l interruption de la participation, apparaîtra au bas de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. Cette image montre la section de la page relative à l interruption de la participation Lisez attentivement le message apparaissant dans la section relative à l interruption de la participation Si vous voulez toujours mettre un terme à votre activité de transmission d avis pour l organisme en question, choisissez l option «Oui» répondant à la question «Interrompre la participation?», puis sélectionnez l option* qui convient dans la liste «La raison de l interruption de votre participation au nom de cet organisme». *Remarque Sélectionnez «Non plus un participant : Perte d intérêt» si l organisme ne souhaite plus participer au PAE. Sélectionnez «Non plus un participant : Retirer exigence» si : L organisme a décidé d utiliser le Système automatisé de données sur la rémunération; L organisme va devenir son propre fournisseur de renseignements du PAE ou va relever d un autre fournisseur de renseignements du PAE; Les embauchages et les rappels de l organisme seront communiqués sous un autre numéro d entreprise Cliquez sur le bouton Soumettre. Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Soumettre, le système vous ramènera à la page d accueil de la Passerelle de données du PAE. L organisme dont vous venez d interrompre la participation n apparaîtra plus dans le menu déroulant Sélectionner un organisme. 29

30 Aucune autre mesure n est nécessaire. Remarque importante Pour réinscrire un organisme dont la participation a été interrompue, par accident ou non, suivez les directives présentées dans la partie 1 du présent chapitre Si vous avez décidé d interrompre la participation de votre organisme (en tant que fournisseur de renseignements du PAE), suivez les étapes présentées ci-dessous La section suivante, qui porte sur l interruption de la participation, apparaîtra au bas de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme. Cette image montre la section de la page relative à l interruption de la participation Lisez attentivement le message apparaissant dans la section relative à l interruption de la participation Si vous souhaitez toujours interrompre la participation de votre organisme : Choisissez l option «Oui» répondant à la question «Interrompre la participation?». Sélectionnez l option* qui convient dans le menu déroulant «Raison de l interruption de la participation en tant qu organisme fournisseur de renseignements PAE». *Remarque Sélectionnez «Non plus un participant : Perte d intérêt» si l organisme ne souhaite plus participer au PAE. Sélectionnez «Non plus un participant : Retirer exigence» si : L organisme a décidé d utiliser le Système automatisé de données sur la rémunération; L organisme va devenir son propre fournisseur de renseignements du PAE ou va relever d un autre fournisseur de renseignements du PAE; Les embauchages et les rappels de l organisme seront communiqués sous un autre numéro d entreprise. Si, en tant que fournisseur de renseignements du PAE, vous transmettiez également les avis d autres organismes, choisissez alors la mention appropriée dans le menu déroulant «La raison de l interruption de votre participation au nom de ces organismes». Remarque 1. Le menu déroulant «La raison de l interruption de votre participation au nom de ces organismes» n apparaîtra que si vous transmettez des avis au nom d autres organismes. 30

31 2. Si un ou plusieurs organismes dont vous vous occupiez doivent être assortis de raisons différentes, vous devez d abord interrompre la participation des organismes pour lesquels il faut attribuer une raison différente (l exécution de cette tâche est décrite à l étape 3.3) puis procéder à l interruption de votre participation et à celle de vos autres organismes Cliquez sur le bouton Soumettre. Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Soumettre, le système vous ramènera à la page d accueil par défaut de la passerelle de données du PAE. 31

32 Chapitre 5 Conformité au PAE et avis d embauche et de rappel Remarque : Pour des raisons de sécurité, toute session prend fin après 20 minutes d inactivité. L application revient alors automatiquement à la page d accueil par défaut. 1. Exigences relatives à la transmission d avis dans le cadre du PAE En tant que fournisseur de renseignements du PAE, vous devez communiquer chaque mois les embauchages et les rappels de tous les organismes figurant dans votre menu déroulant Sélectionner un organisme, y compris ceux de votre organisme. Vous pouvez communiquer les avis aussi souvent que vous le souhaitez au cours du mois. Par exemple, chaque fois qu un embauchage ou un rappel a lieu. Vous n êtes pas tenu d attendre la fin du mois pour transmettre les données. Si vous ne vous conformez pas à cette règle (par oubli ou non), on vous l indiquera de l une des façons exposées ciaprès tant qu il n y aura pas conformité : a) Dans votre menu déroulant Sélectionner un organisme, un astérisque précédera le numéro d entreprise de tous les organismes pour lesquels il n y a pas conformité à la règle. b) Le statut actuel de participation de l organisme qui apparaît dans la fenêtre Statut/historique concernant la participation de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme sera «En retard ou non rapporté» ou «Notifiés à la suite de en retard ou non rapporté». Remarque : Le statut de participation de l organisme figure toujours au haut de la liste. c) Vous allez recevoir un rappel par courrier électronique. d) Après que vous aurez ouvert une session de la Passerelle, le rappel suivant s affichera : 32

33 Cette image montre la page Rappel de soumettre les embauchages et les rappels de l application de la Passerelle de données. Lisez attentivement le message de rappel. Cliquez sur le bouton CONTINUER pour signaler que vous avez bien lu le rappel. Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton CONTINUER, la page d accueil de la Passerelle de données du PAE s affichera. Remarque : Tous les organismes qui figurent dans le rappel et dont le statut de participation était «En retard ou non rapporté» passeront au statut «Notifiés à la suite de en retard ou non rapporté». Reportez-vous au contenu de la fenêtre Statut/Historique concernant la participation de la page Ajouter / Mettre à jour / Visualiser organisme page. Reportez-vous à la partie 2 (Déclaration, visualisation, mise à jour et suppression d embauchages et de rappels) du présent chapitre pour obtenir des directives sur la manière de transmettre les avis pour tous vos organismes. 33

34 2. Déclaration, visualisation, mise à jour et suppression d embauchages et de rappels Si vous n avez aucun nouvel embauchage ni aucun nouveau rappel à déclarer ou si vous souhaitez déclarer des nouveaux embauchages et rappels, reportez-vous à la partie 2.1 ci-après. Si vous souhaitez visualiser, mettre à jour et/ou supprimer des embauchages ou des rappels que vous avez déjà transmis, reportez-vous à la partie 2.2 ci-après Déclaration d absence d embauchage et de rappel ou déclaration de nouveaux embauchages et de rappels Suivez les étapes ci-dessous si vous n avez aucun nouvel embauchage ni aucun nouveau rappel à déclarer ou si vous désirez déclarer des nouveaux embauchages et rappels pour un organisme Soit, Sélectionnez l organisme dans le menu déroulant Sélectionner l organisme se trouvant sur la page d accueil de la Passerelle de données du PAE (reportez-vous au chapitre 3, partie Page d accueil de la Passerelle de données du PAE pour voir la page d accueil), puis cliquez sur le bouton Entrer embauchages / rappels. ou À partir de n importe quelle page autre que la page d accueil et la page Entrer embauchages / rappels, sélectionnez l organisme dans le menu déroulant Sélectionner l organisme, puis cliquez sur le lien Entrer embauchages / rappels sous la section Menu qui se trouve à la gauche. ou À partir de la page Entrer embauchages / rappels, sélectionnez l organisme dans le menu déroulant Sélectionner un organisme. La page Entrer embauchages / rappels apparaîtra. Remarque : Votre code d utilisateur, votre numéro de session et des renseignements généraux sur l organisme apparaîtront au haut de la page. 34

35 Cette image montre la page Entrer embauchages / rappels de l application de la Passerelle de données. 35

36 Si vous avez des embauchages et des rappels à déclarer pour le mois en cours et/ou des embauchages et des rappels en retard* pour des mois antérieurs, passez à l étape *Remarque : Il s agit des embauchages et des rappels que vous avez oublié de transmettre ou dont vous ignoriez l existence jusqu à maintenant. Autrement, si vous n avez pas d embauchages et de rappels à déclarer pour le mois en cours et/ou d embauchages et de rappels en retard* pour des mois antérieurs, suivez les étapes ci-après Il vous suffit de cliquer sur le bouton Aucun embauchage / rappel Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Aucun embauchage / rappel, la page Entrer embauchages / rappels se rafraîchira et voici ce qui se passera. a) Le message de confirmation suivant apparaît sur la page Entrer embauchages / rappels sous le menu déroulant Sélectionner un organisme. b) La dernière période de déclaration de l organisme sera actualisée pour faire apparaître l année actuelle et les valeurs du mois. c) S il n y avait pas conformité aux exigences de déclaration du PAE* (le statut de participation de l organisme était «En retard ou non rapporté» ou «Notifiés à la suite de en retard ou non rapporté»), on estimera que l organisme respecte maintenant les exigences (le statut de participation de l organisme passera à «Participant»). *Remarque : Reportez-vous à la partie 1 du présent chapitre pour obtenir plus de détails sur les exigences en matière de transmission des avis. d) Pour cet organisme, le bouton Aucun embauchage n apparaît que le mois suivant. Cette image montre la page Entrer embauchages / rappels de l application de la Passerelle de données actualisée avec un message de confirmation C est tout ce qu il y a à faire. Toutefois, si vous vous apercevez, par la suite, que vous avez des embauchages ou des rappels à communiquer pour le mois en cours, vous pouvez encore le faire : il vous suffit de suivre les étapes présentées dans la partie ci-dessous. 36

37 Si vous avez des embauchages et des rappels à déclarer pour le mois en cours et/ou des embauchages et des rappels en retard* à déclarer pour des mois antérieurs, suivez l une ou l autre des deux étapes suivantes. *Remarque : Il s agit des embauchages et des rappels que vous avez oublié de transmettre ou dont vous ignoriez l existence jusqu à maintenant. Si vous souhaitez entrer manuellement vos embauchages et vos rappels sur la page Entrer embauchages / rappels, passez à l étape Si vous souhaitez soumettre un fichier qui contient tous vos embauchages et vos rappels à partir de la page Entrer embauchages / rappels, passez à l étape Entrer manuellement vos embauchages et vos rappels sur la page Entrer embauchages / rappels Entrez des données dans les champs obligatoires (embauchages et rappels) pour chaque personne. Remarque Tous les champs obligatoires seront suivis d un astérisque. Si vous entrez des valeurs non valides, des messages d erreur apparaîtront une fois que vous aurez cliqué sur le bouton Soumettre ou à n importe quel endroit de la page après avoir entré la valeur non valide. Vous pouvez entrer les embauchages et les rappels dans n importe quel ordre* sur la page Entrer embauchages / rappels. *Par exemple : Numéros d assurance sociale classés par ordre croissant ou décroissant, dates de premier jour d emploi classées par ordre croissant ou décroissant, numéros d insigne ou de feuille de paye classés par ordre croissant ou décroissant ou dans un ordre quelconque. Si vous avez plus d embauchages et de rappels à communiquer que la page ne vous permet de le faire, soumettez ce «lot», puis entrez les transactions qu il vous reste à effectuer. Lorsque vous entrez les données dans les champs prévus pour les embauchages et les rappels, respectez les procédures et les règles qui suivent : Procédures et règles Numéro d assurance sociale Description Numéro d assurance sociale d une personne qui vient d être embauchée ou rappelée par un organisme. Règles Un message d erreur apparaîtra si le numéro d assurance sociale ne respecte pas toutes les règles suivantes : Le numéro d assurance sociale est obligatoire. Vous devez entrer neuf chiffres. Le premier chiffre (caractère en première position à partir de la gauche) du numéro ne doit pas être un zéro. La valeur entrée pour le numéro d assurance sociale doit respecter les conditions du test mod-10. Premier jour de travail Description Il s agit de la première journée de travail de l employé qui vient d être embauché ou la dernière date de retour au travail d un employé. Règles Le premier jour de travail est obligatoire. 37

38 Vous devez entrer une date valide respectant l une des deux formes suivantes : AAAA-MM-JJ ou AAAAMMJJ. Vous pouvez soit entrer la date, soit cliquer sur l icône du calendrier à la droite du champ pour choisir une date. Remarque : Il n est pas nécessaire d entrer les deux «-» dans la date. Si les deux «-» ne sont pas saisis, ils apparaîtront automatiquement lorsque la page aura été soumise et actualisée. La date doit être comprise entre la date du jour et la date du jour moins six mois. Numéro d insigne ou de feuille de paye Description Numéro qu utilisent certains organismes comme méthode supplémentaire d identification de leurs employés. Il permet à l organisme de retrouver le dossier de paye d un employé quand il reçoit une demande de feuille de paye de Service Canada. Règles Le numéro d insigne ou de feuille de paye est facultatif. Toutefois, si une valeur est entrée, elle ne doit pas comporter plus de 15 caractères. 38

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