Réunion Dématérialisation du 20 février 2012 Actes budgétaires. Réunion AMI Dématérialisation 20 février 2012

Transcription

1 Réunion Dématérialisation du 20 février 2012 Actes budgétaires

2 Présentation du dispositif «Actes Budgétaires» 1) Présentation générale 2) Situation en Isère

3 1) Présentation Générale Contexte : développement de la dématérialisation de l envoi des actes des collectivités en préfecture «Actes réglementaire» depuis 2006 Réflexions menées pour la dématérialisation des documents budgétaires Nouvelle étape de la dématérialisation : lancement du dispositif «Actes budgétaires» Expérimentation menée en 2011 dans cinq départements pilotes (Savoie et Rhône pour la région)

4 Bilan de l expérimentation collectivités volontaires répartis sur 5 préfectures 80 % d avis favorable sur l expérimentation suite à l enquête de satisfaction menée auprès des collectivités et préfectures 87,5 % des collectivités ont transmis au moins un document budgétaire Facilité d utilisation des outils mis en place pour les collectivités (outil Totem) Généralisation du dispositif au niveau national au 1er janvier 2012

5 Les avantages du dispositif pour les CL Gain de temps, économie de papier et de coût d affranchissement Gain d espace de stockage et d archivage Simplification et modernisation des procédures Aboutissement de la démarche de dématérialisation des actes des CL

6 Présentation du dispositif AB Sont concernées : les BP, DM et BS de toutes les CL et leurs établissements publics 1) ODM (ministère) : mise à jour dématérialisée des maquettes budgétaires 2) Logiciel Totem dédié pour les CL 3) Application métier actes budgétaires pour les préfectures

7 Présentation de l outil TOTEM Outil mis gratuitement à disposition des collectivités pour permettre la dématérialisation des documents budgétaires Accès à Totem : adresse : Pré-requis pour TOTEM

8 Pré-requis pour 1) Utiliser un progiciel financier compatible au format XML (utilisé pour la dématérialisation des budgets) se rapprocher de votre éditeur informatique afin de vérifier la compatibilité avec ce format 2) disposer d un accès internet

9 La CL n adhérait pas au dispositif Pré-requis pour Totem 3) Être relié à «Actes» OU la CL est déjà conventionnée pour Actes réglementaire une nouvelle convention la CL est déjà globale doit être signée (actes réglementaire et budgétaire) signature requise d un avenant pour AB après délibération de l organe délibérant La page de signature du budget doit être envoyée en dématérialisé par actes réglementaire 4)Tiers de télétransmission homologué pour l envoi dématérialisé des budgets

10 Les étapes de la dématérialisation Via Totem

11 Les étapes de la dématérialisation Via Totem Installation et prise en main 1 1) Téléchargement et installation de l application Totem sur le site Mise à disposition des notices d utilisation Retour positif sur la prise en main de l outil Totem lors de l expérimentation 2 Initialisation du document dématérialisé 2) Initialisation du doc. budgétaire : via le progiciel financier de l éditeur informatique Comptabilité flux XML nécessaire

12 Les étapes de la dématérialisation Via Totem 3 Chargement et corrections 3) Chargement fichier XML et corrections La CL charge le fichier XML et peut vérifier les données (imputations, montants ) 4 Ajout de données annexes 4) Ajout de données annexes L outil Totem permet d ajouter les annexes budgétaires obligatoires

13 Les étapes de la dématérialisation Via Totem 5 Visualisation et vérification 5) Visualisation du document final avant envoi La CL visualise le document budgétaire (format PDF ou HTML) Possibilité d effectuer les corrections 6 Scellement du document 6) Scellement du document Dernière étape avant l envoi : vérification finale qui atteste que le doc. Budgétaire sera identique en CL et pour la préfecture

14 Les étapes de la dématérialisation Via Totem Envoi du document 7 7) Envoi dématérialisé du document budgétaire à la préfecture vers l application métier actes budgétaires Étape finale du processus de dématérialisation : envoi effectué par le tiers de télétransmission (homologué pour AB) La CL reçoit un AR Scellement du document

15 2) Actes Budgétaires en Isère Communication en direction des CT Septembre Octobre Novembre Décembre Janvier 5 septembre 2011 lettre circulaire aux communes et EPCI présentation du dispositif et recensement des collectivités volontaires (collectivités conventionnées «actes contrôle de légalité) Automne 2011 relance des collectivités dans le cadre du recensement 16 décembre 2011 date limite recensement des collectivités volontaires (DGCL) Janvier 2012 : lancement officiel du dispositif pour les CL volontaires

16 Actes Budgétaire en Isère 73 collectivités volontaires pour la dématérialisation des documents budgétaires Soit 47 communes et 26 EPCI Bilan satisfaisant en Isère sur le nombre de coll. volontaires /situation au plan national (2 556 collectivités volontaires recensées)

17 Tableau de suivi des conventions et des délibérations Communes, EPCI à fiscalité propre, syndicats intercommunaux... qui ont manifesté leur intérêt pour "ACTES budgétaires" (au 14/02/2012) Délibérations adoptées et transmises au représentant de l'etat dans le département (au 14/02/2012) 73 dont 63 lors du recensement 31 Conventions OU avenants à la convention initiale "ACTES" signés (au 14/02/2012) 17

18 Rappel des pré-requis pour Actes Budgétaires Progiciel financier compatible format XML Accès internet Tiers de télé-transmission homologué pour actes budgétaires Téléchargement et installation du logiciel TOTEM (adresse : Notices à télécharger : installation totem et notice utilisateurs)

19 Informations utiles 2012 : possibilité pour les collectivités de démarrer la dématérialisation de leurs budgets lors d une DM ou d un BS Les CA 2011 ne sont pas concernés (à partir des CA 2012) Pages de signatures des budgets à envoyer en préfecture via Actes contrôle de légalité Contact ministère (aide technique aux collectivités) : dgcl-totem-colloc@interieur.gouv.fr

20 Contacts utiles 1) Référents AB préfecture modalités + suivi des conventionnements : M. Ponza et M. Guyot, secrétariat DRC (secr-drc@isere.gouv.fr tel : ) l organisation générale et le déploiement : M. Linck (pascal.linck@isere.gouv.fr) - tel : ) Éditeurs de progiciels financiers (questions techniques, anomalies Totem) 3) Tiers de télétransmission pour les anomalies lors de l envoi dématérialisé