PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA COMMUNE DE DAPELOGO

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1 MINISTERE DE L ADMINISTRATION TERRITORIALE, DE LA DECENTRALISATION ET DE LA SECURITE REGION DU PLATEAU CENTRAL PROVINCE DU KOURWEOGO COMMUNE RURALE DE DAPELOGO BURKINA FASO UNITE PROGRES - JUSTICE PLAN DE DEVELOPPEMENT INSTITUTIONNEL DE LA COMMUNE DE DAPELOGO RAPPORT DEFINITIF JANVIER 2013 Appui financier : Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT) Appui technique : ZONGO Boureima, sociologue consultant indépendant en décentralisation, développement local. Tél : /

2 TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIERES... 2 LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES... 3 SIGLES ET ABREVIATIONS... 4 INTRODUCTION GENERALE... 5 PREMIERE PARTIE: DIAGNOSTIC... 6 I. PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE... 7 II. REFERENTIEL LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE DE LA COMMUNE... 8 II.1. Les textes de loi et réglementaires... 8 II.2. Organigramme type des communes rurales... 9 II.3. Référentiel des métiers des services administratifs et assimilés des collectivités territoriales III. ETAT DES LIEUX III.1. Organisation et fonctionnement de la commune III.1.1. Organisation et fonctionnement du Conseil Municipal III.1.2. Organisation et fonctionnement de l administration communale III.1.4. Capacités du personnel de la mairie III.1.5. Moyens mis à la disposition du personnel pour la réalisation de leurs missions III.1.6. Outils de gestion et d'organisation III.1.7. Système d'information/communication et gestion des plaintes/conflits III.1.8. Organisation de la passation des marchés III.2. Ressources financières de la commune III.2.1. Budget communal III.2.2. Mobilisation des ressources propres III.2.3. Capacité de gestion financière et d'exécution du budget III.3. Infrastructures et équipements de la Mairie III.3.1. Inventaire des équipements de la commune III.3.2. Inventaire des infrastructures de la Mairie III.3.3. Gestion des équipements et infrastructures IV.ANALYSE DES FORCES, FAIBLESSES, OPPORTUNITES ET MENACES IV.1. Analyse de l organisation et du fonctionnement de la commune IV.2. Analyse des ressources financières de la commune IV.3. Analyse des infrastructures et équipements de la commune V. PROPOSITIONS D ACTIONS V.1. Propositions d actions au plan organisationnel V.2. Propositions d actions en matière des finances communales V.3. Propositions d actions au niveau infrastructurel et équipement DEUXIEME PARTIE: PDI I. VISION ET MISSION DE LA COMMUNE I..1. Vision de la commune I..2. Missions de la commune II. OBJECTIFS ET ORIENTATIONS STRATEGIQUES II.1. Objectifs II.2. Orientations stratégiques III. PLAN D ACTION OPERATIONNEL III.1. Programmation des actions III.2. Budget de la mise en œuvre des actions IV. STRATEGIE DE LA MISE EN ŒUVRE DU PLAN IV.1. Organisation des acteurs IV.2. Dispositif de suivi-évaluation IV.3. Mesures d accompagnement CONCLUSION ANNEXES CADRE LOGIQUE BUDGET DETAILLE DE LA PREMIERE ANNEE

3 LISTE DES TABLEAUX ET FIGURES Tableau 1 : Services de la maire de commune rurale et leurs attributions Tableau 2 référentiel de la fonction d administrateur des collectivités Tableau 3 : référentiel de la fonction de Secrétaire Tableau 4: référentiel de la fonction d Agent de bureau Tableau 5 : référentiel de la fonction d Agent d état civil Tableau 6: référentiel de la fonction de Documentaliste/Bibliothécaire-Archiviste Tableau 7: Description des structures politiques de la commune Tableau 8: Organisation et fonctionnement de l administration communale Tableau 9: Caractéristiques du personnel Tableau 10: Capacités du personnel de la mairie Tableau 11: Moyens mis à la disposition du personnel Tableau 12: Outil de Gestion et d organisation des structures politiques de la commune de DAPELGO Tableau 13: outils de gestion des structures administrative Tableau 14: Dispositif de passation de marché Tableau 15: Budget détaillé de la commune de Dapelogo sur les 4 dernières années Tableau 16: Mobilisation des ressources propres Tableau 17: Capacité de gestion financière et d'exécution du budget communal de Dapelogo Tableau 18: Situation du matériel informatique et bureautique de la commune de Dapelogo Tableau 19: Inventaire des moyens de transport de la Mairie Tableau 20: Inventaire de mobiliers de bureau Tableau 21: Situation des infrastructures de la commune de Dapelogo Tableau 22 : synthèse diagnostic de l organisation des structures politiques, administratives et techniques Tableau 23: synthèse diagnostic des outils de gestion et d'organisation Tableau 24: synthèse diagnostic du système d information/communication et gestion des plaintes/conflits Tableau 25: synthèse diagnostic sur l organisation de la passation des marchés Tableau 26: synthèse diagnostic du Budget communal Tableau 27: synthèse diagnostic des équipements, matériels, infrastructures et gestion Tableau 28: objectifs généraux et axes stratégiques du PDI Tableau 29: Objectifs spécifiques et indicateurs de résultats Tableau 30 : Résultats attendus et actions proposées Tableau 31 : Programme d action Tableau 32: Programme d action de la première année (2013) Tableau 33 : Budget de la mise en œuvre des actions Tableau 34: Caractéristiques du personnel Tableau 35: Cadre logique du PDI de Dapelogo Tableau 36: Budget détaillé de la première année Figure 1: Organigramme type des communes rurales... 9 Figure 2: Organigramme de la Mairie de DAPELOGO

4 SIGLES ET ABREVIATIONS BEPC : Brevet Etude du Premier Cycle BTS : Brevet de Technicien Supérieur CAP : Certificat d Aptitude Professionnelle CCAM: Commission Communal d Attribution des Marchés CCCo: Cadre de Concertation Communal CDP: Congrès pour la Démocratie et le Progrès CELPAC: Centre d Eveil, de Lecture Publique et d Animation Culturelle CEP : Certificat d Etude Primaire CGCT : Code Général des Collectivités Territoriales CM : Conseil Municipal CSI : Contribution du Secteur Informel CSPS : Centre de Santé et de Promotion Sociale CVD: Conseil Villageois de Développement DAO: Dossier d Appel d Offre DUT: Diplôme Universitaire de Technologie ENAM: Ecole Nationale d Administration et de Magistrature FCT: Filière Collectivités Territoriales FFOM: Forces Faiblesses Opportunités Menaces GIZ : Coopération Technique Allemande LPDRD: Lettre de Politique de Développement Rural Décentralisé MFPTSS : Ministère de la Fonction Publique du Travail et de la Sécurité Sociale MEF: Ministère de l Economie et des Finances PACT: Projet d Appui aux Collectivités Territoriales PDDC : Programme Décentralisation/Développement Communal PCD: Plan Communal de Développement PCD-AEPA: Plan Communal de Développement sectoriel en Approvisionnement en Eau Potable et Assainissement PDI: Plan de Développement Institutionnel PNGT2 : Programme National de Gestion des Terroirs phase 2 PRM: Personne Responsable des Marchés PTF: Partenaires Techniques et Financiers PV : Procès Verbal RAF: Réorganisation Agraire et Foncière RCPB: Réseau des Caisses Populaires du Burkina RH : Ressources Humaines RD: Route Départementale RDB: Rassemblement Démocratique du Burkina RN : Route Nationale RTB: Radio Télévision du Burkina SCADD: Stratégie de Croissance Accélérée et de Développement Durable SG : Secrétaire Général SPM: Spécialiste de la Passation des Marchés TDR: Termes De Références 4

5 INTRODUCTION GENERALE Le Projet d Appui aux Collectivités Territoriales (PACT), projet du Gouvernement du Burkina Faso financé par la Banque Mondiale a pour principal objectif : le renforcement des capacités de l'administration centrale en matière de décentralisation administrative et financière ainsi que les capacités institutionnelles et l'amélioration de la redevabilité des autorités locales vis-à-vis des citoyens de 140 communes dans 6 régions du Burkina Faso. Le projet est mis en œuvre à travers 4 composantes : - Composante 1 : Mise en place des fondements de solides mécanismes administratifs et financiers de relations intergouvernementales ; - Composante 2 : Renforcer les capacités institutionnelles au niveau local pour gérer le développement local ; - Composante 3 : Améliorer les relations de redevabilité entre les décideurs politiques au niveau local et les citoyens ; - Composante 4 : Gestion et Evaluation du Projet Pour une mise en œuvre efficace des activités de la composante 2 du projet dans les 140 communes des 6 régions qui constituent la zone d intervention du projet, le projet se doit de disposer de données/informations, pour chaque commune, sur : l organisation et le fonctionnement de l institution municipale, la mobilisation et la gestion des ressources financières et les infrastructures et équipements. Pour ce faire, chaque commune doit se doter d un Plan de Développement Institutionnel (PDI). Dans le processus d élaboration du PDI, une des principales activités est l élaboration du rapport provisoire du PDI pour servir de document de référence au cours de la mise en œuvre du PDI. Le présent rapport constitue le premier résultat attendu de la mission d assistance à l élaboration du PDI de la mairie de DAPELOGO. Ce rapport présente une synthèse de l analyse de l état des lieux de la commune en matière d organisation et fonctionnement de la commune, de mobilisation et de gestion des ressources financières et d infrastructures et équipements, élabore une programmation des actions sur la période ainsi que leur budget. La méthodologie adoptée pour l assistance à l élaboration du PDI consiste en la mise en œuvre des activités suivantes : - Elaboration de l esquisse/ Rapport préliminaire du PDI pour servir de document de travail lors de l atelier planification, - Planification des actions retenues - Elaboration du rapport provisoire du PDI et - Restitution/validation du document du PDI - Elaboration du rapport final du PDI qui regroupe le document d audit et le document PDI. Le présent rapport du PDI est structuré de la manière suivante : Introduction generale Presentation generale de la commune Le diagnostic Vision de developpement institutionnel de la commune Objectifs et orientations strategiques Plan d action operationnel Strategie de la mise en œuvre du plan Conclusion 5

6 PREMIERE PARTIE: DIAGNOSTIC 6

7 I. PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE La commune rurale de Dapelogo se trouve dans la région du plateau central et plus précisément dans la province d Oubritenga. Elle est située au Nord-Ouest de la province et couvre une superficie d environ 548,326 km2. Dapelogo, chef lieu de la commune, est situé à 29 km de Ziniaré chef lieu de la province et de la région et à 35 km de Ouagadougou, la capitale administrative du Burkina Faso. Il est accessible en toute saison soit par la RN 22 reliant Ouagadougou à Kongoussi, soit par la RD 148 reliant Dapelogo à Ziniaré. Au Sud par les communes de Pabré et loumbila; A l Ouest par les communes de Boussé, Niou et Toéghin; A l Est par la commune de Ourgou-Manega Au Nord par la commune de Bokin La commune rurale de Dapelogo compte 24 villages et auxquels s ajoute «Dapelogo centre». Avec une population estimée à habitants en 1985, la population de Dapelogo en 1996 est passée à habitants avec 54% de femmes (RGPH). Selon le dernier recensement de l INSD en 2006, la population est estimée à habitants dont hommes et femmes soit 53,51%. Cette population, à forte dominance jeune (59% de la population) est composée de groupes ethniques variés dont les Mossis et les Peulhs en majorité. On note principalement 3 grands groupes sociaux à savoir les Nakomsés, les Nioniosés et les Yarcés. Il existe une véritable cohésion sociale entre les différents groupes sociaux de la commune. Cette cohésion sociale est manifestée à travers la facilité de la mobilisation sociale, la population qui est toujours à l écoute de leurs autorités. Le conseil municipal est composé de 51 membres dont 14 femmes; soit 29% pour la junte féminine. Chaque village possède 2 conseillers et 3 conseillers pour Dapelogo centre. Le conseil municipal est animé par deux (02) partis politiques que sont le CDP avec 39 conseillers et le RDF avec 12 conseillers. Les conseillers assurent la médiation entre l administration et les villages. Au titre des documents de politiques/strategies de developpement la commune de DAPELOGO dispose d un PCD et d un PCD-AEPA. Dans le cadre de son developpement communal, le PCD de DAPELOGO à mis un accent particulier non seulement sur des mesures d ordre institutionnel mais aussi et surtout sur des mésures relatives aux ressources humaines. S agissant du renforcement institutionnel,la commune projetait recruter des correspondants du plan par secteur géographique et recruter un chargé des relations avec les partenaires au développement y compris la coopération décentralisée. Consciente aussi que le developpement communal ne saurait se réaliser efficacement sans des hommes compétents et outillés,la commune a décidé de proceder à la mise en œuvre d un programme de formation continue des différents acteurs communaux. 7

8 II. REFERENTIEL LEGISLATIF ET REGLEMENTAIRE DE LA COMMUNE II.1. Les textes de loi et réglementaires Les textes regissant l organisation,le fonctionnement et l administration des collectivités territoriales ne doivent pas derroger aux stipulations d ordres superieures y afférentes;en effet pour asseoir leurs fondements juridiques et etre applicables ils doivent etre conformes aux dispositions législatives et règlementaires en vigueur.après cette brève mise au point,nous allons présenter les principaux textes qui soutendent l organisation,le fonctionnement et l administration des collectivités territoriales desquels doivent necessairement decoulés les dispositions d ordres inférieures. Ainsi,nous avons: La Constitution du 02 Juin 1991 en son titre XI, articles 143,144 et 145 qui traitent de l organisation, la création, la suppression et le découpage des collectivités territoriales; La loi N /AN du 21 Décembre 2004 portant Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) en son Titre I, Chapitre I,article 07 et ses textes d applications qui fixe les principes généraux de l organisation du territoire ; Les textes portant Réorganisation Agraire et Foncière (RAF) de 1984; la Lettre de Politique de Développement Rural Décentralisé (LPDRD); la Stratégie de Croissance Accélérée et de Développement Durable (SCADD). La loi N /AN du 05 Décembre 2006 portant régime juridique applicable aux emplois et aux agents des collectivités territoriales. La présente loi définit la typologie des emplois et des agents des collectivités territoriales, les conditions d accès aux emplois et l organisation des carrières des agents. Pour ce qui est de la typologie, la loi détermine 2 types d emplois : les emplois permanents et les emplois non permanents (article 2). Concernant, les agents des collectivités territoriales, la loi détermine 2 catégories d agents : des fonctionnaires et des agents contractuels (article 6). L accès aux emplois des collectivités territoriales se fait par voie de concours. Le concours étant le mode de recrutement admis des agents des collectivités territoriales (Article 12). Et l organisation des carrières des agents est déterminée par les articles 78 à 109. le décret N /PRES/PM/MFB/MATD du 15 mai 2006 portant régime financier et comptable des collectivités territoriales ; le décret N /PRES/MATD/MTCTC/MJE/MSL/MEF/MFPRE du 03 mars 2009 portant transfert des compétences et des ressources de l Etat aux communes dans les domaines de la culture, de la jeunesse, des sports et des loisirs ; le décret N /PRES/MATD/MEBA/MASSN/MEF/MFPRE du 03 mars 2009 portant transfert des compétences et des ressources de l Etat aux communes dans les domaines du préscolaire, de l enseignement primaire et de l alphabétisation ; le décret N /PRES/MATD/MAHRH/MEF/MFPRE du 03 mars 2009 portant transfert des compétences et des ressources de l Etat aux communes dans les domaines de l approvisionnement en eau potable et de l assainissement ; le décret N /PRES/MATD/MS/MEF/MFPRE du 03 mars 2009 portant transfert des compétences et des ressources de l Etat aux communes dans les domaines de la santé ; le décret N /PRES/MFPRE/MATD/MEF du 03 mars 2009 portant modalités de mise à disposition des agents de la fonction publiques auprès des collectivités territoriales ; Le décret N PRES/PM/MATD/MEF du 8 septembre 2009 portant modalités de création, attributions, organisation et fonctionnement des comités de jumelage au Burkina Faso. 8

9 II.2. Organigramme type des communes rurales L arrêté conjoint N /MATDS/MEF du portant organisation-type de mairie de commune rurale décrit l organisation et les attributions des services essentiels de la mairie de la commune rurale. Les services essentiels de la mairie de la commune rurale sont les suivants : - Le secrétariat général, - Le secrétariat de la mairie, - Le service de la comptabilité, - Le service de régie des recettes, - Le service de l état civil et des statistiques, - Le service des matières transférées, - Le service des affaires domaniales et foncières, - Le service technique municipal. Figure 1: Organigramme type des communes rurales Conseil municipal Cabinet du Maire Secrétariat général Secrétariat de la Mairie Etat civil et statistiques Comptabilité Régie des recettes Affaires domaniales et foncières Matières transférées Technique municipal 9

10 Le tableau suivant décrit les services et leurs attributions. Tableau 1 : Services de la maire de commune rurale et leurs attributions Services Attributions - Coordination administrative et technique des services de la mairie - Gestion du personnel et du matériel de la commune Secrétariat Général - Coordination des activités en matière de coopération décentralisée - Coordination des relations techniques de la mairie avec les services de l Etat - Réception et enregistrement du courrier - Organisation des audiences du maire et du secrétaire général Secrétariat de la mairie - Exécution des taches qui lui sont confiées par la maire et le secrétaire général - Classement et conservation des archives - Saisie des documents remis par le maire et le secrétaire général - Elaboration et suivi de l exécution du budget -Tenue de la comptabilité de l ordonnateur et la gestion du patrimoine -Traitement des salaires des agents Service de la comptabilité -Tenue de la comptabilité matière -Traitement des engagements, liquidations, mandatements et ordonnancements des dépenses -Tenue des journaux de dépenses, de recettes, des engagements et du grand livre Service de la régie des recettes Recouvrement des droits et taxes définis dans l arrêté créant la régie - Traitement des faits d état civil - Conservation des registres cotés et paraphés et des documents d état civil Service de l état civil et des - Collecte trimestrielle des données statistiques d état civil statistiques - Transmission annuelle des doubles des registres de naissances au procureur du Faso territorialement compétent - Suivi de l exercice des compétences transférées par l Etat à la commune rurale Service des matières - Evaluation annuelle de la mise en œuvre du transfert des compétences et des ressources de l Etat à la transférées commune rurale - Elaboration des plans d occupation des sols Service des affaires domaniales - Aménagement urbain et foncières - Conservation du domaine foncier de la commune - Tenue des livres des baux fonciers - Mise en œuvre de la politique nationale en matière d hygiène et d assainissement - Construction et entretien de la voirie municipale - Protection de l environnement Service technique municipal - Promotion de l aménagement paysager - Conservation et gestion durable des ressources naturelles de la commune -Suppression des atteintes au cadre de vie -Suivi de la règlementation en matière de pompes funèbres et des cimetières Source : Arrêté conjoint N /MATDS/MEF. Cette organisation-type constitue une base pour une analyse et une proposition d organisation et de fonctionnement des services de la mairie. II.3. Référentiel des métiers des services administratifs et assimilés des collectivités territoriales Le référentiel des métiers/emplois des collectivités territoriales décrit ici est une présentation synthétique des profils types d emploi correspondant au socle minimum des ressources humaines dont doivent disposer les collectivités territoriales (CT) du Burkina. La fonction d Administrateur des Collectivités Territoriales encore appelée Secrétaire Général se présente comme suit : 10

11 Tableau 2 référentiel de la fonction d administrateur des collectivités INTITULE DU METIER TYPE ADMINISTRATEUR DES COLLECTIVITES TERRITORIALES AUTRE APPELATION SECRETAIRE GENERAL CLASSEMENT CATEGORIEL OU EQUIVALENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE A, B, C QUALIFICATION OU FORMATION SOUHAITEE Administrateur Civil, Secrétaire administratif; Administrateur des collectivités; Formation universitaire dans les filières de l administration, l aménagement du territoire, la gestion des RH et le développement local. DIPLOME REQUIS Brevet ou Diplôme FCT équivalent, option Administration Générale. Source : Référentiel métiers/emplois des collectivités territoriales au Burkina Faso, MATDS, PDDC, MFPTSS, ENAM, GIZ La fonction de Secrétaire, dénommée Secrétaire sténodactylo/secrétaire dactylographe requiert les exigences suivantes Tableau 3 : référentiel de la fonction de Secrétaire INTITULE DU METIER TYPE ADMINISTRATEUR DES COLLECTIVITES TERRITORIALES AUTRE APPELATION Secrétaire sténodactylo/secrétaire dactylographer CLASSEMENT CATEGORIEL OU EQUIVALENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE C (Secrétaire sténodactylographe) D (dactylographe) QUALIFICATION OU FORMATION SOUHAITEE Formation en secrétariat (niveau CAP ou plus) Formation de Niveau 3 ème Cycle C FCT et équivalent DIPLOME REQUIS Certificat FCT ou équivalent, option Administration Générale; Source : Référentiel métiers/emplois des collectivités territoriales au Burkina Faso, MATDS, PDDC, MFPTSS, ENAM, GIZ La fonction d Agent de bureau, dénommée employé bureau, commis, cadre, secrétaire municipal se présente comme suit : Tableau 4: référentiel de la fonction d Agent de bureau INTITULE DU METIER TYPE ADMINISTRATEUR DES COLLECTIVITES TERRITORIALES AUTRE APPELATION Employé de bureau; Commis; Cadre, Secrétaire municipal. CLASSEMENT CATEGORIEL OU EQUIVALENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE A,B,C QUALIFICATION OU FORMATION SOUHAITEE Toute formation. DIPLOME REQUIS Brevet et Certificat FCT ou équivalent, option Administration Générale; Source : Référentiel métiers/emplois des collectivités territoriales au Burkina Faso, MATDS, PDDC, MFPTSS, ENAM, GIZ La fonction d Agent d état civil se présente comme suit : 11

12 Tableau 5 : référentiel de la fonction d Agent d état civil INTITULE DU METIER TYPE Agent d état civil CLASSEMENT CATEGORIEL OU EQUIVALENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE B,C QUALIFICATION OU FORMATION SOUHAITEE Formation de niveau 3è; Cycle A, B, C de la FCT et équivalent. DIPLOME REQUIS Brevet et Certificat FCT ou équivalent, option Administration Générale; Source : Référentiel métiers/emplois des collectivités territoriales au Burkina Faso, MATDS, PDDC, MFPTSS, ENAM, GIZ La fonction de Documentaliste/Bibliothécaire-Archiviste encore connu sous le nom d agent de bibliothèque se présente comme suit : Tableau 6: référentiel de la fonction de Documentaliste/Bibliothécaire-Archiviste INTITULE DU METIER TYPE Documentaliste/Bibliothecaire-Archiviste. AUTRE APPELATION Agent de bibliothèque. CLASSEMENT CATEGORIEL OU EQUIVALENT DANS LA FONCTION PUBLIQUE QUALIFICATION OU FORMATION SOUHAITEE A,B,C DIPLOME REQUIS Brevet et Certificat FCT ou équivalent,option Administration Générale; Source : Référentiel métiers/emplois des collectivités territoriales au Burkina Faso, MATDS, PDDC, MFPTSS, ENAM, GIZ 12

13 III. ETAT DES LIEUX III.1. Organisation et fonctionnement de la commune Dans la commune rurale de Dapelogo, on note l existence de 2 entités qui structurent l organisation et le fonctionnement de la commune. Il s agit de la structure politique et de la structure administrative (Administration communale). III.1.1. Organisation et fonctionnement du Conseil Municipal Les structures politiques de la commune de Dapelogo s articulent principalement autour du conseil municipal, du Bureau exécutif du conseil municipal et des commissions permanentes (Commission Affaires Générales, Commission Finance et Affaires Economiques, Commission Environnement et Développement Local) Le tableau suivant renseigne sur la description de ces structures politiques ainsi que leurs attributions. Tableau 7: Description des structures politiques de la commune Structures Composition Attributions/missions Conseil municipal Bureau exécutif du conseil municipal Commission Affaires Générales sociales et culturelles Commission Affaires Economiques et Financières Commission Environnement et Développement Local L ensemble des conseillers de la commune Mairie 16 Conseillers 16 Conseillers 18 Conseillers Source : Enquête terrain, Mairie de Dapelogo, Septembre Définition des grandes orientations en matière de développement de la commune - Contrôle de l action du Maire - Adoption des plans communaux - Prises de délibérations sur les affaires de la commune - Avis sur les questions soumises par l Etat -Il est chargé de l exécution des décisions du Conseil Municipal ; -Ordonnateur du budget communal ; -Il est chargé de la police municipale ; -Il assure la police des routes ; -Officier d état- civil ; -Officier de police judiciare. Etude, examen et suivi de la mise en œuvre des dossiers relatifs à : -La publication des décisions ; -la politique de la commune en matière de découpage administratif, d armoiries ; -la prise en charge du patrimoine historique ; -la politique de l information et de la participation des citoyens à la vie de la commune ; -la promotion des droits de l homme, du sport, des arts et de la culture, de la santé et de l éducation ; -tout autre dossier à elle confié par le Maire Etude, examen et suivi de la mise en œuvre des dossiers relatifs à : -La politique et plan de développement économique de la commune ; -questions du budget, des finances, de la fiscalité, des transports, des infrastructures et des unités socio-économiques ; -tout autre dossier à elle confié par le Maire Etude, examen et suivi de la mise en œuvre des dossiers relatifs à : -L élaboration des plans communaux d actions pour l environnement et l agenda 21 local 1 ; -la protection et à la gestion des ressources en eaux souterraines, en eaux de surface et des ressources halieutiques ; -l assainissement et à la lutte contre l insalubrité, les pollutions et les nuisances diverses ; -la création, la réhabilitation et la gestion des espaces verts et des parcs communaux ; -la lutte contre la divagation des animaux et la règlementation de l élevage ; - tout autre dossier à elle confié par le Maire 1 Il s agit pour la commune de prendre des mesures de sauvegarde de la nature à l image du célèbre «agenda 21» élaboré par les Nations Unies pour lutter contre les multiples phénomènes qui dégradent la nature et qui constitue un programme d actions universel pour le XXIe siècle. 13

14 III.1.2. Organisation et fonctionnement de l administration communale La Mairie de Dapelogo n a pas à ce jour un arrêté mettant en place un organigramme. Ce dernier est en cours d élaboration conformément à l organigramme type des communes rurales. Cependant, au regard de l organisation présente, on constate l existence de deux grandes structures qui assurent l organisation et le fonctionnement de la commune; ce sont notamment les structures politiques présentées ci-dessus et celles administratives. En effet le bureau exécutif du conseil municipal est assisté d un Secrétaire Général qui est administrateur civil et joue le rôle de coordonnateur des services de la mairie qui sont au nombre de six ainsi que le rôle de conseiller du maire. Les tableaux ci-dessous nous donnent les descriptions des structures administratives. Tableau 8: Organisation et fonctionnement de l administration communale Services municipaux Secrétaire de la Mairie Secrétariat général Comptabilité Matières transférées Education Etat civil et statistiques Profils/Poste Agent bureau/ Secrétaire Administrateur civil/ Secrétaire Général Agent De bureau de Gestionnaire des affaires sociales et éducatives/prm Conseillère pédagogique 02 Agent civil d état Attributions/Qualification -Organisation des audiences du SG et du Maire; -Introduction du courrier auprès du Maire; -saisi des notes et des textes préparés par le SG et le maire; -réception de courriers - Coordination administrative et technique des services de la mairie - Gestion du personnel et du matériel de la commune - Coordination des activités en matière de coopération décentralisée - Coordination des relations techniques de la mairie avec les services de l Etat -confection de l avant projet du budget -tenue du journal de caisse -Suivi de l exécution du budget au titre des dépenses -apporter un appui aux structures municipales d enseignement préscolaire, primaire et secondaire; -assurer le suivi du fonctionnement des établissements préscolaires, primaires et secondaires apporter un appui aux structures municipales d enseignement préscolaire, primaire et secondaire - Conservation et gestion des registres et imprimés d état civil; - délivrance d extraits et/ou copies d actes; - légalisation des actes divers; - saisie tout document imputable au service de l état civil; -Conservation et gestion des registres et imprimés d état civil Source : Enquête terrain, Mairie de Dapelogo, Septembre Formations continues Néant Passation des marchés elaboration budget et compte administratifs -passation des marchés Néant Néant Néant Missions exécutées Enregistrement des courriers Etablir les actes administratifs -Suivi carrière des agents; -Gestion autorisations d absence, demande de congé; traitement certificats de cessation et de prise de service passation des marchés confection de l avant projet du budget -tenue du journal de caisse -Suivi de l exécution du budget au titre des dépenses; -Elaboration des avants projets et compte administratif; -élaboration des DAO, DDP; -membre CCAM; -président CCR; -rédaction des CCAM et CCR, Exécution du budget, -élaboration des titres et bordéreaux de reception; -tenue des registres appui les structures municipales d enseignement préscolaire, primaire et secondaire; -assurer le suivi du fonctionnement des établissements préscolaires, primaires et secondaires appui les structures municipales d enseignement préscolaire, primaire et secondaire - Conservation et gestion des registres et imprimés d état civil; - délivrance d extraits et/ou copies d actes ; - légalisation des actes divers; - saisie tout document imputable au service de l état civil; -Conservation et gestion des registres et imprimés d état civil 14

15 En comparant l organigramme type à celui existant,il ressort l absence de trois service que sont la régie des recettes, le service des affaires domaniales et foncières et le service technique municipal. La figure ci-dessous donne une vue de l organigramme existant à la mairie de Dapelogo. Conseil municipal Cabinet du Maire Secrétariat général Secrétariat/régie Comptabilité Etat civil et statistiques Matières transférées /PRM Conseillère pédagogique Figure 2: Organigramme de la Mairie de DAPELOGO : 15

16 III.1.3. Caractéristiques du personnel La mairie de Dapelogo dispose d un personnel peu qualifié et en nombre suffisant. En effet seul les agents de l Etat mis à la disposition de la Mairie (SG, conseillère pédagogique et la gestionnaire de l éducation) ont des diplômes en lien avec leurs postes et sont des catégories A et B. Pour les cinq agents communaux, ils ne sont pas qualifiés pour les postes occupés. Les quatre agents communaux sont de la catégorie C et le cinquième est en 5e. Tableau 9: Caractéristiques du personnel N Nom et prénom Service d appartenan ce Poste ou fonction actuelle Diplôme Catégor ie d agent Type Agent 1 KOULA CHARLES Comptabilité comptable BEPC C Agent communal 11 2 COMPAORE/OUEDRAOG O Elise Secrétariat Secrétaire/Régiss eur 3 OUEDRAOGO Lassané Etat civil Agent d'état civil BEPC BEPC C C Agent communal Agent communal Nombre d années poste 4 2 au 4 NIKIEMA N Robert Mairie Manœuvre - 5 e Agent communal 2 5 OUEDRAOGO Abel Etat civil Agent d'état civil BEPC C Agent communal 1 6 OUEDRAOGO.K.Téophile Secrétariat général SG Diplôme l ENAM de A1 Agent de l Etat mis à disposition 1 7 OUEDRAOGO/MINOUNG OU Germaine Education Conseillère Pédagogique BAC A4 A2 Agent de l Etat mis à disposition 1 8 ILBOUDO /ZOUNGRANA Fatimata Education Gestionnaire/PR M Brevet l ENAM de B1 Agent de l Etat mis à disposition 3 Source : Enquête terrain, Mairie de Dapelogo, Septembre Le SG, la gestionnaire des matières transférées et la conseillère pédagogique ont des diplômes en lien avec leurs postes. Ils sont donc qualifiés pour tenir ces postes. Quant au comptable, à la secrétaire et au deux agents de l état civil, ils n ont pas de diplômes en lien avec leur poste respectif. Il faut par conséquent renforcer leurs capacités. III.1.4. Capacités du personnel de la mairie La mairie de Dapelogo dispose d un personnel peu qualifié et en nombre insuffisant. Le personnel a reçu aussi peu de formations continues en lien avec leurs postes ou fonctions actuelles. La majorité des agents ont appris à exercer leurs fonctions par expérience. Tableau 10: Capacités du personnel de la mairie N Poste ou fonction actuelle 01 Secrétaire général 02 Secrétaire de la Mairie 03 Agent d état civil Comptable Gestionnaire d éducation 6 Chargée de l éducation Profil/Qualifi cation Secrétaire administratif Agent bureau Agents bureau de de Comptabilité/ BEPC Gestionnaire/ PRM Conseillère Pédagogique Formation continue Passation de marché Néant Néant -élaboration budget et compte administratifs -passation des marchés Néant Néant Source : Enquête terrain, Mairie de Dapelogo, Septembre Principales taches/missions exécutées par l agent -Suivi carrière des agents -Gestion autorisations d absence, demande de congé -traitement certificats de cessation et de prise de service passation des marchés Activités de Régisseur et tenue du sécretariat - délivrance d extraits et/ou copies d actes - légalisation des actes divers - saisie document imputable au service de l état civil Conservation et gestion des registres et imprimés d état civil Elaboration budget, enregistrement opération, recouvrement et Gestion financière Elaboration plans des marchés publics -Finalisation des DAO -Transmission des avis d appel à la concurrence -Suivi des établissements scolaires; appui les structures municipales d enseignement préscolaire, primaire et secondaire 16

17 III.1.5. Moyens mis à la disposition du personnel pour la réalisation de leurs missions Le personnel de la mairie dispose d un minimum de moyens (matériel roulant, mobilier de bureau et matériel) pour la réalisation de leurs missions. L essentiel du matériel mis à la disposition du personnel est inventorié dans le tableau ci-dessous. Tableau 11: Moyens mis à la disposition du personnel N Personnel 1 Comptable Matériel roulant Moto(Sanily) Mobilier bureau de Table, fauteuil, chaises, armoire Equipement de bureau Ordinateur, Imprimante, machine à relier, téléphone et calculatrice Outils fiches de dépenses engagées, documents comptables, registres d'inventaire, de carburants, livre journal de recette, dépenses 2 Secretaire/Regiss eur Moto(Crypto n) Table, fauteuil, chaises, armoire Ordinateur, Imprimante, téléphone et calculatrice registre courrier arrivé, départ confidentiel, divers, journaliers 3 Etat civil Néant Table, chaise Ordinateur, imprimante, machine à écrire registres d'acte de naissance, decès, de naissance, livret, et acte de famille 4 SG 5 Gestinonnaire Néant 6 Chargée l éducation de Moto(Crypto n) Table, fauteuil, chaises, armoire table, fauteuil, chaises Néant Table, chaise Ordinateur ordinateur, imprimante, téléphone, Photocopieuse Ordinateur, Imprimante, téléphone et calculatrice CGCT, PCD, PCD-APEA Source : Enquête terrain, Mairie de Dapelogo, Septembre Le personnel de la mairie souffre de l insuffisance du matériel roulant et dans une moindre mesure, du mobilier de bureau et de l équipement. En fait, le personnel dispose de trois motos de service et chaque bureau dispose d ordinateur bureau et/ou d imprimante. Seule la chargée de l éducation n a pas d imprimant ni de téléphone. Aussi, il existe une photocopieuse dans le bureau du SG. En termes de besoins, la Mairie doit acquérir d autres types de matériel roulant pour les agents mobiles qui n en disposent pas et aussi pour les agents à recruter. Le matériel informatique ainsi que le mobilier de bureau doivent être renforcés pour tenir compte du personnel à recruter. III.1.6. Outils de gestion et d'organisation Pour l organisation et la gestion des activités de la commune, divers procédés interviennent pour leur réalisation afin d assurer un suivi et une gestion optimale. Les tableaux ci après renseignent sur la liste des outils de gestion et d organisation mobilisés par les structures politiques et administratives. Néant Néant 17

18 Tableau 12: Outil de Gestion et d organisation des structures politiques de la commune de DAPELGO Structures Conseil municipal Bureau exécutif du conseil municipal Commission Affaires Générales/ Finance et Affaires Economiques/ Environnement et Développement Local Source : Enquête terrain, Mairie de Dapelogo, Septembre Outils et/ou Méthodes/Procédures de travail -le CGCT et décrets d application -l Organigramme -les budgets -les rapports annuels d activités -Les PCD et PCD-AEPA -les arrêtés -les fiches de traitement du courrier -livre journal des dépenses -Convocation des sessions par le Maire -Examen et adoption du PV de session antérieure -Prises de décisions/délibérations. -Proposition et examen de l ordre du jour des sessions -Concertation/échange sur les affaires ou questions d urgentes -Rédaction de compte rendu -Examen de dossier soumis à la commission par le maire - proposition de projet de délibération sur des sujets relatifs aux domaines de la chaque commission Tableau 13: outils de gestion des structures administrative Structures Agent en œuvre Méthodes/Procédures de travail Secrétariat général Secrétaire général - Préparation des convocations des conseillers ; -Appui à la rédaction des PV de session ; - Veiller à ce que l enregistrement des délibérations dans le registre des délibérations soit fait. Etat civil Agent d état civil - Fiches -enregistrement des actes dans les différents registres Chargée de l éducation Conseillière pédagogique -Participation aux activités scolaires (OSEP,GAP) Comptabilité Comptable -Information du Maire sur l état des comptes Via des rapports Source : Enquête terrain, Mairie de Dapelogo, Septembre Suivi dépenses et des recettes avec des fiches. Les méthodes et procédures utilisées pour l exécution des différentes activités au niveau de tous les services sont conforment aux exigences du formalisme institué à cet effet. En effet le cadre formel mis en place est de nature à laisser les traces des différentes activités et interactions effectuées par les agents au sein de l institution de manière à pouvoir situer les responsabilités des acteurs tout en délimitant le domaine d intervention de chacun. Les méhtodes et procédures de travail peuvent être améliorées avec l acquisition d outils modernes tels que les logiciels, d internet, de site web, l informatisation des services de l état civil III.1.7. Système d'information/communication et gestion des plaintes/conflits Système d information et de communication au sein de la Mairie La Mairie ne dispose pas de plan de communication. Il existe une cellule de communication mais elle n est pas fonctionnelle. A la Mairie de Dapelogo, pour la diffusion de l information dans les différents services municipaux, les moyens utilisés sont : les rencontres et les notes de services. 18

19 Les rencontres de chefs de service sont dirigés par le SG, responsable des services municipaux. Ces rencontres permettent aux différents chefs de services d avoir des informations sur les activités des différents services, les dossiers à traiter, les missions à réaliser,etc. Outre les rencontres, les chefs de services reçoivent des informations sur les décisions prises par les autorités communales (Maire et SG), les instructions et les nouvelles dispositions administratives par les notes de service. Pour l information des agents au sein des différents, ce sont les chefs de services qui s en chargent. Pour l exécution des différentes taches des agents, la communication entre agents se fait au moyen du téléphone pour les bureaux qui en disposent : secrétariat, bureau du chef comptable, bureau de l état civil. Système d information/communication avec la population L information de la population sur les activités de la mairie se fait par le biais de divers moyens que sont : l affichage des décisions du conseil municipal à la mairie et dans les lieux publics ; le crieur public pour l annonce de l organisation d évènements dans la commune, l invitation de la population à participer à des activités de la mairie. La gestion des plaintes et conflits Il n y a pas un système mis en place pour la gestion des conflits et des plaintes. Selon la nature de la plainte ou du conflit, la réception se fait au niveau du secrétariat ou directement auprès du maire qui mobilise les ressources (humaines matériels et financières) pour sa résolution. III.1.8. Organisation de la passation des marchés La passation des marchés est organisée et réalisée conformément à la règlementation en vigueur. En effet pour ce faire, l agent en charge de la passation des marchés (SG) en collaboration avec le comptable est tenu du respect strict du processus de passation des marchés élaboré par le MEF. Tableau 14: Dispositif de passation de marché Dispositif de passation des marchés Outils utilisés Personnel/Profil Qualifications Capacité personnel utilisé Adoption du budget par le CM ; Elaboration d un projet de plan de passation des marchés ; examen et validation du plan par le SPM régional, exécution du plan Composition de la commission communale d attribution des marchés : SG président + membres = comptable, représentant du CM -Participation du contrôle financier, du SPM en tant que structure déconcentrée d appui et un représentant du service bénéficiaire. Source : Enquête terrain, Mairie de Dapelogo, Septembre Dossier d appel d offre type du MEF -Ordinateur SG Diplôme de L ENAM Formation en passation des marchés Comptable BEPC Formation en passation des marchés PRM Brevet de l ENAM Formation en passation des marchés Le tableau ci-dessus décrit le dispositif mis en place pour la passation des marchés. Le personnel commis à cette tâche a les compétences et les formations continues nécessaire (cf. Tableau cidessus). Les difficultés rencontrées sont entre autres, la non maîtrise des différentes procédures, le temps mis pour passer les marchés et les retards dans le démarrage des travaux. III.2. Ressources financières de la commune III.2.1. Budget communal Les principales sources de financement du budget communal de Dapelogo sont essentiellement les recettes propres, les subventions de l Etat et des partenaires au développement (PNGT2, FPDCT). Le tableau suivant renseigne sur le niveau de financement de chaque acteur durant les 4 dernières années. 19

20 Années Tableau 15: Budget détaillé de la commune de Dapelogo sur les 4 dernières années Montant ressource Propre (recette) % ressouc es propre s Montant contribution de l Etat % contrib ution de l Etat Montant contribution des partenaires % contrib ution des partena ires Montant total Budget prévisionnel Budget exécuté Recettes Dépenses Recettes % Dépenses % Ecart , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , Source : Enquête terrain, Mairie de Dapelogo, Septembre 2012.

21 Les données du tableau montrent que de la première année considérée à la seconde, le montant des ressources passe de FCFA en 2008 à FCFA en 2009 soit une hausse de 398,940%. De la seconde à la troisième de FCFA en 2009 à FCFA en 2010 soit une baisse de 70,26 %. Enfin de la troisième à la dernière année considérée on observe à nouveau une augmentation du montant des ressources propres passant de FCFA en 2010 à FCFA soit une hausse de 136,89%. La part des ressources propres dans le budget communal varie entre 16,01% et 63,20% (cf. tableau ci dessus) au cours des quatre années considérées. Somme toute, on peut dire que les chiffres ci-dessus illustrés sont le résultat d un effort conjugué des différents acteurs communaux au niveau de la mobilisation des ressources propres et aussi au niveau du civisme de la population si on se refère aux différents taux de recouvrements fournis (variant de 98% à 161%). Pour ce qui est de la contribution de l Etat on constate une fluctuation en dent de scie du montant alloué au fonctionnement communal passant de FCFA en 2008 à FCFA en 2009 soit une hausse de 8,94 %,de FCFA en 2009 à FCFA en 2010 soit une hausse significative de 443,20% et de FCFA en 2010 à FCFA en 2011 soit une augmentation de 17,10% ; ce qui nous amène malgré ses fluctuations à dire que les charges fixes consacrées traditionnellement aux dépenses en fonctionnement de la commune ne font que croitre d années en années. Sa part dans le budget communal est significative; elle varie entre 13,53% et 62,66% (cf. Tableau ci-dessus) au cours des quatre dernières années. On convient en toute objectivité que l Etat contribue de manière significative dans la mobilisation du budget communal et que son apport est d une nécessité indispensable au fonctionnement de la commune. Il faut souligner que la commune reçoit un financement venant de partenaires techniques et financiers (PNGT2) non négligeable et qui contribue considérablement au développement de la commune. En effet il est passé de FCFA en 2008 à FCFA en 2009, soit une hausse de 334,98%, de FCFA en 2009 à FCFA en 2010 soit une hausse moins significative que la précédente de 7,52% et de en 2010 à en 2011,soit une baisse de 26,94%. Sa part dans le budget communal oscille entre 12,26% et 23,25% (cf. Tableau cidessus). Il faut rappeler que montant total du budget prend en compte non seulement les recettes de fonctionnement et les recettes d investissement mais tient également compte des mouvements d ordre existants entre ces deux sections notamment les prélèvements sur les recettes de fonctionnement au profit de la section d investissement. Enfin, la situation du budget au cours des 4 dernières années, laisse voir une augmentation rapide des ressources propres et des différentes contributions. En comparant les budgets prévisionnels et les budgets exécutés au cours de la même période, on note des écarts importants qui varient d une année à une autre, écarts justifiés par la non maitrise des différentes procédures mais aussi et surtout par la lourdeur administrative. 21

22 III.2.2. Mobilisation des ressources propres En matière de mobilisation de ressources propres, le tableau suivant renseigne sur le mode d identification, les systèmes de recouvrement et les outils utilisés. Tableau 16: Mobilisation des ressources propres N MATIERES IMPOSABLES MODE D IMPOSITION DES SYSTEME DE TAUX DE RECOUVREMENT(%) CONTRIBUABLES RECOUVREMENT 1 Taxe sur charrettes Recensement des Programme de sortie dans les 161 propriétaires villages 2 Taxe d abattage Recensement des bouchers Collecteur mis en place 99 3 Droit de place au marché Sur place Collecteur mis en place 98 4 Redevance pour occupation du domaine public 5 Taxe sur l enlèvement des agrégats 6 Taxe de résidence Autorisation d occupation Sortie 117 Control de routine Collecteur mis en place 97 Impôts demande sur place Droit de fourrière Régisseur Mise en fourrière 28 8 Location mobiliers Sur place Mise en location Location de propriété communal Sur place Mise en location Autres taxes de dégradation Sur place sorties 48 du domaine 11 Taxe de mutation Sur place Produits des amendes de police Contrôle de police Police Contribution des patentes Impôts sorties CSI Impôts Sorties Taxes sur les spectacles Régisseur demande sur place Taxes sur la publicité Régisseur demande sur place Taxes de jouissance Impôts demandeur 84 Source : Enquête terrain, Mairie de Dapelogo, Septembre La capacité d autofinancement de la commune mesure essentiellement la situation des recettes fiscales prélevées par la commune pour alimenter son budget. Une lecture des éléments du budget en ce qui concerne la mobilisation des ressources propres, laisse percevoir que ces ressources sont formées par la contribution du secteur informel (CSI), redevance pour occupation du domaine public, les droits de marché les taxes sur les charrettes etc. Les taux de recouvrement sont assez appréciables (98 à 161%). III.2.3. Capacité de gestion financière et d'exécution du budget Les principaux acteurs impliqués dans la gestion et l execution du budget communal de Dapelogo sont essentiellement le maire, le comptable et les collecteurs. Le tableau suivant décrit la capacité de gestion de chaque acteur. Tableau 17: Capacité de gestion financière et d'exécution du budget communal de Dapelogo Poste/function Diplômes Niveau Actuel Mission/Tâches exécutées Outils utilises Maire Maitrîse (économie et planification) Maitrîse (économie planification) et ordonne l'exécution du budget; convocation des sessions du conseil municipal code général des collectivités teritoriales et textes connexes Comptable BEPC BEPC Collecteur Néant Néant Montages des mandats; élaboration du budget et compte administratifs; Tenue des registres comptables collecte des taxes (droit de place au marché, abattages, agregats) ordinateurs; registres comptables; calculatrices carnet de valeurs inactives Source : Enquête terrain, Mairie de Dapelogo, Septembre

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