EQUISIS E-BANKING A. "E-BANKING" VIREMENTS NATIONAUX. 1) "Opération" : création d'une opération de paiement

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1 EQUISIS E-BANKING A. "E-BANKING" VIREMENTS NATIONAUX Cette option vous offre la possibilité, via une interface claire et intuitive, de préparer et valider vos virements, qu'ils soient fournisseurs, mais également clients ou à destination de tiers (paiements des salaires, ONSS, TVA, ) Vous pourrez alors non seulement: - imprimer un virement collectif détaillé à transmettre à votre organisme de paiement; - générer un fichier qu'il vous suffira d'injecter dans un logiciel standard de transfert bancaire comme Isabel, à destination de votre banque. mais aussi : - apurer automatiquement les mouvements (factures, notes de crédit, etc ) sélectionnés et les comptabiliser automatiquement dans un journal d'opérations diverses. Choisissez l'option "Virements fournisseurs" du menu "Etats" : vous obtenez un écran contenant 4 onglets: "Opération", "Paramétrage", Préparation" et "Validation". A chacun de ces écrans correspond une étape particulière de la création du virement. Remarque Si vous devez quitter le module de virements (bouton "Quitter") à une quelconque étape du processus, le virement sera enregistré, de telle sorte que vous pourrez le récupérer plus tard, à l'étape là où vous l'aviez quitté. 1) "Opération" : création d'une opération de paiement Cliquez tout d'abord sur le bouton "Créer" afin d'ajouter une opération de virement collectif

2 Remarque Pour des raisons évidentes de sécurité, une opération créée ne pourra en aucun cas être supprimée. Elle portera un statut particulier en fonction de son état d'avancement : opération en cours, transférée, comptabilisée, centralisée ou annulée. 2) "Paramétrage" : Choix du journal financier Dans l'écran de paramétrage, choisissez le compte financier correspondant au compte bancaire que vous souhaitez débiter. Si ce compte n'a pas été pré-configuré pour l'e-banking, double-cliquez dessus pour le visualiser, puis cliquez sur le bouton "VCS" afin de compléter l'écran comme indiqué ci-dessous : Revenez ensuite en arrière en cliquant sur la flèche en bas à droite de cet écran, puis sur "OK" pour enregistrer le paramètrage du compte bancaire. Vous arrivez alors à l'écran ci-dessous : - 2 -

3 Le chemin d'accès vous permet de spécifier sur votre disque dur le dossier de destination du fichier de paiement à créer. Vous êtes maintenant prêt pour passer à la troisième étape : la préparation proprement dite du paiement : 3) Préparation : sélection des montants à payer Outre le paiement de factures fournisseurs, il est également possible, via les choix en haut à gauche de l'écran ci-après, de rembourser un client ("En cours clients"), de payer ou rembourser un fournisseur ou un client sans qu'un solde ne soit ouvert (Autres fournisseurs, autres client)s. Quant à la possibilité d'effectuer un paiement à destination d'autres tiers (salaires, ONSS, TVA ), elle sera bientôt effective. Pour cela, il vous faudra au préalable créer et paramétrer correctement les fiches ad hoc dans le fichier "Annuaire" : - 3 -

4 Pour payer des factures fournisseurs, cliquez sur le bouton "En cours Fournisseurs" à gauche de l'écran cidessous : Equisis affiche alors à droite la liste des fournisseurs chez qui vous avez des factures à payer. Pour payer l'ensemble des facture ouvertes d'un même fournisseur, double-cliquez sur ce fournisseur : la liste du bas détaillant les mouvements ouverts de tous les fournisseurs pointera alors les factures échues à payer pour ce fournisseur, et affichera le montant total à payer ainsi que le solde final du compte bancaire : - 4 -

5 Les boutons radio "Solde", "Spécial" et "Solde escompte" vous permettent respectivement de payer l'ensemble de la facture, un montant à spécifier vous-même de cette facture si vous souhaitez effectuer un paiement partiel, ou encore le montant correspondant au solde moins l'escompte. Par ailleurs, un simple clic sur le titre de l'une des colonnes que ce soit du tableau supérieur ou du tableau affichant le détail des factures permet de trier automatiquement cette colonne. 4) Validation : enregistrement du virement Une fois les paiements sélectionnés, cliquez sur l'onglet "Validation" pour passer à la dernière étape. Celle-ci vous permet d'effectuer les opérations suivantes: - contrôle des paiements, des comptes bancaires respectifs, - retirer un paiement si nécessaire - impression du virement collectif, avec ou sans détail - transfert du virement, càd création du fichier à transférer à la banque : - 5 -

6 - Comptabilisation du virement, càd création d'une écriture dans le journal d'opérations Diverses "Virement" Une fois ces opérations effectuées avec succès, il ne vous restera plus qu'à centraliser l'écriture. B. E-BANKING VIREMENTS ETRANGERS Cette option est analogue à celle des virements nationaux, à savoir qu'elle vous permet de préparer et valider vos virements internationaux, d'imprimer un virement collectif, de générer un fichier à destination de votre banque, et d'apurer automatiquement les mouvements sélectionnés. C. E-BANKING EXTRAITS CODA Cette option vous offre la possibilité d'automatiser entièrement les encodages de vos extrait financiers, en injectant dans le journal financier adéquat le fichier quotidien généré par Isabel. Pour autant que l'information soit complète (voir plus bas), EQUISIS sera alors capable d'identifier le compte client ou fournisseur (ou autre) à créditer ou débiter, ainsi et surtout que la pièce à apurer. Choix du dossier d'importation Avant d'importer les extraits dans le journal financier, il convient de copier dans un dossier spécifique du disque dur le ou les fichier(s) Coda à importer, puis de spécifier à EQUISIS le chemin d'accès à ce dossier. Pour ce faire, sélectionnez tout d'abord le journal financier dans lequel se fera l'importation (menu "Comptabilité/Saisie Compta Générale/Choix du journal financier"), puis cliquez sur le bouton "Step 1" dans la partie inférieure gauche de l'écran. Le programme vous demandera alors de choisir le dossier contenant les fichiers Coda : Choix du fichier Coda à importer L'importation des extraits financiers se fait extrait par extrait, et donc fichier par fichier. Cliquez sur le bouton "Step 2" pour demander à Equisis de vous afficher le contenu du dossier Coda : la date de l'extrait, ainsi que le solde du compte financier s'afficheront alors, vous permettant de vérifier quel fichier vous devez importer : - 6 -

7 Vous voyez que, dans l'exemple, notre dossier Coda contient les extraits financiers de 9 jours, et que le solde du compte bancaire choisi correspond bien au solde affiché sur l'extrait à importer. Vous pouvez alors sélectionner ce fichier, et cliquer sur "OK" pour lancer l'importation. Apurements des paiements EQUISIS va maintenant passer en revue, un par un, les paiements présents sur l'extrait sélectionné, et tenter d'apurer le montant ouvert correspondant. Cet apurement pourra s'effectuer automatiquement dans un des cas suivants : - si une communication structurée a été spécifiée lors du paiement et que celle-ci est présente dans EQUISIS (facture de vente ou d'achat), EQUISIS pourra directement identifier le client ou fournisseur et la facture à apurer - si le numéro de compte bancaire du client ou du fournisseur présent dans l'extrait à importer existe dans EQUISIS, le programme pourra identifier ce client ou ce fournisseur et apurer le montant correspondant (pour autant que le montant à apurer corresponde à une facture ouverte). Dans ce cas, EQUISIS vous proposera de confirmer l'apurement du paiement au sein de la fenêtre suivante, puis passera au mouvement suivant de l'extrait : - 7 -

8 Dans les autres cas, EQUISIS vous proposera une fenêtre de dialogue affichant les informations suivantes, issues du fichier Coda à importer : - montant du mouvement à importer - communication - nom du tiers - adresse du tiers En fonction de ces informations, il vous sera possible d'identifier le compte à débiter ou créditer, en le sélectionnant par l'intermédiaire d'un des trois boutons présents : Clients, Fournisseurs, ou Comptes Généraux. Il ne vous reste plus alors qu'à valider l'apurement proposé de la facture, ou d'effectuer l'opération nécessaire si le montant payé ne correspond pas au montant ouvert dans le compte choisi

9 Une fois tous les mouvements de l'extraits importés, ils ne vous reste plus qu'à valider l'écriture du journal financier, et de passer à la suivante en cliquant à nouveau sur "Step 2" pour importer l'extrait suivant. D. E-BANKING DOMICILIATIONS Cette option n'est pas encore disponible actuellement